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CNT – NOMINA

MANUAL DE USUARIO
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 3
2. PARAMETRIZACION ................................................................................................................................. 5
a. Seguridad ................................................................................................................................................... 5
b. Parámetros de la aplicación ....................................................................................................................... 8
c. Códigos de Control .................................................................................................................................. 14
d. Zona ......................................................................................................................................................... 14
e. Área ......................................................................................................................................................... 14
f. Banco ....................................................................................................................................................... 15
g. Cargo ....................................................................................................................................................... 15
h. Denominaciones del cargo ....................................................................................................................... 15
i. Nivel salarial ............................................................................................................................................. 15
j. Grados salariales ..................................................................................................................................... 16
k. Asignaciones básicas............................................................................................................................... 16
l. Administradoras de salud ......................................................................................................................... 17
m. Administradoras de riesgos profesionales ............................................................................................... 17
n. Fondo de pensiones................................................................................................................................. 18
o. Fondos de cesantías ................................................................................................................................ 19
p. Cajas de compensación ........................................................................................................................... 20
q. Profesión .................................................................................................................................................. 21
r. Hojas de vida de los empleados .............................................................................................................. 21
s. Contrato ................................................................................................................................................... 22
t. Asignación básica mensual ...................................................................................................................... 24
u. Zona ......................................................................................................................................................... 24
v. Área ......................................................................................................................................................... 24
w. Cargo ....................................................................................................................................................... 25
x. Distribución por Áreas .............................................................................................................................. 25
y. Administradora de salud .......................................................................................................................... 25
z. Fondo de pensiones................................................................................................................................. 26
aa. Fondo de Cesantías ............................................................................................................................ 26
bb. Caja de Compensación ....................................................................................................................... 26
cc. Administradora de Riesgos Profesionales ........................................................................................... 26
dd. Devengos a liquidar ............................................................................................................................. 27
ee. Deducciones a liquidar ........................................................................................................................ 29
ff. Tiempos ................................................................................................................................................... 31
gg. Calendario laboral................................................................................................................................ 33
hh. Tabla de retención ............................................................................................................................... 33
ii. Línea de préstamos ................................................................................................................................. 34
jj. Conceptos préstamos .............................................................................................................................. 34
kk. Tipo de Empleado................................................................................................................................ 34
ll. Tipo de Obligación ................................................................................................................................... 34
mm. Tabla UVT........................................................................................................................................... 36
nn. Tipo de Liquidación.............................................................................................................................. 36
3. FACTORES DE LIQUIDACION ............................................................................................................... 37
a. Apropiaciones y aportes........................................................................................................................... 37

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b. Composición de factores .......................................................................................................................... 40
c. Factores Conjuntos .................................................................................................................................. 48
d. Devengos Automáticos ............................................................................................................................ 50
e. Deducciones Automáticas ........................................................................................................................ 50
f. Reporte Novedades Periódicas ............................................................................................................... 51
g. Obligaciones Empleados ......................................................................................................................... 55
4. LIQUIDACIÓN .......................................................................................................................................... 60
a. Periódica .................................................................................................................................................. 60
b. Prima de Servicios ................................................................................................................................... 62
c. Prima de Navidad..................................................................................................................................... 63
d. Cesantías ................................................................................................................................................. 63
e. Liquidación Retroactiva ............................................................................................................................ 64
5. LISTADOS ............................................................................................................................................... 66
a. Consolidado ............................................................................................................................................. 66
b. Soporte..................................................................................................................................................... 66
c. Aportes ..................................................................................................................................................... 66
d. Apropiaciones .......................................................................................................................................... 66
e. Conceptos ................................................................................................................................................ 67
f. Empleados ............................................................................................................................................... 67
g. Planilla Unificada de Pago de Aportes ..................................................................................................... 67
h. Certificado de Ingresos y Retención ........................................................................................................ 69
i. Certificado Laboral ................................................................................................................................... 72
6. PLANOS................................................................................................................................................... 76
a. Generar Archivos Planos ......................................................................................................................... 76
b. Plano Circular 012.................................................................................................................................... 79
c. Plano Circular 047.................................................................................................................................... 79
7. PROCESOS ESPECIALES ..................................................................................................................... 80
a. Parámetros de la Aplicación .................................................................................................................... 80
b. Códigos de Control .................................................................................................................................. 80
c. Saldos Iniciales ........................................................................................................................................ 80
d. Configurar Transferencias........................................................................................................................ 82
e. Cerrar Periodo.......................................................................................................................................... 82
f. Calcular Retención ................................................................................................................................... 83
g. Retiro Empleado ...................................................................................................................................... 84
h. Unificar Terceros ...................................................................................................................................... 85
i. Inicializar Movimiento ............................................................................................................................... 86
8. CASOS ESPECIALES ............................................................................................................................. 87
a. Caso Jubilados......................................................................................................................................... 87
b. Caso Prima de Vacaciones ...................................................................................................................... 88
c. Calculo de la Retención en la fuente........................................................................................................ 91
NOTAS DE CAMBIOS ...................................................................................................................................... 93

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1. INTRODUCCION

Este módulo permite la liquidación periódica de la Nómina de personal, según la normatividad laboral vigente.
Mediante la parametrización de conceptos de devengos, deducciones y tiempos, la Institución podrá
componer los distintos factores que se liquidan periódicamente a los empleados y las apropiaciones a cargo
de la Empresa.

El repositorio de Datos consiste en que al momento que el usuario intente ingresar a la aplicación, si tiene
los archivos (ejecutable, licencia y reportes) de la aplicación en el equipo local, el sistema validará:

 Si los archivos que existen en el equipo central, no existe en el local, éstos se copian.
 Si los archivos que existen en el equipo central, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos
en el local, reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central.
 Si los archivos que existen en el equipo local, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en
el equipo central, no reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central, ni reemplaza
los archivos del equipo central por el local.

El login de Acceso a la Base de Datos consiste en que si el usuario desea cambiar la contraseña para
ingresar a la base de datos, debe seleccionar el inicio de sesión y cambiar la contraseña por la aplicación y
por el administrador corporativo de SQL o por la Base de Datos en Access según corresponda. Para este
proceso el sistema validará la existencia del archivo CntSeg.Cnt dentro del equipo central.

 BASE DE DATOS CON MOTOR SQL:

Si desea utilizar el repositorio centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la
aplicación, en el archivo de inicialización Nomina.ini de cada equipo local (PC) en la etiqueta DIRTRAB
coloque el nombre o ruta del equipo en el cual se encontraran los archivos actualizados (Equipo Central). De
esta manera, el equipo para el proceso de repositorio (Equipo Central) y el equipo donde se encuentre la base
de datos (Servidor Base de Datos) serán diferentes y el sistema realizará la conexión de acuerdo con la
necesidad de cada usuario. Ver diagrama.

Al momento de intentar ingresar a la aplicación, el sistema concatenará la ruta establecida en la etiqueta con
\cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Nomina, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Nomina, debe encontrarse el
ejecutable y reportes actualizados.

 La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Nomina debe tener permiso de lectura para todos los


usuarios.

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 La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se
encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de
escritura a todos los usuarios.
 Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicación, en la etiqueta DIRTRAB del archivo
de inicialización Nomina.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta
establecido dentro de la red de la institución, el sistema generará el siguiente mensaje indicando que
no se encontró el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o
escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema.

Si no desea utilizar el proceso de Repositorio Centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de
ingresar a la aplicación, en el archivo de inicialización Nomina.ini de cada equipo local (PC) deje en blanco la
etiqueta DIRTRAB, de ésta manera el sistema no realizará ninguna validación e ingresará sin generar ningún
mensaje informativo.

TENER EN CUENTA:
 Si se genera algún error en el proceso del repositorio, el sistema no genera ningún mensaje de error.
Debe consultarse el archivo generado ErrorControlVrs.txt en la carpeta local donde se encuentra el
ejecutable, el cual almacena el nombre del archivo que no se pudo copiar y el proceso se debe
realizar de forma manual.
 La ruta y el nombre donde se encuentre el repositorio de datos debe ser obligatoriamente: “Nombre
o ruta del equipo central \ CNTSISTE.CNT \ PROGRAMA \ CNT-NOMINA de lo contrario el proceso
no se realiza.
 Si al dar doble clic sobre el ejecutable de la aplicación, no es posible ingresar, verifique si se generó
el archivo CopyExe.bat haga doble clic sobre él e intente ingresar nuevamente a la aplicación.

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2. PARAMETRIZACION

a. Seguridad
(Menú – Administración – Seguridad): Esta opción permite asignar los niveles de seguridad de la aplicación y
crear los distintos usuarios que pueden entrar al programa.

(a) Opciones: permite verificar las todas opciones del programa CNT Nomina del Menú de la aplicación:

(b) Perfiles: permite crear los perfiles de cada usuario.

(c) Usuarios: permite crear e inactivar los usuarios, de la aplicación y asignarles un Perfil para
posteriormente asignarle los permisos:

Si desea buscar un usuario ya creado puede hacer clic en el botón Seleccionar para realizar dicha búsqueda.
Si desea inactivar un usuario, selecciónelo y marque el check Inactivo .
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(d) Permisos: permite asignar los permisos por perfiles a los Usuarios.

TENGA EN CUENTA: Si usted no tiene perfil Administrador, el sistema no le permitirá asignar permisos
de perfil.

i. Seleccione un Perfil
ii. De un clic encima de la opción a la cual va a asignar permisos
iii. En la ventana derecha, con doble clic marque o desmarque los permisos que va a
asignar
iv. Si la información es correcta clic en guardar

(e) Login de Acceso a la BD: Esta opción permite cambiar el login y la contraseña para acceder a la Base
de Datos. Esta opción solo está autorizada al Administrador del Sistema.

Para realizar este proceso se debe tener en cuenta que: En el equipo donde se encuentre la Base de Datos,
la carpeta CNTSISTE.CNT, debe estar compartida y debe tener permisos de escritura para todos los usuarios
que ingresen a la aplicación.

Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga todos los inicios de sesión creados. El usuario
debe seleccionar el inicio de sesión, digitar la contraseña con un máximo de cuarenta (40) caracteres y la

confirmación de la misma. Si los datos son correctos dar clic en guardar .

Una vez realizado el cambio de la contraseña por la aplicación, debe realizarse por el Administrador de SQL.

Al guardar la nueva contraseña el sistema crea un archivo en el equipo donde se encuentra la Base de datos,
el archivo se denomina CntSeg.cnt en el cual se almacena la contraseña de forma encriptada. Si se presenta
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algún inconveniente con el login y contraseña, como olvido de la información, cambio de personal entre otros,
el administrador del sistema debe eliminar este archivo y volver a ingresar la contraseña.

TENER EN CUENTA:
 Esta modificación es responsabilidad del Administrador del Sistema.
 Si al ingresar a la aplicación el sistema genera el mensaje

Verifique que la carpeta cntsiste.ini en el equipo donde se encuentra la Base de Datos se encuentre
con permisos de escritura para el usuario que está intentando ingresar a la aplicación.

(f) Auditoria de la Base de Datos


(Menú – Seguridad – Auditoria)
Esta opción permite realizar o consultar un seguimiento a los movimientos que se realicen en la aplicación un
usuario en una o varias tablas del sistema en un determinado ejecutable.

Para realizar la auditoria


Elija el usuario al cual desea hacerle la auditoria.
Elija la tabla de la cual desea consultar los movimientos que se hicieron.
Haga clic en las transacciones que desea consultar (Adición, modificación o eliminación), de tal forma que
queden chuleadas.
Haga clic en examinar para que aparezcan las transacciones que hizo este usuario.

Nota: El sistema visualiza todas los movimientos que realizo un usuario con la fecha y versión del ejecutable
en que se generaron.

(g) Backup de la Base de Datos: Esta opción permite generar una copia de la Base de Datos en el momento
en que se requiera y de acuerdo con la asignación de permisos que tenga el usuario que ingresa a la
aplicación.

La opción se encuentra ubicada en la ruta Seguridad – Backup Base de Datos, al ingresar el sistema genera
el mensaje de confirmación

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Al dar NO, el proceso se cancela, al dar SI, el sistema solicita la ruta en donde se almacenará la copia de
seguridad.

La ruta seleccionada debe tener dos características fundamentales:


1. Debe estar ubicada en el servidor donde se encuentre la Base de Datos y éste tener espacio
suficiente para el almacenamiento, de lo contrario el sistema genera el mensaje y el proceso no se
realiza.

2. El usuario que genere la copia debe tener permiso de escritura, de lo contrario el sistema genera el
mensaje y el proceso no se realiza.

Si el proceso se cancela, el sistema genera el mensaje . Tenga en cuenta que el


proceso puede tardar varios minutos, una vez finalizado el sistema le informa que la copia se realizó con

éxito .

b. Parámetros de la aplicación
(Menús - Procesos especiales – Parámetros de la aplicación): Esta opción nos permite establecer parámetros
que requiere el sistema de nómina para realizar algunos procesos así como la creación de la empresa en el
sistema.
A la opción tienen acceso los usuarios a los cuales les hayan asignado permisos en la ruta Seguridad –
Permisos, de tal forma que al hacer clic sobre el icono o ingresar a la ruta indicada, el sistema muestra la
ventana y permite realizar los cambios que se requieran
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(a) General: corresponde a la creación de la Empresa.
 Datos Generales: razón social, Nit, Departamento, Ciudad, Dirección, Teléfono y Fax
 Fecha Aplicativo: Este campo hace referencia a la fecha en la cual se dio inicio a la aplicación CNT-
Nomina. Tenga en cuenta que al realizar el proceso de actualización a la versión 8.1.0:
o Si la fecha se encuentra almacenada en la tabla correspondiente, al ingresar a la ventana,
el sistema muestra la información y no permite modificarla.
o Si la fecha NO se encuentra almacenada en la tabla correspondiente, al ingresar a la
ventana, el campo se visualiza en blanco permitiendo digitar la información con la validación
que la fecha debe ser menor al primer periodo liquidado que encuentre el sistema. Una vez
diligenciado y almacenado, el sistema no permitirá realizar modificación.
La fecha se utiliza para validar el cargue o creación de saldos iniciales.
 Tipo de liquidación: en este campo debe digitar Q = si la nómina se liquida quincenal o M = si se liquida
mensual.
 Periodo Fiscal: digite los cuatro dígitos del año o periodo a trabajar.
 En este campo debe seleccionar el MES, AÑO y PERIODO (1= Primera quincena; 2= Segunda
quincena), de la última liquidación efectuada. EJM. Enero 2006 1. El sistema permitirá efectuar la
liquidación del periodo siguiente, en el caso del ejemplo podemos liquidar Noviembre 2008 1.
 Validar Devengos < Deducciones, al marcar esta opción en el caso que las deducción
 es superen los devengos si existe una deducción automática relacionada esta no se liquidará.

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(b) Otros: corresponde parámetros generales que se tendrán en cuenta para la liquidación de algunos
conceptos:

 Salario Minino: Digite el valor del salario mínimo vigente.


 Sub. Transporte: Digite el valor del subsidio de transporte vigente.
 Tope: Digite el valor tope para pagar auxilio de transporte.
 Sub. Alimentación: Si existe digite el valor del subsidio de alimentación establecido.
 Tope: Digite el valor tope para pagar subsidio de alimentación.
 Sub Alimentación
X Incapacidad: Marque esta opción si requiere que al empleado se le pague el subsidio de
alimentación cuando este en Incapacidad. Si la opción esta desmarcada,
cuando un empleado tenga un reporte de novedad de tipo Incapacidad, el
sistema solo liquida el subsidio por los días trabajados. Tenga en cuenta
que el sistema toma como novedad de tipo Incapacidad aquel Tiempo que
este marcado como Incapacidad en la ruta Maestros Básicos – Tiempos a
Liquidar en el campo Archivos Planos.

 Número patronal: Digite el número patronal de la empresa o compañía.


 Cta. Banco: Digite el número de la cuenta de donde generalmente se gira la nómina.
 Tipo aportante: En este campo digite G, si es grande o P, si es pequeño.
 Forma de presentación: En este campo digite U, si es única, C, si es consolidada, o S, si es
sucursal.
 Sucursal: Digite el nombre o número de la sucursal que aporta.
 C. Nomina: En este campo debe digitar el número del comprobante de nómina. Es
decir el código que se tiene en contabilidad para hacer la transferencia contable.
 Tipo de empresa: Elija si la empresa es ESTADO o PRIVADA.

 Prima de Servicio:
o Periodos:
 = Periodo: efectúa la liquidación de la prima teniendo en cuenta los conceptos del
mes en el cual se va a liquidar. Ej. Si la prima se liquida en Junio y son 180 días (6
meses), la liquidara con los conceptos de Enero a Junio. Al seleccionar esta opción
debe tener en cuenta que antes de liquidar la prima de servicios debe efectuar la
liquidación completa (incluyendo todas las novedades del mes) para que los
valores sean los correctos.
 Periodo – 1: efectúa la liquidación de la prima contando los meses obligatorios,
desde un mes antes del periodo de liquidación. Ej. Si la prima se liquida en Junio y
son 180 días (6 meses), la liquidara con los conceptos de Diciembre a Mayo.

o Días Mínimos:
 Periodo: tendrá en cuenta los días parametrizados en el devengo que corresponda
a primas de servicio, y a los empleados que no tengan este tiempo laborado no la
liquidara. Ej. Si el concepto de prima de servicios tiene 90 días, el programa no le
liquidara la prima a los empleados que no hayan laborado este tiempo.
 Contrato: es similar al anterior, pero para el cálculo de los días tiene en cuenta si
los ha laborado desde el comienzo del contrato de trabajo.
o Sub Trans Completo: (esta opción únicamente se activara si la empresa es Privada) permite
determinar si la prima se liquidara con el subsidio de transporte completo, es decir, con el

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que se encuentra parametrizado en esta misma pestaña o si tendrá en cuenta el valor
realmente devengado por el empleado, en el caso que este concepto sea menor al
parametrizado.
o Promedio Sub. Transporte: Permite determinar si en la liquidación de la prima de servicios
se tiene en cuenta el valor del subsidio al 100% o se realiza un promedio de acuerdo con
los valores liquidados en el periodo correspondiente a la prima de servicios. Si se liquida la
prima con la opción desmarcada, el sistema toma el 100% del valor del subsidio de
transporte independiente de las novedades que haya tenido el empleado en el periodo que
generen disminución en el pago del subsidio.
NOTA: Adicional a la marcación de la opción el sistema tiene en cuenta el porcentaje
parametrizado en la composición de factores.

 Promedio Mensual: para el cálculo de algunos conceptos, se pueden seleccionar:


o Días obligatorios: Son los días que el empleado debió haber laborado, no importando si
tiene días no laborados, o suspensión del contrato o cualquier otra razón por las cuales no
tenga completo el periodo. Ej. Para la liquidación de cesantías se realiza sobre una base de
360 días, si el empleado no los ha laborado completos, aun así el promedio se realiza sobre
360 días.
o Días obligatorios – días no laborados: teniendo en cuenta la definición anterior, en esta
opción le descontara a los días obligatorios, los que el empleado no haya laborado. Ej. Para
la liquidación de cesantías se realiza sobre una base de 360 días, si el empleado no los ha
laborado completos, el promedio se realizará sobre los días efectivamente laborados.

 Liquidación aportes: Esta opción solo aplica para la liquidación de la salud y la pensión. Cuando está
marcada se liquidan estos aportes + los otros devengos parametrizados sobre el salario básico de 30
días (sin tener en cuenta las vacaciones, así estén parametrizadas dentro de la composición de
factores).

 No aproximar seguridad social del empleado: Al marcar esta opción, al realizar la liquidación y cierre del
periodo, el sistema calculara las deducciones de Salud, Pensión y Fondo de Solidaridad del empleado y
no las aproxima, de esta forma se reflejan en el desprendible de pago y en la respectiva afectación
contable. El valor correspondiente al empleador para cada una de las deducciones si los aproxima.
Tener en cuenta que si no se marca la opción, el sistema realiza aproximación en la parte que le
corresponde al empleado y al empleador. Al marcar o desmarcar la opción, el sistema almacena un
registro de auditoría.

 Aproximar aportes parafiscales: Al marcar esta opción, al realizar la liquidación y cierre del periodo, el
sistema calculara los aportes parafiscales de SENA, ICBF y CAJA DE COMPENSACION aproximando
el valor a la centena más cercana, de esta forma se reflejan en el movimiento contable y demás
interfaces. Tenga en cuenta que Si el valor es igual o mayor a cincuenta (50) se aproxima a la centena
siguiente, de lo contrario se aproxima a la centena anterior.”
Nota: Al marcar o desmarcar la opción, el sistema almacena un registro de auditoría.

