2019

Excel 2013 – Sesión 04

MS EXCEL 2013 FILTRO AVANZADO

FILTRO AVANZADO

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que
deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado.

Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja.
Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo se colocó los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es
de importancia.

APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha
Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de
diálogo Filtro avanzado.
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Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las
condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo
un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos
que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al
departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra
celda.
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Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el
Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los
cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he
especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la
información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de
criterios de la siguiente manera.
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Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y
además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido
que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta
manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
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CÓMO ELIMINAR DATOS REPETIDOS EN EXCEL

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para generar reportes, los cuales dependerán de la precisión
y calidad de los datos, por lo que en más de una ocasión necesitaremos eliminar datos repetidos en Excel
para poder generar reportes efectivos.

No importa de dónde provengan los datos, la realidad es que será una acción que tendremos que realizar
frecuentemente por lo que es importante conocer las diferentes alternativas que tenemos para eliminar
duplicados en Excel.

Eliminar repetidos con Filtro avanzado

La primera alternativa que podemos utilizar es el Filtro avanzado que está ubicado en la ficha Datos > Ordenar
y filtrar > Avanzadas. Al hacer clic en el botón Avanzadas se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado
donde debemos asegurarnos de elegir las siguientes opciones:

• Copiar a otro lugar: Copiará el resultado a otro rango de celdas.

• Rango de lista: Debes colocar el rango que contiene los datos originales.

• Copiar a: Indica la celda donde se iniciará la copia de los datos.

• Sólo registros únicos: Esta es la opción más importante de todas ya que se encargará de hacer una
copia de los registros únicos eliminando así los datos repetidos.

Al hacer clic en el botón Aceptar se hará una copia de los registros únicos y serán colocados en la celda
indicada:
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De esta manera habremos eliminado los datos repetidos sin haber modificado los datos originales. Este
mismo método lo podemos utilizar para eliminar datos repetidos en más de una columna, por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que he obtenido los valores únicos de la combinación de columnas
Nombre y Apellido.

La única diferencia con el primer ejemplo es que ahora estoy pidiendo a Excel copiar los registros únicos que
se encuentran en las columnas A y B y como resultado obtendré los valores en las columnas D y E. El método
del Filtro avanzado para la eliminación de datos repetidos es ampliamente utilizado ya que dicho comando
ha estado presente durante varias versiones de Excel.
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APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el
rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos cómo se procede.

En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos
el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

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Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:

1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la
tabla.

2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en
otra Hoja de cálculo.

3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista

4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.

5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso
deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es
necesario especificar donde estarán los rótulos.

6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.

Para dar un ejemplo simple filtraremos las filas sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se
filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de
verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra
para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(D1:D2)

El panel queda como se muestra

Al aceptar nos queda la tabla filtrada

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En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos
copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se
ve

Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

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Aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por
ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos
la función CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos saber cuántos alumnos tuvieron
menos de 70% y más de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que
necesitaremos una celda más en el rango de criterios

Y el panel Filtro avanzado se configura como sigue

Al aceptar obtenemos la tabla

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Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.

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