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Ordenar datos en un rango o tabla

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee
poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor
a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes
y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede
ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande, Medio y Pequeño) o
por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.

Ordenar texto
1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos


procedimientos:

o Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en (Ordenar de A a Z).


o Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en (Ordenar de Z a A).
Ordenar datos con una lista
personalizada
Con las listas personalizadas integradas, puede ordenar datos por días de la
semana o meses del año. O bien, puede crear sus propias listas personalizadas
para ordenar por cualquier otra característica que no se ordene bien
alfabéticamente, como alto, medio y bajo, o S, M, L y XL.

Con las listas personalizadas podría ordenar esta hoja de cálculo por mes
de Entrega o por Prioridad.

Ordenar por días de la semana o meses del


año con una lista personalizada integrada
Siga estos pasos:

1. Seleccione las columnas que quiere ordenar.

Nota: Para obtener los mejores resultados, cada columna debería tener un encabezado.

2. En la cinta de opciones, haga clic en Datos > Filtro.

3. En la ventana emergente Ordenar, en la lista desplegable Ordenar por,


seleccione la columna que quiere ordenar.
Por ejemplo, si desea volver a ordenar el ejemplo anterior por fecha de entrega,
en Ordenar por, elija entrega.

4. Desde la lista desplegable Orden, seleccione Lista personalizada.

5. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea y, a


continuación, haga clic en Aceptarpara ordenar la hoja de cálculo.
Crear su propia lista personalizada
Siga estos pasos para crear su propia lista personalizada para ordenar:

1. En una columna de una hoja de cálculo, escriba los valores por los que desea
ordenar. Colóquelos en el orden que quiera para definir el orden de ordenación,
de arriba a abajo. Por ejemplo:

2. Seleccione todas las celdas en esa lista y, después, haga clic


en Archivo > Opciones > Avanzadas.
3. Desplácese hacia abajo en la sección General y haga clic en Editar listas
personalizadas...

4. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en Importar.


Dividir texto en diferentes columnas con el
Asistente para convertir texto en columnas
Puede colocar el texto en una o más celdas y dividirlo en varias celdas con el Asistente para
convertir texto en columnas.

1. Seleccione la celda o columna que contiene el texto que quiere dividir.

2. Seleccione Datos > Texto en columnas.

3. En el Asistente para convertir texto en columnas, seleccione Delimitado > Siguiente.


4. Seleccione los Delimitadores para sus datos. Por ejemplo, Coma y Espacio. Puede ver una vista
previa de los datos en la ventana Vista previa de datos.

5. Seleccione Siguiente
6. Seleccione el Formato de datos de la columna o use la sugerencia de Excel.

7. Seleccione el Destino, que es donde quiere que aparezcan los datos divididos en la hoja de
cálculo.
8. Seleccione Finalizar.
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de
cálculo
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho
niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, que está representado por un número superior
de símbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por
un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o
columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un
esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un
esquema de filas y columnas.

1. para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de


esquema adecuados.

2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.

3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.

4. El nivel 3 contiene las filas de detalle — en este caso, las filas 11 a 13.

5. para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los


símbolos de esquema y .

Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de
resumen y detalles.

Insertar subtotales en una lista de datos de


una hoja de cálculo
Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática
mediante en comando Subtotal. Al insertar subtotales:

 Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la
función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna.
 Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por
ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de
todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.
Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a
calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El
comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas
de detalle de cada subtotal.

Insertar subtotales
Asegúrese de que todas las columnas de un intervalo de datos para el que desea calcular los subtotales
tienen una etiqueta en la primera fila, contienen hechos similares y, asimismo, que el rango no incluye filas
o columnas en blanco.

1. Seleccione una celda del rango.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Insertar un nivel de subtotales

Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En cada cambio en la columna Deporte...

2. …calcula el subtotal de la columna Ventas.

a. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el
grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.

b. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

c. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo
anterior seleccionaría Deporte.

d. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo,
en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.

e. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos
subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Ventas.

f. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre
grupos.

g. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para
especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo,
en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.
h. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar más
subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la
casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Insertar niveles anidados de subtotales


Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos externos correspondientes,
como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En cada cambio en la columna externa Región...

2. …calcula el subtotal de las Ventas para esa región y en cada cambio en la columna interna Deporte.

i. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el
grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.

j. Inserte los subtotales externos.

Cómo insertar los subtotales externos

i. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

ii. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales externos. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.

iii. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo
anterior seleccionaría Suma.

iv. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales
desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría Ventas.

v. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

vi. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una
fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta
casilla se desactivaría.

vii. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al seis para agregar más subtotales con diferentes
funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.

k. Inserte los subtotales anidados.


Cómo insertar los subtotales anidados
i. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

ii. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna del subtotal anidado. En el ejemplo anterior, seleccionaría Deporte.

iii. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo
anterior seleccionaría Suma.

Seleccione las demás opciones que desee.

iv. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

l. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más externos.

Sugerencia: Para mostrar un resumen solo los subtotales y totales generales, haga clic en los símbolos de esquema junto a los números de fila. Utilice los símbolos

de y para mostrar u ocultar las filas de detalle para los subtotales individuales.

Eliminar subtotales

1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.

2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

3. En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos.