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Manual de Usuario
para Terceros
Grupo Éxito
FC-38-A
Manual de Usuario
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Revisión Histórica
Fecha Versión Descripción Versión de la Aplicación Autor
21/04/2016 1.0 Versión inicial del documento Leidy Gómez
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ÍNDICE
ÍNDICE........................................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA .................................................................................................. 4
Login .............................................................................................................................................................. 5
1.1. Ingresar al sistema .................................................................................................................. 5
1.2. Salir del sistema....................................................................................................................... 6
1.3. Pantalla Principal ..................................................................................................................... 6
Cesión de Documentos ................................................................................................................................. 8
1.1. Inscripción a Servicio Factoring ............................................................................................... 8
1.2. Modificación Parámetros Actuales ........................................................................................ 15
1.3. Consulta de Cesión ............................................................................................................... 19
1.3.1. Consultar Cesiones .................................................................................................. 28
1.3.2. Visualizar Detalle de Cesión ..................................................................................... 30
1.3.3. Visualizar PDF (Visualizar Carta de Cesión) ............................................................ 32
1.4. Negociación con Bancolombia .............................................................................................. 19
1.5. Negociación Manual .............................................................................................................. 34
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INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente manual es brindar al usuario los conocimientos adecuados y necesarios para que
pueda interactuar con la aplicación Portal Financiero de Terceros, implementada para Grupo Éxito, de
una manera correcta y eficaz.
En el mismo se detalla la forma de operar y el resultado esperado para cada una de las opciones de
menú que conforma el Portal para el perfil de usuario “Tercero”.
El sistema Portal Financiero de Proveedores proporciona una plataforma web por medio de la cual los
terceros que se relacionan con el Grupo Éxito y sus filiales pueden tener acceso a información y servicios
especializados de una manera ágil, oportuna y segura que garantiza la comunicación constante con este
grupo de aliados
El portal brinda servicios financieros a terceros tanto para consultas, administración de información en
formatos de Excel, CSV, PDF o archivos planos que se puedan cargar fácilmente a sus sistemas
contables. Además de un sistema de Factoring y confirmación de pagos que permita generar diversos
tipos de notificaciones.
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Login
En esta sección se describe la funcionalidad de login en la aplicación y las acciones relacionadas.
Para ingresar al Portal Financiero de terceros, el usuario deberá acceder a la página que se muestra en
la Figura 1, y seguir los pasos que se detallan a continuación:
El usuario ingresa su
nombre de usuario, la
clave de acceso y el
captcha.
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Pantalla Principal
Una vez que ha ingresado los datos correspondientes y son validados correctamente, el tercero accede a
una pantalla como la de la Figura:
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Cesión de Documentos
Este módulo se encarga de realizar diversas opciones sobre el tema de Factoring, el cual le permitirá al
tercero hacer inscripción en línea, negociar diariamente las facturas que se vayan contabilizando en SAP
y poder consultar las cesiones realizadas.
Esta opción describe el procedimiento por el cual un tercero realiza la inscripción de los operadores para
Factoring, pudiendo seleccionar el operador para hacer cesiones en línea y sus sociedades.
Para acceder a esta opción se debe hacer clic en la pestaña Factoring Configuración Factoring
Inscripción a Servicio Factoring.
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En la pantalla anterior el usuario tendrá la posibilidad de visualizar entre 2 tipos de Factoring, Manual
o en Línea. Ambas opciones tienen la posibilidad de acceder a un instructivo , el cual le permitirá
entender el proceso al cual se va a inscribir.
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Operador con quien desea Negociar: Se deberá seleccionar el operador con quien se
desea negociar en Línea, las opciones son:
o Bancolombia.
Negociación de Comprobantes Vencidos: El tercero deberá indicar si desea negociar
facturas vencidas.
Aceptar Términos y Condiciones: El tercero deberá aceptar los términos y condiciones
para poder continuar con el proceso de inscripción.
Una vez se seleccionen los datos para la inscripción de Factoring, se debe presionar el botón
Aceptar , para que el sistema almacene la información de inscripción y presente un
mensaje como el siguiente:
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Operador con quien desea Negociar: Se deberá seleccionar el operador con quien se
desea negociar Manual
Sociedad: Se deberá seleccionar la sociedad con quien se desea negociar Manualmente
Certificado: El tercero deberá adjuntar el certificado correspondiente
Aceptar Términos y Condiciones: El tercero deberá aceptar los términos y condiciones
para poder continuar con el proceso de inscripción.
Una vez se seleccionen los datos para la inscripción de Factoring Manual, se debe presionar el
botón Aceptar , para que el sistema almacene la información de inscripción y presente
un mensaje como el siguiente:
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Para acceder a esta opción, se debe hacer clic en la pestaña Factoring Configuración Factoring
Modificación Parámetros Actuales, como se muestra en la Figura.
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- El tercero debe seleccionar Si o No, si desea que el sistema realice cesiones automáticas
- Si selecciona No y da click en Aceptar el sistema lo re-direcciona a la pantalla de Modificación
de Parámetros Actuales
- Si selecciona Si, se habilita la opción para seleccionar la cuenta de depósito, como se en la
siguiente pantalla:
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Para acceder a esta opción se debe hacer clic en la pestaña Factoring En Línea Negociación con
Bancolombia, como se muestra en la Figura.