 Cierre con día actual: Al marcar esta opción, al realizar el cierre con interface activa a CxP y
Contabilidad, los movimientos generados en cada aplicación se realizaran teniendo en cuenta el día
actual, junto con el mes y año del periodo que se está cerrando. Ej. Periodo de cierre Enero 2012. Día
en que se realiza el cierre, 10 de enero. Los movimientos generados en CxP y Contabilidad, se

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realizaran con la fecha 10/01/2012. Si el cierre se realiza con la opción desmarcada, los movimientos se
generan con fecha 15/01/2012 cuando es tipo quincenal o 31/01/2012 cuando es tipo mensual.
Nota: Al marcar o desmarcar la opción, el sistema almacena un registro de auditoría.

 Aproximar centena par fondo solidaridad: Al marcar esta opción, al realizar la liquidación del fondo de
solidaridad el sistema realiza la aproximación al par siguiente, es decir, si el valor finaliza en 50 o 100 o
centena impar, redondea a la centena par 200. El redondeo siempre se realiza hacia arriba, es decir que
si la cifra se encuentra por debajo de 50, la aproximación la realiza a 200.
Nota: Al marcar o desmarcar la opción, el sistema almacena un registro de auditoría.

 Liq. Bon. Servicio Quincena Actual: Esta opción se activa únicamente cuando el tipo de empresa es
Estado y su tipo de liquidación es quincenal. Al marcar la opción y realizar la liquidación quincenal se
realiza la liquidación de la bonificación de servicios (3601) por el 100% del valor, en aquellos empleados
que cumplan el año prestacional en el intervalo de la quincena que se está liquidando. Es decir, si se
liquida la primera quincena del mes y existen empleados que durante ese tiempo cumplen el año
prestacional, en su liquidación se verá reflejado el valor total de la bonificación.
Tenga en cuenta:
 Al marcar o desmarcar la opción, el sistema almacena un registro de auditoría.
 Si la opción no es marcada, al realizar la liquidación, si el empleado cumple el año
prestacional en la primera quincena, el valor de la bonificación se cancela en las dos
quincenas, el 50% en la primera y el 50% en la segunda. Si el empleado cumple el año
prestacional en la segunda quincena, el valor de la bonificación se cancela por el 100%.
 Cuando el tipo de empresa es privada, no se visualiza el parámetro porque no aplica
bonificación de servicios con año prestacional.
 Cuando el tipo de empresa es estado y el tipo liquidación mensual, la liquidación de la
bonificación de servicios (3601) no se afecta.
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 La parametrización sobre el tope realizado en la creación del concepto y la composición del
factor no se afecta con la opción.
 Si el tipo de liquidación es mensual o es tipo de liquidación quincenal y el último periodo
liquidado es 1, al marcar la opción el sistema genera un mensaje restrictivo y no permite
culminar el proceso

(c) Transferencias: permite activar/inactivar las interfaces que tiene la nómina con los programas de
Contabilidad, Cuentas por Pagar y Presupuesto. Ver Manual de Interfaces.

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c. Códigos de Control
(Menú – Procesos especiales – Códigos de control): Esta opción permite asignar a los diferentes devengos,
deducciones, tiempos y aportes un código fijo e inmodificable con el cual se va a trabajar en el aplicativo. Para
asignar el código debe digitar en cada casilla un número de dos dígitos, este número debe ser diferente
cuando hay dos o más ítem del mismo tipo. Una vez termine de digitar los códigos, clic en el botón Guardar.

En la versión 8.1.0 se incluye en la pestaña Devengo el código de control Prima de Vacaciones, por lo cual el
sistema permite digitar el código de control para el devengo indicado, una vez diligenciado y al dar guardar no
permitirá modificar. La prima de vacaciones se crea como código de control para que en el proceso de
liquidación se tengan en cuenta los saldos iniciales.

d. Zona
(Menú – Maestros básicos – 1. Zona): Esta opción permite crear las diferentes zonas geográficas de las
sucursales que la entidad posea.

i. Asigne un código de dos dígitos que puede ser alfanumérico (una letra y un número)
ii. Digite el nombre de la zona
iii. Clic en el botón Guardar.

e. Área
(Menú Maestros básicos – 2. Área): Esta opción permite crear las diferentes áreas de la entidad, es decir, la
división organizacional de la entidad.

i. Asigne un código de hasta seis caracteres puede ser alfanumérico (letras y números)
ii. Digite el nombre del área
iii. Clic en el botón Guardar.

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f. Banco
(Menú – Maestros básicos – 3. Banco): Esta opción permite crear los bancos y corporaciones, en las cuales
se le consigna al trabajador el salario. No es obligatorio crearlo.

i. Asigne un código de dos dígitos puede ser alfanumérico (una letra y un número).
ii. Digite el nombre del banco
iii. Clic en el botón Guardar.

Obligatoriamente se debe crear por lo menos un banco, así a los empleados no se les consigne el salario en
ninguno.

g. Cargo
(Menú – Maestros básicos – 4.Cargo): Esta opción permite crear los cargos existentes en la compañía.

i. Asigne un código de tres dígitos puede ser alfanumérico (letras y números).


ii. Digite el nombre del cargo.
iii. Haga un clic en el botón Guardar.

h. Denominaciones del cargo


(Menú – Maestros básicos – 5. Denominaciones Cargos): Esta opción permite crear las denominaciones del
cargo, las cuales se utilizan para diferenciar los puestos de trabajo cuando existen varios para el mismo
cargo.

i. Elija el cargo al cual le va a asignar las denominaciones


ii. Digite el código de la denominación
iii. Digite la descripción de la denominación del cargo
iv. Haga un clic en el botón Guardar.

No es requisito u obligación crear las denominaciones de los cargos, solo se crean si la empresa las maneja.

i. Nivel salarial
(Menú Maestros básicos – 6. Nivel Salarial): Esta opción permite crear los niveles saláriales de la entidad o
empresa.

i. Asigne un código de dos dígitos puede ser alfanumérico (una letra y un número).
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ii. Digite el nombre del Nivel salarial
iii. Clic en el botón Guardar.

j. Grados salariales
(Menú Maestros básicos – 7. Grados saláriales): Esta opción permite crear los grados saláriales. El usuario de
crearlos según sea su estructura.

i. Asigne un código de dos dígitos puede ser alfanumérico (una letra y un número).
ii. Digite el nombre del grado salarial. La descripción va de acuerdo al código del grado.
iii. Haga un clic en el botón Guardar.

k. Asignaciones básicas
(Menú Maestros básicos – 8. Asignación básica): Esta opción permite crear los salarios básicos para cada
cargo de acuerdo con el NIVEL Y EL GRADO SALARIAL. Al entrar a esta opción encontrara una tabla con los
niveles y grados saláriales creados en las opciones NIVELES Y GRADOS SALARIALES. Para cada Nivel y
de acuerdo al grado debe asignar el salario. De esta forma cuando vaya a asignar el salario del empleado
solo debe elegir el nivel y el grado en que se ubica el trabajador y el sistema de acuerdo a esta tabla asigna el
valor.
i. Ubíquese con la ayuda del Mouse en alguna de las casillas que aparecen en blanco.
ii. Digite el salario de acuerdo con su Grado y Nivel.
iii. Haga un clic en el botón Guardar.

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l. Administradoras de salud
(Menú Maestros básicos – 9. Administradoras de salud): Esta opción permite crear las EPS a las cuales están
afiliados los empleados de la empresa. Se deben crear con los datos correspondientes a la entidad:
 El Nit, el nombre y el tipo de entidad (Privada o Pública) son obligatorios.
 La dirección, teléfono, ciudad y contacto no son obligatorios y son referentes a la ubicación de la
entidad.
 El campo código se diligencia con el dato suministrado por la entidad para la generación del
informe en EXCEL para apoyo de llenado de la autoliquidación y la generación del archivo plano
para el nuevo Sistema de Pago Unificado de aportes de seguridad social Res. 0634 de 2006. Este
dato no es obligatorio, pero es necesario en la generación del archivo plano y evitar inconvenientes
en la validación que se realiza.

TENGA EN CUENTA:
Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar una administradora el sistema
genera un mensaje restrictivo si no se han diligenciado las cuentas contables.

m. Administradoras de riesgos profesionales


(Menú maestros básicos – 10. administradoras de riesgos profesionales.): Esta opción permite crear la A.R.P
(Administradora de Riesgos Profesionales), a la cual está afiliada la empresa. . Se deben crear con los datos
correspondientes a la entidad:
 El Nit, el nombre y el tipo de entidad (Privada o Pública) son obligatorios.
 La dirección, teléfono, ciudad y contacto no son obligatorios y son referentes a la ubicación de la
entidad.
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 17 de 97
 El campo código se diligencia con el dato suministrado por la entidad para la generación del
informe en EXCEL para apoyo de llenado de la autoliquidación y la generación del archivo plano
para el nuevo Sistema de Pago Unificado de aportes de seguridad social Res. 0634 de 2006. Este
dato no es obligatorio, pero es necesario en la generación del archivo plano y evitar inconvenientes
en la validación que se realiza.

TENGA EN CUENTA:
Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar una administradora el sistema
genera un mensaje restrictivo si no se han diligenciado las cuentas contables.

n. Fondo de pensiones
(Menú maestros básicos- 11. fondo pensión): Esta opción permite crear los diferentes Fondos de Pensiones,
en los cuales están afiliados los empleados. . Se deben crear con los datos correspondientes a la entidad:
 El Nit, el nombre y el tipo de entidad (Privada o Pública) son obligatorios.
 La dirección, teléfono, ciudad y contacto no son obligatorios y son referentes a la ubicación de la
entidad.
 El campo código se diligencia con el dato suministrado por la entidad para la generación del
informe en EXCEL para apoyo de llenado de la autoliquidación y la generación del archivo plano
para el nuevo Sistema de Pago Unificado de aportes de seguridad social Res. 0634 de 2006. Este
dato no es obligatorio, pero es necesario en la generación del archivo plano y evitar inconvenientes
en la validación que se realiza.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 18 de 97


TENGA EN CUENTA:
Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar una administradora el sistema
genera un mensaje restrictivo si no se han diligenciado las cuentas contables.

o. Fondos de cesantías
(Menú maestros básicos – 12. fondo cesantías): Esta opción permite crear los diferentes Fondos de
Cesantías a los cuales están afiliados los trabajadores. Se deben crear con los datos correspondientes a la
entidad:
 El Nit, el nombre y el tipo de entidad (Privada o Pública) son obligatorios.
 La dirección, teléfono, ciudad y contacto no son obligatorios y son referentes a la ubicación de la
entidad.
 El campo código se diligencia con el dato suministrado por la entidad para la generación del
informe en EXCEL para apoyo de llenado de la autoliquidación y la generación del archivo plano
para el nuevo Sistema de Pago Unificado de aportes de seguridad social Res. 0634 de 2006. Este
dato no es obligatorio, pero es necesario en la generación del archivo plano y evitar inconvenientes
en la validación que se realiza.

TENGA EN CUENTA:
Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar una administradora el sistema
genera un mensaje restrictivo si no se han diligenciado las cuentas contables.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 19 de 97


p. Cajas de compensación
(Menú Maestros Básicos – 13. Cajas de compensación): Esta opción permite crear las Cajas de
Compensación a las que están afiliados los empleados. Se deben crear con los datos correspondientes a la
entidad:
 El Nit, el nombre y el tipo de entidad (Privada o Pública) son obligatorios.
 La dirección, teléfono, ciudad y contacto no son obligatorios y son referentes a la ubicación de la
entidad.
 El campo código se diligencia con el dato suministrado por la entidad para la generación del
informe en EXCEL para apoyo de llenado de la autoliquidación y la generación del archivo plano
para el nuevo Sistema de Pago Unificado de aportes de seguridad social Res. 0634 de 2006. Este
dato no es obligatorio, pero es necesario en la generación del archivo plano y evitar inconvenientes
en la validación que se realiza.

TENGA EN CUENTA:
 El sistema permite crear como caja de compensación sin importar el NIT el SENA e ICBF, en el
campo Nombre debe estar específico SENA e ICBF sin puntos, ni comas ni espacios. Con el
objetivo que al realizar el cierre de periodo con interface activa a Contabilidad y/o CxP, la
transferencia de los movimientos generados por aportes se realicen a cada uno de estos terceros
(SENA e ICBF).
 Aunque el SENA e ICBF se creen como cajas de compensación, no deben ser asociados a la hoja
de vida de un empleado.
 Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar una administradora el sistema
genera un mensaje restrictivo si no se han diligenciado las cuentas contables.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 20 de 97


q. Profesión
(Menú Maestros básicos – 14. Profesión): Esta opción permite crear las diferentes profesiones de los
empleados.

r. Hojas de vida de los empleados


(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida): Esta opción permite ingresar las hojas de vida de los
empleados. Es una de las opciones más importantes porque de los datos aquí digitados depende la
liquidación.

i. Elija C.C. si es cédula de ciudadanía, T.I, si es tarjeta de identidad o C.E., para cédula de
extranjería. Esto de acuerdo al documento que tenga el empleado a registrar.
ii. Digite el número del documento del empleado.
i. Digite el lugar de expedición del documento del empleado . Este dato
no es obligatorio y se visualiza la información en la generación del certificado laboral.
ii. Digite el primer apellido del empleado.
iii. Si tiene Segundo Apellido digítelo.
iv. Digite el primer nombre del empleado.
v. Si el empleado tiene Segundo Nombre digítelo.
vi. Elija el departamento del empleado . Esta información
contiene los departamentos de Colombia según la división político-administrativa. Este campo es
obligatorio, para la correcta generación del archivo plano según Res. No. 0634 de 2006.
vii. Elija la ciudad de residencia del empleado . Esta información
contiene los municipios de Colombia según la división político-administrativa. Este campo es
obligatorio, para la generación correcta del archivo plano según Res. No. 0634 de 2006.
viii. Digite el número telefónico del empleado.
ix. Digite la dirección del empleado.
x. Ingrese a la fecha de nacimiento, en el orden Día, Mes, Año.
xi. Digite la ciudad de nacimiento del empleado.
xii. Elija el tipo de sangre del empleado.
xiii. Si el empleado es Jubilado marque la opción .
xiv. Elija el tipo de cotizante , por defecto muestra Dependiente. La
información que se visualiza en este campo está acorde con lo estipulado en la resolución No.
0634 de 2006. Este campo es obligatorio, para la correcta generación del archivo plano según
Res. No. 0634 de 2006.
xv. Elija el subtipo de cotizante , por defecto muestra Ningún
tipo de subcotizante. La información que se visualiza en este campo está acorde con lo
estipulado en la resolución No. 0634 de 2006. Este campo es obligatorio, para la correcta
generación del archivo plano según Res. No. 0634 de 2006.
Tener en cuenta que si se selecciona un tipo de cotizante diferente a Dependiente, el campo subtipo se
inhabilita y por defecto muestra Ningún tipo de subcotizante.
xvi. Elija el estado civil del empleado.
xvii. Elija el Sexo del empleado si es Masculino o Femenino.
xviii. Digite el e-mail (correo electrónico)
xix. Elija de la lista de profesiones la del empleado.
xx. Digite los Estudios complementarios, si los tiene.
xxi. Digite la tarjeta profesional, si la tiene
xxii. Haga un clic en el botón Guardar.
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Para continuar complementando los datos del empleado, elija nuevamente el tipo de documento y digite el
número; la información básica anteriormente digitada debe aparecer activa. De esta forma quedan habilitadas
las ASIGNACIONES (parte inferior de la ventana). Haciendo clic en la flechita hacia abajo aparece un menú
desplegable con las siguientes opciones:

TENER EN CUENTA: Al marcar la opción Jubilado, en el momento de realizar la liquidación, el sistema


realizará las siguientes validaciones:
 Realizar el porcentaje total de la deducción de salud al empleado.
 No realizará ninguna deducción por Pensión, ARP o Fondo de Solidaridad.
 Las deducciones o devengos solo se aplicarán en la liquidación de la segunda quincena, si el tipo de
liquidación es quincenal.
 Al buscar un empleado ya existente se puede ver un campo llamado
Reliquidación , este se mostrara sólo Si al empleado ya se le realizó liquidación
retroactiva. En este campo se muestra la fecha en la cual se le realizó el proceso.

s. Contrato
(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción el sistema activa al
trabajador, mediante el contrato de trabajo, para esto debe completar los siguientes datos.

 VINCULACIÓN

o Vinculación / Contrato: Digite el número de la vinculación / contrato de este empleado. La


palabra vinculación / contrato varia si es empresa Estado o Privada respectivamente.
o Fecha: Digite la fecha de inicio de labores del empleado.
o Estado: Indica si el trabajador está o no activo.
o Ciudad: Digite la ciudad donde fue contratado el empleado.
o Si en Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación en la pestaña otros en el campo
Tipo empresa se encuentra Estado, el sistema habilita la sección Aporte Patronal, para que
se marque si para el empleado aplica Aporte Patronal en Salud, Pensión y/o ARP.

o Tipo: Elija el tipo de contrato (Fijo o Indefinido) en caso de ser fijo, digite la fecha de
terminación.
o Alto Riesgo: Según aplique en su empresa.
o Periodista: Según aplique en su empresa.
o Auxilio de Transporte: Según aplique en su empresa.
o Auxilio de Alimentación: Según aplique en su empresa.
o Sábado Laborable: Marcar la opción si en el calendario se encuentran los sábados como no
laborables y el empleado labora el día sábado. La marcación de la opción se tendrá en

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 22 de 97


cuenta en el cálculo de los días del reporte de novedad de tiempo tipo Vacaciones y con la
opción Tomar días no laborales desmarcada.

TENER EN CUENTA: En la actualización de la versión 8.0.0 se crea el nuevo campo Aux.


Alimen, si en el momento de actualizar en la ruta Menú – Procesos Especiales –
Parámetros de la Aplicación en la pestaña Otros en el campos Sub. Alimentación hay un
valor diferente a cero (0), el sistema marcará la nueva opción a todos los empleados. En la
liquidación, solo se calculará el subsidio de alimentación a aquellos empleados que no
superen el tope.
Pero si en el momento de la actualización a la versión 8.0.0 en el campo mencionado se
encuentra cero (0) todos los empleados se actualizarán con la nueva opción desmarcada.
Si un empleado supera el tope y no requiere que la opción se encuentre marcada, se debe
ingresar al contrato y desmarcar la opción Aux. Alimen.
o Tipo de Retención: Según aplique en su empresa, de acuerdo con la ley 1111 de 2006,

manejando UVT, utilizando el método 1 y método 2.


o Tipo de liquidación: Selección el Tipo de Liquidación que va aplicar al empleado.

 GENERALES

o Régimen: elija el régimen al que pertenece el empleado únicamente (Ley 50, o salario
integral).
o Tipo de empleado: del menú desplegable (Administrativo, no administrativo, empleado
público, trabajador oficial), seleccione al que pertenece el empleado.
o Vinculación: del menú desplegable elija si el empleado está vinculado Tiempo completo o
medio tiempo.
o Nro. Horas: digite el número de horas diarias que labora el empleado.
o Nro. Carné: digite el número del carné del empleado (opcional).
o % A.R.P: digite el porcentaje de riesgos profesionales.
o Últimas vacaciones: fecha de las últimas vacaciones disfrutadas por el trabajador, si es
nuevo la fecha de ingreso.
o Centro de costo: digite el centro de costo al cual pertenece el trabajador (opcional). El
centro de costo debe ser de once (11) dígitos.
o Elija si el empleado se le consigna el salario en una cuenta de ahorros, corriente, o ninguna.
En caso de consignar seleccione el banco y digite el número de la cuenta.
o Para la generación del plano del banco BBVA, el número de cuenta debe diligenciarse de la
siguiente manera: Numero de oficina (cuatro dígitos máximos) + Número de cuenta (seis
dígitos). Si el número de cuenta es menor a seis dígitos se debe completar con ceros a la
izquierda.
o Si la interface con Cnt – Presupuesto se encuentra activa, seleccione el Registro
Presupuestal que se va a afectar cuando se realice el cierre del

mes .

 ESTADO: opción activa solamente para empresas del sector estado

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 23 de 97


o Ingreso estado: Digite la fecha de ingreso.
o Retiro Anterior Trabajo: Digite la fecha de retiro del trabajo anterior.
o Prestacional: Digite la fecha prestacional.
o Días reconocidos: Digite los días reconocidos en entidades anteriores.
o Haga un clic en el botón Guardar.

t. Asignación básica mensual


(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se le da la asignación
básica al trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha: digite la fecha de asignación de salario.


ii. Contrato: Campo automático
iii. Grado: del menú desplegable elija el grado en que está ubicado el trabajador. Los grados que
aparecen aquí son los creados en la opción grados saláriales.
iv. Nivel: del menú desplegable elija el nivel en que está ubicado el trabajador. Los niveles que
aparecen aquí son los creados en la opción niveles saláriales.
v. Valor Sueldo Asignado: de acuerdo al grado y al Nivel el sistema asigna el salario. El valor del
salario lo toma de la tabla creada en la opción asignación básica mensual.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en rojo Valor
Sueldo Asignado.

Tenga en cuenta:
* Al realizar una modificación en la asignación básica a un empleado ya existente esta se registrará como
una novedad de variación permanente en la asignación salarial (VSP) que visualiza en el informe en EXCEL
para apoyo de llenado de la autoliquidación y en la generación del archivo plano para el nuevo Sistema de
Pago Unificado de aportes de seguridad social Res 0634 de 2006.

u. Zona
(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se le asigna la zona al
trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha: digite la fecha de asignación de zona


ii. Contrato: campo automático, es decir, el sistema lo coloca.
iii. Zona a asignar: del menú desplegable elija la zona a la cual pertenece el trabajador.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en rojo Zona
Asignada.

v. Área
(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se le asigna el área al
trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha: Digite la fecha en que se asigna el salario.


ii. Contrato: Campo automático, es decir, el sistema lo coloca.
iii. Área a asignar: Del menú desplegable elija el área que se asigna al trabajador.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 24 de 97


Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en rojo Área
Asignada.

w. Cargo
(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se le asigna el cargo al
trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha: Digite la fecha en que se asigna el cargo.


ii. Contrato: Campo automático, es decir, el sistema lo coloca.
iii. Cargo a asignar: Del menú desplegable, elija el cargo que se asigna al trabajador.
iv. Denominación: Del menú desplegable elija la denominación del cargo del trabajador en caso de
que la tenga, si no elija ninguna.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en rojo Cargo
Asignado y en azul Denominación.

x. Distribución por Áreas


(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción el sistema permite
distribuir contablemente por áreas los devengos y apropiaciones del empleado. Al ingresar a la ventana se
visualiza el área a la que se relacionó inicialmente el sistema con el cien por ciento (100%). Para realizar la
distribución por áreas:

i. Seleccione el área que desea agregar.


ii. Digite el porcentaje correspondiente a la distribución.
iii. Si la información es correcta, haga clic en el icono Agregar .
iv. Si agregó un área por equivocación, selecciónela y haga clic en el icono Quitar

v. Una vez agregadas las áreas correspondientes a la distribución, haga clic en Guardar .

TENGA EN CUENTA
vi. La distribución por áreas no es obligatoria.
vii. No podrá guardar sino ha distribuido el 100%.
viii. No podrá guardar si ha distribuido más del 100%.
ix. El área relacionada inicialmente debe tener un porcentaje mayor a cero.
x. Si realiza un reporte de novedades relacionando un centro de costo, contablemente no se va a
distribuir, la novedad se relacionará solo a ese centro de costo.
xi. La distribución por áreas, no se visualizará en ningún reporte, solo se visualiza en los
comprobantes contables.
xii. Al realizar el cierre de periodo, si tiene distribución por áreas, el sistema realizará la validación
que las cuentas relacionadas se encuentren con marcación de Centro de Costo.

y. Administradora de salud
(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se asigna la EPS, a la
cual está afiliado el trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha de asignación: Digite la fecha en que se asigna la administradora.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 25 de 97


ii. Administradora de salud a asignar: Del menú desplegable elija la administradora a la cual está
afiliado el empleado.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en azul
Administradora de Salud Asignada.

z. Fondo de pensiones
(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se asigna el Fondo de
pensiones, al cual está afiliado el trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha de asignación: Digite la fecha en que se asigna el fondo.


ii. Fondo de pensiones a asignar: Del menú desplegable elija el fondo al que está afiliado el
empleado.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en azul Fondo
de Pensiones Asignado.

aa. Fondo de Cesantías


(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se asigna el Fondo de
Cesantías, al cual está afiliado el trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha de asignación: Digite la fecha en que se asigna el fondo.


ii. Fondo de cesantías a asignar: Del menú desplegable elija el fondo al que está afiliado el
empleado.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en azul Fondo
de Cesantías Asignado.

bb. Caja de Compensación


(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se asigna la Caja de
Compensación, a la cual está afiliado el trabajador, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Fecha de asignación: Digite la fecha en que se asigna la Caja.


ii. Caja de compensación a asignar: Del menú desplegable elija la Caja a la que está afiliado el
empleado.

Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en azul Caja
de Compensación Asignada.

cc. Administradora de Riesgos Profesionales


(Menú Maestros básicos – 15. Hojas de vida – Asignaciones): Mediante esta opción se asigna la
Administradora de Riesgos Profesionales a la cual está afiliado el trabajador, para esto debe completar los
siguientes datos.

i. Fecha de asignación: Digite la fecha en que se asigna la Administradora.


ii. ARP a asignar: Del menú desplegable elija la Administradora a la que está afiliado el empleado.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 26 de 97


Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar. Inmediatamente aparece en azul ARP
Asignada.

dd. Devengos a liquidar


(Menú Maestros básicos – 16.Devengos a liquidar): Esta opción permite crear y hacer la configuración de los
devengos que se liquidan a los empleados.

 DEVENGOS CREADOS

TIPO CODIGO DESCRIPCION


01 01 ASIGNACION BASICA
02 01 SUBSIDIO DE TRANSPORTE
02 02 SUBSIDIO DE ALIMENTACION
04 01 PRIMA LEGAL DE SERVICIOS
04 02 PRIMA DE NAVIDAD
06 02 BONIFICACION POR SERVICIOS
36 01 BONIFICACION POR SERVICIOS
80 01 CESANTIAS
81 01 INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS

Para parametrizarlos debe:

i. Seleccione del panel inferior de la ventana con doble clic el devengo de tal forma que aparezcan
sus datos en los campos de la ventana activa.
ii. Periodicidad: En este campo debe seleccionar el periodo en el cual se liquida (1 Quincena, 2
quincena, Mensual, semestral, Anual, eventual, Ambas Quincenas).
iii. %: Debe digitar el porcentaje del devengo en caso de que lo tenga.
iv. En el campo MES digite el mes del año en el que se liquida el devengo.
v. Unidad: Debe elegir la unidad de liquidación (Ninguna, Día, Hora o Minuto).
vi. Clic en el botón Guardar.

 DEVENGOS NO CREADOS

Para los devengos que no están creados en el sistema, como es el caso de las horas extras debe crearlos en
la siguiente forma:

NOTA: El tipo de devengo siempre viene creado.

i. Seleccione el tipo de devengo del menú desplegable.


ii. Digite un código de dos dígitos para el devengo.
iii. Digite la descripción o el nombre del devengo.
iv. Periodicidad: En este campo debe seleccionar el periodo en el cual se liquida (1. Quincena, 2
quincena, Mensual, semestral, Anual, eventual.
v. %: Debe digitar el porcentaje del devengo en caso de que lo tenga.
vi. Unidad: Debe elegir la unidad de liquidación (Ninguna, Día, Hora o Minuto).
vii. Clic en el botón Guardar.
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En cualquiera de los casos marque los conceptos con Liq Vacaciones, en los conceptos que se vayan a
liquidar independientemente del periodo de liquidación, ver Liquidación.

Nota: El campo descripción de los devengos que vienen creados como códigos de control no se puede
modificar, al intentar realizar la modificación el sistema genera el siguiente mensaje:

TENGA EN CUENTA:
 Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar un devengo el sistema genera
un mensaje recordando realizar la parametrización de las cuentas contables para evitar
inconvenientes en el momento del cierre del periodo.

 Para componer las bonificaciones se debe tener en código de control un devengo de tipo 36-01. El
sistema no permitirá crear un devengo de tipo 36 con un código diferente a 01.
 Si no se compone el concepto 3601, al realizar la liquidación el sistema no realizará la liquidación
correspondiente asi el empleado cumpla el año prestacional y la empresa sea tipo Estado.

TENGA EN CUENTA que la liquidación de la bonificación por servicios se realiza de acuerdo con el
tipo de liquidación que tenga la empresa, de la siguiente manera:
 Mensual: Se genera el valor en la liquidación del mes que coincida con el mes de la fecha
prestacional parametrizada en la hoja de vida del empleado.
 Quincenal: Si la opción Liq. Bon. Servicio Quincena Actual que se encuentra en Procesos
Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra desmarcada:
o La liquidación de la bonificación por servicios se divide en dos partes cuando el día de la
fecha prestacional se encuentra del 01 al 15, de esta forma, en la primera quincena se
liquida el 50% del valor de la bonificación y en la segunda quincena el otro 50%.
o Si el día de la fecha prestacional se encuentra entre el 16 y 30, el sistema liquida el
100% del valor de la bonificación en la segunda quincena.
 Quincenal: Si la opción Liq. Bon. Servicio Quincena Actual que se encuentra en Procesos
Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra desmarcada:
o La liquidación de la bonificación por servicios cuando el día de la fecha prestacional se
encuentra del 01 al 15, en la primera quincena se liquida el 100% del valor de la
bonificación.
o Si el día de la fecha prestacional se encuentra entre el 16 y 30, el sistema liquida el
100% del valor de la bonificación en la segunda quincena.

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ee. Deducciones a liquidar
(Menú - Maestros básicos – 17. Deducciones a liquidar): Esta opción permite crear y hacer la configuración de
las deducciones que se liquidan a los empleados.

Los tipos de deducciones creados son:

TIPO DESCRIPCION
01 SEGURIDAD SOCIAL
02 RETENCIONES
03 DESCUENTOS POR TIEMPOS
04 PRESTAMOS
05 EMBARGOS
90 DEDUCCIONES VARIAS
91 INTERESES DE PRESTAMOS
92 Salud Certificada
99 Aportes Patronales

 DEDUCCIONES CREADAS

TIPO CODIGO DESCRIPCION


01 01 PENSIONES
01 02 SALUD
01 03 FONDO DE PENSIONES
02 04 RETEFUENTE

Para parametrizarlos debe:

i. Seleccione del panel inferior de la ventana con doble clic la deducción de tal forma que
aparezcan sus datos en los campos de la ventana activa.
ii. Periodicidad: En este campo debe seleccionar el periodo en el cual se liquida (1. Quincena, 2
quincena, Mensual, semestral, Anual, eventual.
iii. En el campo mes seleccione el mes en el cual debe liquidarse el mes.
iv. %: Debe digitar el porcentaje de la deducción, en caso de que lo tenga.
v. Unidad: Debe elegir la unidad de liquidación (Ninguna, Día, Hora o Minuto).
vi. % Por rango: Si el tipo de Deducción es 90, se habilita la opción y al marcarla

habilita , esta opción permite Parametrizar un porcentaje para aplicar a un


rango de valores.
En esta ventana tener en cuenta:

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o El porcentaje no debe ser mayor a 100.
o Para agregar el rango parametrizado debe hacer clic en el icono
o Para quitar un rango ya ingresado, se debe marcar el registro en el grid de tal forma que
quede seleccionado , luego hacer clic en el icono .
o Un valor solo puede encontrarse en un rango, ej. Si 100000 ya se encuentra en el rango de
0 a 100000, no se puede agregar otro registro de 100000 a 200000.
vii. Haga clic en el botón Guardar.

 DEDUCCIONES NO CREADAS

Para las deducciones que no están creadas en el sistema, debe crearlas en la siguiente forma:
NOTA: El tipo de deducción siempre viene creado.

i. Seleccione el tipo de deducción del menú desplegable.


ii. Digite un código de dos dígitos para la deducción.
iii. Digite la descripción o el nombre de la deducción.
iv. Periodicidad: En este campo debe seleccionar el periodo en el cual se liquida (1. Quincena, 2
quincena, Mensual, semestral, Anual, eventual.
v. %: Debe digitar el porcentaje de la deducción en caso de que lo tenga.
vi. En el campo MES seleccione el mes en el que se debe liquidar el devengo.
vii. Unidad: Debe elegir la unidad de liquidación (Ninguna, Día, Hora o Minuto).
viii. Haga clic en el botón Guardar.

En cualquiera de los casos marque los conceptos con Liq Vacaciones, en los conceptos que se vayan a
liquidar independientemente del periodo de liquidación, ver Liquidación.

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TENGA EN CUENTA:
 Al seleccionar el tipo de deducción 05 (Embargos), se visualizara un combo

en el cual se podrá seleccionar el tipo de embargo que se desea


parametrizar.
 Si la nómina trabaja en conjunto con la aplicación Cuentas por Pagar, en las deducciones de Tipo
90, marque si la deducción genera Cuenta por Pagar, de esta forma al realizar el cierre del periodo,
se generará la CXP al tercero seleccionado en el reporte de la deducción.
 Para la deducción de tipo 90 con %Rangos, el valor al cual se le aplica el porcentaje se obtiene de la
composición de la deducción. Para que el cálculo sea correcto, tanto la deducción como los
conceptos que la componen deben estar relacionados al empleado para el periodo requerido.
 Para las deducciones tipo 05 por porcentaje, 90 por porcentaje y 90 con %Rangos, el sistema
liquidará esta deducción en el periodo que se reporte sin tener en cuenta la periodicidad
parametrizada. Si el tipo de liquidación es quincenal, el sistema revisa los conceptos compuestos
que se hayan relacionado en la quincena anterior y en la actual para hallar el valor total y aplicar el
porcentaje que corresponda.
 El campo descripción de los devengos que vienen creados como códigos de control no se puede
modificar, al intentar realizar la modificación el sistema genera el siguiente mensaje:

 Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar un devengo el sistema genera


un mensaje recordando realizar la parametrización de las cuentas contables para evitar
inconvenientes en el momento del cierre del periodo.

 Se debe crear el concepto SALUD CERTIFICADA con el tipo 92 para registrar las certificaciones de
aportes de salud que NO se hayan generado en el sistema CNT-Nomina. Al crear una deducción de
tipo 92 solo se podrá diligenciar el código y nombre, los otros campos se inhabilitaran.
 Si en Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación en la pestaña otros en el campo Tipo
empresa se encuentra Estado, el sistema habilita el tipo de deducción 99 si el tipo de empresa es
Privada no se visualiza este tipo.
 Para realizar el proceso de Aportes Patronales es necesario que se creen las deducciones Salud
Patronal y Pensión Patronal, a estos dos conceptos solo se permite relacionar código, nombre,
periodicidad y unidad.

ff. Tiempos
(Menú Maestros básicos – 18. Tiempos): Mediante esta opción se agregan los tiempos que se trabajan en la
empresa, por ejemplo Licencia de Maternidad, Suspensión, para esto debe completar los siguientes datos.
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 31 de 97
i. Código: Digite un código de dos dígitos alfanumérico.
ii. Nombre: Digite el nombre del tiempo.
iii. Observación: Digite alguna observación, si la tiene.
iv. Cuenta contable: Digite la cuenta contable, para hacer la transferencia a contabilidad.
v. Porcentaje: Digite el porcentaje del tiempo, si lo tiene.
vi. Seleccione si el tiempo que está creando es un devengo o una deducción.
vii. Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar.

Marque los conceptos con Liq Vacaciones, en los conceptos que se vayan a liquidar independientemente
del periodo de liquidación, ver Liquidación.

Nota: El campo descripción de los devengos que vienen creados como códigos de control no se puede
modificar, al intentar realizar la modificación el sistema genera el siguiente mensaje:

TENGA EN CUENTA:
 Para realizar de forma correcta el informe para apoyo de llenado de la autoliquidación y la
generación del archivo plano para el nuevo Sistema de Pago Unificado de Aportes de Seguridad
Social según Res. 0634 de 2006, es necesario modificar cada uno de los tiempos seleccionando en
el campo Archivos Planos LICENCIA, INCAPACIDAD y/o EMFERMEDAD PROFESIONAL según
corresponda.

 Si en Parámetros de la aplicación, se encuentra marcada la opción , en el momento de la


liquidación, un empleado tiene un reporte de novedad de tipo Tiempo, el cual en el campo Archivos
Planos tiene seleccionado Incapacidad, el subsidio de alimentación se liquida incluyendo los días de
incapacidad. Si la opción no está marcada, el subsidio de alimentación no liquida los días reportados
como Incapacidad.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 32 de 97


 Si la interface a Contabilidad se encuentra activa al crear o modificar un devengo el sistema genera
un mensaje recordando realizar la parametrización de las cuentas contables para evitar
inconvenientes en el momento del cierre del periodo.

 Si la interface a Presupuesto se encuentra activa, un tiempo de tipo devengo tiene la


parametrización de la cuenta presupuestal y tipo de empleado el sistema generaré los movimientos
en Presupuesto. Ver Manual de Interfaces.

gg. Calendario laboral


(Menú Maestros básicos – 19. Calendario laboral): Esta opción permite seleccionar los días no laborables
para la empresa. Si desea establecer todos los sábados y domingos como no laborables, haga clic en
Seleccionar Sábados y/o Domingos

i. Para seleccionar otros días, haga clic encima del respectivo día de tal forma que quede la fecha
en rojo y el fondo en gris.
ii. Para dejar como laborable un día que está como no laborable, haga un doble clic sobre este de
tal forma que quede la fecha en negro y el fondo en blando.
iii. En caso de querer desmarcar los días no laborables, seleccione el mes y presione el botón
BORRAR.

NOTA: Tras la actualización de la versión 8.2.0 y para el correcto funcionamiento de la opción Sábado
Laborable, es necesario ir a la opción Calendario y hacer clic en Guardar.

hh. Tabla de retención


(Menú Maestros básicos – 20. Tabla de retención): Esta opción permite crear la tabla de retención a aplicar a
los trabajadores, para esto debe completar los siguientes datos.

i. Año: Digite el año para el cual aplica los valores de retención a digitar.
ii. Número: Corresponde al número de registros digitados.
iii. Valor del intervalo: Digite el valor.
iv. Valor de la retención: Digite el valor de retención que se debe aplicar al intervalo digitado
anteriormente.
v. Porcentaje: Digite el porcentaje de retención que se aplica al intervalo digitado.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 33 de 97


ii. Línea de préstamos
(Menú Maestros básicos – 21. Línea de préstamos): Esta opción permite crear los diferentes préstamos que
pueden ser otorgados a los empleados, para esto deben completar los siguientes datos.

i. Código: Digite el código para la línea de préstamo


ii. Descripción: Digite la descripción de la línea
iii. Valor Tope: Digite el monto máximo del préstamo
iv. Interno o externo: Seleccione según corresponda (interno o externo a la empresa)
v. Luego de diligenciar los anteriores campos, clic en el botón Guardar.

jj. Conceptos préstamos


(Menú Maestros básicos – 22. Conceptos préstamos): Esta opción permite relacionar el devengo Prestamos
con las líneas de préstamo, para esto debe tener en cuenta los siguientes pasos:

i. Cree en la opción Deducciones a Liquidar (ruta: maestros básicos – devengos a liquidar), una
Deducción dentro del tipo 04 Prestamos, de la siguiente forma:
 Seleccione del menú desplegable el Tipo 04.
 Digite en cogido un número de dos dígitos.
 Digite la descripción.
 Seleccione la periodicidad, el porcentaje y la unidad.
 Clic en Guardar.

ii. Cree la relación de la línea de préstamo con la deducción creada en el paso anterior, de la
siguiente forma:
 Con la ayuda del Mouse ubíquese en alguno de los recuadros de la ventana activa que
aparecen en blanco
 Clic encima del recuadro para seleccionarlo
 Clic en Guardar.

kk. Tipo de Empleado


(Menú Maestros básicos – 23. Tipo de Empleado): Esta opción permite crear los tipos de empleados para
realizar la interface con CNT Presupuesto. Ver Manual de Interfaces.

ll. Tipo de Obligación


(Menú Maestros básicos – 24. Tipo de Obligación): Esta opción permite crear los tipos de obligaciones
externas que tiene el empleado las cuales son deducibles para la depuración del ingreso base sometida al
cálculo de retención, en Porcentaje, Valor y Tope, la ventana trae precargada los conceptos:
 01 Deducción por intereses y corrección Monetaria.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 34 de 97


 02 Salud y Educación.

Para crear un tipo de obligación debe tener en cuenta:


i. Código: Digite el código de dos dígitos alfanumérico.
ii. Nombre: Digite el nombre del tipo de obligación.
iii. Tope Máximo: Digite el valor.
iv. Valor - %: Marque valor y/o % según corresponda.
v. Interna: Marque interna si requiere que la obligación se componga de un Devengo o Deducción
previamente creada en el sistema. Al marcar esta opción, el sistema no permite digitar Tope
Máximo ni seleccionar Valor o %.
vi. Al marcar Interna, el sistema habilita en la parte inferior de la ventana la opción para relacionar
los devengos o deducciones necesarios de la siguiente manera:
a. Seleccione si es Devengo o Deducción.
b. Seleccione el tipo
c. Digite o seleccione el concepto requerido.
d. Haga clic en agregar
e. En el grid se visualiza la información agregada.
f. Si necesita quitar un registro agregado, selecciónelo haciendo clic en la última columna de

tal forma que quede marcado y luego haga clic en el icono quitar .

