Manual - Veneza - Disel - DP - 30 06 12

Gestão de Pessoal Corporativa
Manual de normas, políticas e procedimentos

Instituído em Junho de 2012 Versão: 01
1 – APRESENTAÇÃO
1.1 Dos Objetivos Gerais
O objetivo deste manual é detalhar o fluxo das atividades do Processo de

Administração de Pessoal do GRUPO VENEZA composta pelos subprocessos
de Gestão de Pessoal, Segurança e Medicina do Trabalho e Jurídico Trabalhista,
relacionando-os com os profissionais responsáveis pela execução de cada tarefa.
Embora a responsabilidade funcional principal encontre-se nestes subprocessos, o
manual visa servir de fonte de informação a todos os demais processos que se
integram de alguma forma com a gestão de pessoal.
Os procedimentos aqui delineados tem como premissa apresentar princípios

orientadores básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis
nos processos de trabalho. Estes não devem, portanto, substituir a iniciativa,
criatividade e bom senso dos colaboradores envolvidos.
1.2 Dos Objetivos Específicos
Padronizar os procedimentos administrativos da Gestão de Pessoal descrevendo

e atribuindo responsabilidades em cada estágio dos principais processos e sub-
processos de trabalho, de modo a estabelecer normas e padrões para a execução
de cada atividade.
1.3 Da Estrutura
Os procedimentos aqui apresentados foram definidos a partir de um novo desenho

das atividades das operações da Gestão de Pessoal, não isentando a
possibilidade de melhorias, que devem ser constantes na dinâmica organizacional
da empresa, as quais serão ajustadas sempre que necessário.
Os manuais estão compostos dos capítulos "Normas e Políticas",

"Procedimentos" e "Anexos”.
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1.3.1 As Normas e Políticas
Referem-se a todas as regras que são as diretrizes dos processos

contemplando seus respectivos níveis de responsabilidade, assim como
fazendo referências aos estatutos e normas internas gerais da empresa.
1.3.2 Os Procedimentos
São as descrições do "passo-a-passo", do "como fazer" as atividades em

cada processo e sub-processo, sendo descrito a partir de cada atividade
desempenhada na área abordando toda operação (começo, meio e fim).
1.3.3 Os Anexos
Trazem os modelos de documentos utilizados nas operações internas da área.
1.4 Do Campo de Atuação
Gestão Administrativa e demais processos da empresa que se integrem de

alguma forma aos seus processos administrativos e operacionais descritos ou
não neste manual.
1.5 Das Responsabilidades
É da Diretoria Estratégica a responsabilidade do cumprimento das regras,

normas e procedimentos descritos neste documento, assim como sua
manutenção e revisão que deverá ser realizadas sempre que necessário, com a
aprovação da CONTROLADORIA, que validará as modificações após análise
dos impactos destas em outras áreas.
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1.6 Da estrutura organizacional do processo administrativo
A estrutura abaixo foi definida a partir do desenho das atividades do processo e

subprocesso administrativo do Grupo Veneza.
GERÊNCIA
ADMINISTRATIVA
MANUTENÇÃO ATENDIMENTO SEGURANÇA ADMINISTRAÇÃO

ADM DEPESSOAL ARQUIVOGERAL SERVIÇOSGERAIS
AOPÚBLICO PATRIMONIAL DEATIVOFIXO
PREDIALA
SERVIÇODECOPAE
CONSERVAÇÃO PORTARIAE GESTÃODE
LIMPEZA
PREDIAL RECEPÇÃO PESSOAL
SERVIÇOS
REPAROSPREDIAIS SECREETÁRIAS SESMT EXTERNOS
JURÍDICO
TRABALHISTA
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CAPÍTULO 2 – NORMAS E POLÍTICAS ORGANIZACIONAIS
2.1 Normas Organizacionais – Definição
“As normas organizacionais são regras que regem a conduta comportamental de

cada colaborador dentro da organização”.
As normas organizacionais relacionadas à gestão de pessoal instituídas no

GRUPO Veneza são:
a. O prazo para entrega das informações para fechamento da folha de

pagamento e controle do ponto é até dia 10 de cada mês;
b. O percentual de desconto de alimentação é de ____, obedecendo ao teto
máximo para desconto de R$ _____ ;
c. Os Desligamentos de funcionários só poderão ocorrer até o dia 10 de cada
mês;
d. Uso obrigatório do crachá de identificação;
e. Marcação diária da presença no relógio de ponto;
f. Acesso dos colaboradores a empresa feito apenas pela entrada exclusiva;
g. Uso do e-mail coorporativo exclusivo para assuntos de interesse da
empresa, sendo proibido o envio de textos e mensagens de ordem
particular.
h. Obrigatória a confidencialidade das informações coorporativas;
i. O prazo de entrega dos atestados médicos ou ausências justificadas de 72
horas a contar da emissão do mesmo;
j. Proibido o uso de fone de ouvido ligado a mp3 ou aparelhos celulares, no
horário de expediente;
k. Saída no horário de expediente abonada apenas mediante prévia
autorização escrita da gerência da área e / ou diretoria;
l. Conforme cláusula contratual de trabalho, todo prejuízo causado aos bens
da empresa será descontado, com fundamento do parágrafo 1º do artigo
462 da CLT;
m. O não cumprimento das normas acarretará em advertências verbal, escrita,
suspensão e demissão por justa causa.
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2.2 Políticas Organizacionais – Definição
“Políticas Organizacionais são guias orientadoras da ação administrativa para o

atingimento das metas e objetivos estabelecidos para a organização”.
O GRUPO VENEZA pensando em seus colaboradores define abaixo suas

principais políticas organizacionais, que deverão ser sempre vistas como base de
decisões estratégicas.
As políticas organizacionais principais são:
a. Oferecer benefícios como, planos de saúde, alimentação e/ ou refeição,

seguro de vida, com custo parcial para o colaborador;
b. Oferecer ambiente compatível com a atividade desenvolvida em cada setor;
c. Preservar o respeito ao cidadão dentro e fora do ambiente empresarial;
d. Pagar todos os direitos dos colaboradores;
e. Satisfazer e motivar os colaboradores visando sempre melhor o
desempenho de suas atividades;
f. Valorizar os colaboradores criando oportunidades de desenvolvimento
profissional e pessoal;
g. Estimular um alto padrão de relacionamento entre os colaboradores da
matriz e filiais;
h. Não praticar discriminação em função de ideologia, religião, origem, sexo,
etnia, cor, classe social, idade e deficiência.
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CAPÍTULO 3 – PROCEDIMENTOS GERAIS DA GESTÃO DE PESSOAL
3.1 PROCEDIMENTO DO SETOR DE PESSOAL

3.1.1 Rotina de admissão de colaboradores
a. Analista de Pessoal Recepciona o novo colaborador com as devidas cópias

de sua documentação já informadas pelo setor de Recursos Humanos:
b. Confere se foi encaminhado pelo o setor de Recursos Humanos, a
Movimentação de Pessoal (MOP), devidamente assinada pela Diretoria e o
Gerente do Departamento que está requisitando;
c. Confere todas as documentações abaixo;
Cópia RG; Certidão de nascimento de filhos;
CPF; Cartões de vacinação;

