Especificación estándar compra de documentos

Fecha Rev Descripción Redactó Revisó Aprobó

Oct 30 / 2009 0 Versión Inicial. DVR DVR MSR

Titulo: Titulo, nombre y/o descripción corta del documento. Fecha: Fecha en la cual se realiza la revisión del documento.
Rev.: Dígito consecutivo que refiere el número de revisión del documento. Descripción: Descripción general de cambios o
reformas a que se somete el documento en la revisión citada. Redactó: Iníciales de la persona, institución o ente quien
genera la reforma y/o cambios en la revisión citada. Revisó: Iníciales de la persona, institución o ente quien revisa y valida
las reformas y/o cambios en la revisión citada. Aprobó: Iníciales de la persona en la Organización Terpel S.A. quien
aprueba los cambios en la revisión citada.
1. Objetivo.
Establecer las condiciones y alcance del suministro de normas, códigos, estándares, guías
técnicas, revistas, libros, catálogos, papers y/o cualquier tipo de información que sea
considerada relevante para el funcionamiento administrativo, comercial o técnico de la
Organización Terpel S.A (de ahora en adelante OT)

2. Alcance.
Las condiciones de suministro aplican para todos los documentos adquiridos por la OT.

3. Contenido.
Todo documento que sea adquirido por la OT deberá tener aplicación directa, incididir o
mejorar los flujogramas, instructivos y/o formatos operativos.

3.1. Especificaciones para el suministro.

El suministro de documentos deberá cumplir con lo siguiente:

3.1.1. Suministros en medios digitales.

Los suministros en medios digitales deben estar licenciados a nombre de
“Organización Terpel S.A.”

3.1.1.1. Accesos vía internet.

 El acceso debe ser permitido para cualquier funcionario que conozca el login y
password que dan acceso a los documentos licenciados.

 El login y password podrá ser utilizado desde cualquier equipo de cómputo

perteneciente a la red de la OT; es decir, no se realizará asociación específica del
equipo con la licencia mediante IP, MAC Address o similar.

 Permitir visualización en pantalla e impresión en papel sin límite en el número de

visualizaciones o impresiones desde un documento específico.

 El suministro puede ser bajo el esquema de archivos independientes entre sí,

cuya lectura sea en un formato de amplia aceptación (a convenir entre las partes)
o mediante un software especifico que integra los archivos independientes.

 Como mínimo debe permitir: Hacer “download” de los documentos, impresión y

visualización en pantalla ilimitadas y hacer búsquedas de información específica
sobre los mismos.

3.1.1.1.1. Actualizaciones.
La OT podrá disfrutar de todas las actualizaciones que se realicen sobre los
documentos durante el tiempo que permanezca vigente el licenciamiento. La
OT no deberá pagar cargos adicionales para poder acceder a estas
actualizaciones.

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 3.1.1.2. Accesos vía equipos de computo (in house).
Este tipo de acceso se refiere cuando el documento reside en un equipo de
cómputo al interior de la OT.

 El acceso al/los documentos será preferencialmente vía intranet.

 Permitir visualización en pantalla e impresión ilimitada del/los documento(s).

 Para el caso de documentación que no se acceda vía intranet sino que reside en
un equipo de cómputo, se requiere que el documento no quede asociado a dicho
equipo (vía utilización de MAC Address o cualquier otro medio). De no ser posible
este requerimiento, entonces, el cambio de permisos entre equipos debe ser
realizado fácilmente, para lo cual, el proveedor deberá describir la forma como se
cumplirá con este requerimiento.

3.1.1.2.1. Actualizaciones.
Para el caso de documentos que residen sobre la intranet de OT o en un
equipo definido para ello; el proveedor deberá especificar si las
actualizaciones tienen costo adicional, su valor y la forma como se realizaría
dicha actualización.

La OT podrá elegir libremente si desea comprar o no el servicio de

actualizaciones (si este no hace parte de la oferta de licenciamiento)

3.1.2. Medios impresos (papel físico).

Los suministros en medios impresos deben cumplir con:

 Ser a nombre de “Organización Terpel S.A.”

 Permitir la copia y/o reproducción por otros medios, previa autorización por
escrito del dueño o representante de la información.
 Ser licencia perpetua.

3.1.2.1. Actualizaciones.

Los documentos en medios impresos no requieren actualización a no ser que La

OT asi lo especifique explícitamente.

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