Professional Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Gedung Puskesmas Tanjung Labu terletak di desa Tanjung Labu kecamatan Lepar
Pongok Kabupaten Bangka Selatan, berada di kompleks pemukiman padat penduduk
dengan rumah sangat sederhana dan sederhana. Lokasinya dekat dengan jalan
utama yang sudah di aspal sehingga mudah dilalui dengan berjalan kaki ataupun
dengan sepeda motor. Sedangkan kendaraan roda empat hanya dapat sampai jalan
utama tersebut, selanjutnya harus berjalan kaki.
3. PENUTUK 44.145.00 4
4. KUMBUNG 29.098.00 2
B. Struktru Ketenagaan
NO JENIS KETENAGAAN JUMLAH STATUS
PEGAWAI
L P
2 S1 kedokteran Gigi - - -
1
3 S1 Kesehatan Masyarakat 2 - 1 PNS,1
HONORER
4 S1 Keperawatan 1 1 1
HONORER,1
PTT
5 D 4 Promkes - - -
6 D 4 Bidan - 1 1 HONORER
7 D 4 Gizi - - -
12 D III Gigi - - -
15 D I Kebidanan - - PNS
16 SPK - 2 2 PNS
17 SMA/Sederajat 2 5 1 PNS,6
HONORER
JUMLAH 15 28 43
5 Posyandu 8 Unit
2
7 Pos Bindu 8 Unit
BAB II
A. Persyaratan Umum
B. Pengendalian Dokumen
3
pelaksana harian Tata Usaha. Surat segera diberikan lembaran disposisi
yang diteruskan ke Pimpinan Puskesmas Tanjung Labu. Setelah
Pimpinan mengisi disposisi akan dikembalikan ke tata usaha untuk
diarsipkan (diagendakan), dan akan diteruskan ke orang yang
didisposisikan dengan batas waktu maksimal 1 hari. Sedangkan surat
yang bersifat pemberitahuan akan ditempelkan di papan informasi
Puskesmas/disampaikan dalam komunikasi internal
b. Surat Keluar Puskesmas
1) Penomoran Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh Puskesmas baik dalam
berupa undangan, pemberitahuan dan laporan.
Sistem penomoran surat keluar adalah sebagai berikut :
Format : 800/xxx/PKM-TL/YYYY
Contoh Format : 800/001/PKM-TL/2018
Keterangan
800 : Kodse Surat
xxx : Nomor Surat Keluar ( Nomor urut Agenda )
yyyy : Tahun
2) Surat Keluar
Adapun alur mengenai surat keluar sebagai berikut.
Konsep surat keluar terlebih dahulu dikoreksi oleh Pelaksana harian TU.
Kemudian dilanjutkan ke pimpinan Puskesmas untuk di cek
(Merubah/Menambah jika ada) selanjutnya ditandatangani oleh
pimpinan Puskesmas. Setelah itu dikembalikan ke Tata Usaha untuk
didokumentasikan dengan penomoran dan dikirim ke alamat yang dituju
oleh ekspeditor. (Pengarsipan & Buku Ekspedisi)
c. Penyimpanan Dokumen Perkantoran
1) Dokumen Rekam Medis inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya lima
(5) tahun untuk family Folder, untuk status RM sementara dua (2) Tahun,
terhitung dari tanggal terakhir pasien berkunjung, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, dan Pasien meninggal rekam
medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan dengan jangka waktu (10) tahun,
terhitung dari tanggal kunjungan.
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal dua (2) tahun.
3) Administrasi dan manajemen (Admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan upaya
4) Petugas memasukkan dokumen dalam file folder yang ada diantaranya
folder rujukan, folder surat tugas, folder surat masuk, folder surat keluar.
d. Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen
perkantoran.
4
Dokumen eksternal adalah dokumen pendukung dalam pembuatan dokumen
internal yang bersumber dari Undang-undang, Kebijakan kementrian, dan
Peraturan-Peraturan yang berlaku.
a. Penomoran Dokumen Akreditasi
1) Penomoran dokumen dilakukan oleh tim admen disesuaikan dengan
system pengkodean yang telah ditentukan.
2) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan tanggal muali berlaku
dokumen dan dimulai dari kelompok Bab I, II, dan III Admen, Selanjutnya
Kelompok BAB IV,V, dan VI UKM, dan Kelompok BAB VII, VIII, dan IX
UKP.
a) Penomoran SK (Surat Keputusan)
Format : 188.4/xxx/A/PKM-TL/M/YYYY
Contoh Format : 188.4/1/A/PKM-TL/1/2018
Keterangan :
188.4 : Kode Surat Keputusan
xxx : Nomor Surat Keputusan
A : SK ADMEN
B : SK UKM
C : SK UKP
PKM-TL : Kode Puskesmas
M : Bulan ditetapkannya SK
YYYY : Tahun ditetapkannya SK
b) Untuk Penomoran SOP
Format : A/SOP/xxx
B/SOP/xxx
C/SOP/xxx
Contoh Format : A/SOP/001
B/SOP/002
C/SOP/ 003
Keterangan :
A : Kode Admen
B : Kode UKM
C : Kode UKP
SOP : Standar Opersional Prosedural
Xxx : Nomor Urut SOP
2) UKM
Warna Map Dokumen : Biru (disatukan per kriteria dari dokumen
Akreditasi)
3) UKP
Warna Map Dokumen : Hijau (disatukan per kriteria dari dokumen
Akreditasi)
4) Menggunakan Sampul Dokumen yang sudah ditetapkan oleh Ketua Tim
Admen
f. Pencarian Kembali
Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen
akreditasi.
6
BAB III
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
A. Komitmen Manajemen
Pimpinan Puskesmas Tanjung Labu, Penanggungjawab Manajemen Mutu,
Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Masyarakat, Penanggung Jawab Upaya
Kesehatan Perseorangan, dan seluruh Staff Puskesmas Tanjung Labu
bertanggung jawab untuk melaksanakan semua ketentuan yang ada pada manual
mutu ini.
C. Kebijakan Mutu
Seluruh Staff Puskesmas Tanjung Labu berkomitmen untuk menyelenggarakan
pelayanan yang berorientasi pada pelanggan, memperlihatkan keselamatan
pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan.
Kebijakan mutu dituangkan dalam Surat Keputusan Kepala Puskesmas yang
meliputi kebijakan mutu pelayanan klinis dan kebijakan mutu Pelayanan UKM.
G. Komunikasi
1. Internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara lokakarya mini bulanan, briefing
pagi, diskusi, dan koordinasi, telepon, sms, memo/disposisi
2. Eksternal
Dilakukan dengan cara loka karya mini tri wulan, penempatan kotak saran,
website/e-mail, MMD ( Musyawarah Masyarakat Desa) .
8
BAB IV
TINJAUAN MANAJEMEN
A. UMUM
1. Ruang Lingkup
Pedoman ini mencakup pelaksanaan Tinjauan Manajemen dalam penerapan
system Manajemen Mutu Sesuai standar akreditasi puskesmas. Pertemuan
tinjauan manajemen adalah proses evaluasi di Puskesmas Tanjung Labu
terhadap kesesuai dan efektivitas penerapan system manajemen mutu yang
dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan
operasional kegiatan organisasi
2. Tujuan
Tujuan dilakukannya pertemuan tinjauan manajemen adalah untuk melakukan
perbaikan berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta
operasionalisasi system manajemen mutu dan system pelayan dalam
memberikan pelayan dan produk kepada pelanggan/masyarakat yang ada di
wilayah kerja Puskesmas Tanjung Labu. Kemudian permasalahan tersebut
dibahas dan ditinjaklanjuti. Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini
tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan-perubahan dan
perbaikan sesaui dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang
dihasilakn dalam pertemuan
3. Karakteristik Pertemuan Tinjauan Manajemen
Adapun karakteristik pertemuan tinjauan manajemen di Puskesmas Tanjung
Labu sebagai berikut :
a. Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yang ditetapkan
b. Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait di undang
dalam pertemuan tinjauan manajemen
c. Direncanakan dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadwalan
d. Didokumentasikan secara lengkap yang meliputi: pemberitahuan,
undangan, daftar hadir, dan notulen
e. Mengevaluasi efektivitas penerapan system manajemen mutu dan
dampaknya pada mutu dan kinerja
f. Membahas perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada system
amanjemen mutu maupun system pelayanan
g. Hasil pertemuan ditindaklanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif,
tindakan preventif maupun perubahan pada system manajemen mutu
maupun system pelayanan. Dengan mengakomodir hasil-hasil yang tidak
bisa diatasi di puskesmas direkomendasikan ke Dinkes atau ke Tingkat Lain
yang Lebih Tinggi
9
h. Tindaklanjut yang dihasilkan pada pertemuan dipantau pelaksanaannya
dan diputuskan oleh pimpinan puskesmas
i. Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan
hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya yang
belum diselesaikan.
4. Tanggung Jawab
a. Pimpinan Puskesmas Tanjung Labu
1) Mengikuti rapat tinjauan manajemen
2) Memeberikan saran-saran perbaikan untuk peningkatan system
manajemen mutu
3) Menindaklanjuti hasil rekomendasi dari rapat tinjauan manajemen
10
Umpan Balik pelanggan secara penyampaian secara langsung berisi
keluhan, kritik, dan saran yang didapatkan dari kotak saran, pengukuran
hasil survey indeks kepuasan pelanggan, hasil komunikasi melalui
pertemuan lintas sektoral yang dicatan dalam buku rekapitulasi keluhan dan
harapan pelanggan
3) Kinerja Proses
Proses kinerja harus sesuai dengan kebijakan dalam bentuk SK, pedoman
mutu panduan, SOP, Kerangka Acuan Kegiatan, standar, dan kriteria. Hasil
pelayanan sesuai dengan standar pelayanan minimal yang telah ditetapkan
oleh Dinas Kesehatan Kabupaten dan sesaui dengan kebutuhan dan
harapan pelanggan serta mengutamakan keselamatan pelanggan.
4) Pencapaian Sasaran Mutu
Kinerja proses harus sesuai dengan mutu pelayanan yang sudah ditetapkan
dalam sasaran mutu di masing-masing pelayanan baik UKM mapun UKP
5) Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
a. Sasaran kinerja yang hasilnya masih belum tercapai seperti dalam
target indicator
b. Sasaran kinerja yang belum maksimal sesuai standart pelayanan
c. Sasanar kinerja yang belum menjamin keselamatan pasien/pelanggan
dilakukan perbaikan secara berkesinambungan
6) Tindaklanjunt Tinjauan Manajemen sebelumnya
Setelah dilakukan tinjauan manajemen dan didapatkan masalah yang tidak
dapat diputuskan sendiri di tingakat puskesmas, maka masalah tersebut
dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten dan stakeholder terkait.
7) Perubahan terhadap Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi puskesmas yang memuat
komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan, Sasaran
mutu adalah semua kepedulian terhadap kepuasan pelanggan. Sasaran
mutu adalah semua karyawan di puskesmas, stakeholder, dan
pelanggan/masyarakat. Perubahan dilakukan bilamana ada perbaikan dari
kebijakan dan sasaran mutu yang lampau.
8) Perubahan yang perlu dilakukan terhadap system manajemen mutu/system
pelayanan
Kegiatan tinjauan manjemen mutu yang telah dilakukan memberikan
dampak terhadap system manajemen mutu yang sudah ada, bila diperlukan
perubahan dilakukan terhadap manajemen tersebut
11
BAB V
MANAJEMEN SUMBER DAYA
12
a) Puskesmas Tanjung labu menetapkan, menyediakan dan memelihara
infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap
persyaratan pelayanan puskesmas. Terdiri dari :
1) Gedung ruang kerja dan peralatan penunjang (missal : mebel, computer)
2) Peralatan yang dipakai dalam proses Pelayanan Puskesmas (missal :
tensimeter, timbangan)
3) Sarana pendukung (missal : mobil ambulance, telepon)
13
BAB VI
PENYELENGGARA PELAYANAN
14
NO INDIKATOR KINERJA STANDAR SPM
15
Identifikasi melalui laporan bulanan masing-masing pengelola program dan
dilanjutkan dengan penelusuran langsung dilapangan dengan stakeholder
terkait.
d. Hak dan Kewajiban Sasaran
Hak sasaran upaya semua berhak mendapatkan pelayanan yang telah
ditetapkan.
Kewajiban sasaran mengikuti jadwal yang telah disepakati, memenuhi
ketentuan yang berlaku
e. Pemeliharaan Barang Milik Pelanggan
Pemeliharaan barang pelanggan dengan menyediakan tempat parker
f. Manajemen Risiko dan Keselamatan
Semua pengelola program dalam pelayanan wajib memakai APD sesuai
SOP yang ditetapkan.
5. Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM
a. Umum
Hasil kegiatan Upaya Kesehatan Masyarakat dilakukan pengukuran melalui
pencapaian dengan target, monitoring, evaluasi, dan analisis tindak lanjut.
b. Pemantauan dan Pengukuran
1) Kepuasan Pelanggan
Pengisian kotak saran, menulis di papan saran yang telah disediakan di
Puskesmas Tanjung Labu, Kuesioner kepuasan pelanggan sekali
setahun, instrument kajian peluang perbaikan pelayanan puskesmas.
2) Audit Internal
Tim audit tingkat puskesmas akan melaksanakan audit secara periodic
sesaui degnan ketentuan teknis program dimana program atau kegiatan
yang diaudit adalah kegiatan yang tidak mencapai target dan adanya
keluahan dari sasaran
3) Pemantauan dan Pengukuran Proses
Melalui monitoring hasil-hasil kegiatan yang dilaksanakan melalui
lokakarya mini bulanan
4) Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan
Melaluai Evaluasi SPM dan Kinerja Puskesmas
c. Pengendalian Jika ada Hasil yang Tidak Sesuai
Semua pelayanan UKM dilakukan pengendalian untuk mengetahui
ketercapaian sasaran program, kemudian dilakukan analisa dan membuat
rencana tindak lanjut
d. Analisis Data
Semua hasil kegiatan akan dianalisis sesuai dengan kurun waktu yang
ditentukan, mingguan, bulanan dan triwulan
e. Peningkatan Berkelanjutan
Kegiatan/Program yang belum mencapai target menjadi prioritas untuk
perencanaan tingkat puseksmas berikutnya
f. Tindakan Korektif
Dalam upaya meningkatkan capaian kinerja dan SPM membuat rencana
kegiatan yang mempunyai daya ungkit untuk meningkatkan kinerja dengan
cara kunjungan rumah
g. Tindakan Preventif
Pengelola Program / Kegiatan menganalisis faktor penghambat pencapaian
kinerja.
17
Waktu tunggu pemeriksaan kolesterol < 60
100%
menit
18
- Bedasarkan usulan berdasarkan kebutuhan Puskesmas sesuai dengan
Permenkes no. 75 tahun 2014
- Dengan memakai sumber anggaran yang ada seperti JKN
2) Verivikasi barang yang dibeli
Memakai SBBK
3) Kontrak dengan pihak ketiga
d. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis
1) Membuat SOP yang baku untuk setiap pelayanan klinis yang diberikan
kepada pelanggan
2) Mempunyai buku pedoman petunjuk klinis di tiap unit pelayanan
3) Melakukan self assessment terhadap kepatuhan pelaksanaan SOP oleh tim
Audit Internal secara berkala
Validasi proses pelayanan
- Melihat kembali proses layanan dalam rekam medic
Identifikasi dan ketelusuran
- Menggunakan rekam medis pelanggan ; buku register tiap unit pelayanan;
inform consent; informasi layanan klinis
Hak dan Kewajiban Pasien
- Hak dan Kewajiban Pasien
Pemeliharaan barang milik Pelanggan (Spesimen, Rekam Medis)
- Menggunakan SOP pemeliharaan barang; melalui buku register pelayanan
dan rekam medis pelanggan
Manajemen Risiko dan Keselamatan Pasien
- Berdasarkan hasil analisis resiko adanya kejadian KTD, KTC, KPC, dan
KNC. Upaya peningkatan keselamatan pasien direncanakan, dilaksanakan,
dievaluasi, dan ditindaklanjuti
e. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien
1) Penilaian Indikator Kinerja Klinis
- Dilakukan dengan mengukur / menilai kinerja klinis dengan menilai
tergantung jumlah pasien di puskesmas tersebut. Juga degnan
pengmumpulan data kepuasan pelanggan melalui kotak saran dan
kuesioner
- Kriteria Penilaian terdiri dari A = Sangat Memuaskan, B = Memuaskan, C =
Cukup, D= Kurang, E= Sangat Kurang
- Dilakukan pengukuran tingkat kepatutah terhadap pelaksanaan SOP
melalui pengadaan self assessment oleh tim audit internal.
- Dilakukan merujuk pada BAB III
2) Pengukuran Pencapaian Sasaran Keselamatan Pasien
- Melakukan manajemen risiko yaitu mengidentifikasi risiko yang mungkin
terjadi di masing-masing unit layanan dan lingkungan Puskesmas untuk
meminimalkan terjadinya kecelakaan kerja baik terhadap pasien maupun
pelayanan medis
3) Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien
- Membuat pelaporan manajemen risiko
4) Analisis dan Tindak Lanjut
- Membuat pelaporan manajemen risiko
5) Penerapan Manajemen Risiko
6) Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan
- Umum
Melakukan pengumpulan data kepuasan pelanggan melalui kotak saran
dan kuesioner
19
- Pemantuan dan Pengukuran
o Kepuasan Pelanggan
Pengumpulan data melalui kontak saran dan kuesioner
o Audit Internal
Melakukan self assessment terhadap kepatuhna pelaksanaan SOP
oleh tim Audit Internalsecara berkala
o Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
Melalui indicator kepuasan pelanggan. Dari hasil pelaporan
terjadinya KTD (Kejadian Tidak Diinginkan),KTC (Kejadian Tidak
Cidera),dan KNC (Kejadian Nyaris Cidera)
- Pengendalian Jika Ada Hasil yang Tidak Sesuai
Dilakukan pengumpulan data, Dilakukan identifikasi permasalahan
- Analisis Data
Mencari prioritas permasalahan yang berisiko
- Peningkatan Berkelanjutan
Menyelesaikan permasalahan sesuai urutan prioritas.
- Tindakan Korektif
Melakukan analisis ylang permasalahan sesuai dengan tindakan yang
dilakukan
BAB VII
PENUTUP
20