LAPORAN KESELURUHAN

MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI SESI 2013/2014

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI)

LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

BIL NAMA NO. MATRIK

1. GHANAMBALGAYATHRI A/P A139982

NAGALINGAM (KETUA)

2 PARASURAMAN A/L A144086

RENGANATHAN

3. SHAKTHSWARY A/P RAJA A145378

4. THULASI A/P SHANMUGAM A145654

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

1. Sepanjang Majlis Rumah Terbuka Deepavali berlangsung, mana-mana kesenggangan masa

berlaku telah diisi dengan aktiviti-aktiviti mini seperti persembahan,anugerah “Raja dan
Ratu” serta hadiah kepada setiap pemenang.

2. Terdapat anugerah untuk 2 peserta terbaik bagi kategori mahasiswa dan mahasiswi pada
sesi penyampaian hadiah.

3. AJK Program bertindak untuk menjaga kelancaran program sepanjang program ini
berlangsung dan bekerjasama dengan semua AJK yang lain terutamanya AJK Protokol,
AJK TTK, AJK Teknikal, AJK Jamuan,AJK Cenderamata, AJK Persembahan dan juga
Pengacara Majlis supaya tidak berlaku pertembungan, kelewatan atau kesilapan pengisian
aktiviti.

4. AJK Program akan mendapatkan pengesahan persediaan setiap AJK yang

bertanggungjawab sebelum setiap aktiviti dilakukan. Ketua AJK Program mengawal
kelancaran dalam dewan dan pergerakan program manakala AJK Program yang lain
 bertindak secara fleksibel untuk mengesahkan persediaan dan membantu setiap AJK yang
terlibat untuk setiap aktiviti yang bakal berlangsung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

TARIKH PERKARA PERINCIAN

DAN MASA
(23.11.2013) Menunggu ketibaan - AJK Protokol dan AJK Program bersedia untuk
ISNIN Tetamu Kehormat menguruskan pendaftaran para peserta.
- AJK Teknikal memasang muzik latar.
2000-2030
2030-2100 Ketibaan Tetamu - Upacara majlis makan malam dimulakan dengan
Kehormat,Felo dan MEP nyanyian lagu Negaraku, lagu Varsiti Kita dan diikuti
dengan ucapan Ketua Pengarah Majlis serta ucapan
Tetamu Kehormat VIP ,EN.Ishak Bin Abdul Rahman,
Timbalan Pengetua KKM.
- AJK Jamuan bersedia untuk menghidangkan jamuan
ringan pagi.
- Penyampaian cenderamata oleh AJK Cendetamata
dengan bantuan AJK Protokol untuk tetamu kehormat.
2100-2130 Acara ‘Food -AJK Program menjaga kelancaran perjalanan majlis
Presentation’ dan dengan meneruskan acara ‘Food Presentation’.
Persembahan Pembukaan -‘Food Presentation’ dipersembahkan dengan
Majlis. mendatang hidangan sebagai simbol kehormatan
pembukaan jamuan makan malam kepada tetamu
kehormat. AJK Jamuan menjaga kelancaran jamuan.
-Tarian kebudayaan dipersembahkan sebagai tanda
pembukaan majlis atau yang lebih dikenali sebagai
“tarian vilaku”.

2130-2230 Acara “Sesi Informal” - AJK Program menjaga dan mengawal kelancaran
perjalanan program.
-Salah seorang AJK Persembahan dijadikan pengacara
majlis dalam sesi informal.
-Juri pertandingan juga bersedia untuk menilai para
peserta yang bakal dianugerahkan “Raja dan Ratu”
 pada malam tersebut.

