PASAL PENJELAS

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI

PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN

MUKADDIMAH
Intelektualisme berasal dari kata intelektual yang merupakan
pengertian kapabilitas mahasiswa dalam pemahaman terhadappengetahuan
dan menghasilkan manifestasi tanggungjawab terhadap lingkungan sosialnya.

BAB I
KETENTUAN UMUM

Pasal 1
Nama
Cukup Jelas.

Pasal 2
Pengertian Umum
(1). Cukup Jelas.
(2). Cukup Jelas
(3). Cukup jelas
(4). Cukup jelas
(5). Cukup jelas
(6). Cukup jelas
(7). Cukup jelas
(8). Cukup jelas
(9). Cukup jelas
(10). Cukup jelas
(11). Cukup jelas
(12). Cukup jelas

Pasal 3
Ruang Lingkup
PDA PERMATA FT-UH yang dimaksud mencakupi pengelolaan
persuratan, inventarisasi, pengarsipan, proposal, konsep, dan laporan
pertanggungjawaban.

Pasal 4
Tujuan
Cukup jelas.
 BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Bagian Pertama
(Sekretariat)

Pasal 5
Letak Sekretariat
Cukup Jelas.

Pasal 6
Syarat Sekretariat
a. Cukup Jelas
b. Kelengkapan yang dimaksud adalah yang menunjang admistrasi
kesekretariatandan keuangan.
c. Cukup Jelas
Pasal 7
Fungsi Kesekretariatan
(1). Cukup Jelas.
(2). Cukup Jelas.
(3). Cukup Jelas.
(4). Tugas-tugas kecil dan insidental yang dimaksud adalah segala hal-hal
lain yang tidak berupa program kerja tetapi perlu untuk segera
dilaksanakan pada kondisi-kondisi tertentu dan dapat
dipertanggungjawabkan.
(5). Cukup Jelas.
(6). Cukup Jelas.
(7). Cukup Jelas.

Bagian Kedua
(Inventaris)

Pasal 8
Jenis Inventaris
Inventaris Permanen adalah kekayaan organisasi yang dalam jangka
waktu relatif lama tidak mengalami perubahan seperti sekret, lemari, papan
tulis, dan lain-lain. Sedangkan, Inventaris Tidak Permanen adalah kekayaan
organisasi yang dalam waktu singkat dapat berubah-ubah seperti kertas,
amplop, dan lain-lain.

Pasal 9
Penomoran Inventaris
Nomor inventaris terdiri dari 5 bagian yaitu:
a) Kode Inventaris, menunjukkan keterangan bahwa barang tersebut
merupakan inventaris. Ditulis dengan kode “INV”.
b) Nomor Urut, dimulai dari nomor “001” hingga tak terbatas dan
diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap pergantian periode
kepengurusan.
 c) Kode Lembaga, terdiri dari:

MMT FT-UH : Untuk inventaris milik MMT FT-UH.

DM PERMATA : Untuk inventaris milik DM PERMATA
FT-UH FT-UH.
BE PERMATA : Untuk inventaris milik BE PERMATA
FT-UH FT-UH.
d) Kode Bulan, menunjukkan waktu (bulan) penginventarisasian barang
tersebut yang ditulis dengan angka romawi.

I: Januari VII: Juli

II: Februari VIII: Agustus
III: Maret IX: September
IV: April X: Oktober
V: Mei XI: November
VI: Juni XII: Desember

e) Kode Tahun, menunjukkan waktu (tahun) penginventarisasian barang

tersebut yang ditulis utuh sesuai tahun (masehi).

Contoh penulisan nomor inventaris:

INV/001/BE PERMATA FT-UH/X/2016

PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN

INV/001/BE PERMATA FT-UH/X/2016

Kode Inventaris
Nomor
Kode lembaga
Kode Bulan
Kode tahun

Bagian Ketiga
(Buku Organisasi)

Pasal 10
Buku-buku Organisasi
(1). Format Buku Tamu:
 Keterangan Kolom:
1. Nomor urut tamu yang datang/berkunjung.
2. Hari dan tanggal kedatangan tamu.
3. Nama lengkap tamu.
4. Organisasi/instansi yang diwakili.
5. Personal yang ingin ditemui dalam hal ini pemangku jabatan inti
struktural.
6. Maksud dan tujuan bertamu.
7. Tanda tangan.
8. Hal-hal lain yang di anggap perlu
(2). Format Buku Agenda Surat:
Contoh format pencatatan surat masuk:

Contoh format pencatatan surat keluar:

Keterangan Kolom:
1. Nomor urut surat masuk/keluar.
2. Nomor persuratan yang diterima atau dikirim.
3. Tanggal diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
4. Asal surat (pencatatan surat masuk)/ tujuan surat (pencatatan surat
keluar).
5. Perihal atau maksud isi surat.
6. Keterangan menjelaskan hal-hal lain yang dianggap perlu.
(3). Cukup Jelas.
(4). Format Buku Presensi:

