SOFASA CHILE

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Fuentes: Bibliografía Adjunta

El presente documento contiene la información de diagnóstico y análisis de requerimientos para la Implantación de un

Sistema que integre las diversas fuentes de datos que estructuran el funcionamiento de la empresa SOFASA Chile. Los
contenidos han sido agregados secuencialmente en la medida en la que se ha ido obteniendo datos de las unidades del
negocio, el documento es solamente de referencia y no posee una estructura definida por algún estándar. En muchos
casos, la información plasmada aquí es puramente descriptiva de los procesos del negocio y de los sistemas informáticos
que los soportan por lo que es susceptible de reestructurarse según el criterio de los ingenieros en informática y analistas
de negocio que lo tomen como insumo para generar proyectos informáticos que vayan en construcción de la unicidad
informacional de la empresa.

ANALISIS GENERAL DEL SECTOR VENTA DE AUTOS

Las empresas del rubro aseguran que enfrentan obstáculos como altas tasas de desempleo, mercados de crédito en
recuperación y falta de claridad en el impacto de las nuevas regulaciones y programas de estímulo. Y afirman que, aunque
todavía están saliendo de una crisis histórica que pocos habían previsto, el sector alcanzará estabilidad durante los
próximos cinco años como resultado de nuevas inversiones y el crecimiento que se alcanza a ver en el horizonte, según
reveló la onceava encuesta anual KPMG´s Global Auto Executive Survey 2010. La encuesta fue realizada a nivel mundial
por KPMG -firma multidisciplinaria que provee servicios de Auditoría, Impuestos y Asesoría- entre 200 ejecutivos de alto
nivel de la industria automotriz, fabricantes y proveedores de vehículos, quienes expresaron sus preocupaciones y
expectativas sobre la industria. Los entrevistados indican que siguen enfrentándose a ciertos obstáculos económicos, entre
los que se encuentran altas tasas de desempleo, especialmente en Estados Unidos; mercados de crédito en recuperación
pero aún limitados, y falta de claridad en lo que se refiere al impacto de las nuevas regulaciones y programas de estímulo.

Por consiguiente, para los ejecutivos, la rentabilidad representa su mayor inquietud este año. Aunque únicamente la
cuarta parte de ellos espera que los ingresos de los fabricantes aumenten, casi el 40% espera que haya estabilidad en los
ingresos, mientras que 33% espera una baja.

"A pesar de que los resultados arrojados por la encuesta de este año son considerablemente más optimistas que los del
año anterior, los ejecutivos de todo el mundo siguen mostrándose cautos, prestando mucha atención tanto a los flujos de
efectivo como al control de costos, situación que no resulta sorpresiva dada la agitación que ha experimentado la
industria”, señaló Albrecht Ysenburg, Socio de Auditoría y líder de la industria automotriz de KPMG en México.

INCREMENTO DE PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO

Cuando se les pidió a los entrevistados que pronosticaran las marcas que incrementarán su participación en el mercado
durante los próximos cinco años, los ejecutivos identificaron varios fabricantes nuevos de vehículos de China y la India,
así como a algunas compañías mundiales ya consolidados como son: Kia/Hyundai, Toyota, Honda y Volkswagen. Ford
duplicó su resultado entre los encuestados con relación al año anterior, ya que 29% de los ejecutivos espera que
incremente su participación en el mercado este año en comparación con el 13% del año anterior. General Motors y
Chrysler permanecieron en los últimos lugares de la clasificación en lo que se refiere a expectativas de incremento de la
participación en el mercado.

SOFASA

MISIÓN: La atención y satisfacción del cliente. Buscando maximizar las ventas a través de un equipo de trabajo de gran
experiencia y calidad en los departamentos de autos nuevos, refacciones y servicio y que conjuntamente con los
accionistas contribuyan al desarrollo económico, social y moral de los mismos y de la sociedad.
VISION: Ser una empresa reconocida por su calidad de servicio, seriedad y calidez en el trato. Nos comprometemos a
brindar servicios y productos competitivos de la mejor calidad con un equipo humano profesional e innovador y una
infraestructura que garantiza la satisfacción plena de nuestros clientes en la región.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

SOFASA Distribuye coches y piezas de repuesto para los mismos, tiene su sede en Chile y consta de una serie de
sucursales que comercializan coches y diversas refacciones, en éste país y en otros países de la Región (ARGENTINA –
URUGUAY – COLOMBIA Y PANAMÁ). Además, tiene una red de concesionarios, que venden autos nuevos, autos usados
y piezas de repuesto.

SOFASA cuenta con diversas aplicaciones para la gestión de las ventas de autos y repuestos, la gestión interna de la
empresa. Existe integración entre las distintas aplicaciones, lo que permite compartir la información y la automatización
de procesos, aunque no al nivel que el Plan Estratégico lo necesita, impidiendo muchas veces la consolidación en puntos
únicos de dicha información, y agilidad de las consultas realizadas, de manera integral y teniendo en cuenta todas las
actividades e impactos que se generan en los demás sectores.

