Identificar cada uno de los documentos contables en cada una de las transacciones comerciales

dentro de la organización.

CENTRO INCA

PROGRAMA DE CONTABILIDAD SISTEMATIZADA

MODULOS DE TECTNICAS CONTABLES

Instructor: Angel M. Cortavarria M.

ANEXO GUIA No. 02

RESULTADO DE APRENDIZAJE:

ORIENTACION: Con la lectura del siguiente documento y la elaboración del laboratorio a realizar
en clase. Podrás identificar los documentos internos, externos, contables y no contables, lo mismo
que los requisitos para cada uno.

QUE ES UN DOCUMENTO?

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material
y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas,
durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos

(mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas,
discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos
(disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta
que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.

SOPORTE O DOCUMENTO DE CONTABILIDAD

Los soportes son papeles o documentos de contabilidad, que sirven para registrar la información y
hacer control de los hechos económicos de una persona natural o jurídica obligada a llevar
contabilidad. Estos tienen origen externo y/o interno, deben estar debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Según la clase de empresa se
elaboran manual o electrónicamente (ley 527 de 1999) en original y tantas copias como las
necesidades lo requieran, los soportes o documentos de contabilidad son evidencia histórica.

El soporte o documento de contabilidad es lo fundamental para la existencia del comprobante de

contabilidad que a su turno es requisito previo sine qua non del registro de cualquier operación del
ente económico, por lo tanto se puede asegurar que el soporte contable es: el documento
originario que justifica la emisión de un comprobante de contabilidad, que explica la operación que
este representa y hace parte integral del mismo.

La base primaria del registro y del comprobante de contabilidad como se expone, son los soportes
o documentos de contabilidad es la esencia de la historia de los hechos económicos de una
persona natural o jurídica obligados a llevar contabilidad. Como son documentos que soportan
transacciones económicas estos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la
clase de documento expedido que origina movimientos contables.

ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

De acuerdo al artículo 123 del decreto 2649/93 los soportes pueden ser de origen interno o
externo.

SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO.

Los soportes de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurídica obligados a llevar
contabilidad, con el fin de organización interna de la contabilidad, dentro de estos soportes
encontramos los siguientes: reembolsos de caja menor, notas de contabilidad, nota crédito y nota
débito, depreciaciones de propiedad planta y equipo, distribución de costos, utilidades, movimiento
de reservas entre otros.

SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.

Son aquellos que son elaborados o que emiten las personas naturales o jurídicas obligados a llevar
contabilidad como resultado de operaciones que hace con terceros, dentro de estos soportes se
clasifican los documentos o soportes de actos escritos los que se originan según el artículo 826 de
Código de Comercio que al tenor se refiere: “Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por
escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.
Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que
integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal.

Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego, dando fe de ello
dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante.

Entre otros soportes o documentos de contabilidad de origen externos encontramos los siguientes:
Comprobantes de Egresos, Recibos de Caja, Ordenes de Compras, Facturas de compra venta
manuales y electrónicas, notas débito y de crédito bancarias, compras de seguros, soportes de
títulos valores, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas débito y de crédito.

REQUISITOS DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD.

Los Soportes o Documentos de contabilidad mínimo deben contener los datos siguientes:

Nombre o razón social de la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad.

Numeración ascendente del documento.

Descripción del contenido del documento.

Número de identificación tributaria.

Nombre del responsable.

Firmas del responsable de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar.

Fecha

Dirección de quien expide el soporte.

Tratándose de Soportes de actos escritos generados en la aplicación del artículo 826 de C. Co, los
requisitos son los exigidos por la ley según el caso.

En las disposiciones vigentes como es el caso del decreto 2649 de 1993 existe la obligación de
que los soportes deben adherirse al comprobante de contabilidad o, dejando constancia en estos
de tal circunstancia, conservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que sea
posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se han otorgado, así como ser utilizados
para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle, apunta el artículo 123 de la
norma referida.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Una de las primeras manifestaciones del comprobante de contabilidad en la legislación actual, se

referencia en el artículo 53 del Código de comercio al señalar que “... El comprobante de
contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo
justifiquen.”

