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1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 5
1.1. Quadro jurídico e documental no que diz respeito ao FED ...........................................................7
2.3. Orçamento-programa......................................................................................................................15
2.3.1. Definição ...................................................................................................................................... 15
2.3.2. Principais características .............................................................................................................. 16
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 2
3.5. Utilização dos montantes para imprevistos e alteração do orçamento-programa......................46
3.5.1. Utilização dos montantes para imprevistos .................................................................................. 46
3.5.2. Reafectação do orçamento (adaptações internas) ......................................................................... 46
3.5.3. Alterações do orçamento-programa ............................................................................................. 47
4.2. Processo de adjudicação e execução dos contratos públicos e de concessão das subvenções
previstos no orçamento-programa..................................................................................................66
4.2.1. Adjudicação de contratos públicos ............................................................................................... 66
4.2.2. Execução de contratos públicos.................................................................................................... 69
4.2.3. Concessão de subvenções............................................................................................................. 70
4.2.4. Execução das subvenções............................................................................................................. 72
4.2.5. Termo do prazo de execução dos contratos.................................................................................. 72
ANEXOS
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 3
Anexo 9 : Exemplo não exaustivo de documentos constitutivos dos processos de
reaprovisionamento
Anexo 10 : Exemplo não exaustivo de documentos constitutivos dos registos das despesas
Anexo 11 : Lista exemplificativa de documentos comprovativos, por tipo de despesas, a incluir
nos processos de pagamento (registos das despesas)
Anexo 12 : Exemplo de encadeamento dos orçamentos-programa, registos de despesas,
reaprovisionamentos e encerramentos
Anexo 13 : Quadros recapitulativos das principais regras aplicáveis à adjudicação dos contratos e
à concessão das subvenções
Anexo 14 : Quadro recapitulativo dos poderes delegados pelo representante competente do(s)
país(es) beneficiário(s)/gestor orçamental nacional (ou regional) no âmbito dos
procedimentos de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 4
1. Introdução
1
Cf. Secção 2.2.3 do presente Guia Prático.
2
É conveniente consultar o Capítulo 3 do guia «directrizes para a gestão do ciclo do projecto». A título
recapitulativo, um projecto consiste numa série de actividades a executar durante um determinado prazo
com um orçamento fixado com vista a produzir resultados e a atingir objectivos claramente
identificados.
3
Incluindo as Delegações regionalizadas, que dependem de cada Delegação regional.
4
Este artigo será suprimido e substituído pelo artigo 56.º aquando da alteração do Regulamento
Financeiro de 2007.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 5
participação pública, de pessoal de gestão qualificado que execute as actividades
directamente por administração directa, em conformidade com o n.º 2 do artigo
236.º das normas de execução do Regulamento Financeiro aplicável ao
Orçamento Geral das Comunidades Europeias.
A presente versão deste Guia Prático anula e substitui a versão 1.0 do Guia
Prático de gestão das operações por administração directa e dos
orçamentos-programa financiados pelo FED, de Fevereiro de 2004.
5
Ver COM (2002) 290/3 que apresenta um relatório sucinto da reunião de gabinetes/serviços, de 4 de
Junho de 2002, no contexto do procedimento de adopção da proposta de regulamento do Conselho da
União Europeia que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao 9.º Fundo Europeu de
Desenvolvimento.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 6
1.1. Quadro jurídico e documental no que diz respeito ao FED
6
JO L 317 de 15.12.2000.
7
JO L 209 de 11.08.2005.
8
JO L 320 de 23.11.2002.
9
JO L 382 de 31.12.1990.
10
JO L 83 de 01.04.2003.
11
JO L 156 de 29.05.1998.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 7
• A Decisão n.° 3/1990 do Conselho de Ministros ACP-CE, de 29 de
Março de 199012:
12
JO L 382 de 31.12.1990.
13
JO L 248 de 16.09.2002 (Regulamento n.° 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002).
14
JO L 357 de 31.12.2002 (Regulamento n.° 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002).
15
JO L 201 de 02.08.2005 (Regulamento n.° 1261/2005 da Comissão, de 20 de Julho de 2005).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 8
2. Contexto específico das operações descentralizadas e dos
orçamentos-programa a executar em conformidade com os
procedimentos enunciados no presente Guia Prático
16
Acordo de Cotonu revisto, Anexo IV, artigo 24.º.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 9
As tarefas de execução podem incluir a realização de todas ou de
parte das actividades previstas nos projectos e programas
directamente pelos serviços públicos do Estado ou dos Estados
ACP em causa (administração directa).
Nestes casos:
17
Estas nomeações podem ser aprovadas o mais tardar aquando da aprovação e da assinatura do
orçamento-programa de arranque pelo Chefe de Delegação (ver Secções 3.3.10. e 3.4.1. do presente
Guia Prático).
18
Tais organismos devem ter personalidade jurídica própria, ou seja, capacidade para assumir direitos e
obrigações, incluindo assinar contratos em nome próprio.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 10
• Operações descentralizadas indirectas privadas
Nestes casos:
2.2.1. Âmbito
19
Excepto, se necessário, em caso de substituição temporária do gestor orçamental nacional (ou regional)
pelo gestor orçamental delegado da Comissão Europeia.
20
Ver artigo 164.º do Regulamento Financeiro ORÇAMENTO. Este artigo será suprimido e substituído
pelo artigo 56.º aquando da alteração do Regulamento Financeiro em 2007.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 11
• Separação efectiva das funções de emissão de ordens de
pagamento e de pagamento;
Admite-se que:
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 12
• Operações descentralizadas directas
Nestes casos:
21
Estas nomeações podem ser aprovadas o mais tardar aquando da aprovação e da assinatura do
orçamento-programa de arranque pelo Chefe de Delegação (ver Secções 3.3.10. e 3.4.1. do presente
Guia Prático).
22
Estes organismos devem ter personalidade jurídica própria, ou seja, capacidade para assumir direitos e
obrigações, incluindo assinar contratos em nome próprio.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 13
A convenção de delegação com o organismo ou entidade
responsável pela execução financeira do projecto ou
programa deverá ser aprovada pelo Chefe de Delegação
antes da sua assinatura.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 14
Guia Prático dos procedimentos contratuais para execução das acções externas da CE e elaboração de
orçamentos-programa
Todos os critérios para a descentralização dos procedimentos de adjudicação de contratos Alguns critérios para a descentralização dos procedimentos de adjudicação de contratos e de
e de concessão de subvenções estão preenchidos concessão de subvenções estão preenchidos
Todos os critérios para a descentralização dos Alguns ou nenhum dos critérios para a descentralização
pagamentos estão preenchidos dos pagamentos estão preenchidos
Contratos e subvenções
Os procedimentos de adjudicação de Montante dos contratos > € 50.000 Montante dos contratos ≤ € 50.000
contratos e de concessão de Contratos executados em
subvenções e os pagamentos podem regime de administração
ser descentralizados unicamente com directa pelo pessoal dos
um controlo ex-post serviços / entidades com
Os procedimentos de adjudicação de contratos e
Os procedimentos de adjudicação de contratos participação pública do país
de concessão de subvenções podem ser
podem ser descentralizados unicamente com beneficiário
descentralizados, mas com um controlo ex-ante,
um controlo ex-post
para além de um controlo ex-post
Aplicar o Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa financiados pelo FED e pelo
ORÇAMENTO (abordagem projecto)
2.3. Orçamento-programa
2.3.1. Definição
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 15
Cada orçamento-programa enquadrado pelo presente Guia Prático é
preparado pelo gestor de fundos para adiantamentos e pelo contabilista,
no caso das operações descentralizadas directas, ou pelo organismo ou
entidade em causa, no caso das operações descentralizadas indirectas, e
seguidamente aprovado pelo representante competente do(s) país(es)
beneficiário(s) e pelo Chefe de Delegação antes do arranque das
actividades previstas no documento.
23
No que diz respeito ao FED, trata-se do gestor orçamental nacional (ou regional).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 16
• Se for caso disso, a parte do programa de acções que deverá ser
executada directamente pelo representante competente do(s)
país(es) beneficiário(s) ou da Comissão Europeia (autoridade
contratante) mediante a adjudicação de contratos públicos e/ou
a concessão de subvenções24.
