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MANUAL LEGALIZACIÓN PREGRADO 2019-1

Felicitaciones, su solicitud de crédito ICETEX ha sido aprobada, para legalizar el


crédito es necesario radicar la documentación solicitada en este manual, en el
edificio O de la Universidad de La Sabana.

1. Formulario de autenticidad de documentos, que se obtiene dando clic en el


siguiente enlace:
http://www.icetex.gov.co/portal/Portals/0/Creditos%20educativos/formato_a
utenticidad_documentos.pdf

2. Aprobación impresa de la página de ICETEX: Este documento se obtiene dando


clic en el siguiente enlace:
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/inicio/consultaderesultados.aspx
Se coloca el número y tipo de documento en el campo “CONSULTA DE
RESULTADO EN ICETEX” y se imprime.

3. Formulario de inscripción impreso de la página de ICETEX, firmado y con huella


del estudiante:
Una vez se encuentre en la pantalla de aprobación (punto 2) en la parte inferior
de esta página busque el link “haga clic aquí para imprimir el formulario de
inscripción”

4. Fotocopia del último recibo público de la luz cancelado, de la residencia del


núcleo familiar, donde se pueda verificar la dirección y el estrato.

5. Fotocopia puntaje del SISBEN.

6. 2 fotocopias nítidas del documento de identidad del estudiante.

7. 1 Registro Civil original legible o Sentencia Judicial de Custodia (en caso de que
el estudiante sea menor de edad).

8. Certificado del Examen de Estado (Pruebas Saber 11) para aquellos


estudiantes que quienes ingresan a 1er y 2do Semestre.

1 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


9. Si aplica, certificado original de notas de Registro Académico para estudiantes de
pregrado que ingresen a segundo semestre en adelante. (Vigencia máxima de
expedido 1 mes a la fecha de entrega).

10. Si aplica, certificado de cabildo indígena, en el caso de haber registrado el


pertenecer a esta población.

11. 2 copias de la Orden de Matrícula expedida por la Universidad de La Sabana.

12. Formulario del deudor solidario impreso en orientación horizontal de la página


de ICETEX, firmado por estudiante y deudor solidario
Para llegar a este documento haga clic en el siguiente enlace:

http://cifin.asobancaria.com/cifin/icetexv2/public?accion=InicioFormularioBe
neficiario

En este punto el sistema le solicitará dos datos: “Referencia” (Número que


aparece en el recibo CIFIN cancelado para el estudio del deudor) y número y tipo
de documento de identidad del estudiante. Al ingresar estos dos datos podrá
acceder al formulario del deudor para su impresión.

13. 2 fotocopias nítidas de la cédula del deudor solidario.

14. Si el deudor solidario es empleado: Carta de Certificación Laboral del Deudor


Solidario con fecha de expedición no mayor a 30 días, que incluya salario, cargo,
fecha de ingreso y tipo de contrato.

15. Certificado de ingresos y retenciones de la DIAN del deudor solidario y/o


declaración de renta del año anterior. (DOCUMENTO OBLIGATORIO) en caso
de no tenerlo buscar un contador que certifique los ingresos, con fotocopia de la
cédula y de la tarjeta profesional del Contador. (Vigencia máxima de
expedido: 1 mes a la fecha de entrega).

16. Si el deudor solidario tiene ingresos adicionales a los de su empleo: Certificado


original y vigente de dichos ingresos expedido por contador, con una (1) fotocopia
de la cédula y de la tarjeta profesional del Contador. (Vigencia máxima de
expedido: 1 mes a la fecha de entrega).

17. Si es trabajador independiente traer certificado original y vigente de ingresos


expedido por contador, con fotocopia de la cédula y de la tarjeta profesional del
Contador. (Vigencia máxima de expedido: 1 mes a la fecha de entrega).

2 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


18. Si el deudor solidario es docente o pensionado traer fotocopia de los últimos tres
comprobantes de pago.

Tenga en cuenta que el deudor solidario tiene que certificar todos los ingresos
registrados en el formulario del deudor solidario.

Esta documentación tiene que ser legajada (parte lateral) en una carpeta tamaño
oficio (de cartón) en el orden en que se encuentra y como muestra la figura
(documento 1 en frente):

Anexos

Estos 5 últimos documentos no tienen que ser


legajados en la carpeta.
RECOMENDACIONES: Siga las instrucciones al pie de la letra, recolecte la
documentación con tiempo, pero teniendo en cuenta los plazos de expedición de los
documentos que la tienen.

1. Imprima el archivo “Compromiso” enviado en este email. El Compromiso es


un documento en el que el estudiante se compromete a cumplir con varios
requisitos durante su crédito, tiene que ser diligenciado por completo por el
estudiante.