Para ser consecuente con el Código de Comercio el legislador complementa esta norma a través
del decreto 2649 de 1993, articulo 124 al referirse que comprobantes de contabilidad deben
prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio en idioma castellano, deben tener
una numeración consecutiva, indicando el día de su preparación y de las personas que lo hubieren
elaborado y autorizados, debe indicar la fecha, el origen, la descripción y la cuantía de las
operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

Es importante señalar que los soportes que han dado origen al comprobante de contabilidad ya
sean internos o externos según la legislación vigente se deben adherirse a los respectivos
comprobantes de contabilidad, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse
archivados en forma cronológica y de tal manera que sea posible su verificación. En caso en que
los soportes sean capturados por medios electrónicos, estos deben imprimirse previa verificación
de su autenticidad, veracidad e integridad aplicando los procedimientos contenidos en la ley 527 de
1999.

La descripción y registro de las operaciones económicas realizadas por los entes, se deberán
realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas (Decreto 2650 de 1993), para las
personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de conformidad con el Código de
comercio, o el respectivo Plan Único de Cuentas según la actividad económica del ente.

El Comprobante de Contabilidad es un documento en el cual se resumen los soportes de una o

varias operaciones de las personas naturales y/ o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, es el
documento por excelencia que contiene los datos necesarios para asentar o realizar los
movimientos en los libros de contabilidad, es en sí mismo el ordenador de resúmenes de las
operaciones de un período dado, el comprobante de contabilidad es también conocido
comocomprobante de diario.
OBJETIVO DEL SOPORTE O DOCUMENTO DE CONTABILIDAD

Permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, en ellos queda
precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea
sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio, constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones,

permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobación de los asientos de contabilidad.

CLASIFICACIÓN.

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO: El recibo de caja es un soporte de

contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El
original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA: Es un comprobante que elaboran los bancos y

suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una
copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la máquina registradora. Sirve de soporte
para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: Uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.

FACTURA DE VENTA: La factura de venta es el documento que deben expedir los responsables
del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos
en las normas tributarias. La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que
además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las
normas tributarias. Es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Artículo 1°. El artículo 772 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, quedará así: (…) El
emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos
los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el
emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el
emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra
quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

Art. 617. Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en
entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de

venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA. El documento equivalente a la factura, es aquel

documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no
Obligados a facturar. El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o
servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningún
momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla. Son:

1. Los tiquetes de máquina registradora.

2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

3. Los tiquetes de transporte.

4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación

reconocidos por el Gobierno.

5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión

extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

7. Derogado por el art. 19, Decreto Nacional 1001 de 1997.

8. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).

Documento equivalente en las compras que el Régimen común haga al Régimen simplificado.

Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas
por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el
régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o
servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a
su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

OBLIGADOS A FACTURAR.

Se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, por cada una de las
operaciones de venta o prestación de servicios que se realicen e independientemente de que sean
o no contribuyentes o responsables de los impuestos administrados por la DIAN, los siguientes
sujetos:

1. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, con excepción de las
personas naturales pertenecientes al régimen simplificado del impuesto a las ventas.

2. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a ellas.

3. Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

4. Los importadores.

5. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, se
encuentren inscritos o no en este régimen. (Artículo 511, E.T.)

6. Los mandatarios en el caso de los contratos de mandato. (Artículo 3, Decreto 1514 de 1998)

7. Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de facturar a nombre propio y en
representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de ellos. (Artículo 11,
Decreto 3050 de 1997)

8. Los tipógrafos y litógrafos así pertenezcan al régimen simplificado del impuesto sobre las
ventas. (Artículo 618-2, E.T.)

9. Las instituciones educativas o de educación no formal debidamente reconocidas por el

Gobierno, deberán expedir documento equivalente a la factura con el lleno de requisitos legales.
(concepto DIAN 24924 de 2008)

10. Los responsables que pertenezcan al régimen común del impuesto a las ventas, en la compra
o adquisición de bienes o servicios gravados a personas naturales no comerciantes o inscritas en
el régimen simplificado. (Artículo 3, Decreto 522 de 2003).

NO OBLIGADOS A FACTURAR. Decreto 1001 DE 1997. Artículo 2.

Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, no se encuentran obligados a expedir factura en

sus operaciones:

1. Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las
Compañías de Financiamiento Comercial;

2. Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las
Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los
Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

3. Los responsables del régimen simplificado;

4. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural

comprimido, en lo referente a estos productos;

5. Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de

pasajeros, en relación con estas actividades;

6. Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

7. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en
relación con esta actividad;
8. Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o
presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio
exigidos a los responsables del régimen simplificado.

COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO: Llamado también orden de pago o

comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario.

NOTA DÉBITO: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya
sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA CRÉDITO: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto
de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la
misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos
vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva
cuenta.

RECIBO DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en
efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

CHEQUE: Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una
cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

LETRA DE CAMBIO. La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una
persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor -
librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado
por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

Elementos de la Letra de Cambio

Los elementos que debe contenerla letra de cambio son:

• Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden de pago a otra
persona (deudor).

• Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).

• Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro.

• Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro.

• Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.

• Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

PAGARE. El pagaré es otro de tipo de título valor que se encuentra consagrado a partir del artículo
709 del código de comercio, en el cual existe una persona denominada otorgante, que es alguien
que promete pagar una suma de determinada de dinero a otra persona denominada beneficiario o
portador.

Además de los requisitos generales de todo título valor el pagare debe contener lo siguiente:

• La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero.

• El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.

• La indicación de pagadero a la orden o al portador.

• La forma de vencimiento.

NOTA DE CONTABILIDAD: Este documento se prepara para registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

CICLO CONTABLE

a) Clasificación, análisis y codificación de los soportes de Contabilidad.

b) Registro de operaciones y preparación del comprobantes de Contabilidad.

c) Traslado a libros Mayores y Auxiliares.

d) Balance de Comprobación.
 e) Elaboración Estados Financieros

f) Interpretación de los Estados Financieros.

CENTRO INCA
PROGRAMA DE CONTABILIDAD SISTEMATIZADA
MODULOS DE TECTNICAS CONTABLES
Instructor: Angel M. Cortavarria M.

ANEXO GUIA No. 01

RESULTADO DE APRENDIZAJE:
 Identificar los tipos de entidades, según su organización, principios corporativos,
aspectos legales y actividades.
ORIENTACION: En este documento encontrara un resumen de los temas de
empresa y sociedades, temas del contenido curricular, que le servirá de apoyo
para desarrollar la Guía asignada. Tenga en cuenta que:
Mapa Conceptual: es una técnica que permite representar gráficamente una
estructura relacional de conceptos de la cual se puede inferir el desarrollo
cognoscitivo y cognitivo del alumno con respecto a un área de conocimiento o
experiencia particular.
El mapa conceptual es una representación gráfica que se caracteriza porque parte
de un concepto mayor que se enlaza con concepto menor por medio de un vector
y unas palabras de enlace, este enlace permite estructurar una proposición
(estructura gramatical con unidad semántica y un solo significado). Método lógico
deductivo va de categorías mayores generales a categorías menores específicas y
singulares.
Estructura del mapa conceptual: Concepto, Vectores (que me dan la dirección) y
palabra de enlace
Un cuadro sinóptico es una forma de expresión visual de ideas o textos ampliamente utilizados como
recursos instruccionales que comunican la estructura lógica de la información. Son estrategias para
organizar el contenido de conocimientos de manera sencilla y condensada.
Los cuadros sinópticos proporcionan una estructura global coherente de una temática y sus múltiples
relaciones. Sirven para estudiar un tema, una teoría o una variable que tratan diversos autores, porque su
principal función es contrastar, o sea, encontrar semejanzas y diferencias, entre una o varias variables de un
mismo tema. Pueden utilizarse como estrategias de enseñanza tanto en la clase o como una forma de
organizar las ideas.

CONCEPTO DE EMPRESA
Según el Código de Comercio, Art. 25: “Se entenderá por empresa toda actividad
económica organizada para la producción, transformación, circulación,
 administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha
actividad se realizara a través de uno más establecimientos de comercio.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICA: Empresas agropecuarias, Empresas

Mineras, Empresas Industriales, Empresas Comerciales, Empresas de Servicios.

 Empresas agropecuarias: aquellas que producen bienes agrícolas y pecuniarios

en grandes cantidades; ejemplo: granjas avícolas, porcinas, invernaderos,
haciendas de producción agrícola.
 Empresas mineras: las que tienen como objetivo principal explotación de los
recursos de subsuelo; ejemplo: empresas de petróleo, auríferas, de piedras
preciosas y de otros minerales.
 Empresas de manufactura o industriales: aquella dedicada a la fabricación o
elaboración de materias primas. Para su transformación en productos terminados,
cuentan con un proceso de manufactura constituido por recursos humanos,
maquinarias, equipos. Sus ingresos se generan en la venta de los productos.
 Empresas comerciales: se dedica a comprar y vender artículos elaborados por
otras empresas, conocidos con el nombre de mercancías. Las organizaciones
comerciales sirven de intermediarias entre el productor y el consumidor final, o
entre el productor y los minoristas. Su principal fuente de ingresos está constituida
por la venta de mercancías.
 Empresas de servicios: se dedican a vender producto no tangible, como la
prestación de un servicio o la venta de una capacidad profesional; por ejemplo,
entidades bancarias y financieras, clubes sociales y deportivos, instituciones de
educación, hospitales y clínicas. Su principal fuente de ingresos se origina en la
prestación de servicios.

SEGÚN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL: Empresas privadas, Empresas

Oficiales o Publicas y Empresas de economía mixta.

 Empresas privadas: las que para su constitución y funcionamiento necesitan

aportes de personas o entidades particulares, ejemplos: centro educativos
privados, supermercado de propiedad de una familia.
 Empresas oficiales o públicas: las que para su funcionamiento reciben aportes
del estado; ejemplo: los hospitales departamentales, colegios nacionales.
 Empresas de economía mixta: las que reciben aportes de los particulares y del
estado; ejemplo: universidades semioficiales.

SEGÚN EL NUMERO DE PROPIETARIOS: Personas Naturales, Empresas

Unipersonales, Multipersonales-Sociedades.

 Empresas unipersonal: según la ley 222 de 1995, en la cual se reformo e código

de comercio, una persona natural o jurídica que reúna las cualidades requeridas
para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de
 una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez
inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica.
 Empresa multipersonal: son empresas que pertenecen a varios propietarios,
razón por la cual reciben el nombre de sociedades. Estas se pueden clasificar en
sociedades por cuotas o por parte de interés y sociedades por acciones la primera
consta de tres tipos: colectivas, de responsabilidad limitada y en comandita simple.

SEGÚN SU FUNCION SOCIAL: Papel que desempeña las empresas en una

sociedad de modo que cada elemento realice contribución especifica al conjunto
de la sociedad.

 Con ánimo de lucro son entidades que se caracterizan por la realización de un actoo
de una actividad o de un emprendimiento, por la búsqueda de una ganancia individual, de un
provecho, de una ventaja, o de un superávit individual.
 Sin ánimo de Lucro es una entidad cuyo fin no es la persecución de un beneficio
económicosino que principalmente persigue una finalidad social, altruista, humanitaria y/o
comunitaria. Este tipo de instituciones por lo general se financian gracias a ayudas y donaciones
derivada de personas físicas, empresas, e instituciones y organizaciones de todo tipo, y en algunos
casos (aunque no en todos) también se reciben ayudas estatales puntuales o regulares (en forma
de subsidios, usufructo de fincas, exoneraciones fiscales o aduaneras, etc.). y de

SEGÚN SU TAMAÑO: Grandes, Medianas y Pequeñas Empresas. (Mipymes según

la Ley 590 del 2000 y la Ley 905/2004).

 Ley 590 del 2000 “Modificado por el art. 2, Ley 905 de 2004, Modificado por el art. 75, Ley 1151
de 2007, Modificado por el art. 43, Ley 1450 de 2011. Definiciones. Para todos los efectos, se
entiende por micro, pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada
por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales,
comerciales o de servicios, rurales o urbanos.”

 Ley 905 del 2004 “Artículo 2º. Definiciones. Para todos los efectos, se entiende por micro incluidas las
Famiempresas pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona
natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural
o urbana, que responda a dos (2) de los siguientes parámetros:
1. Mediana empresa:
a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o
b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales
legales vigentes.
2. Pequeña empresa:
a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabaja-dores, o
b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos
mensuales legales vigentes o,
3. Microempresa:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales
legales vigentes.
Parágrafo 1°. Para la clasificación de aquellas micro, pequeñas y medianas empresas que presenten
combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor
determinante para dicho efecto, será el de activos totales.
 Art 75 ley 1151 de 2007 “Definiciones. Para todos los efectos, se entiende por micro, incluidas las
famiempresas, pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona
natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural
o urbana, que responda conjuntamente a los siguientes parámetros:
1. Número de Trabajadores Permanentes.
2. Valor de las Ventas Brutas Anuales y/o Activos Totales.
El Gobierno Nacional reglamentará los rangos que aplicarán para las diferentes categorías empresariales, a
saber: Microempresas, Pequeñas Empresas y Medianas Empresas.