TENGA EN CUENTA:

- La sección Devengos – Deducciones solo permite ser modificada una vez se haya marcado la opción
Interna, aunque visualmente parezca activa.
- Una obligación interna aplica para todos los empleados a los que se liquide Retención.
- Una obligación interna no se visualiza en la ventana Obligaciones.
- Los devengos y deducciones compuestos en una obligación interna deben estar relacionadas al
empleado para que la liquidación sea correcta.
- Se debe crear la obligación interna seleccionando la Deducción de tipo 92 Salud Certificada, para
que el valor ingresado sea tenido en cuenta en la liquidación de la retención.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 35 de 97


mm. Tabla UVT
(Menú Maestros básicos – 25. Tabla UVT): Esta opción permite parametrizar el periodo, valor de la UVT y los
rangos establecidos según la ley 1111 de 2006, la ventana trae la información de la tabla precargada.

Año: Digite el año al cual corresponda el periodo.


Valor UVT: Digite el valor de UVT establecida para el año.
Lista tabla UVT: Digite el valor y % de los intervalos establecidos para el año.

TABLA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES GRAVADOS


Rango de UVT Tarifa Impuesto
Desde Hasta Marginal
>0 95 0% 0
>95 150 19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
95 UVT)*19%
>150 360 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
150 UVT)*28% más 10 UVT
>360 ---- 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
360 UVT)*33% más 69 UVT

nn. Tipo de Liquidación.


(Menú Maestros básicos – 26. Tipo de Liquidación): Esta opción permite crear los diferentes tipos de
liquidación que se van a relacionar en cada opción de parametrización como Hoja de vida del empleado y
Composición de Factores, permitiendo que la liquidación de cada empleado se realice de acuerdo con el tipo
de liquidación relacionado y parametrizado. La ventana tiene creado por defecto el tipo 01 GENERAL, que
corresponde a la liquidación actual y NO podrá ser eliminado.

Código: Digite el código del tipo de liquidación.


Nombre: Digite el nombre del tipo de liquidación.

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3. FACTORES DE LIQUIDACION
a. Apropiaciones y aportes

(Menú – Factores de Liquidación – Apropiaciones y aportes): Esta opción permite estipular las apropiaciones
que debe hacer el empleado y el empleador como por ejemplo el aporte de salud en el cual el porcentaje de
aportación es compartido entre las dos partes en cantidades diferentes.

(a) Devengos: Para determinar el porcentaje de apropiación de cada devengo debe realizar los siguientes
pasos:
i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere parametrizar los Devengos.
ii. Seleccione con la ayuda del mouse, el devengo del árbol desplegable del panel izquierdo de la
ventana.
iii. Clic encima de su descripción para que se active el devengo en los recuadros en blanco
iv. Digite el Nombre del devengo
v. Digite en % empleador el valor correspondiente a cargo de este
vi. Digite en % empleado el valor correspondiente a cargo de este
vii. Seleccione si es Apropiación (son los conceptos que descuenta el empleador pero debe pagar a
un tercero. Ej. salud, pensión) o Provisión (son las que se deben ir aprovisionando
periódicamente y paga al final de un periodo Ej. primas, cesantías).
viii. Clic en el botón Guardar.

(b) Deducciones: Para determinar el porcentaje de apropiación de cada deducción debe realizar los
siguientes pasos:

i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere parametrizar las Deducciones.


ii. Seleccione con la ayuda del mouse, la deducción del árbol desplegable del panel izquierdo de la
ventana.
iii. Clic encima de su descripción para que se active en los recuadros en blanco
iv. Digite el Nombre de la deducción
v. Digite en % empleador el valor correspondiente a cargo de este
vi. Digite en % empleado el valor correspondiente a cargo de este
vii. Clic en el botón Guardar

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 37 de 97


TENER EN CUENTA:
1. Para la deducción Fondo de Solidaridad, el sistema inhabilita los campos %Empleador y
%Empleado y aplica el porcentaje de acuerdo con la asignación básica, teniendo en cuenta la
siguiente tabla:

Rango Salarial % Descuento


>=4 y <16 SMMLV 1
>=16 y <17 SMMLV 1.2
>=17 y <18 SMMLV 1.4
>=18 y <19 SMMLV 1.6
>=19 y <20 SMMLV 1.8
>=20 SMMLV 2

Donde 1 SMMLV corresponde al valor parametrizado en Procesos Especiales – Parámetros de la Aplicación


pestaña Otros campo Salario Mínimo.

2. El sistema valida el tope máximo de los 25 SMLV para aplicar el porcentaje correspondiente:
a. Si el usuario tiene que el fondo de solidaridad se liquida en ambas quincenas y no se superó los
25 SMLV en el mes, el sistema aplica el porcentaje correspondiente.
b. Si el usuario tiene que el fondo de solidaridad se liquida en ambas quincenas y se superó los 25
SMLV en el mes, el sistema aplica el porcentaje máximo descrito en la tabla anterior, sobre el
valor tope de los 25 SMLV y descuenta el valor restante.
c. Si el usuario tiene que el fondo de solidaridad se liquida en la segunda quincena el sistema toma
los devengos de la primera quincena más los devengos de la segunda quincena y sobre este
valor valida el tope máximo de los 25 SMLV en el mes y aplica el porcentaje correspondiente.

2. Tiempos: Para determinar el porcentaje de apropiación de cada tiempo debe realizar los siguientes
pasos:

i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere parametrizar los Tiempos.


ii. Seleccione con la ayuda del mouse, el devengo del árbol desplegable del panel izquierdo de la
ventana.
iii. Clic encima de su descripción para que se active en los recuadros en blanco
iv. Digite el Nombre del tiempo
v. Digite en % empleador el valor correspondiente a cargo de este
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 38 de 97
vi. Digite en % empleado el valor correspondiente a cargo de este
vii. Haga un clic en el botón Guardar.

3. Riesgos Profesionales: Para determinar el concepto de apropiación de Riesgos Profesionales, debe


realizar los siguientes pasos:

i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere parametrizar Riegos Profesionales.


ii. Digite el código 01de Riesgos Profesionales.
iii. Digite el Nombre Riesgos Profesionales
iv. Haga un clic en el botón Guardar.
v. Si en Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación en la pestaña otros en el campo Tipo
empresa se encuentra Estado, el sistema habilita el concepto de tipo 99 si el tipo de empresa es
Privada no se visualiza este tipo.
Para realizar el proceso de Aportes Patronales es necesario que se cree el concepto Riesgos
Profesionales Patronal.

Recuerde que el porcentaje de ARP es asignado por cada empleado en la Hoja de Vida – Contrato –
Generales.

4. Aportes: Para determinar el porcentaje de apropiación de cada Aporte debe realizar los siguientes
pasos:

i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere parametrizar Aportes.


ii. Digite el código 01 para el primer aporte
iii. Digite el Nombre del aporte
iv. Digite en % empleador el valor correspondiente a cargo de este
v. Digite en % empleado el valor correspondiente a cargo de este
vi. Clic en el botón Guardar

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 39 de 97


Nota: El campo nombre de los devengos, deducciones, tiempos, riesgos profesionales y aportes que
vienen creados como códigos de control no se puede modificar, al intentar realizar la modificación el
sistema genera el siguiente mensaje:

b. Composición de factores
(Menú – Factores de Liquidación – Composición de Factores): Existen algunos devengos, deducciones y
tiempos que para su liquidación dependen de otros factores. Por ejemplo para liquidar aportes de salud
(deducción) se toma como base la asignación básica mensual (devengo); para liquidar cesantías (devengo)
se toma como base la asignación básica mensual más el auxilio de transporte más horas extras, etc. En este
menú podrá hacer estas definiciones.

En estas composiciones se debe tener en cuenta que no se pueden crear ciclos (factor A depende de factor B
y este a su vez depende del factor A) y que no todos los factores ya sean devengos, deducciones o tiempos
aparecen en los árboles de composición.

(a) Composición de devengos: Esta opción permite definir como se compone cada uno de los devengos, es
decir, que factores se toman como base para la liquidación de estos.

Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere


componer los Devengos.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de devengo a componer.
 Código: Digite o seleccione el código del devengo que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 40 de 97


Para componer un devengo realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen el devengo y se presiona el
botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

En la vista de ejemplo, se tiene que la PRIMA DE SERVICIOS código 0401, se deben liquidar sobre:

Asignación básica al 100%


+ Subsidio de transporte al 100%
+ Hora extra diurna al 100%
Etc.

Adicionalmente se especifica que todas las opciones suman, es decir aumentan el valor base de liquidación
del devengo.

El sistema permite componer a un devengo de tipo 03 por un devengo tipo 04, teniendo en cuenta lo
siguiente:
 No se puede componer de un devengo tipo 03 por un devengo tipo 04 que este creado como código
de control ya que el sistema genera la siguiente validación:

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 41 de 97


 No se puede componer un devengo y concepto de tipo 03 por un devengo y concepto de tipo 04, el
cual en su composición ya tiene relacionado este concepto 03, si lo hace el sistema genera la
siguiente validación:

(b) Composición de deducciones: Esta opción permite definir como se compone cada una de las
deducciones, es decir, que factores se toman como base para la liquidación de estas.

Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer las
Deducciones.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de deducción a componer. Los tipos que se pueden
componer son: 01 (Seguridad Social) 02 (Retenciones), 03 (Descuentos por tiempos), 05 (Embargos)
y 90 (Deducciones Varias).
 Código: Digite o seleccione el código del deducción que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

Para componer una deducción realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 42 de 97


v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen la deducción y se presiona el
botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

En la vista de ejemplo, se tiene que la salud código 0101, se debe liquidar sobre:

Asignación básica al 100%


+ Hora extra diurna al 100%
+ Hora extra nocturna al 100%
Etc.

Adicionalmente se especifica que todas las opciones suman, es decir aumentan el valor base de liquidación
de la deducción.

(c) Composición de tiempos: Esta opción permite definir como se compone cada uno de los devengos, es
decir, que factores se toman como base para la liquidación de estos.

Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer Tiempos.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de devengo a componer.
 Código: Digite o seleccione el código del devengo que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

Para componer un tiempo realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 43 de 97
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen el tiempo y se presiona el
botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

En la vista de ejemplo, se tiene que las vacaciones código 1002, se deben liquidar sobre:

Asignación básica al 100%


+ Subsidio de transporte al 100%
+ Subsidio de alimentación al 100%
Etc.

Adicionalmente se especifica que todas las opciones suman, es decir aumentan el valor base de liquidación
del tiempo.

(d) Composición de aportes: Esta opción permite definir como se compone cada uno de los aportes, es decir,
que factores se toman como base para la liquidación de aportes a la Caja de Compensación, ICBF y
SENA.
Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer Aportes.
 Tipo: En el menú desplegable aparece el Tipo 90, el cual se utiliza solamente para los aportes
parafiscales.
 Código: Digite o seleccione el código del aporte que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

Para componer un aporte realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 44 de 97


iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen el aporte y se presiona el
botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

En la vista de ejemplo, se tiene que la caja de compensación código 9001, se debe liquidar sobre:
Asignación básica al 100%
+ Subsidio de alimentación al 100%
+ Hora extra diurna al 100%
Etc.

Adicionalmente se especifica que todas las opciones suman, es decir aumentan el valor base de liquidación
del aporte.

(e) Composición de apropiaciones: Esta opción permite definir como se componen las Apropiaciones de
Devengos, Deducciones, Tiempos y Riesgos Profesionales, creados en la opción Factores de Liquidación
– Apropiaciones y Aportes.

Esta composición debe realizarse para que el sistema calcule automáticamente las apropiaciones y
aportes de los conceptos ya creados (salud, pensión, cesantías, primas). Sin esta composición el
programa no generara los Listados de Aportes y Apropiaciones.

Esta opción no debe confundirse con la Composición de Factores: devengos, deducciones, tiempos y
aportes. Aunque puedan ser similares e incluso iguales, existen casos en los que por convenciones o
pactos al interior de cada empresa, hace que los aportes y apropiaciones se realicen sobre bases y
porcentajes de liquidación diferentes.

1. Devengos: al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:
 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer los Devengos.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de Apropiación Devengos a componer.
 Código: Digite o seleccione el código de la Apropiación Devengos que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 45 de 97


Para componer una apropiación-devengo realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen la apropiación-devengo y se
presiona el botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

2. Deducciones: Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer las
Deducciones.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de Apropiación Deducción a componer.
 Código: Digite o seleccione el código de la Apropiación Deducción que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

Para componer una apropiación-deducción realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen la apropiación-deducción y se
presiona el botón Guardar.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 46 de 97


vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

3. Tiempos: Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer Tiempos.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de Apropiación Tiempo a componer.
 Código: Digite o seleccione el código de la Apropiación Tiempo que desea componer.

Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

Para componer una apropiación-tiempo realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen la apropiación-tiempo y se
presiona el botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

4. Riesgos Profesionales: Al entrar a esta opción encontrara una ventana con los siguientes campos:

 Tipo de liquidación: Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer Riesgos
Profesionales.
 Tipo: Elija del menú desplegable el tipo de Apropiación Riesgos Profesionales a componer.
 Código: Digite o seleccione el código de la Apropiación Riesgos Profesionales que desea componer.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 47 de 97


Al seleccionar el código se activa un árbol como el siguiente:

Para componer una apropiación de riesgos profesionales realice los siguientes pasos:

i. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.


ii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iii. Para incluir la información correspondiente a cantidad, valor, % y tope, basta con hacer un clic
sobre la respectiva celda y digitar el valor.
iv. Bajo la columna Operación se establece si el factor suma (aumenta la base) o resta (disminuye
la base) del devengo, con doble clic aparece un signo + o -.
v. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que componen la apropiación de riesgos
profesionales y se presiona el botón Guardar.
vi. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Compuesto por, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

c. Factores Conjuntos
(Menú – Factores de Liquidación – Factores conjuntos): Esta ventana permite crear factores conjuntos, es
decir factores que se deben liquidar automáticamente sin necesidad de reportar una novedad por este
concepto. Ej. Prima de vacaciones, se debe liquidar automáticamente cuando se reportan novedades de
vacaciones.

(a) Tiempos: Esta opción permite unir a conceptos de tiempo, los devengos, deducciones o tiempos que se
deban liquidar sin necesidad de reportar una novedad.

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Para componer un factor conjunto-tiempos realice los siguientes pasos:

i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer Factores Conjuntos con
Tiempos.
ii. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.
iii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iv. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que se deben liquidar conjuntamente y se
presiona el botón Guardar.
v. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Relacionar con, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

En la vista de ejemplo, cada vez que se reporte un tipo de tiempo 1002 = vacaciones, liquida
automáticamente los conceptos 04013 = Prima legal de servicios y 0601 = Bonificación por servicios
prestados.
(b) Devengos: Esta opción permite unir a conceptos de devengos, los devengos, deducciones o tiempos que
se deban liquidar sin necesidad de reportar una novedad.

Para componer un factor conjunto-devengos realice los siguientes pasos:

i. Seleccione el Tipo de Liquidación para el cual requiere componer Factores Conjuntos con
Devengos.
ii. Haga clic sobre el factor y luego clic en agregar.
iii. Cuando se agrega un factor, aparece en la matriz de la derecha.
iv. Se agregan de esta forma uno por uno los factores que se deben liquidar conjuntamente y se
presiona el botón Guardar.
v. Si la composición de estos factores, dependiera de alguna deducción o algún tiempo, en
Relacionar con, se selecciona la opción requerida y a su vez aparecerán en el árbol de la parte
izquierda de la ventana los factores correspondientes.

En la vista de ejemplo, cada vez que se reporte un tipo de devengo 0401 = prima legal de servicios, liquida
automáticamente el concepto 0402= prima de navidad.

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d. Devengos Automáticos
(Menú – Factores de Liquidación – Devengos automáticos): En esta opción se registran los devengos que se
deben liquidar automáticamente en cada periodo de liquidación. Para registrarlos haga lo siguiente:

i. Seleccione el trabajador, digitando la cedula o por medio del buscador.


ii. Seleccione el Tipo y el Código del devengo
iii. Digite el porcentaje, cantidad de horas o días (se puede registrar un número entero hasta con
dos decimales), y valor respectivo. La activación de los anteriores campos depende de la
creación del devengo realizada en Devengos a Liquidar.
iv. Para Devengos de Tipo 03, seleccione la zona y área en la cual fue ejecutado el Devengo
reportado. Si deja en blanco estos campos, el sistema tomará la zona y área parametrizada en
la hoja de vida del empleado para realizar el movimiento contable en el momento del cierre del
periodo, esto si trabaja interfasado con CNT-Contable.
v. Si el devengo tiene una fecha límite en la opción fecha de vigencia seleccione el
Mes/Año/Periodo, el periodo se selecciona cuando el tipo de liquidación es quincenal. Al
seleccionar el mes, año y periodo el sistema realizará la liquidación del devengo hasta el mes
indicado. Si el devengo NO tiene una fecha límite, marque la opción No utilizar fecha de
vigencia, el sistema inactiva el Mes/Año/Periodo, de esta manera el sistema realizará la
liquidación del devengo de manera indefinida.
vi. Finalmente presione el botón guardar.
vii. En caso de querer borrar un registro, selecciónelo y presione el botón BORRAR.

e. Deducciones Automáticas
(Menú – Factores de Liquidación – Deducciones automáticos): En esta opción se registran las deducciones
que automáticamente se descuentan en cada periodo de liquidación. Para registrarlos haga lo siguiente:

i. Seleccione el trabajador, digitando la cedula o por medio del buscador.


ii. Seleccione el Tipo y el Código del devengo
iii. Digite el porcentaje, cantidad de horas o días (se puede registrar un número entero hasta con
dos decimales), y valor respectivo. La activación de los anteriores campos depende de la
creación de la deducción realizada en Deducciones a Liquidar.
iv. Si el tipo de deducción es 05 (Embargos) o 90 (Deducciones Varias) y el código seleccionado

está compuesto, se activa la opción . Si se marca se activa el campo .


Al digitar el porcentaje, en el proceso de liquidación, el sistema aplica el porcentaje registrado
sobre el valor resultante de la composición. Si el concepto no se encuentra compuesto el
sistema no realiza liquidación del embargo.
Si se digita un valor, el sistema liquida el valor digitado sin tener en cuenta la composición del
concepto.
v. Seleccione el Tercero, digitando el documento o por medio del buscador. La activación de este
campo depende de la creación de la deducción realizada en Deducciones a Liquidar.
vi. Si la deducción tiene una fecha límite en la opción fecha de vigencia seleccione el
Mes/Año/Periodo, el periodo se selecciona cuando el tipo de liquidación es quincenal. Al
seleccionar el mes, año y periodo el sistema realizará la liquidación de la deducción hasta el
mes indicado. Si la deducción NO tiene una fecha límite, marque la opción No utilizar fecha de
vigencia, el sistema inactiva el Mes/Año/Periodo, de esta manera el sistema realizará la
liquidación de la deducción de manera indefinida.

