FECHA: SEPTIEMBRE

PROCESO: REGISTROS PUBLICOS 22 DE 2014.

VERSIÓN: ONCE
PROCEDIMIENTO:
Mutaciones y Cancelaciones PAG. 1 de 6

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para las Mutaciones y Cancelaciones a la Matrícula

Mercantil en la Cámara de Comercio de Neiva.

2. ALCANCE: Aplica para todas las solicitudes de Mutación y Cancelación de la Matrícula

Mercantil que sean presentadas ante la Cámara de Comercio de Neiva.

3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3.1 Mutación: El comerciante podrá en cualquier momento realizar modificaciones contenidas

en el formulario de Matrícula o de Renovación mediante comunicación dirigida a la Cámara de
Comercio de Neiva con reconocimiento de firma y de contenido ante Juez o Notario o
presentada personalmente ante el Secretario Jurídico de la Entidad.

En los casos en que la modificación se relacione con la situación financiera del inscrito deberá
diligenciarse nuevo formulario que informe los datos financieros actualizados.

3.2 Cancelación: Una vez el matriculado, persona natural pierda su calidad de comerciante
debe comunicar tal circunstancia a la Cámara de Comercio a través de escrito reconocido ante
Juez o Notario o presentado personalmente ante el Secretario Jurídico de la Cámara de
Comercio, solicitando la cancelación de su matrícula así como la de sus establecimientos de
comercio. La cancelación procederá siempre y cuando el comerciante se encuentre al día en el
pago de la renovación de su Matrícula Mercantil y no recaiga sobre los establecimientos de
comercio órdenes de embargo.

En el evento de solicitar la cancelación del establecimiento de comercio y continuar matriculado

el comerciante, debe indicar con cuál actividad mercantil continúa para efectos de la
certificación.

La cancelación de la matrícula de sociedades, empresas asociativas de trabajo y empresas

unipersonales solo procederá con la inscripción del documento de liquidación.

4. RESPONSABILIDADES

El responsable de los actos de inscripción de las Mutaciones y Cancelaciones será el abogado

que autorice con su firma tales inscripciones, previamente autorizado por el Secretario Jurídico
o el Presidente de la Cámara de Comercio.

El Director del Departamento Jurídico será el responsable de todos los actos administrativos
expedidos por la entidad de acuerdo a sus funciones registrales como Secretario Jurídico de la
Cámara de Comercio de Neiva.
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5. FLUJOGRAMA
INICIO

1. INFORMAR SOBRE LOS SERVICIOS

2. RECIBIR SOLICITUD.

NO

¿CUMPLE LOS 3. CORREGIR

REQUISITOS? SOLICITUD

SI

4. LIQUIDAR Y RECAUDAR

5. INSCRIBIR Y DIGITAR CAMBIOS. .

6. RECIBIR DOCUMENTOS PARA SU

DIGITALIZACIÓN.

7. ESCANEAR Y DIGITALIZAR

8. ARCHIVAR

FIN

6. PROCEDIMIENTO
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO

Auxiliar
1. Informar sobre los El usuario debe solicitar el turno en el punto destinado Base de datos –
Administrativo –
servicios. para tal fin y esperar para ser atendido. digiturno.
informador.
En caja se recibe el documento de solicitud de la mutación Documento de
o cancelación, se verifica en el SIREP que el comerciante solicitud de
se encuentre matriculado y que el documento esté mutación ó
reconocido por el comerciante ante juez o Notario o en su cambios en el
defecto sea presentado personalmente ante el secretario registro
Jurídico de la Cámara de Comercio. mercantil.

Se solicita la Cédula de Ciudadanía de la cual se deja Documento de

evidencia (fotocopia, foto etc) y se consulta en la página cancelación.
web de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el Auxiliar
estado de la Cédula de Ciudadanía y se verifica que esté Administrativo -
2. Recibir solicitud
vigente, se imprime el “Certificado de Estado de Cédula de Caja Fotocopia de
Ciudadanía”; en el caso que el certificado de estado se Cédula de
encuentre con alguna restricción, se le comunica al cliente Ciudadanía.
y en este caso no procede el trámite de mutación o Certificado de
cancelación Estado de
Cédula de
Si la matricula se encuentra en estado inactivo, debe ser el Ciudadanía.
titular quien haga la respectiva activación.