PIS; CTPS;
Certidão de casamento ou Exame Admissional;

nascimento;
Comprovação de Conta Bancária;
escolaridade;
Comprovante de residência; Reservista;
Comprovante de quitação 2 (Duas) foto “3x4” Colorida

eleitoral;
d. Em caso de divergência, a admissão não é concluída e é informado para o
Departamento de Recursos Humanos, para que providencie a
documentação restante;
e. Estando tudo regular, realiza a inclusão no sistema Spress;
f. Após incluir todos os dados no sistema, emite a ficha de registro para ser
arquivado junto com o restante do dossiê do trabalhador;
g. Coloca toda documentação dentro de Pasta classificadora, devidamente
etiquetadas, com nome, matrícula, função e Empresa;
h. Coloca pasta classificadora dentro de uma pasta suspensa também
identificada por nome e matrícula do Colaborador;
i. As “MOP’s” também precisam ser arquivadas no dossiê do trabalhador;
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j. O arquivo é separado por CNPJ, cada empresa tem um local diferente de

arquivamento;
k. Faz o Check List com tudo que ficou acertado entre o Setor de Recursos
Humanos e o novo Colaborador, em relação aos benefícios, conferindo o
conteúdo de cada formulário que é entregue pelo setor Recursos Humanos;
l. Emite o Contrato de Trabalho e colhe as assinaturas do Colaborador;
m. Emissão do Documento de Opção de Vale Transporte e conferência para
verificar se o mesmo está devidamente preenchido e assinado;
n. Emissão do Comprovante de Entrega e Devolução de CTPS e conferência
para verificar se o mesmo está devidamente preenchido e assinado;
o. Emissão e Conferência de Termo Confidencialidade;
p. Entrega ficha do plano de saúde para que o colaborador declare a sua
opção, e o Analista de Pessoal possa providenciar a solicitação do plano
desejado;
q. Faz o cadastro no site do Visa Vale, para posteriormente efetuar o pedido
do Cartão e da recarga;
r. Cadastramento no sistema de Ponto e o Cadastramento da digital no
relógio;
s. Realiza as anotações na CTPS;
t. Cadastramento no sistema de Ponto
u. Cadastramento da digital no Relógio de Ponto;
3.1 PROCEDIMENTO DO SETOR DE PESSOAL

3.1.1 Rotina de admissão de colaboradores
Novos Procedimentos
a. Analista de Pessoal recepciona o novo colaborador;

b. Recebe do Setor de Recursos Humanos o dossiê de admissão, composto
dos documentos admissionais do candidato, tais como:
I. Relação de documentos admissionais (ADM-RH 0001) com as
cópias dos correspondentes documentos anexadas;
II. MOP - Movimentação de Pessoal (ADM-RH-002) com as
assinaturas pertinentes;
III. A ficha de admissão (ADM-DP-002) devidamente preenchida;
c. Em caso de divergência, a admissão não é concluída e é informado para o
Departamento de Recursos Humanos, para que providencie a
documentação restante;
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d. Deverá compor o dossiê de admissão os formulários de adesão ao plano de

saúde anexados com cópias de: RG, CPF, Comprovante de residência,
Certidões de casamento e/ou declaração de convivência e certidão de
nascimento dos filhos;
e. Na ficha de admissão deverá conter as informações de: salário, horário,
função, local de trabalho e outras, obrigatoriamente;
f. O cadastramento do trabalhador no GRCT-VEM (vale transporte) é feito
pelo Setor de Recursos Humanos, que junta o comprovante de
cadastramento no dossiê de admissão;
g. O dossiê é integralmente conferido pelo Analista de Pessoal e é feita a
programação pelo Coordenador de Pessoal do cadastro das informações
do candidato no sistema SPRESS, que ocorrerá sempre antes da
integração do candidato na empresa;
h. Será feito o cadastramento do colaborador no sistema SPRESS e
impressos todos os formulários para conferência do Coordenador de
Pessoal;
i. O colaborador que for primeiro emprego será feito o cadastramento do
mesmo no PIS, emitindo a solicitação de cadastramento em duas vias
sendo enviadas para a CEF, que reterá uma via do documento devolvendo
a outra. O número do PIS será disponibilizado num prazo máximo de 5
dias, devendo este prazo ser monitorado pelo Setor Pessoal junto a CEF;
j. Após conferência da documentação o Coordenador de pessoal dará um
visto nos documentos na parte inferior direita dos mesmos, colocando o
carimbo de “conferido”, datando e assinando;
k. Na data da integração o Setor Pessoal apresentará ao colaborador todos os
documentos de admissão, a fim de colher a sua assinatura;
l. Os documentos contratuais que formarão o dossiê de contratação são:
I. Contrato de trabalho e/ou Experiência;

II. Documentos constantes da relação de documentos
admissionais (ADM-RH-001);
III. Protocolo de recebimento e devolução da CTPS;
IV. ASO – atestado de saúde ocupacional;
V. Ficha de registro;
VI. Opção o renúncia de vale transporte;
VII. Adesão ao plano de saúde;
VIII. Adesão ao refeitório;
IX. Declaração de confidencialidade;
X. Autorização de desconto em folha de convênios;
XI. Declaração de salário família;
XII. Termo de responsabilidade de salario família;
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XIII. Declaração de dependentes legais para o IRRF; TPS e

movimentação da CTPS.
m. A documentação assinada pelo colaborador ficará no Setor Pessoal a fim

de ser assinada pelo Gestor de Administração de Pessoal e posteriormente
devolvidas as vias do colaborador juntamente com sua CTPS para o
mesmo.
NOTA: Os trabalhadores que forem contratados para exercer cargo de confiança

deverão ter anotação em sua CTPS e no contrato de trabalho, conforme CLT
artigo 162.
3.1.1.1 Rotina de arquivamento do dossiê de admitidos
a. Será formado o dossiê do trabalhador ativo contendo toda “documentação

de admissão” e “documentação contratual”, devendo ser arquivado em saco
plástico ofício, perfurado, com etiqueta de identificação contendo nome,
matrícula, data de admissão e cargo do colaborador;
b. Os sacos ofícios serão arquivados em pasta suspensa, que deverá conter
no máximo 4(quatro) trabalhadores. A ordenação do saco ofício será por
matrícula e na frente da pasta suspensa haverá a identificação das
matrículas dos colaboradores daquela pasta;
c. Os documentos de admissão ficarão arquivados na unidade onde for
registrado o trabalhador, ficando alguns documentos também arquivados no
Escritório Recife, conforme abaixo:
I. Unidade de trabalho do colaborador:
 Contrato de trabalho devidamente assinado pelo

trabalhador e empresa;
 Documentos complementares da admissão (Termo de
responsabilidade do Salário Família, Declaração de
Dependentes Legais, Termos de adesão a benefícios);
 Ficha de registro de empregados assinada pelo
trabalhador e empresa;
 Protocolo de recebimento e devolução da CTPS;
 ASO – atestado de saúde ocupacional.
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II. Escritório Recife:
 Cópias de documentos cadastrais;

 Uma via da ficha de registro de empregados;
 Ficha de admissão;
 Demais documentos não obrigatórios.
3.1.2 Controle de benefícios

