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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ÁREA DE CONTRATACIONES
ÁREA DE ACTIVOS FIJOS
ÁREA DE ALMACENES
ÁREA DE SERVICIOS GENERALES
ÁREA DE ARCHIVOS
ÁREA DE SISTEMAS
ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

NOMBRE Y CARGO FECHA FIRMA


Lic. Javier Gonzalo Fernández Morató
ELABORADO Consultor Responsable del Diseño e 31 agosto
Implantación del Sistema de 2013
Organización Administrativa SOA

REVISADO Lic. Miguel Mejía Vásquez


Jefe Unidad Administrativa

Lic. Carlos Ardiles Pinto


APROBADO Director General de Asuntos
Administrativos

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Contenido
1. ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 5
2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 5
2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 5
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 5
3. ALCANCE DEL MANUAL ........................................................................................................... 6
4. RESPONSABILIDADES............................................................................................................... 6
5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS................................................................................................... 6
6. DOCUMENTOS DE RESPALDO ................................................................................................. 8
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ........................................................................................................... 9
7.1. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................ 9
7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS.............................................................................................. 11
8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS .................................................................. 12
8.1. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES...................... 12
8.2. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTRATACIONES .............. 14
8.2.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES ................ 14
8.2.2. CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS .......................................................... 17
8.2.3. CONTRATACIÓN ANPE (DE BS. 50.001.- A BS. 1.000.000.-) ........................................... 24
8.2.4. CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) .................... 34
8.2.5. CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN .................................................................................. 44
8.2.6. CONTRATACIÓN DIRECTA ............................................................................................... 48
8.3. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS .......................................................... 55
8.4. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS...................... 57
8.4.1. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ....................................................................... 57
8.4.2. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ..................................................................................... 60
8.4.3. DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................... 62
8.4.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES................................................... 65
8.4.5. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 67

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8.4.6. MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES ............................................................ 70


8.4.7. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES .......................................... 72
8.4.8. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES... 75
8.4.9. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD ........................................... 78
8.4.10. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN...... 82
8.4.11. BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL ................................................................... 84
8.5. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES ............................................................. 88
8.6. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACENES ......................... 89
8.6.1. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES...................... 89
8.6.2. ASIGNACIÓN DE MATERIALES ........................................................................................ 92
8.6.3. SOLICITUD COMPRA CON CAJA CHICA ........................................................................... 94
8.6.4. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS CON CAJA CHICA ..................... 96
8.6.5. INVENTARIO DE MATERIALES ......................................................................................... 98
8.7. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES ........................................... 101
8.8. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES....... 102
8.8.1. SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS............................................................. 102
8.8.2. SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS ............................................................................. 105
8.8.3. REPARACIONES MENORES ............................................................................................ 108
8.8.4. SUMINISTRO DE GASOLINA ........................................................................................... 111
8.9. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA .......................................... 113
8.10. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA... 114
8.10.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ............................................................................ 114
8.10.2. PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................... 117
8.10.3. EXPURGO DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 119
8.10.4. REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ................................................................... 122
8.10.5. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ................................................................. 124
8.11. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS ............................................................. 126
8.12. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SISTEMAS ........................ 127
8.12.1. SERVICIO DE RED ......................................................................................................... 127

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8.12.2. SOPORTE TÉCNICO ...................................................................................................... 129


8.13. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ............................... 131
8.14. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
..................................................................................................................................................... 132
8.14.1. ANÁLISIS, DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y APROBACIÓN ............................. 132
8.14.2. IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................................... 137

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1. ANTECEDENTES

En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el órgano
rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de Administración y
Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que, con mayor grado de
especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento de los sistemas de
Administración y Control en el sector público. En el marco de las normas básicas, el Ministerio de
Planificación del Desarrollo ha desarrollado su reglamentación específica para proceder a la
implantación y operación de los procesos relativos a los Sistemas de Administración y Control,
entre ellos del Sistema de Organización Administrativa.

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de


Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010,
constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las Normas Básicas
del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las características y funciones propias
de la Institución, con la finalidad de regular el proceso de estructuración organizacional de la
misma.

El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de Organización
Administrativa en el MPD”.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Estandarizar los procesos referidos a las actividades de Contrataciones, Almacenes, Activos Fijos,
Servicios Generales, Archivo, Sistemas y Organización & Métodos; Áreas pertenecientes a la
Unidad Administrativa dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos; con un
enfoque sistémico basado en procesos que procure la optimización de procedimientos, tiempos y
recursos.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Transparentar la gestión Interna.


Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.
Auxiliar a nuevos y antiguos funcionarios en la inducción del puesto en el adiestramiento y
capacitación del personal.
Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el trabajo.
Apoyar el análisis y revisión de los procesos.
Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.

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3. ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual alcanza a la Unidad Administrativa de la Dirección General de Asuntos


Administrativos, marcando las relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y
los cargos específicos que intervienen en cada uno de los procedimientos. Su carácter es de
cumplimiento obligatorio tanto en procesos, procedimientos y responsabilidades por cargo.

4. RESPONSABILIDADES

La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un


documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así como su implantación.

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el


alcance los objetivos de la entidad

Insumos PROCESO Insumos


de Entrada de Salida

Manual de Procesos.- El Manual de Procesos está conformado por un Mapa y Ficha del Procesos
(Denominación, Objetivo del Proceso, proveedores, responsables, clientes, entras y salidas del
proceso). Normas de operación, Descripción de Procedimientos con Flujo gramas; definición de
cargos para todas las tareas; descripción de formularios, documentos, solicitudes, cartas,
informes, actas etc.

Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de


actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujograma serán los
siguientes:

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TAREA EN LA OPERACIÓN

DOCUMENTO/INFORMES

DECISIÓN QUE LLEVA A


DIFERENTES TAREAS

INICIO DE UN SUB PROCESO

INICIO/FIN DE OPERACIÓN

CONECTOR DE TAREA

CONECTOR DE PAGINA

SISTEMA INFORMÁTICO

Operación.- Es el conjunto de actividades o funciones establecidas de manera sistemática para el


logro de los objetivos o productos concretos.

Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de trabajo, para


realizar una operación o parte de ella.

Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de trabajo, para
llevar a cabo una operación o parte de ella.

Usuario o cliente externo.- Ciudadano(os) o empresa (as) que utilizan los servicios o productos
que produce la institución. Este usuario o cliente recibe servicios y/o productos terminados o
finales.

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Usuario o cliente interno.- Servidora/Servidor Público, área organizacional que utiliza y agrega
valor a los servicios o bienes que produce otro servidor público o área de la misma gerencia, sea
de su misma unidad u otra diferente.

Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más procesos que
contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o del área
organizacional. El proceso se sustenta de insumos y el resultado o producto puede ser para uso
interno o externo.

Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados institucionales
en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.

Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.

Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye información
relacionada al mismo.

Abreviaturas
MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo
MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva
DGAA – Director General de Asuntos Administrativos
JUA – Jefe Unidad Administrativa
PAC – Programa Anual de Contrataciones
POA – Plan Operativo Anual
SENAPE – Servicio Nacional de Patrimonio del Estado
RPC- Responsable del Proceso de Contratación ANPE
RPA – Responsable del Proceso de Contratación LICITACIÓN

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO

Constitución Política del Estado


Ley 1178 de 20 de junio de 199 de Administración y Control Gubernamental
Ley 004 de 31 de Julio de 2010 Ley de Lucha Contra la corrupción, Enriquecimiento Ilícito
e Investigación de Fortunas.
D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo.
D.S. 181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de 29 de
junio de 2009
D.S. 0778 de 26 de Enero de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009
D.S.0956 de 10 de Agosto de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009
Resolución Ministerial N°151-A de 08 de Noviembre de 2010 que aprueba el Reglamento
Específico del Sistema de Organización Administrativa del MPD.

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Resolución Ministerial N°263 de 15 de Julio de 2009 del Ministerio de Economía y Finanzas


Públicas que aprueba el Modelo de Reglamento Específico del Sistema de Bienes y Servicios (RE-
SABS), el contenido mínimo del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios para Empresas Públicas Nacionales Estratégicas RE-CBSEPNE y el Manual de Operaciones
del SICOES.
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

7.1. MAPA DE PROCESOS

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MAPA DE PROCESOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA

INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS

SOLICITUDES PARA LA CONTRACCIÓN


DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES CONTRATACIONES BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES Y
Y DE CONSULTORÍA DE CONSULTORÍA CONTRATADOS

MANEJO DE BIENES
SOLICITUDES DE MATERIALES Y ENTREGA DE MATERIALES Y SUMINISTROS
SUMINISTROS
ALMACENES

SOLICITUDES DE MUEBLES INMUEBLES, ASIGNACIÒN DE MUEBLES, INMUEBLES,


EQUIPO Y MANTENIMIENTO ACTIVOS FIJOS
EQUIPO Y MANTENIMIENTO

SOLICITUD DE SERVICIOS GENERALES


(Agua, Luz, Teléfono, Celular, Reparaciones PRESTACIÓN DE SERVICIOS
menores de emergencia, Courier, SERVICIOS GENERALES (Agua, Luz, Teléfono, Celular, Reparaciones
Fotocopias, limpieza, Cafetería, menores de emergencia, Courier,
Combustible) Fotocopias, limpieza, cafetería)

RECEPCIÒN, RESGUARDO Y
SOLICITUD Y TRANSFERENCIA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y
DOCUMENTOS Y BIBLIOTECA ARCHIVO CENTRAL Y BIBLIOTECA
BIBLIOTECA DEL MPD

SOLICITUD DE ASESORÍA TÉCNICA Y ASESORÍA TÉCNICA Y TECNOLÓGICA,


TECNOLOGICA, MANTENIMIENTO DE MANTENIMIENTO SOFTWARE, HARDWARE
HARDWARE Y SOWTWARE Y DISEÑO Y
SISTEMAS Y DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS
DESARROLLO DE SISTEMAS

SOLICITUD DE DISEÑO, REDISEÑO


ORGANIZACIONAL E IMPLEMENTACIÓN DE DISEÑO Y REDISEÑOS ORGANIZACIONAL, E
PROCESOS, OPERACIONES Y ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS,
PROCEDIMIENTO OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS

FICHA DEL MAPA DE PROCESOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

OBJETIVO DEL PROCESO:


Satisfacer los requerimientos de las Unidades Organizacionales del MPD de manera oportuna,
ejecutando todas las actividades que hagan posible la contratación de bienes, obras, servicios
generales y de consultoría; la entrega de oportuna de materiales; el control de los muebles, inmuebles
y equipo de oficinas; la prestación de servicios generales; el resguardo y la entrega de documentos; el
respaldo técnico para los sistemas informáticos y el desarrollo del sistema de organización
administrativa.