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vii. Para las deducciones tipo 90 y que tiene marcada la opción %Rangos, el sistema no habilita los
campos valor ni %, el valor se liquida de acuerdo con el resultado de la composición y el
porcentaje parametrizado.
viii. Para las deducciones tipo 05 por porcentaje, 90 por porcentaje y 90 con %Rangos, el sistema
liquidará esta deducción en el periodo que se reporte sin tener en cuenta la periodicidad
parametrizada. Si el tipo de liquidación es quincenal, el sistema revisa los conceptos
compuestos que se hayan relacionado en la quincena anterior y en la actual para hallar el valor
total y aplicar el porcentaje que corresponda.
ix. Finalmente presione el botón guardar.
x. En caso de querer borrar un registro, selecciónelo y presione el botón BORRAR.

f. Reporte Novedades Periódicas


(Menú – Factores de Liquidación – Reporte de Novedades Periódicas): En esta opción se registran las
novedades periódicas que tienen los trabajadores, pueden ser novedades por Devengos, por Deducciones o
por Tiempos. Para registrarlas haga lo siguiente:

i. Verifique el Periodo: año, mes y periodo de liquidación. Estos datos se encuentran inactivos no
pueden ser modificados por el usuario y corresponden al periodo siguiente después del último
cierre, ver Último periodo de liquidación en Parámetros de la aplicación.
ii. Seleccione el trabajador al cual le va a reportar la novedad
iii. Seleccione si la novedad que va a reportar es un devengo, deducción o un tiempo; haciendo clic
sobre una de las tres pestañas que aparecen en la ventana.
iv. Consecutivo: campo automático
v. Seleccione del menú desplegable el Tipo y el Concepto.
vi. Si va a reportar devengos, tenga en cuenta que:

a. Los devengos y deducciones que se hayan parametrizado en Devengos o Deducciones a


Liquidar, con alguna Unidad (Días, Horas, Minutos), le habilitarán en esta ventana el campo
No. de Días, Horas, Minutos, se puede registrar un número entero hasta con dos decimales.
Para los devengos o deducciones que tengan unidad Ninguno activara otros campos.
b. Para Devengos de Tipo 03, seleccione la zona y área en la cual fue ejecutado el Devengo
reportado. Si deja en blanco estos campos, el sistema tomará la zona y área parametrizada
en la hoja de vida del empleado para realizar el movimiento contable en el momento del
cierre del periodo, esto si trabaja interfasado con CNT-Contable.
c. Para las deducciones que se hayan parametrizado en Deducciones a Liquidar, que generan
CXP, se activará el campo de Tercero para CXP.
d. Para las deducciones tipo 05 o 90, si el código seleccionado está compuesto, se activa la

opción . Si se marca se activa el campo . Al digitar el porcentaje,


en el proceso de liquidación, el sistema aplica el porcentaje registrado sobre el valor
resultante de la composición.
e. Para las deducciones tipo 90 y que tiene marcada la opción %Rangos, el sistema no habilita
los campos valor ni %, el valor se liquida de acuerdo con el resultado de la composición y el
porcentaje parametrizado.
f. Para las deducciones tipo 05 por porcentaje, 90 por porcentaje y 90 con %Rangos, el
sistema liquidará esta deducción en el periodo que se reporte sin tener en cuenta la
periodicidad parametrizada. Si el tipo de liquidación es quincenal, el sistema revisa los
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conceptos compuestos que se hayan relacionado en la quincena anterior y en la actual para
hallar el valor total y aplicar el porcentaje que corresponda.
vii. Los tiempos activaran las casillas:
a. Tipo = Vacaciones o Vacaciones Compensadas, Días no Trabajados, Retiro Empleado y
Retiro sin Prestaciones (ver Códigos de Control)
1. Nro. Días: días que dura la novedad
2. Tomar días no laborales: dependiendo del Calendario Laboral, contara (marcar) o no
(no marcar) los días No Laborales. Ej. Si las vacaciones corresponden a 15 días
laborales, y en el calendario se parametrizaron únicamente sábados y domingos
como No Laborales, el sistema calculara los 15 días contando únicamente de lunes a
viernes (laborales) hasta completar el Nro. de Días reportados.
3. Fecha Inicial: fecha en la cual inicia la novedad.
4. Fecha Final: (inactivo) teniendo en cuenta las indicaciones del numeral 2. de este
ítem, calculara automáticamente la fecha final.
5. Autorización: campo alfanumérico, para digitar la autorización del tiempo otorgado.

b. Tipo = Otro, no especificado en Códigos de Control. Ej. Incapacidades y Licencias por


Enfermedad o Maternidad.
1. Nro. Días: días que dura la novedad
2. Tomar días no laborales: dependiendo del Calendario Laboral, contara (marcar) o no
(no marcar) los días No Laborales. Ej. Si las vacaciones corresponden a 15 días
laborales, y en el calendario se parametrizaron únicamente sábados y domingos
como No Laborales, el sistema calculara los 15 días contando únicamente de lunes a
viernes (laborales) hasta completar el Nro. de Días reportados.
3. Fecha Inicial: fecha en la cual inicia la novedad.
4. Fecha Final: (inactivo) teniendo en cuenta las indicaciones del numeral 2. de este
ítem, calculara automáticamente la fecha final.
5. Autorización: campo alfanumérico, para digitar la autorización del tiempo otorgado.
6. Nro. Días a cargo del patrono: digite el número de días que debe reconocer el
patrono durante algún tiempo otorgado.
7. Valor IBC: El sistema muestra automáticamente el valor del Ingreso Base de
Cotización para que el programa liquide la novedad.
8. Reconocer días a cargo del Patrono: marcar si esta novedad
9. Cuando el tiempo es de Tipo Incapacidad, digite o seleccione el Diagnostico que se
encuentra relacionado con la incapacidad. Este diagnóstico es informativo, se
visualiza al listar el reporte de novedades. La información de los diagnósticos se
basa en la clasificación CIE – 10.

viii. Algunos de los campos se llenarán automáticamente si anteriormente ya habían sido


parametrizados en maestros básicos: Devengos, Deducciones o Tiempos a liquidar.
ix. Presione el botón GUARDAR.
x. En caso de querer borrar un registro, selecciónelo y presione el botón BORRAR.

Ejemplos:

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 52 de 97


Si un empleado tiene una novedad de tiempo de vacaciones registrada y requieren realizar otra novedad por
incapacidad o reintegro dentro del rango de tiempo de las vacaciones, el sistema activará la
opción . Esta opción solo se activa, cuando se realicen novedades de tipo
Tiempo y que sean devengos, de lo contrario no se activará.

Para efectos de liquidación, el sistema tiene en cuenta:

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 Si la novedad es de tipo Reintegro, tendrá en cuenta los días para realizar la liquidación en la ARP, se
liquidará asignación básica y vacaciones. En la siguiente liquidación restará los días de reintegro de la
asignación básica. Ej. Si el tipo de liquidación es quincenal y al empleado se le reporta vacaciones del 1
al 15 y dentro de ese rango de tiempo se reporta un reintegro por 5 días. En el desprendible de pago se
visualizará 5 días de asignación básica y 15 de vacaciones. En el listado de apropiaciones de ARP se
liquidará 5 días. En el desprendible de la siguiente quincena se liquidarán 10 de Asignación básica.

 Si la novedad es de tipo Incapacidad tendrá en cuenta los días para restarlos a la asignación básica en
la próxima liquidación. Ej. Si el tipo de liquidación es quincenal y al empleado se le reporta vacaciones
del 1 al 10 y dentro de ese rango de tiempo se reporta una incapacidad de 3 días. En el desprendible de
pago se visualizará 10 días de vacaciones, 3 de incapacidad y 2 de asignación básica. En la segunda
quincena se liquidarán 12 de asignación básica.

 Si la novedad o deducción automática es de tipo Embargo, se marca Habilitar y se digita un porcentaje,


esta parametrizada como embargos ejecutivos y el concepto tiene composición, el sistema realiza el
siguiente calculo:

a) Totaliza los conceptos que sumen menos los conceptos que resten (en la composición de la
deducción).
b) Del neto (a) se resta el salario mínimo legal vigente (en parámetros de la aplicación).
c) Al valor (b) se le aplica el porcentaje especificado en la ventana de deducción automática o en la
novedad.

 Si la novedad o deducción automática es de tipo Embargo, se marca Habilitar y se digita un porcentaje,


esta parametrizada como embargos alimentos y el concepto tiene composición, el sistema realiza el
siguiente cálculo:

a) Se totaliza los conceptos que sumen menos los conceptos que resten (en la composición de la
deducción).
b) Al valor (a) se le aplica el porcentaje especificado en la ventana de deducción automática o en la
novedad.

 Si la novedad o deducción automática es de tipo Embargo, se marca Habilitar y se digita un porcentaje,


esta parametrizada como otros embargos y el concepto tiene composición, el sistema realiza el cálculo
del valor se realiza sobre los conceptos relacionados.

 Para las deducciones automáticas o novedades de tipo embargo de cualquier tipo, si se marca Habilitar,
se digita un porcentaje y el concepto no se encuentra compuesto, en la liquidación no se visualiza la
deducción.

 Para las deducciones automáticas o novedades de tipo embargo de cualquier tipo, si se digita un valor,
en la liquidación se visualiza el valor registrado.

 Para las novedades de tipo Embargo que se encuentren compuestos, si el neto de la composición no
supera un salario mínimo legal vigente y en el reporte de novedad o en deducciones automáticas se
especificó porcentaje, no se liquida la deducción.

 Si la novedad es tipo Vacaciones, en el calendario los sábados se encuentran marcados como No


laborables, en la hoja de vida del empleado se encuentra marcada la opción Sábado Laborable y el
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 54 de 97
reporte de novedad se realiza con la opción Tomar días no laborables desmarcada el sistema tendrá en
cuenta los sábados marcados como no laborables para determinar la fecha inicial y final del periodo de
vacaciones.
NOTA: Tras la actualización de la versión 8.2.0 y para el correcto funcionamiento de la opción descrita
anteriormente, es necesario ir a Maestros Básicos – Calendario y hacer clic en Guardar.

g. Obligaciones Empleados
(Menú – Factores de Liquidación – Obligaciones empleados): En esta opción se registra los préstamos de los
empleados y las obligaciones que este tiene y que disminuyen la base para el cálculo de retención en la
fuente.

(a) Obligaciones: En esta opción se agregan las obligaciones que tenga cada empleado y que estén
autorizados para descontar en el proceso de depuración de la base sometida al cálculo de retención
fuente. Para registrarlas haga lo siguiente:

i. Seleccione el trabajador.
ii. Digite la fecha de comienzo de la obligación.
iii. Digite el valor de la Obligación. Es el valor de la cuota deducible para la retención en la fuente;
aplica para el método 1 y método 2.
iv. Digite el número de meses certificados en la obligación.
v. Seleccione del combo el tipo de obligación.

vi. Haga clic en Agregar . La obligación se visualiza en el grid de la parte inferior de la ventana.
vii. Si requiere agregar otra obligación, repita el proceso del i al vi.
viii. Cuando se hayan agregado las obligaciones necesarias, presione el botón GUARDAR.
ix. Al consultar un empleado, las obligaciones relacionadas se visualizan en la parte inferior de la
ventana. En caso de querer borrar un registro, selecciónelo de tal forma que quede marcado y

haga clic en Remover y luego presione el botón GUARDAR.


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x. Tenga en cuenta que no puede relacionar dos obligaciones del mismo tipo, al intentar agregar
una obligación del mismo tipo, el sistema realiza la validación

(b) Préstamos: En esta opción se registran los préstamos que tienen los trabajadores. Para registrarlos haga
lo siguiente:

i. Sin marcar la opción cuota fija valor presente.

a) Digite el número del préstamo


b) Seleccione el trabajador
c) Seleccione el tipo de préstamo, ver Líneas de Prestamos y Conceptos de Prestamos.
d) Seleccione el Interés si aplica al préstamo. Recuerde que solo se visualizan los intereses que tienen
la misma periodicidad del préstamo.
e) Digite en los recuadros los valores correspondientes al estado actual del préstamo:
a. Valor préstamo
b. Intereses
c. Número de Cuotas
d. Valor Cuota (Inactivo): información automática, es la división del Valor del Préstamo entre el
número de cuotas.
e. Valor Cancelado (Inactivo): información automática, es el valor que se ha pagado por el
préstamo, el programa lo calcula teniendo en cuenta las cuotas ya descontadas.
f. Saldo (Inactivo): información automática, resta del Valor préstamo menos Valor Cancelado.
g. % máximo de descuento sobre el salario: indica que si los descuentos por préstamos
superan este tope no debe permitir descontar la cuota de este préstamo. Ej. Si el empleado
tiene un salario de 500.000 y préstamos por 200.000. Si se crea un préstamo con cuotas de
100.000 y se parametriza el 50%, el sistema no calculara la cuota de este préstamo pues ya
supero el límite permitido.
f) Clic en Guardar.

g) En el desprendible de liquidación, se visualizará el valor de la cuota y el valor del interés


independientes.

h) Si el préstamo se va a cancelar, es decir no se descontara más, debe dar clic en el icono Cancelar.
En el periodo de liquidación actual, ya no aparecerá en el desprendible de liquidación.

i) Si el empleado va a realizar Abonos sobre los préstamos vigentes, debe:

a. Seleccionar el préstamo
b. Clic en el icono Asignar Abonos
c. Digitar el valor del Abono. En el desprendible de liquidación este abono se verá reflejado en
el mismo concepto de deducción del préstamo, ver Conceptos de Prestamos.
d. Clic en Guardar.
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e. Clic en Borrar si desea eliminarlo.

ii. Marcando la opción cuota fija valor presente.

a) Digite el número del préstamo


b) Seleccione el trabajador
c) Seleccione el tipo de préstamo, ver Líneas de Prestamos y Conceptos de Prestamos.
d) Seleccione el Interés, recuerde que solo se visualizan los intereses que tienen la misma periodicidad
del préstamo
e) Marque la opción Cuota fija valor Presente: Al marcar esta opción el campo intereses, cambia a % de
Interés y se activa el botón Detalle.
f) Digite en los recuadros los valores correspondientes al estado actual del préstamo:
a. Valor préstamo
b. % Interés, se aplica el porcentaje parametrizado en Maestros Básicos, deducción 91.
c. Número de Cuotas
d. Valor Cuota (Inactivo): Información automática, corresponde al valor de la cuota calculada,
mediante la fórmula:
C: VALOR DE LA CUOTA
VP: VALOR DEL PRESTAMO
iP: % DE INTERES
N: NUMERO DE CUOTAS

Ejemplo:

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C=1.000.000*0.50%/1-(1+0.50)^-10

C=102771

e. Valor Cancelado (Inactivo): Información automática, es el valor que se ha pagado por el


préstamo, el programa lo calcula teniendo en cuenta el valor de la amortización según la cuota
ya descontadas del cuadro de amortización (ver botón Detalle).
f. Saldo (Inactivo): Información automática, resta del Valor préstamo menos Valor de las
amortizaciones y abonos después de cerrar el periodo de liquidación.
g. % máximo de descuento sobre el salario: Indica que si los descuentos por préstamos superan
este tope no debe permitir descontar la cuota de este préstamo. Ej. Si el empleado tiene un
salario de 500.000 y préstamos por 200.000. Si se crea un préstamo con cuotas de 100.000 y
se parametriza el 50%, el sistema no calculará la cuota de este préstamo pues ya supero el
límite permitido.
g) Clic en Detalle, se genera la ventana del cuadro de amortización con el Número de Cuotas, Valor de
Intereses, Amortización al Capital, Saldo, Fecha de Pago y Abono.

h) Clic en Guardar.

i) Realice la liquidación del periodo en el desprendible de liquidación, se visualizará el valor de la cuota


y el valor del interés independientes.

j) Consulte nuevamente el número de préstamo y de clic en Detalle, en el campo fecha de pago se


visualiza el periodo en que se descontara la cuota una vez liquidado el periodo.

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k) Si el préstamo se va a cancelar, es decir no se descontará más, debe dar clic en el icono Cancelar.
En el periodo de liquidación actual, ya no aparecerá en el desprendible de liquidación.

l) Si el empleado va a realizar Abonos sobre los préstamos vigentes, debe:

a. Seleccionar el préstamo.
b. Clic en el icono Asignar Abonos.
c. Digitar el valor del Abono. En el desprendible de liquidación este abono se verá reflejado en
el mismo Concepto de Deducción del Préstamo, ver Conceptos de Prestamos.
d. Clic en Guardar, al consultar nuevamente el Detalle el sistema descuenta el valor de la
cuota correspondiente al periodo, al saldo le descuenta el valor del abono y recalcula el
valor de la cuota. Recuerde que si tiene Liquidación Quincenal y el Abono se realiza en un
periodo diferente de la liquidación de la cuota del préstamo, este solo se aplicará después
de hacer el Descuento de la siguiente cuota.

SALDO 1000000
AMORTIZACION -97771
ABONO -200000
AMORTIZACION -76478

SALDO SIGUIENTE 625751


PERIODO

e. Clic en Borrar si desea eliminarlo.

f. Si el préstamo se va a cancelar, es decir no se descontara más, debe dar clic en el icono


Cancelar. En el periodo de liquidación actual, ya no aparecerá en el desprendible de
liquidación.

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4. LIQUIDACIÓN

a. Periódica
(Menú – Liquidación – Periódica): En esta opción el sistema calcula con base en los datos digitados los
grandes totales para la liquidación periódica de la nómina.

(a) Rangos: seleccione los rangos de la liquidación que desea realizar.


i. Para liquidar a un solo Empleado:
a. Seleccione el trabajador.
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar
ii. Para liquidar un Área:
a. Seleccione un área
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar
iii. Para liquidar Vacaciones, opción para liquidar las vacaciones independientemente al periodo de
liquidación actual, para empleados que salen a vacaciones en fechas diferentes a los cortes de
liquidación (15 o 30 del mes).

Liquida únicamente a los empleados que tengan reportadas novedades de vacaciones


marcadas como Lic Vacaciones. Adicionalmente y en el mismo desprendible muestra los otros
conceptos también marcados como Liq Vac o Lic Vacaciones, ver Devengos, Deducciones y
Tiempos a Liquidar.
a. Marque la opción liquidar vacaciones
b. Clic en Aplicar a Liquidación y Comprobante
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar

(b) Liquidación: salvo las consideraciones anteriores y en los casos que desea liquidar toda la nómina.
i. Clic en Aceptar

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En esta ventana muestra el avance del proceso de la liquidación. Sí después del proceso aparece el mensaje:
“Existen inconsistencias en la liquidación. Haga clic en detalles para más información” guíese para la
corrección de los errores, con el listado que aparece en el botón Detalles. Luego de las correcciones repita el
proceso de liquidación.

NOTA: Si en Procesos Especiales – Parámetros de la Aplicación en la pestaña Otros está marcada la opción
Liq. Bon. Servicio Quincena Actual (Recuerde que esta opción solo se habilita cuando el tipo de empresa es
Estado y el tipo de liquidación es quincenal), el sistema liquida el valor total de la bonificación para aquellos
empleados que cumplen el año prestacional durante la quincena que se esté liquidando.

(c) Planilla: opción para configurar el formato de la planilla de liquidación.

i. Nueva Página Después: seleccione si el salto de página de la planilla lo requiere después de


cada zona y / o por área.
ii. Para configurar la planilla:
a. Digite un código y un nombre para la planilla (Nombre de máximo 7 dígitos).
b. Digite el nombre de la columna, con doble clic encima de la primera fila sombreada en gris.
c. Seleccione con un clic sobre los recuadros en blanco, en que columna desea que le
aparezcan los devengos o deducciones creados. En una misma columna se pueden
agregar varios conceptos, a excepción de la primera columna de Devengos que siempre
corresponderá a Asignación Básica.
d. Si desea que esta planilla le aparezca como siempre, clic en Predeterminar
e. Clic en Guardar
(d) Listar:

i. Enviar a:
a. Pantalla o Impresora, seleccione como desea ver el informe
b. Clic en Listar

ii. Imprimir:
a. Planilla: genera un reporte de la planilla configurada en el ítem anterior.
b. Comprobante de Pago: genera un reporte con un desprendible de pago por cada empleado
c. Vacaciones: genera un reporte con un desprendible de pago por cada empleado que tenga
reportada alguna novedad de vacaciones, ver Liquidación Periódica.
d. Ver Saldos Netos Negativos: genera un reporte con los desprendibles de pago de los
empleados que tienen la sumatoria de las deducciones mayores a la de los devengos.
e. Mayor valor Deducciones vs. Devengos (Solo se activa si se encuentra marcada la
opción en Parámetros de la Aplicación – pestaña General):
genera un reporte con los empleados que tengan relacionadas deducciones automáticas y
que no fueron descontadas mediante el proceso de liquidación, debido a que los devengos
son menores a las deducciones.
f. Clic en Listar

TENGA EN CUENTA PARA EL SUBSIDIO DE ALIMENTACION:


 Si en Procesos Especiales – Parámetros de la Aplicación en la pestaña Otros en los
campos Sub. Alimentación y Tope se encuentran parametrizados valores diferentes a cero
(0), el empleado tiene en la hoja de vida la opción Aux. Alimen. marcada y no supera el tope

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 61 de 97


parametrizado, el sistema liquidará el valor correspondiente al subsidio de alimentación
parametrizado.
 Si el empleado tiene la opción Aux. Alimen. marcada y supera el tope parametrizado el
sistema no liquidará el valor del subsidio de alimentación.
 Si el empleado tiene la opción Aux. Alimen. desmarcada y no supera el tope parametrizado,
el sistema no liquidará el valor del subsidio de alimentación.
 Si en Procesos Especiales – Parámetros de la Aplicación en la pestaña Otros en los
campos Sub. Alimentación y Tope se encuentran parametrizados el valor cero (0), el
sistema no realizará liquidación de subsidio de alimentación así el empleado tenga marcada
la opción Aux. Alimen. en la hoja de vida.
 Si en Procesos Especiales – Parámetros de la Aplicación en la pestaña Otros en el campo
Sub. Alimentación se encuentra un valor diferente de cero (0), pero en Tope se encuentra
parametrizado el valor cero (0), el sistema no realizará liquidación de subsidio de
alimentación así el empleado tenga marcada la opción Aux. Alimen. en la hoja de vida.

b. Prima de Servicios
(Menú – Liquidación – Prima de servicios): En esta opción el sistema calcula con base en los datos digitados
e información histórica la Prima de Servicios.

