Manual de Procesos-NAJIL NOOK'

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”
Manual de
Procedimientos
1
ÍNDICE
Simbologia ......................................................................................................................... 4
Manual De Procedimientos (Jv) ......................................................................................... 5
Manual De Procedimientos (Vdr) ....................................................................................... 7
Manual De Procedimientos (C) .......................................................................................... 9
Manual De Procedimientos (Rrhh) ................................................................................... 11
Manual De Procedimientos (V) ........................................................................................ 14
Manual De Procedimientos (F) ......................................................................................... 16
Manual De Procedimientos (Com) ................................................................................... 18
Manual De Procedimientos (Al) ....................................................................................... 21
Manual De Procedimientos (M) ....................................................................................... 23
2
INTRODUCCIÓN
Este manual de procesos es de gran relevancia para mantener un control en las actividades
mediante esto se manejan de manera ordenada es importante mencionar también que cada una de
estas se asignó dependiendo de las áreas que están dentro de esta organización, así mismo se debe
saber que es necesario clasificarlo porque así cada trabajador saber qué hacer y cuando debe hacer
una responsabilidad.
También se considera la colaboración de los que pudieron brindar informacion para que este
manual este definido de esta forma se define detalladamente cada informacion dependiendo del
área y funciones.
3
SIMBOLOGIA
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (JV)

Identificación del Cargo
Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS
Dependencia: NINGUNO
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del ADMINISTRADOR
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los

clientes en relación a los pedidos y entrega de los productos
2 Analizar cada uno de los datos de los clientes

3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
4 Constar que el cliente está activo en el sistema comercial
5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de
datos
6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados

para el control de ventas
7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas

8 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de
pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo
9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de

ventas
5
Inicio
Registrar al cliente en Existe

base de datos cliente
si
Verificar el cumplimiento del Entrega de

compromiso en relación a los productos
clientes
Pedidos
Analizar cada uno de los Nombre,

clientes domicilio, contacto
Confirmación del cliente en

base de datos
Realizar de registro contable
de ventas
Venta del día,

software
actualizado
¿Estatus si
Monitorear las tracciones Información al cliente de
no de clientes
de ventas sus pagos e información
y fuerza
de
ventas?
Enviar el reporte del informe al

FIN jefe de ventas
6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (VDR)

Nombre del cargo: 2. VENDEDOR
Dependencia: AREA DE VENTAS
Número de Cargos Dos (2)
Reporta a (Nombre del JEFE DE VENTAS
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante

al cliente.
Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y

2 proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen,
prestando atención a cualquier interés del cliente.
Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese

3 modo el control de su trabajo, para luego entregar esa nota a su
superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido.
4 Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador.
5 Agradecer al cliente por la preferencia de compra
7
Inicio
¿Llega No Sigue esperando

cliente?
Si
Mostrar respeto
Saludar
amablemente
Hacer sentir
importante al cliente
Prestar atención de las

especificaciones que pidan los
clientes.
Dar a conocer las

promociones que
puedan interesar al
comprador
¿Pregunt Si
a algo el
cliente?
No
Plasmar en la agenda lo que ha Agradecer al cliente por

vendido por día, llevando de ese la preferencia de compra
modo el control de su trabajo.
8 FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (C)

Nombre del cargo: 3.CAJERO
Dependencia: AREA DE VENTAS
Reporta a (Nombre del AREA DE VENTAS
cargo):
PROCEDIMIENTOS
N°
1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de

trabajo para un mejor ambiente en la ejecución de labores
2 Realizar la limpieza general del área para iniciar con la jornada

laboral
3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones de las personas.

4 Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la empresa
con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las
normas de seguridad
5 Establecer cierre de caja todos los días
6 Enviar al área de ventas los informes constantes acerca de la

distribución de la mercancía para establecer el control de la
empresa
9
Inicio
Verificar el
Realizar la limpieza general
orden y aseo No del área para iniciar con la
antes del inicio
jornada laboral
de la jornada de
trabajo
Si
Atender las solicitudes, quejas y

peticiones de las personas.
Informar sobre actos inseguros

dentro de la empresa con el fin de
prevenir inconvenientes
Establecer cierre de caja todos los

días
Enviar al área de ventas los

informes constantes
Fin
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (RRHH)
identificación del Cargo