Se cuenta con varios subsistemas que asisten los procesos de negocio, los cuales deberán interactuar de forma integrada,
y particularmente con un módulo de Gestión de Activos y Configuraciones de SOFASA.

Se requiere sustituir éstas herramientas por un paquete tecnológico que proporcione un modelo de gestión óptimo capaz
de integrar los siguientes procesos.

• Gestión de Compras.
• Gestión de Inventario, Repuestos.
• Gestión de Contabilidad y Presupuesto.
• Gestión de Activo Fijo.
• Gestión de Proveedores y Tesorería.
• Gestión de Capital Humano.

Existe flexibilidad absoluta en la modificación de los procesos de funcionamiento actuales para facilitar la adaptación a
los nuevos modelos:
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

Los procesos de los módulos antes mencionados llevan asociados la gestión de diversa documentación en papel, así como
la autorización mediante firma manuscrita por parte de los responsables. Se requiere agilizar y mejorar la eficiencia,
trasparencia y trazabilidad de los procesos y documentos correspondientes a cada módulo.

Gran parte de la documentación con la que trabaja SOFASA para la gestión de de procesos y como medio de
comunicación con las empresas involucradas en su operación se apoya en herramientas ofimáticas (Microsoft Office/Open
Office), documentos PDF y correo electrónico (Google Apps).

La nueva solución TI deberá aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos de Gestión interna de SOFASA. En cada
área de proceso SOFASA apunta a adoptar las mejores prácticas a partir de las propuestas que se reciban.

Se requiere, como primera medida, que el módulo de Gestión de Activos y implemente todas las funcionalidades del
sistema actualmente en uso.

Dentro del alcance del proyecto se debe incluir el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de
reingeniería de procesos que permitan mejorar la eficiencia de la solución TI a implantar.

Se deben proporcionar las herramientas y mecanismos necesarios para poder realizar un seguimiento del cumplimiento de
los procesos, así como obtener de una forma ágil y autónoma los informes necesarios para dar respuesta a las necesidades
de información relativas a la Gestión de Compras, Gestión de Inventario, Repuestos y Facturación, Gestión de
Contabilidad y Presupuesto, Gestión de Activo Fijo, Gestión de Proveedores y Tesorería, Gestión de Activos y
Configuraciones y Gestión de Capital Humano.

Otros aspectos a incluir dentro de un proyecto de Integración TI son:

• La coordinación, administración, organización y dirección de los diferentes ámbitos del proyecto; integración de
equipos, procesos y sistemas incluidos en él.
• Diseño e implantación de los flujos de trabajo que dan soporte a los procesos.
• La realización de las interfaces necesarias para la integración con otros sistemas externos, tales como
CHILECOMPRA, Gobierno en Línea, Sistema de Impuestos Internos y otros sistemas que eventualmente
interactúen con la empresa.
• El diseño y mantenimiento de un plan de comunicación del proyecto durante su ejecución destinado a todos los
potenciales usuarios del mismo.
• El desarrollo y ejecución de un plan de formación que cubra todas las fases del proyecto, y que garantice la
capacitación funcional de los usuarios de SOFASA implicados en el proyecto.
• El desarrollo y la ejecución de un plan de formación técnica de un grupo de profesionales se SOFASA que esté en
condiciones de analizar y eventualmente implementar modificaciones al módulo de Gestión de Activos y
Configuraciones.
• El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad para la información del sistema, en cumplimiento
con la legislación vigente y con un adecuado sistema de control interno.
• La migración de los datos contenidos en los sistemas actuales que SOFASA defina.
• Realización y entrega de toda la documentación correspondiente a cada una de las fases e hitos del proyecto, así
como los correspondientes informes de seguimiento, a definir con el equipo técnico de SOFASA.
• La implantación de las medidas necesarias para la gestión del cambio, de modo que se minimice el impacto
correspondiente a la sustitución de los sistemas actuales por la nueva solución TI en sus diferentes módulos.

La estructura organizativa de SOFASA está compuesta por Direcciones, Divisiones,

Departamentos y Áreas. La organización de la asignación de costos a los recursos deberá estar basada en Proyectos y
Centros de Costos.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

Acceso local a las funcionalidades

El acceso a todas las funcionalidades del sistema integrado se podrá realizar tanto mediante clientes instalados en las
estaciones de trabajo, como mediante tecnología Web. En el caso de la tecnología Web deberá ser correcta la
visualización en los navegadores más utilizados actualmente (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc.) en
sus versiones más actualizadas; se deberán asegurar además los estándares de accesibilidad y usabilidad.

Accesibilidad Remota.

El sistema deberá proveer accesibilidad remota, orientado a dar servicio por una parte a las empresas que colaboren con
los procesos involucrados en el sistema integrado, y por otra parte a funcionarios de SOFASA que accedan utilizando ésta
modalidad.

Consultas e Informes.

El sistema deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consultas, así como la obtención de aquellos informes y
estadísticas que se establezcan de uso frecuente y necesario, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenamiento,
agrupación, detalle, totalización y presentación.

Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones (hojas de cálculo,
pdf, html, etc.).

El sistema deberá ofrecer todos los informes financieros, legales y fiscales necesarios para cumplir con la legislación
vigente, aplicable a SOFASA.

Performance.

El sistema deberá contemplar la cantidad de 5.000 usuarios activos, creados a nivel Nacional, con una concurrencia del
5% en períodos pico (500 usuarios).

Otros.

• Ayuda en línea integrada en la aplicación.

• Navegabilidad a través de la aplicación (históricos, documentos relacionados, etc.).
• Generación de informes en múltiples formatos (html, pdf y xls/ods).
• Filtros personalizables y ordenamiento de registros flexibles.
• Niveles de acceso definidos por usuario a través de Roles.
• Información de auditoría para cada transacción.
• Gestión de datos maestros.
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PROCESO DE NEGOCIO COMPRA Y VENTA DE AUTOS Y REPUESTOS

La venta no es una actividad única, es un conjunto de actividades diseñadas para promover la compra de un producto o
servicio. Por ese motivo, la venta requiere de un proceso que ordene la implementación de sus diferentes actividades, caso
contrario no podría satisfacer de forma efectiva las necesidades y deseos de los clientes, ni coadyuvar en el logro de los
objetivos de la empresa.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE PROYECCIÓN DE VENTAS SOFASA

Los Pasos o Fases del Proceso de Proyección de Venta

A continuación, se detallan los cuatro pasos o fases del proceso de Proyección de Venta SOFASA:

1. Prospección:
La fase de prospección o exploración es el primer paso del proceso de venta y consiste en la búsqueda de clientes en
perspectiva; es decir, aquellos que aún no son clientes de la empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo.

La prospección involucra un proceso de tres etapas:

Etapa 1.- Identificar a los clientes en perspectiva: En esta etapa se responde a la pregunta: ¿Quiénes pueden ser
nuestros futuros clientes?

Para hallar clientes en perspectiva se puede acudir a diversas fuentes, por ejemplo:

• Datos de la misma empresa.

• Referencias de los clientes actuales.
• Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y conocidos.
• Empresas o compañías que ofrecen productos o servicios complementarios.
• Información obtenida del seguimiento a los movimientos de la competencia.
• Grupos o asociaciones.
• Periódicos y directorios.
• Entrevistas a posibles clientes.

Etapa 2. Calificar a los candidatos en función a su potencial de compra: Luego de identificar a los clientes en
perspectiva se procede a darles una "calificación" individual para determinar su importancia en función a su
potencial de compra y el grado de prioridad que requiere de parte de la empresa y/o el vendedor.

• Algunos factores para calificar a los clientes en perspectiva, son los siguientes:
• Capacidad económica.
• Autoridad para decidir la compra.
• Accesibilidad.
• Disposición para comprar.
• Perspectiva de crecimiento y desarrollo.

Se asigna un valor (número del 1 al 10) a cada uno de éstos factores depende de los objetivos de la empresa.
Existen compañías que le dan una mayor puntuación a la capacidad económica del cliente en perspectiva, otras en
cambio le darán un mayor puntaje a la accesibilidad que se tenga para llegar al cliente.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

Luego de asignar la puntuación correspondiente a cada factor se califica a cada cliente en perspectiva para
ordenarlos de acuerdo a su importancia y prioridad para la empresa.

Etapa 3. Elaborar una lista de clientes en perspectiva: Una vez calificados los clientes en perspectiva se elabora
una lista donde son ordenados de acuerdo a su importancia y prioridad.

Según Allan L. Reid, autor del libro "Las Técnicas Modernas de Venta y sus Aplicaciones", "existe una diferencia
entre una lista de posibles clientes y una lista de clientes calificados en perspectiva. La diferencia radica en que la
primera lista está compuesta por clientes que necesitan el producto, pero no necesariamente pueden permitírselo
(falta de recursos o capacidad de decisión); en cambio, la segunda lista está compuesta por posibles clientes que
tienen la necesidad y además pueden permitirse la compra" [4].

Cabe destacar que la lista de clientes en perspectiva es un patrimonio de la empresa no del vendedor y debe ser
constantemente actualizada para ser utilizada en cualquier momento y por cualquier persona autorizada por la
empresa

2. El acercamiento previo o "prentrada":

Luego de elaborada la lista de clientes en perspectiva se ingresa a la fase que se conoce como acercamiento previo o
“prentrada” que consiste en la obtención de información más detallada de cada cliente en perspectiva y la preparación
de la presentación de ventas adaptada a las particularidades de cada cliente.

Esta fase involucra el siguiente proceso:

Etapa 1. Investigación de las particularidades de cada cliente en perspectiva: En esta etapa se busca información
más específica del cliente en perspectiva, por ejemplo:

Nombre completo.
Edad aproximada.
Sexo.
Hobbies.
Estado civil.
Nivel de educación.

