REINTEGRO MATERIALES SOBRANTES

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1. OBJETIVO

Garantizar el correcto reintegro y almacenamiento de los materiales sobrantes y servibles

que se requieran para su uso futuro.

2. ALCANCE

Aplica para los almacenes de químicos, empaques y repuestos que operan en Colombia.
Comienza desde el envío del correo para autorización de los materiales hasta el
almacenamiento.

3. RESPONSABILIDADES

 Área solicitante: enviar correo, alistar materiales servibles, limpios y marcados.

 Almacén general: recibo y custodia de materiales.

4. DEFINICIONES

 Material sobrante para reintegro: hace referencia a materiales limpios, en buen estado
(Repuestos) o con acta de rechazo por parte de calidad (químicos y empaques) los
cuales requieran ser reintegrados para custodia en el inventario o para devolución al
proveedor según corresponda.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. PROCEDIMIENTO

1. El área solicitante envía un correo con el formato FMSE-32 diligenciado en su totalidad

(Fecha, dependencia, código, descripción del artículo, unidad de medida, centro de coste y
cantidad).

Nota 1.1. Para el caso de repuestos se debe adjuntar fotografía de los materiales.

Nota 1.2. En el caso de los materiales de empaque y químicos rechazados se debe adjuntar
el acta que genera calidad.

Nota 1.3. En los casos de químicos de uso común en el proceso, solo recibirán cantidades
iguales o superiores a 500 Kg y se debe especificar en el correo el tiempo de
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almacenamiento hasta su nuevo uso, este tiempo no debe ser superior a los dos meses o a
su fecha de vencimiento.

Nota 1.4 Para los químicos de ensayo que finalmente no se utilizaran en proceso, el área
responsable del ensayo debe gestionar su baja en sistema y debida disposición en físico,

Nota 1.5 Para los químicos de ensayo que se utilizaran nuevamente en el proceso su
reintegro se regirá bajo las condiciones descritas en la Nota 1.3.

Nota 1.5. Los materiales enormes y pesados (Superiores a 1 mt x 1 mt) deben venir en
guacal, marcados y en buen estado. El movimiento con montacargas de estos materiales
debe gestionarse en la DOM de materias primas y debe coordinarse el ingreso del material
con el auxiliar de almacén de turno. Materiales que sean ingresados sin la validación del
auxiliar de almacén serán devueltos.

Nota 1.6. La cantidad de materiales que se relacionan en el formato FMSE-32 son los
mismos que se recibirán, si se adicionan otros en el momento de entrega al almacén serán
devueltos al área solicitante.

2. El auxiliar de información procede a verificar y a dar su aval para el reintegro, enseguida

imprime el formato sellándolo y firmándolo. Correo que no adjunte fotografías, formato o acta
de calidad no se autorizará.

Nota 2.1. Si el área solicitante tiene materiales en código cero que superen los tres días no
se autorizara el reintegro de materiales.

Nota 2.2. Se recibirán los reintegros según el día que le corresponda a cada área de la
siguiente manera:

 Lunes: Mantenimiento Mecánico Conversión

 Martes: Mantenimiento Mecánico Molino
 Miércoles: Mantenimiento Eléctrico Conversión
 Jueves: Mantenimiento Eléctrico Molino
 Para empaques y químicos se recibirán reintegros todos los días en turno 1.

Nota 2.3. La cantidad de reintegros estará limitada por el espacio del área destinada a los
reintegros.

3. El solicitante reclamará el formato FMSE-32 en el almacén con el aprobado de reintegro y

procederá a solicitar la firma autorizada. Una vez se tenga la firma autorizada debe llevar los
materiales al almacén junto con el formato FMSE-32.

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4. El reintegro debe ser entregado directamente al Auxiliar de Almacén, quien verificara que los
materiales recibidos estén en las condiciones óptimas para su almacenamiento (limpios y
marcados) y que correspondan a los que se relacionan en el formato FMSE-32. El Auxiliar
de Almacén procederá a firmar el recibido de los repuestos en el formato FMSE-32.

5. El Auxiliar de Almacén y solicitante dejaran los materiales en la zona de tránsito para la

ejecución del reintegro.

6. El Auxiliar de Almacén debe verificar si los materiales ya tienen vistas en WMS, en el caso
de no tenerlas solicitaran por correo al Auxiliar de Información la creación de las mismas. En
el correo enviaran si pertenece a repuestos pequeños (Mezzanine), repuestos pesados
(estantería), repuestos enormes o Mallas y fieltros (Drive In); para el caso de los repuestos
pequeños se debe enviar la ubicación donde se almacenará.

7. El auxiliar de información genera las vistas y envía un correo al Auxiliar de Almacén

confirmando la creación de las mismas.

8. Una vez los materiales cuenten con las vistas, el Auxiliar de Almacén procede a generar el
reintegro en sistema.

Nota 8.1 La persona encargada de recibir los reintegros es la persona de turno, el proceso
de ingreso al sistema estará dividido entre el rol de facturas y el supernumerario, la
ubicación de los mismos estará a cargo del supernumerario con el apoyo de la persona de
turno.

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NO

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7. REGISTROS

Si el procedimiento tiene asociado algún tipo de registro que evidencie el cumplimiento de sus
actividades relaciónelo en la siguiente tabla:

TIEMPO DE DISPOSICION FINAL

CODIGO DESCRIPCION RESPONSABLE LUGAR DE ARCHIVO CONSERVA
CION
Formato Reintegro de Destrucción
FMSE-32 Auxiliar de almacén Carpeta física “Reintegros” 2 Años
Materiales

6. CONTROL DE CAMBIOS

Aplica para documentos con versión 2 o superior. No aplica para procedimientos de versión 1.

Describa uno a uno, los cambios que sufrió el procedimiento que está elaborando con relación al
mismo documento en la versión inmediatamente anterior.

Los cambios deben relacionarse en el cuadro siguiente así como se presenta en este ejemplo:

CONTROL DE CAMBIOS


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