 Art. 45 de la ley 1450 de 2011 "Artículo 2°. Definiciones de tamaño empresarial. Para todos los efectos, se
entiende por empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en
actividades agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, en el área rural o urbana. Para la
clasificación por tamaño empresarial, entiéndase micro, pequeña, mediana y gran empresa, se podrá utilizar
uno o varios de los siguientes criterios:
1. Número de trabajadores totales.
2. Valor de ventas brutas anuales.
3. Valor activos totales.
Para efectos de los beneficios otorgados por el Gobierno nacional a las micro, pequeñas y medianas
empresas el criterio determinante será el valor de ventas brutas anuales.”
Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional reglamentará los rangos que aplicarán para los tres criterios e incluirá
especificidades sectoriales en los casos que considere necesario.
Parágrafo 2°. Las definiciones contenidas en el artículo 2° de la Ley 590 de 2000 continuarán vigentes hasta
tanto entren a regir las normas reglamentarias que profiera el Gobierno Nacional en desarrollo de lo
previsto en el presente artículo".

CONCEPTO DE SOCIEDAD
En sentido técnico jurídico, ente creado por un acto voluntario colectivo de los
interesados (dos o más personas), en aras de un interés común y con el propósito
de obtener ganancias o un fin lucrativo.

Según el Código de Comercio Art. 98: “Por el contrato de sociedad dos o más
personas se obligan a hacer un aporte en dinero, con el fin de repartirse entre sí
las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social”.

La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídicadistinta

de los socios individualmente considerados.

CLASIFICACION DE LAS SOCIEDADES

SEGÚN SU FORMA DE ASOCIARSE: Sociedades de Personas (S. Colectiva, S.
en Comandita Simple, S. limitada). Sociedades de Capital (S. Anónima, S. en
Comandita por Acciones).

SOCIEDADES Y SUS CARACTERISTICAS

 Colectiva: se forma por dos o más socios una vez constituida legalmente forma
una persona jurídica diferente de los socios individualmente considerados, quienes
responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones realizadas por parte de
 la empresa. Para su constitución requiere escritura pública, en la cual se expresa,
entre otros, nombre y domicilio de las personas, domicilio de la sociedad y el de
las sucursales que se establezcan, el objeto social, el capital social, la forma de
administración del negocio y la duración precisa de la sociedad. La escritura debe
protocolizarse en una notaría de la localidad e inscribirse en el registro mercantil
de varios de los socios, seguido de las expresiones “y compañía”, “hermanos”, “e
hijos”, u otras análogas. La administración de la sociedad colectiva corresponde a
todos y cada uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en
extraños. Existe diferencia jurídica y contable entre la sociedad y los propietarios.

 De responsabilidad limitada: debe tener por lo menos dos socios capitalistas y el

número de socios no debe exceder de veinticinco, los socios en estas sociedades
responden hasta el monto de sus aportes. En los estatutos se puede estipular para
todos o algunos de los socios una mayor responsabilidad, expresándose su
naturaleza, duración, cuantía y modalidades, el capital social debe estar pagado
en su totalidad al momento de constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas
de igual valor cada una. La sociedad girara bajo una denominación o razón social
y debe estar seguida de la palabra limitada o de la abreviatura “Ltda.” Y en caso
de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilara a los de la colectiva.
De sus utilidades periódicas, la sociedad está obligada a constituir una reserva
legal de 10%, hasta completar el 50% del capital. Los socios tendrán derecho a
examinar en cualquier tiempo, o mediante un representante, la contabilidad de la
sociedad y en general todos los documentos de la sociedad.

 En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos de socios:

colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados también gestores,
comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones de
la sociedad. Los comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de
acuerdo con sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades
antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido
de uno o más socios gestores y se agrega la expresión “y compañía” o la
abreviatura “& CIA.” Seguida de las letras “S. En C. la administración de la
sociedad corresponde a los socios gestores, directamente o por delegación,
pudiendo estos últimos delegarla en los comanditarios mediante un poder. El socio
comanditario tiene el derecho de inspeccionar los libros y documentos de la
sociedad, en cualquier momento o por medio de un representante. Las utilidades
se contribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se estipule en la
escritura o constitución.
Las sociedades por acciones se subdividen en dos tipos: comandita por acciones
y anónima.