Adicionalmente, también es necesario buscar información relacionada con la parte comercial, por ejemplo:

Productos similares que usa actualmente.

Motivos por el que usa los productos similares.
Que piensa de ellos.
Estilo de compra, etc...

Etapa 2. Preparación de la presentación de ventas enfocada en el posible cliente: Con la información del cliente
en las manos se prepara una presentación de ventas adaptada a las necesidades o deseos de cada cliente en
perspectiva.

Para preparar esta presentación, se sugiere elaborar una lista de todas las características que tiene el producto,
luego se las convierte en beneficios para el cliente y finalmente se establece las ventajas con relación a la
competencia.

También, es necesario planificar una entrada que atraiga la atención del cliente, las preguntas que mantendrán su
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

interés, los aspectos que despertarán su deseo, las respuestas a posibles preguntas u objeciones y la forma en la
que se puede efectuar el cierre induciendo a la acción de comprar.

Etapa 3. Obtención de la cita o planificación de las visitas en frío: Dependiendo de las características de cada
cliente, se toma la decisión de solicitar una cita por anticipado (muy útil en el caso de gerentes de empresa o jefes
de compra) o de realizar visitas en frío, por ejemplo tocando las puertas de cada domicilio en una zona
determinada (muy útil para abordar amas de casa con decisión de compra).

3. La presentación del mensaje de ventas :

Contar la historia del producto al comprador siguiendo la fórmula AIDA “captar la Atención, conservar el Interés,
provocar un Deseo y obtener la Acción (compra)"

La presentación del mensaje de ventas es adaptado a las necesidades y deseos de los clientes en perspectiva.

La presentación del mensaje de ventas se basa en una estructura basada en 3 pilares:

• Las características del auto: Lo que es el producto en si, sus atributos

• Las ventajas: Aquello que lo hace superior a los autos de la competencia
• Los beneficios que obtiene el cliente: Aquello que busca el cliente de forma consciente o inconsciente

Por otra parte, las objeciones ya no representan un obstáculo a superar por el vendedor, por el contrario son claros
indicios de compra (si el cliente objeta algo es porque tiene interés pero antes necesita solucionar sus dudas).

Finalmente, el cierre de venta ya no es una tarea que se deja al final de la presentación, es decir que el famoso cerrar con
broche de oro pasó a la historia. Hoy en día, el cierre debe efectuarse ni bien exista un indicio de compra por parte del
cliente, y eso puede suceder inclusive al principio de la presentación.

4. Servicios posventa

Es la etapa final del proceso de venta del(los) auto(s) y/o el(los) repuesto(s) en una serie de actividades posventa que
fomentan la buena voluntad del cliente y echan los cimientos para negocios futuros.

Los servicios de posventa tienen el objetivo de asegurar la satisfacción e incluso la complacencia del cliente. Es en esta
etapa donde SOFASA puede da un valor agregado que no espera el cliente pero que puede ocasionar su lealtad hacia la
marca o la empresa.

Los servicios de posventa, pueden incluir todas o algunas de las siguientes actividades:

• Verificación de que se cumplan los tiempos y condiciones de envío

• Verificación de una entrega correcta
• Asesoramiento para un uso apropiado
• Garantías en caso de fallas de fábrica
• Servicio y soporte técnico
• Posibilidad de cambio o devolución en caso de no satisfacer las expectativas del cliente
• Descuentos especiales para compras futuras

Todos los procesos descritos están soportados en una base de datos independiente, en un servidor de base de datos que
involucra futuros clientes y personal de gestión de ventas.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE VENTAS

En el proceso de ventas está de acuerdo a las necesidades de los clientes ellos deciden como será la venta de su vehículo
los cuales pueden ser venta tradicional y lujo o venta de flotilla.

El proceso de refacciones consta de tres áreas que son: venta por ventanilla, mostrador y almacén, las cuales son
responsables de llevar a cabo el proceso. En este proceso está el pedido de mercancía a “Industrial”, recibimiento,
codificación y acomodo de la misma en almacén dicha actividad es realizada por el jefe de almacén y el auxiliar de
almacén, además esta lo que es la venta de las refacciones o accesorios a clientes externos que son atendidos en mostrador
o por el promotor de ventas, y a clientes internos provenientes del área de servicio que son atendidos por ventanilla.

Escenario principal (Flujo básico del proceso de venta en PDV SOFASA Ventanilla):
El cliente llega a un terminal de PDV con artículos y/o servicios que desea comprar.

Escenario principal de Éxito (Flujo básico):

1.El cliente llega a un terminal de PDV con artículos y/o servicios que desea comprar.
2.El cajero inicia una nueva venta.
3.El cajero introduce el identificador del artículo
4.El sistema registra la línea de la venta y presenta la descripción del articulo, precio y suma parcial. El precio se
calcula de acuerdo a un conjunto de reglas de precios.
El cajero repite los pasos 3 y 4 hasta que se indique.
5.El sistema presenta el total calculado.
6.El cajero le dice al cliente el total de la venta y le pide que le Pague.
7.El cliente paga y el sistema gestiona el pago.
8.El sistema registra la venta completa y envía información de la venta y del pago al sistema de contabilidad
externo (para la contabilidad y las comisiones) y al sistema de inventario (para actualizar el inventario)
9.El sistema imprime el recibo
10.El cliente se va con el recibo y los artículos (si es el caso)

(Flujos Alternativos)

a. En cualquier momento el sistema falla: Para dar soporte a la recuperación de la información y al correcto registro de
los datos se debe asegurar la mantención de todos los estados significativos de tal modo de poder recuperarlos desde
cualquier punto del escenario.