24
O que significa a celebração e a gestão dos contratos pelo representante competente do(s) país(es)
beneficiário(s) ou pela Comissão Europeia em nome e por conta do(s) país(es) beneficiários(s) em causa
e, em todos os casos, a execução dos pagamentos correspondentes pela Comissão Europeia.
25
Cf. Secções 2.4.1. e 2.4.2. do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 17
ser necessário criar componentes distintas e elaborar orçamentos-
programa específicos para permitir a execução dessas actividades.
Cada um destes orçamento-programa será elaborado e executado
por um gestor de fundos para adiantamentos e um contabilista, de
acordo com as regras e responsabilidades descritas no presente
Guia Prático. Nestes casos, o gestor de fundos para adiantamentos
e o contabilista responsáveis pelo orçamento-programa de nível
global ou geograficamente centralizado devem coordenar a
preparação e apresentação de todos os orçamentos-programa do
projecto ou programa.
26
Ver Anexo IV, artigos 34.º a 37.º, do Acordo de Cotonu revisto.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 18
• No caso das operações descentralizadas indirectas públicas, no
organismo de direito público ou na entidade de direito privado
investida de uma missão de serviço público do(s) país(es) beneficiário(s)
responsável pela execução financeira do projecto ou programa, na
sequência da conclusão de uma convenção de delegação.
27
No que diz respeito ao FED, ver artigo 81.º do Regulamento Financeiro do 9.º FED.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 19
• A existência de um sistema de controlo interno eficaz das operações de
gestão;
28
Ver n.º 1 do artigo 17.º do Regulamento Financeiro do 9.º FED e artigo 58.º do Regulamento Financeiro
do ORÇAMENTO.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 20
2.4.1. Gestor de fundos para adiantamentos
29
Os movimentos referentes à ou às contas abertas no banco, assim como à caixa, efectuam-se, por
conseguinte, mediante dupla assinatura do gestor de fundos para adiantamentos e do contabilista.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 21
2.4.2. Contabilista
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 22
2.4.3. Comité Director
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 23
3. Aprovação e execução das operações descentralizadas a
executar em conformidade com os procedimentos
enunciados no presente Guia Prático
30
Cf. n.º 2 do artigo 166.º do Regulamento Financeiro aplicável ao ORÇAMENTO.
31
No que diz respeito às novas convenções de financiamento assinadas após a actualização do
Regulamento Financeiro aplicável ao ORÇAMENTO, este prazo máximo de três anos terá início a
contar da data de adopção da convenção de financiamento correspondente.
32
Ver n.º 2 do artigo 236.º das Normas de execução do Regulamento Financeiro aplicável ao
ORÇAMENTO.
33
Ver n.º 2 do artigo 53.º e n.º 4 do artigo 54.º do Regulamento Financeiro do 9.º FED.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 24
− aos contratos celebrados no âmbito da execução da parte administração
directa da dotação dos orçamentos-programa34.
34
A parte dos orçamentos-programa que deve ser objecto de autorizações financeiras individuais
específicas está sujeita à regra "data + 3 anos".
35
No que diz respeito ao FED, ver n.º 6 do artigo 80.º do Regulamento Financeiro do 9.º FED.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 25
• O montante previsto do orçamento do projecto ou programa cujos
pagamentos das despesas serão descentralizados (unicamente
ORÇAMENTO);
36
Ver modelos de convenções de financiamento, condições gerais, n.º 1 do artigo 7.º no que diz respeito
ao FED e artigo xx no que se refere ao ORÇAMENTO.
37
No que diz respeito ao FED, a autorização financeira individual é igualmente designada dotação
imputada em conformidade com o n.º 3 do artigo 54.º do Regulamento Financeiro do 9.º FED.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 26
• Necessárias para a execução do programa de acções previsto no
orçamento-programa;
38
Ver secção 4.1.5. do presente Guia Prático.
39
Exemplos: os salários e remunerações do último mês coberto pelo orçamento-programa pagos no mês
seguinte, a factura de electricidade referente ao último mês abrangido pelo orçamento-programa
recebida e paga no mês seguinte.
40
Ver igualmente o último parágrafo consagrado à fase de execução operacional na Secção 3.3.4. do
presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 27
No que se refere ao ORÇAMENTO, uma ou várias autorizações
orçamentais individuais (de tipo "RZ"), seguidamente designadas
"autorizações administração directa", são adoptadas antes do final
do prazo fixado segundo a regra "data + 3 anos" no montante total
da parte administração directa das dotações dos orçamentos-
programa a executar durante o período de execução da convenção
de financiamento correspondente41.