PROVEEDORES DEL PROCESO RESPONSABLE(S) DE PROCESOS CLIENTES DEL PROCESO

Área de Contrataciones
Área de Almacenes
Área de Activos Fijos
Unidades Organizacionales del
Área de Servicios Generales Unidades Organizacionales del MPD
MPD y proveedores externos
Área Archivo
Área de Sistemas
Área de Organización y
Métodos
ENTRADAS DEL PROCESO INDICADORES DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO

Solicitud de Materiales y Contrataciones de bienes y


Suministros obras, servicios generales y de
consultoría
Solicitudes de Muebles y
Entrega de Materiales y
Equipo y Mantenimiento. Suministros
Solicitud de Servicios Entrega de Muebles, Inmuebles
Generales y Equipo
Solicitudes o requerimientos
Solicitud de Documentos Prestación de Servicios
Recibidos/ Solicitudes o
Generales
Solicitud de Asesoría Técnica, requerimientos cumplidos Entrega de Documentos del
Mantenimiento en Software y MPD
diseño de sistemas Asesoría técnica,
Solicitud de diseño, rediseño mantenimiento software y
e implementación de diseño de sistemas
Diseños, rediseños e
procesos, operaciones y
implementación de procesos,
procedimientos. operaciones y procedimientos

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

INTERRELACIONES DEL PROCESO

Unidad Financiera, Unidad de Recursos Humanos, Responsable del Proceso de Contratación


(Designado),Dirección General de Asuntos Jurídicos , Área de Almacenes, Área de Activos Fijos,
Área de Servicios Generales, Área de Sistemas, Área de Organización y Métodos.

8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

8.1. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

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MAPA DE OPERACIONES
AREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA

INSUMOS PRODUCTOS
OPERACIONES

ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC

CONTRATACIÓN MENOR
SOLICITUD PARA
BIENES, OBRAS,
LA CONTRACCIÓN
SERVICIOS
DE BIENES,
CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE GENERALES Y DE
OBRAS,
CONSULTORÍA,
SERVICIOS
ADQUIRIDOS O
GENERALES Y DE
CONTRATACIÓN LICITACIÓN PUBLICA CONTRATADOS
CONSULTORÍA

CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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8.2. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTRATACIONES

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.2.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE


OPERACIÓN: CONTRATACIONES

2. GENERALIDADES:

Efectuar el registro de la programación de contrataciones de una


OBJETIVO : gestión en función al POA y Presupuesto aprobado de la diferentes
áreas organizacionales
REGISTROS, FORMULARIOS O Formulario - PAC
IMPRESOS DE ENTRADA: Carta solicitud de registro
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Formulario PAC registrado y publicado

RESPONSABLES DEL
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
2 días hábiles
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS

Director General de
1. Inicio
Asuntos 2. Instruye realizar Circular Instructivo para la elaboración del Programa
Administrativos Anual de Contrataciones PAC
Jefe de Unidad 3. Elabora Circular Instructivo
Administrativa 4. Doc. “Circular Instructivo”
5. Remite formato de Registro de Contrataciones PAC
Unidad Solicitante 6. Verifica POA y Presupuesto, programa contrataciones, firma y remite
Jefe de Unidad
Administrativa 7. Recibe e instruye ejecución de Taller para consolidación

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Responsable de
Adquisiciones/ 8. Consolida información en Taller, elabora informe, firma y remite
Contrataciones 9. “Informe de Consolidación”

Jefe de Unidad
Administrativa 10. Solicita autorización para registro y publicación en el SICOES

Director General de
Asuntos 11. Autoriza registro y publicación en el SICOES
Administrativos
12. Registra y publica PAC en el SICOES
Responsable de
13. “SICOES”
Adquisiciones/
14. Imprime PAC y archiva
Contrataciones
15. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (Tiempo estimado: 2 días hábiles)

Director General de Asuntos Responsable de Adquisiciones y


Jefe Unidad Administrativa Unidad Solicitante
Administrativos Contrataciones

Inicio

Instruye realizar Elabora Circular


Circular Instructivo Instructivo
Formato registro
PAC

Verifica Poa y
Remite Formato de Presupuesto y
Registro de Programa
Contrataciones PAC contrataciones,
firma, remite

Consolida
Recibe e instruye información en
ejecución de Taller taller, elabora
para consolidación informe, firma y
remite
Informe de
Solicita autorización
Autoriza Registro y Consolidación
para registro y
Publicación en el
publicación en
SICOES
SICOES

Registra y Publica
PAC en el SICOES

SICOES

Imprime PAC y
archiva

Fin

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1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN: 8.2.2. CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS

2. GENERALIDADES:

Efectuar Contrataciones que no requieren cotizaciones ni


OBJETIVO :
propuestas hasta un monto de Bs. 50.000,00 (Cincuenta Mil 00/100
Bolivianos).
Formulario CBS – 002 Especificaciones Técnicas o Términos de
Referencia
REGISTROS, FORMULARIOS O Cotizaciones
IMPRESOS DE ENTRADA: Registro SIGMA del proveedor
Formulario CBS– 003 Precio Referencial
Certificación Presupuestaria
Formulario CBS– 004- A Compra menor
REGISTROS, FORMULARIOS O Orden de Compra/Servicios,
IMPRESOS DE SALIDA: Contrato
RESPONSABLES DEL Unidad Administrativa, Área de Contrataciones y Adquisiciones,
PROCEDIMIENTO: Proveedor

TIEMPO ESTIMADO DEL


3 días hábiles
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Remite Solicitud inicio de Proceso de Adquisición /contratación
menor y emisión de Certificación Presupuestaria, adjuntando:
Nota de Solicitud
Constancia de inscripción en el POA
Unidad Solicitante
Verificación en el PAC
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Formulario Inexistencia y sello para bienes de uso
Director General de 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa

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Asuntos
Administrativos/RPA
Jefe de Unidad
4. Instruye la verificación de documentos y continuación del proceso
Administrativa
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación de
Responsable de
requerida
Adquisiciones y
6. SI está conforme, remite al DGAA/RPA
Contrataciones
7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de 8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación
Asuntos Presupuestaria, y autoriza el inicio del proceso a la Unidad
Administrativos/RPA Administrativa
Jefe de Unidad
9. Recibe y remite al Área de Contrataciones y Adquisiciones
Administrativa
Responsable de
Adquisiciones y 10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Contrataciones
Técnico de
Adquisiciones y 11. Procede a la invitación a potenciales proponentes
Contrataciones
Proveedor 12. Elabora Propuestas o cotizaciones y remite al DGAA/RPA
Director General de 13. SI la contratación es Menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad
Asuntos Administrativa
Administrativos/RPA 14. NO es menor a Bs. 20.000.- remite a la Unidad Administrativa
15. Si es menor a Bs. 20.000.-Toma conocimiento y remite a la Unidad
Jefe de la Unidad
Solicitante, si es mayor a Bs. 20.000.- remite al Técnico de
Administrativa
Contrataciones y a la Unidad Solicitante
16. Verifica cumplimiento de documentos y emite formulario de
Unidad Solicitante verificación al RPA (DGAA) para su Vo.Bo.
17. Formulario de Verificación
Técnico de
18. Verifican el cumplimiento de documentos y emite formulario de
Adquisiciones y
verificación al DGAA/RPA para su Vo.Bo.
Contrataciones/Unida
19. Formulario de verificación
d Solicitante
20. SI da Vo.Bo. si es menor y mayor a Bs. 20.000.- instruye elaboración
de nota de adjudicación y solicitud de documentos a la Unidad
Director General de
Administrativa
Asuntos
21. NO da VoBo. en cualquiera de los dos casos finaliza el
Administrativos/RPA
procedimiento.
22. Fin
23. SI es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye emitir nota de
Jefe de Unidad
aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración
Administrativa
de contrato al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

24. NO es mayor a 15 días, instruye elaborar Orden de compra u Orden


de Servicio al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
25. Instruye elaborar Orden de Compra u Orden de Servicio al Técnico
Responsable de
de Adquisiciones y Contrataciones Instruye emitir nota de aviso de
Adquisiciones
adjudicación y solicitud de documentos para elaboración del
Contrataciones
contrato al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
26. Elabora Orden de Compra y/u Orden de Servicio y gestiona firma del
Técnico de
Proveedor y de la DGAA
Adquisiciones y
27. Emite nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para
Contrataciones
la elaboración del contrato al Proveedor
28. Suscribe la orden de compra o de servicio y remite al Técnico de
Adquisiciones y Contrataciones
Proveedor
29. Recibe nota de aviso y entrega documentos solicitados al Técnico de
Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de 30. Recibe y verifica los documentos enviados por el proveedor con la
Adquisiciones y Unidad Solicitante y remite al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones Contrataciones
Responsable de 31. Recibe y revisa
Adquisiciones 32. SI está conforme remite al Jefe de la Unidad Administrativa
Contrataciones 33. NO está conforme devuelve al Proveedor
34. Recibe, completa documentación y devuelve al Responsable de
Proveedor
Adquisiciones y Contrataciones
Jefe Unidad
35. Recibe, toma conocimiento y remite al DGAA/RPA
Administrativa
Director General de
36. Adjudica el proceso de contratación menor a Bs. 20.000.-, y en el
Asuntos
caso de mayor a Bs. 20.000.- remite a la DGAJ
Administrativos/RPA
Director General de 37. Revisa la legalidad de los documentos presentados y elabora
Asuntos Jurídicos contrato, devuelve al DGAA/RPA
Director General de 38. Suscribe contrato, remite para suscripción al Proveedor y designa al
Asuntos Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a
Administrativos/RPA objeto y magnitud, deriva a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad
39. Instruye remitir al proveedor para suscripción de Contrato
Administrativa
Responsable de
Adquisiciones 40. Instruye remitir al proveedor para suscripción de Contrato
Contrataciones
Técnico de
Adquisiciones y 41. Remite al proveedor para firma de Contrato
Contrataciones
Proveedor 42. Suscribe contrato y devuelve al Técnico

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43. Recibe contrato y registra la información en el SICOES (mayor a Bs.