2230-2300 Menyediakan pentas -Pelbagai persembahan menarik dipersembahkan untuk

untuk persembahan menghiburkan lagi hati penonton.
menarik. -Setiap persembahan yang diaturkan merupakan segala
usaha dan penglibatan ahli KMI dan mahasiswa UM.
-AJK Protokol bersedia untuk mengiringi para VIP.
-Pengacara Majlis juga bersedia untuk mengumumkan
ketibaan VIP.
2300-2330 Penyampaian hadiah dan - AJK Protokol mengiringi para tetamu VIP.
cenderamata -AJK Protokol bersedia untuk mengiringi para VIP.
- AJK Cenderamata bersama-sama AJK Protokol
menggerakkan sesi penyampaian hadiah dan
cenderamata.
- Pengacara Majlis menjemput VIP bagi memberi
hadiah kepada pemenang.
-Anugerah ‘Raja’ pada malam tersebut dianugerahkan
kepada Saudara Muhammad Azamuddin Bin Mohd Ali
-Anugerah ‘Ratu’ pula dianugerahkan kepada
Saudari Leow Gaen Bein
2330 Majlis bersurai -Pengacara Majlis mengucapkan terima kasih kepada
para hadirin.
- Diikuti dengan post-mortem.

LAPORAN SEKRETARIAT PROTOKOL

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROTOKOL

BIL NAMA NO. MATRIK

1. THIVIYAH A/P CHANDRA A140134

SEGARAN (KETUA)

2 SARANIA A/P SINATAMBY A146491

3 ADELIN SHOBA A146865

4 SAVEENA A/P PRABAKARAN A146457

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula pada awal pertengahan bulan Oktober sehingga pertengahan bulan November:

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

 Pengurusan bahagian surat jemputan

- Thiviyah A/P Chandra Segaran

 Pengurusan bahagian teks ucapan

- Sarania A/P Sinatambi

 Mengatur kedudukan dan tugas ahli-ahli protokol sepanjang majlis

berlangsung.
- Thiviyah A/P Chandra Segaran

 Menyediakan teks pengacara majlis.

- Preeya A/P Singaravelu
-Sarania A/P Sinatamby

2. Pembahagian tugas dilakukan agar segala perancangan dalam gerak kerja program
dilakukan dengan lancar. Bahagian surat jemputan telah menyediakan surat jemputan kepada
kepada Timbalan Pengetua KKM, Felo, dan juga kepada ahli MEP. Bahagian teks ucapan
telah menyediakan teks ucapan untuk perasmi pembukaan program Majlis Rumah Terbuka
Deepavali, perasmi penutupan majlis , dan teks ucapan pengacara majlis .

4. Pihak protokol juga diberi tugas untuk menghubungi tetamu majlis melalui nombor telefon
yang telah diberikan untuk menghubunginya dan untuk mendapatkan pengesahan kehadiran
VIP dan tetamu pada hari majlis berlangsung.

5. Pihak protokol juga bertanggungjawab dalam mengatur dari segi protokol dalam sesuatu
majlis sepanjang majlis berlangsung dari segi pengacara majlis, mengiringi VIP, pemberian
cenderamata dan lain-lain untuk memastikan kelancaran majlis berlangsung serta memastikan
majlis mengikut protokol yang betul.
6. Teks pengacara majlis juga disediakan oleh pihak protokol serta dibantu oleh pasangan
pengacara majlis untuk membuat teks ucapan dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Tamil. Dua
ahli protokol juga telah ditugaskan menjadi pengacara majlis sepanjang majlis berlansung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil Tugasan Tindakan

 Setiap ahli menunggu untuk menyambut

1. (SABTU/ 23 NOVEMBER 2013) kedatangan VIP dan tetamu.
 Setiap ahli akan mengiringi VIP masuk ke
dalam Bilik Bankuasi.
 Setiap ahli juga akan menjemput VIP untuk
Setiap ahli sekretariat mengambil
makan dan mengiringi VIP sehingga ke meja
tempat masing-masing bagi
makan.
menjalankan tugas
 Selain itu, sekretariat ini juga dibantu oleh
sekretariat lain iaitu sekretariat program,
cenderamata dan tugas-tugas khas.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil Masalah Tindakan/ Cadangan

1. Cenderamata diberikan kepada tetamu kehormat
agak lewat daripada masa yang ditetapkan.
4. Bilangan ahli Protokol yang tidak mengcukupi
 Perlu mencari ramai AJK yang
boleh sebelum merancang sesuatu
aktiviti.
 Dibantu oleh ahli-ahli sekretariat
yang lain yang sudah selesai
pekerjaannya.