2. Imprima el archivo “Carta de Instrucciones ICETEX”, la carta de


instrucciones ICETEX: es una de las garantías que ICETEX exige para la
legalización del crédito, se tiene que imprimir en hoja tamaño carta. Si el
estudiante es Mayor de edad diligenciar las garantías como se muestra en la

3 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


página 5 y 6, en caso de que el estudiante sea Menor de edad diligenciar como
se muestra en la página 7 de este manual. Es necesario Autenticar firma y
huella tanto del estudiante como el deudor solidario, a través del cotejo de la
huella dactilar mediante el sistema de autenticación biométrica.

3. Imprima el archivo “Pagaré ICETEX”, el Pagaré ICETEX: es una de las


garantías que ICETEX: exige para la legalización del crédito, se tiene que
imprimir en hoja tamaño carta. Si el estudiante es Mayor de edad
diligenciar las garantías como se muestra en la página 8 y 9, en caso de que el
estudiante sea Menor de edad diligenciarla como se muestra en la página 10
de este manual. Recuerde que NO tiene que autenticar este
documento.

4. Imprima el archivo “Condiciones de Adjudicación del Crédito”, las


condiciones de adjudicación: es una de las garantías que ICETEX exige para la
legalización del crédito, se tiene que imprimir en hoja tamaño carta. Si el
estudiante es menor de edad lo debe firmar el representante legal (padre o
madre), si el estudiante es mayor de edad lo firma el estudiante. Es necesario
diligenciar los datos solicitados en este formato como cedula, dirección y email.
Recuerde que NO tiene que autenticar este documento.

5. Imprima el archivo “Pagaré – Carta de Instrucciones Universidad de


La Sabana”, el Pagaré – Carta de Instrucciones Universidad de La Sabana es
una garantía que exige la Universidad de La Sabana para legalizar el crédito, este
documento se tiene que imprimir en 1 sola hoja tamaño carta y debe ser
diligenciada tal y como se muestra en la página 11 (estudiante mayor de
edad) o página 12 (estudiante menor de edad) de este manual. Es
necesario Autenticar firma y huella tanto del estudiante como el deudor solidario,
a través del cotejo de la huella dactilar mediante el sistema de autenticación
biométrica.

 Cuando tenga la documentación completa y diligenciada radíquela en la


Universidad de La Sabana, Edificio “O” (Campus de Chía) lo antes posible.

 Si el Estudiante es Menor de edad el diligenciamiento del Pagaré y de la


Carta de instrucciones ICETEX cambia tal como se indica en la hoja
número 9 y 10 respectivamente.

4 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Carta de Instrucciones ICETEX: Diligencie este documento tal y como lo
muestra el siguiente ejemplo:

Archivo: “Carta de instrucciones.PDF” hoja 1 – Imprimir en hoja carta.

Verifique que el número que aparece


en este campo corresponda
exactamente al documento de
identidad del estudiante.

Verifique que los nombres que


aparecen en este campo correspondan
exactamente al nombre que aparece
en el documento de identidad del
Estudiante y del deudor solidario.

Por favor NO DILIGENCIE NINGUN


CAMPO EN BLANCO DE LOS QUE SE
ENCUENTRAN EN ESA ZONA

5 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Carta de Instrucciones ICETEX- Estudiante Mayor de Edad: Es necesario
Autenticar firma y huella tanto del estudiante como el deudor solidario, a través del
cotejo de la huella dactilar mediante el sistema de autenticación biométrica.

Archivo: “Carta de instrucciones.PDF” hoja 2 – Estudiante Mayor de Edad

En este campo colocar únicamente la Verifique que el


En este campo colocar Nombre claro y firma del firma del Deudor Solidario. nombre que aparece
estudiante (SI ES MAYOR DE EDAD).
en este campo
En este campo corresponda
Número de Cédula En este campo colocar la
colocar la huella exactamente al
Estudiante MAYOR DE huella del Estudiante
del Deudor nombre que aparece
EDAD MAYOR DE EDAD
Solidario en la cédula del
deudor solidario.
Verifique que el
Diligenciar número que aparece en
Diligenciar datos del este campo
datos del
estudiante Deudor Solidario. corresponda
exactamente al que
aparece en la cédula
del deudor Solidario.

6 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Recuerde que en la carta de instrucciones ICETEX tienen que
autenticar firma y huella el estudiante (si es mayor de edad) y el
deudor solidario a través del cotejo de la huella dactilar mediante el
sistema de autenticación biométrica.