3.1.2.1 Pedido de Vale Refeição
a. Assistente de Pessoal atualiza a Planilha Excel “Planilha de Funcionários”,

com todos os Demitidos e Admitidos, conferindo todos os que estão em
condições especiais (Férias, afastados e etc.);
b. Faz as contas dos dias úteis, para saber o valor a ser disponibilizado;
c. Assistente de pessoal atualiza o módulo do sistema SPRESS com a
quantidade de dias úteis para fins de benefícios a fim de obter o total de
tickets a ser concedido no período;
d. Com base nos valores fixos registrados no cadastro do colaborador, será
gerado o relatório de funcionários com benefícios;
e. Emite, por empresa, o relatório de Vale Refeição no sistema SPRESS o
qual conterá apenas os funcionários ativos (o sistema excluirá o pessoal de
férias, demitidos, afastados, com base em sua situação cadastral);
f. O relatório de benefícios emitido no sistema SPRESS será enviado para
cada Gestor de cada empresa a fim de que seja a relação assinada e
devolvida para o Analista de Pessoal. Todas as relações deverão estar
assinadas e em poder do Analista de Pessoal até dia 22 de cada mês;
g. Faz o pedido individualmente por CNPJ, no site do Visa Vale;
h. Emite o pedido no site do Visa Vale por CNPJ e com base no relatório de
funcionários ativos do sistema SPRESS;
i. O pedido deverá ser emitido até o dia 17 de cada mês, para
disponibilização até 2 (dois) dias antes do término do mês;
j. Emite o relatório do pedido do benefício no site do Visa Vale e concilia com
o relatório de benefício do sistema SPRESS;
k. Providencia a emissão dos boletos que deverão ter vencimentos com
antecedência de 5 dias da data da liberação do benefício, isto é, deverá ter
vencimento até dia 23 para liberação do crédito até dia 28 de cada mês;
l. Envia para o Coordenador de Pessoal: o Relatório de pedido do Visa vale,
os boletos, a Relação de benefícios de Funcionários e informações
adicionais, para fins de conferência;
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m. Coordenador de Pessoal faz uma conferência e assina os boletos e

relações anexas sobre anotação “conferido”;
n. Devolve para o Analista de Pessoal os boletos devidamente assinados para

o mesmo encaminhar para o Gerente Financeiro, junto com as demais
documentações;
o. Gerente Financeiro assina a documentação e devolve para o Analista de
Pessoal colher a assinatura da Diretoria Executiva;
p. Após Colher a assinatura da Diretoria Executiva, o Analista de Pessoal
encaminha para o Contas a Pagar;
q. Os boletos precisam ser entregues ao Contas a Pagar com até 5 (cinco)
dias de antecedência do vencimento do boleto.
3.1.2.2 Pedido de Vale Alimentação
a. O valor do vale alimentação é fixo Mensal;

b. A rotina de solicitação do benefício segue os mesmos procedimentos do
item anterior, no entanto não é necessário realizar a contagem dos dias
úteis, já que é disponibilizado valores fixos de acordo com o discriminado
na “MOP”.
3.1.2.3 Pedido de Vale Transporte
a. Assistente de Pessoal atualiza Planilha Excel “Planilha de Funcionários”,

com todos os Demitidos e Admitidos, conferindo todos os que estão em
condições especiais (Férias, afastados e etc.);
b. Realiza análise do percurso dos colaboradores para verificar o anel viário;
c. Faz as contas dos dias úteis, para saber o valor a ser disponibilizado;
d. Preenche o valor de cada funcionário de acordo com a “Planilha de
Funcionário” obedecendo às condições especiais;
e. Seguem-se os mesmos procedimentos de levantamento de benefícios
legais (dias úteis e valor) e funcionários ativos em módulo específico do
sistema SPRESS;
f. Gera o arquivo de vale transporte mensal no sistema SPRESS, em formato
Texto (txt) a fim de importar para o sistema VEM do GRCT;
g. Divide o arquivo em tantas partes quantas forem necessárias, mantendo
cada arquivo com apenas 200 trabalhadores, que é o limite permitido pelo
GCRT;
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h. Inicia o processo de importação de cada arquivo no GRCT e aguarda que o

arquivo seja processado, quando aparece a mensagem “arquivo enviado
com sucesso”. Repete o processo para todos os arquivos;
i. Se no ato da importação houver alguma inconsistência, haverá a

mensagem “erro na linha tal”. Deve-se clicar no em cima do erro e
aparecerá o número da linha em que existe o erro e qual é o erro
encontrado. Deve-se abrir o arquivo em texto no bloco de notas a fim de
identificar o trabalhador com o erro. Procura corrigir o erro e reenviar o
arquivo e se não for possível, exclui o trabalhador e depois o inclui
manualmente;
j. Cada processo de importação será gerado um boleto para pagamento;
k. Efetua no site a geração do boleto para pagamento;
l. Imprime o boleto e confere;
m. Imprime a relação de beneficiários em uma via;
n. Concilia relatório de benefícios legais do sistema SPRESS com relatório
analítico do sistema VEM, conferindo cada trabalhador e o total dos
relatórios com o total de cada boleto;
o. Encaminha para o Coordenador de Pessoal o boleto bancário, Relatório
Analítico de benefícios do SPRESS, o relatório do sistema VEM;
p. Coordenador de Pessoal realiza uma conferência na documentação e
assina o boleto e relatórios sob anotação: “Conferido”;
q. Os demais procedimentos seguem conforme discriminados no item de Vale
Refeição.
3.1.2.4 Convênio farmácia
a. Até o dia 20 de cada mês a farmácia conveniada envia o Relatório Analítico,

por empresa, constando o gasto de cada colaborador;
b. A farmácia envia também os cupons fiscais assinados pelo colaboradores e
a nota fiscal de venda com recibo de quitação;
c. Assistente de Pessoal confere o Cupom fiscal de cada trabalhador
verificando se a assinatura procede se está de acordo com o relatório que a
farmácia disponibilizou e se está dentro do limite estabelecido;
d. Efetua o lançamento em folha, por empresa, individual de cada funcionário;
e. Emite o relatório da Folha e concilia com o relatório analítico da farmácia;
f. Envia para o Coordenador de Pessoal, fazer nova conferência;
g. Os demais procedimentos seguem conforme discriminados no item de Vale
Refeição.
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3.1.2.5 Convênio Plano de Saúde
A política atualmente utilizada é:
 Plano Safira: 70% é custeado pela empresa, 30% pelo trabalhador

e dependentes a empresa custeia 50%;
 Plano Diamante: 70% é custeado pelo trabalhador, 30% pela
empresa sendo o mesmo procedimento para dependentes.
a. O Assistente de pessoal Informa ao colaborador a política de desconto em

vigor de acordo com o tipo de plano escolhido pelo o mesmo;
b. Coleta a documentação necessárias do trabalhador exigida pelo do Plano
de Saúde e constante do dossiê de admitidos;
c. Envia a documentação para o Plano de saúde, através de e-mail;
d. Espera o retorno em até 15 dias para finalizar o processo de inclusão;
e. Faz a inclusão no sistema do valor a ser descontado;
f. Depois de confirmada a inclusão, recepciona as carteiras do plano de
saúde;
g. Encaminha para os colaboradores, enviando para filial mais próxima do
mesmo, através de Malote;
h. Confere se houve algum desligamento para excluir do plano, mensalmente;
i. Informações de desligamento precisam ser feita até o dia 15 de cada mês
para haver a exclusão da cobrança pelo plano;
j. Ao final de cada mês é enviado pelo Plano de saúde para o Departamento
Pessoal o relatório de faturamento, junto com a Nota fiscal e boleto,
discriminando-se cada gasto de titulares e dependentes e esse documento
é enviado por empresa;
k. Analista de Pessoal confere toda a documentação de acordo com os
relatórios;
l. Envia para o Coordenador de Pessoal fazer a última conferência e assinar
o boleto;
m. Analista de Pessoal envia documentação para o Gerente Financeiro fazer
nova conferência;
n. Os demais procedimentos seguem conforme discriminados no item de Vale
Refeição.
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3.1.2.6 Empréstimo ao colaborador
a. O setor de Recursos Humanos manda por e-mail para o Departamento de