1. El cajero reinicia el Sistema, inicia la sesión, y solicita la recuperación del estado anterior.
2. El sistema reconstruye el estado anterior
2a. El sistema detecta anomalías intentando la recuperación:
1. El sistema informa al cajero del error, registra el error y pasa a un estado limpio.
2. El cajero comienza una nueva venta

3a. Identificador no válido:

1. El sistema señala el error y rechaza la entrada

3b. Hay muchos artículos de la misma categoría y se requiere ingresarlos todos a de una vez y no uno por uno.
1. El cajero puede introducir la cantidad de artículos y luego su identificador.

7a. Pago en efectivo:

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Fuentes: Bibliografía Adjunta

1. El cajero introduce la cantidad de dinero en efectivo que le entrega el cliente.

2. El sistema muestra el vuelto a entregar al cliente y abre el cajón del dinero del terminal
3. El cajero deposita el dinero entregado y saca el cambio para el cliente
4. El cajero cierra el cajón
5. El sistema registra el pago en efectivo

7b. Pago a crédito

1. El cliente introduce la información de su cuenta de crédito.
2. El sistema envía la petición de autorización del sistema de pago al sistema externo de servicio de autorización
de pagos, y solicita la aprobación del pago.

2a. El sistema detecta un fallo en la colaboración con el sistema externo:

1. El sistema señala el error al cajero
2. El cajero le solicita al cliente un medio de pago alternativo

3. El sistema recibe la aprobación del pago y lo notifica al cajero

3a. El sistema recibe la denegación del pago
1. El sistema señala la denegación del pago al cajero
2. El cajero le pide al cliente un modo alternativo de Pago
4. El sistema registra el pago a crédito
5. El sistema presenta el mecanismo para la entrada de la firma del pago a crédito.
6. El cajero pide al cliente la firma del pago a crédito y el cliente lo hace.

7c. Pago con cheque.

7d. Pago con cuenta vista.
7e. El cliente presenta cupones de descuento:

1. Antes de gestionar el pago, el cajero recoge todos los cupones y el cliente reduce las cantidades usando las
reglas de precios, y los cupones son registrados por razones de contabilidad
1a. El cupón no es válido para ninguno de los artículos comprados por el cliente
1. El sistema señala el error al cajero

Descripción global del proceso de negocio VENTA DE AUTOS Y/O REPUESTOS

El cliente solicita cotización, el vendedor cotiza los repuestos y se espera aprobación por parte del cliente, si la cotización
es aceptada, el personal de caja realiza la facturación, el departamento de ventas solicita a bodega el despacho del
repuesto y/o automóvil, bodega se encarga de la solicitud de pedido de reposición de stock, del recibo del pedido y la
reposición del inventario. Si el cliente no aprueba la cotización, el departamento de ventas realiza el seguimiento al
cliente (tarea de negociación que busca la aprobación), si hay aprobación del cliente se refiere a facturación, sino, se
desiste el seguimiento.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE COMPRAS

Descripción global del proceso de negocio COMPRA DE REPUESTOS Y/O AUTOS A PROVEEDOR

La oficina de Planificación realiza una revisión del inventario y adelanta una solicitud de autos y/o repuestos, el
departamento de compras gestiona la solicitud de pedido, solicita cotización al proveedor, compras evalúa cotización de
proveedores, si se aprueban las cotizaciones, compras procede a cursar el pedido y contabilidad debe generar una
autorización del pago, finalmente, el proveedor envía los autos y/o repuestos, el centro de distribución de SOFASA recibe
los autos y/o repuestos y cursa la facturación del proveedor.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

Gestión de Compras

Se busca una solución TI deberá permitir realizar el seguimiento del Ciclo de Compras, así como obtener una serie de
reportes históricos relativos a volúmenes de compra por proveedor, precios, antecedentes, etc., para una eficaz
negociación.

En todo momento se deberá contar con la información de gestión necesaria para la toma de decisiones, por ejemplo, los
últimos precios a los que se ha comprado un producto, el volumen comprado a un proveedor en un cierto tiempo,
descuentos obtenidos, etc.

Así también deberá permitir llevar un control exhaustivo de las órdenes de compra, con el detalle de cada una de sus
recepciones y su saldo pendiente. El Control de Compras deberá ser por Proyecto y por Centros de Costos.