LAPORAN SEKRETARIAT JAMUAN

SENARAI AHLI SEKRETARIAT JAMUAN

BIL NAMA NO MATRIK

1. GOWRI A/P VEERAPAN (KETUA) A142340

2. UMA A/P ARUMUGAM A146534

3. CINTHU A/P SELVARAO A143341

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula pada pertengahan bulan Oktober hingga pertengahan bulan November :

1. Setiap ahli dalam sekretariat jamuan telah membuat tinjauan awal ke atas beberapa
kedai-kedai yang menyediakan perkhidmatan katering untuk sebarang majlis. Tinjauan
awal dibuat di kafeteria kolej-kolej UKM dan juga kedai-kedai di sekitar Bangi.
Perbincangan mengenai harga dan jenis makanan dijalankan ke atas beberapa kedai tersebut.

2. Sekretariat jamuan dengan persetujuan ketua program (Gowri A/P Veerapan) telah
memilih catering di cafeteria KKM sebagai pembekal makanan untuk majlis makan malam
yang berlansung.

3. Dua ahli bagi mewakili sekretariat jamuan telah bertemu dan berbincang dengan
pihak cafeteria mengenai harga dan makanan yang boleh disediakan pada hari majlis
berlangsung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1 SABTU (23 NOVEMBER  Kawasan Bilik Bankuasi dikawal dan dipantau

2013) kebersihannya oleh setiap ahli eksekutif jamuan
bermula jam 7:00 malam sebelum majlis bermula.
 Makan malam ( 7:30 malam): makanan tiba satu jam
lebih awal sebelum waktu hidangan malam. Bagi para
VIP,Food Presentation’ dipersembahkan dengan
mendatang hidangan sebagai simbol kehormatan
pembukaan jamuan makan malam kepada tetamu

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN
Bil. Masalah
1 Makanan tengah hari pada hari
tersebut tiba 30 minit lambat
seperti yang dijanjikan..
kehormat. AJK Jamuan menjaga kelancaran jamuan.

*Pembersihan kawasan jamuan dikawal dan dipantau
pada setiap masa.
Tindakan/Cadangan
 Ahli jamuan perlu menelefon pihak katering 45 minit
sebelum tempoh tamat majlis untuk mengingati waktu
hidangan makan catering.
 Ahli jamuan meminta AJK program untuk
menyediakan aktiviti untuk para hadirin untuk
melengahkan sedikit masa.
 Apabila makanan tiba 30minit sebelum waktu
hidangan, kesemua ahli jamuan bertungkus-lumus
menyediakan semua makanan dengan menolong pihak
katering mengangkat bekas-bekas makanan untuk
mempercepatkan waktu persediaan makanan.
 LAPORAN SEKRETARIAT TUGAS-TUGAS KHAS

SENARAI NAMA AHLI SEKRETARIAT TUGAS-TUGAS KHAS

BIL NAMA NO MATRIK

1. JAYAKUMAR A/L ARJUNAN(KETUA) A134091
2. HEPZHIBAH RUTH A/P KUNASEKAR A134573
PALVRAS
3. HEMAH A/P SELVARAJAN A132975
4 PREEYA A/P SINGARAVELU A146444
5 PREMESANGGETHA A/P TAMIL SELVAN A146494

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Oktober sehingga pertengahan November2013 :

1. Setiap ahli telah diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja :

Pengurusan bahagian tugas-tugas khas:

 Jayakumar A/L Arjunan

2. Pembahagian tugasan ini memudahkan perjalanan dan membantu melicinkan majlis

disediakan bagi menyediakan barang-barang yang penting dan menjadi keperluan sepanjang
berlangsungnya program.
3. Bahagian tugas-tugas khas telah memastikan bahawa setiap yang dilakukan oleh setiap
bahagian berjalan dengan lancar dan memberikan bantuan untuk setiap tugas berat seperti
memasang barangan kelengkapan dan mengangkat alatan.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu (23 November 2013)
Setiap ahli sekretariat mengambil tempat
masing-masing untuk menjalankan tugas.
 Setiap ahli tugas-tugas khas diminta
untuk menghadirkan diri lebih awal
dalam membantu persiapan sebelum
bermulanya acara pada malam
tersebut.
 Dua orang ahli tugas-tugas khas
ditugaskan berada di pintu masuk dan
pintu keluar untuk sentiasa memantau
kegiatan keluar dan masuk para
hadirin.
 Setiap ahli tugas-tugas khas diminta
supaya sentiasa peka terhadap keadaan
sekeliling dan diberikan walkie-talkie
untuk sentiasa berhubung.
 Membantu dalam persiapan
sekretariat-sekretariat lain supaya
tidak berlakunya sebarang masalah
dalam menjalankan tugas masing-
masing.

MASALAH YANG DIHADAPAI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil Masalah Cadangan

1. Tiada masalah dikesan di kalangan AJK Tugas-Tugas Diharap program akan datang
Khas.Semua ahli berjaya memberikan komitmen yang dijalankan dengan lebih lancar.
sepenuhya dalam menjayakan majlis ini.

LAPORAN SEKRETARIAT PERSEMBAHAN DAN GIMIK

SENARAI NAMA AHLI SEKRETARIAT GIMIK DAN PERSEMBAHAN

Bil. Nama No. Matrik

1. REVATHY A/P MARATHAMUTHU A142246

(KETUA)
2. PAVITHRA SHARMA A/L RAGAWAN A144070

3 KAVINNAA A/P UNNI KRISHNAN A143153

4 DIVYAMALAR A/P LENGATHARAN A144063

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Persiapan bermula dari pertengahan Oktber hingga pertengahan Disember

1. Membuat survey dengan mencari band atau kugiran yang sesuai, lapang dan memberikan
harga berpatutan untuk persembahan selingan.
2. Memikirkan tentang gimik pembukaan dan gimik penutupan.
3. Memberikan sebut harga dan bajet yang diperlukan untuk alatan yang diperlukan untuk
penari.

GERAK KERJA SEKREATRIAT PADA HARI KEJADIAN

BIL TUGASAN TINDAKAN

1 SABTU (15 DISEMBER 2012)
Setiap ahli mengambil tempat masing-masing
untuk menjalankan tugas.
 Bagi acara pembukaan, seorang
ahli sekretariat bertanggungjawab
mengendalikan penari yang akan
menari untuk persembahan
pembukaan. Seorang lagi ahli
sekretariat membantu Sekretariat
Sijil dan Cenderamata untuk
mengendalikan bahagian hadiah.
 Untuk persembahan selingan, ahli

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN
BIL MASALAH
1 Tiada masalah dikesan di kalangan ahli
Sekretariat Gimik dan Persembahan .Kesemua
ahli Berjaya memberikan kesungguhan dan
komitmen yang baik dalam menjayakan majlis
ini.
sekretariat menjemput penari dari
Universiti Malaya untuk
mengadakan persembahan. Seorang
ahli ditugaskan mengendalikan
kebajikan penari-penari manakala
seorang lagi ditugaskan untuk
mengendalikan peralatan yang akan
digunakan oleh ahli penari.
CADANGAN
 Berharap agar komitmen dan
kesungguhan daripada kesemua
ahli berkekalan untuk menjayakan
program dan majlis akan datang.
 LAPORAN SEKRETARIAT SIJIL DAN CENDERAMATA

SENARAI AHLI SEKRETARIAT SIJIL DAN CENDERAMATA

BIL NAMA NO. MATRIK

1. KANAGAVALLI A/P A139903
KRISHNAMOORTHY (KETUA)
2 LOVINA A/P YOGARAJAN A142342

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula pada pertengahan Oktobersehingga pertengahan bulan November:

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

 Pengurusan bahagian sijil

-Lovina A/P Yogarajan
Pengurusan bahagian cenderamata
- Kanagavalli A/P Krishnamoorthy

2. Pembahagian tugas dilakukan agar segala perancangan dalam gerak kerja program dapat
dilakukan dengan lancar.. Bahagian sijil pula diperuntukkan untuk menyediakan sijil bagi
ahli jawatankuasa majlis. Sementara, bahagian cenderamata pula menguruskan hal-hal
berkaitan cenderamata seperti penyediaan hadiah dan saguhati kepada serta tetamu khas.