Técnico de
20.000.-), y remite a la Comisión de Recepción las especificaciones
Adquisiciones y
técnicas para recepción de bienes y/o servicios
Contrataciones
44. SICOES
45. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de
especificaciones técnicas y emite Acta de Conformidad para cada
pago dependiendo del caso
Responsable de
46. Acta de Conformidad
Recepción/Comisión
47. SI está conforme remite al Técnico de Adquisiciones y
de Recepción
Contrataciones
48. NO está conforme devuelve al Proveedor para corregir y/o cambiar
el bien, servicio u obra
49. Revisa y corrige, devuelve al Responsable de Recepción/Comisión de
Proveedor
Recepción
50. SI son contrataciones mayores a Bs. 20.000.- registra la recepción
Técnico de definitiva en el SICOES y archiva el proceso, remite al Responsable
Adquisiciones y de Adquisiciones y Contrataciones
Contrataciones 51. Recepción definitiva
52. SICOES
Responsable de
Adquisiciones 53. Recibe y remite al Jefe de Unidad Administrativa
Contrataciones
Jefe de Unidad 54. Recibe y da conformidad al proceso, remite al DGAA/RPA para el
Administrativa pago correspondiente
Unidad 55. Si son consultorías, aprueba informes presentados y solicita pagos
Solicitante/Supervisor correspondientes a la DGAA/RPA
Director General de
56. Remite a la Unidad Financiera para el pago correspondiente
Asuntos
57. Fin
Administrativos/RPA

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES a Bs. 50.000.-) 1/3 (Tiempo estimado: 3 días hábiles)
Director General de
Técnico de
Asuntos Jefe Unidad Responsable de Adquisiciones y
Adquisiciones y Unidad Solicitante Proveedor
Administrativos/ Administrativa Contrataciones
Contrataciones
RPA
Remite Solicitud Inicio
Recibe y remite
inicio de proceso de
toda la
Adquisición/
documentación a la
Contratación Menor
Unidad
y emisión
Administrativa
Cert.Presp.
Nota de Solicitud
Verifica que la Constancia de
Instruye verificación
solicitud cuente con inscripción en el POA
de documentos y
toda la
continuación del verificación PAC
documentación
proceso
requerida
Certif..Presupuestaria
Verifica que la TDR/Especif.Tec.
solicitud cuente con
el PAC, POA y Precio referencial
Certificación SI Conforme? NO (doc. de respaldo)
Presupuestaria y
autoriza el inicio del Form. Inexistencia y
proceso sello p/ bienes de uso
Recibe y remite al Procede a la
Recibe, registra y Elabora Propuestas
Área de invitación a
asigna el código del o cotizaciónes y
Adquisiciones y potenciales
proceso al Técnico remite
Contrataciones proponetnes

Verifica
cumplimiento de
Es menor a documentos y emite
Toma conocimiento
SI formulario de
20.000? y remite
verificación al
DGAA/RPA para su
VoBo
Formulario de
Toma conocimiento verificación
NO
y remite
Verifican
cumplimiento de
Toma conocimiento documentos y
Da Vo.Bo. Y remite y remite al Jefe de emite formulario de
Unidad verificación al
DGAA/RPA para su Formulario de
Vo.Bo. Verificación

Vo.Bo.
NO

SI
Fin
1

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CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES de Bs. 50.000.-) 2/3

Director General de Responsable de Técnico de Dirección General


Asuntos Jefe Unidad Administrativa Adquisiciones y Contrataciones y de Asuntos Proveedor
Administrativos/RPA Contrataciones Adquisiciones Jurídicos

Instruye elaboración Elabora orden de


de nota de Es mayor a 15 Instruye elaborar Instruye elaborar compra y/u orden
Suscribe la orden de
adjudicación y dias el plazo de NO Orden de compra u Orden de Compra o de servicio y
compra o servicio
solicitud de entrega? Orden de Servicio Servicio gestiona firma
documentos DGAA/RPA

SI

Instruye emitir nota Instruye emitir nota


Emite nota de aviso
de aviso de de aviso de
de adjudicación y Recibe nota de
adjudicación y adjudicación y
solicitud aviso y entrega
solicitud solicitud
documentos para documentos
documentos para documentos para
elaboración solicitados
elaboración de elaboración de
contrato
contrato contrato

Recibe y verifica los


documentos
Recibe y revisa enviados por el
proveedor con la
Unidad Solicitante
Adjudica el proceso
de contratación
Recibe, toma Recibe, completa
menor a Bs20.000; y
conocimiento y SI Está conforme? NO documentación y
en el caso de mayor
remite al RPA devuelve
a Bs20.000
remite a la DGAJ

Revisa lalegalidad
de los documentos
presentados y
Suscribe contrato, elabora contrato
remite para contrato
suscripción del
proveedor y designa
Responsable de
Recepción o
Comisión de
Recepción de
acuerdo a objeto y
magnitud Instruye remitir al Instruye remitir al
Remite al Proveedor
proveedor para proveedor para Suscribe contrato y
para firma de
suscripción de suscripción de devuelve al técnico
contrato
contrato contrato

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CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES de Bs. 50.000.-) 3/3


Director General de
Responsable de Técnico de
Asuntos Jefe Unidad Responsable o Comisión de Unidad Solicitante/
Adquisiciones y Contrataciones y Proveedor
Administrativos/ Administrativa Recepción Supervisor
Contrataciones Adquisiciones
RPA
2

Si son Bienes,
Recibe contrato y
Servicios u Obras
registra información
verifica
en el SICOES (mayor
cumplimiento
a Bs. 20.000.-) y
Especificaciones
remite a la Comisión
Técnicas y emite
de Recepción las
Acta de
especificaciones
conformidad para
técnicas para
cada pago
recepción de bienes
dependiendo del
y/o servicios
caso Acta de
conformidad

SICOES

Si son
Recibe y da
contrataciones
conformidad al
Recibe y Remite a la mayores a Bs20.000
proceso, remite al
Unidad registra la recepción SI Conforme?
DGAA/RPA para el
Administrativa definitiva en el
pago
SICOES y archiva
correspondiente
proceso NO
Recepción definitiva
Devuelve al
proveedor para
corregir y/o cambiar Revisa y corrige
SICOES el bien, servicio,
obra Si son Consultorías,
Remite a la Unidad
aprueba informes
Financiera para el
presentados y
pago
solicita pagos
correspondiente
correspondientes

Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.2.3. CONTRATACIÓN ANPE (DE BS. 50.001.- A BS. 1.000.000.-)
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones entre Bs. 20.001 a Bs. 1.000.000.-

Nota de Solicitud
Especificaciones Técnicas o TDR Form. CBS-002
Definición del método de selección
Precio referencial CBS-003
Certificación Presupuestaria
REGISTROS, FORMULARIOS O
Vo.Bo. Inscripción en el POA
IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de Inexistencia
Vo.Bo. MAE (para consultorías)
Certificación inscripción en el PAC
Cotizaciones
Registro SIGMA del proveedor
REGISTROS, FORMULARIOS O Orden de Compra/Servicios,
IMPRESOS DE SALIDA: Contrato
RESPONSABLES DEL
Responsable de Contrataciones
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE 12 días hábiles (si la contratación es de Bs. 50.001.- a Bs. 100.000.-)
PROCEDIMIENTO: 16 días hábiles (si la contratación es de Bs. 50.001.- a Bs. 200.000.-)

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Elabora y remite solicitud inicio de proceso de adquisición/
contratación y certificación presupuestaria, adjuntando:
Nota de Solicitud
Constancia de inscripción en el POA
Unidad Solicitante
Verificación en el PAC
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Formulario de inexistencia

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Para consultorías Vo.Bo. de la MAE

Director General de Asuntos 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad


Administrativos/RPA Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación
Responsable de Adquisiciones y requerida
Contrataciones 6. SI está conforme remite a la DGAA/RPA
7. NO está conforme devuelve a la Unidad Solicitante
8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación
Director General de Asuntos
Presupuestaria, y autoriza el inicio del proceso a la Unidad
Administrativos/RPA
Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Contrataciones
Técnico de Adquisiciones 11. Recibe y procede a la elaboración del DBC y Formulario de
Contrataciones Aprobación, remite al Responsable
12. Revisa DBC y Formulario de Aprobación
Responsable Adquisiciones y 13. SI está conforme, remite al Jefe de Unidad Administrativa
Contrataciones 14. NO está conforme, instruye realización de ajustes
correspondientes al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones 15. Realiza los ajustes correspondientes y devuelve al Responsable
Contrataciones de Adquisiciones y Contrataciones para que siga su curso
Responsable Adquisiciones y 16. Instruye publicación de DBC y convocatoria en el SICOES y
Contrataciones remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
17. Publica DBC y convocatoria en el SICOES
Técnico de Adquisiciones
18. SICOES formulario 100
Contrataciones
19. Fin
Jefe Unidad Administrativa 20. Toma conocimiento y remite a la DGAA/RPA
21. Aprueba DBC y autoriza publicación en el SICOES
Director General de Asuntos
22. Designa con Memorándum al responsable de evaluación o
Administrativos/RPA
comisión de calificación y devuelve a la Unidad Administrativa
23. Toma conocimiento y remite al Responsable de Evaluación o
Jefe Unidad Administrativa
Comisión de Calificación
24. Realiza inspección previa, atiende consultas escritas o reunión
Responsable de Evaluación o
de aclaración si corresponde y remite al Responsable de
Comisión de Calificación
Recepción de Propuestas
25. Recibe y cierra el Acta de Recepción de Propuestas en fecha y
Responsable de Recepción de hora programadas
Propuestas 26. Remite propuestas al Responsable de Evaluación o Comisión de
Calificación

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

27. Realiza apertura de propuestas en Acto Público


28. Concluido el Acto Público, en sesión reservada determinarán si
las propuestas continúan o se descalifican
Responsable de Evaluación o
29. SI continúan, elabora informe recomendando adjudicación
Comisión de Calificación
30. No continúan, elabora nota de declaratoria desierta, revisando
motivos y ajustes necesarios que permitan viabilizar la
siguiente y remite a la Unidad Solicitante
31. Toma conocimiento
Unidad Solicitante
32. Fin
33. SI aprueba informe, determina si el contrato esta entre Bs.
50.001 y Bs. 200.000
34. NO aprueba el informe, solicita complementación o
sustentación al Responsable de Evaluación o Comisión de
Director General de Asuntos
Calificación
Administrativos/RPA
35. SI el contrato está entre Bs. 50.001 y Bs. 200.000 remite al Jefe
de Unidad Administrativa
36. NO está entre Bs. 50.0001 Y Bs. 200.000 remite a la DGAJ para
elaboración de Resolución de Adjudicación
37. Instruye elaborar Nota de Adjudicación y solicitar presentación
Jefe Unidad Administrativa
de documentos a los proponentes
Técnico de Adquisiciones 38. Elabora nota de adjudicación y solicita presentación de
Contrataciones documentos a los Proponentes
Proponentes 39. Preparan y entregan documentos al Técnico
40. Comunica a los proponentes no favorecidos por correo
Técnico de Adquisiciones
electrónico
Contrataciones
41. Fin
42. Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/RPA
Dirección General de Asuntos
para firma
Jurídicos
43. Resolución de Adjudicación
Director General de Asuntos
44. Recibe y firma, remite a la Unidad Administrativa
Administrativos/RPA
Jefe Unidad Administrativa 45. Recibe y remite al técnico para publicación en el SICOES
46. Publica en el SICOES la Resolución de Adjudicación en el
Formulario 200 y notifica a los proponentes no favorecidos
Técnico de Adquisiciones dicha publicación; caso contrario publica la Declaratoria
Contrataciones Desierta en el Formulario 100-E
47. SICOES
48. Fin
49. El monto del contrato está entre Bs. 200.000.- y Bs. 1.000.000.-
Director General de Asuntos
50. SI existe Recurso Administrativo de impugnación, se resuelve
Administrativos/RPA
de acuerdo al régimen del Recurso Administrativo de

