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APRENDIZ:
Yesid Antonio Roncancio Jaramillo
INSTRUCTORA:
Magda Melissa Rodríguez Celis
Presentado a:
Luis Alberto Preciado
Gerente General LAP
Consultor
Yesid Antonio Roncancio Jaramillo
Especialista Tecnológico en Gestión del Talento Humano Por Competencias-
Metodología - SENA
Bogotá DC
2017
JUSTIFICACION
VISIÓN:
Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros
clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus
necesidades como en sus expectativas.
VALORES
ORGANIGRAMA
Tabla de Contenido MFPC
Pagina
1. Políticas y Normas…………………………………………………………………. 8
2. Definición de Manual de Funciones……………………………………………... 9
2.1. Descripción de Cargos………………………………………………………..... 9
2.2. Perfiles de Cargos del Área Comercial de la Distribuidora LAP………….. 10
3. Beneficios del MFPC….…………………………………………………………... 24
4. Participantes……………….………………………………………………………. 24
5. Periocidad de Revisión del MFPC….…………………………………….......... 24
6. Proceso a desarrollar en el manual……………………………………………… 25
7. Instrumentos de medición…………………………………………………….….. 25
8. Instructivo para la utilización del manual……………………………………….. 26
1. Políticas y Normas:
Política de Calidad
Se considerara como primera prioridad las necesidades de nuestros clientes
manteniendo los altos estándares de calidad. Por lo tanto, asumimos el compromiso de
elaborar, aplicar y mejorar nuestros procesos empresariales para asegurarnos de que
todas nuestras actividades comerciales y de distribución mantengan un elevado nivel de
eficacia, satisfaciendo las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos,
ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos.
Política Ambiental
Mejora continua y prevención contra la contaminación asumiendo para ello buenas
prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
Descripción de Cargos:
Tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya
que implican una relación directa con el recurso humano que en definitiva es la base
para el desarrollo de cualquier organización. Son herramientas que permiten la
eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son la base para la misma.
Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la
simplificación en otras tareas propias de este sector de la organización. Es el
fundamento de todo proceso de evaluación y fuente de información básica para el área
de contratación de cualquier organización, para así permitir proceso de obtención,
clasificación y documentación sistemática de toda la información pertinente relacionada
con la esencia de un puesto específico, incluyendo aspectos tales como las
responsabilidades, funciones y/o actividades del puesto, las habilidades,
conocimientos, aptitudes y responsabilidades o atribuciones que conforman un cargo.
PERFILES DE CARGOS DEL AREA COMERCIAL DE LA DISTRIBUIDORA LAP
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Director Comercial
TIPO DE Estratégico
PROCESO
FUNCIONES ESENCIALES
1. Planear y dirigir las actividades comerciales de la distribuidora.
2. Establecer las cadenas de distribución para los productos y servicios.
3. Dirigir estudios y estrategias de mercado, analizar resultados y apoyar en desarrollo de
la actividad económica de la empresa.
4. Controlar y verificar las campañas de publicidad de la empresa para la promoción de
los productos.
5. Manejar la imagen y comunicación corporativa.
6. Velar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Es responsable ante el gerente general y la junta directiva de la veracidad de informes
competentes a sus funciones.
2. Responsable del buen desempeño de sus colaboradores.
3. Responsable por la implementación, seguimiento, y evaluación de las normas de
calidad que rige nuestra visión.
4. Generar alto grado de motivación sentido de pertenencia y confianza en todo el
personal de la empresa.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
1. Mercadotecnia y ventas
2. Servicio al cliente.
3. Administración y gerencia.
4. Comunicación.
REQUISITOS
Planificación
Liderazgo
Escucha activa
Comunicación asertiva
Relaciones Interpersonales
Evaluación y Control de Actividades
Pensamiento crítico
FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar, asignar y supervisar las funciones del personal a su cargo.
