PREPARACIÓN PARA EL

EXAMEN PMI-PMP®
CURSO BASADO EN EL PMBOK® Guide
• Fuente: Los materiales están basados en
Project Management Institute, A Guide
to the Project Management Body of
Knowledge, (PMBOK® Guide) - Quinta
Edición, Project Management Institute,
Inc. 2013.
 SESIÓN 16
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO

Áreas de Conocimiento
4. Gestión de la Integración del
Proyecto
5. Gestión del Alcance del
Proyecto
6. Gestión del Tiempo del
Proyecto
7. Gestión de los Costos del
Proyecto
8. Gestión de la Calidad del
Proyecto
9. Gestión de los Recursos
Humanos del Proyecto
GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Grupo del Proceso de
Iniciación
4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto
Grupo del Proceso de Grupo del Proceso de Grupo del Proceso de Grupo del Proceso
Planificación Ejecución Seguimiento y Control de Cierre
4.4 Monitorear y
4.2 Desarrollar el Plan Controlar el Trabajo del
para la Dirección del 4.3 Dirigir y Gestionar el Proyecto 4.6 Cerrar el Proyecto o
Trabajo del Proyecto Fase.
Proyecto 4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
5.1 Planificar el Alcance del 5.5 Validar el Alcance
Proyecto 5.6 Controlar el Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance.
5.4 Crear la EDT.
6.1 Planificar la Gestión del 6.7 Controlar el
Cronograma Cronograma
6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las
Actividades
6.4 Estimar los Recursos
de las Actividades
6.5 Estimar la Duración
de las Actividades
6.6 Desarrollar el
Cronograma
7.1 Planificar la Gestión de 7.4 Controlar los Costos
Costos
7.2Estimar los Costos
7.3 Determinar el
Presupuesto
8.2 Realizar el 8.3 Controlar la Calidad
8.1 Planificar la Gestión de la Aseguramiento de
Calidad
Calidad
9.2 Adquirir el Equipo del
Proyecto
9.1 Planificar la Gestión de e 9.3 Desarrollar el Equipo
Recursos Humanos del Proyecto
9.4 Gestionar el Equipo
del Proyecto

10. Gestión de las 10.1 Planificar la Gestión de 10.2.Gestionar las

las Comunicaciones 10.5 Controlar las
Comunicaciones del Proyecto Comunicaciones comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de 11.6 Monitorear y Controlar
Riesgos los Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11. Gestión de los Riesgos del 11.3 Realizar el Análisis
Cualitativo de Riesgos
Proyecto 11.4 Realizar el Análisis
Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a
los Riesgos

12. Gestión de las Adquisiciones 12.1 Planificar la Gestión de 12.2 Efectuar las 12.3 Administrar las 12.4 Cerrar las
del Proyecto las Adquisiciones
Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones
•13.1 Identificar a los 13.3 Gestionar el compromiso 13.4 Controlar el compromiso
13. Gestión de los Interesados del interesados 13.2 Planificar la Gestión de de los interesados de los interesados
Proyecto los interesados
 PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LOS
COSTOS DEL PROYECTO
7.1 Planificar la Gestión de • Cómo vamos a estimar los costos, desarrollar el presupuesto y
controlar los desvíos presupuestarios
Costos

• Proceso de desarrollar una aproximación de los recursos

7.2 Estimar los Costos monetarios requeridos para completar las actividades del proyecto

• Proceso de sumar los costos estimados de actividades individuales

7.3 Determinar el o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos
Presupuesto autorizada

• Proceso de Monitorizar el estado del proyecto para actualizar el

7.4 Controlar los Costos presupuesto y administrar cambios a la línea base de costos
 GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
• El trabajo involucrado en planificar los procesos de gestiòn de costos
produce un plan de gestión de los mismos, el cual establece el formato y
criterios para estimar, presupuestar, estructurar y controlar los costos del
proyecto
• En ese sentido el Plan de Gestión de Costos, podría, por ejemplo, establecer
lo siguiente:
– Nivel de precisión
– Unidades de medida
– Enlaces con los procedimientos de la organización
– Umbrales de control, por ejemplo, como % de desviación de la línea base
– Reglas para la medición de desempeño
– Formatos de los informes
– Descripciones de los procesos
 GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
• Los costos del proyecto pueden ser medidos en diferentes
formas e instantes del tiempo
• Esta área de conocimiento está relacionada principalmente
con los costos de los recursos requeridos para completar las
actividades del proyecto
• Los costos del entregable posteriores al proyecto (soporte,
mantención, costo de uso, etc.) también deberían analizarse
– Por ejemplo, limitar el número de revisiones de diseño puede
disminuir los costos del proyecto, pero podría incrementar los
costos de operación del cliente
– Estos análisis financieros pueden realizarse fuera del alcance del
proyecto, con técnicas como VPN, ROI, etc.
 7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan para la 1.Juicio de 1. Plan de
Dirección del Gestión de
Expertos
Proyecto Costos.
2. Acta de 2.Técnicas de
Constitución Análisis
del Proyecto 3.Reuniones
3. Factores
Ambientales
de la
Organización
4. Activos de los
Procesos de la
Organización
7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS: ENTRADAS
1. Plan para la Dirección del Proyecto.
– Línea Base del Alcance.
– Línea Base del Cronograma (especifica en que momento se incurrirá
en los costos del Proyecto)
– Otra información (Riesgo, otras planificaciones y comunicaciones).
2. Acta de Constitución del Proyecto
– Proporciona el resumen del presupuesto.
– Da una primera aproximación de los Requisitos necesarios para la
aprobación del Proyecto.
 7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS: ENTRADAS
3. Factores ambientales de la Organización
– Cultura y estructura de la organización.
– Condiciones de mercado
– La tasa de cambios de divisas, para los proyectos cuyos costos se
originan en más de un país.
4. Activos de los procesos de la organización
– Procedimientos de control financiero.
– Información histórica y bases de conocimiento de lecciones
aprendidas.
– Bases de datos financieras.
 7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS: H&Ts
1. Juicio de Expertos.
– Aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno así como
información de proyectos similares realizados con
anterioridad.
– También orienta sobre el siguiente punto.
2. Técnicas de Análisis.
– Para la selección de opciones estratégicas para la
financiación del proyecto, tales como la auto financiación,
financiación a través de acciones o mediante
endeudamiento.
3. Reuniones.
 7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS: SALIDAS
1. Plan de Gestión de Costos
– Describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán
los Costos del Proyecto.
– Suele establecer:
• Unidades de medida.
• Nivel de Precisión.
• Nivel de Exactitud.
• Enlaces con los procedimientos de la Organización.
• Umbrales de Control.
• Reglas para la medición de desempeño.
• Formatos y periodicidad de los informes de Costos.
• Procedimientos de Gestión de Costos
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS
• Es el proceso de desarrollar una aproximación de los recursos
monetarios requeridos para completar las actividades del
proyecto
• Estimaciones de costos son una predicción basada sobre la
información disponible en cierto punto del tiempo, de modo
que debieran refinarse mientras se obtiene mayor
información
• Incluye la identificación y consideración de alternativas de
costeo para iniciar y completar el proyecto
• Equilibrio entre costos y riesgos deben ser considerados
• ROM (Rough Order of Magnitude): aproximación de orden de
magnitud (de -25% a +75%).
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS
• Los costes son estimados para todos los recursos que serán
cargados al proyecto
• Esto incluye, pero no está limitado a:
– Recursos humanos
– Materiales
– Equipamiento
– Servicios
– Instalaciones
– Tecnologías de información
– Categorías especiales, tales como:
• Inflación
• costes de contingencia
– costes indirectos
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan de Gestión 1. Juicio de expertos 1. Estimaciones de
de Costos 2. Estimación análoga Costos de las
2. Plan de los 3. Estimación Actividades
Recursos Humanos paramétrica
4. Estimación
2. Base de las
3. Línea Base del Estimaciones
ascendente
Alcance. 5. Estimación por tres 3. Actualizaciones a
4. Cronograma del valores los documentos del
Proyecto 6. Análisis de reserva proyecto
5. Registros de 7. Costo de la Calidad
Riesgos 8. Software de
6. Factores Gestión de Proyectos
Ambientales de la 9. Análisis de Ofertas
Organización de Proveedores
7. Activos de los 10. Técnicas Grupales
Procesos de la de Toma de
Decisiones
Organización
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS:
ENTRADAS
1. Plan de Gestión de Costos
2. Plan de Gestión de los Recursos Humanos
– Atributos del personal, tarifas, recompensas (premios), etc.
3. Línea base del alcance
– Enunciado del alcance (por ejemplo, restricciones de
presupuesto)
– EDT
– Diccionario de la EDT
– Información sobre requisitos contractuales, legales, etc.
4. Cronograma del proyecto
– Tipos y cantidad de recursos y la cantidad de tiempo de uso
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS:
ENTRADAS
5. Registro de Riesgos
– Se revisan los costes de mitigación de riesgos
6. Factores Ambientales de la Organización
– Condiciones del mercado, información comercial
publicada
7. Activos de los Procesos de la Organización
– Políticas y plantillas de estimación de costes,
información histórica, etc.
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS: H&TS
1. Juicio de expertos
– Expertos pueden apoyar a decidir combinación de métodos y
reconciliar diferencias entre ellos
2. Estimación análoga Costo real de proyectos anteriores
– Se analizan costes de proyectos previos como base
– Se usa en fases tempranas del proyecto
– Utiliza información histórica y juicio de expertos
3. Estimación paramétrica
– Utiliza relaciones estadísticas entre datos históricos y otras
variables (por ejemplo, metraje cuadrado en construcción)
4. Estimación ascendente
– Se estiman componentes de nivel detallado y se suma hacia arriba
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS: H&TS
5. Estimación por tres valores cE = cO+4cM +cP
– Técnica PERT 6
6. Análisis de reserva
– Conocidas también como asignaciones de contingencia para considerar costes
inciertos
– Puede ser un % del coste estimado, un número fijo, etc.
– A medida que se obtiene mayor información durante el proyecto, estas
reservas se re evalúan
7. Costo de la Calidad
8. Software de Gestión de Proyectos
– Hojas de cálculo, simulaciones, herramientas estadísticas, etc.
9. Análisis de propuestas para licitaciones
– Se analizan propuestas de vendedores calificados para determinar lo que un
proyecto debiera costar
10. Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
7.2 ESTIMAR LOS COSTOS: SALIDAS
1. Estimaciones de Costos de las Actividades
– Son evaluaciones cuantitativas de los costes probables requeridos
para completar el trabajo del proyecto
– Se estiman los costes para todos los recursos que utiliza cada
actividad
2. Base de las Estimaciones
– Documentación que soporta las estimaciones de coste:
• Cómo se hizo la estimación
• Supuestos
• Restricciones conocidas
• Rango de precisión de las estimaciones
• Nivel de confianza de la estimación final
3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
– (Entre otros) el Registro de riesgos
7.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO
• Es el proceso de sumar los Costos Estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo
para establecer una línea base de costos
autorizada
• El presupuesto del proyecto constituye los
fondos autorizados para ejecutar el proyecto
• El desempeño de los Costos del Proyecto será
medido contra el presupuesto autorizado
7.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan de Gestión de 1. Costos Agregados 1. Línea Base de Costos
Costos 2. Análisis de Reserva 2. Requisitos de
2. Línea base del 3. Juicio de Expertos financiamiento del
4. Relaciones Históricas
Alcance proyecto
5. Conciliación del Límite
3. Estimación de Costos 3. Actualizaciones a los
del Financiamiento
de la Actividad documentos del
4. Base de las proyecto
Estimaciones
5. Cronograma del
proyecto
6. Calendarios de
recursos
7. Registro de Riesgos
8. Acuerdos
9. Activos de los
procesos de la
organización
 7.3 DETERMINAR EL
PRESUPUESTO: ENTRADAS
1. Plan de Gestión de Costos
2. Línea base del alcance
– Enunciado del alcance
– EDT
– Diccionario de la EDT
3. Estimaciones de costos de las actividades
– Son necesarias para obtener los costos de los paquetes de trabajo
en el que están contenidas. La Técnica de Costos Agregados usará
los costos de los paquetes.
4. Base de las Estimaciones
– El detalle que sustenta las estimaciones de Costos debería
especificar los supuestos básicos referidos a la inclusión o
exclusión de los costos indirectos entre otros temas.
 7.3 DETERMINAR EL
PRESUPUESTO: ENTRADAS
5. Cronograma del proyecto
6. Calendario de Recursos
7. Registro de Riesgos
– Se debe revisar este Registro para tener en cuenta los costos
correspondientes a las respuestas frente a Riesgos.
8. Acuerdos
– Costos de productos, servicios o resultados, adquiridos a
vendedores
9. Activos de los procesos de la organización
– Políticas y procedimientos relacionadas con la elaboración de
presupuestos de costos.
– Herramientas para la elaboración de presupuestos.
– Métodos para la preparación de informes.
 7.3 DETERMINAR EL
PRESUPUESTO: H&Ts
1. Costos Agregados
– Estimaciones de costos son sumados por paquetes de trabajo de
acuerdo a la EDT
– Las estimaciones de costos de paquete de trabajo se agregan a
niveles más altos de la EDT, tales como cuentas de control
– Finalmente se consolida para el proyecto completo
2. Análisis de reserva
– Reservas de contingencia: asignaciones para cubrir riesgos que se
presenten
– Reservas de gestión: presupuesto reservado para cambios no
planificados de alcance y coste
3. Juicio de expertos
 7.3 DETERMINAR EL
PRESUPUESTO: H&Ts
4. Relaciones históricas
– Cualquier relación histórica que resulte en estimaciones
paramétricas o análogas involucran usar parámetros de
proyectos para desarrollar modelos matemáticos para
predecir los costes totales del proyecto
5. Conciliación del límite del financiamiento
– Los gastos de fondos debieran ser reconciliados con
limitaciones de fondos según los fondos comprometidos
para el proyecto
– Una variación entre los límites de financiación y los gastos
planeados podría necesitar la reprogramación del trabajo
para nivelar los gastos
Donde van las Reservas
 7.3 DETERMINAR EL
PRESUPUESTO: SALIDAS
1. Línea Base de Costos
– Es un presupuesto aprobado (BAC: Presupuesto hasta la Conclusión, Budget At
Completion), distribuido en el tiempo, que se usa para medir, Monitorizar y
controlar el desempeño completo de costes del proyecto
– Es desarrollado como una suma de los presupuestos aprobados por período de
tiempo y típicamente se despliega en la forma de una curva S
– En la técnica de Valor Ganado, la Línea Base de Costos es referida como la Línea
Base para la medición del desempeño de Costos.
2. Requisitos de financiamiento del proyecto
– Requisitos de financiación total y periódicos (ejemplo, mensualmente,
trimestralmente) son derivados de la línea base de coste
– La línea base de coste incluirá gastos más deudas anticipadas
– Los fondos totales requeridos son aquellos incluidos en la línea base de coste,
más las reservas de gestión cuando correspondan
3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
– Entre otros, el Cronograma del Proyecto y el Registro de Riesgos.
Línea Base de Costo autorizada que es la suma de los costos calculados de actividades individuales o paquetes de
trabajo. Esta línea base abarca la totalidad de presupuestos autorizados, pero deja fuera las reservas de gestión.
LOS COSTOS DE UN PROYECTO
% Avance
Presupuesto Planificado
Total (BAC)
100%

Valores
Valores acumulados ($)

planificados (PV)

Actividades y Productos
Inicio Tiempo Inicio
 7.4 CONTROLAR LOS COSTOS
• Proceso de Monitorizar el estado del proyecto para
actualizar el presupuesto y administrar cambios a la
Línea Base de Costos
• Esto implica registrar gastos reales a la fecha
• Todo aumento al presupuesto aprobado debe ser
aprobado a través del proceso “Realizar el Control
Integrado de Cambios”.
• Un control de costos efectivo debe considerar no
sólo el control de los gastos reales, sino también el
valor del trabajo ejecutado.
 7.4 CONTROLAR LOS COSTOS
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan para la 1. Gestión del Valor 1. Información de
Dirección del Ganado Desempeño del
Proyecto 2. Pronósticos Trabajo
2. Pronósticos de
2. Requisitos de 3. Índice de Costos.
financiamiento del desempeño del 3. Solicitudes de
proyecto trabajo por cambio
3. Datos de completar (TCPI) 4. Actualizaciones al
Desempeño del 4. Revisiones del Plan para la Dirección
Trabajo desempeño del Proyecto
4. Activos de los 5. Software de 5. Actualizaciones a
los Documentos del
procesos de la Gestión de Proyecto
organización Proyectos 6. Actualizaciones a
6. Análisis de los Activos de los
Reserva procesos de la
organización
 7.4 CONTROLAR LOS COSTOS:
ENTRADAS
1. Plan para la Dirección del Proyecto
– Línea Base de Costos
– Plan de Gestión de Costos
2. Requisitos de financiamiento del proyecto
3. Datos sobre el desempeño del trabajo
– Información sobre entregables que se han iniciado, su avance y entregables finalizados
– Costos que han sido autorizados e incurridos, y estimaciones para completar el trabajo del
proyecto
4. Activos de los procesos de la organización
– Políticas, procedimientos, guías
– Herramientas de Control de Costos
– Métodos de seguimiento e información que se utilizarán
 7.4 CONTROLAR LOS COSTOS:
H&Ts
1. Gestión del Valor Ganado
2. Pronósticos
3. Índice de desempeño del trabajo por
completar (TCPI)
4. Revisiones del desempeño
5. Análisis de variación
6. Software de gestión de proyectos
H&Ts: 1.TÉCNICA DE GESTIÓN DEL
VALOR GANADO (EVM)
• Práctica propuesta por el PMI en el PMBOK.
• En sus diversas formas, es un método comúnmente
utilizado para medir el desempeño en proyectos
• Integra en una sola medición:
– Alcance completado del Proyecto
– Cumplimiento del Cronograma del Proyecto
– Costos del Proyecto
• Ayuda a evaluar y medir el desempeño del proyecto y su
avance
• Requiere de una línea base integrada contra la cual medir
(Línea base para la medición del desempeño)
 H&Ts: 2. PRONÓSTICOS
• En la medida que el proyecto avanza, el equipo de proyecto
puede desarrollar pronosticos para la estimación al término
(EAC: Estimación a la Conclusión, Estimate At Completion), el
cual puede diferir del BAC (Presupuesto hasta la Conclusión,
Budget At Completion)
• Cuando se hace obvio que el BAC podría no ser viable, el
director del proyecto debiera desarrollar un EAC proyectado
• EAC está típicamente basado en los costes reales (AC) más una
estimación del trabajo restante para terminar (ETC:
Estimación hasta la Conclusión, Estimate To Complete)
• El objetivo de las proyecciones es disponer de alertas
tempranas para adoptar las acciones correctivas
oportunamente
H&Ts: 3 ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL
TRABAJO POR COMPLETAR (TCPI)
• TCPI es el Índice de Desempeño del Trabajo por Completar,
traducción de To-Complete Performance Index
• TCPI es la proyección calculada del desempeño de coste que
debe ser alcanzado en el trabajo restante para cumplir una
fecha de gestión establecida, tal como el BAC o el EAC
• Cuando se hace obvio que el BAC no es viable, el director del
proyecto estima una proyección al término (EAC). Una vez
aprobada, el EAC se transforma en la meta de desempeño

– TCPI (basada en BAC) = (BAC – EV) / (BAC – AC)

– TCPI (basada en EAC) = (BAC – EV) / (EAC – AC)
 7.4 CONTROLAR LOS COSTOS:
H&TS
4. Revisiones del desempeño
– Se compara el desempeño del coste sobre el tiempo
– Se revisan actividades del cronograma o paquetes de trabajo atrasadas o bajo el
presupuesto
– Se revisan fondos estimados requeridos para completar el trabajo en progreso
– Si se usa valor ganado, la siguiente información es determinada:
• Análisis de variación
• Análisis de tendencias
• Desempeño del valor ganado
5. Software de gestión de proyectos
6. Análisis de Reserva
– Al hacer el control de los Costos, se utiliza el Análisis de Reserva para hacer el
seguimiento del estado de las reservas para Contingencia y Administración, para
determinar si el Proyecto todavía necesita de estas reservas o si se han de
solicitar reservas adicionales.
 7.4 CONTROLAR LOS COSTOS:
SALIDAS
1. Información de Desempeño del Trabajo
– Los valores CV, SV, CPI, SPI calculados para componentes de la EDT, en particular
para paquetes de trabajo y cuentas de control, son documentados y
comunicados a interesados
2. Pronósticos de Costos
– EAC, ya sea calculado o reestimado, es documentado y comunicado a
interesados
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
– Línea base del desempeño de costes, plan de gestión de costes
5. Actualizaciones a los documentos del proyecto
– Estimaciones de costes y bases de estimaciones
6. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
– Se actualizan activos, tales como causas de variaciones, acciones correctivas a
tomar y sus razones, lecciones aprendidas, etc.
TÉCNICA DE GESTIÓN DEL VALOR
GANADO (EVM)
TÉCNICA DE GESTIÓN DEL VALOR
GANADO (EVM) (Sigue)
 ANÁLISIS SIN MÉTODO DEL
VALOR GANADO
Sin Valor Ganado, tenemos un costo real v/s un costo
planeado, pero no es posible conocer el avance del proyecto en
de tiempo y costo planificado
ANÁLISIS CON MÉTODO DEL
VALOR GANADO
Con Valor Ganado, es posible apreciar el nivel de avance
contra lo planeado, en términos de Tiempo (Cronograma)
ANÁLISIS CON MÉTODO DEL
VALOR GANADO
Con Valor Ganado, el desempeño del tiempo y de los costos
presupuestados se visualizan directamente en una misma
gráfica
INDICADORES CON VALOR
GANADO (EVM)
 A MANERA DE CONCLUSIÓN A
ESTA PARTE:
EL PROCESO DEL VALOR GANADO