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

impugnación Cap. VII D.S. 0181


51. Fin
52. NO existe Recurso Administrativo de impugnación, elabora
nota solicitando documentación al proponente adjudicado para
la suscripción de contrato
53. Nota de solicitud de documentos
54. Prepara y entrega documentos y remite a la Comisión de
Proponente
Calificación
55. Realiza la verificación técnica de la documentación presentada
Responsable de Evaluación o
y emite Acta correspondiente al Jefe de Unidad Administrativa
Comisión de Calificación
56. Acta de verificación
Jefe Unidad Administrativa 57. Recibe Acta y remite a la DGAA/RPA
Dirección General de Asuntos
58. Recibe Acta y remite a la DGAJ para elaboración de contratos
Administrativos/RPA
59. Revisa la legalidad de documentación y suscribe Acta, elabora
Director General de Asuntos contrato cumpliendo cronograma de plazos
Jurídicos 60. Contrato
61. Tramita suscripción de contrato ante la MAE
MAE 62. Firma y remite para suscripción de contrato al proponente
Dirección General de Asuntos
63. Recibe y remite para suscripción de contrato del proponente
Administrativos/RPA
Jefe Unidad Administrativa 64. Recibe y remite para suscripción de contrato del proponente

Proponente 65. Recibe, suscribe contrato y devuelve a la Unidad Administrativa


66. Recibe y remite al Responsable de Adquisiciones y
Jefe Unidad Administrativa
Contrataciones para el registro en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y
67. Recibe y remite para el registro en el SICOES al Técnico
Contrataciones
Técnico de Adquisiciones 68. Publica en el SICOES
Contrataciones 69. SICOES
Dirección General de Asuntos 70. Designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción
Administrativos/RPA de acuerdo a contratación
71. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de
Especificaciones Técnicas y emite Acta de Conformidad para
cada pago dependiendo del caso
Responsable de Recepción o 72. Acta de Conformidad
comisión de recepción 73. SI son servicios de Consultoría, pueden ser de un solo pago
74. NO son servicios de Consultoría, proceden a la recepción de
bienes o servicios verificando cumplimiento de Especificaciones
Técnicas y elabora Acta de Recepción, remite al Jefe de Unidad

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Administrativa
75. Acta de Recepción
Jefe Unidad Administrativa 76. Recibe y remite a la DGAA/RPA para el pago correspondiente
Dirección General de Asuntos 77. Autoriza el pago correspondiente
Administrativos/RPA 78. Fin
79. SI son servicios de Consultoría de un solo pago, remite a la
Responsable de Recepción o Unidad Solicitante
comisión de recepción 80. No son servicios de Consultoría de un solo pago, remite al
Supervisor de Consultoría
81. Aprueba el informe presentado y solicita a la DGAA/RPA el
Unidad Solicitante pago correspondiente
82. Solicitud de pago
Director General de Asuntos 83. Autoriza el pago correspondiente
Administrativos/RPA 84. Fin
85. Aprueba los informes presentados y solicita a la DGAA/RPA el
Supervisor de Consultoría pago correspondiente
86. Solicitud de pago
Director General de Asuntos
87. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Administrativos/RPA
Responsable
88. Recibe e instruye registro del Formulario 500 en SICOES
Adquisiciones/Contrataciones
89. Registra el Formulario 500 en el SICOES y archiva el proceso
Técnico de Adquisiciones y
90. SICOES
contrataciones
91. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 1/5 (Tiempo estimado: de 12 a 16 días hábiles)

Responsable de
Director General de Asuntos Jefe Unidad Técnico de Contrataciones y
Adquisiciones y Unidad Solicitante
Administrativos / RPA Administrativa Adquisiciones
Contrataciones

Inicio

Elabora y remite
Recibe y remite Solicitud inicio de
toda la proceso de
documentación a la Adquisición/
Unidad contratación y
Administrativa certificación
Verifica que la
Instruye verificación presupuestaria
solicitud cuente con
de documentos y Nota de solicitud
toda la
continuación del
documentación Constancia De
proceso
requerida Inscripción en el
POA
Verifica que la
solicitud cuente con
Certificación
el PAC, POA y
inscripción PAC
Certificación Si Conforme NO
Presupuestaria y
Certificación
autoriza el inicio del
Presupuestaria
proceso
Recibe y procede a TDR/
Recibe y remite al
Recibe, registra y la elaboración del Especificaciones
Área de
asigna el código del DBC y Formulario de Técnicas
Adquisiciones y
proceso al Técnico Aprobación, remite
Contrataciones
al Responsable
Precio Referencial
(doc. de respaldo)
Revisa el DBC y
Formulario de Formulario de
Aprobación inexistencia

Para consultorías
Vo.Bo. MAE
Aprueba DBC y
Toma conocimiento
Autoriza Publicación SI Conforme
y remite
en SICOES

NO

Instruye realización Realiza ajustes


1
de ajustes correspondientes y
correspondientes remite

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 2/5


Director General
Responsable de Técnico de Responsable de
de Asuntos Jefe Unidad Responsable de Evaluación
Adquisiciones y Adquisiciones y Recepción de Unidad Solicitante
Administrativos/ Administrativa o Comisión de Calificación
Contrataciones Contrataciones Propuestas
RPA

1 1

Designa con
Instruye publicación Publica DBC y
Memorándum al
DBC y convocatoria Convocatoria en el
Responsable de
en el SICOES SICOES
evaluación o
Comisión de
Calificación

SICOES
For.100

Realiza Inspección
Recibirá y cerrará el
Fin Previa, atiende
Acta de Recepción
Toma conocimiento Consultas Escritas o
de Propuestas en
y remite Reunión de
fecha y hora
Aclaración si
programadas
corresponde

Realiza apertura de
Propuestas en acto Remite Propuestas
pùblico

Concluido el acto
público, en sesión
A reservada
determinarán si las
propuestas
continúan o se
Elabora nota de descalifican
declaratoria
desierta, revisando
motivos y ajustes
necesarios que NO Continúan
permitan viabilizar
la siguiente y remite
a la Unidad SI
Solicitante
Elabora informe
recomendando
adjudicación
2
Toma conocimiento

Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 3/5

Dirección General Asuntos Jefe Unidad Técnico de Adquisiciones Director General de Asuntos
Proponentes
Administrativos /RPA Administrativa Contrataciones Jurídicos

Aprueba
NO informe

Solicita SI
complementación o
sustentación

Instruye elaborar Elabora Nota de


El monto del
A nota de Adjudicación y
contrato esta Preparan y entregan
SI adjudicación y solicita
entre 50.001 y documentos
solicitar presentación de
200.000
documentos documentos

Comunica a
proponentes no
favorecidos por
NO
correo electrònico

Remite a la DGAJ Fin Elabora Resolución


para elaboración de Adjudicación y
Resolución De remite a la DGAA/
Adjudicación RPA para firma
Resolución de
Adjudicación
Publica en el SICOES
la Resolución de
Adjudicación en el
Formulario 200 y
Recibe y remite al notifica a los
Recibe y firma,
técnico para proponentes no
remite a la Unidad
publicación en el favorecidos dicha
Administrativa
SICOES publicación; caso
contrario publica la
Declaratoria
Desierta en el
El monto del
Formulario 100-E
contrato esta entre
200.001 y 1.000.000
SICOES
Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 4/5

Dirección General Responsable de Responsable de


Dirección General Asuntos Jefe Unidad
MAE de Asuntos Evaluación o Comisión Adquisiciones y Proponentes
Administrativos /RPA Administrativa
Jurídicos de Calificación Contrataciones

Se resuelve de
Existe Recurso acuerdo al régimen
Adm. De SI del Recurso Adm.
Impugnaciòn De impugnación
Cap.VII D.S. 0181

NO
Fin
Elabora nota
solicitando
documentación al
Prepara y entrega
proponente
documentos
adjudicado para la
Realiza la
suscripción de
verificación técnica
contrato Recibe Acta y
Recibe Acta y de la
Nota de solicitud de remite A la DGAJ
remite a la DGAA/ documentación
documentos para elaboración de
RPA presentada y emite
contratos Revisa legalidad de
Acta
documentación y
correspondiente
suscribe Acta,
elabora contrato Acta de Verificaciòn
cumpliendo
cronograma de
plazos
Contrato

Firma y remite para


Tramita suscripción
suscripción de
de contrato ante la
contrato al
MAE
proponente Recibe y remite Recibe y remite
para suscripción de para suscripción de Recibe, suscribe
contrato del contrato del contrato y devuelve
proponente proponente

Recibe y remite al
Responsable de
Adquisiciones y
Contrataciones para
el registro en el
SICOES
Recibe y remite
para registro en el
SICOES

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 5/5

Director General de Responsable de Técnico de


Jefe Unidad Responsable de Recepción o Unidad Supervisor de
Asuntos Adquisiciones y Adquisiciones y
Administrativa comisión de recepción solicitante Consultoría
Administrativos/RPA Contrataciones Contrataciones

Publica en el SICOES
Si son Bienes,
Servicios u Obras,
Designa al verifica
Responsable de SICOES cumplimiento
Recepción o Especificaciones
comisión de Técnicas y emite
Recepción de Acta de
acuerdo a conformidad para Acta de
contratación cada pago conformidad
dependiendo del
caso

Son servicios de
SI
Consultoría
Aprueba el informe
presentado y
Es de un solo
B NO SI solicita a la DGAA/
pago
RPA el pago
Proceden a la correspondiente
recepción de bienes Solicitud de pago
Solicitud de pago
Recibe y remite al o servicios Aprueba los
Autoriza pago DGAA/RPA para el verificando informes
correspondiente pago cumplimiento de presentados y
correspondiente Esp. Técnicas, NO
solicita a DGAA/RPA
elabora Acta de el pago
Recepción correspondiente
Fin Acta de Recepción

Recibe e instruye Registra el


Instruye Registro
registro del formulario 500 en
del Formulario 500
Formulario 500 en SICOES y archiva el
en SICOES
el SICOES proceso

SICOES

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.2.4. CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs.


