COLEGIUL ECONOMIC „A.D.

XENOPOL”
BUCUREȘTI
ȘCOALA POSTLICEALĂ SPECIALIZAREA: ORGANIZATOR DE
CONFERINȚE, CONGRESE, TÂRGURI ȘI EXPOZIȚII

PROIECT DE SPECIALITATE PENTRU

OBŢINEREA CERTIFICATULUI DE
CALIFICARE PROFESIONALĂ NIVEL V

TEMA:”PLANIFICAREA ȘI ORGANIZAREA UNUI

EVENIMENT DE TIPUL ”OPEN DAY/ZIUA
PORȚILOR DESCHISE LA UNIVERSITATEA
CREȘTINĂ DIMITRIE CANTEMIR”

PROFESOR COORDONATOR: ABSOLVENT:

ŞTEFANIA MIHAI COMAN LAURENȚIU

2018

1
 CUPRINS

Argument ......................................................................................... 3

Capitolul I. Evenimentele corporate – componentă importantă a

turismului de afaceri

1.1 Considerații teoretice privind turismul de afaceri ........................ 4

1.2 Formele turismului de afaceri ....................................................... 6

1.3. Importanța turismului de evenimente .......................................... 8

1.4. Etapele planificării și organizării unui eveniment ....................... 9

1.5. Trenduri pe plan mondial la nivelul planificării și organizării 12

evenimentelor

Capitolul II ”Planificarea și organizarea unui eveniment de tip : 14 - 23

workshop”

Bibliografie ........................................................................................... 24

ANEXE .................................................................................................. 25

2
 ARGUMENT

Evenimentele de tip ”Open day/ Ziua porților deschise” oferă organizaților șansa de
a-și promova produsele sau serviciile de a atrage noi clienți. Totodată acest tip de eveniment
reprezintă o bună oportunitate de a intensifica comunicarea cu clienții existenți.
În cadrul unui astfel de eveniment publicitatea este esențială. Înainte de a începe
orice activitate de promovare, este necesară crearea unei strategii globale integrate și o
foarte bună organizare. Din dorința de a atrage cât mai mulți studenți interesați de profilul
lor, universitățile organizează anual ”Ziua porților deschise” – eveniment care presupune
eforturi organizatorice importante.
Toate acestea au reprezentat argumentele pentru alegerea acestei teme.
Lucrarea este structurată pe două capitole: ” Evenimentele corporate – componentă
importantă a turismului de afaceri “ și ” Planificarea și organizarea unui eveniment de tipul
”Ziua porților deschise la Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir”” .
Primul capitol: ”Evenimentele corporate – componentă importantă a turismului de
afaceri “ urmărește abordarea teoretică a problematicii privind turismului corporate (de
evenimente). Ca urmare, în primul capitol au fost abordate subiectele teoretice privind:
conţinutul, importanţa obiectivele, tipologia evenimentelor, etapele organizării și planificării
unui eveniment. Totodată acest capitol include și o serie de aspecte particulare ale
organizării unui workshop, accentuând caracterul practic al acestuia ș.a.
Capitolul se încheie cu evidențierea tendințelor existente pe plan mondial la nivelul
planificării și organizării evenimentelor.
În ceea ce priveşte partea practică/aplicativă a lucrării, aceasta a urmărit planificarea
și organizarea unui eveniment de tip open day organizat de către agenția de turism Xenopol
Events – agenție specializată pe corporate la solicitarea Universității Creștine Dimitrie
Cantemir. În vederea planificării și organizării acestui tip de eveniment au fost parcurse toate
etapele specifice începând cu identificarea nevoilor și stabilirea cât mai exactă a
obiectivelor, descrierea cât mai exactă a segmentului țintă, definirea conceptului cu toate
componentele sale, calcularea bugetului necesar, aspectele legate de planificarea,
implementarea, desfășurarea și evaluarea programului propus.
Totodată, în conceperea produsului accentul s-a pus pe calitatea serviciilor oferite, pe
o bună relaţie cu prestatorii (ceea ce garantează siguranţa serviciilor oferite), o foarte bună
selectare a prestatorilor asigurând omogenitatea și echilibrul produsului.
Pentru realizarea produsului a fost folosit materialul bibliografic indicat precum şi
alte lucrări ştiinţifice, cum ar fi: cărți şi reviste de specialitate.
În acest fel am corelat cunoştinţele teoretice și practice dobândite în timpul şcolii, cu
cele întâlnite în documentaţia tehnică de specialitate parcursă în perioada de elaborare a
lucrării.
Consider că tema aleasă în vederea obţinerii certificatului de calificare profesională,
cu calificarea „organizator de conferințe, congrese, târguri și expoziții”, dovedeşte
capacitatea mea de a sistematiza și sintetiza cunoştinţele dobândite în timpul şcolii şi în
perioada de elaborare a lucrării, de a rezolva probleme teoretice, dar și practice folosind
procese tehnologice din specializarea în care îmi voi desfășura activitatea.

3
 CAPITOLUL I. EVENIMENTELE CORPORATE – COMPONENTĂ
IMPORTANTĂ A TURISMULUI DE AFACERI

Turismul de afaceri este una dintre componentele cele mai dinamice ale activității
turistice, iar intensificarea relațiilor internaționale si, în deosebi, a celor economice se
reflecta în creșterea cererilor pentru călătoriile de afaceri.

1.1.Considerații teoretice privind turismul de afaceri

Turismul de afaceri (business) reprezintă o formă de turism cu scopuri comerciale,

guvernamentale sau educaţionale, având partea de agrement (leisure) ca motivaţie
secundară.. Turismul de afaceri presupune, în general, deplasarea într-o alta localitate, la o
distanta mai mare de 50 de km de localitatea de origine a turistului de afaceri, deplasare
determinata strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educațional.
Turismul de afaceri se refera,/ cuprinde, în sens larg, călătoriile persoanelor pentru
scopuri legate de activitatea profesională a acestora, respectiv deplasări în scop oficial,
comercial sau de altă natură, participări la diverse manifestări organizate de entităţi
economice sau administrative pentru reprezentanţii lor.
Turismul de afaceri corespunde unor domenii deosebit de diverse, în sfera sa
înscriindu-se deopotrivă: reuniunile diplomatice la nivel mondial şi întrunirile între
reprezentanţii diferitelor state, reuniunile economice şi negocierile comerciale, întâlniri
pentru schimbul de informaţii ştiinţifice şi tehnice, pentru comunicarea rezultatelor unor
proiecte de cercetare-dezvoltare, întâlniri culturale şi educative, precum şi manifestări
specifice diferitelor forme de manifestare culturală, competiţii sportive ş.a. Afacerile şi
motivele profesionale se referă la instalarea de echipamente, inspecţii, vânzări şi cumpărări
în contul întreprinderilor străine, participarea la reuniuni, conferinţe şi congrese, târguri şi
expoziții, participarea la activităţi sportive, profesionale, misiuni guvernamentale, studii,
cursuri de limbi străine sau de pregătire profesională.
Deşi aceste călătorii presupun desfăşurarea unor activităţi remunerate, ele sunt
asimilate turismului deoarece implică utilizarea dotărilor deoarece organizarea si realizarea
lor implica utilizarea dotărilor turistice de cazare, alimentare, agrement cât si consumul unor
servicii specifice furnizate de organizatori de calatorii.
Turismul de afaceri, ca prezentare generală, se referă la deplasările în interesul
serviciului (al afacerilor), efectuate de persoane în scopul participării la diferite manifestări
organizate în întreprinderi economice sau organisme administrative. Aceste activităţi, deşi
remunerate, au fost încadrate în sfera turismului deoarece şi acest tip de călătorie presupune
apelarea la servicii specifice acestei activităţi (cazare, alimentaţie, agrement). Rob Davidson
a surprins foarte bine acest aspect, în definiţia pe care a dat-o: turismul de afaceri include
persoanele ce călătoresc în scopuri legate de munca lor, de activitatea lor lucrativă, fără a fi
însă remunerate în locul de destinaţie, ci în cel de reşedinţă, de emisie.
Exista o mare varietate tipologica a turismului de afaceri, diferențiata prin criterii
precum: frecventa călătorilor, distanta parcursa, durata, gradul de decizie asupra condițiilor
unei calatorii, locul turismului de afaceri in ocupația celui ce călătorește, etc.
Din punct de vedere al conţinutului, de altfel, cea mai frecvent utilizată grupare,
formele turismului de afaceri se structurează în :

4
  turism general de afaceri (delegaţiile): se referă la deplasările în scopuri
profesionale;/ • călătoriile de afaceri individuale (delegaţiile), comune multor
meserii, pentru care persoanele implicate acceptă să se deplaseze în afara
oraşului de reşedinţă; De exemplu : calatoriile individuale in interesul
afacerilor pot include :un om de afaceri ,,viziteaza" un departament din cadrul
guvernului pentru a obtine o licenta de export ;un consultant in domeniul
computerelor ce isi ,,viziteaza" clientul pentru a-i rezolva problemele , s.a.
 turismul de reuniuni, întâlniri, care include o gamă largă de evenimente
(conferinţe, seminarii, team-bilding-uri, lansări de produse, întâlniri anuale
etc.) ale unor companii sau asociaţii, pentru a facilita comunicarea cu şi între
angajaţi, clienţi, acţionari sau membri; va cunoaşte, pe viitor, o continuă
creştere, ca urmare a necesităţii acute a schimburilor de cunoştinţe şi de
informaţii în toate domeniile de activitate.
 târguri şi expoziţii, foarte diverse, destinate în general prezentării de produse;
 târgurile şi expoziţiile: acestea au fost definite de G.Gautier (1987) ca:
“prezentări de produse şi servicii, destinate unui public invitat, cu scopul de a
determina o vânzare sau de a informa vizitatorul”; această formă de turism
este practicată de către reprezentanţii diverşilor agenţi economici şi publicul
vizitator, care la rândul lui poate avea două motivaţii: profesional sau
personal (curiozitatea);
 călătoriile stimulent: sunt oferite ca bonificaţii sau stimulent, anumitor
categorii de angajaţi şi familiilor acestora, drept recompense pentru
rezultatele obţinute./ călătorii stimulent (incentive), respectiv acele călătorii
pe care angajaţii le primesc de la angajator ca premiu pentru rezultate bune în
muncă;
 evenimente „corporate”, incluzând forme generoase de distracţie pe care
companiile • le oferă celor mai valoroşi clienţi sau potenţiali clienţi, pentru a
construi sau a intensifica relaţiile de afaceri.
Sub segmentelor pieţei MICE. Cele patru sub segmente sunt următoarele:
- participarea la reuniuni: include o gamă largă de evenimente (culturale, ştiinţifice,
politice, artistice, etc) cum ar fi conferinţele, cursurile, seminariile, lansările de produse,etc
sau întrunirile generale anuale la care participă reprezentanţi ai companiilor sauasociaţiilor şi
instituţiilor pentru a facilita comunicarea între membrii acestora, angajaţi,clienţi sau
acţionari.
- participarea la expoziţiile şi târgurile comerciale,adică în general la acele
evenimente la care sunt prezenţi reprezentanţii firmelor care produc de la maşini, până la
bunuri deconsum, dar şi clienţii potenţiali, care sunt interesaţi să cumpere şi să primească
informaţii specializate direct de la producători.
- ospitalitatea corporaţionistă (corporate hospitality): adaugă serviciilor turistice
activităţi de divertisment, în general, exclusiviste şi costisitoare, pe care companiile le oferă
celor mai importanţi clienţi sau clienţilor potenţiali. Acestea includ evenimente sportive şi
culturale prestigioase cum ar fi finale de cupă mondială sau concerte,spectacole, etc de
renume internaţional.
- călătoriile stimulative:călătorii- de cele mai multe ori de lux (ex: croaziere 8

5
 - participarea la expoziţiile şi târgurile comerciale, adică în general la acele
evenimente la care sunt prezenţi reprezentanţii firmelor care produc de la maşini, până la
bunuri de consum, dar şi clienţii potenţiali, care sunt interesaţi să cumpere şi să primească
informaţii specializate direct de la producători.

1.2. Formele turismului de afaceri

Prin conţinutul său complex, turismul de afaceri permite apariţia multor definiţii şi
clasificări. Acest lucru se datorează şi complexităţii activităţilor desfăşurate de către oamenii
în direcţia evoluţiei tot mai accentuate a sectorului de afaceri în contextul dezvoltării
economiei în general.
Turismul de afaceri este menţionat în literatura de specialitate sub o multitudine de
forme sub care acesta poate fii întâlnit în activităţile întreprinse de către oameni.
Calatoriile de afaceri pot avea caracter intern sau extern în functie de beneficiarul
nemijlocit si rezultatele acestora.
Formele turismului se afaceri având caracter intern se adreseaza salariatilor unei
întreprinderi si au ca obiectiv motivarea personalului în scopul cresterii productivitatii
muncii si îmbunatatirii performantelor.
Într-o tipologie ce nu se pretinde a fi completă, regăsim mai multe faţete (categorii)
ale acestei activităţi: conferinţe, întâlniri şi convenţii ale unor asociaţii sau corporaţii
realizate la nivel local, regional sau naţional; congrese şi convenţii la nivel internaţional;
cursuri de pregătire profesională (training); târguri şi expozitii; lansări de produse; călătorii
stimulent (incentive travel); schimburile de studenţi şi profesori; migraţiile sezoniere de
muncă; aprovizionarea cu anumite produse a pieţelor; livrarea de bunuri către consumatori;
servicii militare prestate în alte locuri decât îşi au baza; acţiuni de caritate / proiecte ale
organizaţiilor nonguvernamentale realizate în alte locuri decât unde îşi au sediul; angajaţii
guvernamentali ce călătoresc în serviciul statului şi diplomaţii; călătorii individuale de
interes general ale oamenilor de afaceri; navetismul.
Fiecare dintre aceste categori prezentate are un număr de subdiviziuni. De exemplu:
călătoriile individuale în interesul afacerilor pot include:
- un om de afaceri „vizitează” un departament din cadrul guvernului pentru a obţine
o licenţă de export;
- un consultant în domeniul computerelor ce îşi „vizitează” clientul pentru a-i rezolva
problemele, ş.a.
Conform clasificării făcute de J.Swarbrooke şi Susan Hower în lucrarea “Business
Travel and Tourism” există următoarele forme de turism de afaceri:
 Congrese şi convenţii internaţionale
 Conferinţa şi întalniri locale, regionale şi nationale, pentru asociaţii, firme,
instituţii
 Traininguri ( cursuri )
 Expoziţii şi târguri comerciale
 Lansări de produse
 Incentive travel
 Călătorii individuale de afaceri

6
  Deplasări în interes de serviciu a funcţionarilor din instituţiile de stat
Congresele şi convenţiile internaţionale, conferinţa şi întâlniri locale, regionale şi
naţionale, pentru asociaţii, firme şi instituţii sunt determinate de conceptul de întrunire a
cărui dimensiune şi timp de desfăşurare se concretizează în diferite forme de manifestare.
Astfel o mică adunare este numită întrunire, dar o mare întrunire este de obicei
numită conferinţă în Marea Britanie, convenţie în SUA şi congres în multe din ţările
europene.1
Rob Davidson defineşte întrunirea ca fiind acel eveniment organizat pentru
discutarea unor probleme comune (comerciale sau non-comerciale). Aceasta poate întruni 6
persoane sau sute de persoane, poate dura câteva ore sau o săptămână şi implică organizarea
şi angajarea câtorva servicii aparţinând industriei turistice.
Traininguri-le (cursurile de pregătire) sunt evenimente unde participanţii se întâlnesc
(într-un anumit loc, pentru o perioadă determinată de timp) pentru a primi informaţii, sau
pentru a fi ajutaţi să-şi dezvolte anumite aptitudini. Acestea pot fi cursuri de pregătire
interne, unde toţi participanţii aparţin unei singure organizaţii sau evenimente „deschise”
unde instituţia ce coordonează cursurile de pregătire oferă programe ce sunt disponibile
tuturor celor ce vor să beneficieze de ele.
Expoziţiile sunt definite conform lui Rob Davidson, ca prezentari de produse sau
servicii având un public ţintă în scopul promovării vânzărilor sau informării vizitatorilor.
Sunt parte a turismului de afaceri deoarece stimulează călătoriile (atât ale expozanţilor cât şi
ale vizitatorilor), creează o cerere ridicată pentru diferite servicii turistice, ca de exemplu
cateringul şi cazarea.
În diferite părţi ale lumii le întâlnim sub denumirea de târguri sau manifestări.
Lansările de produse sunt evenimente specializate pe care multe organizaţii le
utilizează în prezent ca o modalitate de promovare a produselor şi serviciilor ce urmează a fi
introduse pe piată. Ele au de obicei o audienţă variată incluzând mass media, distribuitorii şi
consumatorii. De asemenea, lansările în general, evenimente de scurtă durată (chiar şi de
câteva minute), dar necesită un buget foarte mare.
Călătoriile stimulent (Incentive travel) au fost definite în 1998 de catre „Society of
Incentive Travel Executives” (SITE) ca fiind un instrument de management care - prin
oferirea unor călătorii de excepţie – să motiveze şi / sau să recunoască participanţilor nivelul
înalt de performanţă atins în îndeplinirea sarcinilor ce le revin în cadrul organizaţiei.
Călătoriile stimulent utilizează turismul de loisir pentru recunoaşterea performanţelor la
locul de muncă.2
În accepţiune lui Rob Davidson în lucrarea intitulată Business Travel, aparută la
editura Pitman, în Londra, în anul 1994 reuniunile organizate pot îmbraca diferite forme:
Adunare – întâlnire între persoane reunite pentru a delibera, diviza sau pentru
divertisment.
Colocviu – întâlniri la care câţiva specialişti ţin cuvântări pe un anumit subiect sau
răspund la întrebări legate de acesta.
Conclav – o întâlnire privată sau o adunare secretă (de obicei religioasă).

1 J.Swarbrooke, Susan Hower, Business Travel and Tourism, Editura Butterworth, Heinemamms, London, 2002, p.5
2 Idem, p.6
7
 Conferinţă – un schimb de opinii formal sau o întrunire a mai multor oameni pentru a
discuta probleme de interes comun, în care o persoană face o expunere, auditoriul
participând activ.
Congres – întâlnire formală a unor delegaţii pentru discuţii, în special persoane
aparţinând unui anumit organism sau unei specializări profesionale. Manifestări cu caracter
informativ, congresele reunesc între 100 si 1.000 de persoane cu scopul de a schimba idei şi
de a-şi comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2 – 3 zile.
Convenţie – adunare de oameni care se întâlnesc într-un scop comun, în special, o
întâlnire a delegaţiilor unui partid în scopul formulării politicii sau selectării candidaţilor
pentru funcţii.
Meeting – o întrunire a mai multor oameni cu un scop comun.
Recepţie - manifestare cu caracter festiv, de un standard înalt.
Reuniune - manifestare cu caracter comercial, promoţional sau informativ,
regrupând 30 – 150 persoane, iar durata nu depaşeşte de regulă 3 zile.
Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 – 30 de persoane cu o durată
de 3 – 5 zile.
Simpozion – petrecere cu muzică şi conversaţie sau o întâlnire formală la care câţiva
specialişti ţin scurte cuvântări pe un anumit subiect sau subiecte asemănătoare, la care
auditoriul nu participă activ.
Summit – o conferinţă oficială la cel mai înalt nivel (de exemplu: la nivelul şefilor de
stat şi de guvern).
Workshop – reuniune de 30 – 35 de persoane în cursul căreia se discută în grupuri
mici, realizându-se un schimb de experienţa. Termenul este utilizat în SUA, iar francezii îl
numesc salon sau târg în cadrul căruia un număr variabil de expozanţi îşi prezintă produsele
unui public de profesionişti
Aceste definiţii sunt recunoscute şi utilizate de majoritatea specialiştilor fie ei români
sau străini.
O altă clasificare făcută tot de acesta împarte turismul de afaceri în:
- turism general de afaceri (delegaţii);
- reuniuni / întruniri;
- târguri şi expoziţii;
- călătorii stimulent.
În final se poate afirma că turismul de afaceri deţine un loc de seamă atât în
preocupările teoreticienilor activităţii turistice, dar mai ales în viaţa economică, fiind
necesară o monitorizare mai atentă a acestui fenomen în interesul extinderii acestei activităţi
şi evitării efectelor sale negative.

1.3 Importanța turismului de evenimente

Industria de evenimente - MICE (Meetings, incentives, conferences, and exhibitions)

generează importante beneficii la nivelul țărilor/zonelor care investesc în dezvoltarea
acesteia . Astfel, dintre avantajele care decurg din organizarea reuniunilor, pot fi menţionate:
 veniturile importante realizate din spaţiile de cazare, săli de conferinţe, servicii de
alimentaţie, servicii de agrement şi divertisment, precum şi veniturile obţinute prin
aplicarea diferitelor taxe şi impozite pe cazare, transport, taxe şi alte facilităţi de
natură turistică;
8
  câştigul de publicitate, promovare turistică, economică, culturală, politică, socială;
 factorul psihologic ce antrenează involuntar succesul unor tratative, negocieri, unele
afaceri putându-se încheia numai din motive de simpatie pentru ţara organizatoare
sau din alte raţiuni în care latura subiectivă joacă un rol important;
 imaginea politică, economică, turistică pe care o creează reuniunile internaţionale
conferă o deschidere tot mai mare ţărilor organizatoare în relaţiile internaţionale.
Această formă de turism este influenţată şi influenţează la rândul ei alte ramuri
economice: - transporturile; - serviciile de alimentaţie publică; - amenajările pentru
agrement şi divertisment, la realizarea cărora contribuie o multitudine de ramuri
industriale.
 în acelaşi timp, implicarea capitalului privat în crearea de noi centre internaţionale de
conferinţe a avut drept consecinţă firească o dinamică accentuată a acestei adevărate
industrii. Nu este însă exclusă nici contribuţia statului în domeniu, existând câteva
centre de conferinţe importante aflate sub patronaj guvernamental sau parlamentar.
Investiţiile în centrele de congrese şi conferinţe nu trebuie să fie foarte mari, ideale
fiind modernizarea şi echiparea spaţiilor deja existente, în condiţiile în care
echipamentele pot fi închiriate de la centre cu tot necesarul sau de la agenţii deja
specializate.
Pe lângă acestea, turismul de reuniuni aduce propriile sale avantaje specifice:
Profitabilitate ridicată În general, turismul de reuniuni înregistrează costuri foarte
mari şi totodată, un randament mare şi tinde să aducă beneficii furnizorilor din sectorul
superior al pieţei turistice: hoteluri de 3-4 stele, mijloace de transport clasa I, etc.
Beneficiile cheltuielilor din turismul de afaceri nu sunt însă restricţionate doar la hoteluri,
săli de conferinţe sau transport aerian, ci se regăsesc şi cu activitatea restaurantelor,
atracţiilor turistice şi culturale, serviciilor de transport local, ghizilor şi magazinelor din
zonă.
Sezonalitatea scăzută Un avantaj foarte mare pe care turismul de reuniuni îl aduce
locului de desfăşurare este dat de perioada în care se organizează. Deoarece reuniunile
internaţionale au loc în extrasezon, multe destinaţii turistice se bazează pe vizitatorii de
afaceri pentru a atenua efectele turismului sezonier. Astfel, la sfârşitul verii, consumatorii de
turism tradiţional pleacă din staţiunile estivale, dar lucrătorii hotelieri, din restaurante şi
şoferii de taxi pot avea încă câteva săptămâni profitabile datorate conferinţelor anuale ale
partidelor, diferitelor reuniuni pe diferite teme. Lunile cu cele mai multe reuniuni
intenaţionale sunt, în ordine octombrie şi septembrie.
Impact redus asupra mediului Turiştii de afaceri sunt printre vizitatorii cei mai
prietenoşi mediului din toţi ceilalţi iar efectul negativ asupra populaţiei locale este minim.
Deşi delegaţii unei conferinţe descind la locul de destinaţie în grupuri, ei îşi petrec
majoritatea zilelor în spaţiile alocate evenimentelor şi se intersectează foarte puţin sau deloc
cu populaţia zonei.
Posibilitati de reclamă Un turist de afaceri care pleacă cu o bună impresie asupra
conferinţei, târgului, destinaţiei de stimulare, devine un “ambasador gratuit” pentru acea
destinaţie. Aceasta explică de ce autorităţile locale fac un asemenea efort de a impresiona
vizitatorii de afaceri, cu oraşul sau regiunea lor. Aceşti turişti sunt, de obicei, oameni
influenţi, ale căror opinii asupra acelei destinaţii vor fi determinante pentru imaginea creată
în mintea turiştilor care n-au văzut-o încă. Eforturile locale pentru a impresiona această

9
categorie de turişti pot lua diferite forme: o cuvântare a primarului la deschiderea sesiunii;
un film despre atracţiile regiunii; un tur al oraşului şi al împrejurimilor cu autocarul,
organizat de consiliul local. Orice modalitate fiind aleasă, scopul este întotdeauna de a crea o
imagine bună, nu numai pentru ca turistul de afaceri să facă publicitate printre membrii
familiei, prieteni şi colegi, dar şi în ideea că aceştia se vor întoarce în vacanţă, sau chiar se
vor decide să transfere o parte a activităţii lor economice în acea localitate.

1.4. Etapele planificării și organizării unui eveniment

Orice eveniment trebuie să aibă în spate o planificare atentă, pentru că un singur

detaliu neluat în seamă poate transforma un eveniment reușit într-un dezastru cu consecințe
pe termen lung.
1. Stabilirea obiectivelor

Ca și în cazul planificării unei campanii ample de comunicare, primul lucru care

trebuie făcut este stabilirea obiectivelor care se vor a fi atinse prin intermediul evenimentului
respectiv. Adică ce reacții se doresc a fi obținute și de la cine. Există mai multe obiective
care se pot realiza prin organizarea unui eveniment. Dintre acestea cele mai des întâlnite
sunt::
 anunțarea cu fast, într-un cadru personal, a unei informații importante (lansarea
unui nou produs, extinderea companiei, un moment important în viața liderului
companiei etc.);
 crearea unei legături strânse cu publicul (poate fi vorba despre un eveniment de
divertisment adresat publicului larg – concert, concurs – sau unui eveniment
adresat publicului intern – teambuilding, petrecere privată);
 creșterea vizibilității brandului;
 îmbunătățirea relațiilor cu presa (prin organizarea de evenimente dedicate
exclusiv persoanelor din mass-media – testări în premieră ale produselor,
vizitarea unui nou sediu de firmă etc.);
 atragerea unor publicuri noi;
 îmbunătățirea imaginii companiei (evenimentele pot fi instrumente eficiente și în
gestionarea comunicării post-criză);
 informarea/educarea publicurilor cu privire la anumite produse, procese,
schimbări (seminarii, mese rotunde, workshopuri).

2. Stabilirea publicului țintă

Persoanele de la care se dorește a fi obținute reacțiile menționate în obiective

reprezintă publicul țintă. În cazul unui eveniment, publicul nu îl reprezintă în mod necesar
doar acei oameni care participă efectiv la acesta, ci pot fi, după caz, și cei care aud despre
eveniment, îl promovează, îl boicotează ș.a.m.d. Oricare ar fi situația, este necesară o foarte
bună cunoaștere a fiecărui grup căruia i se adresează și a felului în care poate fi afectată
atingerea obiectivelor.
3. Alegerea tipului de eveniment care va fi organizat

10
 Tipul evenimentului organizat depinde în primul rând de obiectivele stabilite, de
publicul căruia vă adresați și de bugetul pe care îl aveți la dispoziție.
Astfel, în funcție de acești trei factori, se va decide mai întâi dacă se merge pe
varianta unui eveniment offline – unde gazda și invitații au un contact direct, față în față,
aflându-se în același spațiu fizic – sau un eveniment online, unde interacțiunea se va face
prin intermediul unei conexiuni la internet. Evenimentele din prima categorie sunt mai
costisitoare și mai dificil de organizat din punct de vedere logistic, în vreme ce evenimentele
din cea de-a doua categorie necesită o investiție mai mică de timp și resurse.
Din categoria evenimentelor offline, cele mai populare sunt următoarele:evenimente
de divertisment: concerte, concursuri, competiții sportive, petreceri private, spectacole de
teatru/magie;, evenimente tip anunț: lansări de produs, conferințe de presă; evenimente de
informare/educare: seminarii, traininguri, workshopuri, mese rotunde, dezbateri publice.
Din categoria evenimentelor online, cele mai întâlnite variante sunt
următoarele:webinars (discuții educative pe anumite subiecte, de obicei interactive,
transmise în real-time, cu o durată medie de 30-60 de minute).Evenimente de tipul live
streaming (evenimente care au loc și offline, dar sunt disponibile și celor care nu sunt
prezenți fizic acolo prin transmisiunea live de la fața locului și posibilitatea interacțiunii via
chat)

3. Alegerea conceptului evenimentului

Ca și în cazul conceptului unei campanii, evenimentul care urmează a fi organizat

trebuie să aibă o identitate aparte, care să îl diferențieze din noianul de evenimente similare.
Conceptul unui eveniment trebuie să aibă elemente comune cu identitatea brandului și să
împărtășească aceleași valori cu acesta. Mai mult decât atât, conceptul unui eveniment
trebuie să se regăsească în toate detaliile organizării, de la decor și muzică, la vestimentație
și atmosferă. Aceasta implică creativitatea și inovația, precum și evitarea, pe cât posibil, a
clișeelor.

4. Stabilirea spațiului și momentului pentru desfășurarea evenimentului

Odată stabilit conceptul evenimentului, obiectivele și publicul avut în vedere,

alegerea locului de desfășurare va fi destul de ușoară. Spațiul trebuie să fie potrivit pentru
atmosfera pe care se dorește a fi obținută și să contribuie la atingerea obiectivelor. Nu alegeți
un local întunecos, cu scaune incomode pentru un training, ori o sală de ședințe pentru un
spectacol de magie. Pare firesc, dar greșeli de genul acesta se comit mai frecvent decât vă
imaginați.
Același lucru e valabil și pentru momentul de începere a evenimentului și durata
acestuia. Este necesară calcularea cât mai exactă a timpilor pentru fiecare moment al
evenimentului, astfel încât să nu intervină plictiseala și nici să fie dați oamenii afară când le
e lumea mai dragă. Programul evenimentului trebuie planificat la minut, astfel încât să nu
existe timpi morți și pauze de liniște stânjenitoare.

5. Stabilirea programului evenimentului

11
 Indiferent că este vorba despre o petrecere privată sau de un webinar, este important
să se stabilească exact ce se va întâmpla în fiecare moment al evenimentului. Care sunt
invitații, care sunt speakerii, care sunt reprezentanții presei și ce rol are fiecare dintre aceștia
în cadrul evenimentului. Programul ales va depinde de natura evenimentului și obiectivele
acestuia.
Momentele unui eveniment trebuie să fie coerente și să se lege armonios, astfel încât
experiența de ansamblu a participanților să fie una plăcută. Evenimentele nu trebuie să
năucească și să creeze confuzii, ci trebuie să încânte și să seducă.
Chiar și în cazul în care evenimentul organizat este unul informal, cu un program
lejer, lejeritatea trebuie să fie resimțită doar de invitați și nu să semnifice lipsă de organizare.
Cu alte cuvinte, chiar și pauzele lungi de networking trebuie planificate.

6. Stabilirea indicatorilor de performanță

Munca de organizare a unui eveniment nu trebuie începută până nu știe ce o să se

măsoare la final. În funcție de obiectivele stabilite, trebuie stabilite care vor fi elementele
care vor arăta măsura în care a fost atins sau nu respectivul obiectiv. Poate fi vorba despre
numărul de participanți la eveniment, despre cantitatea și calitatea aparițiilor în mass media
sau despre atitudinea publicului față de brandul promovat.

7. Alegerea canalelor de promovare

Odată ce au fost parcurse toate etapele de mai sus, rămâne de văzut cum va fi
promovat evenimentul . Din nou, alegerea canalelor de difuzare a mesajelor va depinde de
obiective și de publicul țintă.
Ca regulă generală, dacă este vorba despre un eveniment dedicat publicului larg,
comunicarea trebuie să se facă atât ante și post-eveniment, cât și în timpul acestuia. Pentru
aceasta este necesară valorificarea la maximum a tehnologiilor existente și a beneficiilor
acestora. Evenimentele sunt prin excelență sociale, deci este necesară interacțiunea cu
publicul, fie printr-un simplu album cu poze publicat pe Facebook, un hashtag al
evenimentului pe Twitter sau o aplicație de mobil dedicată evenimentului.

1.5. Principalele trenduri mondiale în organizarea unui eveniment de tip

workshop

Implicarea tehnologiei avansate

Inteligenta Artificiala a devenit parte din viata noastra de zi cu zi prin ajutorul

asistentilor digitali precum Siri sau Bixby. Folosind AI prin chatbots, organizatorii de
evenimente pot raspunde mai rapid intrebarilor participantilor prin intermediul unei aplicatii
special dedicate pentru evenimente. Este evident si faptul ca o combinatie a IA cu
recunoasterea faciala va schimba dramatic industria evenimentelor. De asemenea, cu
ajutorul mixului dintre realitatea augumentata (AR) si realitatea virtuala (VR), participantii
pot fi transpusi in destinatii complet diferite fata de locatia deja aleasa unde are loc
evenimentul. Organizatorii pot aduce invitati speciali sau speakeri ce nu sunt prezenti fizic,
dar care prin intermediul VR ajung sa rupa barierele de timp si spatiu.
12
 Experiente imbunatatite printr-un nivel ridicat de customizare

Din ce in ce mai multe persoane pun un mai mare pret pe experiente decat pe
lucrurile materiale. Cand vine vorba despre a alege un eveniment la care sa participe, clientii
nu duc deloc lipsa de optiuni, insa ei au inceput sa caute mai mult experientele inedite;
asadar, cu cat personalizezi mai mult conceptul pentru client, cu atat vei avea mai mult
succes. Evident, nucleul unui eveniment este reprezentat prin mesajul ce se doreste a fi
transmis; totul depinde de nivelul de engagement cu participantii pentru a asigura livrarea
mesajului.

Locatii netraditionale

Furnizarea unei experiente unice pentru clienti incepe prin alegerea locatiei potrivite.
Evenimentul devine unul memorabil si prin prisma spatiului deosebit in care se desfasoara.
Pentru 2018 ar fi bine sa pastrezi proiectele clasice pentru conferinte sau cursuri si sa plusezi
pe o distributie speciala a locurilor in salile de evenimente. De asemenea, noile tendinte
sugereaza si alinierea spatiului cu valorile si personalitatea clientilor, precum si cu ceea ce se
doreste a fi transmis prin conceptul si scopul in sine al evenimentului. Elementele techy
aduse in locatia aleasa furnizeaza mijlocul potrivit de customizare al spatiului, astfel incat se
poate asigura o experienta personalizata, intr-un decor deosebit si care va avea un impact
major prin aspectul inedit.

Big Data & Crowdshaping

In ultimul an s-a observat un accent din ce in ce mai mare asupra analizarii si

interpretarii datelor cu privire la managementul evenimentelor, precum si asupra
Crowdshaping – directionarea clientilor catre spatii sau experiente specifice din cadrul unui
eveniment, cu scopul de a le influenta experienta per total, in timpul participarii. Primul pas
este colectarea informatiilor necesare, prin chestionare si statistici specifice. Apoi,
informatiile sunt prelucrate prin intermediul algoritmilor tipici pentru Big Data, fiind
transformate in termeni de perspective si tendinte. Insa partea dificila nu este analizarea
acestor rezultate, ci poate mai mult implementarea lor efectiva.

Evenimente sustenabile

Sustenabilitatea a fost de asemenea o tendinta din ce in ce mai importanta in

industrie. Sponsorii si brandurile adopta practici in legatura cu responsabilitatea sociala pe
care le implementeaza in evenimentele lor. Initiativele unei corporatii in ceea ce priveste
resposabilitatea sociala ajuta la cresterea gradului de constientizarea a efectelor produse
asupra mediului inconjurator si asupra bunastarii sociale.

13
 CAPITOLUL II: PLANIFICAREA ȘI ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT
CU TEMA: OPEN DAY – STUDENT , PENTRU O ZI ! LA UNIVERSITATEA
CREȘTINĂ DIMITRIE CANTEMIR

Deoarece se apropie cu pași repezi, sfârșitul clasei a XII-a și facultățile din

București își deschid ușile și își pregătesc metodele prin care să-i atragă pe liceeni să se
înscrie oferindu-le cât mai multe oportunități de a cunoaște activitatea desfășurată în cadrul
lor.
De aceea Universitatea Creștina Dimitrie Cantemir , s-a decis sa organizeze un
eveniment Open Day , prin care sa ofere viitorilor studenți posibilitatea de a alege facultatea
care să le ofere cele mai bune posibilități de realizare profesională. Pentru a putea organiza
acest eveniment , Universitatea s-a decis sa apeleze la Agenția de turism Xenopol Event –
agenție specializată pe turismul de corporate

TITLUL: OPEN DAY –STUDENT , PENTRU O ZI !

TEMATICA EVENIMENTULUI : Evenimentul își propune să ofere un cadru

propice de informare a liceenilor bucureșteni și nu numai asupra posibilităților de studii și
oportunităților oferite de către Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir la nivelul celor 6
facultăți de prestigiu si anume: Facultatea de Management Turistic si Comercial, Facultatea
de Relații Economice Internaționale , Marketing , Administrație , Limbi si Literaturi Straine
, Stiinte Politice.

DATA : 12 mai 2017 intre orele - 9:30 – 16:30

NUMAR DE PERSOANE INVITATE : aproximativ 1500 de liceeni , împreuna cu

însoțitorii acestora

BENEFICIAR EVENIMENT : Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir persoana

de contact, doamna Rector Prof. univ. dr. Cristiana Cristureanu , office@ucdc.ro , telefon
021XXXXXXX.
ORGANIZATOR EVENIMENT: Xenopol Event – agenția de turism specializată
pe turism corporate persoană de contact Coman Laurentiu , email
laurentiucoman14@gmail.com, telefon 07XXXXXXXX

LOCATIA – Sala Aula Magna a Universitatii Crestine Dimitrie Cantemi,

amfiteatre, laboratoare și alte spații destinate studenților
La alegerea locației s-au avut în vedere următoarele:
 Asigurarea reprezentativității tuturor spațiilor importante din incinta facultății

14
  Amplasarea într-o zonă centrală ușor accesibilă atât cu transportul în comun:
Autobuze: 133 Tramvaie: 1 Metrou: M2-M3 sau M3 cât și cu autoturismul
personal – acces rapid din Splaiul Unirii
 Dotări moderne: videoproiectoare, ecrane, acces internet wireless , prize.
 Cheltuieli cu închirierea: 0 lei, sala fiind pusă gratuit la dispoziția
organizatorilor de către conducerea universitarii.

PUBLICUL ȚINTĂ: elevii claselor a XII-a – potențiali viitori studenți ai

Universității și însoțitorii lor: părinți, frați, prieteni

OBIECTIVE :
Obiectivul general: atragerea și înscrierea unui număr cât mai mare de studenți în
anul școlar 2018-2019 prin familiarizarea liceenilor cu viața de student și stimularea
interesului acestora pentru diferitele facultăți ale universității
Obiective specifice:
• atragerea a 1500 de participanți la a 4 ediție a evenimentului
• înscrierea a minimum 15 % dintre elevii participanți
• repetarea evenimentului in anii următori
• Identificarea unor cerințe ale acestora care ar putea determina creșterea
atractivității universității pentru viitorii studenți
•

Totodată în urma discuțiilor avute cu reprezentantul conducerii Universității Creștine

Dimitrie Cantemir a fost întocmit și semnat Brieful evenimentului.

BRIEF CLIENT

NUME CLIENT Universitatea Creștina Dimitrie Cantemir

PERSOANĂ DE Doamna Rector Prof. univ. dr. Cristiana Cristureanu
CONTACT
DATĂ 12.02.2018
DENUMIREA Viaţă de student, pentru o zi !
PROECTULUI
DESCRIEREA Evenimentul își propune să ofere un cadru propice de informare a liceenilor
PROECTULUI bucureșteni și nu numai asupra posibilităților de studii și oportunităților oferite de
către Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir la nivelul celor 6 facultăți de
prestigiu si anume: Facultatea de Management Turistic si Comercial, Facultatea

15
 de Relații Economice Internaționale , Marketing , Administrație , Limbi si
Literaturi Straine , Stiinte Politice. In principal , dorim sa familiarizam liceeni cu
conceptul de viața a unui student, prin diferite modalitati cum ar fii activitati
practice cat si participarea la cateva cursuri , integrarea in clubul studentilor ș.a.
AUDIENŢA 1500 elevi din toate liceele din București împreună cu însoțitorii lor
TIPUL EVENIMENT
Open day
ULUI
DATA/ Intervalul de timp12.05.2018
Data:
Intervalul de timp pentru organizare: 15.01 – 12.05.2018
pentru organizare
OBIECTIVE Obiectivul general: promovarea imaginii universitatii si atragerea in numar cat
mai mare a viitorilor studenti;
Obiective specifice:
 atragerea a 1500 de participanți
 înscrierea a minimum 15 % dintre elevii participanți
 repetarea evenimentului și în alte licee în decursul următorului an
BUGET
STABILIT
ECHIPA DE Manager proiect: Coman Laurentiu
PROIECT Membrii:
 Camelia Medrea – responsabil relația cu participanții
 Elena Cenușa – responsabil buget
 Andreea Anghel și Ana Iachimov – responsabil PR, marketing/promovare
eveniment
 Valentin Aprodu – responsabil comisie sponsorizare
 Bogdan Valentin – responsabil logistică
 Popescu Simona , Mailat Gabriela, Grigore Rafaela, – birou Secretariat
înregistrare
APROBARE 6.12.2017
TERMENE/MO - plata se va face prin virament în contul RO 15 RNCB 0188 0848 0804 0001
DALITĂȚI DE până pe data de 15.12. 2017
PLATĂ
CRITERII DE - Număr participanți la eveniment:
EVALUARE - înscrierea a minimum 15 % dintre elevii participanți
SEMNĂTURA Cristureanu

16
Echipa de organizare a evenimentului
 Event Manager : Coman Laurențiu
 Reprezentant ul Universității Creștine Dimitrie Cantemir doamna rector prof
univ. dr Cristiana Cristureanu
 Simona Popescu – responsabil PR, marketing/promovare eveniment
 Georgiana Trandafir – responsabil buget și sponsorizare
 Gabriela Tache – responsabil logistică și comunicare cu clienții

CONCEPTUL EVENIMENTULUI

Conceptul și formatul evenimentului au fost dezvoltate astfel încât să le ofere

viitorilor posibili studenți posibilitatea de a descoperi avantajele înscrierii la diferitele
facultăți, oportunitățile de dezvoltare profesională oferite, cât și diversele posibilități de
petrecere a timpului liber.
Ca urmare participanților li s-a oferit posibilitatea de a cunoaște universitatea atât
prin participarea la un tur al facultății însoțiți de actuali studenți – voluntari în acest proiect –
cât mai ales prin participarea la diferitele mini-cursuri organizate cu această ocazie și prin
implicarea în diferitele activități practice/de laborator propuse ca de ex: crearea unui cocktail
marcă personală în cadrul laboratorului de hotelărie și restaurație, simularea de business într-
un hotel/ agenție/diferite alte tipuri de firme, .crearea unei campanii de marketing pentru
compania Carrefour Romania care își propune dezvoltarea liniei de produse naturiste,
proiectul numindu-se „ Magazinul cu produse naturiste !”, simularea unui proces în cadrul
Facultății de drept ș.a.
Un alt punct forte al evenimentului, îl va reprezenta și prezenta unor foști studenți ai
acestei facultăți – care au ajuns astăzi personalități importante ale vieții economice, sociale,
juridice, artistice etc care le vor împărtăși viitorilor studenți din experiența lor .
Totodată se dorește familiarizarea participanților cu viata a unui student, prin diferite
modalitati cum ar fii integrarea in clubul studentiilor cat si activitati de tip voluntariat,
vizitarea cantinei, a sălii de sport și acluburilor existente în universitate. Dupa toate acestea ,
fiecare grup in parte va fii invitat in Aula Magna acolo unde vor participa la prezentarea
universitatii de catre Doamna Rector Prof. univ. dr. Cristiana Cristureanu.
Pentru a se putea participarea tuturor celor 1500 de elevi înscriși, aceștia vor fi
organizați pe serii și grupuri și vor parcurge trasee diferite urmând ca, la sfârșit grupurile să
se întâlnească în aulă pentru a asculata prezentarea făcultății și alte informații utile.

17
 Pentru a înlesni comunicarea la începutul și sfârșitul evenimentului va exista o
sesiune de networking (un proces care favorizează schimbul de informații și idei între
indivizi sau grupuri care au un interes comun) de 30 de minute unde vor putea servii gratuit
alimente şi băuturi puse la dispoziţie de către organizator evenimentului în care elevii vor
putea interacționa cu reprezentanții participanți.
Toate acestea se regăsesc, prezentate în sinteză, în programul evenimentului:

PROGRAM
OPEN DAY:STUDENT PENTRU O ZI LA UNIVERSITATEA CREȘTINĂ
DIMITRIE CANTEMIR

Sambata, 12 mai 2018

Seria I
09:00 – 09:30 Înregistrare | Welcome coffee
09:30 – 10:00 Turul universitatii
10:30 – 11:00 Participarea la un curs de drept
11:00 – 12:00 Ateliere practice
12:00 – 13:00 Concursul organizat de Careffour
13:20 – Anuntarea echipei castigatoare

Seria II
13:30 – 14:00 Înregistrare | Welcome coffee
14:30 – 15:00 Turul universitatii
15:30 – 16:00 Participarea la un curs de drept
16:00 – 16:30 Ateliere practice
16:30 – 17:00 Concursul organizat de Careffour
17:20 – Anuntarea echipei castigatoare

Cuvânt de deschidere:
Rector Prof. univ. dr. Cristiana Cristureanu
Invitați:
Alina Gorghiu - avocat și om politic
Serban Copot – jurnalist , prezentator TV ,
Adriana Vartejaru – director Carrefour Romania
Augusta Tepes – director Marketing Carrefour Romania
Irina Ionescu director manager vanzari
18
 PLANIFICAREA EVENIMENTULUI
Succesul acestui eveniment depinde și de modul în care se asigură planificarea și
organizarea tuturor acțiunilor necesare. Dintre acestea cele mai importante sunt: Diagrama
Gantt, Distribuirea sarcinilor/responsabilităților (prezentate în anexă), planificarea
financiară, planul de comunicare.
O componentă importantă a planificării evenimentului o reprezintă planificarea
financiară realizată prin intermediul Bugetului evenimentului.
Pentru aceasta au fost identificate resursele necesare și a fost creat un buget online
care a fost permanent actualizat.

RESURSE NECESARE:
Spaţii, cerinţe tehnice şi de infrastructură/logistică:
• 1 sală de festivități/aula
• Amfiteatre, săli de laborator, alte spații utile
• Echipamente audio-vizuale moderne, cum ar fi: 6 videoproiectoare
/lampă de rezervă, internet wireless, 3 laptop-uri (unul de backup), ,
whiteboard, sonorizare, flipchart-uri şi markere, microfoane mobile/stativ
Catering:
• patiserie: 100 kg patiserie sortimente variate
• sticle apă x 0,5l: 2000 apă plată, 500 apă minerală
Grafica eveniment:
• Realizare antet eveniment , layout invitații
• materiale publicitare: siglă, afiș, roll-up, 1600 mape personalizate,
materiale prezentare eveniment .
Papetărie-print
• 1600 foi prezentare eveniment, program, chestionare de feedback, foi
notes
• 1600 mape + 2000 pixuri personalizate
• 1600 brățări (reamintire mesaj)
• 10 roll-upuri, 5 afișe
• 70 ecusoane staff, speakeri
• 20 indicatoare orientare
Vestimentatie :
• tricouri personalizate cu emblema universitatii si semnul de intrebare pe
spate
30 de bucati
19
 Consumabile:
• hârtie igienică 12 baxuri : zewa
• prosoape hârtie: 30 buc.
• săpun lichid: 12 buc
• şerveţele: 3 pachete ( 1000 servetele / pachet )
• farfurii carton/plastic ( 3000 buc)
• saci de gunoi
Cadouri:
• Plachetă sticlă gravată ( pentru invitati si sponsori )
1. Pungi cadouri din hartie laminata lucioasa ( pentru liceeni ) cu emblema
universitatii pe fata si spate care vor contine : brosuri cu prezentarea
facultății 1 x pixuri cu UCDC, 1 carnet pentru notite, 1 bratara cu stick
Cheltuieli neprevăzute

Planificarea financiară

În vederea obținerii finanțării necesare organizării acestui eveniment a fost

alocată o sumă de 112.500 lei, care a fost obținută: 50.000 lei din bugetul universității și
62.500 lei din sponsorizări.
În acest sens au fost create trei tipuri de pachete de sponsorizare: Pachetul gold,
Pachetul silver, Pachetul bronze (prezentate în anexe) totodată a fost creată comisia de
sponsorizare și au fost identificați posibilii sponsori. Cu ajutorul acestor pachete de
sponsorizare s-a urmărit obținerea a 62.500 lei. Astfel au fost create:1 pachet de 20.000
lei (gold), 3 pachete de 10.000 lei (silver) și 15 pachete de 1000 de lei.
Bugetul final, rezultata al numeroaselor actualizări se prezintă astfel:
În urma acestei activități au fost obținute următoarele sponsorizări: 20.000 de lei de
la Carrefour Romania, 30.000 de lei de la Coca Cola, Samsung , si Nescafe, restul de 15.000
de la alte 15 firme: Boromir, Kandia, Titan, ș.a.

Bugetul final, rezultata al numeroaselor actualizări se prezintă astfel:

20
 BUGETUL EVENIMENTULUI

Elemente Cheltuieli (lei) Venituri (lei)

Închirierea locației de desfășurare împreună cu 0
echipamentele adecvate
Fotografi/ cameramani 4000
Catering 5400
- Invitați – sponsorizate PETRU
- participanți:
 100 kg patiserie de la Alice x 54 lei kg
 Apă 2000 sticle - Dorna sponsorizare
Ținută voluntari (studenți) 450
- 30 buc x 15 lei/buc + personalizare tricou cu emblema
facultatii
Ecusoane personalizate 30 buc x 2 lei/buc 60
Cheltuieli speakeri - -
Brățări stick USB 1600 buc x 50 lei/buc = 80.000
Mape + pixuri personalizate 1600 lei/buc 5600
1600 x 1,5 lei/buc. + personalizare
1600 x 2 lei
Tipărirea afișelor + banner 1000
Cadouri pentru speakeri: trofeu tip evantai personalizat 945
prin gravura 105 lei
Pungi cadouri din hartie laminata lucioasa personalizate 3200
Aranjamente curte si interior + puncte de info. 1500
Total costuri estimate 102155
Comision agenție 10 % 10345
Fonduri proprii – bugetul universității 50.000
Sponsorizări 62.500
Total 112.500 lei 112.500

PROMOVAREA EVENIMENTULUI

Totodată în cadrul activității de planificare a fost stabilit și planul de comunicare care

a urmărit: pe de o parte redactarea și trimiterea invitațiilor către toți actorii implicați iar pe
de altă parte comunicarea cu media.
În vederea comunicării evenimentului au fost create mapa de presă/comunicatul de
presă și trei tipuri de invitații

21
 • Invitație oficială – formală - pentru reprezentanții companiilor sponsori și
pentru conducerea și profesorii universitatii
• Invitația pentru elevi - care a avut un caracter mai puțin formal pentru, a
favoriza comunicarea cu aceștia
• Invitația de presa
Promovarea evenimentului s-a realizat prin:
• comunicarea directă prin :
• Popularizarea evenimentului pe site-ul și pe pagina de facebook a
universitatii , cat si pe fiecare pagina a liceelor.
• Trimiterea invitaţiilor
• Mailuri de invitaţie
• Promovarea prin flyere online , distribuite prin Facebook , Instagram ,
Twitter
• Prin mass-media , prin prisma celor de la Magic FM