Keterangan kolom:
1. Nomor urut peserta rapat.
2. Nama lengkap peserta rapat.
3. Jabatan struktural peserta rapat dalam kepengurusan dan atau
angkatan dilingkup PERMATA FT-UH.
4. Tandatangan peserta rapat.
5. Hal-hal lain yang dianggap perlu.
(5). Format Buku Ekspedisi:

Keterangan kolom:
1. Nomorurut surat.
2. Nomor surat sesuai kaidah persuratan PERMATA FT-UH.
3. Tanggal dikeluarkannya surat.
4. Tanggal pengiriman surat.
 5. Tujuan/alamat surat keluar.
6. Perihal/maksud surat dikeluarkan.
7. Tandatangan/paraf penerima surat.
8. Hal-hal lain yang dianggap perlu.

Contoh Format tanda terima surat :

(6). Format Buku Inventaris:

Keterangan kolom:
1. Nomor urut barang.
2. Kode barang.
3. Nama barang.
4. Total barang.
. 5. Jumlah barang yang masih bagus.
6. Jumlah barang yang sudah rusak.

(7). Format Buku Catatan Kegiatan:

Keterangan kolom:
1. Nomor urut kegiatan.
2. Tanggal, bulan, dan tahun pelaksanaan kegiatan.
3. Nama kegiatan yang dilaksanakan.
4. Pelaksana kegiatan (departemen/kelompok khusus).
5. Nama tempat/gedung/lokasi pelaksanaan kegiatan.
6. Hal-hal yang dianggap penting.
(8). Cukup Jelas

Bagian Keempat
(Persuratan)
Pasal 11
Fungsi Surat
(1). Cukup jelas.
(2). Cukup jelas.
(3). Cukup jelas.
(4). Cukup jelas.
(5). Cukup jelas.
(6). Cukup jelas.
(7). Cukup jelas.
 Pasal 12
Bentuk dan Syarat Surat
(1). Cukup jelas.
(2). Cukup jelas.
(3). Cukup jelas.
(4). Cukup jelas.
(5). Cukup jelas.
(6). Cukup jelas.

Bagian Kelima
(Bagian-Bagian Surat)

Pasal 13
Kop Surat
Penyusunan Kop Surat:

a) Kop MMT FT-UH terdiri dari:

1) Logo PERMATA FT-UH di bagian tengah atas dengan ukuran 3 x
3 cm
2) Tulisan “MUSYAWARAH MAHASISWA TAMBANG FAKULTAS
TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN” berwarna biru dengan
jenis huruf Arial Black ukuran 11 (pt).
3) Tulisan alamat sekretariat dan media informasi berwarna hitam
dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 8 (pt).
4) Garis datar biru 4,5 (pt) dan putih 1 (pt) di bagian tengah garis
datar biru, ukuran panjang mengikuti batas margin
Contoh Kop MMT FT-UH:

b) Kop DM PERMATA FT-UH terdiri dari:

1) Logo PERMATA FT-UH di bagian tengah atas dengan ukuran 3 x
3 cm.
2) Tulisan “DEWAN MAHASISWAPERSATUAN MAHASISWA
TAMBANG FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN”
berwarna biru dengan jenis huruf Arial Black ukuran 14 (pt).
3) Tulisan alamat sekretariat dan media informasi berwarna hitam
dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 8 (pt).
4) Garis datar biru 4,5 (pt) dan putih 1 (pt) di bagian tengah garis
datar biru, ukuran panjang mengikuti batas margin.
Contoh Kop DM PERMATA FT-UH:

c) Kop BE PERMATA FT-UH terdiri dari:

1) Logo PERMATA FT-UH di bagian tengah atas dengan ukuran 3 x
3 cm
2) Tulisan “BADAN EKSEKUTIF PERSATUAN MAHASISWA
TAMBANG FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN”
berwarna biru dengan jenis huruf Arial Black ukuran 14 (pt).
3) Tulisan alamat sekretariat dan media informasi berwarna hitam
dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 8 (pt).
4) Garis datar biru 4,5 (pt) dan putih 1 (pt) di bagian tengah garis
datar biru, ukuran panjang mengikuti batas margin.
Contoh Kop BE PERMATA FT-UH:

Untuk kop kegiatan

1) Logo PERMATA FT-UH di sebelah kiri atas.
2) Logo kegiatan di sebelah kanan atas dan ukuran di
sesuaikan.
3) Nama kegiatanberwarna biru dengan jenis huruf Arial Black
ukuran 14 (pt).
4) Tulisan Badan Eksekutif Persatuan Mahasiswa Tambang
Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin berwarna biru
dengan jenis huruf Arial Black ukuran 11 (pt).
5) Tulisan periode kepengurusan berwarna biru dengan arial
black.
6) Tulisan alamat sekretariat dan media informasi berwarna
hitam dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 8 (pt).
7) Garis datar biru 4,5 (pt) dan putih 1 (pt) di bagian tengah
garis datar biru, ukuran panjang mengikuti batas margin.
Contoh Kop Kegiatan:
 Pasal 14
Kepala Surat
Ditulis dengan tebal bergaris bawah dengan huruf Arial Black, kapital
semua dengan ukuran huruf 15 (pt).
Contoh Kepala Surat:

SURAT KEPUTUSAN

Pasal 15
Penomoran Surat

a) Nomor Surat terdiri dari:

1) Nomor Urut, dimulai dari nomor 001 hingga tak terbatas dan
diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap pergantian
periode kepengurusan.
2) Kode Jenis Surat, terdiri dari:
a. A : Untuk Surat kedalam Intern
b. B : Untuk Surat keluar Ekstern
: Untuk Surat Keputusan yang digunakan oleh MMT
c. TUS
FT-UH dan DM PERMATA FT-UH
: Untuk Surat Keputusan yang digunakan BE
d. SK
PERMATA FT-UH.
e. TAP : Untuk Surat Ketetapan
f. SM : Untuk Surat Mandat
g. SR : Untuk Surat Rekomendasi
h. KET : Untuk Surat Keterangan
i. SP : Untuk Surat Pernyataan
j. SE : Untuk Surat Edaran
k. SER : Untuk Sertifikat
l. PP : Untuk Piagam Penghargaan
3) Kode Jabatan/Kepanitian
Kode Jabatan berlaku untuk Badan Eksekutif, misalnya:
a. KU : Untuk Ketua BE PERMATA FT-UH.
KodeKepanitiaan, misalnya:
a. PP : Panitia Pelaksana
b. TW : Team Work
4) Kode Lembaga
Kode yang digunakan misalnya:
a. MMT FT-UH Untuk Musyawarah Mahasiswa
TambangFakultas Teknik Universitas
Hasanuddin
b. DM PERMATA FT-UH Untuk Dewan Mahasiswa Persatuan
Mahasiswa Tambang Fakultas Teknik
Universitas Hasanuddin
c. BE PERMATA FT-UH Untuk Badan Eksekutif Persatuan
Mahasiswa Tambang Fakultas
TeknikUniversitas Hasanuddin
 5) Bulan
Kode Bulan ini menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut
dikeluarkan yang ditulis dengan angka romawi seperti
contoh berikut :

I : Januari VII : Juli

II : Februari VIII : Agustus
III : Maret IX : September
IV : April X : Oktober
V : Mei XI : November
VI : Juni XII : Desember

6) Tahun
Kode Tahun ini menunjukkan waktu tahun (masehi) surat
tersebut dikeluarkan yang ditulis utuh sesuai tahun
(masehi).

Contoh penulisan nomor surat

b) Peletakan nomor surat

1) Pada surat dengan memakai sistem “perihal” maka nomor surat
ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, dibawah kop surat.

Contoh peletakan nomor surat

: Nomor :…………………
Lampiran :…………………
Perihal : UndanganContoh
nomor surat :
Surat Kode A :Nomor : 001/A/DM PERMATA FT-UH/IX/2016
Surat Kode B :Nomor : 001/B/ DM PERMATA FT-UH /IX/2016
Surat Kepanitiaan:Nomor : 001/B/PP-BLAZT/BE PERMATA FT-
UH/II/2016
2) Pada surat dengan sistem judul (Surat Keputusan, Surat Ketetapan, Surat
Rekomendasi, Surat Mandat, Surat Keterangan, Surat Pernyataan, Surat
Edaran, Sertifikat, Piagam) judulnya ditempatkan ditengah-tengah di
bawah kop surat dan nomor suratnya ditempatkan dibawah judul surat.
Contoh peletakan nomor surat:

SURAT KETETAPAN
Nomor :001/TAP/MMT FT-UH/III/2016
Contoh nomor surat :
- Surat Ketetapan:

SURAT KETETAPAN
Nomor: 001/TAP/MMT FT-UH/IX/2016
SURAT KETETAPAN
Nomor: 001/TAP/DM PERMATA FT-UH/IX/2016

- Surat Keputusan:

SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 001/TUS/DM PERMATA FT-UH/IX/2016
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 001/SK/KU/BE PERMATA FT-UH/IX/2016
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 001/TUS/MMT FT-UH/IX/2016
- Surat Mandat:
SURAT MANDAT
Nomor: 001/SM/KU/BE PERMATA FT-UH/X/2016
- Surat Rekomendasi:
SURAT REKOMENDASI
Nomor: 001/SR/KU/BE PERMATA FT-UH/IX/2016
- Surat Keterangan:
SURAT KETERANGAN
Nomor: 001/KET/KU/BE PERMATA FT-UH/IX/2016

- Surat Pernyataan:
SURATPERNYATAAN
Nomor: 001/SP/KU/BE PERMATA FT-UH/IX/2016

- Surat Edaran:
SURAT EDARAN
Nomor: 001/SE/KU/BE PERMATA FT-UH/IX/2016
- Sertifikat:
SERTIFIKAT
Nomor: 001/SER/TW-LKA/BE PERMATA FT-UH/IX/2016

- Piagam Penghargaan:
PIAGAM PENGHARGAAN
Nomor : 001/PP/KU/BE PERMATA FT-UH/IX/2016

Pasal 16
Lampiran Surat
a) Sesuatu yang dilampirkan seperti brosur, kuitansi, faktur, daftar
peminjam/permohonan barang atau dokumen lain harus
disebutkan dalam surat. Contoh:
Lampiran : 1 Rangkap
Lampiran : 1 Lembar
Lampiran :-
 b) Jika terdapat lampiran,maka pada lampiran bagian sudut kiri atas
cantumkan
“Lampiran Surat Nomor : …………………..”

