MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA

2016

1 2 SI 4 SI 5
NO NO

6 7 E
NO

8 9

SI

10

15 14 131 12 11

1 1
2 2
BARRANCA – PERÚ
ENERO - 2016

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 1/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

Introducción

La Unidad de Gestión Educativa Local Nº 16 es una instancia descentralizada del

Ministerio de Educación que depende técnica y funcionalmente de la Dirección Regional
de Educación de Lima Provincias; El cual proporciona soporte técnico pedagógico,
institucional y administrativo a las Instituciones Educativas de Educación Básica y
Técnico Productiva de su ámbito Jurisdiccional, con la finalidad de asegurar el servicio
educativo de equidad , eficiencia y calidad.

Para ello, a través del Área de Gestión Institucional de la UGEL Nº 16 – Bca de

conformidad a la Directiva Regional Nº 043-2014-GRL/DRELP/DGI, ha elaborado el
Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO, teniendo como finalidad unificar
criterios, reducir requisitos, establecer procedimientos simplificados, evitar ordenes
innecesarias, reducir el tiempo que se ejecutan en cada paso, y facilitar las gestiones
en el marco de una cultura administrativa dinámica, eficiente y de calidad dentro de
los lineamientos de la política educativa nacional, regional y local.

El Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO es un instrumento normativo de

carácter instructivo e informativo que agrupa trámites recurrentes(Procedimientos) que
realiza la UGEL para atender a sus usuarios y público en general; y que cada
procedimiento debe contener: nombre del procedimiento, finalidad, base legal,
requisitos, descripción, duración del procedimiento y el diagrama de Flujo

El Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO tiene la característica de ser

clara, concisa, de fácil manejo e identificación de cada procedimiento, integrado en un
solo formato la descripción y de diagrama de flujo.

Este Instrumento de normativo tiene secuencias lógicas, incluyen además a los órganos
que intervienen y el tiempo en que se ejecutan, guardando coherencia con los
respectivos dispositivos legales y/o admainistrativos que regulan el funcionamiento de la
entidad.

Es oportuno agradecer la colaboración de todos los trabajadores de la UGEL Nº 16 de

Barranca, con su amplia experiencia, conocimiento y profesionalismo ha sido posible la
realización del presente.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 2/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

ÍNDICE

Nº
PAGINA
INTRODUCCIÓN 02

INDICE 03

BASES LEGALES 04

PROCEDIMIENTOS PRIORIZADOS

o SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO 05

o DIAGRAMA DE FLUJO 07

o ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS(25 Y 30 AÑOS) 08

o DIAGRAMA DE FLUJO 10

o EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE HABERES 11

o DIAGRAMA DE FLUJO 12

o INFORME ESCALAFONARIO 13
o DIAGRAMA DE FLUJO 14

o VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS 15

o DIAGRAMA DE FLUJO 16

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 3/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

DE LAS BASES LEGALES:

El presente Manual, tiene como Base Legal los siguientes dispositivos vigentes:

a) Constitución Política del Perú.

b) Ley N° 28044 Ley General de Educación.
c) Ley N° 29944 Ley de la Reforma Magisterial
d) D.L N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Publico, y su Reglamento aprobado por D.S N° 005-90-PCM, de fecha 17-01-90.
e) Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.
f) D.S N° 070-89-ED, Reglamento de la Ley de Simplificación Administrativa.
g) D.S N° 11-2011-ED, Reglamento de la Ley General de Educación
h) D.S N° 04-2013-ED, Reglamento de la Ley de la Reforma Magisterial
i) Resolución de contraloría N° 114-2003-CG, de “Aprueban Reglamento de los Órganos de
Control Institucional.
j) D.S. Nº 015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las Unidades de
Gestión Educativa Local.
k) R.S. Nº 280-2001-ED, Aprueban el Cuadro de Asignación de las UGELs con sus respectivas
Instituciones Educativas.
l) R.V.M. Nº 020-2009-ED, Aprueba “Lineamientos para el Desarrollo de las acciones de
Simplificación Administrativa en las Instancias de Gestión Educativa Descentralizada”
m) R.D.R. DRELP Nº 001853-2014, Aprueba “La directiva regional Nº 043-2014-
GRL/DRELP/DGI, Normas y procedimientos para la elaboración o actualización del Manual
de Procedimientos Administrativos(MAPRO) de la Dirección Regional Lima Provincias y de
las Unidades de Gestión Educativa Local de la Jurisdicción de la Región Lima Provincias”.
n) R.D.UGEL 16 Nº 0036-2015, Conforma el equipo de Simplificación Administrativa de la
UGEL Nº 16 de Barranca para el periodo 2015.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 4/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA
VERSION : 2016
PERSONAL - EQUIPO DE PENSIONES
CODIGO : P1-1-04.03-2016
PROCEDIMIENTO: SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO

OBJETIVO:
Reconocer oportunamente el beneficio de subsidio por luto y gastos de sepelio a los familiares directos del trabajador activo o
pensionista.
BASE LEGAL:
 Ley N° 29944 Ley de la Reforma Magisterial
 D.S. Nº 004-2013-ED, Reglamento de la Reforma Magisterial.
 Decreto Legislativo N° 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público”.
 Decreto Supremo N° 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa”.
 Ley Nº 30281, Ley del Presupuesto del Sector Público para el presente año fiscal 2016.
REQUISITOS:
 Solicitud requiriendo subsidio por luto y sepelio.
 Documento de Identidad.
 Partida de Nacimiento / Acta de Matrimonio. (original o copia fedateada).
 Partida de Defunción del Causante. (original o copia fedateada).
 03 Últimos Talones de Pago a la Fecha del Fallecimiento del Causante.
 En caso de solicitar gastos de sepelio anexar Boletas de Venta o Factura a nombre del solicitante. (Original o copia fedateada).
ORIGEN:
El Procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud al Equipo de Tramite Documentario con los requisitos
establecidos.
DESCRIPCION:
TRÁMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 1/2 día hábil)
1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario
OFICINA DE PERSONAL
Técnico de Escalafón: (Duración: 02 días hábiles)
2. Recepciona y registra la documentación y revisa si esta completa con todos los requisitos, caso contrario anota las
observaciones y devuelve al usuario para que subsane e reingrese.
3. Elabora Informe Escalafonario y deriva al técnico administrativo
Técnico de Activo o Pensiones, según corresponda: (Duración: 02 días hábiles)
4. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su cuaderno de control.
5. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al Técnico de Escalafon, quien se comunica con el
usuario correspondiente para su subsanación.
6. Prepara informe y deriva el expediente a la secretaria personal.
Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)
7. Recibe, y registra el expediente y entrega al Proyectista.
Proyectista de resolucion: (Duración: 01 día hábil)
8. Recepciona el expediente con los respectivos informes
9. Proyecta la resolución de subsidio por luto y gastos de sepelio.
10. Registra el proyecto de resolución en el libro de registro de resoluciones, consignando el N° de proyecto, N° de expediente,
fecha, nombre del solicitante y el tipo de acción solicitada.
11. El proyecto de resolución es impreso y una copia, adjunta al expediente y libro de registro.
12. Entrega al Especialista de Personal, recabando el sello de recepción en el libro de registro y la copia del proyecto.
13. Archiva el libro de registro y la copia de proyecto.
Especialista de Personal: (Duración: 1/2 día hábil)
14. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGA.

AREA DE ADMINISTRACIÓN:
Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)
15. Recibe, y registra el expediente y entrega al Jefe de AGA.
Jefe AGA: (Duración: 1/2 día hábil)
16. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva al Jefe de AGI.

AREA DE GESTION INSTITUCIONAL:

Secretaria(Duración: 1/3 día hábil)
17. Recibe, y registra el expediente y deriva al Especialista de Finanzas.
Especialista en Finanzas(Duración: 1/3 día hábil):
18. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGI
Jefe AGI: (Duración: 1/3 día hábil)
19. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva a Oficina de Asesoria
Jurídica.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 5/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

VERSION : 2016
PERSONAL - EQUIPO DE PENSIONES
CODIGO : P1-2-04.03-2016
PROCEDIMIENTO: SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA: (Duración: 1/2 día hábil)

Abogado:
20. Recibe, registra, revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y deriva al Órgano de
Dirección.

