ACUERDO Nº 001

( año 2018 )

“POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTAN LOS PROCEDIMIENTOS, FORMALIDADES Y

GARANTÍAS PARA TODA CONTRATACIÓN CON LOS RECURSOS DEL FONDO DE
SERVICIOS EDUCATIVOS, CUYA CUANTÍA NO SUPERE LOS VEINTE (20) SALARIOS
MÍNIMOS MENSUALES LEGALES, EN LA INSTITUCION EDUCATIVA MUNICIPAL
INSTITUTO TÉCNICO INDUSTRIAL DE FACATATIVA”

El Consejo Directivo de la Institución Educativa Municipal Instituto Técnico Industrial

de Facatativá, en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el
artículo 13 de la Ley 715 de 2001, el Decreto 4807 de 20 de Diciembre de 2011, y el
Decreto 1082 de 2015.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, estableció que: “Procedimientos de

contratación de los Fondos de Servicios Educativos. Todos los actos y contratos que
tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de
los Fondos de servicios educativos a los que se refiere el artículo anterior, se harán
respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados
en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se
harán con el propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los
jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y
economía en el uso de los recursos públicos.

Es importante precisar que la Ley 715 de 2001 y el decreto reglamentario 4791 de

2008, regulan aspectos de la contratación de las Instituciones educativas en el sentido
de expresar que los contratos cuyo monto no supere los 20 smlmv, se regularan por
las normas que establezca el correspondiente Consejo Directivo de cada IE,
procedimiento que en todo caso debe respetar los principios de la Función
administrativa y de la contratación estatal. Por lo tanto, de entrada, hay que dejar muy
en claro que los contratos cuyo monto supere los 20 smlmv, debe aplicarse la
normatividad del estatuto de contratación estatal, Ley 80/93, Ley 1150/2007 y Decreto
1082 de 2015, bajo las modalidades de contratación de Mínima cuantía, selección
abreviada, en todas sus modalidades, concurso de méritos. Contratación directa y
licitación pública. En este sentido actos y contratos de cuantía superior a veinte (20)
salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal,
teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren.
El Gobierno Nacional podrá indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el
presente inciso será menor.
El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los
recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen
los reglamentos.

Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso de

este artículo, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo Directivo de cada
establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de
las necesidades del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben
cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree,
extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea
inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir, además,
que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya específica.
Habrá siempre información pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que
determine el reglamento. La omisión en los deberes de información será falta grave
disciplinaria para quien incurra en ella.
En ningún caso el distrito o municipio propietario del establecimiento responderá por
actos o contratos celebrados en contravención de los límites enunciados en las normas
que se refieren al Fondo; las obligaciones resultantes serán de cargo del rector o
director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubieren autorizado.
Ninguna otra norma de la Ley 80 de 1993 será aplicable a los actos y contratos de
cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de vincularse a
las cuentas de los Fondos”.

Que el Decreto 4791 de 2008, en el numeral 6 del artículo 5, ratificó como función de
los Consejos Directivos de las instituciones educativas, la reglamentación mediante
acuerdo de los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no
supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, con los recursos
de los Fondos de Servicios Educativos. Conforme a los principios de igualdad,
moralidad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 17 del Decreto 4791 de 2008, ordenó que la celebración de contratos a
que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con
estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública
(Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 0734 de 2012), cuando dichos contratos
superen la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Que el artículo 13 de la ley 1150 de 2007, señaló que las entidades estatales que por
disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su
actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función
administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la
Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al
régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación
estatal.
Esta norma reconoce la existencia de regímenes contractuales especiales, siendo el
caso de la contratación con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos una
excepción a la aplicación del estatuto contractual, cuando el monto no supere los
veinte (20) salarios mínimos mensuales legales, lo cual se sustenta en el precitado
artículo 13 de la Ley 715 de 2001 y el Decreto Reglamentario 4791 de 2008, lo que
conlleva a que le está permitido por mandato legal a los Consejos Directivos de las
Instituciones Educativas, reglamentar los procedimientos, formalidades y garantías
para la contratación con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, cuando no
se superen los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales.

Que la Institución educativa cuenta con una reglamentación sobre los procedimientos,
formalidades y garantías para contratar con los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos sin que se superen los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales.
Pero que se debe ajustar a los cambios del Salario mínimo 2018 y revisar según las
recomendaciones dadas por los organismos estatales de orden de control y
supervisión.

Que en merito de lo anteriormente expuesto:

ACUERDA:

ARTICULO 1º. El presente reglamento adoptado mediante acuerdo del Consejo

Directivo es revisado anualmente y actualizado en sus cuantías de acuerdo al
porcentaje de aumento del salario mínimo mensual legal vigente para el respectivo
año. El objetivo es ajustar a la normatividad los procedimientos, formalidades y
garantías para la contratación con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos,
que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, en la Institución
Educativa Municipal Instituto Técnico Industrial, los cuales deben sujetarse a los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, y estará sometida al régimen de incompatibilidades e inhabilidades
previstos legalmente para la contratación estatal.
ARTÍCULO 2º. Adoptar la siguiente tabla contractual para el año 2018, que se basa
en el salario mínimo vigente para la año 2018, cuyo valor es de $781.242 = el cual se
fija por Decreto del Ministerio del trabajo; para todos los procesos contractuales de la
Institución Educativa Municipal Instituto Técnico Industrial de Facatativá:

CUANTIA SMMLV 2018 MODALIDAD DE CONTRATACION

Inferior a Hasta 20 Especial del FSE
20 SMMLV $
 $15.624.840,00.

Mínima De 20 a De Contratación de Mínima Cuantía

28 $15.624.841,00.

$ 21.874.776.00.

Menor De 28 a De Selección Abreviada de Menor Cuantía,

280 $21.874.777.00 Concurso de Meritos o Contratación
Directa, dependiendo del objeto del
contrato.
$ 218.747.760.00

Mayor Mayor a De $ $ Licitación Pública, Selección Abreviada,

280 218.747.761.00 Concurso de Meritos o Contratación
= en adelante Directa, dependiendo del objeto del
contrato.

ARTICULO 3º. Es función del Rector (a) de la Institución Educativa como ordenador
del gasto, convocar a los miembros de la comunidad educativa al comenzar el año
escolar, para que presenten sus propuestas de adquisición y/o contratación de los
bienes y/o servicios de acuerdo a las necesidades priorizadas e incorporarlas en el plan
anual de compras, el cual debe ser aprobado por el Consejo Directivo de la Institución
en el marco de la promoción de la cultura del presupuesto participativo y teniendo
como objetivo fundamental el desarrollo del Proyecto Educativo Institucional.

ARTICULO 4º. En cumplimiento de los mandatos Constitucionales y legales, la

contratación en la Institución Educativa se adelantará con fundamento en los principios
de honestidad, moralidad, transparencia, igualdad, eficacia, economía, celeridad e
imparcialidad. En consecuencia, quienes participen en el proceso de contratación,
deben tener en cuenta que:

1. Los procesos contractuales son públicos.

2. Los trámites deben adelantarse con austeridad de tiempo, medios y gastos y no se

exigirán sellos, autenticaciones, reconocimiento de firmas, ni cualquier otra clase de
formalidad o requisito que no esté señalado en la Ley o en el presente Acuerdo.

3. Antes de iniciar el proceso de contratación, deben analizarse en forma integral los

proyectos, estudios y diseños que definen y caracterizan su objeto y obtenerse las
autorizaciones pertinentes, de acuerdo con las políticas determinadas por el Consejo
Directivo.
4. Para la contratación se debe seleccionar objetivamente la propuesta más favorable
para la Institución. Se evaluarán las diferentes propuestas, teniendo en cuenta las
especificaciones técnicas, las características particulares de los bienes o servicios, los
precios y las condiciones del mercado así como los estudios o análisis efectuados por la
Institución.