 En comandita por acciones: al igual que la sociedad en comandita simple, esta

requiere de dos tipos de socios: colectivos y comanditarios; estos últimos con un
mínimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente
su responsabilidad con las operaciones sociales, y los segundos limitan la
responsabilidad de sus aportes. La razón social se forma con el nombre completo
o el apellido de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía”
 o la abreviatura “&CIA.” Seguida de las palabras “sociedad comanditaria por
acciones” o la abreviatura “S.C.A.”. en el acto constitutivo no es necesario que
intervengan los socios comanditarios, pero en la escritura debe aparecer nombre,
domicilio de los suscriptores, número de acciones suscritas, su valor nominal en la
escritura y el valor pagado. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo
menos 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado, y pagar por lo
menos la tercera parte del valor de cada acción suscrita. El plazo para el pago del
saldo pendiente será de un año.

 Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el nombre

de corporación, requiere para su constitución un mínimo de cinco socios o
accionistas. El capital de la sociedad se divide en acciones de igual valor que se
representan en títulos negociables. La responsabilidad de los socios se limita
únicamente a sus respectivos aportes de capital. Esta sociedad tendrá la
denominación que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las
palabras “sociedad anónima” o de las letras “S.A.” si en la razón no se anuncian
las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente por las
operaciones de la sociedad. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo
menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe
pagar al menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera
invisible, el plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un año.

La acción confiere a su propietario, entre otros, el derecho a participar con voz y

voto en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas, negociar
libremente las acciones, inspeccionar los libros de la sociedad dentro de los 15
días hábiles antes de la asamblea general en la que se examinan los estados
financieros, y recibir dividendos de los de los beneficios sociales. Para la
colocación de acciones de una corporación debe obtener la autorización previa de
la superintendencia de sociedades, y la máxima autoridad de la sociedad es la
asamblea general de accionistas. La junta se integra con no menos de tres
miembros con sus respectivos suplentes y el revisor fiscal, quien debe ser
contador púbico.
Por lo menos al 31 de diciembre, la sociedad debe hacer corte de cuentas y
presentar estados financieros, los cuales se harán conforme lo prescriben las
normas de contabilidad, así como también recibir el informe escrito del revisor
fiscal. La sociedad anónima debe apropiar anualmente sobre sus utilidades
liquidas del 10% como reserva legal, hasta completar el 50% del capital suscrito.

 Sociedades por acciones simplificadas: la ley 258 del 2008, podrán constituirse
por una o varias personas naturales jurídicas, quienes solo serán responsables
hasta el monto de sus respectivos aportes. Salvo lo previsto en artículo 42 de la
presente ley, el o los accionistas no serán responsables por las obligaciones
laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad. La
naturaleza será siempre comercial independientemente de las actividades
previstas en su objeto social.
Imposibilidad de negociar valores en el mercado público. Se creara mediante
contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el registro
mercantil de la cámara de comercio. El documento de constitución será objeto de
autenticación de manera previa a la inscripción en el registro mercantil de la
cámara de comercio, por quienes participen en su suscripción. Dicha autenticación
podrá hacerse directamente o a través del apoderado.
La sociedad por acciones simplificadas no estará obligada a tener junta directiva,
salvo por prevención estatutaria en contrario. En caso de pactarse en los estatutos
la creación de la junta directiva, esta poda integrarse con uno o varios miembros
respecto de los cuales podrán establecerse suplencias. No será obligatoria la
revisoría fiscal. En caso de proveerse el cargo de revisor fiscal, la persona que lo
ocupe deberá se contador público titulado con tarjeta profesional vigente.

DOCUMENTO PRIVADO Documento que contiene un compromiso entre dos o

más personas que lo firman.

DOCUMENTO PUBLICO Documento autorizado por notario u otro funcionario que

acredita los hechos que describe y su fecha.