ORGANO DE DIRECCION:
Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)
21. Recibe, y registra el expediente y entrega al Director de UGEL
Director de UGEL(Duración: 01 día hábil)
22. Revisa los proyectos de resolución, si esta conforme lo firma, y remite al Equipo de Tramite Documentario.
TRAMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 01 día hábil)
23. Recepciona el proyecto de resolución y antecedentes para su registro numeración, fechado y multicopiado.
24. Deriva las resoluciones a las unidades correspondientes y entrega a los usuarios

FIN
El Técnico de Escalafón recepciona y registra la resolución en la Ficha Escalafonaria del trabajador y la archiva

DURACIÓN DE PROCEDIMIENTO: 11 y 1/2 días hábiles.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 6/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
PROCEDIMIENTO : SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO
AREA DE GESTION
ORGANO DE DIRECCIÓN AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA
INSTITUCIONAL
USUARIO Trám. Documentario
Despacho del Técnic. Administrativo Técnic. Administrativo Despacho del Despacho del jefe Despacho del jefe
Técnic. Administrativo
Director UGEL (Escalafón) (Planillas) Especialista en Personal AGA AGI
(Ventanilla)
Recepciona y registra datos Prepara informe técnico y Revisa conformidad del Revisa el proyecto de Revisa la afectación
Inicio del expediente; revisa si la deriva con el expediente al expediente e informes, resolución, si esta conforme presupuestal del proyecto de
documentación esta completa despacho del esp.personal proyecto de resolución pone el visto bueno y deriva resolución, si esta conforme
AGI pone el visto bueno, y del
A financista y deriva a Dirección
B Si Conforme
Presenta
solicitud y
requisitos Si Documentación
No
completa y
conforme
Procedimiento de B
ingreso de
Documentos a No
Trámite
Anota inconformidad en Si esta conforme pone el
Documentario
Observaciones y devuelve al visto bueno y deriva al Jefe
usuario de AGA

Elabora el informe
Escalafonario
Recepción y Procedimiento de Procedimiento
firma cargo de Distribución de de Aprobación
Resoluciones Resoluciones de Resoluciones

Fin

01 y 1/2 días 02 días 02 días 02 días 02 días 01 día 01 día

Duración del Procedimiento: 11 y 1/2 días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 7/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA
VERSION : 2016
PERSONAL
CODIGO : P2-1-04.03-2016
PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS(25 O 30 AÑOS)

OBJETIVO:
Otorgar el beneficio de gratificación por 25 y 30 años de servicios :
 Una asignación equivalente a dos(2) RIM de su escala magisterial, al cumplir veinticinco(25) años por tiempo de servicios.
 Una asignación equivalente a dos(2) RIM de su escala magisterial, al cumplir Treinta(30) años por tiempo de servicios.
 El personal Administrativo, sujeto al Decreto Leg. 276, tiene derecho a una asignación de dos remuneraciones
totales permanentes al cumplir 25 años de servicios y tres remuneraciones totales permanentes al cumplir 30
años de servicios.

BASE LEGAL
 Ley N° 29944 Ley de la Reforma Magisterial
 D.S. Nº 004-2013-ED, Reglamento de la Reforma Magisterial.
 D. Leg. 276 Art. 54E Inc. a)
 D.S. 005-90-PCM Art. 8

REQUISITOS:
 Cumplir los 25 o 30 años de servicios

ORIGEN:
El procedimiento se origina cuando el especialista de personal solicita al Técnico Administrativo(Escalafon) el listado de benificarios
que cumplen 25 y 30 años durante el presente año del presupuesto fiscal.

DESCRIPCION:
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
Técnico de Escalafón: (Duración: 02 días hábiles)
1. Elabora de Oficio el Informe Escalafonario en forma mensual de acuerdo al listado de beneficiarios que vienen cumpliendo 25 y
30 años de servicios y deriva al técnico administrativo
Técnico de Activo o Pensiones, según corresponda: (Duración: 02 días hábiles)
2. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su cuaderno de control.
3. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al técnico de escalafon
4. Prepara informe y deriva el expediente a la secretaria de personal.
Secretaria de Personal(Duración: 1/2 día hábil)
5. Recibe, y registra el expediente y entrega al Proyectista.
Proyectista de resolucion: (Duración: 01 día hábil)
6. Recepciona el expediente con los respectivos informes
7. Proyecta la resolución de subsidio por luto y gastos de sepelio.
8. Registra el proyecto de resolución en el libro de registro de resoluciones, consignando el N° de proyecto, N° de expediente,
fecha, nombre del solicitante y el tipo de acción solicitada.
9. El proyecto de resolución es impreso y una copia, adjunta al expediente y libro de registro.
10. Entrega al Especialista de Personal, recabando el sello de recepción en el libro de registro y la copia del proyecto.
11. Archiva el libro de registro y la copia de proyecto.
Especialista de Personal: (Duración: 1/2 día hábil)
12. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGA.
AREA DE ADMINISTRACIÓN:
Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)
13. Recibe, y registra el expediente y entrega al Jefe de AGA.
Jefe AGA: (Duración: 1/2 día hábil)
14. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva al Jefe de AGI.