Pasal 17
Perihal / Hal
(1). Pada Surat Biasa
Tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan
Contoh:
Nomor
Lampiran
Perihal

(2). Perihal tentang Keputusan dan Ketetapan

Dibuat dengan sistem judul, dimana ditulis dengan huruf
kapital, rata tengah dan ditebalkan.
Contoh:
TENTANG
SUSUNAN KEPANITIAAN RAPAT KERJA
BADAN EKSEKUTIF PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE 2016/2017

(3). Surat yang tak menggunakan sistem perihal (Surat Mandat, Surat
Rekomendasi, Surat Keterangan, Surat Pernyataan, Surat Edaran,
Sertifikat, Piagam Penghargaan), inti surat tersebut dijelaskan pada
isi surat.

Pasal 18
Alamat dan Tujuan
Penulisan tujuan terletak disebelah kiri dibawah perihal surat,
dan tujuan yang ditulis dengan huruf tebal (bold).
Contoh:
Yang Terhormat,
Dekan Fakultas Teknik
Universitas Hasanuddin
Di-
Tempat
Pasal 19
Isi Surat
(1) Pembuka
Contoh :
Assalamu alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dengan Hormat....

(2) Cukup Jelas

(3)Penutup
Contoh :
 Demikian...
Hidup Teknik!
Jayalah PERMATA!
WassalamualaikumWarahmatullahi Wabarakatuh
Dig the past for brighter future!
Wassalamu alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Pasal 20
Tanggal
Penulisan tanggal surat terletak disebelah kanan atas surat sebelum
perihal. Tanggal surat berisikan lokasi dikeluarkannya surat yang disertakan
tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat, dimana penulisannya harus
lengkap dan jelas.
Contoh:
Gowa, 31 Oktober 2016
Pasal 21
Nama Lembaga dan atau Kepanitian

Terletak dibagian bawah kertas surat dan berada ditengah-tengah,

ditulis dengan huruf kapital tebal (bold).
Contoh:
BADAN EKSEKUTIF PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE 2016/2017

Pasal 22
Stempel

(1). Stempel Muktamar Mahasiswa Tambang Fakultas Teknik Universitas

Hasanuddin berbentuk lingkaran dengan didalamnya terdapat lambang
PERMATA FT-UH dengan tulisan “MUKTAMAR MAHASISWA TAMBANG
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN”

.
(2). Stempel Dewan Mahasiswa Persatuan Mahasiswa Tambang Fakultas
Teknik Universitas Hasanuddin berbentuk lingkaran dengan di dalamnya
terdapat lambang PERMATA FT-UH dengan tulisan “DEWAN
MAHASISWA PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN”.
(3). Stempel Badan Eksekutif Persatuan Mahasiswa Tambang Fakultas
Teknik Universitas Hasanuddin berbentuk segi lima dan terdapat
lambang PERMATA FT-UH di dalamnya serta tulisan “BADAN EKSEKUTIF
PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
HASANUDDIN”

(4). Stempel Kegiatan bertuliskan “Panitia Pelaksana” dan bila perlu dibuat
mengikuti logo kegiatan dengan proporsional.

Pasal 23
Nama dan Jabatan Penanggungjawab
(1). Posisi jabatan penandatangan surat, semakin ke kiri semakin tinggi
jabatan strukturalnya.
(2). Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf kapital tebal (bold)
bergaris bawah
(3). Jabatan ditulis dibawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa
(bold)
(4). Tandatangan dibubuhkan tepat diatas bagian nama yang bersangkutan.
(5). Stempel dibubuhkan di atas tanda tangan penanggungjawab administrasi
disebelah kiri dan menyentuh tanda tangan yang bersangkutan.
a) Jika hanya ketua dan sekretaris yang bertandatangan maka stempel
dibubuhkan di atas tanda tangan sekretaris umum.
b) Jika yang bertanda tangan lebih dari satu jabatan struktural dan
organisasi yang berbeda maka stempel dibubuhkan pada masing-
masing orang yang bertanda tangan.
Contoh (a) :

BADAN EKSEKUTIF PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE 2016/2017

STEMPEL
ORGANISASI

ANGGA AL-AMIN HUSAIN RAHMA KASNA

Ketua Sekretaris
 Contoh (b) :

BADAN EKSEKUTIF PANITIA PELAKSANA

PERSATUAN MAHASISWA TAMBANG LOKAKARYA PDA PERMATA FT-UH
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
HASANUDDIN
PERIODE 2016/2017
STEMPEL STEMPEL
ORGANISASI KEPANITIAA

ANGGA AL-AMIN HUSAIN SAWITTO ISRA SALEH

Ketua Ketua Panitia

Mengetahui,
WAKIL DEKAN III BIDANG KEMAHASISWAAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
STEMPEL
INSITUSI

DAENG PAROKA, ST, MT,Ph.D.