Pessoal autorizando o pedido de empréstimo;
b. Analista de Pessoal emite o recibo em duas vias;

c. Colhe as assinaturas da Diretoria Executiva para aprovação;
d. Emite remessa de pagamento para o adiantamento no sistema do Banco e
transmite a remessa;
e. Envia por e-mail para Analista de Tesouraria, com cópia para o
Coordenador de Pessoal e os Gestores financeiros, para que seja possível
provisionar o pagamento;
f. Caso não consiga emitir a remessa, envia para o Contas a Pagar o recibo
original para ser emitido o Cheque, pagando-se mediante assinatura do
empregado no recibo;
g. Analista de Pessoal recebe recibo assinado da Tesouraria;
h. Com o recibo em mãos, efetua o lançamento das parcelas no sistema
SPRESS para fins de desconto nos vencimentos em folha de pagamento;
i. Emite relatório de empréstimos no sistema SPRESS, junta com recibo de
empréstimo e apresenta para assinatura do Coordenador de Pessoal, que
assina recibo e relatório autorizando o arquivamento;
j. Analista de Pessoal arquiva o Recibo no Dossiê do trabalhador.
3.1.3 Controle de comissões

3.1.3.1 Apuração de Comissões Veneza Diesel (Oficina e Vendas)
a. O período de apuração das comissões da Veneza Diesel do setor de

Oficina e Vendas é de 1 a 30 de cada mês;
b. O período de fechamento de comissões da oficina e vendas será de 21 a
20 de cada mês;
c. Assistente de Pessoal recebe da Gerência de oficina a Planilha em Excel
chamada “Comissão”, devidamente assinada pela Gerência da Oficina,
Diretor Comercial e conferida pela Controladoria;
d. Na planilha constam os nomes dos empregados e detalhamento de
comissão de cada um;
e. A partir dessa planilha, enviada pelo Gerente de Oficina e Autorizada pelo
Diretor Comercial da Veneza Diesel, transfere as informações para uma
nova planilha chamada “Apuração de Comissão de Oficina” – que contém
mais informações, tais como: DSR, Comissões e etc.;
f. Através do preenchimento da nova planilha, já é informado o valor líquido a
pagar, pois a mesma consta todos os cálculos;
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g. Transfere os valores da planilha para o módulo de folha de pagamento do

Sistema SPRESS que efetuará o cálculo da comissão e repercussões
conforme parâmetros pré-estabelecidos;
h. Imprime o relatório do Sistema SPRESS e envia para Gerente Financeiro

efetuar a conferência;
i. Analista de pessoal assina o relatório e envia para o Coordenador de
Pessoal, que confere, assina sob anotação “conferido” e envia para
Gerente Financeiro e Diretoria;
j. O pagamento da comissão ocorrerá normalmente na folha de pagamento;
k. Após as aprovações mediante assinaturas, recebe a documentação
novamente, para emissão da remessa bancária.
l. Acessa o sistema do banco, gera o arquivo de remessa e acessa o site do
Bradesco para transmitir a remessa;
m. Efetua o lançamento no sistema de folha as informações contidas na
planilha, tais como: Comissão, DSR e Adiantamento de Comissão;
n. Todos os lançamentos são digitados funcionário por funcionário pelo
Coordenador de Pessoal;
Pontos Críticos:
a. Todos os Relatórios de Comissões estão chegando com atraso no

Departamento de Pessoal, normalmente chega no dia 03 de cada mês, o
ideal é que receba no primeiro dia útil, para poder chegar com tempo hábil
para pagamento no financeiro;
b. Como tem pouco tempo para conferir está pagando a comissão como
adiantamento fazendo o acerto na folha, praticando assim um erro de
cálculo dos encargos sociais e IRRF.
3.1.3.2 Apuração de Comissões Veneza Diesel (Peças)
a. O período de apuração das comissões da Veneza Diesel do setor de Peças

é de 21 a 20;
b. Assistente de Pessoal recebe o relatório em Sistema chamado “Resumo de
Vendas” da Supervisora de Pneus, assinada pela a mesma e o Diretor
Comercial;
c. Segue os procedimentos normais sem precisar fazer os adiantamentos,
pagando na folha em curso;
d. Seguem-se os mesmos procedimentos do item anterior.
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3.1.3.3 Apuração de Comissões Veneza Diesel (Cobrança)
a. O período de apuração das comissões da Veneza Diesel do setor de

Cobrança é de 1 a 30, no entanto o pagamento é realizado na competência
subsequente;
b. Até o dia 10 do mês seguinte é entregue o relatório devidamente autorizado
pelo Gerente de Cobrança e o Diretor Financeiro;
c. Segue os procedimentos normais sem precisar fazer os adiantamentos;
3.1.3.4 Apuração de Comissões Veneza Máquina, Veneza Trade e Normaq
a. O período de apuração das comissões da Veneza Máquinas, Veneza Trade

e Normaq é de 21 a 20;
b. Recebe por e-mail as Planilhas Sintéticas contendo todas as comissões;
c. Segue os procedimentos normais sem precisar fazer os adiantamentos;
3.1.4 Controle de Ponto
a. Semanalmente é emitido o relatório do espelho de ponto por unidade

gerencial;
b. Se for identificada alguma inconsistência o relatório é enviado a cada gestor
por e-mail a fim de que sejam justificadas as irregularidades;
c. Os gestores devolvem o relatório para o Coordenador de Pessoal que
arquiva as justificativas em pasta de Controle de Cartão de Ponto;
d. As horas extras apontadas em cartão de ponto terão que ser pagas em
folha de pagamento ou compensadas até a semana seguinte.
3.1.4.1 Impressão de cartões
a. Imprime todos os cartões;

b. Entrega aos gestores até o dia 20 devidamente protocolado;
c. Recebe dos gestores também protocolados, até 48 horas úteis da entrega;
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d. Faz arquivamento por empresa em arquivo específico – “caixa de arquivo”,

identificando mês e ano;
e. Os cartões são arquivados por mês e por ordem de colaborador (matrícula);
f. As faltas de trabalhadores são digitadas manualmente no sistema