Nombre del cargo: 4. RECURSOS HUMANOS
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1 REQUERIMIENTO DE PERSONAL.
Toda contratación de personal se realizará a través de Gerencia
2 RECLUTAMIENTO.
El reclutamiento es el primer paso del proceso de selección del
personal, el cual se identifica y atrae a candidatos aptos para
cubrir vacantes, buscando idoneidad para la plaza disponible.
3 SELECCIÓN DE PERSONAL.
La selección de la persona que ocupará una vacante, se llevará
a cabo por medio de diferentes actividades que permitan elegir
al candidato para la posición a contratar. Este proceso incluirá
revisión de currículum para determinar si cumplen con el perfil,
entrevistas, evaluaciones, verificación de referencias laborales y
cuando sea pertinente pruebas psicológicas.
4 CONTRATACION
La contratación del personal la hará por medio del gerente general,
a través del respectivo contrato de prestación de servicio. El monto
de la remuneración de la plaza establecido en el documento de
solicitud de selección y contratación de personal y se considera
como el máximo a pagar, sin embargo podrán establecerse
categorías con el propósito de: a) generar ahorros para la
institución, b) incentivar el desarrollo del personal en los puestos de
11
trabajo, y c) premiar el buen desempeño del trabajador por medio

de aumentos de salario.
5 INDUCCION DEL PERSONAL

Toda persona contratada debe recibir la inducción a efecto de
familiarizarla con la entidad, con las funciones, políticas,
atribuciones del cargo y el personal con quien va a relacionarse.
6 PERÍODO DE PRUEBA.
Se establece un período de prueba que corresponde a los primeros
tres meses de trabajo, como empleado de najil nook´, el cual servirá
para comprobar el desempeño del empleado en el puesto de trabajo
para el cual ha sido contratado. En el caso del empleado, este
período le permite conocer las condiciones en las que va a
desarrollar su trabajo.
7 FORMACIÓN Y/O CAPACITACION

NAJIL NOOK brindará formación y/o capacitación a sus
funcionarios y empleados, para promover la actualización y el
perfeccionamiento de conocimientos y habilidades del trabajador en
su actividad, o en la aplicación de una nueva tecnología,
previniendo disminuir riesgos de trabajo, incrementando la
productividad y mejorando las competencias del funcionario o
empleado.
8 EVALUACION DEL DESEMPEÑO

NAJIL NOOK programará al menos una vez al año, una evaluación
del desempeño del funcionario o empleado, que servirá para: a)
evaluar el desenvolvimiento del empleado en el cargo, b) potenciar
su desarrollo, y c) incrementar la productividad de las Institución a
través de motivar el mejoramiento del desempeño de los
funcionarios y empleados.
12
Inicio
REQUERIMIENTO DE a través de
PERSONAL. Gerencia
RECLUTAMIENTO. Revisión de
currículum,
entrevistas,
referencias
laborales
¿Existe si SELECCIÓN DE
vacante?
PERSONAL.
No
INDUCCION DEL PERSONAL ¿Paso la

Darle a conocer las
políticas, funciones, prueba?
responsabilidades
PERÍODO DE PRUEBA. Si
Desempeño del
empleado CONTRATACION
No
¿Paso la
prueba?
si
FORMACIÓN Y/O CAPACITACION
Conocimientos y
habilidades
EVALUACION DEL DESEMPEÑO FIN
13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (V)

Nombre del cargo: 5. VIGILANTE
Dependencia: RECURSOS HUMANOS
Número de Cargos UNO (1)
Reporta a (Nombre del JEFE DE RECURSOS HUMANOS
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Saludar amablemente.
2 Prestar atención de las especificaciones de los superiores y estar

atentos a cualquier situación
Preguntar a los clientes si tienen algún interés por algún producto

3 y hacérselo saber al vendedor
4
En caso de algún inconveniente hablar con el administrador y seguir
el protocolo correspondiente
14
tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de

8
ventas, estar siempre activo e investigando la mejor manera de
vender
Inicio
Saludar
amablemente.
Prestar atención de las

especificaciones de los superiores
y estar atentos a cualquier
situación
Preguntar a los
clientes si tienen No
algún interés por Seguir con sus labores
algún producto específicas
Si
Hacérselo saber al
vendedor
En caso de algún inconveniente

hablar con el administrador
Fin
15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (F)