AREA DE GESTION INSTITUCIONAL:

Secretaria(Duración: 1/3 día hábil)
15. Recibe, y registra el expediente y deriva al Especialista de Finanzas.
Especialista en Finanzas(Duración: 1/3 día hábil):
16. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGI
Jefe AGI: (Duración: 1/3 día hábil)
17. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva a Oficina de Asesoria
Jurídica.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 8/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

VERSION : 2016
PERSONAL
CODIGO : P2-2-04.03-2016
PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS(25 O 30 AÑOS)

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA: (Duración: 1/2 día hábil)

Abogado:
18. Recibe, registra, revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y deriva al Órgano de
Dirección.
ORGANO DE DIRECCION:
Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)
19. Recibe, y registra el expediente y entrega al Director de UGEL
Director de UGEL(Duración: 01 día hábil)
20. Revisa los proyectos de resolución, si esta conforme lo firma, y remite al Equipo de Tramite Documentario.

TRAMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 01 día hábil)

21. Recepciona el proyecto de resolución y antecedentes para su registro numeración, fechado y multicopiado.
22. Deriva las resoluciones a las unidades correspondientes y entrega a los usuarios

FIN
El Técnico de Escalafón recepciona y registra la resolución en la Ficha Escalafonaria del trabajador y la archiva

DURACIÓN DE PROCEDIMIENTO: 11 días hábiles.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 9/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS (25 Y 30 AÑOS)
AREA DE GESTION
ORGANO DE DIRECCIÓN AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA
INSTITUCIONAL
USUARIO Trám. Documentario
Despacho del Técnic. Administrativo Técnic. Administrativo Despacho del Despacho del jefe Despacho del jefe
Técnic. Administrativo
Director UGEL (Escalafón) (Planillas) Especialista en Personal AGA AGI
(Ventanilla)

Verifica los requisitos y si el Prepara informe técnico y Revisa conformidad del Revisa el proyecto de Revisa la afectación
Inicio beneficio le corresponde. deriva con el expediente al expediente e informes, resolución, si esta conforme presupuestal del proyecto de
despacho del esp.personal proyecto de resolución pone el visto bueno y deriva resolución, si esta conforme
AGI pone el visto bueno, y del
A financista y deriva a Dirección

B Si
requisitos y/o Conforme
Presenta beneficio
solicitud y Conforme?
requisitos
Si No

Procedimiento de B
ingreso de Anota inconformidad en
Documentos a ObservacionesNoy devuelve al
Trámite usuario
Documentario Si esta conforme pone el
visto bueno y deriva al Jefe
de AGA
A

Elabora el informe
Escalafonario

Recepción y Procedimiento de Procedimiento

firma cargo de Distribución de de Aprobación
Resoluciones Resoluciones de Resoluciones

Fin

01 y 1/2 días 02 días 02 días 02 días 01 y 1/2 día 1 día 1 día

Duración del Procedimiento: 11 días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 10/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA
VERSION : 2016
TESORERIA
CODIGO : P3-1-04.05-2016
PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE HABERES

OBJETIVO
Expedir Constancias de Haberes que acrediten haber percibido remuneración

BASE LEGAL
 RD N° 44-06-EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal 1997

REQUISITOS
 Solicitud FUT
 Planilla de Pago de Remuneraciones

ORIGEN
E l trabajador solicita constancia de haberes al Equipo de Trámite documentario

DESCRIPCION
TRÁMITE DOCUMENTARIO (1/2 día hábil)
1. Procedimiento D-TD-01 Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.
2. Envía los expedientes al Técnico de Constancia-AGA

AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Técnico de Constancias (02 días hábiles)
3. Recepciona expediente, firma el Cuaderno de cargo de trámite documentario.
4. Revisa datos correctos del usuario
5. Busca en la Planilla de Pago de Remuneraciones los datos del Trabajador de acuerdo a las fechas solicitadas
6. Prepara Constancia de Haberes(Original y 1Copia) con los siguiente datos:
- Mes
- Año
- Remuneración Básica
- Remuneración Personal
- Remuneración Transitoria
- Bonificaciones
- Número de la Ley
- Monto
- Descuentos