¾ Autorizações específicas
41
Para mais explicações, convém consultar ao capítulo 7.5. do Guia financeiro aplicável às acções
externas financiadas pelo Orçamento Geral das Comunidades Europeias.
42
No que se refere ao ORÇAMENTO, deve ser utilizada uma autorização de tipo "RF".
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 28
3.3.2. Tipos de despesas autorizadas
• Contratos de fornecimentos;
• Subvenções;
43
Os diversos prémios pagos aos funcionários e outros agentes do país beneficiário disponibilizados para
o projecto ou programa devem respeitar as eventuais disposições regulamentares nacionais na matéria e
ser razoáveis em relação ao seu vencimento e/ou às tabelas que prevalecem no mercado nacional do
emprego.
44
Ver igualmente Secção 4.1.9 do presente Guia Prático.
45
As eventuais despesas de abertura de conta e/ou de validação do formulário "ficha de informação
financeira" aplicadas pelo banco podem excepcionalmente ser assumidas pela parte administração
directa da dotação dos orçamentos-programa.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 29
podem ser financiadas pela parte administração directa da dotação dos
orçamentos-programa, dado que estão cobertas pela convenção de
delegação ou pelo contrato de prestação de serviços assinado com esse
organismo ou entidade.
¾ Fase de arranque
46
Apenas as actividades de encerramento financeiro de um orçamento-programa podem ser executadas
após o seu período de execução no decurso do orçamento-programa seguinte, com excepção do
encerramento do último orçamento-programa do projecto ou programa (ver parágrafo relativo à fase de
encerramento infra).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 30
¾ Fase de execução operacional
¾ Fase de encerramento
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 31
Unicamente no que diz respeito ao último
orçamento-programa, o período de execução pode ter início o
mais tardar 6 meses após a sua aprovação e assinatura pelo
representante competente do(s) país(es) beneficiário(s) e o
Chefe de Delegação, desde que o período entre a assinatura e a
data de início de execução esteja coberto pelo
orçamento-programa anterior.
¾ Fundos nacionais
• Orçamento nacional
• Fundos de contrapartida47
47
Ver guia metodológico para a programação e a execução dos apoios orçamentais nos países terceiros,
parte 1.1.5.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 32
- Dos montantes, em moeda nacional, gerados pela venda de
bens provenientes da ajuda externa da Comunidade
Europeia;
- Do contravalor, em moeda nacional, dos montantes em
divisas utilizados provenientes da ajuda externa da
Comunidade Europeia.
48
Unicamente no que diz respeito ao ORÇAMENTO, com excepção dos juros vencidos pelas contas
bancárias que devem ser reembolsados ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias (ver artigo 4.º
das "Normas de execução do Regulamento Financeiro").
49
Se os recursos próprios se limitarem aos juros bancários ou forem negligenciáveis, não é aplicável a
obrigação de abertura de uma conta bancária específica.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 33
3.3.6. Conteúdo do orçamento-programa
• O programa de acções;
• O orçamento;
• O plano de financiamento;
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 34
¾ O programa de acções
¾ O orçamento
50
Nomeadamente as despesas de investimento, auditoria, avaliação, etc.
51
Nomeadamente arrendamentos, despesas de pessoal permanente, despesas de funcionamento de
veículos, fornecimentos de material diverso, etc.
52
Ver também os parágrafos correspondentes sobre a "autorização administração directa" na Secção 3.3.1.
do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 35
Sempre que o projecto ou programa gere recursos próprios, estes
são objecto de uma previsão separada53. Por outro lado, a
respectiva utilização deve ser prevista em função dos recursos
próprios correspondentes e ser especificada da mesma forma que as
restantes acções.
¾ Plano de financiamento
53
Se os recursos próprios se limitarem aos juros bancários ou forem negligenciáveis, esta obrigação não é
aplicável.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 36
• O período abrangido pelo orçamento-programa;
• Os procedimentos de desembolso;
54
Cf. Secção 3.3.9 do presente Guia Prático.
