Examen Sistema de Información Para la Gestión Administrativa - CUC

Docente: Ing. Harold Neira Grupo Virtual Abril 2019

Análisis y Diseño de Sistemas de Información

El desarrollo de un Sistema de Información (SI) comprende varios componentes o pasos llevados a

cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un
modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas, base
de datos, documentación y procedimientos.

En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su

Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el
encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas

para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con
este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño del sistema de información.

Análisis de requerimientos - Introducción

El grupo laboral de la Administración de Ciencias Médicas de la Universidad se compone de los

siguientes tipos de nombramientos; nombramiento temporal, empleado regular, y contrato de
servicios profesionales. Todos estos nombramientos componen un grupo laboral de alrededor de
1000 personas de las cuales aproximadamente 500 personas son empleados regulares. Los
empleados regulares son los únicos miembros que tienen derecho a una cobertura médica
cubierto por la Universidad.

En vista de esto, el Director del Departamento de Recursos Humanos ha solicitado el análisis del
problema existente para realizar posteriormente el diseño e implantación de un sistema
computarizado que ayude a manejar de una manera más eficiente todo el proceso de manejo de
información de las coberturas médicas.

El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de la administración de los documentos

concernientes a los empleados que tienen derecho a este según su contrato de empleo.
Actualmente esta información la recopilan mediante un formulario que se le suministra al
empleado en la oficina del Departamento de Recursos Humanos y luego este formulario es
almacenado en un área de archivos. Cuando surge por ejemplo una información que es requerida
por la gerencia (Departamento de Contabilidad) la persona encargada de manejar los expedientes
en los archivos físicos tiene que dirigirse hasta el área de Base de Datos.

IMPORTANCIA DEL PROYECTO Dado que la Universidad es en sí un sistema, muchos de los

proyectos que se realizan en las diferentes unidades del sistema universitario son evaluados para
analizar la posibilidad de que los mismos no sólo puedan implantarse en dicha unidad, sino en
todas las unidades. Esto significa que el esfuerzo logrado por Ciencias Médicas para el desarrollo
de este proyecto podría ser de beneficio para toda la institución. Hasta el día de hoy ninguna
unidad del sistema universitario posee esta herramienta, por lo que el éxito del proyecto es
significativo y vital. Entre las razones para solucionar este problema se encuentran:

• Manejo rápido de la información solicitada por las diferentes oficinas a la Administración.

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• Muchas personas califican el servicio provisto como promedio, ya que aunque las solicitudes son
realizadas, a veces hay que esperar mucho tiempo para que se realicen.

• Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y sobre todo económica
ya que el uso de papeles se reduciría considerablemente.

• Actualmente no existe ningún medio computarizado que permita por ejemplo actualizar la
información en una manera rápida y clara.

• Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y sobre todo económica
ya que el uso de papeles se reduciría considerablemente.

• Se reduce la pérdida de horas de trabajo.

La Administración de Ciencias Médicas cuenta con una de las infraestructuras en tecnologías de

información más completas y seguras de todo el sistema universitario. Además, la Administración
cuenta con un presupuesto especial (aprobado por el rector) para el desarrollo de nuevas
tecnologías de información, las cuales puedan servir en beneficio para la comunidad universitaria.
Los fondos para el desarrollo del nuevo sistema pueden ser obtenidos de este presupuesto ya que
serán utilizados para mejorar un servicio en el recinto.

La inversión en equipo y programado es pequeña en relación con otras instituciones debido a los
acuerdos establecidos entre la Universidad y las compañías que proveen dichos equipos y
programados. Esto no solo permite el desarrollo de este proyecto, sino el de muchos otros que se
encuentran propuestos. Por último, se utilizarán recursos (personal) de la Universidad para el
desarrollo de éste.

La solución fue propuesta es un sistema computarizado para agilizar los métodos y procedimientos
relacionados con la administración de los procesos que envuelven el manejo de información de las
coberturas médicas de los empleados que son sometidas al Departamento de Recursos Humanos.

Este sistema permitirá mejorar la calidad del servicio provisto por la oficina de Cobertura Médica,
identificar aquellas áreas con mayor índice de problemas, y proveer al usuario de una herramienta
para generar la actualizar la información de planes médicos de una manera rápida y eficaz.

TECNOLOGÍAS A UTILIZAR

Actualmente la universidad tiene un acuerdo con la compañía Microsoft Corp. que permite la
adquisición de licencias de programas a bajo costo. Entre ellos se encuentra el programa “Office”,
el cual es el “standard” impuesto por la Oficina de Gerencia y Presupuesto para todas las
empresas de gobierno. Dentro del “Office” se encuentra la versión “Professional”, que incluye el
programado “Access”. Dado que todas las computadoras del recinto tienen instalado el “Office
Professional” podríamos aprovechar esto utilizando el programado “Access” como una opción a
bajo costo para diseñar el “frontend”, que consta de las pantallas e informes completamente
funcionales. Todo esto aplica solamente al personal administrativo del sistema, el cual consta de: •
El Rector • La Administración

• El Vicedecano
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• Dos administradores del sistema: el “project manager” y el técnico de mantenimiento

En resumen, la parte lógica del sistema constará de:

1. La parte del usuario – compuesta por una forma instalada en un Web Server con acceso a los
usuarios de la oficina de Cobertura Médica.