3. Bahagian tajaan telah menyediakan keperluan seperti berikut:

- Tajaan JPPEL: Wang tunai sebanyak RM 1500-

4. Bahagian sijil:

- Bahagian sijil telah menyediakan senarai nama pelajar yang menjadi penganjur dan peserta
program. Nama-nama tersebut telah diminta untuk disemak sekiranya terdapat sebarang
masalah dalam ejaan dan para pelajar diminta menulis nombor kad pengenalan masing-
masing. Kemudian, bahagian sijil telah mencetak sijil-sijil mengikut draf sijil yang telah
disemak.

5. Bahagian cenderamata:
- Bahagian cenderamata telah menyusun semua cenderamata yang akan diberikan kepada
tetamu kehormat. Peralatan lain juga disediakan seperti riben, gunting, pita pelekat, dulang
hadiah, dan meja hadiah. Bahagian cenderamata turut mendapat bantuan tajaan daripada
individu perseorangan berupa plak .

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bil Tugasan Tindakan

 Setiap ahli menyusun dengan kemas semua

1. (SABTU/ 23 NOVEMBER 2013)
cenderahati yang akan diberikan kepada
penceramah serta perasmi majlis.
Setiap ahli sekretariat mengambil
 Setiap ahli akan bergilir-gilir membantu
tempat masing-masing bagi
menyediakan cenderahati di atas pentas.
menjalankan tugas  Selain itu, sekretariat ini juga membantu
sekretariat lain ketika Anugerah “Raja dan Ratu”
malam majlis.

LAPORAN SEKRETARIAT TEKNIKAL

SENARAI AHLI SEKRETARIAT TEKNIKAL

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. DINESS A/L A144277
SANMUTHAM(KETUA)
2. THANESH A/L VADIWIL A146006
 GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula hujung bulan Oktober sehingga pertengahan bulan Disember :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

1.1 Menyenaraikan dan menguruskan peralatan teknikal yang diperlukan

sepanjang majlis.
1.2 Menyediakan peralatan audio, lampu dan sebagainya.
1.3 Menulis surat permohonon untuk perminjaman peralatan teknikal seperti
walkie-talkie dari pihak berkenaan.
1.4 Memohon lokasi yang sesuai untuk dijadikan tempat majlis.
1.5 Menyediakan pelan untuk pemasangan peralatan teknikal.
1.6 Menyediakan pelan tindakan post .
1.7 Membuat belanjawan post.
1.8 Memohon bahan perhiasan seperti pasu bunga dan papan notis dari pihak
berkenaan.

2. Pembahagian tugasan ini bertujuan untuk memudahkan dan melicinkan perjalanan

program.Persiapan perlu dijalankan semalam sebelum hari program untuk
memastikan kesemua peralatan teknikal yang ditempah telah sampai supaya dapat
disusunkan dan diperiksa.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bi Tugasan Tindakan
l.
1. SABTU (23 NOVEMBER 2013)
Setiapahlisekretariatmenjalankantu
 Menjagakeselamatanperalatanteknikal
gasmasing-masing
 Memastikanperalatanteknikalberfungsisepa
njangmajilis
 Menggantikanperalatanteknikal yang
tidakberfungsi
 MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1. Masalah teknikal -Perlu mantapkan sistem siaraya dengan mencari ramai ajk di bawah
semasa majlis makan post teknikal
malam berlansung.

MINIT MESYUARAT RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 1

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 8 Oktober 2013 (Selasa)

Tempat : Bilik Kelab Mahasiswa India

Masa : 8.15 p.m – 10.00 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1 Ucapan alu – aluan dari Pengerusi KMI

 Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Mahasiswa India Pengerusi
kerana sudi menghadirkan diri ke mesyuarat.
 Pengerusi memperkenalkan Ketua Pengarah,Saudari Varata Meera
bagi Majlis Rumah Terbuka Deepavali yang akan berlangsung tidak
lama lagi.
2 2.1 Ketua Pengarah (KP)

 Penjelasan dan pembahagian tugas kerja setiap sekretariat.