55
Na prática, a designação da conta deve incluir o nome, as iniciais ou a sigla do projecto ou programa,
assim como o número do orçamento-programa.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 37
alimentada pela dotação inicial (adiantamento/pré-financiamento),
assim como pelos financiamentos adicionais posteriores, em função
das necessidades de tesouraria56.
56
Ver Secção 4.1.2. do presente Guia Prático.
57
Ver Secção 3.3.9 do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 38
Por razões de boa gestão financeira dos projectos e programas,
de acompanhamento dos adiantamentos/pré-financiamentos, de
coerência em relação à execução dos orçamentos-programa
sucessivos, mas também para facilitar o encerramento das
autorizações “administração directa”, o gestor de fundos para
adiantamentos e o contabilista devem abrir uma ou mais novas
contas bancárias para a execução de cada novo
orçamento-programa.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 39
3.3.9. Conta(s) bancária(s) "projecto" no âmbito do ORÇAMENTO
58
Tal é exigido pelo artigo 234.º das "Normas de execução do Regulamento Financeiro" e é igualmente
necessário para permitir a reafectação dos saldos a transferir na sequência do encerramento de cada
conta bancária "orçamento-programa".
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 40
• Esta(s) conta(s) bancária(s) será(serão) reservada(s) às operações
de pagamento ligadas à execução das acções previstas na parte
administração directa das dotações do conjunto dos
orçamentos-programa.
3.3.10. Caixa
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 41
3.3.11. Determinação do montante da dotação inicial
(adiantamento/pré-financiamento)
59
A assinatura do orçamento-programa de arranque pelo gestor de fundos para adiantamentos e pelo
contabilista, assim como o depósito da respectiva assinatura na(s) conta(s) bancária(s)
"orçamento-programa" e/ou "projecto", terão lugar na sequência da respectiva disponibilização para o
projecto ou programa. A dotação inicial (adiantamento/pré-financiamento) poderá ser paga a partir
desse momento.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 42
antes da respectiva aprovação pelo representante competente do(s)
país(es) beneficiário(s) e pelo Chefe de Delegação.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 43
Em caso de acordo, o Chefe de Delegação assina para aprovação o
orçamento-programa em três ou quatro exemplares. Conserva um e
envia os restantes ao representante competente do(s) país(es)
beneficiário(s). Este, por sua vez, conserva um e envia um exemplar
aos responsáveis pela execução do projecto ou programa e, se for caso
disso, um exemplar ao ministério técnico de tutela.
Observações:
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 44
3.4.2. Prazo de aprovação do orçamento-programa
60
A única excepção são as eventuais despesas de abertura de conta e/ou de validação do formulário "ficha
de informação financeira" aplicadas pelo banco (ver Secção 3.3.2. do presente Guia Prático).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 45
necessários estejam disponíveis aquando do arranque das acções
previstas na parte administração directa da dotação do
orçamento-programa.
61
Cf. Secção 3.5.2 do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 46
orçamento-programa, nem afectar as soluções técnicas anteriormente
adoptadas. Além disso, o resultado de todas as reafectações sucessivas
da dotação do orçamento-programa não pode, em caso algum, alterar a
repartição do orçamento da convenção de financiamento
correspondente.
62
Nas condições apresentadas nas Secções 3.5.1. e 3.5.2. do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 47
país(es) beneficiário(s) e o Chefe de Delegação que o próprio
orçamento-programa;
63
Nesse caso, convém preparar uma adenda ao orçamento-programa seguinte para lhe permitir abranger
as acções que devem ser prolongadas ou adiadas, bem como os montantes adicionais necessários à
respectiva execução.
64
Ver. Secção 3.3.11 do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 48
4. Execução dos orçamentos-programa
A execução de um orçamento-programa pode abranger dois tipos de despesas:
65
Neste caso, esta condição só deverá ser preenchida uma única vez antes do pagamento da dotação
inicial necessária para a execução do orçamento-programa de arranque.
66
No caso de uma conta bancária "projecto", esta condição só deverá ser preenchida uma única vez antes
do pagamento da dotação inicial necessária para a execução do orçamento-programa de arranque.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 49
Não se exige a apresentação de uma garantia financeira antes do
pagamento do adiantamento/pré-financiamento solicitado.
