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DEFINICIONES
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OBJETIVOS
Por grande o pequeño que sea un evento, todos tienen una razón, motivo,
causa o justificación por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como
en cualquier acción humana, sería equivalente a un barco sin destino o ruta
que navegar.
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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
1. Según número de participantes:
2. Técnico:
3. Cultural:
Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural
de nuestro país en diversos campos. Puede ser a través de exhibiciones
arqueológicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos,
historia de la gastronomía venezolana, muestras de arte, presentaciones de
nuestro folklore, teatro, entre otros.
4. Literario:
5. Social:
6. Familiares:
Bodas de Oro.
Bodas de Plata.
Cumpleaños.
Velorios.
Otros.
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7. Turístico:
Actividades turísticas:
Ferias turísticas.
Ferias gastronómicas.
Workshop.
Fitur.
Fam trips.
Festivales culturales.
8. Espectáculos o Artísticos:
Farándula:
Miss Venezuela.
Desfiles de Modas.
Presentación de Artistas.
Premiación.
Dar a Conocer una Película o Novela.
9. Deportivo:
Deportivo:
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DESARROLLO Y FUNCIONAMIENTO DE UN EVENTO
Pasos a realizar
ESQUEMA ORGANIZATIVO
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Funciones Generales
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1.3.- Comité de Relaciones Públicas y Protocolo
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a) Logístico (A y B)
a) Técnico (Contenido)
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b) Comité de Actividades Sociales
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de promoción y difusión del evento
Elaborar notas de prensa promocionando el evento
Hacer cronograma de publicación de notas de prensa y avisos
contratados
Hacer cronograma de entrevistas en medios (TV, radio, diarios,
revistas)
Concertar entrevistas en medios
Reservar espacios en medios para publicación de avisos contratados
Preparar y convocar a conferencia de prensa
Entregar material promocional e informativo del evento a los medios
de comunicación
Invitar a los medios a asistir al evento.
Promocionar el evento presentando un Plan de Difusión.
Seleccionar información y preparar notas de prensa para los diversos
medios de comunicación.
Gestionar entrevistas en medios para la difusión del evento.
Diseñar y coordinar la publicación de avisos contratados.
Coordinar la acreditación y participación de periodistas para cubrir el
evento.
Elaborar un programa especial para Prensa.
Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas
y grabación de las noticias propaladas por radio y televisión.
Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.
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Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo
cual debe llevar un registro denominado Biblia, donde se consigna datos
de llegada y salida de vuelos, procedencia, número de pasajeros,
conexiones, itinerarios, etc.
Debe trabajar estrechamente con el Comité de Relaciones Públicas y
Protocolo a nivel de Comisión Organizadora
Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Aérea y
Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto
al ingreso del país, retiro de equipaje y trato especial a las
personalidades.
En base al registro de arribos (Biblia), presentar requerimiento de
unidades de transporte recomendando las mejores opciones y
supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de
servicio.
Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento
requerido.
Elaborar el Rooming List (check-in, check-out, tipo de habitación,
compañero de habitación, requerimientos especiales, etc.)
Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.
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publicidad.
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Ejecución: Llevar a la práctica lo preparado o lo que se hay planeado.
Cuadro de requerimiento
Planeación de un evento
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Costo del evento _____________________________________
Costo del artista _____________________________________
Costo del lugar o auditorio _____________________________________
Costo del hospedaje _____________________________________
Costo paraje aéreo _____________________________________
Costo traslado aeropuerto – hotel _____________________________________
Hotel – evento – evento – hotel _____________________________________
Hotel – Aeropuerto _____________________________________
Costo alimentación _____________________________________
Costo personal para el evento ____________________________________
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Alimentación ____________________________________
Papelería ____________________________________
INGRESOS
Boletería Nro de Boletas ___________ Por valor de _________ c/u Total ____________
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