(a) Rangos:

i. Para liquidar a un solo Empleado:


a. Seleccione el trabajador.
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar

ii. Para liquidar un Área:


a. Seleccione un área
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar

(b) Liquidación: salvo las consideraciones anteriores y en los casos que desea liquidar toda la prima.

i. Clic en Aceptar

(c) Listar:

i. Enviar a:
a. Pantalla o Impresora, seleccione como desea ver el informe
b. Clic en Listar

iii. Imprimir:
a. Planilla: genera un reporte de la planilla configurada en el ítem anterior.
b. Comprobante de Pago: genera un reporte con un desprendible de pago por cada empleado
c. Ver Saldos Netos Negativos: genera un reporte con los desprendibles de pago de los
empleados que tienen la sumatoria de las deducciones mayores a la de los devengos.

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c. Prima de Navidad
(Menú – Liquidación – Prima de navidad): En esta opción el sistema calcula con base en los datos digitados e
información histórica la Prima de Navidad.

(a) Rangos:

i. Para liquidar a un solo Empleado:


a. Seleccione el trabajador.
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar

ii. Para liquidar un Área:


a. Seleccione un área
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar

(b) Liquidación: salvo las consideraciones anteriores y en los casos que desea liquidar toda la prima.

ii. Clic en Aceptar

(c) Listar:

ii. Enviar a:
c. Pantalla o Impresora, seleccione como desea ver el informe
d. Clic en Listar

iv. Imprimir:
a. Planilla: genera un reporte de la planilla configurada en el ítem anterior.
b. Comprobante de Pago: genera un reporte con un desprendible de pago por cada empleado
c. Ver Saldos Netos Negativos: genera un reporte con los desprendibles de pago de los
empleados que tienen la sumatoria de las deducciones mayores a la de los devengos.
d. Cesantías
(Menú – Liquidación – Cesantías): En esta opción el sistema calcula con base en los datos digitados e
información histórica, las Cesantías.

El rango de Periodo Inicial y Periodo Final lo toma de la creación en Devengos a Liquidar, del concepto de
Cesantías, ver Códigos de Control. Ej. Si el devengo esta creado con periodicidad Anual y mes de liquidación
Enero, el rango inicial y final será de Enero a Diciembre de la vigencia actual. Si el devengo esta creado con
periodicidad Mensual, para cada periodo de liquidación, el rango corresponderá al mismo mes del periodo de
liquidación actual.

i. Clic en Aceptar
ii. Clic en el botón listar para ver el informe de la liquidación de las cesantías.

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e. Liquidación Retroactiva
(Menú – Liquidación – Liquidación Retroactiva): En esta opción se realiza la liquidación retroactiva de los
Empleados, cuando en el transcurso del año la asignación básica no varió y meses después se deben
reliquidar todos los conceptos ya pagados con la nueva asignación básica.

Previo al proceso de liquidación retroactiva, se debe cambiar la Asignación Básica, de los empleados con el
valor del nuevo sueldo para cada nivel y grado. En el momento, en que se inicia la reliquidación, toma desde
el primero de enero del año en curso, hasta el último periodo cerrado en el programa. No se tiene en cuenta el
periodo actual, porque es en este en donde se modifica la asignación básica y la liquidación periódica se
realizara de manera normal.

Solo se puede realizar la liquidación retroactiva a un empleado una vez en el año que se encuentra
parametrizado en Parámetros de la aplicación. Al realizar el cierre del periodo con las interfaces activas, los
valores generados en la liquidación retroactiva se generaran en los movimientos correspondientes.
Al intentar liquidar en el mismo periodo fiscal un empleado que ya tiene una liquidación retroactiva
relacionada, el sistema genera el mensaje

Al dar aceptar, se habilita el icono Detalles y se genera el informe indicando la razón por la cual no se puede
realizar el proceso.

(a) Rangos:
i. Para liquidar a un solo Empleado:
a. Seleccione el trabajador.
b. Clic en Aplicar a Liquidación
c. Pasar a la pestaña Liquidación y Aceptar

(b) Liquidación: salvo las consideraciones anteriores y en los casos que desea liquidar toda la nómina.
i. Clic en Aceptar

(c) Planilla: opción para configurar el formato de la planilla de liquidación.

i. Nueva Página Después: seleccione si el salto de página de la planilla lo requiere después de


cada zona y / o por área.

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TENER EN CUENTA EN EL INFORME:

a. El sistema muestra en el reporte de liquidación retroactiva la siguiente información agrupada por periodos:
 Liquidación Anterior (Pagos – Descuentos)
 Liquidación Retroactiva (Pagos – Descuentos).

b. Se visualiza una sección del empleador, en el cual se muestra el valor de Salud, Pensión y Riesgos
Profesionales.

c. Si durante el año, el empleado tiene un cambio de administradora de salud o pensión, al realizar el


proceso retroactivo, se realiza la reliquidación a las administradoras relacionadas.

d. Al finalizar todos los periodos se visualiza una sección con los valores totalizados por:
 Asignación Básica: Sumatoria valor retroactivo pagos menos descuentos del empleado.
 Salud: Sumatoria valor retroactivo descuentos del empleado más pagos del empleador.
 Pensión: Sumatoria valor retroactivo descuentos del empleado más pagos del empleador.
 Riesgos Profesionales: Sumatoria valor retroactivo pagos del empleador.

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5. LISTADOS

a. Consolidado
(Menú – Listados – Consolidado): Esta ventana permite generar un listado que totaliza los valores de todos
los conceptos de devengos y deducciones pagados en un periodo de liquidación determinado, por ZONA y
por PERIODO.

b. Soporte
(Menú – Listados-soporte): Esta ventana permite generar un informe (copia) de los desprendibles de pago de
periodos ya liquidados, de primas de servicios o de navidad o del retiro del empleado. De uno o todos los
empleados, o un rango de acuerdo con el Tipo de Documento de Identificación.

c. Aportes
(Menú – Listados): Esta ventana permite generar informes consolidados de los aportes que hacen los
empleadores a las entidades como el ICBF, el SENA o las Cajas de compensación, de acuerdo con los
Conceptos por Tipo de Liquidación. Este informe se genera de acuerdo a la parametrización de Composición
de Factores – Apropiaciones.
Tenga en cuenta que si en Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación en la pestaña Otros, se
encuentra marcada la opción Aproximar aportes parafiscales, al generar los informes, los valores del SENA,
ICBF y Caja de Compensación se visualizarán aproximados a la centena más cercana, teniendo en cuenta
que si es igual o mayor a cincuenta aumenta a la siguiente centena, en caso contrario, disminuye a la anterior
centena.

d. Apropiaciones
(Menú – Listados – apropiaciones): Esta ventana le permite generar informes de las distintas apropiaciones
del empleado y del empleador, de acuerdo con los Conceptos por Tipo de Liquidación. Este informe se
genera de acuerdo con la parametrización de Composición de Factores – Aportes.

i. Seleccione la zona que requiere ver en el informe, si no desea una zona específica, seleccione

TODOS.

ii. En el campo Apropiaciones seleccione el tipo de apropiaciones que quiere ver en el informe,
pensión, ARP, etc.
iii. En los campos de PERIODO seleccione el mes, el año y el periodo de liquidación DESDE y
HASTA quiere totalizar. Tenga en cuenta que el año desde – hasta deben corresponder al
mismo periodo fiscal, de lo contrario el sistema genera el mensaje restrictivo. Al generar el
informe con más de un periodo, se visualiza la sumatoria de todos los campos y en los valores.
iv. En enviar a escoja si quiere ver el informe en pantalla o impreso.
v. En el campo Opción seleccione una alternativa dentro de la apropiación que eligió.

NOTA: A partir de la versión 8.0.0 al seleccionar la apropiación Cesantías, el sistema habilita el


campo Opción, para que seleccione la administradora de la cual requiere generar la información.
Si no selecciona ningún registro, el sistema mostrará la información de todas las
administradoras.

vi. En ver apropiaciones seleccione si quiere ver las que corresponden al empleado y/o al
empleador.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 66 de 97


vii. Seleccione si requiere generar información sobre las apropiaciones de empleados con o sin
aporte patronales.
viii. En Tipo seleccione si quiere ver en el informe las apropiaciones agrupadas por Zona (Opción
agrupado) o si quiere ver un listado de todas las apropiaciones sin agrupar (opción general)
ix. Presione el botón ACEPTAR para generar el informe.

e. Conceptos
(Menú – Listados-conceptos): Esta ventana le permite listar por todos los empleados, aquellos devengos,
deducciones y tiempos que usted seleccione y en el periodo de tiempo que usted desee.

i. Seleccione en cada una de las tres pestañas que aparecen en la ventana Devengos,
Deducciones, Tiempos.
ii. En el recuadro inferior aparece un árbol con todos los Devengos, Deducciones o Tiempos,
puede seleccionarlos uno por uno haciendo clic en la casilla que sale a la izquierda del nombre o
presionando el botón Seleccionar Todo.
iii. En el recuadro de Opciones de Búsqueda seleccione los periodos para los cuales quiere
generar el informe; si quiere ver el informe agrupado por concepto o por empleado, selecciónelo
en Agrupar por; si quiere el informe para todos los empleados, para solo los empleados activos
o solo los empleados retirados selecciónelo en Estado.
iv. Si requiere un informe de conceptos Contraloría marque esta opción.
v. Si requiere el informe para un tipo de empleado especifico, de la lista desplegable seleccione el
Tipo de Empleado, por defecto se visualiza TODOS. Tenga en cuenta que los datos de tipo de
empleado son los que se visualizan en Maestros Básicos – Hoja de vida del empleado –
Contrato, en la pestaña Generales campo Tipo Empleado.
vi. Si requiere el informe para uno o varios empleados en el recuadro de Empleado seleccione el
Tipo de Documento y el rango en los campos Inicio - Final.
vii. Presione el botón ACEPTAR para generar el informe.

NOTA: En el informe se visualizará el número del documento del empleado adicional al nombre.

f. Empleados
(Menú – Listados-empleados): Esta ventana permite generar informes de los empleados, con datos como
teléfono, dirección y asignación básica mensual.

i. En el recuadro listar por seleccione la opción por la cual quiere listar a los empleados: contrato,
documento, primer nombre o primer apellido.
ii. En el recuadro Rangos seleccione el intervalo alfabético en el cual se encuentran los nombres o
los apellidos de los empleados que quiere listar. En caso de haber elegido en el punto anterior la
opción documento, en el recuadro rangos seleccione el tipo de documento, TI, CC, etc.
iii. En el recuadro empleados seleccione el tipo de empleados que quiere que salgan en el informe.
iv. En enviar a escoja si quiere ver el informe en pantalla o impreso.
v. Presione el botón ACEPTAR para generar el informe.

g. Planilla Unificada de Pago de Aportes


(Menú – Listados - Planilla Unificada para el Pago de Aportes): Esta ventana permite generar el informe
EXCEL de apoyo de llenado de la autoliquidación y el archivo plano para el nuevo Sistema de Pago Unificado
de Aportes de Seguridad Social según Res. 0634 de 2006.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 67 de 97


Para generar estos informes es necesario que previamente se haya realizado la liquidación del periodo que se
requiere, si la liquidación es de tipo quincenal deben estar liquidados los dos periodos, de lo contrario la
información que se genere no estará acorde con la que se requiere.

Para generar la Planilla Unificada de Pago de Aportes en un informe de tipo Excel:

i. Si requiere generar la planilla unificada por Zona, selecciónela en el campo Zonas, de lo


contrario, no modifique el valor por defecto TODAS.
ii. Seleccione el Periodo (mes y año).
iii. Marque enviar a Pantalla.
iv. Presione el botón ACEPTAR. El informe se visualizará en la pantalla en un archivo de tipo Excel.

Para generar el archivo plano según Res. 0634 de 2006:

i. Si requiere generar la planilla unificada por Zona, selecciónela en el campo Zonas, de lo


contrario, no modifique el valor por defecto TODAS.
ii. Seleccione el Periodo (mes y año).
iii. Marque enviar a Archivo Plano.
iv. Presione el botón ACEPTAR
v. Seleccione la ruta donde se va a almacenar el archivo.
vi. Digite el nombre, por defecto el sistema muestra el tipo de archivo como Documento de Texto
con extensión .txt.
vii. Si la ruta seleccionada y el nombre son correctos haga clic en guardar.
viii. El archivo queda almacenado en la ruta y nombre que se diligenció y en formato .txt.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 68 de 97


TENGA EN CUENTA que si en Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación en la pestaña Otros,
se encuentra marcada la opción Aproximar aportes parafiscales, los valores del SENA, ICBF y Caja de
Compensación se visualizarán aproximados a la centena más cercana, teniendo en cuenta que si es
igual o mayor a cincuenta aumenta a la siguiente centena, en caso contrario, disminuye a la anterior
centena.

h. Certificado de Ingresos y Retención


(Menú – Listados – Certificado Ingre-Rete): Esta ventana permite generar el Certificado de Ingresos y
Retenciones para los empleados creados en el sistema para el periodo fiscal vigente con la información del
año anterior. Se genera con base en el formato 220 expedido por la DIAN.

Para generar los certificados es indispensable que en la carpeta donde se encuentra el ejecutable de la
aplicación se encuentre el archivo denominado Certificado-laboral-2007Def que es la plantilla sobre la cual se
generará la información de cada empleado. Esta plantilla NO DEBE SER MODIFICADA, de lo contrario puede
generar inconveniente.

Para generar el Certificado de Ingresos y Retención:


 ZONA: En este campo se visualizan las zonas creadas y la opción TODOS para generar el informe por
todas o una zona específica.

 PERIODO: Seleccione el periodo Desde – Hasta que está compuesto por Mes, Año y Periodo (1 o 2 si el
tipo de liquidación es quincenal y 1 si el tipo de liquidación es mensual), rango del cual desea generar el
certificado de Ingresos y Retenciones.
En los campos Desde Hasta el año deben ser el mismo, de lo contrario el sistema realizará la validación
y no permitirá generar los certificados.
El mes y periodo inicial deben ser menor al final, de lo contrario no se realizará el proceso.

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 RANGOS: Si solo requiere un rango específico de empleados, seleccione el Tipo de Documento y digite
el rango a generar. Tenga en cuenta que la longitud máxima de los campos Inicial y Final es de doce
(12) caracteres.

 Si los datos son correctos haga clic en Generar. El botón Cancelar solo se activa cuando se inicie el
proceso de generación de los Certificados. Y al activarse el botón Cancelar se inactiva el botón Generar.

 Una vez termine el proceso de generación de los Certificados, el sistema generará el mensaje

informando .

 El archivo creado es una copia de la plantilla Certificado-laboral-2007Def, se almacena en la misma


carpeta donde se encuentra el ejecutable de la aplicación y la plantilla base con el nombre de
Certificado-laboral-2007. Dentro del archivo generado, se visualiza una hoja de Excel por cada
empleado, cada hoja se denomina EMPXXXXXX, donde XXXX es el número de identificación del
empleado .

 El archivo se visualiza en pantalla, para que le realice las modificaciones necesarias y si lo requiere se
almacene en otra ruta diferente a la generada por el sistema.

El Certificado de Ingresos y Retenciones se visualiza de la siguiente manera:

Los datos que se visualizan se generan de:


 Titulo Año Gravable 2007, el año se toma del periodo seleccionado en la generación del Certificado.
 Retenedor: Número de identificación y Nombre, se toma de la parametrización realizada en Procesos
Especiales – Parámetros de la aplicación pestaña General, Razón Social (Nombre) y NIT (Número de
identificación).

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 Asalariado: Tipo de Documento, Número de identificación, Apellidos y Nombres, se toman de la
parametrización realizada en Maestros Básicos – Hoja de vida del empleado.
 Periodo de la Certificación: Periodo seleccionado en la generación del certificado. Del primer día del mes
de inicio A el último día del mes final.
 Fecha de Expedición: Fecha en que se genera el certificado.
 Lugar donde se practicó la Retención: Se toma de la parametrización realizada en Procesos Especiales
– Parámetros de la aplicación pestaña General – Departamento y Ciudad.
 Código Dpto. y Cuidad, de acuerdo con lo parametrizado en Parámetros de la aplicación y la codificación
expedida por el DANE.
 En el numeral 36, se visualiza por defecto 1.
 Dentro de los Conceptos de Ingresos se registra:
o SALARIOS: El valor corresponde a la suma de sueldos, horas extras, horas nocturnas,
dominicales, comisiones y bonificaciones como sueldo durante el periodo seleccionado.
o CESANTIAS E INTERESES: El valor corresponde a las cesantías más intereses de las cesantías
del periodo.
o Para los demás registros (Gastos de Representación, Pensiones de jubilación, Otros ingresos) el
valor será cero (0).
 Dentro de los Conceptos de los Aportes se registra:
o APORTES OBLIGATORIOS POR SALUD: El valor corresponde a los aportes realizados por el
empleado durante el periodo.
o APORTES OBLIGATORIOS A FONDOS DE PENSION: El valor correspondiente a los aportes
realizados por el empleado durante el periodo.
o APORTES VOLUNTARIOS: Se registra por defecto Cero (0).
 VALOR DE LA RETENCION EN LA FUENTE POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES: El valor
corresponde a la suma de las retenciones realizadas al empleado durante el periodo seleccionado.
 Los Datos a cargo de los asalariados y Deudas vigentes no son diligenciadas por el sistema.

TENER EN CUENTA:
 Para generar los Certificados de Ingresos y Retenciones es necesario que previamente se haya
liquidado el periodo seleccionado.
 Ningún dato es obligatorio para la generación del Certificado, si un dato no se encuentra quedará en
blanco.
 Si al generar los certificados el sistema no encuentra el archivo de la plantilla genera el mensaje

 En el equipo donde se generen los certificados debe encontrarse instalada la aplicación Excel, de lo
contrario no se podrá generar el informe.
 Al generar el informe si el archivo ya existe, el sistema generará el mensaje

Al dar SI, el archivo nuevo reemplaza el anterior. Al dar NO, el sistema genera el mensaje

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 Si durante el proceso de generación de los certificados se cancela, el sistema almacenará la información
de manera parcial y generará el mensaje

 Si el archivo generado se encuentra abierto y se hace clic nuevamente en Generar, el sistema visualiza
el mensaje que el Proceso no se realizará.

i. Certificado Laboral
(Menú – Listados – Certificado Laboral): Esta ventana permite generar el Certificado laboral para los
empleados creados en el sistema con contrato activo, inactivo o retirado.

Para generar los certificados es indispensable que el empleado tenga relacionado en la hoja de vida un
contrato, un cargo y una asignación básica.

Para generar el Certificado Laboral:


 TIPO DE DOCUMENTO: En este campo se visualizan los tipos de documento habilitados en el sistema
C.C, T.I, C.E.

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 NUMERO DE DOCUMENTO: Digite o seleccione el documento del empleado.

 NOMBRE: De acuerdo con el número de documento seleccionado el sistema muestra el nombre del
empleado y el que se relacionó en la hoja de vida del empleado. Este campo es de solo lectura no se
podrá modificar.

 NOMBRE DE QUIEN FIRMA: Registre el nombre del funcionario que firma el certificado. Este campo es
obligatorio para la generación del certificado, es de tipo alfanumérico con longitud máxima de cien (100)
y no realiza ninguna validación sobre la información registrada.

 CARGO DE QUIEN FIRMA: Registre el cargo del funcionario que firma el certificado. Este campo es
obligatorio para la generación del certificado, es de tipo alfanumérico con longitud máxima de cien (100)
y no realiza ninguna validación sobre la información registrada.

 CONTRATOS: En la sección se visualiza los contratos activos, inactivos y retirados relacionados con el
empleado seleccionado. En el grid se visualizan los datos: Numero de contrato, Estado, Fecha inicial,
Fecha final y Tipo de Contrato. Esta información se visualiza de acuerdo con la parametrización
realizada en Maestros Básicos - Hoja de vida del empleado.

 Seleccionar el contrato requerido y hacer clic en listar. De acuerdo con el contrato se visualizan dos
certificados:

o Certificado de contrato activo:

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o Certificado de contrato inactivo o retirado:

TENER EN CUENTA:
 En la ventana Certificado laboral es necesario diligenciar los campos tipo y número de documento,
Nombre y cargo de quien firma, de lo contrario al hacer clic en listar el sistema genera la

validación .

 Si se ingresan los datos pero no se selecciona ningún contrato, el sistema genera la

validación. .

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 Al digitar el documento de un empleado que no se encuentre creado en la base de datos, el sistema

genera la validación .

 Al seleccionar el contrato y el empleado no tiene relación de asignación salarial o cargo, al generar el

certificado el sistema realiza la validación .

 Si el contrato es a término indefinido en el grid no se visualiza información en el campo Fecha final.

 Si en la hoja de vida del empleado no se encuentra diligenciado el campo Exp. Documento, en el


certificado laboral se visualizará en blanco el lugar de expedición del documento.

 El sistema solo permitirá generar el certificado laboral de un contrato, no se puede seleccionar más de
uno.

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6. PLANOS

a. Generar Archivos Planos


(Menú – Planos – Generar Archivos Planos): Esta ventana permite generar archivos planos para los bancos,
fondos de cesantías y entidades de Seguridad Social.