1. Luego de haber seleccionado la opción del menú, el sistema le mostrara los documentos a
negociar. Si es la primera vez que el tercero realiza un adelanto de pago, el sistema le mostrará un
pop-up con el siguiente mensaje y el botón Aceptar:
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2. Cuando el tercero de clic en el botón Aceptar , el sistema presenta una pantalla como
la siguiente:
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Pantalla de Negociación
La pantalla anterior muestra las notas, documentos que se encuentran en la reserva y facturas a
negociar. En ella el usuario puede seleccionar alguna de las siguientes opciones:
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El archivo descargado posee dos hojas: Facturas a Descontar y Notas. En este archivo lo que el
usuario debe dejar son los registros que va entrar a negociar, los demás registros debe
eliminarlos.
4. Una vez el usuario ha descargado el archivo de Excel y dejado en él solo los registros que va a
negociar, se debe dar clic en el botón Subir Excel el cual presenta la siguiente
pantalla:
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Luego de buscar y seleccionar el archivo a subir, el usuario debe dar clic en el botón
5. El usuario selecciona en pantalla de negociación las notas y facturas que desea negociar dando
clic en los check box que aparece al principio de cada registro. Además, el usuario cuenta
con la opción de “seleccionar todos”.
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Esta opción le permite al usuario realizar las cesiones realizadas, permitiéndole visualizar los documentos
negociados, como así también poder descargar la carta de cesión que fue enviada al banco.
Para acceder a esta opción, se debe hacer clic en la pestaña Factoring Consulta de Cesión, como se
muestra en la Figura.
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1. Ingresar algún criterio de búsqueda para efectuar un filtro de los parámetros financieros
registrados en el sistema. Los filtros de búsqueda son los siguientes:
Identificación del Tercero: En este campo se permite ingresar el Nit del tercero a
consultar.
Nro. Cesión: Permite ingresar un numero de cesión para filtrar la información solo de ese
dato.
Estado: Permite seleccionar la información por el estado de la cesión
(Solicitada/Aprobada/Anulada/Enviada).
Operador: Permite seleccionar el operador con el cual realizaron la cesión.
Fecha de Negociación Desde: Permite seleccionar la fecha inicial del período de las
cesiones a consultar. Este campo se puede ingresar manualmente (dd/mm/aaaa) o
seleccionando el botón (calendario). Este filtro es obligatorio.
Fecha de Negociación Hasta: Permite seleccionar la fecha final del período de las
cesiones a consultar. Este campo se puede ingresar manualmente (dd/mm/aaaa) o
seleccionando el botón (calendario). Este filtro es obligatorio.
El rango de fechas a seleccionar no puede ser mayor a 30 días.
Sociedad: Permite seleccionar en una lista desplegable la sociedad de la cesión a
consultar.
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3. Luego de haber ingresado o no algún filtro de búsqueda; al dar clic en el botón Limpiar
Filtro , se borrarán los datos ingresados para cada filtro y se dejarán los
valores por defecto que el sistema asigne para cada uno.
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La pantalla muestra toda la información del detalle de la cesión, la cual está compuesta por las
siguientes columnas:
Datos de la Cesión
o Nro. Cesión
o Tercero: Nombre del proveedor
o Operador
o Fecha de la Negociación
o Estado
o Valor Solicitado
o Valor Descuento
o Valor Desembolso Pendiente
o Valor Desembolsado
o Valor No Desembolsado
Ver Detalle
Esta opción permite visualizar el detalle de los comprobantes cedidos. El sistema muestra el
siguiente pop-up con el detalle de comprobantes, los campos a mostrar son:
o Documento
o Referencia
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o Nro. Documento
o Fecha de Pago
o Monto
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Esta opción describe el procedimiento por el cual un tercero podrá realizar un adelanto de documentos de
forma manual
Para acceder a esta opción se debe hacer clic en la pestaña Factoring Manual Solicitud de
Disponible, como se muestra en la Figura:
1. Luego de haber seleccionado la opción del menú, el sistema le mostrará una pantalla donde el
usuario podrá solicitar el envió de su disponible, como se puede observar a continuación:
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Filtros:
o Operador: Lista todos los operadores manuales aceptados por el grupo Éxito.
o Sociedad: Lista todas las sociedades posibles a negociar.
Columnas:
o Operador
o Sociedad
o Proveedor
o Fecha de Solicitud
o Usuario Solicitó
o Estado Solicitud
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Luego que se completen los campos requeridos y se presiona el botón aceptar el sistema
mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
4. Una vez que se haya completado y aprobado la solicitud realizada, el sistema le enviara un
correo al tercero informando que la misma fue aprobada y que ya puede ingresar al portal a la
opción Factoring > Manual > Consulta de disponible.
5. El sistema le solicitara que por favor seleccione con que operador/sociedad desea negociar, solo
se listaran las solicitudes Aprobadas.
6. El Tercero selecciona el operador/sociedad con que desea negociar y presiona Aceptar. Una vez
presionado el botón el sistema le mostrara la cartera disponible a negociar.
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