3.

1 ANALISIS DOFA
FORTALEZAS.

 F1:calidad del producto :compromiso con la calidad del producto con el uso de buenas prácticas
de fabricación
 F2: propietarios profesionales en ingeniería agroindustrial, lo cual le permite explorar nuevas
líneas de productos a partir del cacao.
 F3: Poco requerimiento de mano de obra externa debido a que el proceso de fabricación es
simple
 F4: garantía para el consumidor, la materia prima e insumos son estrictamente seleccionados
según la política de la empresa

DEBILIDADES
 D1: la cantidad de producción de la empresa no puede competir con compañías con productos
similares que producen la misma cantidad de producto en un tiempo menor
 D2: Poco presupuesto para llevar a cabo estrategias de publicidad que permitan impulsar la
aceptación del producto(recursos financiero en proceso de crecimiento)
 D3: no contar con otros productos que permitan al cliente tener opciones de catálogo
variadas.(estrecha línea de productos)
 D4: nuevos en el mercado y baja formación en el área comercial
 D5: Marca poco conocida en el mercado con una participación 0,297413% demasiado pequeña
en el mercado nacional.

OPORTUNIDADES.

 O1: Desarrollo de canales que no se han considerado o explotado a parte de las tiendas
especializadas de café

O2: promocionar nuestros chocolates coloniales en sitios turísticos y ampliar el mercado.

O3: la alcaldía y el municipio brindan espacios culturales, ferias empresariales en la ciudad
 O4: desarrollo de nuevos productos ampliando la variedad en el catálogo.
O5: Financiamiento de fondo financiero
O6: Crear ediciones especiales con presentaciones innovadoras en fechas específicas donde
el mercado tiene mayor demanda (dia de las madres, amor y amistad)
AMENAZAS

 A1: bajo consumo del producto después de festividades y vacaciones.

 A2: incursión de productos similares por marcas nacionales de gran auge y poder adquisitivo
en Colombia
 A3: Competencia actual con cierto nivel de posicionamiento y con avances en el desarrollo de
líneas y acuerdos de proveeduría y comerciales.
 A4: la Competencia cuenta con programas de capacitación y personal técnico
 A5: Alza de impuestos o alza de costos de materias primas
 A6 : mayor consumo de sustitutos como chocolate de leche fabricado por las grandes empresas
nacionales
 ESTRATEGIAS:

 F3-O4: Debido a que el proceso de fabricación es simple se puede llegar a estandarizar de

manera más sencilla la línea de proceso y así desarrollar de manera más eficiente nuevos
productos.
 D2-O3: Dar a conocer el chocolate colonial en los espacios que brinda la ciudad de esta manera
se impulsa la marca y hace que más gente que quizá no conozco del chocolate semi amargo
se interese en su consumo.
 F4-A5: Implementar estrategias logísticas de just in time o control de inventarios que permita
suavizar las alzas en las materias primas y así no dejar que se afecte el precio de fabricación.
 D5-A6: estrategias de marketing y gestión para hacer que la publicidad del producto enfatice
en los beneficios atribuibles al chocolate semiamargo permitiendo la inclusión de un nuevo
pensamiento para dejar de ver los productos sustitutos como el chocolate de leche que presenta
mayor demanda como productos más apetecibles o de mejor palatilidad
 F1-O6: La excelente comunicación entre todas las áreas de la empresa, donde se tiene en
cuenta la opinión de todos los empleados, contribuyendo a los objetivos propios de la empresa.

