MECANISMO DE CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

¿QUE ES EL CONTROL?
Proceso a través del cual se busca asegurar que las actividades y el comportamiento de los
miembros de la organización, se realicen conforme a los planes y objetivos que se han
establecido previamente, mediante la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos
respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema
determinado cuando excedan los límites admitidos. También puede definirse como la regulación
de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes.
El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización,
lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente
entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar
el logro de las metas establecidas. Esta evaluación de la acción, o regulación de actividades, el
control, en definitiva, adquiere diversos significados si se lo aplica a las Organizaciones, a la
Administración, a la Cibernética, o a la Teoría de Sistemas.
La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control busca que
el desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista
tradicional, es un proceso circular que se retroalimenta. Es por esto que en la gestión, el control
permite tomar medidas correctivas.

MECANISMOS DE CONTROL
 En función del ámbito de control
 En función del objeto de control
 Respecto a los medios empleados para ejercer el control
 En función del grado de formalización

En función del ámbito de control

Control interno: destinado a supervisar que lo ejecutado esté relacionado con la orden
impartida o el procedimiento asignado, su fin es establecer la corrección de las tareas realizadas
y determinar si existen errores o desviaciones a efecto de corregirlos. Se tiene distintos
controles:
1. Cumplimiento de métodos y procedimientos: Auditoría que revisa que se cumplan
los métodos y procedimientos establecidos a efecto de evitar desviaciones o errores.
2. Cumplimiento de tareas de mantenimiento y seguridad: instrumental utilizado para
mantener las instrucciones de sus fabricantes para que no haya roturas que
interrumpan los procesos. Los sistemas de seguridad deben ser controlados para que no
se produzcan accidentes ni otros problemas.
3. Control de calidad: Fundamental controlar la calidad de las materias primas como
de los productos terminados para que el producto goce del favor permanente de sus
consumidores.
4. Auditoría contable y de los sistemas de comercialización: La contable permite no
sólo controlar que todo se registre correctamente sino también es utilizada para
prevenir malversaciones, mientras que la comercial tiene por objeto cuidar que se
cumplan las metas comerciales.
Control externo: consiste en que una empresa ajena supervise que los estados financieros de
una organización cumplan la normativa específica.
1. Auditoría externa: cumplen sus funciones con personal ajeno a la empresa. Se
realizan para determinar si es conveniente la adquisición y determinar el valor de las
empresas a adquirir.
2. Control de organizaciones gubernamentales y fiscales: Tratan de defender el bien
común, cuidando que las actividades comerciales se realicen de acuerdo a las normas
establecidas. Los organismos fiscales que recaudan impuestos realizan auditorías para
evitar la evasión.
3. Control de organismos internacionales: controlan la calidad de los productos que
se comercializan internacionalmente como los encargados de supervisar las Normas
ISO.

En función del objeto de control

Cuando el objeto de control son las personas, suelen utilizarse mecanismos de control más o
menos estrictos.
La supervisión directa comprende la facultad de realizar acciones de seguimiento y verificación
a los administrados para asegurar el cumplimiento de las obligaciones ambientales y socio-
ambientales fiscalizables que tienen su origen en las normas, en los instrumentos de gestión
ambiental y, en las disposiciones y mandatos emitidos por los órganos competentes. La
supervisión directa consigue la coordinación al responsabilizarse una persona del trabajo de los
demás, dándoles instrucciones y controlando sus acciones.
Fijación de objetivos: es fundamental para el éxito de las empresas: éstas definen los objetivos
y encaminan todas las medidas hacia su obtención pronta y segura, con esfuerzos razonables.
Establecimiento de estándares de procedimientos, normas y reglas: Un programa de ética
empresarial bien diseñado y bien implementado proporciona a todos los miembros de una
empresa la guía e información que necesitan para las elecciones y acciones eficaces, eficientes
y responsables. Los estándares, procedimientos y expectativas ayudan a enfocar la energía de
los empleados y agentes en alcanzar las metas y los objetivos de la empresa. Hacen saber a los
partícipes qué pueden esperar. Cuando los estándares y procedimientos están claros y los
partícipes mantienen expectativas razonables, son posibles las relaciones basadas en la
confianza. La empresa acumula el capital social que necesita para competir eficaz, eficiente y
responsablemente en los mercados globales.
La centralización: se caracteriza por la disposición a reunir la autoridad y la toma de decisiones
en un conjunto de personas bastante reducido, careciendo de delegación alguna, la mayor
actividad recae sobre el administrador, quien tiene la iniciativa, el poder decisión y la potestad
para ejercer las funciones respectivas. El resto del personal queda claramente subordinado a
este. Permite la uniformidad en la toma de decisiones, en la aplicación de políticas y métodos de
trabajo.
Sistemas de recompensas: La remuneración y los incentivos contribuyen a la implantación de
las estrategias porque dan forma a la conducta de las personas y del grupo. Los planes de
recompensas, bien diseñados, son congruentes con los objetivos y la estructura de la
organización. Motivan a los empleados para que dirijan su desempeño hacia las metas de la
organización. El sistema de recompensas tiene que ser compatible con el carácter arriesgado de
la estrategia.
Sistemas de evaluación de desempeño: La evaluación del desempeño o evaluación del
rendimiento es un sistema formal para estimar el cumplimiento de las obligaciones laborales de
un empleado. Es un proceso que sirve para juzgar o estimar el valor, la excelencia y las
competencias de una persona, pero, sobre todo, la aportación que hace al negocio de la
organización; es decir, la medida en que los colaboradores contribuyeron para alcanzar los
objetivos propuestos. Su importancia es documentar cuán productivo es un empleado y en qué
áreas podría mejorar. Una de las responsabilidades principales de los gerentes es valorar el
desempeño de sus empleados.
El control presupuestario es un conjunto de procedimientos y recursos que, usados con pericia
y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio
de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin que obtenga el
máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo, además el control de presupuesto permite que las
actividades de la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un período de tiempo
determinado.
Los Indicadores Financieros o Ratios Financieros son ratios o medidas que tratan de analizar el
estado de la empresa desde un punto de vista individual, comparativamente con la competencia
o con el líder del mercado.