NIP. 19720118 199802 1 001

Pasal 24
Tembusan
Cara penulisan sebagai berikut:
a) Terletak di sebelah kiri bawah surat dan lurus sejajar dengan nomor
surat.
b) Tulisan tembusan dan objeknya menggunakan font Tahoma dengan
ukuran 9pt.
c) Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi.
d) Tembusan yang objeknya hanya satu maka penulisannya sebaris
atau sejajar dengan notasinya.
Contoh:
Tembusan: Ketua DM PERMATA FT-UH
e) Tembusan yang objeknya lebih dari satu maka penulisannya
berderet kebawah dan diberi nomor urut.
Contoh:
Tembusan:
1. Rektor Universitas Hasanuddin
2. Dekan Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin
3. Ketua DM PERMATA FT-UH
4. Arsip.

Pasal 25
Konsiderans
Konsiderans terdiri dari:
(1). Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai
pertimbangan tujuan, kepentingan dan alasan hingga perlu
dikeluarkan surat ketetapan.
(2). Kata “Mengingat” yang diikuti dasar hukum atau peraturan yang
ada hubungannya dengan pembuatan ketetapan sehingga
 pengeluaran ketetapan dapat dipertanggungjawabkan dan
mempunyai landasan hukum yang kuat.
(3). Sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata
“Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan-
ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat
pejabat atau kejadian yang dianggap perlu diperhatikan dalam
pembuatan ketetapan.

Pasal 26
Diktum
Diktum diawali dengan kata “MEMUTUSKAN” dan dilanjutkan
dengan kata “MENETAPKAN”, selanjutnya menguraikan diktum tersebut.
Apabila diktum memuaturaian untuk dilampirkan, maka pada halaman
terakhir lampiran harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan
keputusan.

Pasal 27
Kaki Surat

Kaki surat terdiri dari:

a) Tempat dikeluarkannya surat dimana terlebih dahulu ditulis
“Ditetapkan di:………………….”
b) Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat dimana terlebih
dahulu ditulis “Tanggal:………………..”
c) Waktu ditetapkannya surat ditulis “Pukul:………………”.
d) Letak kaki surat diatas Nama Lembaga dan atau Kepanitiaan

Contoh :

Diputuskan di : Bontomarannu, Gowa

Tanggal : 18 September 2012
Pukul : 22.05 WITA

Bagian Keenam
(Jenis Surat)

Pasal 28
Surat Ketetapan
Surat Ketetapan terdiri dari:
i. Kop Surat
ii. Kepala surat
iii. Nomor surat
iv. Perihal/Tentang
v. Konsiderans
vi. Diktum
vii. Kaki Surat
viii. Nama Lembaga
ix. Nama dan Jabatan penanggungjawab
x. Tembusan
xi. Lampiran (jika ada)
 Pasal 29
Surat Keputusan
Surat Keputusan terdiri dari:
i. Kop Surat
ii. Kepala surat
iii. Nomor surat
iv. Perihal/Tentang
v. Konsiderans
vi. Diktum
vii. Kaki Surat
viii. Nama Lembaga
ix. Nama dan Jabatan penanggungjawab
x. Tembusan
xi. Lampiran (jika ada)

Pasal 30
Surat Mandat

Surat Mandat terdiri dari:

i. Kop Surat
ii. Kepala Surat
iii. Nomor Surat
iv. Isi Surat
v. Tanggal Surat
vi. Nama Lembaga
vii. Nama dan Jabatanpenanggungjawab
viii. Tembusan
ix. Lampiran (jika ada)

Pasal 31
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi terdiri dari:
i. Kop
ii. Kepala Surat
iii. Nomor Surat
iv. Isi Surat
v. Tanggal Surat
vi. Nama Lembaga
vii. Nama dan Jabatan penanggung jawab
viii. Tembusan
ix. Lampiran (jika ada)
 Pasal 32
Surat Keterangan
Surat Keterangan terdari dari:
i. Kop surat
ii. Kepala surat
iii. Nomor surat
iv. Isi Surat
v. Tanggal Surat
vi. Nama Lembaga
vii. Nama dan Jabatan penanggungjawab
viii. Lampiran (jika ada)

Pasal 33
Surat Pernyataan
Surat Pernyataan terdari dari:
i. Kop Surat
ii. Kepala Surat
iii. Nomor Surat
iv. Isi Surat
v. Tanggal Surat
vi. Nama Lembaga
vii. Nama dan Jabatan penanggung jawab
viii. Lampiran (jika ada)