Carta de Instrucciones ICETEX- Estudiante Menor de Edad: En caso de que


el estudiante sea menor de edad, favor diligenciar la carta de instrucciones
ICETEX de la siguiente manera:

Si el estudiante es menor de edad (menor 18 años) su representante


legal (uno de los padres o el acudiente) deberá firmar en el espacio de
firma del cuadro superior para BENEFICIARIOY/O REPRESENTANTE
LEGAL, de la carta de de instrucciones.

En este campo colocar solo la firma del deudor


solidario. Verifique que el
nombre que
aparece en este
En este campo colocar
En este campo colocar la En este campo colocar campo corresponda
número de cédula del
huella del deudor solidario o la huella del deudor exactamente al que
deudor solidario o
representante legal. solidario aparece en la cédula
representante legal
del deudor
solidario.
Verifique que el
En este campo
colocar los Diligenciar datos número que
datos del del Deudor aparece en este
deudor Solidario campo
solidario y/o corresponda
representante exactamente al
legal. que aparece en la
En este campo Colocar Nombre claro y firma del cédula del deudor
estudiante MENOR DE EDAD. solidario.
En este campo colocar
número de la tarjeta de En este campo colocar la
identidad del Estudiante huella del Estudiante MENOR
MENOR DE EDAD. DE EDAD.

En este
campo
colocar los
datos del
estudiante
MENOR DE
EDAD.

7 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Si el estudiante es menor de edad, el unico que autentica la Carta de instrucciones
es el deudor solidario y/o representante legal del estudiante,recuerde que es
necesario autenticar tanto firma y huella, a través del cotejo de la huella dactilar
mediante el sistema de autenticación biométrica. Si el estudiante es menor
de edad (menor de 18 años) su representante legal (uno de los padres o
el acudiente) deberá firmar en el espacio de firma del cuadro superior
para BENEFICIARIO Y/O REPRESENTANTE LEGAL, de la carta de
instrucciones. Debajo del cuadro deberá firmar el estudiante.

Pagaré ICETEX: Diligencie este documento tal y como lo muestra el siguiente


ejemplo. Recuerde que NO tiene que autenticar este documento.

Archivo: “Pagaré.PDF” hoja 1 – Imprimir en hoja carta.

Por favor verifique que el número


que aparece en este campo
corresponda exactamente al
documento de identidad del
estudiante.

Por favor verifique que los nombres


que aparecen en este campo
correspondan exactamente al
nombre que aparece en el
documento de identidad del
Estudiante y del deudor solidario.

8 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Pagaré ICETEX- Estudiante Mayor de edad: Diligencie este documento tal y
como lo muestra el siguiente ejemplo. Recuerde que no tiene que autenticar
este documento.

Verifique que el nombre que


En este campo colocar solo la firma del aparece en este campo
En este campo colocar el nombre y firma corresponda exactamente al
Deudor Solidario.
del Estudiante MAYOR DE EDAD. nombre que aparece en la
cédula del Deudor Solidario.
Colocar el Número de En este campo debe
En este campo colocar la
Cédula Estudiante colocar la huella del
huella del Estudiante.
MAYOR DE EDAD. Deudor Solidario.
Diligenciar Verifique que el número que
datos del aparece en este campo
estudiante corresponda exactamente al
MAYOR DE que aparece en la cédula del
EDAD. Deudor Solidario.

Diligenciar
datos del
Deudor
Solidario.

9 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Recuerde que el pagaré no se tiene que autenticar.

Pagaré ICETEX- Estudiante Menor de Edad: En caso de que el estudiante sea


menor de edad, favor diligenciar el pagaré ICETEX de la siguiente manera:

Pagaré hoja 2 – Estudiante Menor de Edad

Si el estudiante es menor de edad (menor 18 años) su representante


legal (uno de los padres o el acudiente) deberá firmar en el espacio
de firma del cuadro superior para BENEFICIARIOY/O
REPRESENTANTE LEGAL.

En este campo colocar solo la firma del deudor


solidario
Verificar que el nombre
que aparece en este
En este campo colocar
campo corresponda
número de cédula del En este campo colocar la huella En este campo colocar exactamente al que
deudor solidario o del deudor solidario o la huella del deudor aparece en la cédula del
En este campo representante legal representante legal solidario deudor solidario.
colocar los En este campo
datos colocar los
deudores datos del
solidario y/o Deudor
representante Solidario. Verifique que el número
legal que aparece en este
En este campo Colocar Nombre claro y firma del campo corresponda
estudiante MENOR DE EDAD exactamente al que
aparece en la cédula del
En este campo colocar
En este campo colocar la deudor solidario.
número de la tarjeta de
huella del Estudiante
identidad del Estudiante
MENOR DE EDAD
MENOR DE EDAD
En este campo
colocar los datos
del estudiante
MENOR DE EDAD

Recuerde que el pagaré de ICETEX no se tiene que autenticar.