3.2 Estructura organizacional

Organigrama: La estructura organizacional inicial de la empresa está conformada por tres
principales áreas (administrativa, operativa y de ventas) la cual incluye dos personas en el área
administrativa, una de ellas que corresponde al contador público está asociado a la empresa de
manera indirecta, este se vinculará con un contrato por prestación de servicios; mientras que el
gerente contara con un contrato a tiempo indefinido al igual que la persona encargada del área de
ventas. La empresa contará con dos personas capacitadas en el área de producción, vinculadas
con un contrato de tiempo parcial debido a que no habrá producción diaria en la empresa.
 Colonial S.A.S

Àrea Area de
Area de ventas
administrativa produccion

Gerente contador Jefe de Asistente de ejecutivo de

general pùblico produccion produccion ventas

Perfil del personal y funciones:

COLONIAL S.A.S
REVISIÓN 00
FECHA Febrero de 2019
IDENTIFICACIÓN
CARGO GERENTE
DEL CARGO
AREA Administrativa
JEFE INMEDIATO No Aplica
TIPO DE
Tiempo Indefinido
CONTRATO
 Responsable legal de la empresa.
 Encargado de diseñar, proponer y aplicar las
políticas de la empresa, garantizando el
adecuado cumplimiento de normas según
corresponda, en materia de derechos, beneficios,
FUNCIONES DEL obligaciones, deberes e incompatibilidades del
CARGO personal.
 Responsable de la contratación de colaboradores
u operarios de la empresa y toda la logística en la
cadena de abastecimiento
 Responsable directo de la relación con
instituciones financieras.
  Responsable de presentar balances mensuales
de prueba y anuales del ejercicio.
Profesional en áreas
administrativas, ingenieria o
afines (administración de
empresas, administración
pública, administración
ESTUDIOS
industrial,ingeniería
agroindustrial con conocimientos
administrativos, Licenciado en
administración comercial o
equivalente)
PERFIL DEL Experiencia mínima de dos años
CARGO EXPERIENCIA en áreas administrativas y/o
financieras
Conocimientos de sistemas de
gestión de calidad,
CONOCIMIENTOS
administración finanzas,
comercialización y ventas.
Capacidad de análisis, liderazgo
y planificación para el adecuado
HABILIDADES Y
desarrollo del proyecto y por
COMPETENCIAS
ende de la constitución de la
empresa..

VISTO BUENO TALENTO

APROBACIÓN HUMANO

COLONIAL S.A.S
REVISIÓN 00
FECHA FEBRERO DE 2019
IDENTIFICACIÓN
CARGO CONTADOR PÚBLICO
DEL CARGO
AREA Administración
FUNCIONES DEL
CARGO JEFE INMEDIATO Gerente General
TIPO DE
Prestación de servicios
CONTRATO
 .
Elaboración de presupuestos y estados
financieros básicos.
 Prestar servicios a la empresa en aspectos
legales, fiscales y financieros
 Elaborar los estados financieros básicos de la
empresa
 Verificar la facturación correcta de la empresa,
garantizando los cumplimientos de la DIAN y/o
que corresponda
Título universitario profesional en
ESTUDIOS
contaduría.
3 años en el cargo de contador
EXPERIENCIA
público.
PERFIL DEL Conocimiento en el área
CARGO CONOCIMIENTOS administrativa, financiera y
contable.
Habilidad en analizar e interpretar
HABILIDADES Y
los estados financieros de la SAS.
COMPETENCIAS

APROBACIÓN GERENCIA

COLONIAL S.A.S
REVISIÓN 00
FECHA Febrero de 2019
CARGO Jefe de producción
IDENTIFICACIÓ
AREA Producción u operativa
N DEL CARGO
TIPO DE
Tiempo parcial
CONTRATO
JEFE INMEDIATO Gerente general
 Manejo del presupuesto y control de gastos de
insumos y/o materias primas
 Comprobar que las materias primas o insumos que
lleguen a la empresa sean las adecuadas para el
proceso productivo y que cumplen las
especificaciones necesarias según normativa o
FUNCIONES política interna de la empresa
DEL CARGO  Controla y realiza los procesos de recepción,
manipulación, transformación y elaboración de
productos.
 Manejo de maquinaria y utensilios empleados en el
proceso de fabricación de chocolates
 Revisar que se cumplan todas las indicaciones de
seguridad de acuerdo a las normas aplicables.
  Analizar el cumplimiento de las metas diarias y tomar
las medidas necesarias para cumplirlas.
 Dirigir a los demás operarios y garantizar el
cumplimientos de las buenas prácticas de
fabricación
 Supervisar y revisar los Registros diariamente delos
formatos establecidos para cada lote y toda la
información referente a la producción