- Ketua Pengarah membacakan senarai nama ahli yang terlibat dalam

jawatankuasa majlis.

 Penjelasan secara umum mengenai tentatif Majlis Rumah Terbuka

Deepavali yang lepas .

 Kertas kerja
- KP akan menyiapkannya pada minggu tersebut dan akan
dimaklumkan sebaik sahaja ia sudah siap.

 Cadangan tarikh program :

-23 November 2013(berkemungkinan besar akan diadakan seperti yang

tertera)

-Sebarang perubahan akan dimaklumkan dalam mesyuarat akan datang.

Perjumpaan

- Akan dilakukan sekali seminggu bersama Pengarah dan bersama

AJK mengikut keperluan.

- KP harap AJK beri kerjasama kepada Pengarah.

Tajaan
 -KP meminta jasa baik semua ahli untuk memberi sumbangan bagi
menjayakan majlis ini.

-Sebahagian besar ahli bersetuju untuk memberi sumbangan

makanan pada malam tersebut.

3 Penangguhan Majlis

Majlis tamat tepat pada pukul 10.00 malam. Mesyuarat seterusnya akan
dimaklumkan kemudian.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,
Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali
Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 2

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 15 Oktober 2012 (Rabu)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 08.15 p.m – 09.30 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi.

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Mahasiswa India Pengerusi
(KMI) kerana sudi menghadirkan diri ke mesyuarat.

•Agenda yang dibincangkan :

-Perbincangan perjalanan program dengan semua Pengarah

2. 2.1 Ketua Pengarah (KP)

-Dimaklumkan bahawa tiada perubahan tarikh majlis seperti

mana yang dikemukakan dalam mesyuarat lepas.

-KP membuat kepastian ahli-ahli yang sudi memberi sumbangan

makanan pada malam tersebut.

- Perlu berbincang dengan semua ketua eksekutif post untuk

memastikan perjalanan program teratur kerana ia memerlukan
kerjasama dan pandangan semua AJK

2.2 Pengarah Sekretariat Lain

Ketua Eksekutif Program

-Pakaian seragam ahli pada malam majlis dicadangkan untuk

memakai baju tradisi

Ketua Eksekutif TTK

-Tema Majlis Makan Malam Deepavali akan ditetapkan dengan

secepat mungkin daripada 5 pilihan tema setelah habis
berbincang dengan ahli
Ketua Eksekutif Teknikal

-Mencadangkan untuk membuat persembahan video pada malam

majlis.

Ketua Eksekutif Jamuan

-Harga dan menu makanan setiap kepala akan dimaklumkan

dengan secepat mungkin selepas meneliti daripada pelbagai
katering makanan.

Ketua Eksekutif Persembahan

-Mencadangkan untuk mengadakan persembahan daripada ahli

tahun 1 dan tahun 2.

-Bilangan persembahan akan dimaklumkan dalam mesyuarat

seterusnya.

Penangguhan Majlis

Majlis tamat tepat pada pukul 9.30 malam. Mesyuarat seterusnya

akan dimaklumkan kemudian.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,

Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali

Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT RUMAH TERBUKA MALAM DEEPAVALI 3

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 29 Oktober 2013 (Selasa)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 08.30 p.m – 9.30. p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Pengerusi

Mahasiswa India kerana sudi menghadirkan diri ke
mesyuarat.

2. 2.1 Ketua Pengarah

-Menanyakan perkembangan tugas yang telah Pengerusi

diagihkan untuk mengetahui progress majlis kepada
setiap AJK.

Timbalan Ketua Pengarah

-Mencadangkan persembahan dari luar dengan

menjemput mahasiswa dari Universiti Malaya untuk
memberikan persembahan.

AJK Tugas-Tugas Khas

-Mengumumkan tema Majlis Rumah Terbuka

Deepavali.

-Tema “DEEPASWARANGAL”

AJK Persembahan

-Sebanyak 6 persembahan akan diadakan hasil

gabungan daripada ahli tahun 1 dan tahun 2.

AJK Jamuan

-Anggaran harga hidangan makanan setiap kepala

adalah dari RM 9.00 hingga RM10.00.