Deberá contemplar:

• Requisiciones: Efectuar las solicitudes de compra y llevar un detallado control del estado y avance de cada una de
las requisiciones generadas a través de sus
• diferentes modalidades: licitaciones, concursos, etc.
• Workflow de aprobación de documentos.
o Cotizaciones a Proveedores.
o Emisión de Órdenes de Compra a Proveedores.
o Notificación de Pagos.
• Información para la Gestión.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE COBRANZA

El área de cobranza es responsable de efectuar las operaciones de los flujos de fondos; tramitar, controlar y cautelar los
recursos financieros y percibir los ingresos de SOFASA, controlar y cumplir con las obligaciones de pagos de custodia de
los valores y documentos financieros; cuenta con una planta de 12 personas. El área de cobranza está encargada de
realizar la cobranza a los clientes de cuentas crédito a través de la emisión de cuponeras de pago y repactación de
deudas.

Efectúa el seguimiento y recuperación de las operaciones crediticias de SOFASA, en sus etapas de morosidad, cobranza
pre-judicial, cobranza judicial, refinanciación de deuda y castigo, a través de las unidades organizativas a su cargo.

Funciones de Control

• Monitorear la cartera de créditos, a fin de detectar los deudores debilitados, así como aquellos que muestren
razonables indicios que en un corto plazo su situación económica financiera podría verse deteriorada por factores
internos o externos.
• Analizar los antecedentes del crédito, determinando las causas que originaron el problema y verificando si ha
habido fallas en la aplicación del proceso del crédito.
• Convocar a reuniones de Seguimiento de Cartera Vencida y proponer los traslados para la recuperación de
aquellos deudores que presenten señales de deterioro en su capacidad de pago.
• Atender las observaciones la Junta Directiva de SOFASA, de los Auditores Externos y demás órganos de control.
• Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan
identificar las transacciones sospechosas.
• Elaborar los reportes y cuadros estadísticos de control de la gestión de recuperación, Refinanciación y castigo de
deuda.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

Funciones Administrativas

• Elaborar el plan de trabajo de su departamento.

• Determinar la secuencia de las visitas a realizar por el gestor de cobranzas, considerando lograr una mayor
cobertura.
• Asesorar y apoyar a los clientes en todo lo relacionado a los procesos de refinanciación, teniendo en cuenta la
política aprobada por el Directorio para este tipo de operaciones.
• Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE MANEJO DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Es la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de SOFASA y sus clientes finales
y pueden pertenecer al Registro de Proveedores de SOFASA.

Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con SOFASA e ingresar la Registro de proveedores debe proporcionar la
información indicada en el procedimiento Inscripción y Acreditación de Proveedores.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS

El proceso de evaluación de proveedores es sistematizado y resulta de la información ingresada por el área usuaria, al
sistema de evaluación , para cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la
recepción de un producto se haya realizado.

Los criterios, su definición y la escala de puntaje, para el caso de proveedores de Bienes y/o Productos son los siguientes:
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Fuentes: Bibliografía Adjunta
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

Gestión de Proveedores y Tesorería

Se busca una herramienta que permita una eficaz administración de las cuentas por pagar de la Empresa así como la
gestión de proveedores. Debe permitir llevar un eficiente y completo control de las cuentas por pagar, emitir cheques a
proveedores, proyectar flujos de vencimientos, y todo lo necesario para la administración de los acreedores.

En particular debe permitir el control de deudas por proveedor, detallando los documentos con sus pagos parciales y
saldos, generar reportes para la gestión, emisión de nóminas o cheques en forma masiva para el pago a los acreedores,
generación automática de los vouchers en el sistema de contabilidad y contabilización de los pagos.

Adicionalmente deberá permitir:

• Pago Electrónico a través de Bancos.

• Cálculo y administración de retenciones de impuestos.
• Consultas e informes.
• Administración de presupuesto de caja.

Gestión de Capital Humano.

El módulo correspondiente a la Gestión de Capital Humano, deberá contener las siguientes aplicaciones y desarrollos:

1. Personal:

• Control de marcas de horarios.

• Horarios semanales, mensuales, cambios, omisiones, autorizaciones.
• Licencias.

2. Gestión de RRHH:

• Reclutamiento y Selección, base de CV postulados, evolución, descartes, fichas seleccionadas.

• Ficha del Funcionario (CV + Foto + Legajo + instancias posteriores de información).
• Inducción.
• Evaluación de Desempeño.
• Capacitación, módulo de historias de capacitación y resultados de los cursos.
• Sistemas de Reconocimiento (módulo de objetivos con opción de bonos).
• Encuesta de Clima.
• Otros tipos de encuestas genéricas.
• Indicadores de RRHH, informes.
• Análisis Salarial (historia individual y grupal).
• Se apunta, con éstos desarrollos, a la autogestión del funcionario, sea web o la vía óptima a definir entre las
partes. Esta aplicaría para acceder a su información personal, recibos, horarios y actualización de información,
como para que cada superior que corresponda pueda administrar su personal a cargo.

Funcionalidades Opcionales

La propuesta deberá indicar si contempla las siguientes funcionalidades. En caso de no incluirlas, los oferentes deberán
cotizarlas en forma independiente:
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

• Gestión documental (Se deben proporcionar las herramientas necesarias para realizar la adecuada Gestión de
Expedientes, Contratos y otras documentaciones).
• Inteligencia de negocio. (Se deben proporcionar las herramientas necesarias para poder realizar estudios
multidimensionales).
• Notificaciones y avisos. (La solución debe proporcionar los mecanismos necesarios para definir alertas y
notificaciones en función de reglas de negocio. Cuando se cumpla la regla de negocio definida (normalmente en
base a cumplimiento de fechas y períodos máximos de resolución) el sistema deberá remitir las notificaciones
electrónicas a las listas de distribución definidas. Las notificaciones podrán incluir envío de correo electrónico y/o
asignación de tarea para su resolución).
• Liquidación de sueldos.
• Gestión de viajes y Rendición de Gastos.

ESQUEMA DE LOS PROCESOS DE SEGURIDAD

Gestión de Inventario de Autos y Repuestos.

La solución TI deberá permitir llevar un preciso control de las entradas y salidas de mercadería desde y hacia los distintos
depósitos, manejar adecuadamente los niveles de inventario y entregar toda la información para la administración de
éstos. Además deberá permitir efectuar todos los movimientos relativos a las ventas, obteniendo las estadísticas necesarias
para la toma oportuna de decisiones.

Deberá contemplar:

• Manejo de múltiples Depósitos.

• Gestión por Lote.
• Completa Ficha de Productos.
• Valorización de stock.
• Movimientos de stock (adquisiciones, reparaciones, entregas, transferencias entre depósitos).
• Consulta de saldos de inventarios (en unidades físicas, lotes, partidas, estado, depósitos).
• Contabilización automática de movimientos.
• Inventario físico, Planificación de inventarios.
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• Manejo de Repuestos

Deberá permitir control y costeo de los productos en stock, para administrar los depósitos el sistema deberá clasificar con
diferentes conceptos los movimientos de entrada y salida. Por ejemplo, controlará las entradas y salidas de productos en
reservas (Por Usuario), productos en consignación, los despachos por entregar, las ventas efectuadas y por despachar, los
consumos internos hacia los Centros de Costos, entre otros.

Adicionalmente deberá permitir:

• Llevar el control de los niveles de Stock Mínimo, Reposición y Máximo, ya sea a nivel de depósito o consolidado
de la Empresa.
• Costeo de los Inventarios y Repuestos por carpeta de importación.
• Facturación por lote.
• Interfaz con Sistema de Cobranzas externos a SOFASA.

Gestión de Activo Fijo.

La herramienta deberá permitir la administración y control, llevando un control exhaustivo de los bienes del Activo Fijo a
nivel Nacional, las ubicaciones en que se encuentran, los responsables a cargo, las readecuaciones y mantenimiento
efectuados, las revalorizaciones, depreciaciones y valor libro, y deberá efectuar automáticamente la contabilización en el
sistema de Contabilidad.

Se requerirá:

• Administración de activos fijos en poder de terceros.

• Ficha del Activo: Este sistema deberá manejar una ficha completa para cada activo, donde se especificarán, tanto
las características para los cálculos de revalorizaciones y depreciaciones, como el valor de compra, vida útil,
valor residual, entre otros, así como la historia de las readecuaciones y traslado entre las distintas ubicaciones. Se
pretenderá definir grupos de activos con su precio de adquisición correspondiente y valoración contable.
• Funciones paramétricas para cálculos.
• Traslado de los Activos: Deberá permitir efectuar traslados de Activos en forma individual o masiva, llevando un
control exhaustivo de los movimientos.
• Toma de Inventario.
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Documento Académico de Referencia
Fuentes: Bibliografía Adjunta

Los sistemas referidos en el esquema están soportados en DBMS separadas no relacionadas entre si. La estructura muestra una proyección de lo
que se considera ideal para el modelo de negocio respecto de las relaciones que debieran existir para optimizar los procesos informáticos de
SOFASA.
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Documento Académico de Referencia
Fuentes: Bibliografía Adjunta

Se busca una solución TI que permita:

Gestión de Finanzas.

• Resultados: Visualizar rápidamente el resultado que se está obteniendo, en un determinado momento así como de
los meses anteriores. Cada mes puede ser analizado al detalle que se requiera, navegando a través de los distintos
niveles de las cuentas.

• Análisis de Saldos.

• Control Presupuestario: Solicitar el Control Presupuestario a nivel global de la Empresa, a nivel de Proyectos o
incluso a nivel de Centros de Costos. En esta comparación se deberá presentar, tanto lo presupuestado vs lo real
mes a mes, como lo acumulado, indicándose la respectiva desviación en cada caso, en monto y en porcentaje.

• Flujo de Caja: Disponer en todo momento de la proyección del flujo día a día.