67
No caso de a entidade ter dificuldades em obter uma garantia financeira em moeda nacional, a título
derrogatório e com o acordo do Chefe de Delegação, pode ser aceite a apresentação de uma garantia
financeira em euros nas seguintes condições:
- O montante da garantia deve ser determinado tendo em conta uma evolução desfavorável da taxa de
câmbio entre a moeda nacional em questão e o euro (por exemplo, pode fixar-se o montante em
euros da garantia num montante superior em 10% ao resultante da aplicação da taxa de câmbio
vigente no dia do estabelecimento da garantia).
- Durante a execução do orçamento-programa, o Chefe de Delegação compromete-se a acompanhar
com regularidade a evolução da taxa de câmbio e a exigir uma garantia complementar desde que o
contravalor em moeda nacional da garantia inicial em euros seja inferior ao montante do
adiantamento/pré-financiamento pago em moeda nacional. A garantia financeira deve prever
explicitamente esta possibilidade.
68
Esta obrigação aplica-se também à ONG, entidade de direito privado, que executa o
orçamento-programa. A dispensa de apresentação pelas ONG de uma garantia financeira para o
depósito de pré-financiamentos de montante inferior ou igual a 1 milhão de euros ou a 90% do valor do
contrato é aplicada somente no contexto dos contratos de subvenção.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 50
A garantia financeira deve permanecer válida e ser efectiva durante
30 dias após o pagamento ou o reembolso do saldo resultante do
apuramento final, devidamente aprovado pelo Chefe de Delegação,
das despesas efectuadas no âmbito da parte administração directa
da dotação do orçamento-programa. Em qualquer momento, o
montante da garantia pode ser diminuído, não podendo, no entanto,
em caso algum ser inferior ao do saldo do
adiantamento/pré-financiamento não apurado ou reembolsado.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 51
pagamento assinada ao tesoureiro delegado nacional, responsável
pela execução da transferência do adiantamento/pré-financiamento
para a conta bancária “orçamento-programa” ou, se for caso disso,
para a conta bancária "projecto";
69
A fim de evitar qualquer risco de ruptura de tesouraria, convém ter em conta os prazos necessários para
a verificação dos pedidos de reaprovisionamento, a elaboração e aprovação das ordens de pagamento
pelo representante competente do(s) país(es) beneficiário(s) e pelo Chefe de Delegação, bem como para
as transferências bancárias.
70
Unicamente no que diz respeito ao ORÇAMENTO, com excepção da conta bancária "projecto"
intermédia em euros (ver Secção 3.3.9. do presente Guia Prático), desde que não tenha sido efectuado
qualquer pagamento em euros directamente a partir dessa conta.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 52
• O extracto justificativo da dotação inicial (adiantamento/
pré-financiamento).
71
Ver parte relativa aos “documentos comprovativos” na Secção 4.1.3. do presente Guia Prático.
72
Assim como cada rocesso de pagamento (ver Secção 4.1.3. do presente Guia Prático).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 53
Recorde-se que as despesas pagas e/ou autorizadas antes da data
da assinatura para aprovação do orçamento-programa pelo
Chefe de Delegação não são assumidas pelo
FED/ORÇAMENTO73.
¾ Página de rosto
• Número do registo74;
73
Exceptuando as eventuais despesas de abertura de conta e/ou de validação da(s) ficha(s) de informação
financeira aplicadas pelo banco (ver Secção 3.4.1. do presente Guia Prático).
74
A numeração dos registos deve ser sequencial.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 54
Destes documentos fazem parte:
• O balanço analítico.
75
Ver parte "documentos comprovativos" da presente Secção.
76
Unicamente no que diz respeito ao ORÇAMENTO, com excepção da conta bancária "projecto"
intermédia em euros (ver Secção 3.3.9. do presente Guia Prático), desde que não tenha sido efectuado
qualquer pagamento em euros directamente a partir dessa conta.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 55
• Um relatório de acompanhamento das garantias financeiras
relativas aos contratos assinados pelo gestor de fundos para
adiantamentos e financiados pela parte administração directa da
dotação do orçamento-programa.
¾ Documentos comprovativos
77
Ver Secções 4.2.2. e 4.2.4. do presente Guia Prático.
78
Ver Secção 4.1.7. do presente Guia Prático.