Cuando se realiza Reliquidación de activos, se debe

generar un cobro adicional al libro 15 por mutación.
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En caso de cancelación se debe verificar que la matrícula

no tenga registros de medidas cautelares de embargo o
prohibición de enajenación de bienes, así mismo verificar
que se encuentre al día en el pago de la renovación de la
matrícula. La solicitud debe estar reconocida ante notario o
juez o en su defecto presentarla personalmente ante la
Cámara de comercio.

Cuando se modifica o cambia la enseña comercial del

establecimiento de comercio, se realiza el control de
homonimia a nivel local y nacional. En caso de encontrarse
que el cambio corresponde a un nombre muy similar de Formato de
una empresa ya registrada, se le solicita al usuario Advertencia de
diligenciar el formato de Advertencia de Nombres Similares Nombres
de Empresas y si es idéntico no procede el registro. Similares de
Empresas.
Si no cumple con los requisitos se informa al usuario y se
devuelve para su corrección.

Para el caso de cancelaciones de Sociedades

Comerciales, EAT, Agencias, Sucursales, Soc. Agrarias de
Transformación, ESAL, Personas Fallecidas y Traslados
de Domicilio, se debe seguir el procedimiento de
Inscripción de documentos y deposito de estados
financieros.
El comerciante corrige la solicitud y entrega de nuevo los
3. Corregir Solicitud Usuario
documentos en las cajas. (Se debe remitir a la actividad 1).
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Se procede a liquidar los derechos de Cámara de

Comercio por concepto de la Cancelación o Mutación de la
matricula, se informa al usuario el valor, se recibe el dinero
Auxiliar
y se genera el recibo de caja. El recibo original se entrega
4. Liquidar y Recaudar Administrativo - Recibo de pago
al usuario, la copia se anexa a la solicitud de cancelación o
Ventanilla.
mutación de la matricula. Se radica el documento
colocándole un sello, con el valor cancelado, la fecha, hora
y nombre de quien recibe.
Se procede a través del SIREP a escoger el acto del libro
XV correspondiente a la cancelación o mutación de la
matrícula de la persona y/o establecimiento de comercio y Auxiliar
5. Inscribir y digitar
se genera automáticamente el número de inscripción de Administrativo -
cambios.
forma consecutiva. Caja.
Una vez inscrita la Mutación en el SIREP, se digita el
cambio respectivo.
El Auxiliar Administrativo Archivo físico recibirá diariamente
los documentos de caja para realizar su escaneo y
digitalización.
Auxiliar
Formato de
6. Recibir documentos para Seccional y Sedes: Los auxiliares administrativos Administrativo –
Asignación Libro
su digitalización. encargados de escanear y digitalizar los documentos Archivo físico
y Caja.
realizan la depuración de los documentos; el Auxiliar Archivo virtual
Administrativo-Archivo Virtual, les asignará número de
Caja y Libro de archivo para su respectivo almacenamiento
en el servidor de imágenes.
7. Escanear digitalizar Se escanea y digitaliza el documento, se almacena en el Auxiliar
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firmar y archivar servidor de imágenes del Docflow, se le coloca el sello y la Administrativo –

firma virtual del secretario jurídico y se archiva en el Archivo físico
sistema.
El encargado de archivo físico, inserta los documentos en
el libro respectivo para su archivo final. Cuando en la Auxiliar
Seccional o Sedes se llene este libro físico lo enviarán a Administrativo –
8. Archivar.
Neiva para su respectivo almacenamiento en el archivo Archivo Físico.
físico y procederán a solicitar otro número de libro.

6. REGISTROS
Base de datos – Digiturno.
Documento de solicitud de mutación ó cambios en el registro mercantil.
Documento de cancelación.
Fotocopia de Cédula de Ciudadanía.
Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía.
Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas.
Recibo de pago.
Formato de Asignación Libro y Caja.

7. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS
• Procedimiento de inscripción de documentos y depósito de estados financieros.

APROBÓ
REVISÓ
PRESIDENTE EJECUTIVO
DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO
Por Resolución No. 744 de septiembre 22 de 2014.