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2. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de

“Diseño y patronaje”

. Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

Desarrollo punto 2

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir Con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los trabajadores de la empresa Confecciones S.A

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia
con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza
con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el

Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
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3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de

la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa los documentos producidos en los
procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de
un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder
del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, Se presenta para
aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente Practicante - Profesional.

El Asistente del Área – practicante, profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos - Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentren disponibles en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos. - Prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información - Mantener una codificación única, según las
directrices que se dan en este documento Se mantenga actualizados los
listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

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4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
Donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle DOCUMENTO
 Ilustración 1 DOCUMENTO CONFECCIONES SA Código:P-028

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4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la
emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar

sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo
en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de
cambio, siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden
realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios. La Empresa debe garantizar que los registros no pueden
ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo
lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones,
como es el caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el

caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la
persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y
queden archivados de forma segura y de fácil identificación.

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Por otra parte la empresa debe garantizar la confiabilidad de los registros que así
lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena

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4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIÓN

 Elaborar borrador del
documento y enviar por
IDENTIFICA NECESIDAD DE correo a la Directora del
1 CREACIÓN O MEJORA DE Departamento de
DOCUMENTO LÍDER DE PROCESO biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
corrección de estilo par
su respectiva revisión

Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
REVISA LA ADECUACIÓN DE LA hacen de manera
2 DOCUMENTACIÓN
CORRECTOR DE directa en la
ESTILO documentación en los
casos problemáticos
para la interpretación
del sentido el corrector
enviara sugerencias y
comentarios al líder del
proceso para que
intervenga en el texto
antes de su envió
como versión final l
Sistema de Gestión de
la Calidad. De
cualquier manera el
corrector hará llegar al
líder del proceso la
documentación
revisada.
 En caso de requerir
SI ajustes en partes
líder proceso problemáticas para la
DOCUMENTACIÓN MODIFICA ENVÍA interpretación el líder del
REQUERIDA A USTED PARA CORREGIR proceso hará las
modificaciones en las
3 partes indicadas por el
NO corrector y le enviara
nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo
líder proceso Enviar por correo al
Coordinador de Salud,
Seguridad e Higiene en
SOLICITA Y JUSTIFICA el Trabajo con copia a la
CREACIÓN, MEJORA O F-SO-OH-12 profesional de Apoyo
ANULACIÓN DE SOLICITUD DE del SG-QHSE el formato
4 DOCUMENTO CREACIÓN Y solicitud de creación,
MEJORA O mejora o anulación de
ANULACIÓN DE documento
DOCUMENTO F-SO-OH-12
junto con el documento
1 sometido a
consideración
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)

Profesional de Revisar la solicitud y

Revisa solicitud y verifica Apoyo SG-QHSE evaluar la necesidad
5 de crear, modificar o
necesidad
Auxiliar del SG- anular el documento.
QHSE

6 NO Coordinador del Si es una solicitud de

Área de Salud y anulación, se registra y el
proceso termina. Cuando
Seguridad en el se considere necesario
APROBADO INFORMA A LÍDER Trabajo define la intervención de un
DEL PROCESO experto a fin de
retroalimentar el documento
SI antes de su aprobación
final. Según corresponda se
3 presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación,
Auxiliar del SG- Se diligencia la parte 2
QGHSE del registro Solicitud
REGISTRA APROBACIÓN EN LA SOLITUD
de Creación, Mejora o
7 DE CREACIÓN, MEJORA O ANULACIÓN DE
Anulación del
DOCUMENTOS Documento F-SO-OH-
12, marcando la
casilla de aprobado,
Diligenciando la fecha
de implementación del
 cambio

Profesional de Para el caso de

Apoyo SG-QHSE creación de
CODIFICA Y/O ACTUALIZA LA VERSIÓN documentos se realiza
8
Auxiliar del SG- la respectiva
codificación y para
QHSE
mejora se actualiza la
versión.
Coordinador del Al editar los
Área de Salud, documentos se deben
Seguridad en el registrar las firmas de
9 Trabajo. elaboro, reviso y
aprobó, si aplica. El
Profesional de
Coordinador del Área
EMITE Y APRUEBA DOCUMENTO Apoyo SG-QHSE. de Salud Ocupacional
informa al líder sobre
Auxiliar del SG- la aprobación del
QHSE documento.
Una vez firmados los
documentos se
identifican con Copia
No Controlada, se
graban en PDF (No
Aplica para formatos)
y se adaptan en el
aplicativo disponible
Profesional de Se publican los
Apoyo SG-QHSE nuevos documentos
10 en la Intranet. Al
RETIRA DE INTRANET LOS
documento físico se le
DOCUMENTOS OBSOLETOS
coloca el sello de
original, se archiva en
la carpeta del proceso
que corresponda y se
destruye la versión
anterior
 Profesional de Actualizar Listado
ACTUALIZA LISTADO LISTADO MAESTRO Apoyo SG-QHSE. Maestro Control De
MAESTRO CONTROL DE DE CONTROL DE Documentos F-SO-
DOCUMENTOS
Auxiliar del SG-
DOCUMENTOS
QHSE OH-13