profesional universitario de ingeniería

ESTUDIOS agroindustrial o de Alimentos, chef de
repostería o tecnólogo en repostería
EXPERIENCIA 2 años de experiencia
Conocimientos en procesos de
manufactura más actuales, técnicas de
CONOCIMIENTO
temperado en chocolate.
S
PERFIL DEL Control estadístico del proceso.
CARGO Manejo de instrumentos de medición.
Capacidad de organización y
cumplimiento de las actividades
HABILIDADES Y propuestas, Administración eficiente
COMPETENCIA de recursos asignados.
S Dar solución a problemas en la línea de
producción

APROBACIÓN GERENCIA VISTO BUENO TALENTO HUMANO

COLONIAL S.A.S
REVISIÓN 00
FECHA febrero de 2019
Asistente de producción u operario
CARGO
IDENTIFICACIÓN 2
DEL CARGO AREA Producción u operativa
TIPO DE
Tiempo parcial
CONTRATO
JEFE INMEDIATO Jefe de producción
 Manejo de maquinaria y utensilios empleados en
el proceso de fabricación de chocolates
FUNCIONES DEL  Cumplir las metas diarias y especificaciones del
CARGO jefe de producción
 Balancear las operaciones en las líneas de
producción.
  Reportar cualquier anomalía en el
funcionamiento de equipos que afecten la
producción
 Registrar diariamente en los formatos
establecidos, toda la información referente a la
producción.
 Cumplir con todas las normas de higiene
personal y del área de producción

Tecnólogo en alimentos,
ESTUDIOS
repostería o afines.
EXPERIENCIA Mínimo 6 meses.
Conocimientos técnicas de
temperado en chocolate.
CONOCIMIENTOS
Manejo de instrumentos de
medición.
PERFIL DEL
Capacidad de organización y
CARGO
cumplimiento de las actividades
propuestas, Administración
HABILIDADES Y eficiente de recursos asignados.
COMPETENCIAS Dar solución a problemas en la
línea de producción
Buena comunicación modales.
Tolerancia al estrés y la presión.

VISTO BUENO TALENTO

APROBACIÓN GERENCIA
HUMANO

COLONIAL S.A.S
REVISIÓN 00
FECHA FEBRERO DE 2019
CARGO Ejecutivo de ventas
IDENTIFICACIÓN
AREA Ventas
DEL CARGO
TIPO DE
Tiempo indefinido
CONTRATO
JEFE INMEDIATO Gerente general
  Establecer las estrategias de marketing de la
empresa realizando las actividades de publicidad,
promoción así como el desarrollo de la marca
 Promover servicios o iniciativas que lleven a la
empresa a posicionarse en la mente del
consumidor
 Prospectar, visualizar clientes potenciales,
FUNCIONES DEL
seguimiento para un cierre de ventas eficiente
CARGO
 Brindar buena atención y asesoría al cliente sobre
los productos existentes
 coordinar los planes de ventas semanales,
mensuales y anuales.
 Impulsar la apertura de nuevos mercados y
canales de distribucion.

