Professional Documents
Culture Documents
“Administración Documental”.
Curso.
Presentado a:
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar
paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor
rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una
sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.
EVIDENCIA 3.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje un documentos de diferente contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
1)CARTA
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
ENTRADA
Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes
el número de registro
la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
SALIDA
2) CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene
una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el
visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
4)FACTURA
5)DERECHO DE PETICIÓN
6). MEMORANDO
8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso
solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el
memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el
usuario que realiza la radicación)
10. El sistema despliega una pantalla con la confirmación del número de radicación
de la Resolución. Esta numeración tiene la misma estructura y su secuencia se
maneja de la misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un
consecutivo único para el nivel central y uno para cada una de las territoriales, pero
en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen número de identificación
raya cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3) = 2005 524 000001 3, 2005
800 000002 3, 2005 400 000003 3, 2005 600 000004 3, 2005 100 000005 3, etc...)
11. Hacer click sobre el botón "CERRAR VENTANA".
16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo
18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del
destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control, dando
cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes
directivos encargados de regular la función archivística del país.
Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la
Consulta” del capitulo V, Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento
general de archivos.
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
https://www.enelchile.cl/content/dam/enel-
cl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n%2
0de%20documentos%20tributarios.pdf
http://recedocumen63623.blogspot.com.co/