SPRESS, não havendo operação no sistema de ponto para este fim.
Pontos Críticos:
a. Cartões de Pontos: não estão sendo assinados e não expressam a

realidade do horário de trabalho do colaborador;
b. Controle de Faltas: Não existe Desconto de falta, apenas quando é
determinado pela Gerência ou Diretoria efetua-se o desconto;
c. Banco De horas: não há e também não é homologado.
Atestado Médico
a. Recebe até 48h do fato;

b. Recebe da gerência de cada setor, via malote, atestado original e com visto.
Recibo de Pro-labore
a. Não colhe a assinatura da diretoria;

b. Inscrição no PAT: a empresa aberta recentemente não tem (Divepe Natal);
3.1.5 Rotina de apontamentos na folha de pagamento mensal
a. Analista de Pessoal recebe das unidades até dia 18 de cada mês, por e-
mail, as faltas, atestados, afastamentos, falta de caixa e outros descontos
eventuais e adiantamentos;
b. Efetua o cálculo das comissões de todas unidades, conforme relatórios
previamente aprovados e recebidos dentro do prazo legal;
c. Os lançamentos de códigos fixos contém os seguintes eventos: salário,
desconto do vale transporte, desconto do plano de saúde, desconto da
alimentação, pensão; etc;
d. Os lançamentos de afastamento médico e adiantamentos são feitos
conforme documentos recebidos das unidades.
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3.1.5.1 Cálculo automático da folha de pagamento
a. Após realizar todos os lançamentos dos eventos na folha de pagamento,

efetua o cálculo no sistema SPRESS.
3.1.5.2 Impressão de relatórios da folha de pagamento para conferência
Serão impressos os seguintes relatórios de lançamento em folha:
a. Lançamentos de eventos manuais - serão impressos individualmente todos

os eventos de lançamento manual para conferência da digitação. A
conferência será feita por pessoa diferente da que digitou ou por duas
pessoas concomitantemente;
b. A folha analítica será integralmente conferida pelo Coordenador de Pessoal,
que autorizará a emissão do Líquido bancário, caso não haja nenhum erro
nas conferências abaixo:
I. Carga horária normal (220 horas);

II. Desconto do INSS (cálculo por amostragem);
III.Desconto do IRRF (cálculo por amostragem);
IV. Desconto do Vale transporte (por amostragem);
V. Desconto da alimentação (confere o valor do desconto
conforme política da empresa);
VI. Desconto do plano de saúde (confere o valor do desconto
conforme política da empresa);
VII. Pagamento de todas as comissões;
VIII. Pagamento do salário família (cotas);
IX. Líquidos negativos que geraram empréstimos compulsórios;
X. Admitidos do mês (carga horária compatível com a data de
admissão e seus descontos proporcionais);
XI. Demitidos no mês (confere se está com líquido zerado);
XII. Férias no mês (confere se houve lançamento dos eventos
das férias partidas e se os dias de retorno correspondente ao
período real);
XIII. Afastados (confere se o período de afastamento está de
acordo com o documento em mãos).
19

c. A folha de pagamento será impressa definitivamente após a geração do

líquido bancário.
3.1.5.3 Geração do líquido bancário
a. O Coordenador de Pessoal após a conferência da folha de pagamento

efetua a geração do arquivo de líquido bancário no SPRESS, por empresa;
b. O arquivo será impresso e conferido pelo Coordenador de Pessoal, que
assinará sob carimbo de “conferido”;
c. Após a conferência o relatório será enviado por e-mail para a Gerência
Financeira e para o Diretor Financeiro solicitando autorização do débito na
conta da empresa e crédito na conta dos colaboradores;
d. O Diretor Financeiro retorna o e-mail informando a data do débito e data do
crédito para o Coordenador de Pessoal;
e. O arquivo será gerado no sistema SPRESS no formato Texto (.txt) no layout
do sistema do banco a fim de haja a importação para o Banco , sendo
confirmado o recebimento do arquivo quando do envio;
f. Após o crédito, o Coordenador emite o relatório de crédito nas contas
através do sistema do banco ou solicita que o banco envie a relação de
créditos;
g. Arquiva em pasta própria com o nome Liquido bancário juntamente com a
relação emitida no SPRESS.
3.1.5.4 Geração dos contra cheques
a. Os contra cheques serão impressos, enviados aos gestores, que colherão

as assinaturas dos colaboradores e enviarão devidamente assinados ao
Setor Pessoal para arquivo em dossiê do colaborador.
3.1.5.5 Geração de Folha de Pagamento e Recibos de Pro labore
a. Os valores de pro labore são lançados em código fixo no cadastro do sócio

no sistema SPRESS e são calculados automaticamente na folha de
pagamento;
b. A folha de pro labore poderá ser emitido juntamente com a folha de
colaboradores em centro de custo próprio;
c. Os recibos de pro labore são emitidos e enviados aos sócios para
assinaturas, sendo arquivados em pasta própria.
19

3.1.5.6 Controle de Recibos de Pagamento a Autônomo RPA
a. Após pagamento no contas a pagar o documento de quitação é digitado e

enviado para o Departamento Pessoal;
b. Coordenador de Pessoal recepciona os documentos;
c. Cadastra ou seleciona o funcionário no sistema de folha (os novos
prestadores);
d. Solicita o Número do PIS ou NIT ou efetua o cadastramento no site da
RFB, de posse a documentação necessária;
e. Faz lançamento em GFIP;
f. Confere e envia para Gerente Financeiro para conferência e segue os
procedimentos normais;
g. Se não enviarem o NIT ou PIS, fica aguardando até enviar e faz o
pagamento do encargo com atraso.
3.1.6 Programação e Pagamento de Férias

3.1.6.1 Programação de férias
a. No mês de novembro começa a fazer a programação de férias;

b. Como o sistema dá a informação por centro de custo, pega as informações
do relatório e alimenta planilha a parte, separando os funcionários por
departamento;
c. Manda relatório em Excel, separado por setor, para o Gerente responsável
programar com os funcionários, posteriormente o Gerente responde e-mail
com a confirmação das datas de Férias;
d. Caso haja alguma alteração o Gerente da área informa para o
Departamento de Pessoal verificar se ainda há como fazer a modificação;
e. Coordenador de Pessoal cria uma programação individual de férias, essa
programação é assinada pelo Gerente do setor, Empregado e Diretor da
área, esse documento já é utilizado como aviso de férias.
Novos Procedimentos
a. Anualmente até o dia 30 de outubro emite a relação de férias por centro de

custo no sistema SPRESS, contendo o período aquisitivo de férias e o
último período de gozo dos trabalhadores;
19

b. Analisa a relação de férias e encaminha para cada gestor das áreas até o
dia 05 de novembro de cada ano, juntamente com a “Programação de
férias” para que os gestores façam as programações de férias de seus
colaboradores, conforme política da empresa diretamente no relatório;
c. Recebe até 30 de novembro de cada ano, de todos os gestores, as

relações de férias juntamente com a “Programação de Férias”,
devidamente preenchida com o período de gozo de férias dos
colaboradores, assinada pelo gestor;
d. Elabora a “Programação de férias Consolidada” de cada setor, mantém
arquivada em pasta própria com o nome “Programação de férias”;
e. Efetua o lançamento da programação de férias no sistema SPRESS e emite
o valor projetado das férias por centro de custo;
f. Envia a programação consolidada de férias com os custos mensais para
aprovação da Gerência Financeira;
g. A Gerência Financeira apresenta o custo mensal com férias à Diretoria
Financeira para aprovação do valor do desembolso;
h. Encaminha a programação de férias para o Setor Financeiro, após
aprovação;
i. Arquiva uma via da programação de férias na pasta própria “Férias
programadas ”.
3.1.6.2 Pagamento de Férias
a. Apresenta mensalmente à Diretoria Financeira para sua aprovação, o