ARTICULO 5º. CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUYA CUANTÍA NO SUPERE

LOS Diez (10) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES: $ 7.812.420=

El (a) Rector (a) contratará los bienes y/o servicios necesarios para el correcto
funcionamiento de la institución educativa sin previa autorización del Consejo Directivo
cuando el monto de los mismos no supere los tres (10) salarios mínimos legales
mensuales.

En este caso el (a) Rector (a) adquirirá estos bienes y/o servicios contando con una
sola oferta y a precios del mercado, lo cual se presumirá si se adquiere el bien en los
establecimientos denominados “Gran Almacén” y/o en los establecimientos de
comercio especializados mas reconocidos en el municipio de Facatativá y/o de la
ciudad de Bogotá D.C. y que estén registrados en la respectiva Cámara de Comercio.

Cuando se trate de la prestación de un servicio profesional o técnico para la ejecución

de una obra o labor determinada, se debe contar como mínimo con tres ofertas
distintas.
En este proceso al finalizar se debe publicar los términos en la página de Contratación
Estatal, para cumplir con el principio de Publicación.

ARTICULO 6º. CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUYA CUANTÍA SUPERE

LOS DIEZ (10) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES Y QUE SEA INFERIOR A
VEINTE (20) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES: $ 7.812.420,00 = hasta $
$15.624.839,00 = Para la contratación de bienes y servicios cuya cuantía supere los diez
(10) salarios mínimos legales mensuales y cuya cuantía sea inferior a veinte (20)
salarios mínimos legales mensuales, se procederá a desarrollar el proceso de
selección así:

La Institución Educativa formulará invitación mediante convocatoria pública a

presentar ofertas con una publicación escrita en medio físico, la cual se fijará en un
lugar visible de su sede principal. La publicación se hará durante tres (3) días hábiles.

La invitación contendrá:

 La justificación de la necesidad
 Objeto de la Invitación
 Las Condiciones técnicas de presentación de las ofertas.
  Las ofertas se presentaran en forma física en la oficina de la Secretaria
Pagadora de la Institución Educativa o de manera electrónica a través del
correo electrónico institucional vigente y en las fechas establecidas para la
convocatoria.
 Fecha de recepción de propuestas.
 Información mínima de la propuesta.
 Los requisitos habilitantes que debe presentar con la oferta.
 Las causas de rechazo de las propuestas.
 Los requerimientos relacionados con forma y oportunidad de la entrega y/o
prestación de los bienes y/o servicios según sea el caso.
 El plazo para la evaluación de las propuestas.

Una vez presentadas las propuestas, se tratará el asunto en Consejo Directivo el cual
sesionará en un plazo de 10 días hábiles fijados por el Rector (a) para efectuar la
evaluación y se tomará la decisión y escoger la oferta mas favorable El Consejo
Directivo verificará, que las condiciones de la oferta, se ajusten a las condiciones
técnicas requeridas, verificando calidad y precio, para la verificación del precio,
revisarán uno por uno los ítems de la propuesta, incluidos los impuestos que detalle el
oferente y efectuará las correcciones aritméticas necesarias, en caso de encontrar
inconsistencias en la propuesta, lo manifestará en su informe.

Si sólo se presenta una sola oferta, el Concejo Directivo verificará si cumple con los
requisitos y condiciones establecidas y recomendará si es o no procedente la
contratación.

Si se trata de la adquisición de un bien o un servicio para el cual no se presenten

ofertas voluntarias el (a) Rector (a) y el (a) Pagador (a) presentarán ante el Consejo
Directivo mínimo dos cotizaciones, sin perjuicio de que cualquier otro miembro de la
comunidad educativa gestione la adquisición de otras cotizaciones diferentes. En todo
caso todas las cotizaciones u ofertas presentadas serán estudiadas y se seleccionará la
más favorable por mayoría de votos de los miembros del Consejo Directivo.