• Stock: Sugerir los niveles de stock mínimo, reposición y máximo para los productos, con base a parámetros de
días de stock, tiempo de reposición y factor de seguridad, permitiendo actualizar en línea la información hacia las
fichas de los productos. Los análisis de stock deberán poderse efectuar en un determinado período, ya sea para el
global de SOFASA o para un depósito específico. Por cada producto deberá poderse obtener información de
niveles de stock, movimientos y ubicaciones. En relación a la valorización del inventario, ésta se deberá poder
obtener a costo, o a precio de última compra.

Gestión de Contabilidad y Presupuesto.

Basado en una estructura de Proyectos y Centros de Costos la solución TI deberá permitir obtener en forma oportuna toda
la información necesaria para un eficaz control y manejo de la Empresa.
Deberá contemplar:

• Planes de Cuenta y Períodos Contables Paramétricos: Deberá permitir a la Empresa determinar la forma de
operar y controlar su gestión, en base a un plan de cuentas con atributos asignables a cada cuenta, como manejo
de auxiliares, control de documentos, detalle de gastos, conciliación bancaria, flujo efectivo, etc.
• Proyectos y Centro de Costos: A través de una estructura de Proyectos y Centros de Costos permitirá controlar los
resultados de las distintas actividades.
• Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa.
• Plantilla de asientos recurrentes.
• Carga masiva de asientos.
• Corrección Monetaria.
• Conciliación Bancaria.
• Control de deudas.
• Consultas / Informes.
• Cumplir con los balances de presentación obligatoria exigidos para la Empresa.
• Presupuesto Operacional y de Inversiones: Deberá permitir efectuar y controlar el Presupuesto Operacional y de
Inversiones, tanto a nivel de Proyecto como Centros de Costos, y conocer en todo momento el avance del mes y
acumulado.
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Documento Académico de Referencia
Fuentes: Bibliografía Adjunta

CONDICIONES DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN DE

INTEGRACIÓN TI

INFRAESTRUCTURA DE SISTEMAS

• La solución propuesta deberá cumplir los siguientes requisitos:

• La base de datos para almacenar los datos del nuevo sistema será definida entre Oracle y MySQL, en sus
versiones mas actualizadas. Todos los oferentes deberán contemplar el funcionamiento del sistema integrado con,
al menos uno de los motores de bases de datos, y ser capaces de garantizar estabilidad y buen funcionamiento del
mismo.
• El motor de bases de datos será adquirido y proporcionado por SOFASA.
• El software de base será definido entre ambas partes, pero la solución elegida deberá ser capaz de funcionar con
sistemas operativos tanto Linux en sus diferentes versiones (Redhat preferentemente), como Microsoft Windows
Server 2003 o 2008.
• La arquitectura propuesta deberá detallar los requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento de la
solución TI y la compatibilidad de los mismos para convivir con las soluciones existentes actualmente en SOFASA.
• Inicialmente se ha estimado la necesidad de tres servidores. Los mismos serán provistos por EL OFERENTE, con
la configuración de hardware que considere conveniente y adecuado a la solución propuesta por el adjudicatario,
a detallar:

Un servidor de Base de Datos.

Un servidor de Aplicación.
Un servidor Web.

• El adjudicatario validará junto con SOFASA la arquitectura y el dimensionamiento de los servidores involucrados
en el proyecto para cada uno de los entornos mencionados.
• Deberá asegurar una fácil escalabilidad en los requerimientos de hardware a medida que la solución lo requiere y
si eventualmente la demanda sobre el sistema se vuelve mayor y más compleja.
• Se definirá en conjunto con el adjudicatario detalles que permitan optimizar la utilización de la plataforma, y
eventuales configuraciones de hardware que beneficien el modelo de funcionamiento de la solución de integración
definida.
• El adjudicatario se encargará de la instalación y configuración de todo el sistema definido en este pliego en todos
los entornos mencionados, garantizando el correcto funcionamiento de los mismos como parte de la evolución
natural del desarrollo de la solución TI y el proyecto en su totalidad.
• El adjudicatario se responsabilizará del mantenimiento de los componentes del sistema, en los tres servidores
iniciales provistos por SOFASA, así como de configuraciones particulares sobre los servidores que requiera la
solución, en conjunto con el Departamento de Sistemas de SOFASA.
• Se deberán cumplir los procedimientos y niveles de calidad establecidos por SOFASA.
• El adjudicatario deberá proponer a SOFASA la estrategia de distribución del cliente y dimensionamiento de los
PC para dichos clientes. Dicha estrategia deberá ser validada por SOFASA, y el equipamiento será provisto por
SOFASA.
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Fuentes: Bibliografía Adjunta

BIBLIOGRAFÍA
Construcción del Documento Académico

• Informe de evaluación de ERP, Sergio Catalá Gil, scatala@iti.upv.es, Carlos Martínez Burgos, cmarbur@iti.upv.es,
Javier Llacer Muñoz, jllacer@iti.upv.es.
• Adquisición de un Sistema ERP y Servicios de Implantación del mismo en Cits. http://www.virtualeduca.info/
• El Proceso de Ventas http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/proceso-venta.htm