OPERACIÓN: 1.000.000.-)

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones mayores a Bs. 1.000.000.-

Nota de Solicitud
Especificaciones Técnicas o TDR Form. CBS-002
Definición del método de selección
REGISTROS, FORMULARIOS O Precio referencial CBS-003
IMPRESOS DE ENTRADA: Certificación Presupuestaria
Vo.Bo. Inscripción en el POA
Vo.Bo. MAE (para consultorías)
Certificación inscripción en el PAC
Contratos
REGISTROS, FORMULARIOS O Acta de recepción
IMPRESOS DE SALIDA: Conformidad y solicitud devolución de retenciones
Acta de Recepción
RESPONSABLES DEL
Responsable de Contrataciones
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
35 días hábiles
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Remite solicitud de inicio del proceso de
Adquisición/Contratación por Licitación Pública, Adjuntando:
Nota de Solicitud
Registro en el POA
Unidad Solicitante Certificación inscripción en el PAC
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Formulario de inexistencia
Para consultorías Vo.Bo. de la MAE

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Director General de Asuntos 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad


Administrativos/RPC Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación
requerida, cumpla con los requisitos y que sea mayor a Bs.
Responsable de Adquisiciones y
1.000.000.-
Contrataciones
6. SI da conformidad deriva a la DGAA/RPC
7. NO da conformidad devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos 8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC y la Certificación
Administrativos/RPC Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso
Jefe Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y 11. Recibe y procede a la elaboración el DBC incorporando
Contrataciones Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia
12. Revisa el DBC
Responsable de Adquisiciones y 13. SI aprueba, remite al Jefe de Unidad Administrativa
Contrataciones 14. NO aprueba, devuelve al Técnico de Adquisiciones y
Contrataciones
Jefe de Unidad Administrativa 15. Recibe y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos 16. Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación,
Administrativos/RPC deriva a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 17. Instruye publicación del DBC y convocatoria en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y 18. Instruye publicación del DBC y convocatoria en el SICOES al
Contrataciones Técnico
19. publica el DBC y convocatoria en el SICOES
Técnico de Adquisiciones y
20. SICOES Formulario 100
Contrataciones
21. Remite documentación
Responsable de Adquisiciones y
22. Recibe y remite documentación
Contrataciones
Jefe de Unidad Administrativa 23. Recibe y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos 24. Recibe y remite la documentación a la DGAJ para la elaboración
Administrativos/RPC de Resolución Administrativa
Director General de Asuntos 25. Elabora Resolución Administrativa de aprobación del DBC
Jurídicos 26. Resolución Administrativa
Director General de Asuntos 27. Firma Resolución Administrativa y remite para su publicación
Administrativos/RPC en el SICOES

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

28. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y


Jefe Unidad Administrativa
Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y 29. Instruye publicación del DBC en el SICOES y notificación a
Contrataciones proponentes al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
30. Publica el DBC en el SICOES y notifica a potenciales
Técnico de Adquisiciones y
proponentes
Contrataciones
31. SICOES
32. SI existe impugnación, se resuelve de acuerdo al Cap. VII del
D.S. 0181
Director General de Asuntos
33. Fin
Administrativos/RPC
34. NO existe impugnación, nombra Comisión de Calificación y
Recepción de Propuestas
35. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y
Jefe Unidad Administrativa
Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y 36. Toma conocimiento y remite al Responsable de Recepción de
Contrataciones Propuestas
Responsable de Recepción de 37. Recibe y cierra el Acta de Recepción de Propuestas y remite a la
Propuestas Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación
38. Realiza apertura de propuestas en acto público
39. Concluido el acto público en sesión reservada determinarán si
Responsable de
las propuestas continúan o se descalifican
Evaluación/Comisión de
40. Evalúan propuestas
Calificación
41. Si requiere aclaración, convoca a todos los proponentes sin que
modifiquen propuestas
42. Aclaran sus propuestas y devuelven al Responsable de
Proponentes
Evaluación/ Comisión de Calificación
43. SI el proceso se declara desierta remite al Responsable de
Responsable de
Adquisiciones y Contrataciones
Evaluación/Comisión de
44. NO se declara desierta, remite al Técnico de Adquisiciones y
Calificación
Contrataciones
45. Elabora informe de Adjudicación y remite al Representante de
Técnico de Adquisiciones y
la Unidad Jurídica
Contrataciones
46. Informe de Adjudicación
47. Elabora nota de Declaratoria Desierta, revisando motivos y
Responsable de Adquisiciones y
ajustes necesarios que permitan viabilizar la siguiente
Contrataciones
publicación en el SICOES
Jefe Unidad Administrativa 48. Toma conocimiento y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos 49. Toma conocimiento y remite a la DGAJ para elaborar
Administrativos/RPC Resolución de Declaratoria Desierta
50. Recibe y emite Resolución de Declaratoria Desierta y remite a la
Representante Unidad Jurídica DGAA/RPC
51. Resolución Declaratoria Desierta

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

52. SI aprueba el informe de adjudicación, firma el informe de la


Comisión Calificadora y remite a la DGAJ
Director General de Asuntos
53. NO aprueba el informe de adjudicación, entonces es la
Administrativos/RPC
Resolución de Declaratoria Desierta y remite a la Unidad
Administrativa
54. Recibe y remite la resolución de Declaratoria Desierta para
Jefe de Unidad Administrativa
publicación en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y
55. Recibe y remite Resolución para publicación en el SICOES
Contrataciones
56. Publica en el SICOES la Resolución de Declaratoria Desierta
Técnico de Adquisiciones y
57. SICOES Formulario 100E
Contrataciones
58. Fin
Director General de Asuntos
59. Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/RPC
Jurídicos
Director General de Asuntos 60. Suscribe Resolución de Adjudicación y remite a la Unidad
Administrativos/RPC Administrativa
61. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y
Jefe Unidad Administrativa
Contrataciones
Responsable de Contrataciones
62. Toma conocimiento y remite al Técnico
Adquisiciones
63. Realiza la notificación de la Resolución de Adjudicación a los
proponentes vía correo y SICOES
64. SICOES Formulario 200
65. SI existe Recurso Administrativo de Impugnación, se resuelve
Técnico de Adquisiciones de acuerdo al Régimen de Recurso Administrativo de
Contrataciones impugnación Cap. VII D.S. 0181
66. Fin
67. NO existe Recurso de impugnación, elabora nota de solicitud de
documentación al proponente adjudicado
68. Solicitud de documentación
69. Prepara y entrega documentos al Responsable de
Proponente
Evaluación/Comisión de Calificación
70. Realiza la verificación técnica de la documentación presentada
Responsable de Evaluación/
y emite el Acta correspondiente
Comisión de Calificación
71. Acta de verificación
Jefe Unidad Administrativa 72. Remite a la DGAJ para su verificación legal
73. Revisa la legalidad de los documentos y suscribe Acta y
Director General de Asuntos contrato, cumpliendo con cronograma de plazos
Jurídicos 74. Acta de verificación legal de documentos
75. Contrato
MAE 76. Suscribe contrato y remite

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Director General de Asuntos 77. Toma conocimiento y designa Comisión de Recepción de


Administrativos/RPC acuerdo a la magnitud del contrato
Jefe Unidad Administrativa 78. Instruye el Registro en el SICOES de los Contratos
Responsable de Contrataciones
79. Instruye el Registro en el SICOES de los Contratos
Adquisiciones
Técnico de Adquisiciones y 80. Realiza el Registro del Contrato en el SICOES
Contrataciones 81. SICOES
82. Efectúa la recepción verificando las Especificaciones Técnicas y
elabora Acta de Recepción
83. Acta de Recepción
84. SI requiere plazo mayor a 1 día, firma Acta de Recepción
Provisional
85. A la entrega total, firma el Acta de Recepción Definitiva
86. NO requiere plazo mayor a 1 día, puede ser servicio con pagos
parciales
Comisión de Recepción 87. SI es servicio con pagos parciales, emite Acta de conformidad
para cada pago
88. Acta de Conformidad
89. NO es servicio de pagos parciales, emite Acta de Conformidad y
Acta de Recepción en caso de un bien, o por la prestación total
del servicio y solicita a la DGAA/RPC devolución de retenciones
90. Acta de Conformidad
91. Acta de Recepción
92. Solicitud de devolución de retenciones
Director General de Asuntos
93. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Administrativos/RPC
Jefe Unidad Administrativa 94. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y
95. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
contrataciones
96. Registra formulario 500 en SICOES y archiva el proceso
Técnico Adquisiciones y
97. SICOES
Contrataciones
98. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 1/5 (Tiempo estimado: 35 días hábiles)
Director General
Director General
de Asuntos Jefe Unidad Responsable de Adquisiciones y Técnico de Adquisiciones y
de Asuntos Unidad Solicitante
Administrativos Administrativa Contrataciones Contrataciones
Jurìdicos
(RPC)
Recibe y remite Remite Solicitud Inicio
toda la inicio de proceso de
documentación a la Adquisición/
Unidad Contratación por
Administrativa Verifica que la Licitación Pública
solicitud cuente con Nota de solicitud
Instruye verificación toda la
de documentos y documentación
Registro en el POA
continuación del requerida, cumpla
proceso con los requisitos y Certificación
que sea mayor a Bs. inscripción en el
1.000.000.- PAC
Verifica que la
solicitud cuente con Certificación
el PAC y Presupuestaria
Certificación Si Da conformidad NO TDR/
Presupuestaria y Especificaciones
autoriza el inicio del Recibe y procede a Técnicas
proceso la elaboración del
Recibe y remite al
Recibe, registra y DBC incorporando Precio Referencial
Área de
asigna el código del Especificaciones (doc. de respaldo)
Adquisiciones y
proceso al Técnico Técnicas y/o
Contrataciones
Términos de
Formulario de
Referencia
inexistencia
Revisa el DBC
Para consultorías
Vo.Bo. MAE

Aprueba el DBC y
autoriza el inicio del Recibe y remite a la
SI Aprueba NO
proceso de DGAA/RPC
contratación

Instruye publicación Instruye publicación


Publica DBC y
del DBC y del DBC y
Convocatoria en el
convocatoria en el convocatoria en el
SICOES
SICOES SICOES
SICOES
Recibe y remite FORM. 100
documentación a la
Recibe y remite a la Recibe y remite Remite Resolución
DGAJ para
DGAA/RPC documentación documentación Administrativa
elaboración de Res.
Administrativa
Elabora Resolución
Administrativa de
aprobación DBC

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 2/5

Director General de Responsable de Responsable de Responsable de


Jefe Unidad Técnico de Contrataciones
Asuntos Administrativos Adquisiciones y Recepción de Evaluación/Comisión Proponentes
Administrativa y Adquisiciones de Calificación
(RPC) Contrataciones Propuestas

1
Firma Resolución Instruye publicación
Publica DBC en el
Administrativa y del DBC en el
Toma conocimiento SICOES y notifica a
remite para su SICOES y
y remite potenciales
publicación en el notificación a
proponentes
SICOES proponentes

SICOES

Existe
Impugnación NO Recibe y cierra el
acta de recepción
Toma conocimiento Toma conocimiento
Nombra Comisión de propuestas,
y remite al y remite al Realiza apertura de
de Calificación y remite al
SI Responsable de Responsable de propuestas en acto
Recepción de Responsable de
Adquisiciones y Recepción de público
Propuestas Evaluación/
Contrataciones Propuestas
Comisión de
Calificación
Se resuelve de Concluido el acto
acuerdo al Cap.VII público, en sesión
D.S. 0181 reservada
determinarán si las
propuestas
continúan o se
fin descalifican