10 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Pagaré - Carta de Instrucciones Universidad de La Sabana Estudiante
Mayor de Edad: Diligencie este documento tal y como lo muestra el siguiente
ejemplo. Autenticar firma y huella del estudiante y deudor solidario
según se indica, a través del cotejo de la huella dactilar mediante el sistema de
autenticación biométrica.
autenticación biométrica.

NO DILIGENCIE NINGUNO DE LOS


CAMPOS QUE SE ENCUENTRAN EN
ESTA ZONA

Firma del Estudiante. Huella Huella


Firma del Deudor.
Nombre del Estudiante. Estudiante Nombre del Deudor. Deudor
Doc. del Estudiante. Doc. del Deudor.

NO DILIGENCIE NINGUNO DE LOS


CAMPOS QUE SE ENCUENTRAN EN
ESTA ZONA

Si el notario le solicita diligenciar


estos espacios, por favor
autentique el documento en otra
notaria, donde le permitan
autenticar sin diligenciar estos
espacios porque de lo contrario el
documento no tendrá validez.

Firma del Estudiante. Firma del Deudor.


Nombre del Estudiante. Nombre del Deudor.
Doc. del Estudiante. Doc. del Deudor.

11 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Pagaré - Carta de Instrucciones Universidad de La Sabana - Estudiante
Menor de Edad: Diligencie este documento tal y como lo muestra el siguiente
ejemplo. Autenticar firma y huella del representante legal del estudiante
y/o deudor solidario según se indica.

El Representante legal del


estudiante puede ser el mismo
deudor solidario. En caso dado
todos los campos deben ser
diligenciados con los datos del
deudor.

Firma del Representante legal Huella Firma del Deudor. Huella


Nombre del Representante Legal Representante Nombre del Deudor. Deudor
Doc. del Representante legal Doc. Del Deudor.
Legal.

Si el notario le solicita diligenciar


estos espacios, por favor
autentique el documento en otra
notaria, donde le permitan
autenticar sin diligenciar estos
espacios porque de lo contrario el
documento no tendrá validez.

NO DILIGENCIE NINGUNO DE LOS


CAMPOS QUE SE ENCUENTRAN EN
ESTA ZONA

Firma del Representante legal Firma del Deudor.


Nombre del Representante Legal Nombre del Deudor.
Doc. del Representante Legal. Doc. del Deudor.

12 Universidad de La Sabana – Manual de Legalización Parte 2


Recomendaciones:

- El nombre y la cédula en los campos que se requiera deben estar escritos con
letra legible, y estos tienen que coincidir con la cédula de ciudadanía o
tarjeta de identidad según el caso.
- Las firmas y las huellas de una misma persona deben ser iguales
en cada campo en que se requiera.
- La impresión de los documentos debe ser legible, nítida y de calidad, no
debe estar cortada, ni debe ser borrosa.
- No tache, no repise, no arrugue ninguno de estos documentos.
- Verificar que el nombre del beneficiario y del deudor solidario
estén bien escritos en el pagare y la carta de instrucciones de ICETEX, ya que
estos tienen que coincidir exactamente con la cedula de ciudadanía o tarjeta
de identidad.
- No perforar el pagaré y carta de instrucciones de ICETEX. Si lo hace no se
aceptará.
- Siga las instrucciones al pie de la letra de este manual, tenga en cuenta que no
se recibirán garantías mal diligenciadas, sin diligenciar o si aplica sin
autenticar.
- En los documentos que se indique autenticar, tenga en cuenta que se tiene
que autenticar tanto firma como huella, a través del cotejo de la huella dactilar
mediante el sistema de autenticación biométrica. La autenticación tiene
que ser realizada únicamente por los mayores de edad, ya que los
menores no pueden realizar dicho trámite.
- Los Ingresos del deudor solidario deben estar soportados en su totalidad.
- Si el estudiante es menor de edad, adjuntar 2 fotocopias de la cédula del
representante legal, si este firmo en alguno de los documentos.
- La dirección y el estrato que registraron en ICETEX debe coincidir
con el recibo de la Luz donde reside el núcleo familiar.
- Si tiene algún problema con las instrucciones descritas en este manual, por
favor háganoslo saber a través de alguno de estos medios:

Email: Cindy.pachon@unisabana.edu.co

Tel: 8616666 ext. 31771.

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