7. Firma y sella la Constancia de Haberes y deriva al tesorero

Tesorero (1/2 día hábil)

8. Revisa la Constancia de Haberes, si está conforme lo firma y sella

AREA DE ADMINISTRACIÓN:
Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)
9. Recibe, y registra Constancia de Haberes y entrega al Jefe de AGA.
Jefe AGA: (Duración: 1/2 día hábil)
10. Revisa la Constancia de Haberes, si esta conforme firma y sella, y secretaria al técnico de constancia
Técnico de Constancias (1/2 día hábil)
11. Entrega la Constancia de Haberes (O) al usuario y recaba firma de cargo en la copia

FIN
El Técnico de Constancias archiva Constancia de Haberes (1C) y la solicitud

Duración de Procedimiento: 04 y 1/2 días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 11/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
PROCEDIMIENTO : EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE HABERES
TRAMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
USUARIO Técnico Administrativo Técnico Administrativo
Tesorero Jefe de AGA
(Ventanilla) (Constancias)
Recepciona y registra datos del
expediente; revisa datos correctos del Revisa la constancia de haberes Firma y sella
Inicio la constancia de haberes y
usuario, busca planilla de pago de si esta conforme
remuneraciones confronta solicitud del deriva al técnico administrativo
usuario de Constancia de Haberes.
A

Presenta solicitud y Si
requisitos Es conforme su
solicitud? Si esta conforme la
constancia de
haberes?
Procedimiento de
No
ingreso de Documentos
a Trámite No
Documentario Anota inconformidad en Observaciones y
devuelve al usuario B

A
Visa y sella
B la constancia de haberes y deriva al Jefe
de AGA

Prepara constancia de pago de

remuneraciones

Recepción y firma cargo Entrega Constancia de Haberes al usuario

de Constancia de y recaba firma de cargo en la copia
Haberes.

Fin

1/2 día 02 y 1/2 días 1/2 día 01 día

Duración del Procedimiento: 04 y 1/2 días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 12/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

VERSION : 2016
PERSONAL - ESCALAFON
CODIGO : P4-1-04.14-2016
PROCEDIMIENTO: INFORME ESCALAFONARIO

OBJETIVO:
Emitir Informe Escalafonario a los servidores nombrados y cesantes, docentes y administrativos del ámbito jurisdiccional de la
UGEL Nº 16 de Barranca

BASE LEGAL:
 RM. Nº 0376-2003-ED – Manual Normativo de Escalafón.

REQUISITOS:
 Formulario Único de Tramite (FUT)
 Documento Nacional de Identidad.
 Último talón de pago.
 Recibo de Pago.

ORIGEN:
El Procedimiento se origina cuando el administrativo presenta la solicitud de apertura y actualización de legajos personales por
trámite documentario o del especialista de personal.

DESCRIPCION:

TRÁMITE DOCUMENTARIO (1/2 día hábil)

1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario
2. Envía los expedientes al Técnico de Escalafon-AGA

AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Oficina de Personal
Técnico de Escalafón(02 y 1/2 día hábiles)
3. Recepciona y registra los expedientes, verifica la conformidad de los requisitos, caso contrario anota las observaciones y
devuelve al usuario para que subsane e reingrese.
4. Elabora informe Escalafonario y/o informe técnico, luego Firma y sella
5. Entrega el Informe Escalafonario al usuario y recaba firma de cargo en la copia.

FIN
Duración de Procedimiento: 03 días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 13/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
PROCEDIMIENTO : INFORME ESCALAFONARIO
TRAMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
USUARIO Técnico Administrativo Técnico Administrativo
(Ventanilla) (Escalafón)

Recepciona y registra datos del expediente;

Inicio revisa si cuenta con todos los requisitos

Si Cuenta con todos los

Presenta solicitud y
requisitos?
requisitos

No
Procedimiento de
ingreso de Documentos Anota inconformidad en Observaciones y
a Trámite Documentario devuelve al usuario

Elabora el Informe Escalafonario

y Firma y sella.

Recepción y firma cargo de Entrega Informe Escalafonario al usuario y

Escalafonario. recaba firma de cargo en la copia

Fin

1/2 día 02 y 1/2 días

Duración del Procedimiento: 03 días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 14/16

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
ORGANO DE DIRECCIÓN

VERSION : 2016
ACTAS Y CERTIFICADOS
CODIGO : P5-1-01.03-2016
PROCEDIMIENTO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

OBJETIVO
Verificar los datos contenidos en los Certificados de Estudios, con las Actas de Promocionales respectivas de las instituciones
educativas (que se encuentran en esta sede).

BASE LEGAL
 Ley 28044 – Ley General de Educación.
 DS. Nº 011-2012-ED- Reglamento de la Ley General de Educación.
 DS. 016-2004-ED Aprueban Texto Único de Procedimientos Administrativos del Ministerio de Educación.
 Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
 RM. 0070-2008-ED – Procedimientos Administrativos a cargo de las Direcciones Regionales de Educación y demás instancias
de Gestión Educativa descentralizadas.
 R.M. Nº 0411-2010-ED, Modifican procedimientos administrativos del TUPA del Ministerio de Educación.
 Ordenanza Regional Nº 011-2013-CR-RL, Aprueban el Texto Único de Procedimiento Administrativo – TUPA, del Gobierno
Regional Lima.

REQUISITOS
 Solicitud según Formulario Único de Tramite
 Copia de DNI. autenticado por fedatario.
 Recibo de pago con % UIT (TUPA)
 Certificado de estudios originales.
 Copia de Documento Nacional de Identidad.

ORIGEN
EI procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos a Mesa de Partes de la UGEL Nº 16
de Barranca

DESCRIPCION

TRAMITE DOCUMENTARIO (1/2 día hábil)

1. Recibe el expediente, revisa que los documentos estén de acuerdo a los requisitos, sella la copia de la solicitud FUT en señal
de recepción y la devuelve al Usuario.
2. Ingresa al Sistema de Tramite Documentario (ingresa datos como nombre del interesado, asunto, total de folios y
dependencia a donde deriva expediente).
3. Imprime reporte en original y copia y remite documentos al Equipo correspondiente.

TÍTULOS ACTAS Y CERTIFICADOS

Técnico Administrativo: (03 días hábiles)
4. Recibe y verifica los Expedientes que figuran en los reportes.
5. Los reportes verificados son firmados devolviendo el original a trámite documentario y archiva la copia.
6. Ubica en el Archivo de Actas y Certificados, de las actas promocionales respectivas de la institución educativa.
7. Verifica el certificado de estudios con los calificativos, nombre y apellidos, años de estudios, sellos y firmas, que figuran en el
Acta Consolidada de Evaluación, aplazados, cargos, subsanaciones, etc. Sellado de la visación correspondiente. Si esta
observado se devuelve a trámite documentario, con decreto administrativo
8. Firma y deriva a responsable
9. Coloca numeración correlativa
Especialista de Trámite Documentrio: (1/2 día hábil)
10. Verifica y firma visación y devuelve a técnico.

TRÁMITE DOCUMENTARIO
Técnico Administrativo(Ventanilla): (1/2 día hábil)
11. Anota datos en cuaderno de entrega de documentos visados
12. Devolución del certificado visado al interesado previa identificación y firma en cuaderno de entrega.

FIN
Duración de Procedimiento: 04 y 1/2 días hábiles
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 15/16
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015
PROCEDIMIENTO : VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
ORGANO DE DIRECCIÓN
TRAMITE DOCUMENTARIO
USUARIO Trámite Documentario
Técnico Administrativo Especialista Administrativo
Técnico Administrativo
(Actas y Certificados) (Trámite Documentario)
(Ventanilla)

Recepciona y registra datos del Verifica que la información del

expediente; Ubica en el Archivo de Actas certificados de estudios
Inicio
de Notas y verifica datos del certificado este conforme
de estudios si esta conforme la
información
A

Presenta solicitud y
A Si
requisitos
Datos Conforme?
verifica si esta Si
conforme?
Procedimiento de
ingreso de Documentos No
a Trámite No
Documentario Anota las Observaciones y devuelve a
trámite documentario con un decreto
administrativo B

A
Firma visación y deriva al
B técnico administrativo de
Actas y Certificados

Firma el certificados de estudios y deriva

al especialista en trámite documentario

Recepción y firma cargo Anota en cuaderno de documentos

de certificados de visados y devuelve el certificado de
estudios. estudios visado al interesado, previa
identificación.

Fin

01 días 03 días 1/2 día

Duración del Procedimiento: 04 y 1/2días hábiles

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 16/16