El Rector (a) manifestará por escrito al proponente seleccionado, convocándolo para

que en un término de 5 días hábiles se presente en la pagaduría de la Institución para
la celebración del contrato, el cual constará siempre por escrito, documento en el cual
se indicarán con precisión las condiciones para su cumplimiento, y las garantías que
sea necesario constituir, dependiendo de las características del objeto a contratar,
según se establece en el presente acuerdo.

El pago procederá una vez se certifique el cumplimiento del objeto contractual por
parte del supervisor o interventor designado y/o el Contralor estudiantil previa la
presentación de factura o cuenta de cobro por el proveedor de bienes o servicios, de
acuerdo con el régimen tributario al cual pertenezca, debidamente aceptada por la
pagaduría de la institución.
ARTICULO 7º ANTICIPOS: Solo se giraran anticipos tratándose de contratos de
obra o labor y que su cuantía supere los 10 SMLM. El anticipo no podrá ser mayor al
50% del contrato. En este caso se le exigirá al contratista la adquisición de una póliza
de garantía que ampare la correcta ejecución del anticipo.

ARTICULO 8º. CONDICIONES COMUNES A LA CONTRATACIÓN REGIDA POR EL

PRESENTE ACUERDO.
La contratación de que trata el presente acuerdo se ceñirá de manera general por las
siguientes reglas:

1. Los Contratos que superen los 10 SMLMV ( $ 7.812.420,00 =) deben constar por
escrito. La Minuta debe contener como mínimo: Objeto, Precio y forma de pago y
garantías si se solicitan. El contrato deberá reposar en carpeta independiente y de él
harán parte todos los documentos del mismo, tales como: invitación pública,
autorizaciones, las propuestas recibidas, las disponibilidades y registros presupuestales
etc.

2. En el caso de que el contrato sea inferior a los 10 SMLMV, no habrá lugar a la

celebración del contrato con las formalidades plenas. En estos casos, las obras,
trabajos, bienes o servicios objeto del contrato, deben ser ordenados previamente y
por escrito por el ordenador del gasto. En consecuencia la simple orden de compra, de
trabajos o de servicios se constituirá en la formalización escrita del compromiso
contractual, los documentos y soportes deben reposar en una carpeta común.

3. Toda compra tendrá una justificación escrita que exponga la necesidad a satisfacer
debe estar articulada o contemplada en el PEI.

4. Los contratos deben estar previstos en el presupuesto y el plan de compras a

excepción de los contratos que resulten de la declaratoria de Urgencia Manifiesta.

5. Antes de iniciar el proceso de selección se debe contar con las disponibilidades

presupuestales, informando por escrito a pagaduría la necesidad a cubrir, la oferta
seleccionada, el rublo contable a afectar y fuente de financiación.

6.Al momento de que la Secretaria de Pagaduría expida el documento la disponibilidad

presupuestal el Rector o Consejo Directivo Según sea el caso, en un plazo máximo de
8 días hábiles informará a la Pagaduría, en forma escrita, la oferta seleccionada y lo
requerimientos de calidad, cantidad, tiempo, garantías del bien o servicio a adquirir.

7. La Secretaria Pagadora iniciará el proceso precontractual revisando los requisitos

habilitantes para la contratación estatal, superado esta etapa, en forma autónoma
iniciará la formalización del proceso contractual, que se consolida con la firma de las
partes:
En la que en representación del Fondo de Servicios educativos actuará exclusivamente
el Presidente del mismo, en este particular el Rector de la Institución. Y la contraparte
el representante legal de la empresa contratada o persona Natural, según el caso.

7. Los Contratos tendrán una numeración consecutiva, en cada vigencia fiscal.

8. La pagadora de la institución, atendiendo sus funciones, actuará como testigo en la

celebración del contrato. En caso de no exigirse garantías de cumplimiento del
contrato, se dispondrán las medidas conducentes a vigilar de manera especial el
cumplimiento y la calidad del objeto del bien o servicio.

