MICROSOFT EXCEL (HOJAS DE CÁLCULO)

La hoja de cálculo, conocida dentro del paquete de office como Microsoft Excel,
es un programa que permite una gran cantidad de aplicaciones.

EXCEL: Es un programa que permite realizar operaciones con números

organizados en una cuadrícula. Este programa es útil para realizar desde
simples sumas hasta calcular porcentajes o manejar funciones de tipo
matemático, financiero, estadístico, entre otras, las cuales son provistas por el
programa.

Ingresar a Microsoft Excel

Pasos:

1. Dar clic en el botón de Inicio ubicado en la esquina izquierda de la pantalla.

2. Dar clic en Todos los programas.
3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office y dar clic en dicho paquete.
4. Allí se despliega un menú en el que debe escoger la opción Microsoft
Excel 2010, 2013 etc., dando clic.
5. Después se abrirará el programa para empezar a trabajar en él.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la

parte superior derecha de la ventana de Excel.
 También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta
combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese
momento.
 Hacer clic sobre el menú y elegir la opción

COMPONENTES DE UNA HOJA DE CÁLCULO

LA PANTALLA INICIAL:

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.
HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas, filas y celdas.

LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el
computador los reconozca como tal.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, cuando se abre un nuevo
Libro de Trabajo, éste se abre en forma predeterminada con tres hojas de
cálculo que se denominan Barra de Etiquetas, en la parte inferior de la
ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una
de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
LAS BARRAS

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese

momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha están los botones de control.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

COLUMNA: Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

FILA: Se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un

conjunto de celdas de una hoja de datos representada por los números.
CELDA: Es La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y
se designa con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el
número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

CELDA ACTIVA: Es cuando el cursor está posicionado en alguna celda

preparado para trabajar con ésta, se identifica porque aparece más remarcada
que las demás.

MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA: Tan solo una pequeña parte de la hoja

es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces,
ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto
ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

INTRODUCIR DATOS:

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el
cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra
de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
INSERTAR COLUMNAS Y FILAS

Pasos para insertar columnas

Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para ello,
insertarás una columna entre los ítems Valor y Fecha pago así:

Paso 1:
Selecciona la letra de la columna que quedará a la derecha de la que vas a
insertar. Por ejemplo, si deseas insertar una columna entre C y D, selecciona la
columna D.

Paso 2:
Haz clic en el comando Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás la nueva columna insertada justo a la izquierda de la que habías
seleccionado

NOTA: Debes asegurarte de... Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic
en los números o letras del encabezado. Si seleccionas una celda, sólo se
agregará una nueva celda.
¿CÓMO INSERTAR UNA FILA?

Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual

(Gastos Médicos). Para ello, vas a insertar una fila entre Arriendo y Comida.

Paso 1: Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la
que vas a insertar.

Paso 2: Haz clic en el botón Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Paso 3: Verás la nueva fila insertada justo en el lugar que habías seleccionado.

MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA

Paso 1:
Ubicamos el mouse sobre las líneas laterales que separan el encabezado de
las columnas. Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.

Paso 2:
Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botón izquierdo del mouse
presionado, arrastra la columna hacia la derecha para aumentar su ancho o
hacia la izquierda para disminuirlo.

Paso 3: Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botón del
ratón. Notarás que el ancho de la columna ha cambiado.
ANCHO DE COLUMNA CON UNA MEDIDA EXACTA

Paso 1: Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el
grupo Formato de la pestaña Inicio.
Paso 2: Del menú desplegable seleccionamos la opción Ancho de columna

Paso 3: Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un

número específico y damos clic en el botón Aceptar.

¿QUÉ SIGNIFICA AJUSTAR TEXTO Y CÓMO HACERLO?

Cuando introduces una cantidad grande de texto en una celda, el texto se

mostrará como si ocupara las celdas vacías adyacentes.

Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la celda para que todo su
contenido sea visible dentro de ella.

Observa cómo el texto se despliega sobre las celdas vacías a la derecha de

una celda.
Una opción es aumentar el ancho de la columna A de manera que se ajuste al
tamaño del texto, pero si lo que deseamos es que el texto se ajuste al ancho de
la columna entonces debes hacer lo siguiente.

Paso 1: Selecciona la celdas que deseas ajustar.

Paso 2: Haz clic en el comando Ajustar texto ubicado en la pestaña Inicio.

Si cambias de opinión, vuelve a hacer clic en el comando Ajustar texto.

DISTINTAS FORMAS DE COMBINAR Y CENTRAR

Dentro de las Ficha Archivo existe el grupo de Alineación. Este grupo

contiene la opción de COMBINAR Y CENTRAR.

Al desplegar la opción combinar y centrar aparecerán cuatro opciones, tal

como se muestra en la siguiente imagen (Excel 2013):
Esta opción te permite, si estás trabajando en un título de alguna tabla, seleccionar las
celdas y Excel centrará y combinará las celdas de acuerdo a la extensión de tu título.
Cada vez que uses esta opción el botón Combinar y centrar permanecerá resaltado
indicando que dichas celdas han sido combinadas. Tal como se muestra en esta hoja
de Excel.

Excel unirá las celdas y centrará el texto dentro de ellas.

El botón Combinar y centrar permanecerá resaltado indicando que dichas

celdas han sido combinadas, así que para regresar las celdas a su estado
normal deberás hacer clic de nuevo sobre el botón Combinar y centrar para
dividir de nuevo las celdas.
Opción Combinar horizontalmente:
La otra opción es Combinar horizontalmente, para acceder a esta, debes
seleccionar la opción Combinar celdas y dentro del menú desplegable
seleccionar la opción. Esta opción ayuda a unir las filas del rango seleccionado.
Observar el gráfico siguiente.

Note que de forma similar al caso de la “opción combinar y centrar”, si existen

diversos valores en las celdas a combinarse solo se conservarán los valores de
las celdas que se encuentran a la izquierda.

Opción Combinar Celdas:

La tercera opción, del menú desplegable, es Combinar celdas,

esta únicamente te combina las celdas más no las centra.

Opción: Combinar celdas

La opción de combinar celdas es muy útil en Excel. Esta te ayuda a combinar

más de una celda en una celda mayor, la cual abarca varias columnas o filas.

Estas celdas columnas y filas se puede dividir de nuevo en celdas

independientes.

Al igual que en los casos anteriores debe tenerse cuidado al combinar las
celdas, que solo se conservará el contenido de la celda que se encuentra en la
parte superior izquierda.
FORMATO DE NÚMEROS EN EXCEL

El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos

cambiar la apariencia de un número contenido en una celda. Es importante
remarcar que dicho formato no modifica el valor numérico de la celda sino solo
su apariencia.

El cuadro de diálogo Formato de celdas

Es el indicador correspondiente que se encuentra justo a la derecha de la
etiqueta del grupo Número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de
celdas:

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el

formato aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12
categorías de formato de las cuales podemos elegir y además configurar
ciertas propiedades particulares. A continuación describo brevemente cada una
de las 12 categorías:
1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las
celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados
excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo
convierte a notación científica.
2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones
decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir
 el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el
formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo
negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar
así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato
anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en
que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera
vertical.
5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para
una fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una
celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la
cantidad de decimales.
8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos
elegir entre nueve diferentes formatos.
9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos
especificar la cantidad de decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho
valor como un texto, inclusive si es un número.
11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la
Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos
especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los
números de seguridad social.
12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la
posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una
opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás
un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional.

EMPEZAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo

vacío, pero Supongamos que ya estamos trabajando con un documento y
queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes
pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

 O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:

Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación

hacer clic en Crear, en el panel situado más a la derecha.

OPERACIONES DE CÁLCULO EN EXCEL

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN EN EXCEL?

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando
valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es
que ahorran tiempo porque ya no es necesario que las escribas tú mismo.
LAS PARTES DE UNA FUNCIÓN

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para
obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una
función es:

 Insertar un signo igual (=).

 Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la
función para la adición).

 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se

usarán para hacer el cálculo.

Trabajar con argumentos básicos

 Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o
referencias de celdas, separados, ya sea por dos puntos o comas. Fíjate
cómo debes hacerlo en cada caso:

 Dos puntos
Crean una referencia a un rango de celdas. El siguiente ejemplo calcula
el promedio del rango de celdas E19 a E23.

= PROMEDIO (E19: E23)

 Comas
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de
celdas en los paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar
cada argumento por una coma.

= COUNT (C6: C14, C19: C23, C28)

En este ejemplo se cuenta todas las celdas en los tres argumentos
incluidos entre paréntesis.

Fórmula: Es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores
que tenemos ingresados en la hoja de cálculo.
Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda
fórmula debe comenzar con el signo = (igual), de lo contrario Excel no
reconocerá el contenido de una celda como expresión aritmética.

Errores más comunes: cuando se ingresa una fórmula en una celda pueden
haber errores. En la siguiente lista se explican estos errores:

#####: Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operación

incorrecto, como puede ser sumar textos.

Por ejemplo, si la celda A3 contiene el valor 325 y la celda B3 contiene el valor

500, la expresión = 325 +500 sería igual a la expresión = B5 + D8.

Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo,
Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden
de prioridad, siguiendo el criterio matemático de separación en términos.

El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos
que encuentra en una misma fórmula es:

1º) Cálculos entre paréntesis

2º) Multiplicación y división
3º) Suma y resta

Por ejemplo, considera la siguiente expresión: 3+4*5 La expresión 3+4*5 da

35.
La razón es que hay cierto orden para llevar a cabo las operaciones.
Primero se realiza lo que está entre paréntesis ( ); Luego deben realizarse las
potencias ^; Después las multiplicaciones y divisiones *,/ ; Al final las sumas y
restas +,-

Siguiendo esas reglas, la expresión 3+4*5 se evalúa de la siguiente manera:

3+4*5=3+20=23
Es decir, primero se lleva a cabo la multiplicación y después la suma.

Escribe directamente la operación:

=3+4*5

Oprime Enter, Excel realiza los cálculos, y el resultado aparece en la celda B2:

PESTAÑA FORMULAS
BIBLIOTECA DE FUNCIONES

La biblioteca de funciones está ubicada en la pestaña Fórmulas. Aquí puedes

buscar y seleccionar las funciones de Excel basado en categorías
como Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y hora, y mucho más. A
continuación, verás la descripción de cada una de las categorías para que que
puedas ubicarte fácil y rápidamente.

1. Insertar función:
Te permite buscar fácilmente una función ingresando la descripción de lo que
estás buscando.

2. Autosuma:
Con este comando puedes obtener automáticamente el resultado de funciones
comunes, como SUMA y PROMEDIO de un rango de celdas.

3. Recientes:
Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado
recientemente.

4. Financieras:
Esta categoría contiene funciones para cálculos financieros como determinar
un pago (PAGO) o la tasa de interés de un préstamo (RATE)

5. Lógicas:
Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o condición.
Por ejemplo, si una orden es superior a $50 se cobra $4.99 por envío. Pero si
es superior a $100, no se cobra.

6. Texto:
Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto. Por
ejemplo, convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.

6. Fecha y Hora:
Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes resultados como
la fecha y hora actual.

7. Búsqueda y referencia:
Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y referencia.
Estas funciones te ayudarán a trabajar con matrices de datos, incluyen
funciones que buscan y devuelven la ubicación valor dado

8. Matemáticas y trigonométricas:
Son las funciones más útiles y utilizadas en Excel. Las Funciones Matemáticas
y Trigonométricas permiten sumar un rango de valores con la función SUM(),
contar valores con COUNT(), etc.

9. Más funciones:
Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de Estadística,
Ingeniería, Cubo, Información y Compatibilidad.

LA FUNCIÓN PROMEDIO EN EXCEL

Sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le
pasemos como parámetros.

Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los
divide entre el conteo de los mismos.

¿Para qué sirve?

Un Profesor podría utilizarlo para obtener el promedio de calificaciones de un

alumno o de toda la clase.
Un Analista podría utilizarlo para obtener el promedio de pérdidas o ganancias
mensuales o el promedio de producto no conforme por semana.

¿Cómo se usa?
Pues bien, como te comentaba hace un momento, esta función busca obtener
la media aritmética entre los valores que le pasamos como parámetros y lo
hace sumando todos los valores entre sí, para luego dividirlos entre el conteo
de estos.

Así, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por

ejemplo, el procedimiento sería así:

1. Cantidad de parámetros: 2
2. Suma entre 15 y 5: 20
3. Dividir el resultado entre la cantidad de parámetros: 20 / 2 = 10
4. Promedio: 10

Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:

Función Excel CONTAR

¿Qué hace?
Cuenta la cantidad de celdas que contienen números.

Ejemplos
CONTAR (A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que
contienen números
La función CONTAR.SI

Pertenece a las Funciones Estadísticas. Es una función que nos permite

contabilizar los elementos que cumplan con una determinada condición, dentro
de una base de datos o un rango establecido por nosotros. Esta fórmula se
estructura bajo dos determinantes:
 Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean
contar.
 Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán
contadas.

Sintaxis de la función CONTAR.SI

Solamente existen dos argumentos para la función CONTAR.SI que son los
siguientes:

Por ejemplo:
Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su marca. Ahora
necesito contar el total de artículos que son de marca Lexmark y para ello
utilizaré la función Contar.si
 ARTICULO MARCA
IMPRESORA EPSON
IMPRESORA DELL
IMPRESORA LEXMARK
IMPRESORA DELL
IMPRESORA LEXMARK

COMPUTADOR
PERSONAL COMPAQ

COMPUTADOR
PERSONAL LENOVO

COMPUTADOR
PORTATIL HEWLETT-PACKARD

COMPUTADOR
PERSONAL TOSHIBA
IMPRESORA DELL
IMPRESORA LEXMARK
COMPUTADOR
PERSONAL LENOVO
COMPUTADOR
PORTATIL HEWLETT-PACKARD

Formula: =CONTAR.SI (B2:B11, "LEXMARK")

La FUNCIÓN SI en Excel
Es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
prueba lógica y devolver un valor de acuerdo al resultado obtenido de
dicha prueba. Para poder utilizar correctamente la función SI es
necesario saber utilizar correctamente los operadores de comparación
de Excel.

La función SI tiene tres argumentos y solo el primero de ellos es

obligatorio:

SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

 prueba_lógica: La comparación a realizar.

 valor_si_verdadero (opcional): Valor a regresar si la prueba
lógica es verdadera.
 valor_si_falso (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es
falsa.
Aunque el segundo y tercer argumento son opcionales, sin ellos la
función no sería de mucha utilidad.

Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de
alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la
calificación del alumno es superior o igual a 3,5 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 3,5. La función que utilizaré
será la siguiente:

=SI(H6>=3,5;"APROBADO";"PERDIO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la

columna I.

Promedio
Alumno Práctica1 Práctica2 Examen1 Examen2 Nota Final
Prácticas
ELORMANDY PEREZ 4,5 3,5 4,0 4,8 3 3,8 APROBADO
NABAT ZUBIRIA 2,7 4,8 3,8 4 4 3,9 APROBADO
JAIME RAMIREZ 2,7 5 3,9 2,6 2,6 3,0 PERDIO
JORGE NIEBLES 3,5 2,7 3,1 3 3,8 3,4 PERDIO
CARLOS ORTIZ 3 3,1 3,1 2 2,6 2,6 PERDIO
YULY MOSQUERA 4,8 5 4,9 3 3,5 3,8 APROBADO
CINDY GONZALEZ 5 4,5 4,8 3 3 3,5 APROBADO
WILSON SINISTERRA 3 3,5 3,3 2,5 3 2,9 PERDIO
LISBETH HERNANDEZ 3,1 4 3,6 3,5 4,5 3,9 APROBADO
JHON CARABALI 4,2 2,2 3,2 4 2,5 3,2 PERDIO
 Función SUMAR.SI
Entes caso la sintaxis es:

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Escribe en una hoja de cálculo Excel en blanco los siguientes datos: En la

columna A tienes los nombres de una serie de personas: Rosa, Juan, Rosa,
Paco, Juan y Rosa. En la columna B las cantidades que por ejemplo han
aportado a las fiestas del colegio: 5, 4, 6, 3, 5, 1.