Nombre del cargo: 6. FINANZAS
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1
Recibe del administrador reporte de movimientos contables de las
diferentes cuentas de los estados financieros
2
Verifica los estados financieros.
3
Analiza y aplica las herramientas para la interpretación de los
estados financieros.
4 Describe situación financiera y propone medidas, opciones y

alternativas para contar con solvencia y capacidad para cumplir
obligaciones financieras.
Envía al administrador estados financieros y planteamiento de

5
opciones y medidas
16
6 Recibe estados financieros y planteamiento de alternativas

financieras para la toma de decisiones.
Inicio
Recibir reporte de
movimientos contables de
las diferentes cuentas de
los estados financieros
Verifica los estados

financieros.
Aplicar las herramientas

para la interpretación de
los estados financieros.
Describir la situación financiera y

propone medidas, opciones y
alternativas para contar con
solvencia
Envía al administrador estados

financieros y planteamiento de
opciones y medidas
Fin
17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (COM)

Nombre del cargo: 7. COMPRAS
Dependencia: AREA FINANZAS
Reporta a (Nombre del JEFE DE FINANZAS
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
Elabora y entrega la solicitud de suministros autorizada por el

1 administrador, a la Dirección quien firma de autorizado y lo traslada
al Departamento de Almacén para verificar las existencias de los
productos solicitados.
2 Verifica existencia de los productos solicitados.
Si hay existencia en Almacén: el encargado de almacén debe

3 elaborar la Salida de Almacén conteniendo la descripción y
cantidad de productos, procede a despachar y entregar los
mismos al interesado quien proporcionara su nombre,
procediendo a firmar de recibido la copia de salida respectiva.
4 Si no hay existencia en Almacén: en el formulario de solicitud de

bienes, suministros obras y servicios el encargado del
departamento de almacén colocara sello de SIN
DISPONIBILIDAD ALMACÉN, anotando su nombre y firma,
devolviendo el documento al solicitante.
5 Traslada al Departamento de Compras el expediente para iniciar

el proceso de adquisición, el cual debe de contar con lo siguiente:
1) Formulario de requisición y/o pedido el cual debe contener:
 Nombre del programa o unidad solicitante  Fecha de

elaboración de la requisición y/o pedido  Cantidad solicitada 
18
Unidad de medida Descripción detallada del bien o servicio

solicitado  Justificación clara y concisa de la compra del bien o
servicio  Nombre, firma, sello y cargo de la persona que solicita
 Nombre, firma y sello de la persona que autoriza (autoridad
superior).
6
Solicitud de suministros bienes y servicios, Firmado y sellado por
el Departamento de Almacén.
7 El formulario original de la requisición y/o pedido deberá quedarse

en el área de finanzas para su registro contable del gasto, el
duplicado es para archivo de control interno y la correlatividad de
cada unidad administrativa. Si el expediente no contiene dicha
información descrita anteriormente, no puede continuarse con el
proceso de adquisición
4 Recoger, comprobar y transmitir las órdenes de compra, realizadas

por cada cliente y llevadas luego a su superior.
Hacer uso de los materiales y procesos para mover los productos
dentro de los almacenes y entre estos, para de esa forma evitar
5
cualquier tipo de accidente con el personal o con la misma
mercancía.
Observar cada caja que llega, y que sale de bodega, y reportar
6 cualquier anomalía a su superior, para que se encargue del
problema.
19
Inicio
Elabora y entrega la solicitud de

suministros autorizada por el
administrador
Verifica existencia
¿Se
de los productos
autorizó?
Si
NO SI solicitados
Traslada al
Departamento de El encargado de almacén debe
Compras el elaborar la Salida de Almacén SI
¿Hay
expediente para conteniendo la descripción y existencia?
iniciar el proceso de cantidad de productos
adquisición
no
Nombre, fecha
de prod.
Cantidad, El encargado del departamento
proveedor Anotara su de almacén colocara sello de
nombre y firma, SIN DISPONIBILIDAD
devolviendo el ALMACÉN.
El formulario original de la documento al
requisición y/o pedido solicitante
deberá quedarse en el área
de finanzas para su registro
contable del gasto
Confirmación de productos FIN
20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (AL)