9. El bien o servicio será recibido por el Rector de la Institución y la Pagadora de la

Institución, Verificado el cumplimento de todos los aspectos contractuales y el Visto
Buen de Rectoría en el acta de Entrega o factura suministrada por el contratista; la
pagaduría deberá expedir un acta de recibido a Satisfacción basado en las facturas o
evidencias presentadas por el contratista e iniciar el proceso de finalización del
contrato.

10. En caso de que el bien o servicio no cumpla las calidades o parámetros

contractuales, se procederá por parte de pagaduría a expedir un acta de
inconformidades, para que el contratista en el término de 1 día hábil el contratista
formule sus réplicas. De no ser aceptadas por parte de Rectoría, el contratista tendrá 3
dìas hábiles para realizar los respectivos ajustes dados desde el acta de
inconformidad.
11. El acta de inconformidades deberá ser notificada por vía electrónica al correo del
contratista o por firma directa en pagaduría.
12. Si no se cumplen las acciones correctivas al acta de inconformidades, se iniciará el
proceso de finalización anormal del contrato, sin perjuicio de los efectos económicos
generados al contratista.
13. Finalizado en forma anormal el contrato el Contratista dispondrá de 3 días hábiles
para el retiro de los bienes o servicios, sin afectar por ninguna causa los bienes o
servicios propios de la Institución.
14. Es de obligada observancia, tanto para los contratos de cuantía inferior a los 20
SMMLV como para los demás, que se acojan a los precios del mercado. Lo anterior se
presumirá si la compra se hace en un establecimiento de comercio denominado con la
categoría de “gran almacén” o si el establecimiento en el cual se hace la compra está
inscrito en la respectiva cámara de comercio local.
15. Los vacíos que se presenten en el proceso de selección podrán ser subsanados con
las normas de contratación estatal.
16. La pagaduría tendrá para el desarrollo del proceso contractual conocimiento de:
 Presupuesto anual
 Plan anual de Compras
  Copia digital del estudio de Rectoría o Acta del Consejo Directivo, según el
caso, donde se estudia la necesidad y se aprueba la compra y las necesarias
para su desarrollo contractual.

17. La pagaduría es la encargada por funciones de realizar todo el proceso

contractual, excepto la selección, se incluye en este encargo:
 Publicidad
 Proceso de Subir términos a la Página de Contratación
 Elaborar el contrato
 Entregar al Contratista un listado de los documentos y formalidades
necesarias y los tiempos para ello.
 Revisar, archivar y valorar los documentos requeridos.
 Informar al Consejo Directivo cada Dos meses sobre el estado de todos los
procesos Contractuales que se ejecutan. Deberá para ello traer las copias
necesarias para cada integrante del Consejo, las carpetas de cada uno de los
contratos y preparar una presentación para presentar en Video Beam. Este
informe se hará en reunión exclusiva para este fin.
 Publicar oportunamente en la Cartelera Informativa todo el proceso
contractual.
 Los pagos y entrevistas con los contratistas se harán con la formalidad
requerida, en forma oportuna y clara.

18. Se exigirá publicación en el SECOP de los procedimientos contractuales

establecidos en este reglamento. Requisito que será desarrollado por la pagaduría.

19. Una vez adquirido el Bien o Servicio, la Pagaduría informará en la página

Institucional y cartelera informativa del Consejo Directivo: Ubicada en la Zona
Administrativa, Sede Principal, la compra realizada.

20. El Contralor Estudiantil tendrá las garantías para el cumplimiento de sus

funciones, para las cuales se requerirá que por medio de oficio, solicite autorización o
cita con pagaduría o Consejo Directivo.

21. Los miembros del Consejo Directivo, previa solicitud a pagaduría podrán conocer
los detalles del proceso contractual, en el momento que lo requieran.

22. Para la comunidad educativa y entidades veedoras, la información será la que se

publique en carteleras y página institucional, si se requiere un dato puntual lo
solicitarán por escrito a pagaduría. Las copias de ello serán asumidas por el solicitante.
Las Veedurías no requieren ser previamente invitadas para cumplir sus funciones
propias, ya que por su propio reglamento y las disposiciones no se requiere dicha
formalidad.
ARTICULO 9º. EXCEPCIONES LEGALES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS
Y CONTRATOS PARA CUANTÍAS INFERIORES A LOS Veinte (20) SALARIOS
MÍNIMOS LEGALES MENSUALES.

Son excepciones legales aplicables a los procesos de selección de qué trata el presente
acuerdo las siguientes:

1. No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP (Artículo 6 de la Ley 1150 de

2007). Pero sí se deben verificar por parte del Pagador de la Institución las condiciones
habilitantes y de idoneidad del contratante para contratar y de las cuales habla el RUP.

ARTICULO 10º. GASTOS DE VIAJE DE LOS EDUCANDOS Y GASTOS DEL

DOCENTE O DOCENTES ACOMPAÑANTES.

Se debe contar con autorización previa del Consejo Directivo, siempre y cuando el
viaje se haga en representación de la institución y tenga un carácter pedagógico,
cultural, científico o deportivo. El monto a financiar se analizará de acuerdo a las
condiciones de desplazamiento, alojamiento y alimentación que esto suponga.

ARTICULO 11º. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES

PRESTADOS PARA UNA GESTIÓN ESPECÍFICA EN DESARROLLO DE
ACTIVIDADES DIFERENTES A LAS EDUCATIVAS.

Cuando la Institución Educativa requiera la contratación de servicios técnicos y

profesionales prestados para una gestión específica en desarrollo de actividades
diferentes a las educativas, siempre y cuando estas no sean atendidas por personal de
planta, estos contratos se rigen por el presente Manual y las normas y principios de la
contratación estatal.

En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones

propias de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada
laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios
Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.

La contratación de servicios profesionales, de gestión o artísticos prestados por

personas de alta calidad y reconocida trayectoria, procederá siempre que se sustente
su capacidad, experiencia e idoneidad, soportados en los documentos que conforman e
integran su hoja de vida.

El Contrato para estas personas se hará por el término de un año, para evitar el
fraccionamiento de Contratos, para ello se dispondrá al inicio de la vigencia, el
presupuesto destinado para este servicio; los pagos se efectuarán desde este rubro
teniendo en cuenta las necesidades que se vayan atendiendo. La documentación para
cada pago solo se renovará en lo concerniente a Salud y pensión.
ARTÍCULO 12º. DOCUMENTOS SOPORTES DEL CONTRATISTA. Al momento de
presentar ofertas y al celebrar contratos, el Rector (a) solicitará a los proponentes y/o
contratistas, los documentos que correspondan, conforme a la reglamentación vigente,
para los efectos se requerirán como mínimo los siguientes:

1. Certificado de existencia y representación legal – expedido por cámara de comercio

o por organismo que reconoce su personería jurídica (caso de corporaciones y entes no
obligados a la inscripción en cámara de comercio), requisito esencial para personas
jurídicas, o personas naturales propietarias de establecimientos de comercio inscritos
en la cámara de comercio.

2. Fotocopia del documento de identidad del contratista o representante legal de la

persona jurídica.

3. Certificación de pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos

profesionales, y aportes parafiscales, según el caso.

4. Certificado de antecedentes disciplinarios. (Procuraduría General de la República)

5. Certificado de antecedentes judiciales (DAS).

6. Certificado de Boletín de Responsables Fiscales (Contraloría General de la

República).

7. Registro único tributario (RUT).

8. En el proceso de selección, Según este Manual y la naturaleza de cada contrato

específico, El Consejo Directivo podrá solicitar documentos, antecedentes comerciales,
recomendaciones o similares, que tendrán en cuenta en la etapa precontractual. Los
cuales reposarán en la carpeta de contrato.