Pasal 34
Surat Biasa

Surat Biasa terdiri dari:

i. Kop Surat
ii. Nomor Surat
iii. Lampiran
iv. Perihal
v. Tujuan/ Alamat
vi. Isi Surat
vii. Tanggal Surat
viii. Nama Lembaga
ix. Nama dan Jabatan penanggunjawab
x. Lampiran (Jika ada)

Pasal 35
Surat Edaran
Surat Edaran terdiri dari:
i. Kop surat
ii. Kepala surat
iii. Nomor surat
iv. Isi Surat
v. Kaki surat
vi. Nama Lembaga
 vii. Nama dan Jabatan penanggung jawab
viii. Tembusan
ix. Lampiran (Jika ada)

Pasal 36
Sertifikat
Sertifikat terdiri dari:
i. Kop surat
ii. Kepala surat
iii. Nomor surat
iv. Isi
v. Tanggal surat
vi. Nama Lembaga dan atau Kepanitiaan
vii. Nama dan Jabatan penanggungjawab

Pasal 37
Piagam Penghargaan

Piagam Penghargaan terdiri dari:

i. Kop Surat
ii. Kepala Surat
iii. Nomor Surat
iv. Isi
v. Tanggal
vi. Nama Lembaga dan atau Kepanitiaan
vii. Nama dan Jabatan penanggungjawab

Bagian Ketujuh (Konsep dan Proposal Kegiatan)

Pasal 38
Konsep Kegiatan

Berikut format penulisan konsep:

(1). Kertas ukuran A4, 70 GSM.
(2). Kertas putih bersih.
(3). Spasi 1,5.
(4). Margin atas 2 cm, kiri 2 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2 cm.

Berikut sistematika konsep:

Sampul Kegiatan
BAB I. PENDAHULUAN
BAB II. KONSEP DASAR
II.1 Landasan Kegiatan
II.1.1 Landasan Filosofi
II.1.2 Landasan Yuridis
II.1.3 Landasan Oprasional
II.2 Nama Kegiatan
II.3Tujuan Kegiatan
II.3.1 Tujun Umum
II.3.1 Tujun Khusus
II.4 Tema Kegiatan
 II.5 Logo Kegiatan
II.6 Sasaran
BAB III. Metodologi dan Sistematika
III.1 Metodologi Pelaksanaan
III.2 Sistematika Pelaksanaan
BAB IV.PENUTUP
LAMPIRAN
- Rundown/Matriks Acara/Penangungjawab
- Susunan Kepanitiaan/ Team Work

Pasal 39
Proposal Kegiatan

Berikut format penulisan konsep:

(1). Kertas ukuran A4, 70 GSM.
(2). Kertas putih bersih.
(3). Spasi 1,5.
(4). Margin atas 2 cm, kiri 2 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2 cm.

Berikut sistematika proposal:

Sampul
A. Latar Belakang
B. Tujuan
C. Nama dan tema kegiatan
D. Waktu dan tempat kegiatan
E. Sasaran kegiatan
F. Susunan panitia
G. Anggaran kegiatan
H. Penutup

Untuk proposal event/sponsorsip kegiatan, selain hal-hal diatas

ditambahkan perjanjian kerjasama sponsorsip yang memuat media publikasi.
Biasanya diletakkan sebelum bab penutup.

BAB III
ADMINISTRASI KEUANGAN

Pasal 40
Pengelolaan
(1). Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk APBO untuk suatu
jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber dan
penggunaannya.
(2). Mencari dan mengumpulkan dana dari berbagai sumber-sumber
yang telah ditentukan, diserahkan kepada penanggungjawab
keuangan terkait dibawah koordinasi penanggungjawab keuangan
BE PERMATA-UH.
(3). Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh
penanggung jawab keuangan terkait harus lebih dahulu disetujui
olehpenaggungjawab keuangan BE PERMATA-UH.
 (4). Mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya
diserahkan kepada bendahara umum BE PERMATA-UH.

Pasal 41
Prinsip

Cukup Jelas

Pasal 42
Pelaksanaan

(1). Pendapatan Dana

a) Pendapatan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran
operasional Lembaga.Dengan mendapatkan dana dari donatur
tetap berupadana kemahasiswaan.
b) Menyerahkan hasil pendapatan dana kepada bendahara umum
ataupun sumberlain yang halal dan sesuai peraturan yang berlaku
di PERMATA-UH.
(2). Pengeluaran Dana
a) Pengeluaran tiap departmen/kelompok khusus harus sesuai
dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya.
b) Pengeluaran harus diajukan berdasarkan bukti-bukti yang telah
disetujui sebelumnya.
c) Pengeluaran dana harus disetujui oleh bendahara umum dan ketua
umum BE PERMATA-UH.

Pasal 43
Prosedur Pengeluaran Dana

Cukup Jelas

Pasal 44
Penyimpanan
Cukup Jelas

Pasal 45
Ketentuan Penerimaan dan Pengeluaran

Bukti penerimaan dan pengeluaran berupa kuitansi yang sah, dengan

ditandatangani oleh Bendahara Umum BE PERMATA FT-UH dan penerima.
Contoh :
 Pasal 46
Pendapatan

(1). Cukup Jelas.

(2). Cukup Jelas.
Pasal 47
Macam Pengeluaran

(1). Cukup Jelas.

(2). Cukup Jelas.
(3). Dana pengeluaran yang tidak dianggarkan dan untuk
pengeluarannya dapat dikondisikan sesuai hasil ketetapan DM
PERMATA FT-UH.
Pasal 48
Pembukuan Keuangan

a) Buku kas harian.

Format :

No. No. Kuitansi Keterangan Debet Kredit Saldo

1 2 3 4 5 6
1. Nomor urut.
2. Nomor Kuitansi
3. Keterangan merupakan pengelompokan pendapatan dan
pengeluaranorganisasi BE PERMATA FT-UH.
4. Debet merupakan segala pemasukkan pendapatan
organisasi (dana kemahasiswaan, dan sumber lain yang halal
dan sesuai peraturanyang berlaku di BE PERMATA-UH).
5. Kredit merupakan segala bentuk pengeluaran organisasi
sesuai APBO PERMATA-UH serta kebijakan keuangan BE
PERMATA FT-UH.
6. Saldo merupakan selisih akhir antara pendapatan dan
pengeluaran.
b) Cukup Jelas.

Pasal 49
Pelaporan Keuangan

(1). Laporan keuangan (Kas harian).

Format :
Jumlah Harga
No. No. Kuitansi/Nota Keterangan Total
Barang Barang
a B C d e f
a) Nomor Urut.
b) Nomor Kuitansi/Nota
c) Keterangan merupakan pengelompokan nama barang/jenis
barang atau pendapatan dan pengeluaran dalam bentuk lain di
setiap kegiatan.
d) Jumlah barang merupakan banyaknya barang.
e) Harga barang merupakan benda umum yang ditentukan nilainya.
f) Total merupakan nilai harga keseluruhan dari jumlah barang.
(2). Cukup Jelas.
Pasal 50
Pengawasan Keuangan

(1). Cukup Jelas.

(2). Cukup Jelas.
(3). Cukup Jelas.

BAB IV
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pasal 51
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Berikut format penulisanLaporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

(1). Kertas ukuran A4, 70 GSM.
(2). Kertas putih bersih.
(3). Spasi 1,5.
(4). Margin atas 2 cm, kiri 2 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2 cm.
Berikut sistematika Laporan Pertanggungjawaban kegiatan:
Sampul
Lembar penyerahan
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
I.2 Maksud dan Tujuan
I.3 Nama, Waktu dan Tempat Pelaksanaan
I.4 Sumber Daya Manusia dan Dana
BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
II.1 Tahap Pelaksanaan Kegiatan
1. Pra Pelaksanaan Kegiatan
2. Pelaksanaan
3. Pasca Pelaksanaan
II.2 Faktor Pendukung dan Penghambat
1. Faktor Pendukung
2. Faktor Penghambat
BAB III. EVALUASI KEGIATAN
III.1 Evaluasi Pelaksanaan

III.2 Evaluasi Kepanitiaan

BAB IV.PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
IV.2 Saran-saran.
LAMPIRAN
- Proposal Kegiatan
- SK Kepanitiaan
- Persuratan
- Dokumentasi Kegiatan
- Laporan Keuangan
- Nota-nota atau bukti transaksi keuangan

Pasal 52
Laporan Pertanggungjawaban Caturwulan
Berikut format penulisanLaporan Pertanggungjawaban Caturwulan:
(1). Kertas ukuran A4, 70 GSM.
(2). Kertas putih bersih.
(3). Spasi 1,5.
(4). Margin atas 2 cm, kiri 2 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2 cm.

Berikut sistematika Laporan Pertanggungjawaban Caturwulan:

Sampul
Lembar Penyerahan
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah
I.2 Dasar Pemikiran
I.3 Tujuan
BAB II LAPORAN PELAKSANAAN
II.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
II.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja
II.2.1 Program kerja (Nama program kerja)
a. Maksud
b. Tujuan
c. Sasaran
d. Metodologi Pelaksanaan
e. Waktu pelaksanaan
f. Hasil
Hasil terhadap personal/anggota
PERMATA-UH
Hasil terhadap institusi/ lembaga
g. Anggaran biaya
h. Penanggung jawab
i. Sumber daya
Pelaksana
Pengarah
j. Hambatan
k. Saran dan rekomendasi
II.3 Kebijakan Organisasi
II.3.1 Kebijakan Intern
a. Dasar Pengambilan Kebijakan
b. Proses Pengambilan Kebijakan
c. Tujuan
d. Cara Pelaksanaan
e. Waktu pelaksanaan
f. Hasil
g. Anggaran biaya
h. Penanggung Jawab
i. Sumber Daya
j. Hambatan
 k. Saran dan rekomendasi
II.3.2 Kebijakan Ekstern
a. Dasar Pengambilan Kebijakan
b. Proses Pengambilan Kebijakan
c. Tujuan
d. Cara Pelaksanaan
e. Waktu pelaksanaan
f. Hasil
g. Anggaran biaya
h. Penanggung Jawab
i. Sumber Daya
j. Hambatan
k. Saran dan rekomendasi
II.4 Laporan Pelaksanaan Memorandum

