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Portal Financiero de Terceros

Manual de Usuario
para Terceros

Grupo Éxito

FC-38-A
Manual de Usuario
FC-38-A
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Revisión Histórica
Fecha Versión Descripción Versión de la Aplicación Autor
21/04/2016 1.0 Versión inicial del documento Leidy Gómez

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ÍNDICE
ÍNDICE........................................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA .................................................................................................. 4
Login .............................................................................................................................................................. 5
1.1. Ingresar al sistema .................................................................................................................. 5
1.2. Salir del sistema....................................................................................................................... 6
1.3. Pantalla Principal ..................................................................................................................... 6
Cesión de Documentos ................................................................................................................................. 8
1.1. Inscripción a Servicio Factoring ............................................................................................... 8
1.2. Modificación Parámetros Actuales ........................................................................................ 15
1.3. Consulta de Cesión ............................................................................................................... 19
1.3.1. Consultar Cesiones .................................................................................................. 28
1.3.2. Visualizar Detalle de Cesión ..................................................................................... 30
1.3.3. Visualizar PDF (Visualizar Carta de Cesión) ............................................................ 32
1.4. Negociación con Bancolombia .............................................................................................. 19
1.5. Negociación Manual .............................................................................................................. 34

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INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente manual es brindar al usuario los conocimientos adecuados y necesarios para que
pueda interactuar con la aplicación Portal Financiero de Terceros, implementada para Grupo Éxito, de
una manera correcta y eficaz.

En el mismo se detalla la forma de operar y el resultado esperado para cada una de las opciones de
menú que conforma el Portal para el perfil de usuario “Tercero”.

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El sistema Portal Financiero de Proveedores proporciona una plataforma web por medio de la cual los
terceros que se relacionan con el Grupo Éxito y sus filiales pueden tener acceso a información y servicios
especializados de una manera ágil, oportuna y segura que garantiza la comunicación constante con este
grupo de aliados

El portal brinda servicios financieros a terceros tanto para consultas, administración de información en
formatos de Excel, CSV, PDF o archivos planos que se puedan cargar fácilmente a sus sistemas
contables. Además de un sistema de Factoring y confirmación de pagos que permita generar diversos
tipos de notificaciones.

A continuación se detallan cada uno de los componentes:

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Login
En esta sección se describe la funcionalidad de login en la aplicación y las acciones relacionadas.

1.1. Ingresar al sistema

Para ingresar al Portal Financiero de terceros, el usuario deberá acceder a la página que se muestra en
la Figura 1, y seguir los pasos que se detallan a continuación:

1. Ingresar Nombre de Usuario.


2. Ingresar Clave (contraseña).
3. Ingresar CAPTCHA( Digita la palabra a continuación):
4. Presionar el botón . A continuación se desplegará el home del sistema.
5. Luego de 3 intentos fallidos para ingresar al sistema, el usuario queda bloqueado para ingresar
a la aplicación, para lo cual debe solicitar un cambio de contraseña al usuario habilitado para
esto.

El usuario ingresa su
nombre de usuario, la
clave de acceso y el
captcha.

Pantalla de Inicio de Sesión

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1.2. Salir del sistema


Para terminar la sesión, el usuario debe hacer clic en el botón que se encuentra en la esquina
superior derecha de la pantalla y automáticamente el sistema redirecciona al usuario a la página principal
del sistema que se muestra en la Figura.

Pantalla Principal

1.3. Pantalla Principal

Una vez que ha ingresado los datos correspondientes y son validados correctamente, el tercero accede a
una pantalla como la de la Figura:

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Pantalla Principal Tercero

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Cesión de Documentos
Este módulo se encarga de realizar diversas opciones sobre el tema de Factoring, el cual le permitirá al
tercero hacer inscripción en línea, negociar diariamente las facturas que se vayan contabilizando en SAP
y poder consultar las cesiones realizadas.

1.1. Inscripción a Servicio Factoring

Esta opción describe el procedimiento por el cual un tercero realiza la inscripción de los operadores para
Factoring, pudiendo seleccionar el operador para hacer cesiones en línea y sus sociedades.

Para acceder a esta opción se debe hacer clic en la pestaña Factoring  Configuración Factoring 
Inscripción a Servicio Factoring.

