INFORME AA1

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS.

SANDRA BIBIANA MADRIGAL BEDOYA

CC42687783

MEDELLIN

2018
 ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE
COMPRAS.

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN

El proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de

insumos o bien llamados como materias primas, importantes para función pertinente
de una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca
la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados
económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y
la confianza del cliente interno respectivamente.

Gestión del proceso de compras

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado
aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos
se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de
dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si
se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo
sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de
criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades
para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar
 las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las
especificaciones para el proceso de compra están encadenadas con
requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del
sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender,

se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una
mejor forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de
demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los
tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de
los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello
la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor
a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el
inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que
se le brinda al producto en comercialización, en caso de las características
entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como
los que se pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en

funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en
donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer
funciones suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda
la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para dicha selección
de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las
empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuyas características
de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a empresas
que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la
escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la breve
consideración pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de
realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor,
este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades
de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos.
por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga
las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se
rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que
 trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en
cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la
selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente
se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto
depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los
datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para
poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor,

el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene
la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión
previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los
procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes
mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección,
prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica
muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el
espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no
coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda
dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra,
Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de
revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial
en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor

de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de
carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión
de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para
considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues
esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del
impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
 contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde acoplan
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, las características estándares
cantidad, criticidad entre otros que debe tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos,
subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas de
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que utilidad de la materia prima o
están en el proceso evaluativo. insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y
servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de Registros de lo comprado
entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad, para
la cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de
entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido
de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor,
que son el registro de la información solicitada a los proveedores para
su aceptación, formato de la hoja de no conformidad de producto (para
compras), formato de la hoja de no conformidad de servicio (para
subcontrataciones).