2. Coordinar actividades con otros grupos o departamentos.
3. Establecer programas de procedimiento de trabajo.
4. Preparar y presentar informes laborales.
5. Ejercer control del inventario del stock, así como del procesamiento de pedidos y el
embalaje de los mismos.
6. Garantizar el funcionamiento de equipos y maquinara velando por su mantenimiento y
reparación.
7- Entrenar a empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas de la
empresa.
8. Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias
de la operación.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Planear el transporte de mercancías según modos y estrategias de logística.
2. Responsable del buen desempeño de sus colaboradores.
3. Responsable por la implementación, seguimiento, y evaluación de las normas de calidad
que rige nuestra visión.
4. Realizar acciones de mejora que contribuyan a generar una mayor calidad del producto y
confiabilidad por parte de los clientes.
5. Generar alto grado de motivación sentido de pertenencia y confianza a sus
compañeros y colaboradores.
6. Responsable por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión de almacén y
transporte.
7. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe inmediato.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
1. Administración.
2. Servicio al cliente.
3. Servicios de Oficina y administrativos.
4. Comunicación.
5. Recursos humanos y de personal.
6. Transporte.
REQUISITOS
ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, o
afines. Con estudios de Especialización en logística y otras relacionadas con la misión del
cargo.
FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar, asignar y supervisar las funciones del personal a su cargo.
2. Asegurar la calidad de los productos de su categoría a distribuir.
3. Verificar y mantener la conservación de la cadena de frío en el producto a distribuir.
4. Establecer programas de procedimiento de trabajo.
5. Preparar y presentar informes laborales.
6. Garantizar la manipulación responsable del stock a su cargo.
7. Entrenar a empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas de la
empresa.
8. Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias de
la operación.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Aplicar las normas, estándares y responsabilidades de gestión de la calidad, ambiental y
riesgo laboral definido, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.
2. Responsable del buen desempeño de sus colaboradores.
3. Responsable por la implementación, seguimiento, y evaluación de las normas de calidad
que rige nuestra visión.
4. Realizar acciones de mejora que contribuyan a generar una mayor calidad del producto y
confiabilidad por parte de los clientes.
5. Generar alto grado de motivación sentido de pertenencia y confianza a sus compañeros
y colaboradores.
6. Responsable por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión del área a su
cargo.
7. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe inmediato.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
REQUISITOS
DE DESEMPEÑO: Dos (2) años como Coordinador de alimentos o Jefe de calidad para
empresas de alimentos o bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de alimentos y
calidad del producto.
FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar, asignar y supervisar las funciones del personal a su cargo.
2. Asegurar la calidad de los productos de su categoría a distribuir.
3. Verificar y mantener el buen estado del producto a distribuir.
4. Establecer programas de procedimiento de trabajo.
5. Preparar y presentar informes laborales.
6. Garantizar la manipulación responsable del stock a su cargo.
7. Entrenar a empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas de la
empresa.
8. Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias de
la operación.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Aplicar las normas, estándares y responsabilidades de gestión de la calidad, ambiental y
riesgo laboral definido, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.
2. Responsable del buen desempeño de sus colaboradores.
3. Responsable por la implementación, seguimiento, y evaluación de las normas de calidad
que rige nuestra visión.
4. Realizar acciones de mejora que contribuyan a generar una mayor calidad del producto y
confiabilidad por parte de los clientes.
5. Generar alto grado de motivación sentido de pertenencia y confianza a sus compañeros
y colaboradores.
6. Responsable por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión del área a su
cargo.
7. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe inmediato.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
REQUISITOS
DE DESEMPEÑO: Dos (2) años como Coordinador de alimentos o Jefe de calidad para
empresas de alimentos o bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de alimentos y
calidad del producto.
FUNCIONES ESENCIALES
1. Ejecutar las actividades comerciales necesarias, para lograr el cumplimiento de las metas
propuestas por la empresa.
2. Antes de la venta. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos
sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.
3. Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta.
4. Establecer programas de procedimiento de trabajo.
5. Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión
diario o reporte, atender reclamaciones e incidencias.
6. Garantizar la manipulación responsable del stock a su cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Aplicar las normas, estándares y responsabilidades de gestión de la calidad, ambiental y
riesgo laboral definido, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.
2. Ofrecer una imagen positiva como empresa organizada.
3. Aumentar la efectividad de la fuerza de ventas.
4. Facilitar el establecimiento de cuotas de ventas.
5. Asegurar una mejor cobertura del mercado.
6. Eliminar la duplicidad de gestiones.
7. Defensa a ultranza de la empresa a la que representa.
8. Pasión por satisfacer de forma personalizada al cliente.
9. Determinación y actitud.
10. Honestidad y sinceridad
11. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe inmediato.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Servicio al Cliente
Excelente presentación personal
Conocimiento del mercado
Indicadores productivos.
Exigencia personal en cumplimiento de metas
Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point).
REQUISITOS
ACADEMICOS: Bachiller
FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar, asignar y supervisar las funciones del personal a su cargo.
2. Coordinar los subprocesos inherentes al centro de distribución con el fin de asegurar la
disponibilidad de productos en la distribución primaria (Interna) y secundaria (entrega a clientes).
3. Controlar los inventarios en los almacenes del proceso distribuir, con el fin de minimizar las
diferencias y garantizar información confiable en el momento requerido.
4. Coordinar que el transporte se ejecute de acuerdo a las políticas y definiciones de la
distribuidora asegurando la satisfacción de nuestros clientes y rentabilidad para el negocio. .
5. Analizar y organizar los tiempos y movimientos de las rutas y zonas de venta.
6. Buscar y elegir otros Canales de Distribución.
7. Entrenar a empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas de la empresa.
8. Entrenar a empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas de la empresa.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Aplicar las normas, estándares y responsabilidades de gestión de la calidad, ambiental y riesgo
laboral definido, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.
2. Responsable del buen desempeño de sus colaboradores.
3. Responsable por la implementación, seguimiento, y evaluación de las normas de calidad que
rige nuestra visión.
4. Realizar acciones de mejora que contribuyan a generar una mayor calidad del producto y
confiabilidad por parte de los clientes.
5. Generar alto grado de motivación sentido de pertenencia y confianza a sus compañeros y
colaboradores.
6. Responsable por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión del área a su cargo.
7. Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y estrategias
de logística
8. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe inmediato.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Elaboración de inventarios físicos y magnéticos.
Manejo de Office especialmente en Excel.
Manejo de personal
Fácil resolución de conflictos
Buena memorización de procesos.
Técnicas de manipulación.
Localización y señalización.
Razonamiento espacial y matemático.
Indicadores productivos.
REQUISITOS
ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o
Tecnólogo en carreras afines
FUNCIONES ESENCIALES
1. Determinar métodos de recibo y despacho de materias primas, bienes, y mercancías.
2. Controlar, inspeccionar y verificar la llegada de insumos y mercancías contra facturas y otros
documentos; registrar faltantes y rechazar artículos e insumos que no cumplan con los
parámetros requeridos.
3. Recibir y clasificar materiales, insumos, suministros, y mercancía en general.
4. Almacenar, insumos, suministros, y mercancías de una manera ordenada y accesible en la
bodega, cuarto de herramientas u otras áreas.
5. Programar, despachar y distribuir mercancías, insumos y suministros para uso interno o
cliente externo.
6. Mantener actualizados los registros de entrada y salida de insumos, mercancías, en forma
manual o sistematizada.
7. Verificar y supervisar los procesos que garanticen la asepsia del área de almacenamiento de
las mercancías, insumos y suministros.
8. Conducir Vehículos de transporte de alimentos.
9. Cumplir con el cronograma asignado y las funciones respectivas que se le asignaran por su
jefe inmediato.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Aplicar las normas, estándares y responsabilidades de gestión de la calidad, ambiental y
riesgo laboral definido, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.