A B
Rosa 5

Juan 4

Rosa 6

Paco 3

Juan 5

Rosa 1

Varias personas han realizado aportaciones más de una vez, para saber
cuánto ha aportado Rosa, tienes que usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI (A1:A6;A1;B1:B6)

En total Rosa ha aportado 12 dólares.

¿Puedes calcular con la función SUMAR.SI cuanto ha aportado Juan?

Solución: 9 dólares

 Función SUMAR SI CONJUNTO

Permite sumar un determinado rango según se cumplan varios criterios,
lo que la hace diferente a la función SUMAR.SI que sólo considera un
criterio.
Por ejemplo, la función SUMAR.SI nos permite sumar valores de un
rango que cumplan el criterio de ser superiores a 100.000, pero en
algunos casos podemos necesitar sumar un rango que incluya más de un
criterio.

Necesitamos sumar las ventas que realizó un empleado en un día

determinado. En este caso se deben cumplir dos criterios: fecha y
nombre del empleado.
Necesitamos saber cuánto sumaron las ventas que realizó Pedro el día
15 de agosto de 2011.

Filtros en Excel

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que

cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando
tenemos un rango de celdas con información y queremos ver
solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. El
objetivo es obtener de una masa de datos solo los que necesitemos.

Al filtrar una lista, se oculta temporalmente parte de su contenido.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se
encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de

cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos
indicando que podemos hacer uso de los filtros.

Por ejemplo,
Se trata de una parte de una base de datos de clientes con los campos
cédula, Genero, Edad, País y Estado.
Si necesitamos repasar solo los registros cuyo país sea Colombia una de
las opciones podría ser aplicar formato condicional; primero
seleccionamos el rango o también la columna D donde se encuentran los
países abrimos la herramienta Formato condicional (Ficha INICIO,
Formato Condicional) y la regla es cuando la celda sea igual a Colombia:
¿Qué es un formato condicional?
Es una herramienta útil para identificar patrones o
tendencias en una hoja de cálculo.
Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico
o un color de relleno diferente para aquellas celdas
que cumplan con ciertas reglas y así poder
identificarlas fácilmente en pantalla.
Por ejemplo, una regla podría ser Si el valor es
mayor que 5.000, que la celda sea amarilla. Así,
podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es
superior a 5.000.
 Los gráficos se usan para presentar series de datos
numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis
de grandes cantidades de información.

Los gráficos son una excelente herramienta para

resumir la información e identificar fácilmente
cualquier tendencia en los datos.
Tipos:
Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un
período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre
elementos.

13.
14. Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

15.
16. Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una
serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre
mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un
elemento significativo.
 17.
18.

Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.

19.
20. Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

21.
22.
Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos
 o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas
XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.

23.
24.

Partes de un gráfico de Excel

Un gráfico de Excel está formado por diferentes

partes que incluyen el área del gráfico, las series de
datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El
siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de
Excel que necesitas conocer:

Partes de un gráfico de Excel

Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra
definida por el marco del gráfico y que incluye todas
sus partes.
Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que
se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico
(barra, área, punto, línea) que representa un solo
valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su
valor viene de una celda.
Series de datos. Son los puntos de datos
relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada
serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico
puede tener una o más series de datos a excepción
de los gráficos circulares que solamente pueden
tener una serie de datos.

Ejes
Son las líneas sobre las que se sitúa el gráfico. La mayor parte de
los gráficos tienen un eje horizontal, llamado eje X o eje de
categorías. Y un eje vertical, llamado eje Y o eje de los valores.
Hay un tercer eje Z o eje de series, que señala la profundidad y
aparece en los gráficos en 3D.
Los ejes verticales, presentan los valores numéricos en una escala
uniforme. Al crear un gráfico, Excel coge de la tabla
automáticamente los valores de los ejes. Pero si queremos,
podemos modificar esta información, especificando unos intervalos
mayores o menores.
Los ejes horizontales, muestran los textos de las categorías.