BAB III LAPORAN ANGGARAN

III.1. Pendapatan
III.2. Pengeluaran
III.2.1 Anggaran Pelaksanaan Program Kerja
III.2.2 Anggaran Pelaksanaan Non Program Kerja
III.2.3 Anggran rutin
III.3. Rekapitulasi anggaran
BAB IV PENUTUP
IV.1. Kesimpulan
IV.2. Saran
LAMPIRAN
- Diagram Pie Program Kerja
- Laporan Keuangan
- Nota-nota atau bukti transaksi keuangan
- Daftar persuratan
- Daftar inventaris
- Daftar hadir rapat
- Notulensi
- Dokumentasi
- LPJ Kegiatan
- Nota-nota dan kuitansi

Pasal 53
Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan (Umum)

Berikut format penulisanLaporan Pertanggungjawaban Kepengurusan

(Umum):
(1). Kertas ukuran A4, 70 GSM.
(2). Kertas putih bersih.
(3). Spasi 1,5.
(4). Margin atas 2 cm, kiri 2 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2 cm.

a) Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Ketua DM PERMATA FT-UH

Sampul
Lembar Penyerahan
Abstrak
 Kata Pengantar
Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Mukaddimah
1.2 Dasar Pemikiran
1.3 Tujuan

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN

II.1. Kondisi Obyektif DM PERMATA FT-UH
II.I.1 Kondisi Intern
II.I.2 Kondisi Ekstern
II.2. Laporan Pelaksanaan Kegiatan
II.2.1 Laporan Kerja Komisi
II.2.2 Laporan Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DM
PERMATA FT-UH
II.2.3 Laporan Pelaksanaan Memorandum MMT FT-UH

BAB III LAPORAN ADMINISTRASI

III.1 Persuratan
III.2 Inventarisasi

BAB IV PENUTUP
IV.1. Kesimpulan
IV.2. Saran
LAMPIRAN
- Daftar Persuratan
- Daftar Inventaris
- Daftar hadir rapat
- Notulensi
- Dokumentasi

b) Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Ketua BE PERMATA FT-UH

Sampul
Lembar Penyerahan
Abstrak
Kata Pengantar
Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN
I.1. Mukaddimah
I.2. Dasar Pemikiran
I.3. Tujuan

BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN

II.1. Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
II.2. Laporan Pelaksanaan Program Kerja
a. Maksud
b. Tujuan
c. Sasaran
d. Cara Pelaksanaan
e. Waktu Pelaksanaan
f. Hasil
 Hasil terhadap personal/anggota PERMATA FT-UH
Hasil terhadap institusi/PERMATA FT-UH
g. Anggaran Biaya
h. Penanggung jawab
i. Sumber DayaPelaksana Pengarah
j. Hambatan
k. Saran dan Rekomendasi
II.3. Kebijakan Organisasi
II.3.1 Kebijakan Intern
a. Dasar Pengambilan Kebijakan
b. Proses Pengambilan Kebijakan
c. Tujuan
d. Cara Pelaksanaan
e. Waktu pelaksanaan
f. Hasil
g. Anggaran biaya
h. Penanggung Jawab
i. Sumber Daya
j. Hambatan
k. Saran dan Rekomendasi
II.3.2 Kebijakan Ekstern
a. Dasar Pengambilan Kebijakan
b. Proses Pengambilan Kebijakan
c. Tujuan
d. Cara Pelaksanaan
e. Waktu Pelaksanaan
f. Hasil
g. Anggaran Biaya
h. Penanggung Jawab
i. Sumber Daya
j. Hambatan
k. Saran dan Rekomendasi
II.4.Laporan Pelaksanaan Memorandum

BAB III. LAPORAN ANGGARAN

III.1. Pendapatan
III.2. Pengeluaran
III.3. Rekapitulasi Anggaran

BAB IV. PENUTUP

IV.1. Kesimpulan
IV.2. Saran

LAMPIRAN
- Daftar Pie Program Kerja
- Nota/Bukti transaksi keuangan
- Daftar Persuratan
- Daftar Inventaris
- Daftar Hadir Rapat
- Notulensi
- Dokumentasi
- LPJ Kegiatan
- Bagan Struktur
 BAB V
PERATURAN PERALIHAN

Pasal 54
Cukup Jelas.

BAB VI
ATURAN PENUTUP

Pasal 55
Cukup Jelas.