2. Ofrecer una imagen positiva como empresa organizada.
3. Determinar los parámetros y requerimientos del diseño de los centros de distribución y
almacenes según necesidades y estrategias de logística.
4. Empacar productos terminados según requerimientos del cliente y características del mismo.
5. Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y estrategias
de logística.
6. Trabajar en equipo con los compañeros de todas las áreas.
7. Defensa a ultranza de la empresa a la que representa.
8. Pasión por satisfacer de forma personalizada al cliente.
9. Determinación y actitud.
10. Honestidad y sinceridad
11. Buen Manejo de vehículos
12. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe inmediato.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Servicio al Cliente
Conducción de Vehículos automotor.
Conocimiento en sistemas de inventarios.
Conocimiento en normas de gestión de calidad.
Manejo e interpretación de manuales técnicos.
Unidades de medida
Principios ergonómicos.
Sistema de seguridad en vehículos.
Señalización.
Conocimiento en almacén y organización de estantes según el lote.
Conocimiento en líneas de distribución Manejo básico de Herramientas de Office (Word,
Excel, Power point).
REQUISITOS
ACADEMICOS: Tecnólogo o técnico en logística, inventario, almacén, distribución o cualquier
otro a fines. Licencia de conducción.
DE DESEMPEÑO: Tener como mínimo 2 años de experiencia como conductor y despachador
en el sector de alimentos y aseo.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Escucha activa
Comunicación asertiva
Relaciones Interpersonales
Trabajo en equipo.
Adaptación al cambio.
Metódico.
Propositivo.
4. Participantes:
En el desarrollo del presente Manual se llevó a cabo por Yesid Antonio Roncancio
Consultor Especialista Tecnológico en Gestión del Talento Humano Por Competencias-
Metodología con la colaboración y aportes del Gerente General, Directora del Talento
Humano, Director Comercial, Jefe de Centro, de distribución , Coordinadores de Aseo,
Alimentos y Logística así como los Asesores Comerciales y Auxiliares de Transporte y
Bodega.
Especificar y detallar los cargos del área comercial de la distribuidora LAP, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución de los mismos,
contando siempre con la opinión de jefes como de los empleados de cada área,
además se contará con la participación de asesores que ayuden a encaminar de una
mejor forma cada uno de los procedimientos, lo que nos lleva a la utilización del método
mixto dando como resultado el siguiente ejemplo:
7. Instrumentos de medición:
Objetivo:
Establecer las funciones para el cargo del área comercial de la distribuidora
Alcance:
Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el
empleado de la empresa.
Denominación:
Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la organización, según
designación establecida.
Tipo de proceso:
Estratégico, Táctico u Operativo.
Nombre del proceso:
Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la organización, según
nombramiento y designación establecida.
Dependencia:
Se determina teniendo en cuenta las directrices establecidas en estatutos y acuerdos
internos de la organización.
Cargo del Jefe Inmediato:
Hace referencia al cargo de la persona responsable de la dependencia a la cual se
encuentra adscrito el trabajador
Propósito Principal:
Resume la razón de ser del cargo dentro de la organización y las funciones en genera.
Funciones clave:
Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y
responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se
debe entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de
procedimientos establecido para la empresa.
Requisitos:
Este punto se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los cargos
que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien
es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil
óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el
aspirante más adecuado en el proceso de selección. (Estudios, Experiencia,
Conocimientos).
• Educación: Corresponde al nivel de escolaridad y la especificidad requerida para
desempeñar el cargo
• Experiencia Laboral: Se refiere al tiempo laborado requerido con el fin de demostrar
experticia general y/o especifica requerida para el buen desempeño del cargo.
Son aquellas condiciones que debe poseer un individuo para el desempeño eficaz y
eficiente en un determinado contexto laboral, además de los conocimientos básicos y la
experiencia.