(a) Bancos: permite generar los archivos planos para los bancos que hacen efectivo el pago de la nómina a
los empleados, contiene información acerca de los valores liquidados a cada empleado y los bancos y
números de cuentas en los cuales se les debe consignar.
i. Seleccione la pestaña Bancos.
ii. Seleccione el periodo para el cual quiere generar el plano. Previamente debe tener la
Liquidación Periódica del mismo.
iii. Seleccione el Banco para el cual va a generar el archivo plano: Banco Bogotá, Banco Agrario,
Banco Bancolombia, Banco BBVA.
iv. Seleccione el tipo de formato en el cual quiere generar el archivo plano. Si no se encuentra el
formato para su entidad, favor comuníquese con CNT SISTEMAS al departamento de Servicio al
Cliente.
v. Digite la fecha de dispersión en la cual el banco debe realizar el traslado a cuentas.
vi. Seleccione el tipo de cuenta origen del movimiento. Al seleccionar Banco BBVA, este campo se
inhabilita.
vii. Si seleccionó en el campo Formato Banco Bancolombia, una vez seleccione el tipo de cuenta
digite la Cuenta a Debitar. Al seleccionar Banco BBVA, este campo se inhabilita.
viii. Digite el código de la ciudad. Al seleccionar Banco BBVA, este campo se inhabilita.
ix. Si seleccionó en el campo Formato Banco Bancolombia, en la parte inferior de la ventana
Homologación códigos Bancolombia, en el cual debe digitar el código de homologación para
entidades ACH estipulado en el Manual Técnico Sucursal Virtual Empresas generado por
Bancolombia. Tenga en cuenta que este campo es numérico y con longitud de nueve (9).
x. Si seleccionó en el campo Formato Banco BBVA, en la parte inferior de la ventana
Homologación códigos BBVA, en el cual debe digitar el código de homologación para entidades
BBVA. Tenga en cuenta que este campo es numérico y con una longitud de cuatro (4). A
continuación se relaciona los campos requeridos para la generación del archivo plano para el
banco BBVA.

ESTRUCTURA DE ARCHIVOS POR ADAPTACION BBVA CASH

Concepto Tipo * Inicio Long Fin Modalidad ** Observaciones


'01' - Cédula de ciudadanía
'02' - Cédula de extranjería
'03' - N.I.T.
'04' - Tarjeta de Identidad
'05' - Pasaporte
Tipo identificación '06' - Sociedad extranjera sin N.I.T. En Colombia
receptor N 1 2 2 Obligatorio '07' - Fideicomiso
Nro. de Identificación de Beneficiario del Pago.
Incluye el digito de verificación del Beneficiario
(Únicamente para N.I.T Jurídico, en otro caso será
Número Identificación 0).
receptor N 3 16 18 Obligatorio Debe rellenarse el campo con ceros a la izquierda
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1 = Abono en Cuenta.
2 = Abono mediante pago en cheque de gerencia
Forma de pago N 19 1 19 Obligatorio 3 = Abono Mediante Efectivo.
Para forma de pago "1" (Pago con Abono a
cuenta).
Colocar del Banco receptor, existe una tabla de
bancos.
Para forma de pago "2" 0 "3" (Pago con cheque o
Código Banco efectivo) Colocar el código 0013 que corresponde
receptor N 20 4 23 Obligatorio a BBVA
Obligatorio Para Forma de Pago '1' y código de
Banco '0013' (Abono en Cuenta que es del BBVA)
01-04 = Primeras Cuatro posiciones para Código
de la Oficina Receptora de BBVA.
05-06 = Dos posiciones siguientes para Digito de
Verificación, el cliente debe colocar "00" ya que
nuestro sistema la asigna automáticamente.
07-16 = Siguientes 10 posiciones para Número de
la Cuenta Receptora de BBVA (de las cuales las
cuatro primeras identifican el tipo de cuenta así:
0200 "Ahorros" y 0100 "Corriente") y las seis
restantes posiciones corresponden a los seis
dígitos finales de la cuenta.
Para forma de pago "2" 0 "3" o para pago a cuenta
Número de Cuenta de banco diferente de 0013 este campo se llena
BBVA A 24 16 39 Opcional con ceros
Obligatorio Para Forma de Pago '1' y código de
Banco diferente a '0013' (Abono a Cuenta que no
es Cuenta del BBVA).
01 = Cuenta corriente.
02 = Cuenta de Ahorros.
Tipo de cuenta 00 = En caso de que Banco sea igual a 0013
Nacham N 40 2 41 Opcional (Cuenta del BBVA).
Obligatorio para forma de pago 1 y código de
Banco diferente a '0013' se debe alinear a la
izquierda y espacios a la derecha.
Número de cuenta Si Cuenta Receptora es de BBVA se llena con
Nacham A 42 17 58 Opcional Ceros.
Vr operación parte Importe (Valor) PARTE ENTERA, se completa con
entera N 59 13 71 Obligatorio ceros a la izquierda
Vr operación parte
decimal N 72 2 73 Obligatorio Importe (Valor) PARTE DECIMAL
Fecha límite de Pago: Se registra para forma de
pago "2" y "3" Para forma de pago "1" debe ir
"00000000"
Año N 74 4 77 Obligatorio Año: En formato AAAA (Ej.:2004)
Mes N 78 2 79 Obligatorio Mes: En formato MM (Ej.: 06=Junio)
Día N 80 2 81 Obligatorio Día: En formato DD (Ej.:16)
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Obligatorio para forma de pago '3' (pago en
efectivo).
Si se quiere pagar en cualquier oficina, se llena
Código Oficina con '9999', para Oficina específica ver códigos de
pagadora N 82 4 85 Opcional oficinas BBVA.
Nombre beneficiario A 86 36 121 Obligatorio Nombre del Beneficiario
Dirección No 1 A 122 36 157 Obligatorio Dirección del Beneficiario
Dirección No 2 A 158 36 193 Opcional Dirección del Beneficiario
E-mail A 194 48 241 Opcional E-mail del Beneficiario
Concepto 1 A 242 40 281 Obligatorio Concepto del Pago

xi. Clic en Enviar a, Archivo Plano.


xii. Presione el icono aceptar.
xiii. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el archivo plano y presione el botón guardar.

(b) Cesantías: permite generar un archivo plano con los valores correspondientes a las cesantías de cada
empleado.
i. Seleccione la pestaña Cesantías.
ii. Seleccione el periodo para el cual quiere generar el archivo plano.
iii. Digite el código de la ciudad.
iv. Digite el código del departamento.
v. Presione el botón aceptar.
vi. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el archivo plano.
vii. Presione el botón guardar.

(c) Seguridad Social: permite generar los archivos planos para los fondos de pensiones, administradoras de
salud y administradoras de riesgos profesionales.
Si el archivo plano que quiere generar es para un fondo de pensiones, mueva hacia la izquierda la barra
de desplazamiento
i. Seleccione el fondo haciendo un clic sobre este en el recuadro.
ii. Digite el código de la ciudad.
iii. Digite el código del departamento.
iv. Digite el código de formato.
v. Presione el botón aceptar.
vi. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el archivo plano.
vii. Presione el botón guardar.

Si el archivo plano que quiere generar es para una administradora de salud, mueva hacia la derecha la
barra de desplazamiento
i. Seleccione la administradora haciendo un clic sobre esta en el recuadro.
ii. Digite el código de la ciudad.
iii. Digite el código del departamento.
iv. Digite el código de formato.
v. Seleccione un tipo de auxilio en el campo Maternidad.
vi. Seleccione un tipo de auxilio en el campo Enf. General.
vii. Presione el botón aceptar.
viii. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el archivo plano.
ix. Presione el botón guardar.
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Si el archivo plano que quiere generar es para consolidado (incluye riesgos profesionales), mueva hacia
la derecha la barra de desplazamiento
i. Seleccione la administradora haciendo un clic sobre esta en el recuadro.
ii. Digite el código de la ciudad.
iii. Digite el código del departamento.
iv. Digite el código de formato.
v. Presione el botón aceptar.
vi. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el archivo plano.
vii. Presione el botón guardar.

b. Plano Circular 012


(Menú – Planos – Plano Circular012): Esta opción permite la generación de los medios magnéticos de
acuerdo a lo especificado en la Circular 012 de la Superintendencia Nacional de Salud.

i. Ingrese a Planos – Plano Circular012


ii. De clic en Generar.
iii. Los archivos que genera la aplicación se denominan Datos Generales y Personal. Estos archivos se
guardan en la ruta: c:\CNTSISTE.CNT\

c. Plano Circular 047


(Menú – Planos – Plano Circular 047): Esta opción permite la generación de los medios magnéticos de
acuerdo con lo especificado en la Circular 047 de la Superintendencia Nacional de Salud.

i. Ingrese a Planos – Plano Circular047.


ii. Seleccione el periodo de Corte: Junio 30 o Diciembre 31.
iii. De clic en Generar.
iv. Al terminar el proceso, el sistema genera el mensaje informando el nombre de los archivos
generados y la ruta en donde se almacenaron. Tenga en cuenta:
o Los archivos se guardan en la ruta: c:\CNTSISTE.CNT\
o Si tiene la aplicación Cnt – Pacientes y en Personalización de la Empresa, la clase de Entidad
es diferente de Privada, se generan los archivos 063 y 069.
a. Si tiene la aplicación Cnt – Pacientes y en Personalización de la Empresa, la clase de
Entidad es Privada, los campos de la ventana Plano Circular 047 se inhabilitan.

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7. PROCESOS ESPECIALES

a. Parámetros de la Aplicación
(Menú – Procesos Especiales – Parámetros de la Aplicación): ver, capitulo Parametrización.

A la opción solo tiene acceso el usuario Administrador, de tal forma que al hacer clic sobre el icono o ingresar
a la ruta indicada, el sistema solicita la clave del usuario administrador.

Si se ingresa la clave de manera errada tres veces, el sistema cierra la ventana y no permite el ingreso.
Si se ingresa la clave correcta, el sistema permite visualizar la ventana para registrar los datos necesarios.

b. Códigos de Control
(Menú – Procesos Especiales – Códigos de Control): ver, capitulo Parametrización.

c. Saldos Iniciales
(Menú – Procesos Especiales – Saldos Iniciales): permite subir los saldos iniciales de los conceptos que se
han pagado en periodos anteriores al montaje del programa CNT Nomina en su institución. Los saldos
iniciales se tienen en cuenta en la liquidación de los conceptos: Prima de Servicios, Prima de Navidad,
Vacaciones Compensadas, Calculo de Retención, Prima de Vacaciones, Cesantías, Certificado de Ingresos y
Retención.

(a) Subir Plano: Esta opción permite cargar saldos iniciales a través de un archivo plano bajo una estructura
predeterminada.
i. Digite el año para el cual va a cargas saldos iniciales.
ii. Seleccione el mes. Tenga en cuenta que el año y mes debe ser menor a la fecha de aplicativo
de la ventana Parámetros de la aplicación, de lo contrario el sistema no permitirá subir la
información.
iii. Haga clic en el botón subir
iv. Escoja el archivo plano.

El archivo plano debe tener la siguiente estructura.


# Columna Descripción Observación
1 Tipo de Identificación del Empleado C.C. Cedula de Ciudadanía, T.I Tarjeta de
Identidad y C.E Cedula de extranjería
2 # de Documento de Identidad
3 Campo con valor cero Digite cero en este campo
4 Campo con valor cero Digite cero en este campo
5 Clase de factor 0 Devengo, 1 Deducción 2 Tiempo
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6 Código del Tipo de Factor Ej. 10 Tiempos, 04 Primas, etc. (Son los
códigos fijos de cada factor que entrega CNT)
7 Código del factor Ej. 01 Subsidio de transporte. Los códigos
creados por cada usuario
8 Campo con valor cero Digite cero en este campo
9 Valor Valor inicial por concepto

Para cargar saldos iniciales referente al valor de la salud certificada, el archivo plano debe tener la siguiente
estructura:
# Columna Descripción Observación
1 Tipo de Identificación del Empleado C.C. Cedula de Ciudadanía, T.I Tarjeta de
Identidad y C.E Cedula de extranjería
2 # de Documento de Identidad
3 Campo con valor cero Digite cero en este campo
4 Campo con valor cero Digite cero en este campo
5 Clase de factor 1 Deducción
6 Código del Tipo de Factor Ej. 92 Salud Certificada
7 Código del factor Ej. 01 Salud Certificada
8 Campo con valor cero Digite cantidad total de meses certificados
9 Valor Valor total certificado (cantidad x vlr unitario)

El archivo debe estar guardado como TXT y las columnas debe ir separadas por |. A continuación se
muestran dos líneas como ejemplo del archivo.
C.C|15423047|0|0|0|01|01|0|500000
T.I|52425793|0|0|0|02|01|0|600000

(b) Cargar saldos iniciales: Esta ventana permite guardar manualmente los saldos iniciales por empleado,
concepto y periodo.
i. Seleccione el periodo (mes y año), para el cual quiere ingresar el saldo.
ii. Seleccione el empleado al que le quiere cargar un saldo inicial.
iii. En el recuadro asignar seleccione Devengos, Deducciones o Tiempos dependiendo del saldo
que quiera ingresar.
iv. En el árbol que se despliega (devengos, deducciones o tiempos) seleccione aquel al que le
quiere agregar un saldo.
v. En el campo CANTIDAD digite el número de veces que se repite ese saldo inicial
correspondiente al periodo y al devengo, deducción o tiempo seleccionado.
vi. En el campo VALOR digite el valor que corresponde al saldo inicial que se encuentra
ingresando.
vii. Presione el botón GUARDAR.
viii. Si desea borrar un saldo inicial que ya ha sido cargado, selecciónelo y presione el botón borrar.

Para cargar la salud certificada debe:


i. Seleccionar el año.
ii. Seleccionar el empleado.
iii. Seleccionar asignar Deducciones y el concepto creado de tipo 92.
iv. Digitar cantidad y valor total certificado, teniendo en cuenta que si el empleado certifica 5 meses cada uno
con 60.000, registra en cantidad 5 y en valor $300.000 (60.000 x 5).
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 81 de 97
v. Clic en agregar y luego en Guardar.
vi. Tenga en cuenta que_
 Solo se puede agregar una deducción de tipo 92 por año.
 El sistema no tiene en cuenta el mes seleccionado.
 Un ejemplo del valor de certificación de salud es el siguiente:
El Empleado certifica 300.000, por 5 meses. (Enero a Mayo de 2009).

El empleado ingreso el 01 de Julio de 2009, por tanto en el sistema tiene registrado de Julio a
diciembre de 2009, que son 6 meses y el valor total son $360.000.

El sistema sumaria los 5 meses certificados + los 6 que tiene reportados en el sistema y esto daría
11. Luego sumaria los $300.000 certificados + los $360.000, que tiene reportados en el sistema y
esto daría 660.000, luego divide estos $660.000 en los 11 meses que le dio y esto daría 60.000.

Este sería el valor que se tendría en cuenta para descontar Salud, así:
Método 1:

Este sería el valor que se reportaría cada mes.

Método 2.

Si se liquida en enero tomaría Este valor,

SI se liquida en Julio tomaría solo el valor para Julio a Diciembre (2009) y lo promediaría con lo
que hay de Enero a junio del 2010.

De acuerdo con lo anterior este valor se colocaría así:


Salario $ 2.000.000
Deducciones:
(fondo -pensión) $ <100.000>
Total: $ 1.900.000
Renta exenta 25% $ <475.000>
Total deducciones: $ 1.425.000
Obligaciones:
Interés y vivienda
Salud (prepagada) y educación $ <125.000>
Salud 4% $ <60.000>
Total base retención $ 1.240.000

d. Configurar Transferencias
(Menú – Procesos Especiales – Configurar Transferencias): Si tiene interface con otras aplicaciones como
Presupuesto, Contabilidad o Cuentas por Pagar. Consulte, Manual de Interfaces.

e. Cerrar Periodo
(Menú – Procesos Especiales – Cerrar Periodo): esta opción permite cerrar un periodo previamente liquidado,
para bloquearlo y generar las interfaces a los diferentes módulos de CNT: Contabilidad, Cuentas por Pagar y
Presupuesto.
i. Previamente debe generar la Liquidación Periódica
ii. Si los datos son correctos, clic en aceptar

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 82 de 97


Antes de cerrar el periodo puede generar un informe para verificar los datos que quedaran o pasaran a las
interfaces de contabilidad y cuentas por pagar, con un clic en la opción Ver datos antes de cerrar el periodo.
Después de cerrado un periodo no se puede volver a cerrarlo o abrirlo. Antes de Cerrar puede generar
varias liquidaciones. La información que queda después del cierre y la que pasa a las interfaces
corresponde a la última liquidación generada.

TENGA EN CUENTA QUE:


 Si al realizar el proceso de cierre del periodo con interface a Cnt – Contable, el sistema genera el

mensaje . Se debe revisar en Cnt-Contable que la Cuenta, Tercero


o Centro de Costo que visualiza el mensaje se encuentren creados. Esta validación se realiza por cada
registro que encuentre y no esté creado.

 Al guardar el movimiento con interface a CNT CONTABLE, adicional al movimiento actual el sistema
almacena la información en los registros NIIF.

 Al realizar el cierre de periodo con interface activa a Contabilidad y/o CxP, si tiene creado como caja
de compensación con el nombre SENA e ICBF, la transferencia de los movimientos generados por
aportes se realizan a cada uno de estos terceros (SENA e ICBF).

 Si al cerrar el periodo con interface a CxP y Contabilidad activas, la opción Cierre con día actual se
encuentra marcada en la ventana Parámetros de la aplicación, los movimientos generados en cada
aplicación se realizaran teniendo en cuenta el día actual, junto con el mes y año del periodo que se
está cerrando. Ej. Periodo de cierre Enero 2012. Día en que se realiza el cierre, 10 de enero. Los
movimientos generados en CxP y Contabilidad, se realizaran con la fecha 10/01/2012. Si el cierre se
realiza con la opción desmarcada, los movimientos se generan con fecha 15/01/2012 cuando es tipo
quincenal o 31/01/2012 cuando es tipo mensual.

f. Calcular Retención
(Menú – Procesos Especiales – Calcular Retención): esta opción permite calcular la retención en la fuente a
aplicar a los empleados que tienen retención por método 2 de acuerdo con la ley 1111 de 2006 manejando
UVT.
Seleccione el periodo correspondiente Enero o Julio
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i. Las fechas son automáticas dependiendo del periodo seleccionado anteriormente.
ii. Clic en cargar empleados, traerá los empleados con el método 2 de retención actual que se
encuentra en la Hoja de Vida.
iii. Clic en calcular
iv. En la columna Nueva retención aparecerá la retención calculada.
v. Una vez finalizado el proceso, en la opción Ver Detalles, se visualiza un listado con los valores
que se tuvieron en cuenta para el cálculo.

TENGA EN CUENTA QUE:


 Al liquidar la retención el sistema tendrá en cuenta el valor de la salud del año inmediatamente
anterior, para esto debe estar creada como obligación interna.
 Si el empleado laboró el año completo, el sistema tendrá en cuenta los valores almacenados.
 Si el empleado no laboró el año completo sino parte de este, el sistema tendrá en cuenta el valor
liquidado durante el año y si tiene saldos iniciales de tipo 92 Salud certificada sumara los valores
para realizar el cálculo correspondiente.
 El año será tenido en cuenta de acuerdo con el periodo seleccionado Enero (Enero a Diciembre) o
Julio (Julio a Junio).
 Tenga en cuenta que si el resultado del porcentaje (%) es negativo, el sistema no realizará
liquidación de la retención.

g. Retiro Empleado
(Menú – Procesos Especiales – Retiro Empleado): esta opción permite realizar la liquidación definitiva del
empleado.

i. Reporte la novedad de retiro:


a. Ingrese por Factores de Liquidación – Reporte de Novedades Periódicas – Tiempo.
b. Seleccione el tipo y el concepto del Retiro del empleado
c. Seleccione en Fecha Inicial, el día hasta el cual se encuentra laborando el empleado
d. Clic en guardar
ii. Realice la Liquidación Periódica
iii. Ingrese a la opción de Retiro Empleado:
a. Digite la fecha de realización de la liquidación
b. Seleccione el tipo y el número de documento del empleado a liquidar
c. Seleccione el contrato que afecta el retiro
d. Si desea que en el desprendible del retiro aparezcan los conceptos de la liquidación
periódica (asignación básica, descuentos de salud, pensión, etc.), marque la opción
Conceptos Ultima Liq.
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 84 de 97
e. Marque los conceptos de liquidación que requiere aparezcan en el retiro: primas,
vacaciones, cesantías, intereses de cesantías.
f. Marque si requiere que la liquidación se realice con Valor promedio. En este caso, debe
componer el tiempo Retiro (sobre el cual realizo la novedad de retiro del empleado) con los
factores que lo afectan, ver Composición de Factores – Tiempos. En caso contrario, si no lo
marca, el programa asumirá como salario base de liquidación la composición que tiene
cada uno de los factores, creada en Composición de Factores – Devengos.
g. Digite el número de días que el empleado aún no ha disfrutado de vacaciones.
h. Si adicionalmente a los conceptos de la última liquidación, desea agregar Devengos o
Deducciones, agréguelas, asignándoles una descripción y un valor.
i. Clic en aceptar.
j. Clic en listar una vez finalizado el proceso para ver los datos de la liquidación.

En el momento que desee dar por terminado e inactivar al empleado, debe marcar el icono Fin Contrato.
Antes de esto puede realizar tantos retiros como considere conveniente para revisar la información.

Para volver a generar el proceso de un empleado ya retirado pero no con Fin Contrato:
i. Seleccione el empleado
ii. Seleccione el contrato sobre el cual ya se había realizado un proceso de retiro
iii. En la parte inferior le aparecerán los conceptos liquidados con anterioridad
iv. Selecciónelos y elimínelos con el icono Eliminar.
v. Marque nuevamente las opciones requeridas
vi. Clic en aceptar.
vii. Clic en listar una vez finalizado el proceso para ver los datos de la liquidación.

h. Unificar Terceros
(Menú – Procesos Especiales – Unificar Terceros)
Esta opción unifica todos los movimientos (de todos los módulos) de dos terceros con diferente documento de
identificación en un solo documento de identificación, y eliminando al tercero que queda sin movimiento.

1. Digite o seleccione el número de Nit, cédula o documento que tiene el tercero actualmente (NIT Anterior).
2. Digite el número de Nit, Cédula o documento por el que quiere cambiar (NIT Nuevo).
3. Haga Clic en corregir.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 85 de 97


El proceso que hace el sistema es buscar los movimientos que se hicieron con este tercero y cambia el
número de documento en estos dejando el real.

Nota: En el proceso de unificación no tomara los movimientos que se hayan realizado en Inventarios de la
versión 4.8.2 e inferior.
Validaciones que realiza el sistema para tener en cuenta si trabaja con diferentes módulos de CNT:
* SI los dos terceros existen como pacientes se realiza la unificación en CNT-PACIENTES.
* SI alguno de los terceros A o B, o ambos no existen como Pacientes no se realiza la unificación en CNT-
PACIENTES.
* SI los dos terceros existen como EPS se realiza la unificación de EPS.
* SI alguno de los terceros A o B, o ambos no existen como EPS no se realiza la unificación de EPS.
* SI los dos terceros existen como Administradora de Salud se realiza la unificación de Administradora de
Salud.
* SI el tercero A existe como Administradora de Salud y el tercero B no existe como Administradora de Salud
se realiza la unificación de Administradora de Salud.
* SI el tercero A no existe como Administradora de Salud y el tercero B existe como Administradora de Salud
no se realiza la unificación de Administradora de Salud.
* SI las dos Administradoras de Salud NO existen como tercero no se realiza la unificación de terceros.
* SI los dos terceros existen como EMPLEADOS, NO se realizará Unificación de Terceros.

i. Inicializar Movimiento
(Menú – Procesos Especiales – Inicializar Movimiento)
Borra TODO el movimiento de los empleados, que estén digitados en la base de datos hasta el momento de
hacer la inicialización. Al ingresar a la opción, el sistema valida que el usuario que ingreso a la aplicación sea igual
a ADMINISTRADOR y solicita la clave del mismo para ejecutar el proceso.
Esta opción se usa para borrar los movimientos, cuando se copian los datos de un año a otro.

Antes de realizar este procedimiento debe sacar una copia de seguridad y esta seguro de los que va a hacer
porque una vez que el movimiento sea borrado solo se puede recuperar montando una copia de seguridad.

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8. CASOS ESPECIALES

Los casos que a continuación se relacionan son ejemplos de parametrizaciones que se pueden realizar para
determinados conceptos. El usuario debe verificar la normatividad vigente y aplicarlos según aplique.

a. Caso Jubilados

En la creación de Hojas de Vida de cada empleado jubilado, se deben asignar todas las Administradoras
solicitadas.

a. Crear un tiempo que pueda identificar fácilmente una novedad, referente a los JUBILADOS.

b. Configurar las deducciones, aportes, apropiaciones según sea el caso con el tiempo creado.

c. Reportar cada mes o durante un periodo de tiempo, la novedad de tiempo JUBILADOS para
las personas que aplique, con el valor de su respectiva Asignación Básica Mensual. Si esta
novedad no es creada en cada periodo de liquidación el programa liquidara normalmente
con la Asignación Básica Mensual.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 87 de 97


d. Este es el desprendible de la liquidación con el reporte del tiempo JUBILADOS.

b. Caso Prima de Vacaciones

(…)Es de ley decreto creado 174 y 230 del 75 donde dice que se reconoce cuando se autoriza el disfrute
de vacaciones y para su liquidación se tiene en cuenta la asignación básica, auxilio de transporte, alimento
1/12 de la bonificación y 1/12 de la prima de servicio

1. Las vacaciones deben estar creadas como un Tiempo (Maestros – Tiempos a Liquidar)

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 88 de 97


2. Se debe hacer la composición de las vacaciones (Factores de liquidación – Composición de Factores
- Tiempos)

3. La prima de vacaciones debe estar creada como un Devengo

4. El Devengo prima de vacaciones se debe relacionar como código de

control

5. La prima de vacaciones se debe componer, por Composición de Factores – Devengos

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 89 de 97


(Esto significa que la prima de vacaciones corresponde a 15 días de las vacaciones liquidados al 100%)

6. En factores conjuntos se parametriza que siempre que haya vacaciones se liquide la Prima de
Vacaciones

7. Se debe reportar la novedad de vacaciones para los empleados que corresponda

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 90 de 97


8. Se debe hacer la liquidación periódica

c. Calculo de la Retención en la fuente

(…)De acuerdo con la ley 1111, la retención en la fuente se puede realizar por medio de dos métodos:
Método 1 y Método 2.

 El Método 1 calcula el porcentaje de retención de forma mensual teniendo en cuenta lo siguiente:


A. Obtener TOTAL INGRESOS MES: Conceptos que suman en la composición, más el excedente del
subsidio de alimentación mayor a dos salarios mínimos.
B. Obtener INGRESOS NO CONSTITUVO RENTA: Conceptos que restan en la composición, excepto el
aporte del empleado a Salud. Además, el valor por subsidio de alimentación menor a dos salarios mínimos
C. Se debe restar A-B
D. MENOS RENTAS EXENTAS 25% TOTAL DEVENGADO = Se calcula el 25% de C
E. TOTAL INGRESOS GRAVADOS = C – D
F. DEDUCCIONES
o Deducción por intereses y corrección monetaria
o Deducción por salud y Educación
G. Aporte del empleado a Salud, siempre y cuando se cree como tipo de obligación interna.
TENGA EN CUENTA QUE:
 Al liquidar la retención el sistema tendrá en cuenta el valor de la salud del año inmediatamente
anterior.
 Si el empleado laboró el año completo, el sistema tendrá en cuenta los valores almacenados.
 Si el empleado no laboró el año completo sino parte de este, el sistema tendrá en cuenta el valor
liquidado durante el año y si tiene saldos iniciales de tipo 92 Salud certificada sumara los valores
para realizar el cálculo correspondiente.

H. INGRESO MENSUAL PROMEDIO EN PESOS = E – F – G


I. INGRESO MENSUAL EN UVT = Se toma el valor de H y se divide en el valor de la UVT
J. El resultado de I se ubica en la Tabla de Retención según el rango en UVT
o Se debe tener en cuenta que la tabla indica que se deben realizar algunas operaciones
o Aplicación de Formula Determinación del valor de la retención en la fuente.
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 91 de 97
o Tenga en cuenta que si el resultado del porcentaje (%) es negativo, el sistema no realizará
liquidación de la retención y en el desprendible del empleado no se visualizará ninguna
información relacionada.

 El Método 2, se calcula en Enero y Julio, se debe tomar el sueldo promedio de los últimos 12
meses.

Si se genera en enero 2008, se toma el sueldo de Diciembre 2006 a Noviembre 2007


Si se genera en Julio 2008, se toma el sueldo de Julio 2007 a Junio 2008

Pasos:
A. Obtener TOTAL INGRESOS MES: Conceptos que suman en la composición, más el excedente del
subsidio de alimentación mayor a dos salarios mínimos.
B. Obtener INGRESOS NO CONSTITUVO RENTA: Conceptos que restan en la composición, excepto el
aporte del empleado a Salud. Además, el valor por subsidio de alimentación menor a dos salarios mínimos
C. Se debe restar A-B
D. MENOS RENTAS EXENTAS 25% TOTAL DEVENGADO = Se calcula el 25% de C
E. TOTAL INGRESOS GRAVADOS = C – D
F. DEDUCCIONES
o Deducción por intereses y corrección monetaria
o Deducción por salud y Educación
G. Aporte del empleado a Salud, siempre y cuando se cree como tipo de obligación interna.
TENGA EN CUENTA QUE:
 Al liquidar la retención el sistema tendrá en cuenta el valor de la salud del año inmediatamente
anterior.
 Si el empleado laboró el año completo, el sistema tendrá en cuenta los valores almacenados.
 Si el empleado no laboró el año completo sino parte de este, el sistema tendrá en cuenta el valor
liquidado durante el año y si tiene saldos iniciales de tipo 92 Salud certificada sumara los valores
para realizar el cálculo correspondiente.
 El año será tenido en cuenta de acuerdo con el periodo seleccionado Enero (Enero a Diciembre) o
Julio (Julio a Junio).

H. INGRESO MENSUAL PROMEDIO EN PESOS = E – F – G


I. INGRESO MENSUAL EN UVT = Se toma el valor de H y se divide en el valor de la UVT
J. El resultado de I se ubica en la Tabla de Retención según el rango en UVT
o Se debe tener en cuenta que la tabla indica que se deben realizar algunas operaciones
o Aplicación Formula Determinación del porcentaje de Retención en la Fuente.
o Porcentaje fijo de retención semestre siguiente (ENE – JUN o JUL – DIC).
K. Luego de obtener el % de Retención, este se debe aplicar a los 6 meses siguientes de la fecha de
generación, durante el proceso de liquidación. Tenga en cuenta que si el resultado del porcentaje (%) es
negativo, el sistema no realizará liquidación de la retención y en el desprendible del empleado no se
visualizará ninguna información relacionada.

NOTA: Los valores A y B corresponden al valor mensual promedio de cada concepto relacionado en la
composición de la Retención, proporcional a los datos almacenados durante el periodo seleccionado.

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 92 de 97


NOTAS DE CAMBIOS

Versión Versión Fecha Observaciones


documento Programa
V1 Versión Original del documento. (Nomina 6.2.1)
V2 6.2.1 15/09/2006 Generación plano Empleados para la Circular 012 (Pág. 45)
V3 6.3.0 15/12/2006 Se amplía la longitud del código del área a seis caracteres (Pág. 8).

Opción para marcar si una Deducción Tipo 90, genera Cuenta por
Pagar (Pág. 17, 32 y 33).

En el reporte de deducciones y devengos de Tipo 03, se puede


digitar valores hasta con dos decimales (Pág. 32 y33).

En el reporte de Devengos, se crean dos campos para diligenciar la


zona y área (Pág. 32 y 33).

Cálculo automático del Ingreso Base de Cotización al reportar


novedades de Tiempos (Pág. 33).
V4 6.4.0 15/03/2007 Ajuste para liquidación de jubilados (Pág. 11, 12).

Opción para incluir el manejo de intereses en los prestamos (Pág.


16, 17, 35).

Para las novedades automáticas, se permite especificar el periodo


de vigencia (Pág. 31, 32).

Registro del diagnóstico que origina la incapacidad (Pág. 33).

Opción para registrar la interrupción de vacaciones por incapacidad


o interrupción laboral (Pág. 34).

Opción para inicializar movimiento (Pág. 47).


V5 6.5.0 16/07/2007 Actualización automática de los archivos de las aplicaciones CNT
desde un repositorio centralizado. (Pág. 3).

Permitir el cambio del usuario y clave cuando sea motor SQL, y el


cambio de clave cuando sea motora Access. (Pág. 5, 6).

Generar el archivo plano para el nuevo Sistema de Pago Unificado


de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales de acuerdo con la
Resolución No. 0634 de 2006. (Pág. 11, 12, 13, 14, 15, 17, 22, 46,
47).

Generar el informe para el apoyo en el llenado de la Autoliquidación


de Aportes. (Pág. 11, 12, 13, 14, 15, 17, 22, 46, 47).
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Mensaje informativo en devengos, deducciones, tiempos y mensaje
restrictivo para las administradoras en la parametrización de cuentas
contables cuando se tiene la interface con contabilidad activa. (Pág.
11, 12, 13, 14, 19, 20, 21, 22).

El informe de Apropiaciones se puede generar por Zona. (Pág. 45).


V6 6.6.0 15/11/2007 Se modifica la parametrización para realizar el proceso de
Repositorio de Datos. (Pág. 3, 4).

En la ventana de administración de usuarios, se agrega el botón de


Seleccionar para realizar búsquedas. (Pág. 5).

Al informe de Conceptos, se agrega el número de identificación del


Empleado. (Pág. 50).

Se realiza el cálculo de la retención en la fuente de acuerdo con la


ley 1111 de 2006, manejando UVT, utilizando el método 1 y método
2. (Pág. 17, 26, 27, 43, 55, 56).

Restricción para modificar el nombre de los códigos de control en las


opciones devengos, deducciones, tiempos, apropiaciones y aportes.
(Pág. 21, 23, 24 y 30).
V7 6.7.0 17/03/2008 Opción para generar la copia de seguridad de la Base de Datos
directamente desde la aplicación. (Pág. 7, 8).

En la interface Nomina – Presupuesto, en el cierre los movimientos


se realicen afectando un Registro Presupuestal por empleado. (Pág.
19).

Opción para generar los Certificados de Ingresos y Retenciones de


acuerdo con el formato 220 expedido por la DIAN. (Pág. 52, 53, 54,
55).

Funcionalidad para generar los archivos planos para el Banco


Bancolombia. (Pág. 56).

En el proceso de Cierre del Periodo con interface a Cnt –


Contabilidad activa, validación que si la Cuenta, Tercero o Centro de
Costo no se encuentran creados no permita continuar con el
proceso. (Pág. 60).

MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 94 de 97


V8 6.8.0 15/07/2008 Cuando el valor de las deducciones es mayor al valor de los
devengos, no se liquida las deducciones automáticas. (Pág. 8, 50).

Opción para crear y aplicar diferentes tipos de liquidación por


empleado. (Pág. 18, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 34, 35, 36, 37, 38,
39, 40, 53).

En el proceso de liquidación, se aplicaran los diferentes porcentajes


de descuento del FSP según el rango de salario del empleado,
basados en la normatividad vigente. (Pág. 30).

En la opción Reporte de Novedades Periódicas – Obligaciones


Empleados - Prestamos, se agregó la opción para el cálculo de
intereses y capital por el método de amortización Cuota fija valor
presente. (Pág. 46,47, 48).

En la opción Listados – Soporte, se agrega la opción para indicar el


documento del empleado o un rango de documentos para generar el
informe. (Pág. 53).

En la opción Listados – Conceptos, se agregaron los campos de


Tipo y rangos (Inicio-Final), para generar el informe por uno o varios
empleados. (Pág. 53).

En la opción de Planilla Unificada de Pago de Aportes, opción para


generar el archivo por Zona. (Pág. 54, 55).

Inhabilitación de la opción Retiro del Empleado. (Pág. 63).


V9 6.9.0 18/11/2008 Funcionalidad para generar los archivos planos para el Banco
BBVA. (Pág. 19, 60, 61).

Opción para relacionar un empleado en diferentes áreas y distribuir


los valores contablemente. (Pág. 20, 21).

Generación de los archivos planos para dar cumplimiento a los


lineamientos de la Circular 047. (Pág. 64).

V10 7.0.0 16/03/2009 Opción parametrizable para liquidar el subsidio de alimentación


durante una incapacidad. (Pág. 9, 26).

Opción para componer las deducciones de Tipo 90 (Deducciones


Varias). (Pág. 34, 42, 43).

Modificación en el cálculo de la retención para tener en cuenta los


conceptos de tipo Devengos, Deducciones y Tiempos que se
encuentren relacionados en la composición de factores. (Pág. 66,
72, 73).
MANUAL NOMINA V22 – V 8.4.0 Página 95 de 97
V11 7.1.0 15/07/2009 Opción para componer las deducciones de Tipo 05 (Embargos).
(Pág. 24, 33, 44).

En el reporte de novedades periódicas, deducciones y devengos


automáticos se aumenta a dos el número de decimales a registrar.
(Pág. 40, 41).
V12 7.3.0 17/03/2010 Opción para crear el SENA e ICBF como administradora y generar
los movimientos de interfaces como terceros. (Pág. 17, 68).

Opción para crear una deducción relacionando un rango y


porcentaje de valores. (Pág. 25, 26, 44, 45).

Opción para crear un tipo de obligación compuesta por Devengos


y/o Deducciones. (Pág. 30, 74, 75).

Opción para permitir relacionar más de una obligación a un


empleado. (Pág. 48, 49).
V13 7.4.0 16/07/2010 Opción parametrizable para liquidar las deducciones de Salud,
Pensión y Fondo de solidaridad del empleado sin realizar
aproximaciones. (Pág. 10).

Proceso Aporte Patronal. (Pág. 19, 25, 27, 34, 58).

Opción para generar el listado de Conceptos por tipo de empleado.


(Pág. 59).

Modificación del cálculo de retención en la fuente incluyendo salud


certificada para dar cumplimiento con la Resolución 3655 del
23/09/2009. (Pág. 25, 27, 31, 69, 70, 71, 72, 78, 79).
V14 7.5.0 19/11/2010 Si la liquidación del periodo tiene relacionado reportes de Tiempos,
al realizar el cierre con interface activa a Presupuesto, genera los
movimientos correspondientes. (Pág. 29).

Se actualizan imágenes de las opciones y ventanas.


V15 7.7.0 15/07/2011 Opción parametrizable para liquidar los aportes parafiscales
aproximando los valores a la centena más cercana. (Pág. 11, 60,
62).

Opción para generar el Certificado Laboral de un empleado. (Pág.


18, 66, 67, 68, 69).

Opción de componer un devengo de tipo 03 por un devengo de tipo


04. (Pág. 38, 39)
V16 7.8.0 15/11/2011 Opción para inactivar usuarios de la aplicación. (Pág. 5).

Opción de visualizar la fecha y versión del ejecutable en que se


generaron los movimientos. (Pág. 7).

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Modificación en el cálculo del fondo de solidaridad teniendo en
cuenta el tope máximo de los 25 SMLV. (Pág. 35, 36).

V17 7.9.0 15/03/2012 Opción parametrizable para generar los movimientos de CxP y
Contabilidad con el día actual al realizar el cierre del periodo. (Pág.
11, 78).

V18 8.0.0 17/09/2012 Opción parametrizable para liquidar el Subsidio de Alimentación a


los empleados. (Pág. 21, 58, 59).

Descripción liquidación de la bonificación por servicios. (Pág. 26).

En el listado de Apropiaciones, se habilita el campo Opción al


seleccionar la apropiación Cesantías. (Pág. 62).
V19 8.1.0 15/04/2013 Ajuste en el proceso de saldos iniciales para que los valores se
tengan en cuenta en los procesos Prima de Vacaciones, Cesantías,
Certificado de Ingresos y Retención. (Pág. 9, 14, 80, 89).

Para el tipo de empresa Estado y tipo de liquidación quincenal,


opción parametrizable para liquidar la bonificación de servicios en la
quincena actual. (Pág. 12, 28, 61).

Ajuste en el proceso de liquidación retroactiva, relacionando al


empleado la fecha en que se realiza la reliquidación, teniendo en
cuenta los cambios de administradora de salud y pensión y
realizando los movimientos de interfaces correspondientes. (Pág. 22,
64, 65).

En la opción Parámetros de la aplicación, se crea restricción en el


acceso a usuarios diferentes al Administrador. (Pág. 80).
V20 8.2.0 15/10/2013 Opción parametrizable para liquidar el promedio del auxilio de
transporte en la prima de servicios. (Pág. 11).

Opción parametrizable para aproximar el fondo de solidaridad a la


centena par siguiente. (Pág. 12).

Opción parametrizable por empleado para marcar el sábado como


laborable. (Pág. 23, 33, 56).
V21 8.3.0 17/03/2014 Permitir asignar permisos a los usuarios del sistema en la
parametrización de interfaces. (Pág. 8).

Opción para generar el informe de Apropiaciones en un rango de


periodos dentro del periodo fiscal. (Pág. 66).
V22 8.4.0 04/11/2014 Se ajustan movimientos contables para almacenar en movimientos
NIIF. (Pág. 83)

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