LECTURA 1

MANEJO DE REUNIONES PRODUCTIVAS - EFECTIVAS

En muchas organizaciones, las reuniones son una causa común de frustración. Las personas
consideran que el tiempo que se gasta en reuniones podría emplearse en hacer algo en lugar de
hablar de hacer algo.

El papel de usted en las reuniones será diferente si usted está allí como presidente, como
convocador de la reunión, o si asiste simplemente como miembro.

Sin embargo, sea cual fuere el caso, usted tiene la responsabilidad de velar por el éxito de la
reunión para que no represente una pérdida de tiempo para usted y para sus colegas.

A menudo se critica a las reuniones porque:

 Al parecer, no tienen un propósito real..

 Quitan o duran demasiado tiempo.
 Participan demasiadas personas.
 Gran parte de la discusión incluye temas que solo les interesa a unos pocos asistentes.
 Nunca se identifica la acción de seguimiento y no se asignan responsables de las tareas
específicas.
 Les sirven de tribuna a los locuaces.
 Retrasan la toma de decisiones y de medidas.

Pero esta crítica no se les puede hacer a todas las reuniones. Las reuniones pueden tener éxito si:

 El propósito de la reunión se establece claramente de antemano.

 Los participantes llegan preparados.
 Los puntos del orden del día y el tiempo que se le asigna a cada uno no son algo que
pueda cambiarse como una “fiesta movible”.
 Solamente se hacen aportes útiles y aplicables.
 La participación se limita a las personas a quienes conciernen los asuntos que se discuten o
tratan.
 Se tiene a la mano toda la información del caso.
 Se consideran cumplidos los objetivos de la reunión.
 Se toman decisiones y medidas en los casos en que se considere que son convenientes.

Por consiguiente, las reuniones pueden convertirse en un medio eficaz para:

 Comunicarse con un grupo.

 Mejorar la calidad de las decisiones.
 Proporcionar un espacio para la discusión estructurada.
 Fomentar el trabajo en equipo.