“Relatório de férias programadas para o mês;
b. Encaminha a “relação de férias” com o custo financeiro, por e-mail, para
cada gestor;
c. Encaminha aos gestores os “avisos de férias” com antecedência de 30 dias
do início do gozo, para fins de assinatura dos trabalhadores;
d. Recebe os avisos de férias assinados dos gestores num prazo de 48 horas
úteis da data do envio, devidamente assinados;
e. Emite o recibo de férias e confere todas as informações do mesmo,
apresenta para assinatura do Coordenador de Pessoal, que também
apresenta para aprovação da Gerência Financeira;
f. Num prazo máximo de 72 horas úteis do vencimento do pagamento das
férias, encaminha uma via dos recibos de férias para o Setor Financeiro,
devidamente protocolado;
g. O trabalhador comparece no dia do pagamento das férias ao
Departamento Pessoal, de posse de sua CTPS e assina o recibo de férias;
h. O trabalhador recebe suas férias via depósito em sua conta bancária;
19

i. Setor Pessoal atualiza a CTPS do trabalhador com o registro das férias;

j. Efetua a entrega da CTPS ao trabalhador com o recibo de devolução da
CTPS dentro do prazo legal;
k. Arquiva o recibo de férias na pasta “férias”;
l. Arquiva o recibo de entrega e devolução da CTPS no dossiê do trabalhador.
Pontos Críticos:
a. Já houve férias em dobro

b. As atualizações corriqueiras são realizadas no momento em que funcionário
sai de férias;
3.1.7 Procedimentos para Desligamentos
a. Recebe do setor de Recursos Humanos a “MOP” assinada pela diretoria,

como também pelo Gerente responsável da área;
b. Verifica se o trabalhador possui alguma estabilidade, controle realizado
através do Outlook, o sistema Spress não possui “alerta” para estabilidade
(Controla apenas os 15 dias de atestado);
c. Analista de Pessoal recepciona o funcionário que será desligado,
orientando-o que quando trouxer o exame médico demissional deve trazer
também a CTPS, ou “Carta de Próprio Punho” solicitando o desligamento
se for o caso;
d. Emite uma carta de demissão padrão (Informando sobre o Aviso Prévio
Indenizado, avisando também do exame demissional e para comparecer ao
Sindicato informando o dia e a hora);
e. Envia a Carta de Desligamento para o Coordenador responsável que
solicitou a demissão;
f. Analista de Pessoal entrega dossiê do trabalhador para o Gerente de
Pessoal fazer todos os cálculos rescisórios;
g. Encaminha e-mail para gerência copiando as pessoas responsáveis,
solicitando a “Planilha de Comissão” para poder calcular as comissões
proporcionais;
h. Verifica as proporcionalidades dos benefícios com o Analista de Pessoal,
fazendo cálculos dos dias úteis restantes, para fazer os devidos descontos;
i. Emite o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho em 5 vias, carimba e
vista todos eles, coloca junto com a documentação que será enviada para o
Gerente Financeiro (Sr. Flávio);
j. Emite todas as médias do trabalhador;
19

k. Anexa todos os documentos comprobatórios aos cálculos (Mapa de

comissionamento proporcional, pedido de recarga de vale transporte,
Pedidos de vale refeição, vale alimentação, GRRF e as outras
documentações);
l. Envia para o Gerente Financeiro fazer mais uma conferência na

documentação;
m. Gerente Financeiro, envia para a Diretoria (Sr. Marcos) assinar as 5 (cinco)
vias da rescisão;
n. A secretária da diretoria informa para que já está tudo assinado;
o. Faz o agendamento com o sindicato, através do motoqueiro;
p. Após homologação, faz o arquivamento do dossiê do empregado demitido e
coloca em Caixa Box por mês de competência e identificando na caixa os
empregados que nela estão contidos;
3.1.8 Rotina de desligamento do trabalhador

3.1.8.1 Informação do desligamento ao trabalhador
a. O Setor Pessoal recebe por e-mail uma consulta do gestor da área

solicitante sobre haver ou não algum impedimento para o desligamento do
trabalhador, a fim de esclarecer sobre exames complementares, ASO e/ou
as estabilidades provisórias abaixo.
I. Estabilidade dos representantes dos empregados na CIPA;

II. Estabilidade maternidade;
III. Estabilidade maternidade;
IV. Estabilidade por diretoria sindical;
V. Estabilidade acidentária;
VI. Estabilidade de CCT – Convenção Coletiva de Trabalho;
VII. Se Houver três punições no período trabalhado (Advertências e
Suspensões).
b. A Consulta é encaminhada também para o Técnico de Segurança a fim de

analisar pendências de exames;
c. Dá retorno ao gestor solicitante por e-mail da situação do trabalhador
juntamente com o Setor de segurança sobre exames;
d. Recebe do RH o formulário “MOP”, devidamente assinado e contendo o
preenchimento de todas as informações do formulário;
e. Conforme informações do formulário, emite a carta de aviso prévio,
encaminha para o Gestor da área, por e-mail;
19

f. O Gestor da área imprime a carta de aviso prévio em duas vias, assina,

aplica a demissão ao trabalhador, colhendo sua assinatura;
g. O Gestor da área encaminha a carta de aviso prévio para o Setor Pessoal,
a fim de que possa iniciar a preparação da rescisão;
h. O Gestor da área ao desligar o trabalhador encaminha o mesmo ao Setor

Pessoal para serem resolvidas demais pendências do desligamento;
i. O Setor Pessoal solicita ao trabalhador que apresente a CTPS e solicita
que o mesmo realize o exame médico demissional, concedendo um prazo
máximo de 48 horas úteis da data do desligamento para apresentação do
exame;
j. Encaminha o trabalhador para um médico do trabalho terceirizado a fim de
realizar o exame demissional;
k. O Setor Pessoal encaminha o trabalhador para o Setor de Segurança e
Medicina do Trabalho a fim de solicitar a devolução de fardamento, EPI’s,
crachá, ferramentas de trabalho, celular e outros equipamentos que por
ventura tenham sido entregues ao trabalhador;
l. O Setor Pessoal recebe o check list de desligamento do Setor de
Segurança e Medicina do Trabalho.
3.1.8.2 Processamento do desligamento do trabalhador
a. O Setor Pessoal faz o agendamento para a homologação no sindicato, com

um prazo máximo de três dias de antecedência da data do pagamento,
quando o trabalhador tiver mais de um ano de registro na empresa;
b. Com 48 horas úteis após o desligamento do trabalhador, o Setor Pessoal
calcula a rescisão e emite a documentação completa conforme abaixo, para
fins de assinatura:
I. TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;

