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INTRODUCCIÓN

La organización es el proceso de diseño, planificación y producción de


congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Este
documento le permitirá a las Distribuidoras Turísticas conocer cómo se
desarrolla un evento y cuáles son las partes fundamentales del desarrollo de un
evento.

El objetivo principal del Manual de Organización de Eventos es presentar


una guía para organizar cualquier tipo de evento especial o conferencia, para lo
cual se proporcionan check lists, cronogramas, formatos y ejemplos que
pueden aplicar y adaptar a sus propios eventos.

Durante el desarrollo del manual se verán los detalles involucrados en


cada aspecto, desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de
todas las actividades, la conformación de un equipo humano adecuado, la
elaboración de un presupuesto, la negociación con proveedores, el contacto
con los medios de comunicación, la generación de fondos a través de
auspicios, la logística para el desarrollo del evento en sí, hasta la evaluación
final.

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DEFINICIONES

 Evento: suceso imprevisto o de realidad incierta, acontecimiento,


eventualidad, hecho, ocurrencias, sucedido, sucedido, suceso.

 Espectáculo: cualquier acción que se ejecuta en público para divertir o


recrear.

 Simposio: conferencia o reunión en que se examina y se discute


determinado tema.

 Conferencia: disertación en público sobre algún punto.


A) Doctrinal: (es decir pensamiento)
B) Plática entre 2 o más personas para tratar algún punto.

 Seminario: adiestramiento en la investigación o en la práctica de alguna


disciplina.

 Curso: tiempo señalado para asistir y oír ciertas lecciones en lo


académico. Todo curso es de 20 horas en adelante

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OBJETIVOS

Por grande o pequeño que sea un evento, todos tienen una razón, motivo,
causa o justificación por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como
en cualquier acción humana, sería equivalente a un barco sin destino o ruta
que navegar.

Es así que, existen dos grupos de objetivos- los generales y los


específicos. Los objetivos generales se pueden clasificar en seis tipos a tomar
en cuenta a la hora de realizar la propuesta conceptual:

1. Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o políticas de las


asociaciones o empresas, mediante la reunión de un programa de
actualización y/o capacitación continúa.
2. Informativo: mantiene a través de la reunión, una continua
comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos, desarrollos,
productos y servicios que afecten en forma general o particular la
profesión o el trabajo del individuo y de los intereses de la asociación o
empresa.
3. Motivacional: mantiene mediante la reunión un estado mental positivo
hacia la empresa o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o
asociados. También, permite reconocer con estímulos las acciones
sobresalientes de los individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de
la empresa o asociación.
4. Social: mantiene vínculos entre personas con el fin de fomentar las
relaciones humanas, dentro de un contexto socio histórico específico en
el cual existe un proceso de intercambio que requiere ciertos medios de
transmisión, dotados de recursos y habilidades de diversos tipos.
5. Cultural: mantiene una percepción descriptiva del conjunto de valores,
conocimientos científicos y literarios, creencias, costumbres,
convenciones, hábitos y prácticas características dentro de un contexto
social, religioso e intelectual.
6. Posicionamiento de Marca - Venta: mantiene a un grupo determinado
de personas en un espacio justo y preciso con una única propuesta de
venta que tiene por objeto identificar de forma visual o verbal a la
empresa diferenciándola de las demás.

La fijación de objetivos específicos debe ser clara y definitiva; a su vez, los


objetivos dan su razón de ser al evento, pues establecen los lineamientos y
parámetros que regirán las acciones a seguir. Generalmente los objetivos que
se persiguen en el evento son: Informar a la audiencia de nuevos productos y
tecnologías y reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios

Estos objetivos deben ir encaminados a lograr el objetivo principal:

Incrementar el posicionamiento de la marca en la mente y corazón de las


audiencias objetivo.

Es importante identificar la audiencia para dirigir eficazmente los mensajes que


se desean comunicar de la empresa.

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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
1. Según número de participantes:

• Pequeño hasta 100 personas


• Mediano de 100 a 500 personas
• Grande desde 500 personas

2. Técnico:

Todo evento que implica el análisis de temas específicos que comprometen un


avance o progreso para determinados sectores y/o una adecuada promoción
de productos y servicios a través de presentaciones.

3. Cultural:

Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural
de nuestro país en diversos campos. Puede ser a través de exhibiciones
arqueológicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos,
historia de la gastronomía venezolana, muestras de arte, presentaciones de
nuestro folklore, teatro, entre otros.

4. Literario:

 Lanzamiento de una Obra Literaria.


 Reconocimiento por escribir libros de cualquier género.
 Feria del libro.

5. Social:

Todo evento que sea un medio para promover la interrelación humana,


desempeñando relaciones públicas de manera más relajada a través de
almuerzos, cenas, cócteles, etc. Promoviendo y celebrando acontecimientos,
productos y/o servicios importantes para empresas, entidades o personas
naturales.

6. Familiares:

 Bodas de Oro.
 Bodas de Plata.
 Cumpleaños.
 Velorios.
 Otros.

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7. Turístico:

Todo evento que sirva de instrumento para la promoción y difusión de los


atractivos turísticos en nuestro país. Se concreta a través de la participación en
stands de promoción en ferias especializadas a nivel nacional e internacional.

Actividades turísticas:

 Ferias turísticas.
 Ferias gastronómicas.
 Workshop.
 Fitur.
 Fam trips.
 Festivales culturales.

8. Espectáculos o Artísticos:

Todo evento relacionado con el mundo del espectáculo; conciertos, festivales


musicales, etc.

Farándula:
 Miss Venezuela.
 Desfiles de Modas.
 Presentación de Artistas.
 Premiación.
 Dar a Conocer una Película o Novela.

9. Deportivo:

Todo evento de promoción de diversas actividades deportivas como


campeonatos de fútbol, tenis, olimpiadas de atletismo, carreras de autos,
competencias, etc. Ejemplo:

Deportivo:

 Encuentros Deportivos (En los eventos Deportivos conseguimos a


narradores y comentaristas en todas las disciplinas).
 Entrega de Premios (Premiación).
 Promoción de Olimpiadas (Locales – nacionales – internacionales y
mundiales).

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DESARROLLO Y FUNCIONAMIENTO DE UN EVENTO

Para la realización de un evento, el Organizador de Eventos tiene que tener en


cuenta los diferentes pasos que tiene que realizar para realizar un eventos.
Selección del tipo de evento, Brainstorming, selección de ideas a realizar,
teniendo en cuenta las tendencias que actualmente existen en el mercado,
conocer las necesidades que tiene el cliente.

Pasos a realizar

1. Brainstorming: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el


surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La
lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en
un ambiente relajado, es un proceso interactivo de grupo no
estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los
individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando
oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y
aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

2. Selección de ideas: consiste en seleccionar las mejores ideas y las


ideas que se pueden realizar para el evento teniendo en cuenta, las
necesidades que tiene el cliente.

3. Cuadro de trabajos: se realiza un cuadro de trabajo para determinar el


tiempo que se tiene que realizar cada idea seleccionada, con ello nos
permite un mejor orden y control de las responsabilidades del
Organizador de Eventos.

ESQUEMA ORGANIZATIVO

1.- Comisión Organizadora

Es la reunión de personas seleccionadas para llevar a cabo las diferentes


funciones de organización para un evento. Usualmente en los gremios del
sector privado esta comisión puede estar conformada por miembros de la Junta
Directiva, con la participación de asociados especialmente invitados. En el caso
de comisiones mixtas (entidades del sector público y del sector privado), la
conformación se efectúa por designación de representantes por parte de las
Juntas Directivas de las entidades involucradas.

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Funciones Generales

 Formular el plan general de Organización del Evento


 Determinar fecha, sede, programa y temario
 Elaborar y aprobar normas y reglamentos
 Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos.
 Elaborar y aprobar el balance final del evento
 Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento
 Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento

Conformación y Funciones Específicas

La conformación varía de acuerdo al criterio de cada entidad que se


propone organizar un evento, basados en la metodología, nivel y magnitud
del mismo. A continuación se enumera a los integrantes fundamentales y se
describen sus funciones específicas.

1.1.- Coordinador General

 Nexo entre el Presidente y demás miembros de la Comisión.


 Coordinar la celebración de las reuniones de la Comisión.
 Hacer seguimiento a los informes presentados por los diversos Comités
o Sub-Comités de Trabajo.
 Apoyar a los Comités y Sub-Comités de Trabajo en la ejecución de sus
funciones.
 Coordinar y Supervisar en forma directa las labores asignadas a la
Secretaría General del evento.

1.2.- Coordinador administrativo

 Desempeñar las funciones del Presidente en su ausencia o cuando este


lo considere conveniente
 Cumplir con las comisiones que le confiere la Comisión o el Presidente
 Informar regularmente a la Comisión acerca de sus actividades
 Otras atribuciones y responsabilidades inherentes

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1.3.- Comité de Relaciones Públicas y Protocolo

 Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad


o al país
 Coordinar con las entidades respectivas los requerimientos de los
invitados (sala VIP del aeropuerto, trámites de migraciones preferencial,
aduana, etc.)
 Recepción y ubicación de personalidades, expositores y participantes en
las salas de sesiones y/o en los ambientes donde se ofrezcan los
agasajos.
 Otras actividades inherentes a sus funciones.

2.- Comité de Administración

2.1.- Subcomité de Administración de personal

La Comisión Organizadora coordinara con el comité de trabajo las


pautas determinadas para la organización de un evento, las mismas que
deben ser ordenadas en un Cronograma colocado en forma visible para
fácil seguimiento y control.
Las actividades previas varían de acuerdo al criterio de la entidad
organizadora y según la magnitud y nivel del evento.

2.2.- Subcomité de presupuesto y Finanzas

Elaborar el presupuesto de ingresos y egresos y las partidas necesarias


para atender los gastos relacionados al evento
 Colaborar en la obtención de fondos para la financiación del evento
 Recaudar y administrar los fondos obtenidos y aprobar en forma
conjunta con el Presidente los egresos correspondientes.

 Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar


control de los mismos.
 Recaudar o asignar el dinero obtenido por auspicios
 Preparar un Balance a la finalización del evento

2.3.- Subcomité de Suministros

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a) Logístico (A y B)

 Identificación y contratación de la sede del evento (salas de conferencias


y de trabajo, alojamiento, ambientes para servicios de A&B, otros
servicios, etc.)
 Identificación de equipos, maquinaria y materiales requeridos
 Determinación de requerimientos de personal de apoyo
 Identificación de servicios de terceros
 Contrataciones en coordinación con el Comité de Finanzas.

b) Comité Logístico (Infraestructura / Equipamiento)

 Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su


magnitud, nivel, metodología y en virtud a los requerimientos de cada
comité de trabajo.
 Presentar la relación de requerimientos para la aprobación de la
Comisión Organizadora.
 Presentar la relación de requerimientos aprobados ante el Comité de
Finanzas para la respectiva obtención de cotizaciones.
 Coordinar y Supervisar los servicios contratados a terceros.
 Administrar todo elemento o equipo adquirido para la realización del
evento.
 Otras actividades inherentes a sus funciones.

2.4.- Subcomité de Servicios Generales

a) Técnico (Contenido)

 Definir y proponer la metodología del evento


 Elaborar el temario y someterlo a la aprobación de la Comisión
 En base al temario propuesto, recomendar a los expositores,
conferencistas, panelistas, moderadores, etc.
 Elaborar el Programa Preliminar del evento y someterlo a consideración
de la Comisión
 Coordinar la ubicación, distribución y requerimientos de las salas de
trabajo.
 Informar al Presidente y Comisión de los avances de su gestión

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b) Comité de Actividades Sociales

 Elaboración y/o actualización de la lista de invitados


 Elaboración del programa social
 Evaluación de las posibles sedes
 Gestión de auspicios
 Diseño de invitaciones
 Atenciones y regalos
 Elaboración del programa turístico ( en caso de no existir un Comité
Turístico)
 Comité Turístico o de Excursiones
 Designar una entidad o agencia de viajes oficial
 Elaborar paquetes turísticos a los mejores precios del mercado
 Recibir inscripciones a pre y post tours
 Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y demás
rubros.

3.- Comité de Relaciones Públicas

Programar y coordinar las actividades sociales (inauguración, clausura, etc.),


culturales y/o turísticas que formarán parte del programa general del evento y
someterlas a la aprobación de la Comisión Organizadora

Obtener el auspicio de diversas entidades para el ofrecimiento de


agasajos y otras atenciones en coordinación con el Comité de Finanzas
Informar a la Comisión Organizadora sobre el avance de sus gestiones. Otras
actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

o Nota: Las actividades turísticas a que se hace mención, se


circunscriben al ámbito de la ciudad. En el caso que el evento
requiere la programación de Pre y/o Post Tours a diferentes
destinos turísticos del país, es conveniente conformar un Comité
de Trabajo ad-hoc.

3.1.- Comité de Prensa y Publicidad

 Trabajar en conjunto con la Coordinación General todos los aspectos

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de promoción y difusión del evento
 Elaborar notas de prensa promocionando el evento
 Hacer cronograma de publicación de notas de prensa y avisos
contratados
 Hacer cronograma de entrevistas en medios (TV, radio, diarios,
revistas)
 Concertar entrevistas en medios
 Reservar espacios en medios para publicación de avisos contratados
 Preparar y convocar a conferencia de prensa
 Entregar material promocional e informativo del evento a los medios
de comunicación
 Invitar a los medios a asistir al evento.
 Promocionar el evento presentando un Plan de Difusión.
 Seleccionar información y preparar notas de prensa para los diversos
medios de comunicación.
 Gestionar entrevistas en medios para la difusión del evento.
 Diseñar y coordinar la publicación de avisos contratados.
 Coordinar la acreditación y participación de periodistas para cubrir el
evento.
 Elaborar un programa especial para Prensa.
 Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas
y grabación de las noticias propaladas por radio y televisión.
 Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

3.2.- Comité de inscripción

 Trabaja y controla el ingreso de persona en el evento


 Contabiliza la cantidad de asistentes en el pre evento
 Realiza una base de datos, para manejar el control y la supervisión
 Busca inscribir a diferentes personas

3.3.- Comité de Recepción, Traslados y Alojamiento

Este comité se crea en el caso de eventos a nivel internacional o


nacional con participación de delegados estadales:

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 Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo
cual debe llevar un registro denominado Biblia, donde se consigna datos
de llegada y salida de vuelos, procedencia, número de pasajeros,
conexiones, itinerarios, etc.
 Debe trabajar estrechamente con el Comité de Relaciones Públicas y
Protocolo a nivel de Comisión Organizadora
 Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Aérea y
Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto
al ingreso del país, retiro de equipaje y trato especial a las
personalidades.
 En base al registro de arribos (Biblia), presentar requerimiento de
unidades de transporte recomendando las mejores opciones y
supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de
servicio.
 Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento
requerido.
 Elaborar el Rooming List (check-in, check-out, tipo de habitación,
compañero de habitación, requerimientos especiales, etc.)
 Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.

3.4.- Subcomité secretarial de información y documentación

 Trabaja directamente con el comité de incisión para la elaboración de


una base de datos de todos los asistentes
 Informa y documenta la realización de evento
 Elabora una información sobre los invitados principales, para la
recepción.
 Coordina con el comité de protocolo la recepción de los invitados.

3.5.- SubComité de Relaciones Públicas y actos sociales

 Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e


invitados especiales procedentes del exterior o provincias
 Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los
eventos
 Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso
que asistan sin previo aviso)
 Elaborar croquis de ubicación de invitados especiales en ambientes
donde se realizan los eventos.
 Busca la participación en una actividad social, como medio de

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publicidad.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA REALIZACIÓN DE


UN EVENTO

En la actualidad hay 5 factores que intervienen en la realización de un evento,


que determina como será realizado y cuáles son las características que tendrá
cada evento.

 Factor social: interviene de forma principal para la preparación de un


evento, ya que determina en mucho de los casos las características que
tiene un evento debido a que el factor social es directamente la
interrelación entre personas.
Ejemplo: ubicación geografía.

 Factor político: interviene de forma aislada en la elaboración de un


evento, pero también es algo que no se puede dejar de lado. Debido a
que influye en alguno de los casos.
Ejemplos Fechas de elecciones.

 Factores económicos: este factor si es principal debido a que depende


en mucho de los casos el tamaño o la cantidad de invitados en un
evento. Este factor es un controlador para el cliente.
Ejemplo: nivel económico, ingreso mensual de la persona.

 Factores socioculturales: nos presenta pues no como algo accesorio,


decorativo o superfluo , sino como algo radicalmente importante y
necesario para la vida y como un factor esencial de la identidad personal
y grupal , ligada indisolublemente a la evolución y desarrollo de las
personas y de los pueblos o lugares de vida.

PROCEDIMIENTOS FUNDAMENTALES PARA PLANEAR


UN EVENTO

 Planeación: El motivo del evento (si es social, cultural, político, etc.)


Fijas fecha, lugar, número de personas, listados de participantes,
Costos (con que presupuesto se cuenta).
 Preparación: Asignación de tareas o delegar funciones (hablar de
forma globalizada con los departamentos a crear o utilizar).

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 Ejecución: Llevar a la práctica lo preparado o lo que se hay planeado.

Cuadro de requerimiento

LISTA DE REQUERIMIENTOS LISTA DE REQUERIMIENTOS

1.- MATERIALES OFICINA 2.- EQUIPO HUMANO

3.- PLAN DE TRABAJO 4.-CRONOGRAMA

5.- ANALISIS ESTADISTICOS 6.- EST. GEOGRAFICOS Y


DEMOGRAFICOS

7.- PLAN MARKETING 8.- MATERIALES PARA EL


DESARROLLO DEL EVENTO

9.- CONVENIOS Y PERMISOS 10.- PATROCINIOS Y AUSPICIOS

11.- COMISIONES 12.- ADMINISTRATIVA

13.- TECNICA 14.- COMUNICACIONES

15.- SERVICIOS VARIOS 16.- MEDICA

17.- EQUIPO REGIONAL 18.- OBRAS

Planeación de un evento

Nombre del evento _____________________________________


Presentación del artista _____________________________________
Nombre del artista _____________________________________
Lugar del evento _____________________________________
Capacidad de personas _____________________________________
Nro de stand (vitrinas) _____________________________________

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Costo del evento _____________________________________
Costo del artista _____________________________________
Costo del lugar o auditorio _____________________________________
Costo del hospedaje _____________________________________
Costo paraje aéreo _____________________________________
Costo traslado aeropuerto – hotel _____________________________________
Hotel – evento – evento – hotel _____________________________________
Hotel – Aeropuerto _____________________________________
Costo alimentación _____________________________________
Costo personal para el evento ____________________________________

Costo transporte personal ____________________________________

Costo alimentación personal ____________________________________

Costo administrativo (papelería y otros) ____________________________________

TOTAL COSTO DEL EVENTO ____________________________________

Evaluación: Hacer un análisis del evento, de su pro y su contra para ser


más eficientes en una próxima oportunidad (mirar si se llevó a cabo todo
lo planeado).

EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

REDUCCIÓN DE GASTOS A TRAVES DEL INTERCAMBIO COMERCIAL

Tickets aéreos ____________________________________

Hotel (Alojamiento) ____________________________________

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Alimentación ____________________________________

Papelería ____________________________________

Publicidad en radio, televisión y prensa ____________________________________

INGRESOS

Boletería Nro de Boletas ___________ Por valor de _________ c/u Total ____________

Venta de publicidad ________________________________________

Venta de stand (vitrina) ________________________________________

Venta de camisetas y gorras ________________________________________

Costo de producción ________________________________________

Costo del evento ________________________________________

TOTAL GANANCIAS ________________________________________

Función de los Comités Organizadores Profesional de


Eventos

En los últimos 20 años, el trabajo de un organizador profesional de eventos ha


cambiado y evolucionado en diversas maneras. Actualmente se reconoce esta
actividad como una profesión en el mundo de los negocios. En ese sentido, la
organización profesional de eventos se ha tornado más compleja y sofisticada.
Por lo tanto, los organizadores profesionales de eventos se han visto en la
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necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos participan no
solamente en el planeamiento de actividades, sino también en la organización y
liderazgo de las mismas; ellos coordinan y comunican; y más importante aún,
ellos controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al
manejo de una reunión o convención, desde su concepción hasta concluir con
la evaluación y futuro planeamiento.

Características según el cargo

 Ser ejecutivo y ejecutor.


 Conocer su metier.
 Conocer la estructura de una comisión para el manejo de la actividad.
 Ceremonial y protocolo.
 Relaciones públicas.
 Conocimiento de tecnología y servicios.
 Ser detallista.
 Amplia autoridad.
 Planificar, no improvisar.
 Ordena, no manda.
 La contratación es una inversión, no un gasto.
 Ser hábil negociador.

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