-Akan dimaklumkan harga yang lebih berpatutan

 selepas berbincang dengan lebih terperinci.

3. Penangguhan Majlis

- Majlis tamat pada 09.20 malam.Mesyuarat

seterusnya akan dimaklumkan kemudian.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha Ketua Pengarah,

Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali

Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

 MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 4

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 7 November 2012 (Rabu)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 08.15 p.m – 09.45 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran

BIL Perkara Tindakan

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Mahasiswa

India kerana sudi menghadirkan diri ke mesyuarat.

2. 2.1 Ketua Pengarah

-Dimaklumkan bahawa JPPel telah member kelulusan untuk

menjalankan majlis ini.
-JPPel akan memberikan sumbangan sebanyak RM 1500.
-Anggaran sebanyak 100 orang yang mengikuti majlis ini.

Pengarah

2.2 Sekretariat Program

-Pembacaan tentatif oleh Ketua Eksekutif Program

-Raptai akan diadakan pada hari Jumaat,22 November 2013

2.3 Sekretariat Protokol

-Dalam usaha untuk menyediakan teks ucapan pengacara

majlis.

2.4 Sekretariat TTK

-Dimaklumkan bahawa kain dan alatan diperlukan untuk

pelaksanaan menghias pentas(backdrop).

-AJK TTK akan membantu untuk melukis kollam,gantungan

pisang dan penyediaan backdrop.
 2.5 Sekretariat Jamuan

-Sudah menjumpai katerer yang boleh memberikan harga

yang paling murah untuk sehari iaitu RM 9 seorang .
-Bajet : RM 9.00 x 100orang = RM 900

-Menu :
a)Nasi minyak
b)Ayam masak merah
c)Sweet and sour fish
d)Acar timun
e)Kuah Kurma
f)Papadam
g)Air Sirap

-Mencadangkan untuk mengadakan persembahan kecil

“Food Presentation” sebelum memulakan jamuan.

- Food Presentation’ dipersembahkan dengan mendatang

hidangan sebagai simbol kehormatan pembukaan jamuan
makan malam kepada tetamu kehormat.

2.6 Sekretariat Teknikal

-Meminta semua AJK Majlis Rumah Terbuka Deepavali
untuk memuat naik gambar masing-masing melalui laman
social,Facebook untuk persembahan slide powerpoint.

3. Penangguhan Majlis Pengerusi

- Majlis tamat pada 09.20 malam.Mesyuarat seterusnya akan

dimaklumkan kemudian.
Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,
Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali
Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 5

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 18 November 2012 (Isnin)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 8.30 p.m – 09.30 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL Perkara Tindakan

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab

Mahasiswa India kerana sudi menghadirkan diri ke
 mesyuarat.

2. 2.1 Ketua Pengarah

-Meminta semua AJK untuk memberitahu Pengerusi

perkembangan tugas masing-masing.

2.2 Sekretariat Program

-Mengedarkan tentatif terbaru dengan sedikit perubahan
berkenaan dengan masa .
.

2.3 Sekretariat Protokol

- Mengumumkan perasmi pembukaan majlis ialah
Timbalan Pengetua KKM.
-Sudah sediakan surat jemputan dan telah diserahkan
kepada KP untuk diperiksa.

-Sudah menyediakan teks Pengacara Majlis.

- Sekretariat Protokol perlu menjemput mereka semasa
hari kejadian..
-Perlu mempunyai pelan sokongan untuk majlis
sekiranya pelan asal gagal.
-Perlu mengeluarkan surat jemputan awal supaya tidak
terlewat memaklumkan para jemputan.

2.4 Sekretariat Jamuan

-Menu yang sama seperti yang telah dinyatakan sebelum
ini
-Makanan haruslah dihidangkan secara buffet kepada
peserta dan bukannya bungkus.

2.5 Sekretariat Teknikal

 -Peralatan keperluan sekretariat perlu sudah sampai
pada petang Jumaat,23 November 2013
-Minta mohon semula peralatan.
-Minta mereka berkhidmat untuk memasang dan
mengemas peralatan teknikal.

