Por: Lisbeth Mendoza Peñaranda

INFORME AA1
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la
comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un
informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o
que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN
El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o
insumos con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en la gestión de
calidad, pues el departamento de compras desde la ISO 9001, es una entrada para muchos
de los procesos, tanto misionales como de apoyo de la organización. Su gestión impacta
directamente en los resultados que busca la empresa
Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la empresa porque su
importancia va ajustada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la
calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno
respectivamente.
 OBJETIVO
Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de
necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los
pedidos, teniendo como resultado final la entrega de productos/servicios que cumplen
todo lo requerido por la organización.
 ALCANCE
Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de
compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la
recepción de los mismos en la empresa.
 DOCUMENTACION APLICABLE
Manual de calidad
Iso 9001:2015
 RESPONSABILIDADES
El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la
venta de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de
materiales. En el caso de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la
empresa, se lo canaliza a través de la conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor
General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación y
ejecución/instalación de las solicitudes.
Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor
general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados
con el producto o servicio.
En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá
toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en
particular.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos
negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir
una reagrupación de aspectos que son característicos de dichos productos o
servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final,
es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes, como
también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos
poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para
comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras
y que la metodología sea transmitida al proveedor. Las especificaciones para el
proceso de compra están encadenados con requisitos de manera definida: Por
ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son
muy variables en función del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se

abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor
forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido
y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la
comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos de productos
ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional
a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se
debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que
encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de
compras de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir
inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el
tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en caso de las
características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto
plazo como los que se pueden vencerse estando en comercialización.
4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en
funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en
donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones
suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa o en
algunos casos organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de
capacidad de hacer el suministro directo de los productos para comercializar ya
obtenidos por la empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer productos hay
otras cuya características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente
también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben
seguir criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la
breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de
realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este
resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada
uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que
se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones
requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y
beneficio de ciertos proveedores que son los que trabajaran con dicha
organización, pero también es importante tener en cuenta que toda empresa en
proceso de selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera
periódica, considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los
proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado de
proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del comportamiento en
general de los proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser
incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el
momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el

Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la
autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación
de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos
necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la
factura con lo que se tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una
anomalía en aquello que no coincide, puede considerarse como puntos
considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de
la empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido,
Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores,
 Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son
esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de

cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter
crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad.
Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor
crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede
ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control
sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora):

La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE

COMPRA:

INTERNOS
EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde acoplan las
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, características estándares que debe tener
cantidad, criticidad entre otros cada producto.

Catálogos de los equipos, necesarios

Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y
para obtener el producto o/y servicio a
subcontrataciones.
realizar.

Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de

Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y
la materia prima o insumos, con las
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que
cuales se obtendrá el producto o/y
están en el proceso evaluativo.
servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo
Orden de compra, facturas y Registros
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de
de lo comprado
entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y
equipo, el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los
requisitos y especificaciones.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para subcontrataciones).