2
2
Coordinador del Se comunica al líder
Área de Salud y que el documento se
SOCIALIZA CON EL LÍDER DEL PROCESO Y/O Seguridad en el encuentra liberado y
FUNCIONARIO QUE REALIZO SOLICITUD. Trabajo se autoriza su uso

Informar los cambios

APLICA DOCUMENTO EN EL de la documentación
PROCESO CORRESPONDIENTE a los participantes
líder del proceso del proceso.
Socializa el
contenido de los
3 documentos a fin de
FIN
garantizar su debida
aplicación
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5.2. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIÓN

1
INICIO

Coordinador de Los lidere de proceso

Gestión en Salud y con apoyo del
2 Seguridad en el Coordinador del Área
Trabajo de Salud, Seguridad e
IDENTIFICAR LOS REGISTROS
Higiene en el Trabajo
A CONTROLAR
identifican los
registros incorporados
Líderes de procesos en el Sistema de
gestión en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo.
3 Enviar por correo al
Coordinador de
NO Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo con
HAY SOLICITUD 1 copia a la Profesional
de Apoyo del SG-
QHSE el formato
SI solicitud de Creación,
Mejora o Anulación
de documento F-SO-
OH-12 junto con el
documento sometido
a consideración
Coordinador de Revisar la solicitud y
4 REVISAR SOLICITUDES O Gestión en Salud y evaluar la necesidad
NECESIDADES DE REGISTROS
Seguridad en el de crear, modificar o
Trabajo. anular el documento.
5 Coordinador de Si es una solicitud de
Gestión en Salud y anulación, se registra
Seguridad en el y el proceso termina.
Trabajo.
INFORMA AL Cuando se considere
APROBACIÓN DE LÍDER DEL necesario define la
SOLICITUD O PROCESO intervención de un
experto a fin de
retroalimentar el
documento antes de
su aprobación final.

Según corresponda
se presenta al
Consejo Directivo
para que autorice la
creación, Mejora o
anulación.
Coordinador de El Coordinador de
6 SE AUTORIZA Y CONTROLA Gestión en Salud y Gestión en Salud,
LOS REGISTROS Seguridad en el Seguridad e Higiene
Trabajo. en el Trabajo actualiza
los registros que se
generaron cambios o
nuevos documentos
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-
QHSE.

7 Coordinador de Coordinador de
1 Gestión en Salud y Gestión en Salud,
Seguridad en el Seguridad e Higiene
Trabajo. en el Trabajo
establece criterios
ESTABLECER CRITERIOS DE
sobre los registros del
CONTROL DE REGISTRO
SG.QHSE.
8 Coordinador de Actualizar Listado
Gestión en Salud y Maestro Control de
Seguridad en el Documentos F-SO-
Trabajo. OH-13
LISTADO MAESTRO
ACTUALIZACIÓN DEL
DE CONTROL DE
LISTADO MAESTRO
DOCUMENTOS

Coordinador de Se comunica al líder

SOCIALIZA CON EL LÍDER DEL Gestión en Salud y que el documento se
9 PROCESO Y/O FUNCIONARIO Seguridad en el encuentra liberado y
QUE REALIZO SOLICITUD Trabajo. se autoriza su uso.

Informar los cambios

de la documentación a
1 los participantes del
Líderes de procesos
proceso. Socializa el
10 contenido de los
documentos a fin de
APLICA DOCUMENTO EN EL PROCESO
CORRESPONDIENTE
garantizar su debida
aplicación.

FIN
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6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso
CREACION, Gestión en Salud Gestión en Salud
MEJORA O y Seguridad en el y Seguridad en el
ANULACION DE Trabajo/ Líder del Trabajo y/o
DOCUMENTOS Proceso. Aplicativo del
Sistema
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso
MAESTRO Gestión en Salud Gestión en Salud
CONTROL DE y Seguridad en el y Seguridad en el
DOCUMENTOS Trabajo/ Trabajo y/o
Profesional de Aplicativo del
Apoyo Sistema

Elaborado por: ODAIR OJEDA BADILLO