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Presenta:
(1854680)
Docente:
08/04/2019
INTRODUCCION
Con el registro: las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
1)CARTA
Registro de entrada carta:
empresa.
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para
su emisión.
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
2) CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria
asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de
facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario
del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al
departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará
sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
3) CUENTAS DE COBRO:
*Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los datos más
importantes como fecha, número de documento, anexos y también las copias (si se trata de
una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo de la oficina y una
dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).
4)FACTURA
5)DERECHO DE PETICIÓN
6). MEMORANDO
Cuando se hace anexo a un radicado ya existente estas pestañas aparecerán alimentadas con
la información correspondiente, de lo contrario se ingresa por el botón Buscar para
diligenciar esta información.
10. El sistema despliega una pantalla con la confirmación del número de radicación de la
Resolución. Esta numeración tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la
misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo único para el
nivel central y uno para cada una de las territoriales, pero en lugar de raya uno (-1), los
Memorandos Internos tienen número de identificación raya Cinco (-3) al final
12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memos" del
usuario.
13. Ingresar a la carpeta Memos
14. Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vínculo de "Fecha
de radicado"
16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo
lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar.
En esta lista desplegable solo se podrán anexar aquellos documentos que cada dependencia
puede manejar.
18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del destinatario y
seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.
a. Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
b. Seleccionar el tipo de anexo: " Procesador de texto (.odt)".
c. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar
requiere ser radicado.
d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
e. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su
respectiva radicación.
21. Si ya se ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido hacer click sobre el
vínculo "Asignar Radicado" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos usuarios que tengan
este permiso). El sistema le preguntará si está seguro de realizar la operación. Para
confirmar hacer click sobre el botón "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el botón
"Cancelar" para volver a la forma anterior.
22. Al seleccionar la opción “Aceptar”, el sistema muestra una pantalla en la cual aparece
el número de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo
número de radicado realizado inicialmente)
Al ingresar por el vínculo “Ver Archivo” se puede ingresar al documento para imprimirlo.
23. Despues de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando, el
funcionario encargado deberá entregar el original en el Grupo Centro de Gestión
Documental y Correspondencia para su digitalización y reemplazo de la imagen con la
firma correspondiente.
Una vez digitalizado el Memorando y en caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el
funcionario que tenga el Memorando en su bandeja de Orfeo, realizará los informados a
partir del segundo destinatario. La actividad de reasignar al primer destinatario la realizará
el responsable de la dependencia o grupo en Orfeo.
CONCLUSIONES
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor eficiencia y
transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control, dando cumplimiento a las
normas establecidas en los entes directivos encargados de regular la función archivística del
país.
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de
los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones.