MONITOREO

DE PROYECTOS

MSc.Lic.Eco.Carlos Bernal Altamirano

MAGISTER EN GERENCIA Y GESTION DE PROYECTOS
MAGISTER EN DESARROLLO HUMANO SOSTENIBLE Y GERENCIA SOCIAL
carlos_bernal_altamirano@yahoo.es
Working Paper N 01
First versión 2005-02-09
MONITOREO DE
PROYECTOS

PARTE II
 MONITOREO DE PROYECTOS

Procedimiento utilizado para

comprobar la efectividad y
eficiencia del proceso de
ejecución de un proyecto
mediante la identificación de los
aspectos limitantes y/o
ventajosos que culmina
recomendando medidas
correctivas para optimizar los
resultados deseados.
 ¿Q UÉ ES M O NITO RE O ?

Monitoreo se define com o

un sistema de
seguimiento contínuo a
través de la observación,
m edida y evaluaciones
(ex-ante, de m edio
término, y ex-post) de las
condiciones de desarrollo
del proyecto
 LA FUNCION DEL MONITOREO

LA FUNCION DEL
MONITOREO DEL
PROYECTO , EN
COORDINACION CON LA
AGENCIA O FUENTE
FINANCIADORA, ES LA
CLAVE PARA MEJORAR
EL DESEMPEÑO
DEL PROYECTO
 MONITOREO DE PROYECTOS

MONITOREO

VERIFICA

EFICIENCIA DE LA EJECUCION DE EFICACIA DE LA EJECUCION DE

UN PROYECTO UN PROYECTO

IDENTIFICANDO

LOGROS DEBILIDADES

PARA APLICAR
MEDIDAS
CORRECTIVAS
Y OPTIMIZAR LOS RESULTADOS ESPERADOS DEL PROYECTO
 PERÍODO S DE M O NITORE O EN EL
PR OYECT O

¾ PREVIO a la ejecución del

proyecto.

¾ D U R A NTE la etapa de ejecución

y montaje de equipo.

¾ D U R A NTE la operación y
mantenimiento de la obra.

¾ P OSTERIOR a la vida útil del

proyecto.
 D O N DE SE EFECTÚ A EL
PR O CES O DE M O NITORE O

ƒ En el PRO YE CTO mismo

ƒ En el ENTO R N O circundante al proyecto
ƒ En los BENEFICIA RIOS del proyecto
 ETAPAS DEL CICLO DE PROYECTOS Y SU
MONITOREO
FUNCION FORMATIVA DE EVALUACION
marco lógico
hitos e indicadores
hitos de base
objetivos de desempeño
experiencia adquirida
PREPARACION DEL
PROYECTO

DESARROLLO DE CAPACIDAD
•compartiendo experiencia
•compartiendo información
•generando conocimiento
POST/TERMINACION EJECUCION
DEL PROYECTO /TERMINACION DEL
PROYECTO

EVALUACION FORMATIVA
EVALUACION SUMATIVA
•GESTIÓN/MONITOREO DEL PROYECTO
•generación de informes de evaluación •Desarrollo de sistemas de generación de
•análisis de ejecución de proyectos indicadores
•doc. de trabajo •Rediseño de proyectos
•diseminación de lecciones aprendidas •Evaluación de riesgos
•Lecciones aprendidas para diseminación
ETAPA S DEL M O NITO R E O:

1. Definir los objetivos del monitoreo.

2. Determinar los datos requeridos.

3. Determinar la disponibilidad y
co mpatibilidad de información.

4. Concluir la evaluación de factibilidad

 ORE O:
MO N I T
S DE L )
AP A a ci ó n
ET nt i nu
( co

5. Instalar el sistema de monitoreo.

6. Recolectar datos.
7. Analizarlos datos.
8. Elaborarinformes.

En todo el proceso de monitoreo se deben emplear

técnicas de calidad aceptables
 MONITOREO Y EVALUACIÓN

ƒ Monitoreo y Evaluación forman la base de

información necesaria para la Gestión de
Proyecto en todos los niveles que embarca la
Matriz de Planificación del Proyecto (MPP).

ƒ Monitoreo significa la observación y el registro

sistemático y continuo de acontecimientos
determinados en un período de tiempo. Dentro
del marco del método ZOPP el Monitoreo se
refiere en primer lugar al seguimiento de la
ejecución de las Actividades.
 MONITOREO Y EVALUACIÓN

ƒ En base del Monitoreo se puede hacer la

comparación de lo planificado con lo
realizado.
ƒ Evaluación significa el control del logro de
ciertos estándares o criterios
establecidos. Dentro del marco del
método ZOPP la Evaluación se refiere en
primer lugar a los Objetivos y Resultados.
ƒ En base de los Indicadores se mide el
impacto de las intervenciones al nivel de
los Resultados y Objetivos.
 MONITOREO Y EVALUACIÓN

ƒ El Monitoreo también contiene ciertos

elementos de evaluación, es decir la
interpretación de datos, por la cual se
genera la información.

ƒ La Evaluación también puede contener

elementos de monitoreo p.ej. al nivel de
los parámetros definidos en los
Indicadores.
 PROPORCIONAN LA BASE PARA EL
ASPECTOS EXOGENOS AL PROYECTO QUE
MONITOREO Y LA EVALUACIóN
PODRíAN AFECTAR SU VIABILIDAD

MPP de ZOPP de GTZ

MML de USAID

RESUMEN INDICADORES
MEDIOS DE
NARRATIVO DE VERIFICABLES SUPUESTOS
VERIFICACIÓN
OBJETIVOS OBJETIVAMENTE

FIN

PROPÓSITO

COMPONENTES

ACTIVIDADES

MATRIZ MARCO LOGICO

MATRIZ PLANIFICACIóN DE PROYECTOS

OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS
OBEJETIVO ESPECíFICOS o
DE PRODUCTOS INSUMOS
DESARROLLO
 MONITOREO DE
PROYECTOS
Procedimiento utilizado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso
de ejecución de un proyecto mediante la identificación de los aspectos
limitantes y/o ventajosos que culmina recomendando medidas correctivas
para optimizar los resultados deseados.
EFECTIVIDAD DE UN PROYECTO

Grado en el cual un PROYECTO logró los resultados previstos

y por tanto alcanzó su propósito y contribuyó a su fin. Mediante
la MML o MPP (matriz de planificación de proyectos)
EFICIENCIA DE UN PROYECTO

El grado hasta el cual se ejecutaron, administraron y

organizaron las actividades de un proyecto de una manera
apropiada al menor costo posible para rendir los productos
y/o componentes esperados. MML (matriz del marco lógico)
EFECTOS E IMPACTOS DE
UN PROYECTO
Los efectos e impactos del proyecto tienen que ver tanto con
las consecuencias planificadas como con los imprevistos del
proyecto. Los efectos e impactos se refieren a la influencia de
los objetivos del proyecto en otros ámbitos.
EJEMPLOS DE DIAGRAMAS DE CONCECUENCIA DE UNA
EVALUACION LLEVADA ACABO AL FINAL DEL TERCER AÑO
DEL PROYECTO
RESULTADOS METAS PLANIFICADAS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
OBTENIDOS
500 beneficiarios aumentan El proyecto logro con Continuar el
100% ingresos en $us 650 c/u éxito todos sus objetivos proyecto como
Proyecto reduce perdidas en en un 100% esta.
100% 1700TM. Su diseño fue bien
concebido.
100% Proyecto comercializa
300TM. Sus relaciones
causales son bien
100% Se erogan 450 mil $us. en la
correctas
operación de la planta

500 beneficiarios aumentan El proyecto logro con Modificar relación

50% ingresos en $us 650 c/u. éxito todos sus objetivos causal Producto-
Proyecto reduce perdidas en en un 75% Propósito.
75% 1700TM. Mala hipótesis o Analizar
Proyecto comercializa 300 supuestos errados a nivel supuestos a nivel de
100% TM. de producción. producto.
Se erogan 450 mil $us. en la Rentabilidad por debajo Continuar
100% operación de la planta de lo planificado proyecto.
EJEMPLOS DE DIAGRAMAS DE CONCECUENCIA DE UNA
EVALUACION LLEVADA ACABO AL FINAL DEL TERCER AÑO
DEL PROYECTO
RESULTADOS METAS PLANIFICADAS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
OBTENIDOS
500 beneficiarios aumentan El proyecto logro Modificar
100% ingresos en $us 650 c/u éxito en un 100%. Su presupuesto y
Proyecto reduce perdidas éxito sin embargo se continuar
100% en 1700TM. debe a ninguna causa proyecto.
ajena al proyecto.
80% Proyecto comercializa
300TM. Rendimientos no
Se erogan 450 mil $us. en fueron estimados
50% la operación de la planta correctamente.

500 beneficiarios aumentan Falla gerencial o Modificar

ingresos en $us 650 c/u. supuestos erróneos a diseño, cambiar
100% nivel de insumos. gerente y
Proyecto reduce perdidas
50% en 1700TM. El proyecto logra continuar
Proyecto comercializa 300 éxito en 50% proyecto.
75% TM. solamente.
Se erogan 450 mil $us. en Relación causal
100% la operación de la planta propósito- fin errada
 BENEFICIOS DEL MONITOREO

El monitoreo de proyectos genera los siguientes beneficios:

Ayuda a identificar
soluciones a problemas

Identifica fallas en el diseño y

Recomienda cambios al IDENTIFICA el plan de ejecución
plan/programa de ejecución SOLUCIONES
del proyecto

RECOMIENDA IDENTIFICA
CAMBIOS FALLAS
Identifica problemas EO
R Testea si el proyecto se esta
recurrentes que necesitan
ITO TESTEA ejecutando conforme al plan y
atención
ON EL O
M D ECT programación
IDENTIFICA
OY
PROBLEMAS PR EXAMINA
SUPUESTOS Examina periódicamente los
supuestos del proyecto,
Verifica si los componentes,
VERIFICA DETERMINA
determinando riesgos de no
resultaron en el logro del cumplir los objetivos (riesgos
propósito PROBABILIDADES relacionados con el entorno del
proyecto, que están fuera de
control de la gerencia del
Determina la probabilidad de que se produzcan los proyecto)
componentes o productos en forma planificada
 PROCESO DEL MONITOREO
Internalizarse (familiarizarse)
intervenir para mejorar el
Con el proyecto
desempeño del proyecto

INTERVENCION INTERNALIZARSE

E SO REO
OC TO
I
PR ON E OS STAKEHOLDERS
Involucrados

L M D C T en el monitoreo

DE YE
O
PR
Emitir reportes
de monitoreo REPORTES SISTEMA
Establecer sistema de
INFORMACION
información gerencial

Estos 5 pasos para realizar un MONITOREO satisfactorio, ayudan a

asegurar un SEGUIMIENTO eficaz y exitoso del proyecto
 INTERNALIZARSE CON EL PROYECTO

R DEL Debe conocer el

ITO
MON YECTO contexto del proyecto
PRO

de
be
Examinar la carpeta del proyecto
incluyendo la MML
Entrevistar al equipo
multidisciplinario encargado del
diseño y la administración del
Profesional asignado
proyecto.
para el monitoreo
Visita in-situ del proyecto y de la
zona de emplazamiento, recogida
información primaria.
 STAKEHOLDERS EN EL
PROYECTO
Deben identificar a los involucrados primarios
y secundarios del monitoreo

Stakeholders Î personas u organizaciones

TAREAS DE activamente involucrados, y cuyos intereses se
MONITOREO podaran ver afectados positiva y negativamente como
resultado de la ejecucion del proyecto o de la
conclusión satisfactoria del mismo.

Establecimiento de frecuencia de
presentación de reportes
Se debe proporcionar
información correcta a los
Stakeholders en el momento
oportuno para asegurar que el
MONITOREO ayude a mejorar
el desempeño del proyecto.
 SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL-SIG

Las necesidades de información sobre MONITOREO se deben usar para

estructurar un sistema de información gerencial.
Contribuir a perfeccionar las actividades de
MONITOREO, evaluación y de producción de
informes explicados
CONSTRUIR SER IMPORTANTE
SIG La
eficaz información SER OPORTUNA
recopilada
debe
RESPONDER
SER BAJO
COSTO

Debe responder a cuestiones estratégicas del

proyecto

Debe identificar los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) requeridos para

hacer que el sistema de MONITOREO sea confiable y creíble
 REPORTES DE MONITOREO

Los informes de monitoreo

pueden ser formales o informales

REPORTES DE
Cuanto mas pronto se identifiquen y MONITOREO
comuniquen los problemas, mas (+)
fácil será resolverlos
 DATOS PARA EL MONITOREO
Hasta que punto es probable
que el proyecto alcance sus
objetivos de desarrollo en
función de la continua validez
de su justificación y la
unificación del cumplimiento de
los supuestos.
PROBABILIDADES ACTIVIDADES
Las actividades o insumos
se están llevando a cabo
DATOS A en forma oportuna y eficaz
RECOPILAR en relación a sus costos
PARA EL
MONITOREO

Los componentes o
productos del proyecto se
están logrando tal como
fueron planificados en
cuanto a cantidad, calidad,
tiempo y costo
COMPONENTES
VALIDACION
Hasta que punto siguen siendo
validos la justificación y los
supuestos del proyecto o se están
transformando en riesgos que
pueden afectar el progreso e
impacto de desarrollo del proyecto
INTERVENCION DE MONITOREO

GERENTE DEL PROYECTO

ACTORES EN
EL AGENCIA O FUENTE DE
MONITOREO FINANCIAMIENTO
DE LOS
PROYECTOS ASISTENCIA ESPECIALIZADA PARA
MONITOREO

Los agentes de MONITOREO deben convertir, a corto plazo, sus

recomendaciones en acciones apropiadas
 MONITOREO
COMPORTAMIENTOS ACCIONES DE MONITOREO
DETECTADOS POR LOS
AGENTES DEL
MONITOREO
1. No hay ninguna 1. Esto confirma las acciones de ejecución del proyecto,
desviación notable por lo que no cabe acción alguna .
respecto a los planos
trazados.
2. El agente de MONITOREO debe determinar los
2. Desviaciones de
calendarios para el efectos de los retrasos y sus causas probables;
suministro de insumos verificar si hay que hacer cambios en la ejecución del
y/o generación de proyecto y que cambios recomendar.
componentes debido a
dificultades con la
ejecución.
 MONITOREO
COMPORTAMIENTOS ACCIONES DE MONITOREO
DETECTADOS POR LOS
AGENTES DEL
MONITOREO
3. Evidencia de problemas 3. El agente del MONITOREO debe determinar la
emergentes de la gravedad de los problemas y analizar y entender
administración/gestión del sus causas probables; proponer soluciones que se
proyecto. basen en una estrategia de intervenciones de
gestión progresivas, de manera que se consideren
niveles jerárquicos de intervención mas bajos antes
de apelar a los mas altos; finalmente debe
planificar los ajustes y modificaciones necesarios.
Debe también, considerar la conveniencia de
efectuar una evaluación intermedia o de ejecución
 MONITOREO
COMPORTAMIENTOS
DETECTADOS POR LOS
AGENTES DEL MONITOREO
4. Desviaciones considerables
respecto a los calendarios
para el suministro de insumos
y/o generación de
componentes debido a un
diseño inadecuado del
proyecto.
5. Costos que sobrepasan
significativamente los
estimados de diseño.
6. Bajo desempeño de insumos y
productos pero sin causas
claras.
ACCIONES DE MONITOREO
4. El agente de monitoreo debe determinar si el diseño del
proyecto puede ser revisado adecuadamente de manera
que todavía se pueda alcanzar el propósito del proyecto (si
es valido) o recomendar que se cancele el proyecto.
Debe también considerar la necesidad de ejecutar una
evaluación de ejecución y monitoreo.
5. El agente de monitoreo debe definir la causas y efectos
para determinar cursos de acción y recomendar medidas
tales como auditorias cambios considerables del diseño
y/o gestión del proyecto, o bien su cancelación.
6. Recomendar y/o hacer una evaluación intermedia o
ejecución
 EVALUACION DE
MONITOREO
Este instrumento permite analizar posibles
EVALUACION problemas de diseño de proyectos
DE
MONITOREO Contribuye al rediseño de los proyectos
para mejorar su desempeño.

Se trata de lograr que los involucrados en el proyecto y especialistas en

análisis económico, financiero y técnico, participen en un taller intensivo
para examinar y reformular el diseño del proyecto.
La matriz MML, acompañado de las técnicas de análisis de
involucrados, árbol de problemas, selección de estrategias y diseños
específicos, es la herramienta principal para resolver y analizar la
problemática, los involucrados, los objetivos del proyecto, sus datos del
año base, indicadores y supuestos.
 EVALUACION INTERMEDIA
Brinda la oportunidad de
Sirve para diagnosticar reorientar la trayectoria
problemas de gestión de un proyecto y realizar las
durante la ejecución oportunas correcciones
a mitad de la ejecución
EVALUACION
INTERMEDIA

Se la hace en Sirve para ayudar a tomar

cualquier momento decisiones, sobre la
durante la ejecución programación del proyecto.
del proyecto.
 MATRIZ DE LAS EVALUACIONES
INTERMEDIAS EX-POST Y DE EJECUCION

CONJUNTOS DE INTERROGANTES METODO DE

I ndi cador e
CUESTIONES RECOPILACION DE DATOS

s
PRINCIPALES ADICIONALES

CONTINUIDAD DE LA
JUSTIFICACIóN..

EFECTIVIDAD

EFICIENCIA

EFECTOS E
IMPACTOS

MML

MML MML MML

Verificar si ello afecto el comportamiento

de los supuestos y/o el logro de os
objetivos (actividad, componente,
propósito, fin)
Verificar los logros a nivel de Verificar los logros a nivel de Verificar lo logros a nivel de
propósito y/o fin actividades y/o componentes componente y/o propósito