Evalúa propuestas

Si requiere
aclaración convoca
a todos los
proponentes sin
Elabora nota de que modifiquen
Declaratoria propuestas
Toma conocimiento
Desierta, revisando
y remite a la DGAJ
Toma conocimiento motivos y ajustes
para elaborar Declaratoria Aclaran sus
y remite a la DGAA/ necesarios que SI
Resolución de Desierta propuestas
RPC permitan viabilizar
Declaratoria
la siguiente
Desierta
publicación en el Elabora informe de
NO
SICOES Adjudicación

Informe de
A Adjudicación
2

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 3/5

Director General Director


Responsable de Representante
de Asuntos Jefe de Unidad General de
Adquisiciones Técnico de Adquisiciones Contrataciones Unidad Proponente
Administrativos Administrativa Asuntos
Contrataciones Jurídica
(RPC) Jurídicos

Recibe y emite
A Resolución de
Declaratoria
Desierta y deriva a
Recibe y remite la la DGAA/RPC
Resolución de Resolución
Aprueba Recibe y remite Publica en el SICOES
Declaratoria SICOES Declaratoria
informe de NO para publicación en la Declaratoria
Desierta para Form. 100E Desierta
Adjudicación el SICOES Desierta
publicación en el
SICOES

SI
Fin

Firma el informe de
Elabora Resolución
Comisión
de Adjudicación
Calificadora

Realiza la
Suscribe Resolución notificación de la
de Adjudicación y Toma conocimiento Toma conocimiento Resolución de
remite a la Unidad y remite y remite Adjudicación a los
Administrativa proponentes vía
correo y SICOES SICOES
Form. 200

Existe Recurso
Adm. De NO
Impugnaciòn
Elabora nota de
solicitud de
SI documentación al
proponente
Se resuelve de adjudicado
acuerdo al régimen
Solicitud de
del Recurso Adm.
documentación Prepara y entrega
De impugnación
documentos
Cap.VII D.S. 0181

Fin 3

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 4/5

Director General Responsable de


Responsable de Técnico de
de Asuntos Director General de Jefe de Unidad Evaluación/
MAE Adquisiciones y Adquisiciones y Comisión de Recepción
Administrativos Asuntos Jurídicos Administrativa Comisión de
Contracciones Contrataciones
(RPC) Calificación

Revisa la legalidad Realiza la


de los documentos verificación técnica
Remite a la
y suscribe Acta y de la
Dirección Jurídica
Contrato, documentación
para su verificación
cumpliendo con presentada y emite
legal
cronograma de Acta
plazos correspondiente

Acta de verificación Acta de Verificación


B
legal de doc. B

Contrato
Toma conocimiento
y designa Comisión Realiza el registro
Suscribe contrato y Instruye registro en Instruye registro en
de Recepción de del contrato en el
remite SICOES el SICOES
acuerdo a magnitud SICOES
de contrato

SICOES
Efectúa la recepción
verificando Esp.Tèc.
Y elabora Acta
Recepción
Acta de Recepción

Requiere plazo
mayor a 1 dia

SI

Firma Acta de
Recepción NO
provisional

A la Entrega total
firma Acta de
Recepción Definitiva

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 5/5

Director General de Responsable de Técnico de


Jefe de Unidad Comisión de Recepción/Unidad
Asuntos Adquisiciones y Adquisiciones y
Administrativa Solicitante
Administrativos / RPC Contrataciones Contrataciones

Es servicio con
pagos parciales

SI

Emite Acta de
Conformidad para
cada pago
NO
Acta de
Conformdiad

Emite Acta de
Conformidad y Acta
de Recepción en
Instruye registro de caso de un bien, o
formulario 500 en por la prestación
SICOES total de servicio y
solicita a DGAA/RPC
devolución
retenciones
Acta de
Instruye registro de Instruye registro de Registra formulario
conformidad
formulario 500 en formulario 500 en 500 en SICOES y
SICOES SICOES archiva el proceso
Acta de Recepción

Solicitud de
SICOES devolución de
Form. 500 retenciones

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.2.5. CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones por excepción

Nota de Solicitud
Informe técnico justificando e identificando causales y personas
a ser contratadas.
REGISTROS, FORMULARIOS O
Vo.Bo. Inscripción en el POA
IMPRESOS DE ENTRADA:
Certificación Presupuestaria
Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas
Criterios de Calificación
Contrato
REGISTROS, FORMULARIOS O
Conformidad y solicitud devolución de retenciones
IMPRESOS DE SALIDA:
Acta de Recepción
RESPONSABLES DEL
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
7 días hábiles
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Remite solicitud inicio de proceso de Adquisición/Contratación
por excepción adjuntando:
Informe técnico de justificación e identificación de
Unidad Solicitante causales y proveedor a ser contratado
Constancia de inscripción en el POA
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Criterios de Calificación
Director General de Asuntos 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad
Administrativos Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso

Responsable de Adquisiciones y 5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Contrataciones requerida
6. SI está conforme, remite a la DGAA
7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos 8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación
Administrativos Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso
9. Instruye a la Unidad Jurídica la elaboración de Informe Legal
MAE
para contratación por Excepción
Director General de Asuntos 10. Elabora Informe Legal y Resolución para Contratación por
Jurídicos Excepción
MAE 11. Suscribe la Resolución y Autoriza inicio del proceso
Director General de Asuntos
12. Instruye continuar con el proceso
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 13. Instruye continuar con el Proceso
Responsable de Adquisiciones y 14. Inicia el Proceso de Contratación por Excepción y remite a la
Contrataciones DGAA
Director General de Asuntos 15. Una vez adjudicado el proceso, remite a la DGAJ para la
Administrativos elaboración del contrato
Director General de Asuntos
16. Elabora contrato y remite a la MAE
Jurídicos
MAE 17. Suscribe y remite a la DGAA
Director General de Asuntos
18. Recibido el contrato remite
Administrativos
Jefe Unidad Administrativa 19. Toma conocimiento y remite
Responsable de Adquisiciones y
20. Toma conocimiento y remite
Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y
21. Toma conocimiento y remite al proveedor
Contrataciones
Proveedor 22. Suscribe el contrato y remite a la Unidad Solicitante
23. Realiza seguimiento a la ejecución de contratación por
Unidad Solicitante
excepción, deriva a la DGAA
24. Como es mayor a Bs. 20.000.-, instruye registro de la
Director General de Asuntos
información en el SICOES e informa a la Contraloría sobre la
Administrativos
contratación
Jefe Unidad Administrativa 25. Instruye el registro de información en el SICOES
Responsable de Contrataciones
26. Instruye el registro de información en el SICOES
y Adquisiciones

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

27. Registra información en el SICOES y archiva proceso


Técnico de Adquisiciones y
28. SICOES
Contrataciones
29. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN POR EXEPCIÓN (tiempo estimado: 7 días hábiles)

Director General Director General Responsable de Técnico de


Jefe Unidad
MAE de Asuntos de Asuntos Adquisiciones y Adquisiciones y Unidad Solicitante Proveedor
Administrativa
Jurídicos Administrativos Contrataciones Contrataciones

Recibe y remite Remite Solicitud Inicio


toda la inicio de proceso de
documentación a la Adquisición/
Unidad Verifica que la Contratación por
Administrativa Instruye verificación Excepción
solicitud cuente con
de documentos y Informe técnico
toda la
continuación del just. E identif.
documentación
proceso Causales y
requerida
Verifica que la proveedor a ser
Instruye a la Unidad solicitud cuente con contratado
Jurídica elaboración el PAC, POA y
de Informe Legal Certificación SI Conforme? NO Constancia de
para contratación Presupuestaria y inscripción en el POA
por excepción Elabora Informe autoriza el inicio del
Legal y Resolución, proceso
Certif..Presupuestaria
para contratación
por excepción TDR/Especif.Tec.
Suscribe Resolución
y Autoriza inicio del Criterios de
proceso Inicia y registra el Calificación
Instruye continuar Instruye continuar Proceso de
proceso proceso Contratación por
Excepción

Una vez adjudicado


el proceso, remite a
Suscribe y remite a Elabora contrato y
DGAJ para
la DGAA remite a la MAE
elaboración
contrato

Toma conocimiento
Recibido el contrato Toma conocimiento Toma conocimiento
y remite al Suscribe el contrato
remite y remite y remite
proveedor
Realiza seguimiento
a la ejecución de
Como es mayor a contratación por
Bs. 20.000.-, excepción
instruye registro de
la información en el
SICOES e informa a
la Contraloría sobre
la Contratación Registra
Instruye registro de Instruye registro de
información en
información en el información en
SICOES y archiva el
SICOES SICOES
proceso

SICOES

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.2.6. CONTRATACIÓN DIRECTA
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Efectuar Contrataciones Directas


OBJETIVO :

Nota de solicitud
Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas
Precio Referencial
Certificación Presupuestaria
REGISTROS, FORMULARIOS O Vo.Bo. registro en POA
IMPRESOS DE ENTRADA: Establecimiento de causal de contratación directa
Especificaciones del proveedor
Verificación de inscripción en el PAC para mayores a 20.000
Certificado de inexistencia de bienes inmuebles
Material definido en caso de publicidad
REGISTROS, FORMULARIOS O Orden de Compra o Servicios
IMPRESOS DE SALIDA: Emisión de Contratación Directa
RESPONSABLES DEL Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
7 días hábiles
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Remite Solicitud de inicio de proceso de
Adquisición/Contratación Directa, adjuntando:
Nota de solicitud
Vo.Bo. de registro del POA
Responsable de Servicios Verificación inscripción en el PAC mayores a Bs. 20.000.-
Generales/Unidad Solicitante Certificación Presupuestaria
Términos de Referencia/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Causal de la Contratación Directa
Especificación del Proveedor
Certificado de inexistencia de Bienes Inmuebles

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Para publicidad contar con el material definido

Director General de Asuntos 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad


Administrativos/RPA Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación
Responsable de Adquisiciones y requerida
Contrataciones 6. SI está conforme, remite a la DGAA/RPA
7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos 8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación
Administrativos/RPA Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso
Jefe de Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Contrataciones
Técnico de Adquisiciones
11. Procede a la invitación a potenciales proponentes
Contrataciones
Proveedor 12. Elabora propuestas o cotizaciones y remite
Director General de Asuntos 13. SI es menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa
Administrativos/RPA 14. NO es menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa
15. En caso de ser menor a Bs. 20.000.- toma conocimiento y
remite a la Unidad Solicitante; en caso de ser mayor a Bs.
Jefe de Unidad Administrativa
20.000.- toma conocimiento y remite al Técnico de
Adquisiciones y Contrataciones y a la Unidad Solicitante
16. Verifica cumplimiento de documentos y remite formulario de
Unidad Solicitante verificación a la DGAA/RPA para su Vo.Bo.
17. Formulario de verificación
Técnico de Adquisiciones y
18. Verifican cumplimiento de documentos y emite formulario de
Contrataciones/Unidad
verificación a la DGAA/RPA para su Vo.Bo.
Solicitante
Responsable de Contrataciones
19. Toma conocimiento y remite al Jefe de Unidad Administrativa
y Adquisiciones
Jefe de Unidad Administrativa 20. Da Vo.Bo. y remite a la DGAA/RPA
Director General de Asuntos 21. Instruye elaboración de nota de adjudicación y solicitud de
Administrativos/RPA documentos
22. SI es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye emitir nota
de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para
elaboración del contrato al Responsable de Adquisiciones y
Jefe de Unidad Administrativa
Contrataciones
23. NO es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye elaborar
Orden de Compra o Servicio al Responsable de Adquisiciones y