2. La parte administrativa – compuesta de pantallas e informes diseñados utilizando “Access”, las

cuales estarán enlazadas a la base de datos.

3. Un sistema de DBMS para almacenar los datos, que será “SQL Server”.

Además, se recomienda adquirir una licencia del programado “Office Developer” para el desarrollo
del proyecto, ya que contiene componentes adicionales de programación para “Access” y una
aplicación llamada “Packaging Wizard”, que se utilizará para la creación del CD que contendrá las
herramientas para instalar el sistema en cada computadora del personal administrativo.

Teniendo en cuenta que la Administración se encuentra analizando la posibilidad de implantar

varios sistemas para el Decanato, y dado el hecho de que el sistema recomendado almacenará y
procesará una gran cantidad de datos, es vital el que se escoja un servidor que provea los recursos
necesarios para realizar ambas tareas sin que se afecte el rendimiento. Hay que enfatizar que en el
servidor se instalará más de una base de datos.

Entre las especificaciones para este equipo se encuentran las siguientes:

• Doble procesador a 3.0 Ghz, preferiblemente Intel Xeon, ya que estos están diseñados para el
procesamiento de tareas de alto rendimiento, como lo son las bases de datos

• Una cantidad considerable de memoria (aproximadamente 8 GB)

• Que contengan dos arquitecturas de discos duros:

* 2 discos en RAID 1 para almacenar el sistema operativo y el SQL Server

* 4 discos en RAID 5 para almacenar los datos.

El equipo no sólo contendrá estos sistemas, sino que servirá como controlador de dominio, por lo
que su utilidad será múltiple. Esto permitirá implantar una forma de seguridad más robusta, ya
que las cuentas de “SQL Server” autenticarán contra las cuentas de usuario del servidor, lo que se
conoce como “mixed mode authentication”.

El Recinto cuenta con una infraestructura de telecomunicaciones que es administrada por la

Oficina de Tecnologías de Información. La oficina implantó hace unos años un “Firewall” que
protege al recinto de accesos no autorizados y la distribución de las computadoras dentro de la
red fue realizada utilizando el concepto de redes privadas. Ya que el sistema de manejo de
órdenes de servicio se utilizará solamente a nivel interno, ésta es la estructura más apropiada para
la implantación del sistema sin arriesgar la seguridad.
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ETAPAS Y TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO

ANALISIS DE COSTO / BENEFICIO

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1. Tareas a desarrollar
Elaborar una documentación que integre los siguientes contenidos:
a) Organigrama jerárquico. Se pide elaborar un posible organigrama jerárquico
para la Facultad.
b) Análisis de factibilidad (operacional, técnica, económica y financiera). Se pide
elaborar para cada factibilidad al menos 4 preguntas dirigidas a diferentes
personalidades o sectores de la Facultad enfocando distintos factores
(operacionales, técnicos, económicos y financieros) que permitan determinar la
viabilidad de la sistematización.
c) Delimitación del Proyecto Para ello se pide lo siguiente:
1. Descripción de subsistemas: Describa brevemente los subsistemas:
2. Relaciones entre los actores principales.
d) Requerimientos Se pide elaborar un plan de entrevistas que especifique:
• Usuarios a entrevistar.
• Secuencia en la que serán entrevistados.
• Un plan de entrevista para cada usuario.
e) Conclusiones
Elabore una conclusión grupal sobre el trabajo.

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Apuntes para considerar (TIPS)

a) Organigrama jerárquico Siempre es valioso disponer de las dependencias funcionales entre

los distintos componentes de una organización (departamentos, personas, etc.), lo cual
ayudará a averiguar cuáles son los subsistemas funcionales que la componen y por tanto
son susceptibles de informatizar.

b) Análisis de factibilidad Resulta sumamente importante reconocer las partes sobre las
cuales centraremos el estudio del Sistema de Información o dicho de otra forma, que subsistemas
de información se van a analizar. Es muy importante realizar un estudio de este tipo para asignar
prioridades sobre los subsistemas. En este sentido se estudiará la factibilidad operacional, la
factibilidad técnica y la factibilidad financiera y económica.

c) Delimitación del Proyecto • En este apartado el alumno deberá tomar una decisión sobre
cual o cuales subsistemas se va a desarrollar (hay que tener en cuenta que todos los
sistemas no son igualmente complejos).

d) Requerimientos A partir de este momento el alumno ya está en condiciones de realizar el

análisis de requerimientos o análisis de requisitos, de tal forma que debe de averiguar
cuáles son los puntos clave sobre los cuales centrar el análisis de su sistema global.
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• Entrevistas: Este es el método más corriente para recoger información del usuario. Es un
proceso continúo utilizado por el alumno para construir gradualmente un modelo del
sistema y para obtener conocimientos sobre los problemas del sistema.