ARTÍCULO 13º. DE LAS ENTIDADES DE CONTROL Y ASESORÌA.

1. La secretaria Pagadora no estará autorizada para modificar los tiempos, términos

del contrato ni procesos en general de tipo contractual. Deberá atender y dar la
suficiente y necesaria información al Rector, al Consejo Directivo, a las entidades
oferentes para la efectiva prestación del servicio educativo, sin exceder de la
información de reserva propia del presupuesto o de la Institución.

2. La secretaria Pagadora cumpliendo sus funciones deberá informar a rectoría o

Consejo Directivo, según el caso, las actuaciones de entidades de control y asesoría en
cuanto a los procesos propios de contratación, administrativo o financiero.
3. Las entidades de control y asesoría de índole municipal, departamental o Nacional
no están facultadas para expedir a su nombre y responsabilidad documentos de tipo
contractual, contable o financiero, salvo se informe por escrito al Rector de la
Institución la legalidad que se tiene para ello.

4. Las asesorías, auditorias o controles ejercidos por profesionales o entidades

municipal, departamental o Nacional deberán tener un soporte escrito en donde se
especifique la fecha, la acción realizada y las recomendaciones u observaciones
realizadas, los cuales deben ser radicados Rectoría antes de ser remitidos a una
entidad superior. Los informes que sean entregados sin el respectivo Visto Bueno o
firma de conocimiento de Rectoría, serán tomados como violación al debido proceso,
sobre todo ante procesos de responsabilidad disciplinaria o administrativa.

5. Los profesionales de Las entidades de control y asesoría de índole municipal,

departamental o Nacional no están facultadas para hacer comentarios, difundir
información o la manipulación del software, de propiedad de la Institución sin que
medie una autorización por la entidad competente.

ARTÍCULO 14º. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS.

Todos los contratos de tracto sucesivo (aquellos cuya ejecución o cumplimiento se

realiza en un periodo determinado y se prolonga en el tiempo), se deben liquidar al
término del tiempo previsto y pactado, por medio de acta.
En caso de ser necesario se exigirá al contratista la extensión o ampliación de las
garantías otorgadas, con el fin de avalar las obligaciones que deba cumplir con
posterioridad a la liquidación del contrato. Si el contratista no se presenta a la
liquidación o no se llega a un acuerdo con éste, la Institución hará la liquidación
unilateral mediante acto administrativo motivado que será suscrito por Resolución del
Rector. El proceso de finalización del contrato, elaboración de documentos, registros
contables, será desarrollado por la Secretaria Pagadora y se finaliza con la firma de la
Resolución Rectoral.

ARTICULO 15º. La celebración de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo
de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el
estatuto contractual de la administración pública, cuando dichos contratos superen la
cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Bajo las
modalidades de selección de: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de
Meritos, Contratación Directa y contratación de minima cuantía, atendiendo a las
causales expresamente consagradas en la ley, Decretos Reglamentarios y demás
normas que lo complementen, adicionen o modifiquen.
ARTÍCULO 16º. VIGENCIA Y DEROGATORIAS: El presente Acuerdo rige a partir de
la fecha de su expedición y publicación y deroga todos los acuerdos que le sean
contrarios.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Facatativá, Febrero de 2018.

_________________________ __________________________
MARTIN RENE SIABATO LOZANO FLOR EDITH GUEVARA
RECTOR REPRESENTANTE DOCENTES

__________________________ __________________________
RICARDO HOLGUIN JEYMI YULIANA APONTE
REPRESENTENTE DOCENTES REP. ASOCIACION DE PADRES

_______________________ _________________________
DUVAN CASTRO ANDREA MIRANDA
REPRESENTANTE ESTUDIANTES REPRESENTENTE CONSEJO DE PADRES

_________________________ ____________________
JAIME ARTURO DIAZ
REPRESENTANTE EXALUMNOS REPRESENTANTE SECTOR PRODUCT