II. Guia de recolhimento do FGTS rescisório;
III. Recibo de devolução da CTPS;
IV. CTPS baixada;
V. Extratos do FGTS;
VI. Chave de liberação do FGTS;
VII. Seguro Desemprego;
VIII. Carta de preposição;
IX. Carta de apresentação;
X. Comunicação para crédito em conta.
19

c. A documentação acima é conferida pelo Coordenador de Pessoal, que dará

visto na mesma. Será assinada pela Gerência Financeira e programada o
pagamento no Setor Financeiro com uma antecedência de 72 horas úteis
da data do pagamento;
d. Se não for necessária homologação, a documentação será mantida no
Setor Pessoal sendo o pagamento realizado na empresa;
e. Será feito o crédito em conta do trabalhador, dentro do prazo legal,
conforme Termo de rescisão.
f. Emite cópia do TRCT e da Guia do FGTS (multa) e encaminha para o Setor
Financeiro, devidamente protocolado, num prazo máximo de 72 horas úteis
de antecedência do prazo de pagamento;
g. Recebe a Guia do FGTS e o comprovante do depósito da rescisão, do
Setor Financeiro com 48 horas úteis de antecedência do prazo do
pagamento da rescisão;
h. Setor Pessoal confere a documentação do desligamento após quitação
para fins de arquivamento;
i. Setor Pessoal forma um dossiê do processo de desligamento composto dos
seguintes documentos.
I. TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;

II. Guia de recolhimento do FGTS rescisório quitada;
III. CTPS baixada;
IV. Extratos do FGTS com movimentação mínima de 6 meses;
V. Chave de liberação do FGTS;
VI. Seguro Desemprego;
VII. ASO;
VIII. Carta de aviso prévio;
IX. Carta de agendamento;
X. Carta de preposição;
XI. Carta de apresentação;
XII. Comunicação para crédito em conta;
XIII. Comprovante de devolução de CTPS (baixada e entregue ao
trabalhador no ato da homologação).
j. A documentação rescisória será arquivada na pasta de trabalhadores

demitidos em dossiê individual;
k. O Setor Pessoal efetua a baixa na CTPS e na ficha de registro do
trabalhador.
3.1.8.3 Prestação de contas de TRCT
19

Deverá haver uma prestação de contas ao Setor Financeiro através do envio dos
documentos abaixo:
a. Emite uma cópia do TRCT e da Multa do FGTS quitados;

b. Entrega as vias destes documentos ao Setor Financeiro para fins de
quitação da importância recebida anteriormente.
3.1.9 Preparação dos encargos sociais
a. Após fechamento da folha de pagamento, emite os resumos das folhas e

confere as bases, somando os eventos que possuem incidência e
comparando com o valor da base de cálculo constante do resumo da folha
de pagamento;
b. Após conferir as bases, gera o arquivo de exportação no sistema SPRESS
(Sefip.re) para ser importado para o sistema SEFIP;
c. Acessa o sistema SEFIP e importa o arquivo SEFIP. RE;
d. Recebe do Setor Financeiro os relatórios de contribuintes individuais
autônomos (RPA e PROLABORE) emitidos no sistema SPRESS. Confere o
relatório recebido do Setor Financeiro com os RPA em seu poder;
e. Cadastra todos os RPA’s e PROLABORE no sistema SPRESS para gerar a
GFIP;
f. Realiza a simulação do fechamento da GFIP no sistema SEFIP e emite os
relatórios para conferência, tais como:
 Resumo de fechamento empresa;

 Relação de empregados com GRRF;
 Relação dos menores aprendizes;
 Relação de contribuintes individuais (CAT 13);
 Relatório Declaração de informações a previdência social;
 Relação dos diretores com pró-labore (CAT 11).
g. Realiza a conferência do resumo de fechamento empresa, por categoria de

trabalhador (categorias 01, 07, 11, 13 e 15 se houver);
h. A categoria 13 – contribuintes individuais autônomos é conferido pelo
relatório de autônomos recebido da assistente financeiro e RPA’s em seu
poder;
i. Recebe do Setor Financeiro cópias das notas fiscais de venda de serviços
com retenção de INSS (se houver);
j. Lança os valores das notas fiscais na GFIP a fim de haver a compensação
do INSS retido;
19

k. Confere através do relatório declaração das contribuições a previdência

social se houve de fato a compensação;
l. Imprime GFIP completa e confere os seguintes documentos:
 GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

 Todas as Relações de Empregados;
 Todas as Relações de contribuintes individuais (motoristas, diretores,
representantes comerciais);
 GPS gerado pelo SEFIP e calculada com 4 casas decimais do FAP;
 RPA’s e notas fiscais de prestação de serviços pessoa física;
 Relatório analítico dos contribuintes individuais contendo: nome, NIT,
valor da remuneração da RPA, valor da retenção do INSS.
m. Após praticar as correções necessárias, transmite a GFIP pela

conectividade social;
n. Imprime o protocolo da conectividade social e anexa a GFIP completa;
o. Arquiva a documentação em pasta própria com o nome GFIP MÊS TAL,
pelo período prescricional legal.
3.1.10 Procedimentos para Processos Trabalhistas
a. Chega a reclamatória trabalhista via Correios;

b. Recepcionista manda para o Departamento Jurídico;
c. O Setor Jurídico digitaliza e envia para os setores de Recursos Humanos e
Departamento de Pessoal;
d. Prepara a documentação necessária (Contrato de trabalho, Ficha de
registro, cartões de pontos e outros);
e. Faz uma breve descrição do ocorrido, como horário de trabalho, informando
quem era gestor imediato, onde trabalhava exatamente, explicando que a
comissão é feita de maneira correta;
f. Envia o relato para o Setor Jurídico com toda a documentação, podendo ser
em cópia, ou documentação original protocolada;
g. Determina o preposto, para acompanhar a inicial e a instrução
(Normalmente é o Sr. Cavalcanti);
h. Em caso de acordo na Inicial, é enviado para o setor pessoal, cópia da ata
de conciliação para pagamento e recolhimento de encargos);
i. Em caso de sentença, vem à sentença, para preparação do Recurso
Ordinário;
19

j. Gera pelo programa SICALC os DARF para custas, DARF de Imposto de

Renda. Gera também a GPS, não foi feito GFIP da única reclamatória que
teve;
k. Obtém o visto do Gerente Financeiro (Sr. Flávio), Diretoria e Analista de
Departamento Pessoal manda para o contas a pagar efetuar o pagamento;
l. Informa para o Setor de Contas a Pagar, assim que efetuar o pagamento

digitalizar o documento com comprovante, ou cópia, e enviar para o setor
pessoal dentro do prazo;
m. Coordenador de Pessoal imprime os comprovantes pagos para deixar
guardado no dossiê do trabalhador e encaminha para o setor Jurídico;
n. Havendo necessidade de instrução segue os procedimentos pertinentes;
o. Em caso de pagamento de acordo prepara a GFIP de processos
trabalhistas, transmitindo a RFB e emite a GPS enviando para pagamento
ao Setor Financeiro dentro do prazo estabelecido no termo de acordo;
p. Mantém arquivado GFIP, acordo, Darf de custas processuais e GPS,
devidamente quitados, em pasta própria de nome “reclamatórias quitadas”,
guardando pelo período prescricional.
Pontos críticos
a. Controle de Funcionários Estáveis (Cipa, Acidente de Trabalho,

Maternidade): Feito no Outlook
b. Controle de CND: Emite Certidões Negativas de Débito, Esporadicamente,
já que o responsável por essa atividade é um Vendedor responsável por
Licitações (Fernando Medeiros);
c. Quadro de pessoal: há no setor apenas o coordenador e um assistente de
pessoal.
19