Profesional, Tecnólogos y
técnicos en áreas de ventas
ESTUDIOS
publicidad, gerente de .marketing
o áreas afines
EXPERIENCIA Mínimos de dos años experiencia
CONOCIMIENTOS .
PERFIL DEL
Capacidad para trabajar en
CARGO
equipo.
liderazgo, pensamiento
HABILIDADES Y
estratégico, capacidad de
COMPETENCIAS
análisis creativo, dinámico e
iniciativa

VISTO BUENO TALENTO

APROBACIÓN GERENCIA
HUMANO

Constitución Empresa y Aspectos Legales

Para la formalización empresarial nuestra empresa se constituye bajo la figura de sociedades por
acciones simplificadas S.A.S la cual es una sociedad comercial de capital, constituida por una o varias
personas naturales o jurídicas que, luego de la inscripción en el registro mercantil, se constituye en
una persona jurídica distinta de su accionista o sus accionistas, y en cual los socios sólo serán
responsables hasta el monto de sus aportes.
La SAS da la posibilidad a los empresarios de escoger las normas societarias que más convenga a
sus intereses, lo que reafirma que se trata de una regulación flexible que se puede ajustar a los
 requerimientos de los empresarios e innovadora en el derecho societario colombiano. Estimula el
emprendimiento debido a las facilidades y flexibilidades que posee para su constitución y
funcionamiento, esta se convierte en el tipo de formalización más accesible para la realización de
cualquier actividad empresarial que puede ser utilizada por las micro, pequeñas y medianas, así como
por las grandes empresas.
Según el artículo 5 de la ley 1258 del 5 de diciembre de 2008, establece los requisitos por los cuales
se constituye una S.A.S

 Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas (ciudad o municipio donde residen).
 Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por acciones
simplificada” o de las letras SAS.
 El domicilio principal de la sociedad junto con el de las diversas sucursales que se establezcan en el
mismo acto de constitución.
 El término de duración si este no fuere indefinido. Si en el acta de constitución no se expresa nada se
entenderá que la sociedad se ha constituido por término indefinido.
 Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la
sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si nada se expresa en el acto de
constitución, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.
 El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones
representativas del capital y la forma y términos en que estas deberán pagarse.
 La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las facultades de sus
administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal.

Gastos de personal

Obligaciones laborales Parafiscales Prestaciones Sociales TOTAL

Salario Auxilio de Salud Pensión ARL Sena ICBF CCF Prima Vacaciones Cesantías Int.
transporte (0.522%) Cesantías
97.032 (4%) (4%) (4%) (8.33%) (4.17%) (8.33%) (1%)
(12%)
Empleado 1.000.000 40.000 40.000 80.000
empresa 97032 120.000 5220 40.000
262.252
83300 41.700 83.300 10.000 218.300
TOTAL TOTAL
218300 1.218.300
cargo T. a pagar Básico salud pension ARL Base calculo B.c Rete Rete Total a
cotizad UVT UVT ICA pagar
mensual
contador 1.200.000 480.000 60.000 76.800 2.505,6 1.060.694,4 30,95 0 1.063.200
 Gastos de puesta en marcha
En Colombia existe libertad económica y desarrollo de iniciativa privada para ejecutar actividades
mercantiles, sin embargo las actividades están reguladas por el estado para evitar proliferación de
actividades en zonas inadecuadas por lo tanto para evitar la generación de riesgos, la ley 232 de 1995
exige la tenencia de unos requisitos, los cuales son: concepto de uso de suelo, concepto favorable de
salud pública y matricula mercantil vigente expendida por la cámara de comercio.

Según información consultada en la página web de la alcaldía de Popayán los requisitos para la
formalización son:

 Certificado mercantil vigente: debe matricular su empresa una vez inicia actividades y renovar su
matrícula antes del 31 de marzo de cada año sin importar en qué fecha se haya matriculado. El trámite
se realiza en la Cámara de Comercio del Cauca, Carrera 7 N° 4 – 36. Las condiciones se consultan
en la Cámara de Comercio del Cauca.
 Inscripción en industria y comercio: dependiendo de sus ingresos brutos obtenidos en el año
anterior y de la actividad económica que realiza su empresa se liquida el impuesto de industria y
comercio. El pago puede hacerlo en las cajas de la Alcaldía Municipal de Popayán (Banco de
Occidente), Banco Santander, Banco Davivienda, Banco AvVillas, Banco Caja Social, Banco
Sudameris y Banco de Occidente oficina Catay. El formulario tiene un costo de seis mil pesos.
 Permiso de uso del suelo: de acuerdo a la normatividad vigente y a la ubicación de su empresa,
siempre obedeciendo a las zonas comerciales establecidas por el Plan de Ordenamiento Territorial
POT, se otorga el aval. El trámite se realiza, sin ningún costo, en la Oficina Asesora de Planeación de
la Alcaldía Municipal de Popayán. La vigencia del certificado es de dos (02) años.
 Certificado de seguridad: es expedido por el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Popayán, Carrera
4 N° 10A – 80, y su valor está directamente relacionado con lo reportado por usted en la liquidación
de industria y comercio. La vigencia del documento es de un (01) año.
 Seguridad social de sus empleados: la afiliación de sus empleados al sistema de seguridad social
es su responsabilidad y debe realizarla de acuerdo al tipo de contrato que les haya establecido. Debe
acercarse al Ministerio de la Protección Social seccional Cauca para adelantar los trámites pertinentes.

Normatividad técnica

 RESOLUCION 1511 DE 2011- INVIMA : por la cual se establece el reglamento técnico sobre los
requisitos sanitarios que debe cumplir el chocolate y productos de chocolate para consumo
humano, que se procese, envase, almacene, transporte, comercialice, expenda, importe o
exporte en el territorio nacional.
  CODEX STAN 141-1983 Esta Norma se aplica al Cacao en pasta o Licor de Cacao/Chocolate,
y a la Torta de Cacao, según se definen, para uso en la fabricación de productos de cacao y
chocolate. Estos productos podrán venderse también directamente al consumidor.

4. IMPACTOS

Impacto económico y regional:

El impacto de colonial S.A.S se verá materializado en los beneficios que puede ofrecer al público a
partir de un producto con propiedades beneficiosas y de bienestar para las personas, las retribuciones
al gobierno, la inclusión de un xxx de participación en el mercado nacional, la generación de empleos.
Desde el momento que la empresa genera un nuevo empleo contribuye al crecimiento económico de
profesionales, técnicos o tecnólogos, actualmente nuestra empresa requerirá una nómina de 5
empleados inicialmente, respetando su derechos laborales, acogiendo las normas y leyes
establecidas en el código sustantivo del trabajo y demás documentos afines garantizando un trabajo
digno que contribuirá a un mediano y largo plazo a la disminución del desempleo y subempleo de la
región, como de la ciudad de Popayán debido a que su población constituye una gran parte a la
comunidad estudiantil ( universitaria, tecnológica) que podrán encontrar oportunidades para contribuir
al crecimiento de nuestra empresa, impulsando la generación de ideas, promoviendo la creatividad y
fortaleciendo las pequeñas empresas locales con las capacidades de las personas formadas
académicamente en la ciudad.
Impacto ambiental Este tipo de impacto se incentivara desde todas las áreas de la empresa
especialmente en producción reflejando buenos valores ambientales y culturales a partir de buenos
hábitos o prácticas, como minimizando el consumo de agua sin afectar la producción, llevando un
registro o control del agua gastada en la línea de proceso (aunque sea pequeña) disponiendo
adecuadamente de los desechos generados, reciclando y reutilizando elementos que permitan
permanecer en un espacio limpio. Ahorro de recursos ecológicos con la reducción de papel, reduciendo
notablemente la impresión de documentos, la tinta de impresión, reducción de consumo de energía
eléctrica tratando que la jornada de producción se pueda laborar con la presencia de mayor
iluminación solar posible, además de desconectar equipos cuando no estén en funcionamiento y otras
acciones mínimas que contribuyen al medio. Los medios de Transporte empleados en la empresa
cumplirán con las normas de tránsito y normas ambientales que controlen las emisiones de gases.