2.6 Sekretariat Persembahan

-Dimaklumkan bahawa terdapat persembahan formal
dan informal.
-Saudari Preeya dan Saudari Sarania akan mengerakkan
sesi formal majlis.
-Saudari Revathy dan Saudara Parasuraman akan
mengerakkan sesi informal majlis.
-Telah mendapat kepastian daripada wakil UM untuk
memberikan persembahan’stand-up comedy’.

2.7 Sekretariat Pemasaran

- Minggu ini akan dapat pengesahan mengenai
permohonan mohon sumbangan.
-Sumbangan yang telah berjaya didapatkan berupa kain
untuk penyediaan backdrop
dan ‘kuthuvilaku’bagi acara perasmian daripada
Kaviinnaa a/p Unni Krishnan

3. Penangguhan Majlis

Majlis tamat pada pukul 9.30 malam.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN
Setiausaha, Ketua Pengarah,
Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali
Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 6

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 19 Disember 2012 (Selasa)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 8.45 p.m – 9.15 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab

Mahasiswa India kerana sudi menghadirkan diri ke
mesyuarat.

2. 2.1 Ketua Pengarah

 Persediaan menjelang hari kejadian

- AJK diminta tiba di Bilik Bankuasi pada jam

7.00 malam semasa hari kejadian.

2.1 Sekretariat Program

-Tentatif telah dimuktamadkan dan sudah dibacakan

kepada semua AJK..
.

2.2 Sekretariat Teknikal

-Sudah mendapatkan enam walkie-talkie

-Masih ada ahli yang tidak memuat naik gambar di
Facebook.
-Ahli yang mengambil bahagian dalam persembahan
diminta untuk menyerahkan bahan persembahan
untuk dimainkan pada malam majlis dengan secepat
mungkin.

3. Penangguhan Majlis

- Majlis tamat pada 09.15 malam.Mesyuarat

seterusnya akan dimaklumkan kemudian.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,

Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali

Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 7

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 20 Disember 2012 (Rabu)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 8.45 p.m – 9.10 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab

Mahasiswa India kerana sudi menghadirkan diri ke
mesyuarat.

2. 2.1 Ketua Pengarah

-Semua AJK diingatkan sekali lagi untuk berada di

 Bilik Bankuasi tepat pada pukul 7 malam untuk
persediaan majlis.

Ketua Eksekutif TTK

-Mengesahkan jenis barang yang akan digunakan
untuk melukis kollam.
-Diberi 2 cadangan barangan iaitu:
-Menggunakan beras hancur
-Menggunakan kelapa parut

Ketua Eksekutif Protokol

-Melantik Saudara Jayakumar sebagai pengacara
majlis tambahan sekiranya terdapat masalah teknikal
berlaku.

3. Penangguhan Majlis

- Majlis tamat pada 09.10 malam.Mesyuarat

seterusnya akan dimaklumkan kemudian.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,

Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali

Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

 MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 8

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 21 Disember 2012 (Khamis)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 8.45 p.m – 9.05 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab

Mahasiswa India kerana sudi menghadirkan diri ke
mesyuarat.

2. 2.1 Ketua Pengarah

-Mengharapkan komitmen dan kesungguhan yang

lebih pada malam majlis tersebut.
 Ketua Eksekutif TTK
-Mengesahkan jenis barang yang akan digunakan
pada malam tersebut.
-Mendapat persetujuan ramai untuk melukis kollam
menggunakan kelapa parut.
-Kelebihan menggunakan kelapa parut adalah dapat
mengurangkan kos secara langsung berbanding beras
hancur.
-Aktiviti mewarnakan kelapa parut menggunakan
pewarna akan dilaksanakan pada malam ini sebaik
sahaja mesyuarat tamat.
-Aktiviti melukis kollam akan dilaksanakan pada
keesokan pagi.
-Meminta jasa baik ahli-ahli untuk membantu dalam
proses melukis kollam.

Ketua Eksekutif Persembahan

-Mendapatkan kepastian ahli yang terlibat dalam
Tarian Pembukaan Majlis.
3. Penangguhan Majlis

- Majlis tamat pada 09.05 malam.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,

Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali
Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014