3.2. Procedimentos de conferências Gerais do Gerente Financeiro
As documentações que sofrem conferência da gerência financeira são:
I. Folha de Pagamento do mês anterior e a da competência em

vigor (Quinzenal e a de fim de mês);
II. As Movimentações de Pessoal (MOP) – Individual por
colaborador;
III. Relatório no Spress de férias dos colaboradores;
IV. Relatório no Spress de demitidos;
V. Recibos de Adiantamento de funcionários;
VI. Relação do Líquido Bancário do sistema (Analítico);
VII. Mapas de comissões (Planilha em Excel preenchida pela
Controladoria ou Departamento de Vendas);
3.2.1 Conferência de Funcionários Demitidos e Admitidos
a. Confere os funcionários admitidos ou demitidos através de folha de

pagamento anterior e Movimentação de Pessoal do mês.
3.2.2 Conferência de Salários:
a. Verifica se os salários estão corretos através de conciliação da folha de

pagamento do mês anterior, com a folha de pagamento do mês corrente;
b. Em caso de divergências confere a “MOP” para verificar se houve alguma
alteração autorizada;
c. Confere se nas “MOPs” está com a assinatura da Diretoria, autorizando a
alteração;
d. Em caso de divergência não identificada, entra em contato com o Gerente de
Departamento de Pessoal, para apurar a inconsistência;
3.2.3 Conferência de Comissões:
19

a. Analisa os Mapas de Comissões (separado por CNPJ) de cada empresa,

verifica se todas as comissões estão lançadas corretamente na folha de
pagamento, funcionário por funcionário;
b. Concilia se os valores lançados nos Mapas de Comissão estão idênticos aos
valores lançado na folha de pagamento;
c. Em caso de divergência não identificada, entra em contato com o Gerente de

Departamento de Pessoal, para apurar a inconsistência;
3.2.4 Conferência de GPS, GRF, DARF
a. Confere o total de relatório analítico de cada evento solicitado referente à folha

de pagamento e Guias de Pagamentos;
3.2.5 Conferência de Rescisão
a. Confere apenas os eventos de Proventos sem praticar cálculos;

b. Confere Médias de Comissões.
3.2.6 Conferência das Férias
a. Conferência de Proventos;
b. Conferência das médias das Comissões;
c. Confere se o total das férias na Folha de Pagamento está de acordo com a
Planilha de Líquidos elaborado pelo Departamento Pessoal;
3.2.7 Conferência de Farmácia
a. Recebe Relatório que é enviado pela Farmácia, contendo todas as compras

realizadas pelos colaboradores;
b. Confere se todos os descontos de farmácia foram realizados na íntegra, na
folha de pagamento de acordo com o relatório de Farmácia.
3.2.8 Conferência de Líquido Bancário
19

a. Recebe relatório de Líquido Bancário gerado no sistema, constando todos os

líquidos a receber dos funcionários cadastrados;
b. Confere o total do relatório de líquido bancário com o total do resumo da folha;
c. Em caso de divergência não identificada, entra em contato com o
Coordenador de Departamento de Pessoal, para apurar a inconsistência;
d. Estando tudo certo Informa através de e-mail, para Tesouraria poder fazer a
liberação do arquivo de remessa ao banco;
e. Emite o retorno do banco com as confirmações de pagamento e junta na pasta

“Pagamentos do mês”;
f. Envia Folha de pagamento para o Diretor Financeiro com a relação do líquido
bancário, para colher a assinatura do mesmo;
g. Após analisar todas as documentações e colher as assinaturas das pessoas
responsáveis, entrega o relatório do Líquido bancário para os Analistas do
Contas a Pagar de acordo com a empresa da qual é responsável, para
efetuarem os devidos lançamentos;
h. Entra em contato com o Departamento de Pessoal para poder devolver toda a
documentação em seu poder.
19

Manual - Veneza - Disel - DP - 30 06 12

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Gestão de Pessoal Corporativa

Manual de normas, políticas e procedimentos

1.1 Dos Objetivos Gerais

O objetivo deste manual é detalhar o fluxo das atividades do Processo de

Os procedimentos aqui delineados tem como premissa apresentar princípios

1.2 Dos Objetivos Específicos

Padronizar os procedimentos administrativos da Gestão de Pessoal descrevendo

Os procedimentos aqui apresentados foram definidos a partir de um novo desenho

Os manuais estão compostos dos capítulos "Normas e Políticas",

Manual de normas, políticas e procedimentos

1.3.1 As Normas e Políticas

Referem-se a todas as regras que são as diretrizes dos processos

São as descrições do "passo-a-passo", do "como fazer" as atividades em

Trazem os modelos de documentos utilizados nas operações internas da área.

1.4 Do Campo de Atuação

Gestão Administrativa e demais processos da empresa que se integrem de

1.5 Das Responsabilidades

É da Diretoria Estratégica a responsabilidade do cumprimento das regras,

Manual de normas, políticas e procedimentos

1.6 Da estrutura organizacional do processo administrativo

A estrutura abaixo foi definida a partir do desenho das atividades do processo e

MANUTENÇÃO ATENDIMENTO SEGURANÇA ADMINISTRAÇÃO

Manual de normas, políticas e procedimentos

CAPÍTULO 2 – NORMAS E POLÍTICAS ORGANIZACIONAIS

2.1 Normas Organizacionais – Definição

“As normas organizacionais são regras que regem a conduta comportamental de

As normas organizacionais relacionadas à gestão de pessoal instituídas no

a. O prazo para entrega das informações para fechamento da folha de

Manual de normas, políticas e procedimentos

2.2 Políticas Organizacionais – Definição

“Políticas Organizacionais são guias orientadoras da ação administrativa para o

O GRUPO VENEZA pensando em seus colaboradores define abaixo suas

As políticas organizacionais principais são:

a. Oferecer benefícios como, planos de saúde, alimentação e/ ou refeição,

Manual de normas, políticas e procedimentos

CAPÍTULO 3 – PROCEDIMENTOS GERAIS DA GESTÃO DE PESSOAL

3.1 PROCEDIMENTO DO SETOR DE PESSOAL

a. Analista de Pessoal Recepciona o novo colaborador com as devidas cópias

Cópia RG; Certidão de nascimento de filhos;

CPF; Cartões de vacinação;

Certidão de casamento ou Exame Admissional;

Comprovante de quitação 2 (Duas) foto “3x4” Colorida

Manual de normas, políticas e procedimentos

j. O arquivo é separado por CNPJ, cada empresa tem um local diferente de

3.1 PROCEDIMENTO DO SETOR DE PESSOAL

a. Analista de Pessoal recepciona o novo colaborador;

Manual de normas, políticas e procedimentos

d. Deverá compor o dossiê de admissão os formulários de adesão ao plano de

I. Contrato de trabalho e/ou Experiência;

Manual de normas, políticas e procedimentos

XIII. Declaração de dependentes legais para o IRRF; TPS e

m. A documentação assinada pelo colaborador ficará no Setor Pessoal a fim

NOTA: Os trabalhadores que forem contratados para exercer cargo de confiança

3.1.1.1 Rotina de arquivamento do dossiê de admitidos

a. Será formado o dossiê do trabalhador ativo contendo toda “documentação

I. Unidade de trabalho do colaborador:

 Contrato de trabalho devidamente assinado pelo

Manual de normas, políticas e procedimentos

II. Escritório Recife:

 Cópias de documentos cadastrais;

3.1.2 Controle de benefícios

a. Assistente de Pessoal atualiza a Planilha Excel “Planilha de Funcionários”,

Manual de normas, políticas e procedimentos