Opción del Menú Inscripción a Servicio Factoring

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Luego de haber seleccionado la opción del menú, aparecerá la siguiente pantalla:

Pantalla de Selección de Factoring

En la pantalla anterior el usuario tendrá la posibilidad de visualizar entre 2 tipos de Factoring, Manual
o en Línea. Ambas opciones tienen la posibilidad de acceder a un instructivo , el cual le permitirá
entender el proceso al cual se va a inscribir.

Instructivo Factoring en Línea

Para conocer el proceso se da click en el botón

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Y para el factoring manual

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Para conocer el proceso se da click en el botón

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 Inscripción Factoring en Línea

o Una vez seleccionada la opción Inscripción a Factoring en línea, se debe presionar el


botón aceptar, el sistema desplegara la siguiente pantalla:

Selección de Inscripción a Factoring en Línea

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Pantalla de inscripción a Factoring en Línea

En la pantalla anterior el tercero dispondrá de varias opciones que lo ayudarán en la


configuración de Factoring en Línea, las mismas son:

 Operador con quien desea Negociar: Se deberá seleccionar el operador con quien se
desea negociar en Línea, las opciones son:
o Bancolombia.
 Negociación de Comprobantes Vencidos: El tercero deberá indicar si desea negociar
facturas vencidas.
 Aceptar Términos y Condiciones: El tercero deberá aceptar los términos y condiciones
para poder continuar con el proceso de inscripción.

Una vez se seleccionen los datos para la inscripción de Factoring, se debe presionar el botón
Aceptar , para que el sistema almacene la información de inscripción y presente un
mensaje como el siguiente:

Pantalla de confirmación de Inscripción a Factoring en Línea

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Se debe presionar el botón Aceptar , para que el sistema termine de almacenar la


información de inscripción y la envíe al Banco. Se presenta un mensaje donde se informa que los
cambios fueron almacenados y enviados al Banco.

Pantalla de Aceptación de Inscripción a Factoring en Línea

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 Inscripción Factoring Manual


o Una vez seleccionada la opción Inscripción a Factoring Manual, se debe presionar el
botón aceptar, el sistema desplegara la siguiente pantalla:

En la pantalla anterior el tercero dispondrá de varias opciones que lo ayudarán en la


configuración de Factoring Manual, las mismas son:

 Operador con quien desea Negociar: Se deberá seleccionar el operador con quien se
desea negociar Manual
 Sociedad: Se deberá seleccionar la sociedad con quien se desea negociar Manualmente
 Certificado: El tercero deberá adjuntar el certificado correspondiente
 Aceptar Términos y Condiciones: El tercero deberá aceptar los términos y condiciones
para poder continuar con el proceso de inscripción.

Una vez se seleccionen los datos para la inscripción de Factoring Manual, se debe presionar el
botón Aceptar , para que el sistema almacene la información de inscripción y presente
un mensaje como el siguiente:

1.2. Modificación Parámetros Actuales


Esta opción describe el procedimiento por el cual un tercero realiza la modificación de los parámetros
actuales del proceso de Factoring una vez el banco haya realizado el proceso de inscripción, pudiendo
habilitar/inhabilitar Factoring en línea, habilitar/inhabilitar días vencidos y la configuración por sociedad
para activar o no el proceso de cesión automática.

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Para acceder a esta opción, se debe hacer clic en la pestaña Factoring  Configuración Factoring 
Modificación Parámetros Actuales, como se muestra en la Figura.

Opción del Menú Modificación Parámetros Actuales

Luego de haber seleccionado la opción del menú, aparecerá la siguiente pantalla:

Opción del Menú Modificación de Parámetros Actuales

En la pantalla anterior el usuario tendrá la posibilidad de:


1. Comprobantes Vencidos: En esta opción el tercero podrá habilitar y/o inhabilitar la posibilidad de
realizar factoring con facturas vencidas.
2. Configuración por sociedad: En esta opción el tercero puede realizar el proceso para aceptar el
factoring automático.

 Para modificar la configuración por sociedad, se debe:


- Seleccionar en la tabla Configuración por Sociedad, la sociedad que se desea modificar.
- Dar click en el botón Modificar
- Una vez se da click en Modificar, aparecerá la siguiente pantalla:

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Pantalla para Modificar la realización de Cesiones Automáticas

- El tercero debe seleccionar Si o No, si desea que el sistema realice cesiones automáticas
- Si selecciona No y da click en Aceptar el sistema lo re-direcciona a la pantalla de Modificación
de Parámetros Actuales
- Si selecciona Si, se habilita la opción para seleccionar la cuenta de depósito, como se en la
siguiente pantalla:

Pantalla para Seleccionar la Cuenta para la realización de Cesiones Automáticas

- El tercero debe seleccionar la cuenta deposito

- Se debe presionar el botón aceptar , el sistema desplegara la siguiente pantalla:

Pantalla para Aceptar el Proceso de Cesiones Automáticas

- Si el usuario da clic en el botón Cancelar , el sistema lo re-direcciona a la pantalla


de Configuración de Factoring para seleccionar cesiones automáticas y la cuenta.
- Si el usuario da clic en el botón Aceptar , el sistema almacena la información y se
presenta en pantalla la modificación realizada a la sociedad en la tabla de configuración por
sociedad.

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Pantalla para Visualizar la modificación de Cesiones Automáticas

3. Si el usuario da clic en el botón Cancelar , el sistema lo re-direcciona a la pantalla


inicial de la aplicación.
4. Si el usuario da clic en el botón Aceptar , el sistema almacena la información y se
presenta la siguiente pantalla:

Pantalla de Aceptación de Modificación de Parámetros Actuales de Factoring

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1.3. Negociación con Bancolombia


Esta opción describe el procedimiento por el cual un tercero podrá realizar un adelanto de documentos.

Para acceder a esta opción se debe hacer clic en la pestaña Factoring  En Línea  Negociación con
Bancolombia, como se muestra en la Figura.

Opción del Menú Negociación con Bancolombia

1. Luego de haber seleccionado la opción del menú, el sistema le mostrara los documentos a
negociar. Si es la primera vez que el tercero realiza un adelanto de pago, el sistema le mostrará un
pop-up con el siguiente mensaje y el botón Aceptar:

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2. Cuando el tercero de clic en el botón Aceptar , el sistema presenta una pantalla como
la siguiente:

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Pantalla de Negociación

La pantalla anterior muestra las notas, documentos que se encuentran en la reserva y facturas a
negociar. En ella el usuario puede seleccionar alguna de las siguientes opciones:

o Descargar Excel: Permite Descargar la información en un Excel


o Subir Excel: Permite marcar los documentos por medio de un Archivo Excel
o Seleccionar Notas y Deducciones: Permite la Selección de nota, esto se realiza por
medio del check Box presentado en la pantalla de negociación
o Seleccionar Documentos a Negociar: Permite la Selección de Facturas, esto se realiza
por medio del check Box presentado en la pantalla de negociación
o Simular Cesión: Cuando el usuario presione este botón el sistema realizara los cálculos
para indicarle el descuento que se le va aplicar por el adelanto del documento
seleccionado.
o Modificar Sociedad a Negociar: Si el usuario presiona sobre la sociedad el sistema le
permitirá modificar este valor para que pueda solicitar el disponible en base a otra
sociedad.

3. El usuario presiona el botón Descargar Excel el cual le permitirá realizar


una descarga de toda la información que se muestra por la pantalla

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El archivo descargado posee dos hojas: Facturas a Descontar y Notas. En este archivo lo que el
usuario debe dejar son los registros que va entrar a negociar, los demás registros debe
eliminarlos.

Archivo de Excel: Hoja Facturas a Descontar

Archivo de Excel: Hoja Notas

4. Una vez el usuario ha descargado el archivo de Excel y dejado en él solo los registros que va a

negociar, se debe dar clic en el botón Subir Excel el cual presenta la siguiente
pantalla:

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 En esta pantalla el usuario debe dar clic en el botón “seleccionar archivo”


para buscar el archivo que desea subir para negociar.

Pantalla para buscar archivo a Subir

 Luego de buscar y seleccionar el archivo a subir, el usuario debe dar clic en el botón

para cargar el archivo en pantalla. Cuando este ocurre en pantalla se


visualizaran chequeadas las facturas y notas seleccionadas por el usuario en el archivo.

5. El usuario selecciona en pantalla de negociación las notas y facturas que desea negociar dando
clic en los check box que aparece al principio de cada registro. Además, el usuario cuenta
con la opción de “seleccionar todos”.

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Pantalla de selección de notas y facturas

Al final de la pantalla, se podrá visualizar el valor total a negociar

Pantalla para Visualizar Valor Total a Negociar

6. Dar clic en el botón Simular Cesión para realizar el cálculo de intereses.


El sistema presenta la siguiente pantalla, en la cual se informa las condiciones de la negociación
y se debe seleccionar la cuenta a la cual se va a realizar el desembolso:

Pantalla de Selección de Cuenta para Simular Cesión

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 Dar clic en el botón Cancelar , para volver a la pantalla de Negociación con


Bancolombia.
 Dar clic en el botón Aceptar , para comenzar el proceso de simulación. El sistema
mostrará el siguiente mensaje:

Pantalla con Información de Horarios de Desembolso

 Dar clic en el botón Cancelar , para volver a la pantalla de Negociación con


Bancolombia.
 Dar clic en el botón Aceptar , para continuar con el proceso de simulación. El
sistema mostrará la siguiente pantalla:

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Pantalla de Resultado del proceso de Simulación

 Dar clic en el botón Cancelar , para volver a la pantalla de principal de la


aplicación.
 Dar clic en el botón “Confirmar Cesión” , para continuar con el proceso de
negociación. El sistema mostrará el siguiente mensaje:

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Pantalla para Confirmar la Negociación

 Dar clic en el botón Cancelar , para volver a la pantalla de “Simulación” de la


Cesión.
 Dar clic en el botón Aceptar , para que el sistema realice el proceso de
negociación. El sistema mostrará el siguiente mensaje:

1.4. Consulta de Cesión

Esta opción le permite al usuario realizar las cesiones realizadas, permitiéndole visualizar los documentos
negociados, como así también poder descargar la carta de cesión que fue enviada al banco.

Para acceder a esta opción, se debe hacer clic en la pestaña Factoring  Consulta de Cesión, como se
muestra en la Figura.

Opción del Menú Consulta de Cesión

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Luego de haber seleccionado la opción del menú, aparecerá la siguiente pantalla:

Pantalla de Consulta de Cesión

1.4.1. Consultar Cesiones


Para realizar la búsqueda a parámetros financieros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar algún criterio de búsqueda para efectuar un filtro de los parámetros financieros
registrados en el sistema. Los filtros de búsqueda son los siguientes:

 Identificación del Tercero: En este campo se permite ingresar el Nit del tercero a
consultar.
 Nro. Cesión: Permite ingresar un numero de cesión para filtrar la información solo de ese
dato.
 Estado: Permite seleccionar la información por el estado de la cesión
(Solicitada/Aprobada/Anulada/Enviada).
 Operador: Permite seleccionar el operador con el cual realizaron la cesión.
 Fecha de Negociación Desde: Permite seleccionar la fecha inicial del período de las
cesiones a consultar. Este campo se puede ingresar manualmente (dd/mm/aaaa) o
seleccionando el botón (calendario). Este filtro es obligatorio.
 Fecha de Negociación Hasta: Permite seleccionar la fecha final del período de las
cesiones a consultar. Este campo se puede ingresar manualmente (dd/mm/aaaa) o
seleccionando el botón (calendario). Este filtro es obligatorio.
El rango de fechas a seleccionar no puede ser mayor a 30 días.
 Sociedad: Permite seleccionar en una lista desplegable la sociedad de la cesión a
consultar.

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Pantalla de Búsqueda de Cesiones

2. Luego de haber ingresado o no algún filtro de búsqueda, presionar el botón


que desplegará la siguiente pantalla.

Pantalla con los Resultados de la Búsqueda de Cesiones

El sistema genera la consulta y en la figura anterior, se muestra en su sección “Resultado de la


Búsqueda”, una tabla (**) con los registros encontrados en el sistema que cumplen con los filtros de
búsqueda ingresados. Se muestran ordenados por cesión; pero se puede modificar haciendo clic
en el encabezado de cualquier columna.

La tabla de resultado está compuesta por las siguientes columnas:


o Columna de check de selección
o Cesión: Es el número de la cesión
o Proveedor: Es el nombre del proveedor que realizó la cesión.
o Valor Solicitado: Es el valor solicitado en la cesión.
o Descuentos: Son los descuentos obtenidos según la tasa configurada.
o Valor a desembolsar: Es el valor que recibe el tercero una vez realizados los descuentos.
o Solicitada: Es la fecha en la que se solicitó la cesión.
o Estado: Es el estado en el que se encuentra la cesión.
o Operador: Es el operador con el que se realiza la cesión, Bancolombia.
o Acciones: Son los conjuntos de botones que permiten visualizar el detalle, visualizar el PDF
de una cesión.