Respecto a los medios empleados para ejercer el control

Aquellas aportaciones que asocian el control con la capacidad de influencia sobre las personas,
enumeran distintas fuentes de poder que pueden identificarse como mecanismos de control.
Físicos: En el caso de emplear medios físicos, estaríamos ante mecanismos coercitivos o control
coercitivo (se utiliza evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para
delimitar las funciones y así prohibir la libertad de los subordinados cuando realizan sus
actividades, dentro de la empresa)
Materiales: recompensas materiales, Se basa en el interés personal, en los incentivos
económicos y materiales que ofrece la empresa. Los beneficios para los empleados son una
excelente herramienta para reconocer un buen rendimiento y hacer que el empleado se sienta
valorado y apreciado. Hay muchas maneras de recompensar a los empleados que involucran
tanto esfuerzos monetarios como no monetarios. Sueldos, incentivos, comisiones.
En términos generales, para los empleados de fábrica, la remuneración es el principal medio de
control. Otros factores, como la satisfacción intrínseca en el cargo, el prestigio, la estima y, hasta
cierto punto, las relaciones sociales en el trabajo, pueden determinar el desempeño. Sin
embargo, en conjunto, la remuneración tiene más peso. Además de ella, las organizaciones
utilitarias recurren a recompensas como promociones, beneficios e incentivos, para obtener el
comportamiento esperado.
Control Simbólico o Normativo: Consiste en un control moral y ético, basado en la ideología, en
la fe y en la creencia religiosa, por ejemplo, (poder normativo). Es el resultado de manipulación
de símbolos y su distribución en distintos grados como lo son el prestigio, conocimiento, respeto,
ideas, amor, entre otros. Etzioni sugiere que esta categoría podría ser alternativamente
denominada como Poder de persuasión o Sugestivo. Este tipo de poder se encuentra
comúnmente en organizaciones de tipo ONG´s, universidades, organizaciones políticas y
religiosas, sindicatos, entre otros

En función del grado de formalización

Control formal: La organización cuenta con procedimientos, reglas y pautas claras para explicar
los diferentes requisitos de gestión. Estos guían, motivan y dirigen a la gerencia, así como a los
subordinados, a realizar sus tareas de una manera que ayude a alcanzar los objetivos operativos.
También se utilizan para coordinar comportamientos de superiores y subordinados. Un ejemplo
de un sistema formal serían las reglas y pautas utilizadas por el departamento de recursos
humanos en términos de funciones como la contratación y el desarrollo de persona

Control informal: La organización también tendrá procesos informales y no escritos para el

control de la administración. Estos tienen como objetivo proporcionar una mayor motivación
entre los empleados y garantizar que los objetivos y las estrategias de la organización se
implementen de manera adecuada. Los sistemas de control informal también fomentan la
congruencia de objetivos. Un ejemplo de sistema de control informal sería el buen
comportamiento esperado de los gerentes y subordinados, como la lealtad hacia la organización
y el respeto de la cultura organizacional.

ESTUDIO DE CASOS

EMPRESA ENARSA: La SIGEN dice que ENARSA trabaja casi sin controles, El informe de la SIGEN
dice que en Enarsa la auditoría interna falta emisión periodística de información financiera,
económica y de gestión, que en el directorio se tratan temas con posterioridad a la firma de los
contratos. No hay control externo por parte de la AGN y no existen procedimientos que regulen
compras y contrataciones, ni rendimientos para pagos y rendición de gastos en concepto de
viajes. En lugar de la AGN contrataron a la privada Price Waterhouse, porque adujo q le cobraba
menos. En 2007 a través de un préstamo del holandés ABN AMRO BANK por 27 millones de
dólares. Se le compró a Petrobras la mitad q poseía de la empresa Citelec -el 25% para ENARSA
y el otro 25% para la cordobesa Electroingenieria- por entonces el capital de la empresa estatal
era de 50 millones de pesos. Según la SIGEN se habrían violado 7 artículos de la ley de
administración financiera, el presupuesto societario no preveía la inversión ni semejante
endeudamiento, no hubo auditoría de control externo, no hay demostración del pago del
préstamo, ni tampoco informes comparativos de las condiciones del préstamo respecto de otros
vigentes en el mercado.

SanCor Bebé 2 La noticia muestra un claro ejemplo de falla de control de calidad interno; a su
vez tambien muestra un control externo realizado por la Administración Nacional de
Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica (Anmat) , la cual detecto la falla rapidamente y
se pudo retirar el lote de mercado, antes de que afecte a la población.