En Colombia, de acuerdo con la definición del Código de Procedimiento Civil

(artículo 251), documento público es aquél otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención. Se denomina instrumento público
cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario;
se denomina escritura pública, cuando es otorgado por un notario o quien haga
sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo. El documento privado
es, por exclusión, todo el que no reúna los requisitos para ser público. Es, por
tanto, una perspectiva orgánica, puesto que el carácter público del documento, lo
determina la persona u órgano donde se origina

PERSONA JURIDICA Y PERSONA NATURAL

La persona natural
La persona, legalmente hablando, es todo ser capaz de tener y contraer derechos y obligaciones. Según
nuestro Código Civil las personas naturales son "todos los individuos de la especie humana, cualquiera que
sea su edad, sexo, estirpe o condición".
La existencia legal de la persona natural comienza al nacer y termina con la muerte.
La persona jurídica
Persona jurídica (o persona moral) es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no
comoindividuo, sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un
objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro.
Se entiende por persona jurídica a las entidades que, para la realización de determinados fines colectivos,
las normas jurídicas les reconocen capacidad para obligarse y disfrutar de derechos.
Las personas jurídicas nacen como consecuencia de un acto jurídico (acto de constitución), según un sistema
de mera existencia, o bien por el reconocimiento que de ellas hace una autoridad u órgano administrativo.
Cuando unos individuos se unen con el fin de lograr un objetivo en común, dispuestos a cumplir obligaciones
y ejercer derechos, se habla de persona jurídica, un ente ficticio creado por la ley.
 Como requisito para la creación de una persona jurídica es necesario que surja como una entidad
independiente y distinta de los miembros individuales que la forman y que a esta entidad le sean
reconocidas por el Estado sus derechos y obligaciones. Existen dos tipos de personas jurídicas:
1) Personas jurídicas de derecho público: Aquéllas que representan a la autoridad en sus funciones
administrativas (el Estado, las municipalidades, etc.).
2) Personas jurídicas de derecho privado: aquéllas que dependen de la iniciativa particular, siendo de dos
tipos:
a. las que persiguen fines de lucro llamadas sociedades comerciales.
b. las que no persiguen ganancias, como las entidades sin animo de lucro: Cooperativa, Fundaciones, Fondos
de empleados, etc.

COMERCIANTES
Según el Artículo 10 del Código de Comercio son comerciantes todas las
personas (jurídicas o naturales) que profesionalmente se ocupen en algunade
las actividades que la ley considera mercantiles (véase por ejemplo las que se
mencionan en el Artículo 20 del Código de Comercio).
La palabra profesionalmente indica que debe ser su ocupación habitual,
quedando entonces por fuera de la calificación de “comerciante” aquellos
queaccidentalmente en el año pudieron llegar a ejercer actividades propias de un
comerciante (por ejemplo, si una persona natural había otorgado un préstamo a un
amigo, pero el amigo no le devuelve el préstamo con dinero sino con mercancías,
y por tanto le tocó salir a vender esas mercancías, eso es una
situación accidental que no lo convierte en comerciante).
Así mismo, el Artículo 23 del mismo Código indica cuáles son actividades que no
se consideran mercantiles. Tales actividades son:
1) La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del
adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes.
2) La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas
por su autor.
3) Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio
público.
4) Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los
frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán
mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los
agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no
constituya por sí misma una empresa.
5) La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales
Por consiguiente, quienes sí se convierten en comerciantes al desarrollar
actividades consideradas como mercantiles tendrían que cumplir con todas las
obligaciones que se mencionan en el Artículo 19 del Código de Comercio, a saber:

a. Matricularse en el Registro Mercantil.

b. Inscribir en el Registro mercantil todos los actos, libros y

documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
 c. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales.

CONCEPTO DE CONTABILIDAD

ENFOQUE TRADICIONAL
Son variados los conceptos que tradicionalmente se han dado sobre la
contabilidad y que, de alguna manera, responden a propósitos y criterios
particulares de sus diferentes autores. A manera de información veamos algunos
de ellos.

COMO CIENCIA: Según el diccionario de contabilidad de José María Codera

Martin: “La contabilidad es la ciencia del control de los negocios, que consiste en
registrar las variaciones que experimenta el patrimonio de un comerciante y la
cantidad y clase de ganancias o pérdidas que obtiene”. ¹CODERA MARTIN, José
María. Diccionario de Contabilidad 3ª. Ed. Madrid, Pirámide P53.

COMO METODO: “La contabilidad como método que brinda información financiera
más detallada, muy valiosa para los negocios , el gobierno y las personas , porque
permite evaluar situaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro
por medio de los cuales pueden alcanzar sus metas financieras”. ² KESTER, Roy B
Contabilidad. España, Labor, 1892 p18.