79
No que diz respeito à conservação dos documentos comprovativos, ver Secção 4.1.8. do presente Guia
Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 56
Os documentos comprovativos incluem pelo menos os seguintes
elementos:
• O diário de caixa;
• A situação de caixa;
• Os processos de pagamento80.
A apresentação material dos processos de pagamento deve
obedecer à mesma ordem indicada no quadro recapitulativo das
despesas do período em causa. Cada processo de pagamento
deve ser assinado pelo gestor de fundos para adiantamentos e
pelo contabilista e permitir verificar se:
80
Os documentos comprovativos relativos ao registo dos recursos próprios gerados pelo projecto ou
programa e à respectiva utilização incluem, por conseguinte, os processos de pagamento mas também
os processos de receitas.
81
Os cheques emitidos mas ainda não debitados da conta bancária "orçamento-programa" ou, se for caso
disso, da conta bancária "projecto" devem ser contabilizados numa conta provisória no passivo do
balanço. A situação desta conta deverá ser nomeadamente anexada ao mapa de conciliação entre o saldo
bancário e o saldo contabilístico da conta bancária “orçamento-programa” ou "projecto".
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 57
Os adiantamentos/pré-financiamentos pagos não podem ser
considerados como despesas efectuadas e elegíveis para
financiamento pelos recursos do FED/ORÇAMENTO82, com
excepção de adiantamentos/pré-financiamentos pagos em
relação ao execução dos contratos em conformidade com os
modelos incluídos no Guia Prático dos procedimentos
contratuais no âmbito das acções externas da CE.
82
Os adiantamentos/pré-financiamentos pagos devem ser contabilizados numa conta provisória no activo
do balanço. A situação desta conta deverá ser nomeadamente anexada ao mapa de conciliação entre o
saldo bancário e o saldo contabilístico da conta bancária “orçamento-programa” ou, se for caso disso, da
conta bancária "projecto".
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 58
4.1.5. Encerramento de um orçamento-programa
¾ Pedido de encerramento
83
No que diz respeito ao último orçamento-programa que dá execução à convenção de financiamento
correspondente, o mais tardar 3 meses a contar do início do período de encerramento deste
orçamento-programa (ver Secção 3.3.4. do presente Guia Prático).
84
No que se refere ao último orçamento-programa que dá execução à convenção de financiamento
correspondente, o mais tardar 3 meses a contar do início do período de encerramento deste
orçamento-programa (ver Secção 3.3.4. do presente Guia Prático).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 59
orçamento-programa seguinte, em caso de recurso a uma conta
bancária "projecto";
85
Depositado na conta do tesoureiro delegado nacional, no que respeita aos montantes em moeda
nacional, ou na conta da Comissão Europeia em Bruxelas, no que se refere aos montantes em euros ou
noutras divisas.
86
Ver Secção 3.3.9 do presente Guia Prático.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 60
¾ Saldo da conta bancária"orçamento-programa" = 0
• O seu encerramento;
4.1.6. Contabilidade
87
Ver n.º 4 do artigo 46.º do Regulamento Financeiro do 9º FED. Relativamente ao FED, este poder foi
subdelegado nos Chefes de Delegação pelo Director da Direcção C da DG AIDCO.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 61
gerados pelo projecto ou programa. Deve garantir o respeito pelas
normas contabilísticas geralmente aceites e ser efectuada em
conformidade com as normas previstas na legislação do país
beneficiário em causa.
4.1.7. Auditorias
88
Ou, se não for possível, um revisor de contas que possua as competências necessárias.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 62
A frequência das auditorias pode ser anual ou semestral ou estar
associada à apresentação de cada pedido de reaprovisionamento e/ou
do pedido de encerramento.
89
No que diz respeito ao FED, ver igualmente Regulamentação geral de 2002, parte II, ponto 9.
90
Recorde-se que o Parlamento Europeu, por recomendação do Conselho da União Europeia, dá
anualmente quitação à Comissão Europeia relativamente à execução financeira dos recursos dos vários
FED, bem como do ORÇAMENTO.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 63
Para assegurar a conservação e a disponibilidade efectiva desses
documentos comprovativos em caso de necessidade, cabe ao
Chefe de Delegação decidir sobre todas as disposições relativas
ao seu arquivamento e conservação .