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 Ver detalle de la Cesión


 Carta de Cesión(PDF)

3. Luego de haber ingresado o no algún filtro de búsqueda; al dar clic en el botón Limpiar

Filtro , se borrarán los datos ingresados para cada filtro y se dejarán los
valores por defecto que el sistema asigne para cada uno.

1.4.2. Visualizar Detalle de Cesión


Si se desea visualizar el detalle de una cesión se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar los filtros para visualizar la cesión que se desea buscar

2. Dar clic en el botón Buscar


3. Seleccionar la cesión

4. Dar clic en el botón Visualizar ubicado en la columna de “Acciones”

Botón Visualizar Detalle de Cesión

5. Una vez se da clic en el botón visualizar, se verá la siguiente pantalla:

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Visualizar Detalle de Cesión

La pantalla muestra toda la información del detalle de la cesión, la cual está compuesta por las
siguientes columnas:

 Datos de la Cesión
o Nro. Cesión
o Tercero: Nombre del proveedor
o Operador
o Fecha de la Negociación
o Estado
o Valor Solicitado
o Valor Descuento
o Valor Desembolso Pendiente
o Valor Desembolsado
o Valor No Desembolsado

 Datos de los Comprobantes Cedidos


o Nro. Documento
o Nro. Referencia
o Fecha Pago
o Valor
o Descuento
o Estado
o Valor Desembolsado
o Acciones
 Ver detalle

 Ver Detalle
Esta opción permite visualizar el detalle de los comprobantes cedidos. El sistema muestra el
siguiente pop-up con el detalle de comprobantes, los campos a mostrar son:

o Documento
o Referencia

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o Nro. Documento
o Fecha de Pago
o Monto

Opción Ver Detalle del Neteo de Comprobantes

1.4.3. Visualizar PDF (Visualizar Carta de Cesión)


Si se desea Visualizar el PDF de una cesión se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar los filtros para visualizar la cesión que se desea buscar

2. Dar clic en el botón Buscar


3. Seleccionar la cesión

4. Dar clic en el botón PDF ubicado en la columna de “Acciones”

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Botón PDF de Cesión

5. Una vez se da clic en el botón PDF, se verá la siguiente pantalla:

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Visualizar PDF de Cesión

1.5. Negociación Manual

Esta opción describe el procedimiento por el cual un tercero podrá realizar un adelanto de documentos de
forma manual

Para acceder a esta opción se debe hacer clic en la pestaña Factoring  Manual  Solicitud de
Disponible, como se muestra en la Figura:

1. Luego de haber seleccionado la opción del menú, el sistema le mostrará una pantalla donde el
usuario podrá solicitar el envió de su disponible, como se puede observar a continuación:

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 Filtros:
o Operador: Lista todos los operadores manuales aceptados por el grupo Éxito.
o Sociedad: Lista todas las sociedades posibles a negociar.
 Columnas:
o Operador
o Sociedad
o Proveedor
o Fecha de Solicitud
o Usuario Solicitó
o Estado Solicitud

2. En caso de que el usuario requiera realizar la solicitud de un nuevo disponible se deberá

presionar sobre el botón

3. El sistema mostrará una pantalla con la siguiente Información:

El usuario completa los campos requeridos y presiona el botón , los campos


requeridos son:

 Operador: Se listan los Operadores manuales aceptados por el grupo Éxito


 Sociedad: Se listan las sociedades aprobadas para el operador seleccionado

Nota: El Operador y la sociedad seleccionado deberán encontrase inscriptos y aprobados por un


usuario del grupo Éxito (ver punto 1.1 - Inscripción a Servicio Factoring)

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Luego que se completen los campos requeridos y se presiona el botón aceptar el sistema
mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

4. Una vez que se haya completado y aprobado la solicitud realizada, el sistema le enviara un
correo al tercero informando que la misma fue aprobada y que ya puede ingresar al portal a la
opción Factoring > Manual > Consulta de disponible.

5. El sistema le solicitara que por favor seleccione con que operador/sociedad desea negociar, solo
se listaran las solicitudes Aprobadas.

6. El Tercero selecciona el operador/sociedad con que desea negociar y presiona Aceptar. Una vez
presionado el botón el sistema le mostrara la cartera disponible a negociar.

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El tercero Selecciona los documentos a negociar y presiona el botón . El


sistema negociara los seleccionados y le mostrará un mensaje de que la negociacion fue exitosa.

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