Excel utiliza estos dos ejes como marco de referencia para crear el
gráfico, pero también nos da la opción de ocultarlos. Tenemos que
ir a la ficha Diseño, pinchamos en el botón de Agregar elemento
de gráfico, y vamos a Ejes.

Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e

incluye todas las series de datos.
Líneas de división
Son útiles si queremos mostrar con mayor precisión en el
Área de trazado, la intersección con los ejes X e Y, o para
mostrar el gráfico en un plano cartesiano. Son una guía
para la lectura del gráfico.
Hay dos tipos: verticales y horizontales.
Los dos tipos tienen líneas principales y secundarias. Las
líneas de división horizontal principales, van desde los
valores de la escala y las líneas de división horizontal
secundarias, muestran los valores de los datos de la serie.

Modificar las líneas y los ejes

Además de mostrar u ocultar las líneas de división y los ejes,
también podemos modificarlos. Tenemos que hacer doble clic sobre
la línea o el eje que queremos modificar, y se nos abrirá a la
derecha del gráfico una ventana con las distintas opciones. Según
vayamos eligiendo la configuración que queramos, se irán aplicando
los cambios sobre el gráfico. Las opciones de configuración, serán
diferentes dependiendo del tipo de gráfico que hayamos
seleccionado.
Título de eje: Texto descriptivo que se alinea
automáticamente al eje correspondiente.

Rótulos
Son los títulos de cada eje de un gráfico. Son muy útiles para que podamos ver a simple
vista lo que se representa en cada eje. Es recomendable, escribir siempre el rótulo del eje
vertical, donde tenemos los valores numéricos, para poder interpretar correctamente la
información.
Para poder ver los rótulos de los ejes, tenemos que seleccionar el gráfico, ir a la
ficha Diseño, y en las opciones pinchar en Agregar elemento de gráfico.
Leyenda
Son los títulos que posee cada serie. Son útiles cuando tenemos más de una serie, porque
así los identificaremos fácilmente en el gráfico. Se representan con un color, que tiene que
coincidir con el color de la serie en el gráfico, y con su respectivo nombre.
Configuración de los rótulos y la leyenda
Cuando insertamos un gráfico, nos aparece automáticamente la leyenda. Pero si
queremos, podemos modificarla o desactivarla.
Seleccionamos el gráfico para que nos aparezcan las Herramientas de gráficos, y vamos
a la ficha Diseño, al grupo Diseños de gráficos y pinchamos en Agregar elemento de
gráfico. En el desplegable vamos a Leyenda, donde tenemos las distintas opciones. Si
pinchamos en Más opciones de leyenda, se nos abre a la derecha del gráfico, el cuadro
de Formato de leyenda. Podemos mofificar el tipo de relleno, el borde, sombra e
iluminación.
Los rótulos de los ejes no aparecen automáticamente. Si queremos agregarlos o
modificarlos, seleccionamos el gráfico para que nos aparezcan las Herramientas de
gráficos, y vamos a la ficha Diseño, al grupo Diseños de gráficos y pinchamos
en Agregar elemento de gráfico. En el desplegable vamos a Títulos de ejes, y
dependiendo del gráfico que tengamos, nos mostrará unas u otras opciones.

Ficha Herramientas de gráfico

Una vez que hemos creado un gráfico y hacemos clic sobre él se
mostrará una ficha contextual llamada Herramientas de gráfico la cual
contendrá comandos específicos para trabajar con los gráficos
creados.

Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y Formato que

contienen comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así
como el comando necesario para cambiar el tipo de gráfico entre otros
comandos más que utilizaremos en lecciones posteriores. Como
cualquier otra ficha contextual, al momento de remover la selección
del gráfico, la ficha Herramientas de gráfico se ocultará.