91
Nomeadamente, aquando da aprovação do primeiro orçamento-programa de execução operacional.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 64
Qualquer alteração prevista na composição dos efectivos deve ser
mencionada no orçamento-programa. As alterações introduzidas
durante a execução do orçamento-programa que não tenham sido
inicialmente previstas devem ser objecto de uma autorização prévia
por escrito do representante competente do(s) país(es) beneficiário(s),
que as comunicará imediatamente ao Chefe de Delegação.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 65
4.2. Processo de adjudicação e execução dos contratos públicos e de
concessão das subvenções previstos no orçamento-programa
• No que diz respeito aos 7.º e 8.º FED, nas Disposições Gerais de
1990 aplicáveis aos contratos de obras, de fornecimentos e de
prestação de serviços financiados pelo Fundo Europeu de
Desenvolvimento;
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 66
Esta decisão deve reflectir-se nas modalidades técnicas e
administrativas de execução dos orçamentos-programa
correspondentes.
Os contratos seguintes:
• os contratos de prestação de serviços de valor superior ou
igual ao equivalente a 200 000 euros;
• os contratos de fornecimentos de valor superior ao
equivalente a 150 000 euros, no que diz respeito ao FED,
e de valor superior ou igual ao equivalente a 150 000
euros, no que se refere ao ORÇAMENTO;
• os contratos de obras de valor superior ou igual ao
equivalente a 300 000 euros,
devem necessariamente ser financiados por autorizações
específicas. Com efeito, estes contratos deverão ser celebrados e
geridos directamente pelo representante competente do(s)
país(es) beneficiário(s) (gestão descentralizada) ou pela Comissão
Europeia (gestão centralizada) e os pagamentos correspondentes
serão executados pela Comissão Europeia.
92
No que diz respeito ao FED, ver parte II, ponto 9 da Regulamentação Geral de 2002.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 67
administração directa da dotação dos orçamentos-programa, certas
propostas de adjudicação em função dos limiares a fixar, ou nenhuma
proposta. O papel do representante competente do(s) país(es)
beneficiário(s) nesta matéria deve, pois, ser definido, se possível, nas
disposições técnicas e administrativas anexas à convenção de
financiamento em causa e, em todos os casos, nas modalidades
técnicas e administrativas de execução dos orçamentos-programa
correspondentes. O mesmo se aplica aos outros poderes do
representante competente do(s) país(es) beneficiário(s) em matéria
pré-contratual.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 68
Antes de notificar a adjudicação de um contrato financiado pela
parte administração directa da dotação de um
orçamento-programa, o gestor de fundos para adiantamentos
deve assegurar-se de que o candidato seleccionado não é objecto
de uma menção W5 (exclusão da adjudicação de um contrato
financiado pelos recursos do FED/ORÇAMENTO) no Sistema de
Alerta Rápido (SAR) da Comissão Europeia
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 69
• No que se refere ao ORÇAMENTO, o Guia Prático dos
procedimentos contratuais no âmbito das acções externas da CE.
• No que se refere ao conjunto dos FED (7.º, 8.º e 9.º FED), no Guia
Prático dos procedimentos contratuais no âmbito das acções externas
da CE;
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 70
relativamente a um projecto ou programa específico ou ao conjunto
dos projectos e programas a executar em conformidade com os
procedimentos enunciados no presente Guia Prático, baixar o limiar
acima do qual as subvenções devem ser financiadas através de
autorizações específicas e geridas directamente pelo representante
competente do(s) país(es) beneficiário(s). Esta decisão deve reflectir-se
nas modalidades técnicas e administrativas de execução dos
orçamentos-programa correspondentes.
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 71
4.2.4. Execução das subvenções
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 72
O relatório de execução final completo deve ser apresentado o mais
tardar 30 dias após o termo do período abrangido pelo
orçamento-programa correspondente93.
93
Para o último orçamento-programa destinado a executar a convenção de financiamento correspondente,
o mais tardar 30 dias a contar do início do período de encerramento deste orçamento-programa (ver
Secção 3.3.4. do presente Guia Prático).
Guia Prático dos procedimentos aplicáveis aos orçamentos-programa – abordagem projecto (versão 1.1) 73