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CASO PRACTICO QUALA S.A

Lorena Katherine Pedraza Romero

Unipanamericana

Facultad de Ciencias Empresariales

Técnico Profesional en Procesos Empresariales

Bogotá, Colombia

2019

*Guillermo Cerón
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CASO PRACTICO QUALA S.A

Tabla de contenido
Portada de Presentación ................................................................................................................................. 1
Tabla de contenido ........................................................................................................................................... 2
Objetivos y beneficios de la gestión Documental ............................................................................................ 3
Importancia y conceptos e documentación ..................................................................................................... 4
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CASO PRACTICO QUALA S.A

1. Cuál es la objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A? Consulte las fuentes
referenciadas en el siguiente cuadro y tome citas textuales (Ver normas ICONTEC o APA).

Respuesta: El objetivo principal de la gestión documental es la eficacia y la rentabilidad

administrativas. Así, el objetivo de eficacia administrativa se consigue cuando la
información es accesible en el momento oportuno y en un tiempo razonable.
El objetivo de rentabilidad administrativa se consigue cuando esta información sea accesible
al costo más bajo posible como consecuencia de la integración de las aplicaciones
ofimáticas y de una gestión documental ágil. (Jordi Amado Guirado)
Teniendo en cuenta este concepto el objetivo principal de Quala S.A es invertir en un
proceso de gestión documental, que le permita tener accesibilidad a sus documentos de
forma oportuna y en un tiempo razonable.
2. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa del caso
de estudio?
Respuesta: Las principales falencias o problemáticas que tiene la compañía son:
 El volumen de sus documentos impide su consulta y organización.
 Dificultad en las inspecciones en las plantas de producción
 Complejidad en la estructura de los documentos
 La consulta de los documentos en la red
 Falta de capacitación a su personal para agilizar los procesos en los documentos.

Todas estas falencias se deben a que la compañía no cuenta con un sistema de gestión
documental sistematizada que le permita mantener ordenado cifrado y clasificado
correctamente, y así se evitaría todas estas falencias.

3. ¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?
La aplicación de un Sistema de Gestión Documental permite:
 Organización
 Clasificación
 Reducir tiempos de consultas
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 Accesibilidad
 Mejoras en sus procesos de auditoria
 Satisfacción de sus empleados y clientes.
4. Explique ¿por qué es importante para cualquier organización tener una excelente gestión
documental? (una cuartilla con letra Arial tamaño 11)
Respuesta: Es de total importancia el sistema de gestión documental ya que en cualquier compañía
se manejan documentos de entrada y salida, documentos que deben tener un control ya sea de dinero,
de respuesta, de auditoria y de gestión. Para el manejo de todos estos documentos es indispensable
contar con un sistema que permita clasificarlos, asignarlos generar recordatorios y un registro y
control de toda la documentación.
Adicional a esto los sistemas de gestión documental permiten un ahorro significativo en recurso
humano y papel ya que está diseñado para que todas las operaciones se puedan realizar de forma
sistematizada y así ayudar al medio ambiente con el uso indebido del papel. También es
importante señalar que un SGD permite darle seguridad, y accesibilidad a todos nuestros
documentos.
5. Elaborar un cuadro comparativo en el cual se referencie mínimo tres (3) fuentes con citas
textuales en los que se aborde el concepto de Documentación
Respuesta:Tabla (1) Conceptos de Documentación

CONCEPTO 1 CONCEPTO 2 CONCEPTO 3

Se conoce como documentación a la ciencia que consiste en
documentar, ésta se encuentra identificada por el
procesamiento de información que otorgará datos específicos Documentación,
sobre un tema determinado; de acuerdo a esto puede procedente del vocablo
identificarse como una técnica instrumental y auxiliar, para latino documentatio, es
lograr informar a numerosas personas sobre un tema en el acto y el resultado de
Conjunto de
documentar: demostrar
DOCUMENTACION específico. Un documento no es más que un texto redactado
que tienen la finalidad de servir de soporte para el relato de
documentos,
algo a través
generalmente oficiales,
una circunstancia, también se puede describir como una carta de documentos o pruebas.
con que se prueba o
que contenga datos que deben ser identificados para El término suele referirse
acredita algo. (
comprobar una información; de acuerdo al criterio con el que al conjunto de los
Diccionario Google)
es redactado el documento puede clasificarse en: documentos documentos que permiten
textuales, estos son redactados o realizados en un papel y lograr la acreditación de
documentos no textuales, los cuales emplean un soporte algo. (https://definicion.de/do
diferente al papel para plasmar los datos que se deseen cumentacion/)
publicar (pendrive, grabación, video, etc.).
https://es.wikipedia.org/wiki/Documentaci%C3%B3n