Nombre del cargo: 7. ALMACEN
Dependencia: AREA FINANZAS
Reporta a (Nombre del JEFE DE FINANZAS
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Recoger, comprobar y transmitir las órdenes de compra, realizadas

a cada proveedor y llevadas luego a su superior.
2 Hacer uso de los materiales y procesos para mover los productos

dentro de los almacenes y entre estos, para de esa forma evitar
cualquier tipo de accidente con el personal o con la misma
mercancía.
3 Verificar la mercancía previamente separada por el operario.
5 Cargar la mercancía ya revisada y en excelente estado

6 Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y
planificación de pagos.
7 Establecer que las facturas y recibos de cobros estén todos

registrados en el manifiesto de finanzas y compras
21
Inicio
Recoger, comprobar y
transmitir las órdenes de
compra
Hacer uso de los materiales y

procesos para mover los
productos dentro de los
almacenes
Verificar la
mercancía No Se le regresa el
previamente producto al
separada por el proveedor
operario
SI
Cargar la mercancía ya revisada y en excelente

estado
Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y

planificación de pagos.
Establecer que las facturas y recibos de cobros estén

todos registrados en el manifiesto de finanzas y Fin
compras 22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (M)

Nombre del cargo: 8. MERCADOTECNIA
cargo):
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Realizar la organización para la atracción de nuevos clientes y

publicidad.
2 Lanzamientos de los productos nuevos existentes y brindar la

información necesaria en todos los medios.
Diseñar promociones con actividades de marca
2 Realizar negocios con proveedores con el fin de crear nuevos

convenios comerciales.
3 Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado

4 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluación de
actividades
6 Impulsar el mercado y las fuerzas de publicidad mensuales

7 Realización del informe de actividades realizadas
23
Inicio
Realizar la
organización para la
atracción de nuevos
clientes y publicidad.
¿Se No
obtuvo
ideas?
Si
Lanzamientos de los productos

nuevos existentes y brindar la
información necesaria en todos
los medios.
Impulsar el mercado y las Diseñar promociones con

fuerzas de publicidad actividades de marca
mensuales
Cumplir con el ¿Es No

cumplimiento posible
presupuestal asignado realizar?
Elaborar y digitar
informes de seguimiento
FIN
y evaluación de
actividades
24
Najil Nook
Compra venta de ropa
Felipe Carrillo Puerto, Quintana Roo, Calle 54/53 Colonia Javier Rojo Gómez, CP
77259, S/N.
Ing. Joaquín Baldemar Cituk Pat
25

Manual de Procesos-NAJIL NOOK&#39;

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“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

Manual De Procedimientos (Jv) ......................................................................................... 5

Manual De Procedimientos (Vdr) ....................................................................................... 7

Manual De Procedimientos (C) .......................................................................................... 9

Manual De Procedimientos (Rrhh) ................................................................................... 11

Manual De Procedimientos (V) ........................................................................................ 14

Manual De Procedimientos (F) ......................................................................................... 16

Manual De Procedimientos (Com) ................................................................................... 18

Manual De Procedimientos (Al) ....................................................................................... 21

Manual De Procedimientos (M) ....................................................................................... 23

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (JV)

1 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los

2 Analizar cada uno de los datos de los clientes

6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados

7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas

9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

Registrar al cliente en Existe

Verificar el cumplimiento del Entrega de

Analizar cada uno de los Nombre,

Confirmación del cliente en

Venta del día,

Enviar el reporte del informe al

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (VDR)

Identificación del Cargo

1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante

Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y

Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese

4 Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador.

5 Agradecer al cliente por la preferencia de compra

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

¿Llega No Sigue esperando

Prestar atención de las

Dar a conocer las

Plasmar en la agenda lo que ha Agradecer al cliente por

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (C)

Identificación del Cargo

1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de

2 Realizar la limpieza general del área para iniciar con la jornada

3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones de las personas.

5 Establecer cierre de caja todos los días

6 Enviar al área de ventas los informes constantes acerca de la

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

Atender las solicitudes, quejas y

Informar sobre actos inseguros

Establecer cierre de caja todos los

Enviar al área de ventas los

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (RRHH)

identificación del Cargo

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

trabajo, y c) premiar el buen desempeño del trabajador por medio

5 INDUCCION DEL PERSONAL

7 FORMACIÓN Y/O CAPACITACION

8 EVALUACION DEL DESEMPEÑO

“Tu corazón es tu motor y tu vestido eres tú”

INDUCCION DEL PERSONAL ¿Paso la

Manual de Procesos-NAJIL NOOK'

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