COMO ARTE: “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir

sistemática y ordenadamente las transacciones u operaciones comerciales, en
términos monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios
y leyes comerciales propios de cada país”. ROJAS, Demóstenes.Bogotá, McGraw-
Hill, 1983.p.2

“La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos

financieros, para obtener así las informaciones necesarias de los varios intereses
que se afectan por las operaciones de una empresa”. HARGADON, Bernard.
Principios de contabilidad. Bogotá, Norma. P. 11
COMO PROCESO: “Es el proceso de identificar, medir y comunicar la información
económica que permite formular juicios basados en información y la toma de
decisiones por aquellos que se sirven de la información”. MARTINEZ,
Enrique. Teoría contable básica. México, Uteha. P.2.

COMO SISTEMA: “La Contabilidad es un sistema de información integrado a la

empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar, e
interpretar la información financiera de las organizaciones”. SINISTERRA,
Gonzalo y otros. Contabilidad. Bogotá, McGraw-Hill, 1992.p.2

“Sistema de medición y comunicación de hechos económicos y sociales

relacionado con un ente especifico, que permite a sus usuarios juicios informados
y decisiones conducentes a la colocación optima de recursos y al cumplimiento de
los objetivos de una organización”. RODRIGO, Monsalve T. Diccionario integrado
contable fiscal, Ediciones graficas Ltda. P.117.
ENFOQUE MODERNO
Modernamente, la contabilidad, acorde con su proceso evolutivo, ha tomado una
connotación más significativa y en tal sentido se dice que:
“La contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia empírica, de
naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y
cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica,
realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración,
representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios
información, económica y social, objetiva, relevante y válida para la toma de
decisiones”. REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogotá, Legis, 2011 p. 11.

IMPORTANCIA
A pesar que a la contabilidad con frecuencia se la llama el lenguaje de los
negocios, su utilidad va mucho más allá del mundo de los negocios. Cualquiera
que vive en la sociedad moderna sin un conocimiento básico de la contabilidad es
como alguien que vive en un país extranjero sin conocer el idioma. El
conocimiento de la contabilidad le es útil a personas de todas las edades y
en todos los países para comprender su entorno económico y para
administrar sus quehaceres cotidianos.

La contabilidad es importante porque permite identificar, medir, clasificar, registrar,

interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en
forma clara completa y fidedigna.

La contabilidad ayuda a la toma de decisiones mostrando donde y como se ha

gastado el dinero y se han hecho compromisos, evaluando el desempeño e
indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro. La
contabilidad también ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones,
y ayuda a dirigir la atención hacia los problemas, las imperfecciones y las
ineficiencias actuales, así como hacia las oportunidades.
ASPECTOS NORMATIVOS DE LA CONTABILIDAD
Ley 43 del 13 de diciembre de 1990, reglamenta la profesión de Contador Público
en Colombia.
Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993 contiene el conjunto de conceptos
básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales y jurídicas.
Decreto Reglamentario 2650 de Diciembre 29 de 1993, se estableció el Plan
Único de Cuentas PUC para comerciantes: “es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía
colombiana”.
Código de Comercio, de los libros y papeles del comerciante: artículo 48 al
artículo 74.

OBJETIVOS BASICOS:
 Predecir flujos de efectivos.
  Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de
los negocios.
 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad.

DIVISION DE LA CONTABILIDAD
Según el sector de la economía donde se aplique, la contabilidad se divide en:
 CONTABILIDAD PRIVADA: Hace referencia a las operaciones comerciales
celebradas por las empresas cuyo propietario o propietarios son particulares.
 CONTABILIDAD PÚBLICA, OFICIAL O GUBERNAMENTAL: Tiene su ámbito de
aplicación en aquellas instituciones u organismos estatales.

Según el campo o actividad económica donde se aplique, la contabilidad se divide

en:

 CONTABILIDAD COMERCIAL
 CONTABILIDAD DE COSTOS
 CONTABILIDAD DE SERVICIOS
 CONTABILIDAD BANCARIA O FINANCIERA
 CONTABILIDAD DE ECONOMIA SOLIDARIA
 CONTABILIDAD HOTELERA
 CONTABILIDAD AGROPECUARIA

OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD

Por ley todos los comerciantes están obligados a llevar contabilidad en Colombia
de conformidad con el art. 19 del Código de Comercio.