IMPLEMENTAREA EVENIMENTULUI
• a fost confirmat numărul de participanți: 1700 de elevi + 58 profesori
• a fost confirmat numărul de speakeri : Alina Gorghiu - avocat și om
politic român , Serban Copot – jurnalist , prezentator TV , Adriana
Vartejaru – director Carrefour Romania , Augusta Tepes – director
Marketing Carrefour Romania , Irina Ionescu director manager vanzari si
doamna Rector Prof. univ. dr. Cristiana Cristureanu .
• a fost confirmat meniul de catering
• au fost asigurate/cumpărate materialele promoționale, decorațiunile,
consumabile etc.
• au fost identificate și prevenite eventualele riscuri
• au fost asigurate: serviciile de asistență medicală (prezența asistentei
medicale), pompieri (cunoașterea procedurii de evacuare)

LIVRAREA SI DESFASURAREA EVENIMENTULUI

Cu o zi înainte:
• au fost finalizate ultimele detalii legate de aranjarea salii: plasarea afișelor
la cele trei intrări în universitate, roll-upurilor, verificarea sonorizării,
realizarea și așezarea ghirlandelor de ...
• au fost așezate scaunele în amplasamentul stabilit
22
 • au fost asigurate toate condițiile necesare desfășurării optime a
evenimentului: curățenia, aerisirea, asigurarea unei temperaturi optime.
• a fost întocmită lista de jurnaliști prezenți la eveniment
• au fost realizate mapele de presa si au fost pregătite celelalte materiale
• a fost asigurată parcarea pentru invitați
• a fost făcut instructajul echipei
• organizare Welcome desk-ul

DESFĂȘURAREA EVENIMENTULUI
Pe tot parcursul derulării evenimentului echipa de organizare a monitorizat
desfășurarea, urmărind acestuia rezolvând toate problemele apărute ca de ex. absența,
întârzierea unor participanți.

EVALUAREA EVENIMENTULUI

Evaluarea evenimentului se va face pornind de la obiectivele setate iniţial. În acest

sens s-au folosit: Listele de prezenţă la activități, Chestionarul de feed-back, observarea
directă, monitorizarea pe tot parcursul desfășurării evenimentului asigurând o atât o evaluare
cantitativă prin numărul de participanţi la fiecare activitate,cât şi calitativă: gradul de
mulțumire al participanților rezultat din chestionarul de feed-back, testimonialele date de
participanţi organizatorilor, etc.
În final va fi întocmit un raport de evaluare care va fi transmis beneficiarului și va
avea loc o ședință de analiză a activității desfășurate în care vor fi evidențiate punctele tari și
slabe ale organizării și desfășurării evenimentului și au fost trase concluziile care vor sta la
baza desfășurării evenimentelor pe viitor.
În încheiere vor expediate scrisori de mulțumire adresate partenerilor și
participanților și se va face decontul final.

23
 BIBLIOGRAFIE

1. Allen Judy, Event planning: the ultimate guide to successful meetings, corporate events,
fund-raising galas, conferences, conventions, incentives and other special events -
©2009
2. Chiriac A. Crina, Asistenţa turistică în organizarea de evenimente, Editura THR-CG,
3. Florea C., Belous M., Organizarea evenimentelor şi banqueting-ul în structurile de
primire, Editura THR-CG, 2004.
4. Getz D., Event Management & Event Tourism-2nd edition, Cognizant Communication
Corporation, New York, 2005.
5. Schafer-Mehdi Stephan Organizarea evenimentelor Editura ALL
6. Smit Laricia Event Management: Putting thery into practice
7. Stanciulescu G, Managementul operatiunilor în turismul de evenimente.ASE 2014
8. Mihai Ștefania - Note de curs
9. Articole online
 www.theworldcafe.com/key-concepts.../world-cafe-method
 www.ancabalaban.ro/de-la-idee-la-organizarea-evenimentelor-de-succes
 www.traianbadulescu.ro/.../turismul-de-evenimente-o-mina-de-aur-pentru-romania
 https://brandixit.ro/10-pasi-pentru-organizarea-unui-eveniment-perfect/
 www.evenimente-corporate.ro/old/organizarea-unui-eveniment.html
 www.dailybusiness.ro/bloguri/big...pr/.../cum-organizez-un-eveniment-corporate-
174...
 https://www.anis.ro/ghidul-organizatorului-de-evenimente
 https://www.universum.ro/event-management-tendintele-de-urmarit-2018/

24
ANEXE

25
AFIȘUL EVENIMENTULUI

26
 DISTRIBUIREA SARCINILOR/GRAFICUL DE
ACTIVITĂŢI/RESPONSABILITĂȚI

ACTIVITĂȚI RESPONSABILI
Crearea conceptului evenimentului Întreaga echipă
Crearea bazelor de date ale participanţilor (mail, Iachimov Ana-Maria
telefon)
Stabilirea bugetului provizoriu şi gestionarea Lubene Cristian Florin
veniturilor şi cheltuielilor
Întocmirea/stabilirea programului provizoriu Intreaga echipa
Întocmirea Brief-ului de eveniment Gargarita Aurelian Stefan
Design materiale promoţionale, roll-up, afiș, program Iachimov Ana-Maria, Anghel
Stabilirea campaniei publicitare (modalități/canale) Andreea
Comunicarea cu trainerul - Discutarea tematicii/ Gargarita Aurelian Stefan
subiectului ce va fi abordat
Comunicarea cu participanţii Gargarita Aurelian Stefan
Identificarea şi contactarea furnizorilor Cenusa Elena
Încheierea contractelor pentru închirierea salii și Cenuşă Elena
catering
Redactare, tipărire, distribuire, interpretare Chestionar Anghel Andreea
feed-back
Verifică numărul de participanți și confirmarea meniul Cenuşă Elena
de catering și numărul de mape şi materiale
promoţionale
Salubrizare sală înainte şi după eveniment Iachimov Ana-Maria
Întocmirea şi expedierea scrisorilor de mulţumire Lubene Cristian Florin
adresate trainerului si participanţilor
Redactarea raportului de evaluare Lubene Cristian Florin, Anghel
Andreea

27
 DIAGRAMA GANTT

Activități S1. S 2 S 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Întâlnire cu clientul si
stabilirea obiectului
contractului/ideii de
eveniment, bugetului etc.
Crearea conceptului
evenimentului
Întocmirea bugetului
provizoriu
Brieful inițial al evenimentului
Identificarea speakerilor
Identificarea segmentului țintă
- Redactarea chestionarelor
- Crearea bazei de date - firme
- Selecția grupului țintă
- Trimiterea invitațiilor
- Întocmirea programului
provizoriu/agenda
evenimentului
- înscrierea participanților
- discutarea tematicii
/subiectelor abordate cu
speakerii
Promovarea evenimentului
- elaborarea materialelor
publicitare:, spider, afișe,
indicatoare de orientare, invitații
- Sponsorizare
Identificarea sponsorilor
Crearea pachetelor de
sponsorizare/propunerii de
sponsorizare/mapa
Încheierea contractelor de
sponsorizare
Trimiterea comenzilor pentru
materialele publicitare
Cumpărături
Agenda finală
Discuții aparatură audio-video
Printarea materialelor
Amenajarea sală
Pregătire mapă

28
 CHESTIONAR FEEDBACK

În primul rând am vrea să îți mulțumim că ati luat parte la evenimentul nostru și
sperăm că v-ati simțit bine. Pentru a reuși să ne îmbunătățim activitatea pe viitor avem
rugămintea de a ne răspunde la următoarele întrebări:

1. Pe o scară de la 1 la 5 cât de mult v-a ajutat evenimentul nostru sa va

INFORMAȚI în legătură cu profilul și activitățile desfășurate în cadrul universității noastre
1 2 3 4 5

2. Considerați că evenimentul s-a ridicat la nivelul așteptărilor tale?

Da Nu

3. Ce credeți că ar trebui îmbunătățit (din punct de vedere organizatoric) la

evenimentul nostru?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………

Date de contact

Nume:
Firma:
Mail:
Număr de telefon:

29