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Contrataciones

Responsable de Contrataciones 24. Instruye elaborar Orden de Compra o Servicio al Técnico de


y Adquisiciones Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y 25. Elabora Orden de Compra y/u Orden de Servicio y gestiona
Contrataciones firma ante el Proveedor y el DGAA/RPA
26. Suscribe la orden de compra o servicio y remite al Responsable
Proveedor
de Adquisiciones y Contrataciones
27. Instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de
Responsable de Contrataciones
documentos para la elaboración del contrato al Técnico de
y Adquisiciones
Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y 28. Emite nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos
Contrataciones para la elaboración del contrato al Proveedor
29. Recibe nota de aviso y entrega documentos solicitados al
Proveedor
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
30. Recibe y revisa
Responsable de Contrataciones
31. SI está conforme, remite al Jefe de Unidad Administrativa
y Adquisiciones
32. NO está conforme, devuelve al Proveedor
33. Recibe, completa documentación y devuelve al Responsable de
Proveedor
Adquisiciones y Contrataciones
Jefe de Unidad Administrativa 34. Recibe, toma conocimiento y remite a la DGAA/RPA
Director General de Asuntos 35. Adjudica el proceso de contratación menor a Bs. 20.000.-; en
Administrativos/RPA caso de que sea mayor a Bs. 20.000.- remite a la DGAJ
36. Revisa la legalidad de los documentos presentados y elabora
Director General de Asuntos
contrato, devuelve a la DGAA/RPA
Jurídicos
37. Contrato
38. Suscribe contrato, remite para suscripción del Proveedor y
Director General de Asuntos
designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción
Administrativos/RPA
de acuerdo a objeto y magnitud
Jefe de la Unidad Administrativa 39. Instruye emitir al Proveedor para suscripción de contrato
Responsable de Contrataciones
40. Instruye emitir al Proveedor para suscripción de contrato
y Adquisiciones
Técnico de Adquisiciones y
41. Remite al Proveedor para firma de contrato
Contrataciones
Proveedor 42. Suscribe contrato y devuelve al Técnico
43. Recibe contrato y remite al Responsable o Comisión de
Técnico de Adquisiciones y
Recepción las especificaciones técnicas para recepción de
Contrataciones
bienes y/o servicios
Responsable o Comisión de 44. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de
Recepción especificaciones técnicas y emite Acta de Conformidad para

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

cada pago dependiendo del caso


45. Acta de Conformidad
46. SI está conforme, devuelve al Técnico
47. NO está conforme, devuelve al Proveedor para corregir y/o
cambiar el bien, servicio u obra
48. Revisa y corrige, devuelve al Responsable o Comisión de
Proveedor
Recepción
49. Si son contrataciones mayores a Bs. 20.000.-, se registra la
Técnico de Contrataciones y recepción definitiva en el SICOES y archiva el proceso, remite
Adquisiciones Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
50. SICOES
Responsable de Contrataciones
51. Recibe y remite a la Unidad Administrativa
y Adquisiciones
52. Recibe y da conformidad al proceso, remite a la DGAA/RPA
Jefe Unidad Administrativa
para el pago correspondiente
53. Si son Consultorías, aprueba informes presentados y solicita
Unidad Solicitante/Supervisor
pagos correspondientes
Director General de Asuntos 54. Remite a la Unidad Financiera para el pago correspondiente
Administrativos/RPA 55. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN DIRECTA 1/3 (Tiempo estimado: 7 días hábiles)

Director General
Responsable de
de Asuntos Jefe Unidad Técnico de Adquisiciones
Adquisiciones y Unidad Solicitante Proveedor
Administrativos Administrativa Y Contrataciones
Contrataciones
(RPA)

Recibe y remite Remite Solicitud Inicio


toda la inicio de proceso de
documentación a la Adquisición/
Unidad Contratación
Administrativa Verifica que la Directa
Instruye verificación
solicitud cuente con Nota de Solicitud
de documentos y
toda la
continuación del Vo.Bo. registro POA
documentación
proceso
requerida
Verifica que la Verif. inscripción en el
solicitud cuente PAC mayores a Bs.
con el PAC, POA y 20.000.-
Certificación SI Conforme? NO A
Presupuestaria y Certif..Presupuestaria
autoriza el inicio del
proceso TDR/Especif.Tec.
Recibe y remite al Procede a la
Recibe, registra y Precio referencial Elabora Propuestas
Área de invitación a
asigna el código del A (doc. de respaldo) o cotizaciónes y
Adquisiciones y potenciales
proceso al Técnico remite
Contrataciones proponentes
Causal Contratación
Directa
B Formulario de
verificación B
Especificación del
Verifica Proveedor
cumplimiento de
Es menor a documentos y emite
Toma conocimiento Certificado
SI formulario de
20.000? y remite Inexistencia Bienes
verificación a la
Inmuebles
DGAA/RPA para su
VoBo
Para publicidad
contar con el
Toma conocimiento material definido
NO
y remite

Verifican
cumplimiento de
Toma conocimiento documentos y
Da Vo.Bo. Y remite y remite al Jefe de emite formulario de
Unidad verificación a la
Formulario de DGAA/RPA para su
Verificación Vo.Bo.

Vo.Bo.
NO

SI
Fin
1

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN DIRECTA 2/3

Director General de Responsable de Técnico de Dirección General


Asuntos Jefe Unidad Administrativa Adquisiciones y Contrataciones y de Asuntos Proveedor
Administrativos/RPA Contrataciones Adquisiciones Jurídicos

1
Elabora orden de
Instruye elaboración
compra y/u orden
de nota de Es mayor a 15 Instruye elaborar Instruye elaborar
de servicio y Suscribe la orden de
adjudicación y dias el plazo de NO Orden de compra u Orden de Compra o
gestiona firma ante compra o servicio
solicitud de entrega? Orden de Servicio Servicio
el Proveedor y el
documentos
DGAA/RPA

SI

Instruye emitir nota Instruye emitir nota


Emite nota de aviso
de aviso de de aviso de
de adjudicación y Recibe nota de
adjudicación y adjudicación y
solicitud aviso y entrega
solicitud solicitud
documentos para documentos
documentos para documentos para
elaboración solicitados
elaboración de elaboración de
contrato
contrato contrato

Recibe y revisa

Adjudica el proceso
de contratación
Recibe, toma Recibe, completa
menor a Bs20.000; y
conocimiento y SI Está conforme? NO documentación y
en el caso de mayor
remite al RPA devuelve
a Bs20.000
remite a la DGAJ

Revisa lalegalidad
de los documentos
presentados y
Suscribe contrato, elabora contrato
remite para Contrato
suscripción del
proveedor y designa
Responsable de
Recepción o
Comisión de
Recepción de
acuerdo a objeto y
magnitud Instruye remitir al Instruye remitir al
Remite al Proveedor
proveedor para proveedor para Suscribe contrato y
para firma de
suscripción de suscripción de devuelve al técnico
contrato
contrato contrato

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN DIRECTA 3/3


Director General de
Responsable de Técnico de
Asuntos Jefe Unidad Responsable o Comisión de Unidad Solicitante/
Adquisiciones y Contrataciones y Proveedor
Administrativos/ Administrativa Recepción Supervisor
Contrataciones Adquisiciones
RPA
2

Si son Bienes,
Servicios u Obras
Recibe contrato y verifica
remite a la Comisión cumplimiento
de Recepción las Especificaciones
especificaciones Técnicas y emite
técnicas para Acta de
recepción de bienes conformidad para
y/o servicios cada pago
dependiendo del
caso Acta de
conformidad
Recepción definitiva
Si son
Recibe y da
contrataciones
conformidad al
Recibe y Remite a la mayores a Bs20.000
proceso, remite al
Unidad se registra la SI Conforme?
DGAA/RPA para el
Administrativa recepción definitiva
pago
en el SICOES y
correspondiente
archiva proceso
NO

SICOES Devuelve al
proveedor para
corregir y/o cambiar Revisa y corrige
el bien, servicio u
obra Si son Consultorías,
Remite a la Unidad
aprueba informes
Financiera para el
presentados y
pago
solicita pagos
correspondiente
correspondientes

Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.3. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS 1/2


UNIDAD ADMINISTRATIVA

INSUMOS OPERACIONES PRODUCTOS

Activos Fijos INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Clasificación Codificación

Solicitudes de Asignaciòn Asignaciones de Muebles/


ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Equipo

Conclusión de contrato y Activos devueltos y acta


instrucción de devolución DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
de Devolución

Solicitud de Transferrencia TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS Activos Transferidos

Instructiva para inventario Informe de Inventario


INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS actualizado

Solicitud de Oficina y Ascensor


Mantenimiento de Edificio MANTEMIENTO DE OFICINA Y ASCENSOR mantenidos
y ascensor

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS 2/2


UNIDAD ADMINISTRATIVA

INSUMOS OPERACIONES PRODUCTOS

Solicitud de Reparación Muebles y enseres


y/o Mantenimiento de REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y ENSERES
mantenidos
Muebles y enseres

Solicitud de
Mantenimiento de MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS
Vehículos y motocicletas de
Vehículos y motocicletas DEPARTAMENTALES
oficinas departamentales
oficinas departamentales
mantenidos

Solicitud de Reparación
y/o Mantenimiento de REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHICULOS MPD
Vehículos del MPD
Vehículos MPD
mantenidos

Solicitud de
Mantenimiento de Equipos de computación
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE
Equipos de Computación mantenidos preventivo y
COMPUTACIÓN
preventivo y correctivo correctivo

Informe para baja de


bienes de acuerdo a BAJA DE BIENES Bienes dados de baja
causal

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.4. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.1. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar el Ingreso y Registro de Activos Fijos


OBJETIVO :

REGISTROS, FORMULARIOS O Acta de Recepción o compra


IMPRESOS DE ENTRADA:
Informe de conformidad
REGISTROS, FORMULARIOS O
Codificación, clasificación
IMPRESOS DE SALIDA:
Registro en Derechos Reales
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
3 días
PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Responsable de Adquisiciones y
2. Remite documentación del proceso al responsable de activos
Contrataciones
fijos.
3. Recibe el activo, efectuando la verificación de documentos de
respaldo y solicita la factura y nota de remisión y garantía si
corresponde.
Responsable de Activos Fijos 4. SI da conformidad, instruye al técnico elaborar informe/acta de
recepción.
5. NO da conformidad devuelve al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones.
6. Elabora informe/ acta de recepción
7. Informe/Acta de recepción
Técnico de Activos Fijos 8. Registra en sistemas
9. Sistemas
10. Remite acta/informe y constancia de registro en sistemas
Responsable de Activos Fijos 11. Da Vo.Bo. y remite antecedentes a la comisión
Comisión de Recepción o 12. Verifica especificaciones técnicas, elabora actas y remite
compra 13. Actas de conformidad
14. Obtiene copias actas y archiva antecedentes y devuelve a
Responsable de Activos Fijos
contrataciones
15. Recibe el documento y archiva
Responsable de Adquisiciones
16. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

INGRESO
INGRESO YY REGISTRO
REGISTRO DE
DE ACTIVOS
ACTIVOS FIJOS
FIJOS (Tiempo
(Tiempo Estimado:
Estimado: 3
3 días)
días)
Responsable de
Comisión
Comisión de
de Recepción
Recepción o
o
Responsable
Responsable de
de Activos
Activos Fijos
Fijos Técnico de Activos Fijos Adquisiciones y
compra
compra
Contrataciones
Inicio
Inicio

Recibe el activo y
verifica su Remite
documentación de documentaciòn del
respaldo y solicita la proceso al
factura y nota de Responsable de
remisión y garantía Activos
si corresponde

Devuelve para su
Da conformidad NO
revisiòn

SI

Instruye al técnico
elaborar informe/
acta de recepción

Elabora informe/
acta de Recepciòn
Informe/acta de
Recepción de
SI
Activos

Registra en sistemas

SISTE
MAS
Remite Acta/
Da Vo.Bo. Y remite
Informe y
antecedentes a la
constancia de
comisión
registro en sistemas Verifica
Especificaciones
Técnicas, Elabora
ActaS y remite
Obtiene copias
Actas de
actas y archiva
conformidad
antecedentes y
devuelve a
contrataciones
Recibe documento y
archiva

fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.2. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar la Asignación de Activos Fijos


OBJETIVO :

REGISTROS, FORMULARIOS O Documento de Asignación


IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de Asignación de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O
Acta de Asignación de Activos Fijos
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
3 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Unidad de Recursos Humanos 2. Remite documento de designación o contrato
3. Documento de Designación
Jefe Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica e instruye la dotación de acuerdo a existencias.

Responsable de Activos Fijos 5. Instruye dotación según existencias


6. Verifica existencia y disponibilidad del bien
7. SI existe elabora acta de asignación y entrega activos.
8. Acta de asignación
Técnico de Activos Fijos
9. NO existe, elabora nota de devolución de solicitud a Unidad
solicitante
10. Remite devolución
Funcionario 11. Recibe los bienes, verifica y firma el acta
12. Actualiza y registra en sistemas y archiva documentación de
Responsable de Activos Fijos respaldo
13. Fin.

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

ASIGNACIÓN
ASIGNACIÓN DE
DE ACTIVOS
ACTIVOS FIJOS
FIJOS (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 33 días)
días)
Jefe de Unidad Unidad de Recursos Responsable
Responsable dede Técnico de Activos Fijos Funcionario
Administrativa Humanos Activos
Activos Fijos
Fijos
Inicio
Inicio

Recibe, verifica e
Remite documento
instruye la dotación
de Designación o
de acuerdo a
contrato
existencias
Documento de
Designación

Verifica
Verifica existencia
existencia yy
Instruye dotación
disponibilidad
disponibilidad del
del
según existencias
Bien
Bien

Elabora
Elabora nota
nota de
de
devolución
devolución de de
Existe
Existe No
solicitud
solicitud aa Unidad
Unidad
Solicitante
Solicitante

Si
Remite
Remite Devolución
Devolución

Emite Acta de Recibe los bienes,


Asignación y verifica y firma el
Entrega el activo acta

Acta de Asignación
Actualiza y registra
en Sistemas y
archiva
documentación de
respaldo

Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.3. DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar la Devolución de Activos Fijos


OBJETIVO :

REGISTROS, FORMULARIOS O Documento de Conclusión de contrato


IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Acta de Devolución
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
3 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Jefe de Unidad de Recursos 2. Remite copia de Memorándum de Transferencia, retiro y/o
Humanos renuncia
3. Documento de conclusión de contrato/baja
4. Recibe, verifica e Instruye la devolución de los Activos
Jefe de Unidad Administrativa
Asignados al Servidor Público.
Responsable Activos Fijos 5. Instruye devolución
6. Verifica la existencia y buen estado del bien.
7. SI da conformidad emite acta de devolución
Técnico de Activos Fijos 8. Acta de Asignación
9. NO da conformidad elabora informe y remite al Responsable de
Activos fijos
10. Aprueba informe de no conformidad y remite al jefe de Unidad
Responsable de Activos Fijos
Administrativa
11. Toma conocimiento y remite al Director General de Asuntos
Jefe de Unidad Administrativa
Administrativos
Dirección General de Asuntos 12. Procede de acuerdo al informe de no conformidad
Administrativos 13. Fin.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Funcionario 14. Devuelve y firma el acta


15. Actualiza y registra en sistemas y archiva documentación de
Técnico de Activos Fijos respaldo
16. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DEVOLUCIÓN
DEVOLUCIÓN DE
DE ACTIVOS
ACTIVOS FIJOS
FIJOS (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 33 días)
días)
Director General
Jefe de Unidad Unidad de Recursos Responsable
Responsable dede
de Asuntos Técnico de Activos Fijos Funcionario
Administrativa Humanos Activos
Activos Fijos
Fijos
Administrativos

Inicio
Inicio

Recibe, verifica e Remite documento


instruye la de Baja de
devolución funciones

Documento de baja

Verifica
Verifica La
La
Instruye devolución existencia
existencia yy Buen
Buen
estado
estado del
del Bien
Bien

Aprueba informe y
Procederá de Toma conocimiento
remite al Jefe Elabora
Elabora informe
informe No Conformidad
Conformidad
acuerdo al informe y remite al DGAA
Unidad Adm.

fin Si

Emite Acta de Devuelve y firma el


devolución acta

Acta de Asignación

Actualiza y registra
en Sistemas y
archiva
documentación de
respaldo

SISTEMAS

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar la Transferencia de Activos Fijos


OBJETIVO :

REGISTROS, FORMULARIOS O Solicitud e transferencia


IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Acta de entrega
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
3 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Servidor Público 2. Elabora solicitud de transferencia bajo su responsabilidad
3. Solicitud de transferencia
4. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite Al director General de
Jefe de Unidad Administrativa
Asuntos Administrativos.
Director General de Asuntos
5. Aprueba solicitud y remite para su ejecución
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye verificación y transferencia
7. Revisa Acta de entrega, confronta y elabora nueva Acta de
Responsable de Activos Fijos entrega, firma y rectifica en el SIAF
8. Acta de entrega
Servidor Público 9. Revisa y firma
10. Rectifica en el SIAF, Recibe Activos y documentos y archiva
Responsable de Activos Fijos 11. SIAF
12. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES (Tiempo estimado: 3 días)


Director
Director General
General de
de Jefe de Unidad
Responsable
Responsable de
de Activos
Activos Fijos
Fijos Técnico de Activos Fijos Servidor
Servidor Público
Público
Asuntos
Asuntos Administrativos
Administrativos Administrativa

Inicio

Aprueba
Aprueba solicitud
solicitud yy Toma conocimiento Elabora solicitud de
remite
remite para
para susu da Vo.Bo. Y remite a transferencia bajo
ejecuciòn
ejecuciòn DGAA su responsabilidad
Solicitud de
transferencia

Acta de entrega

Revisa Acta de
Entrega, confronta y
Instruye verificación
elabora nueva Acta Revisa y firma
y transferencia
de entrega, instruye
transferencia

Rectifica en el SIAF,
Recepciona Activos
y documentos.
Archiva

SIAF
SIAF

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.5. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el Inventario de Activos Fijos

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Circular instructiva para la inamovilidad y solicitud de inventario
REGISTROS, FORMULARIOS O
Cronograma de visitas
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
30 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Según normativa vigente, elabora y remite la instructiva de
inamovilidad de muebles, enseres y equipo de oficina y solicita
Responsable de Activos Fijos
inventario
3. Circular instructiva para la inamovilidad comunicando
realización de inventario con cronograma de visitas.
4. Revisa y da Vo.Bo. y remite a la Dirección General de Asuntos
Jefe de Unidad Administrativa
Administrativos
Dirección General de Asuntos
5. Considera la solicitud y da curso a la instructiva mediante firma
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 6. Toma conocimiento e instruye iniciar proceso
7. Conforma comisión de inventario general e instruye iniciar
Responsable de Activos Fijos
proceso
8. Concilia los inventarios con los sistemas informáticos, emite
informe de inventario físico valorado y actualiza actas de
Técnico de Activos Fijos
asignación y devolución de activos
9. Sistemas
Unidades Organizacionales MPD 10. Muestra los activos asignados de acuerdo a Acta.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

11. Verifica, aprueba informe y remite inventario, adjuntando


Responsable de Activos Fijos
documentación de respaldo.
12. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite a DGGAA para
Jefe de Unidad Administrativa
aprobación.
Director General de Asuntos
13. Aprueba informe de inventario.
Administrativos
Jefe Unidad Administrativa 14. Toma conocimiento y remite inventario
15. Recibe y archiva
Responsable de Activos Fijos
16. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

INVENTARIO
INVENTARIO DE
DE ACTIVOS
ACTIVOS FIJOS
FIJOS (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 30
30 días)
días)

Dirección
Dirección General
General de
de Jefe
Jefe de
de Unidad
Unidad Administrativa
Administrativa Responsable
Responsable de
de Activos
Activos Fijos
Fijos Técnicos de Activos Fijos Unidades
Unidades organizacionales
organizacionales MPD
MPD
Asuntos
Asuntos Administrativos
Administrativos

Inicio
Inicio

Según normativa
vigente, elabora y
remite la Instructiva
Considera la
de Inamovilidad de Circular Instructiva
solicitud y da curso Revisa y da el Vo.Bo.
Muebles, enseres ypara la inamovilidad
a la instructivo Y remite a DGAA
equipo e oficina Comunicando
mediante firma
para realizar realización de
inventario físico inventario con
valorado cronograma de
visitas

Con inventario,
Conforma comisión
Toma conocimiento verifica, actualiza
de Inventario
e instruye iniciar Codifica existencia
general e instruye
proceso física de Activos
iniciar inventario
Fijos
Concilia los
inventarios con los
Verifica, aprueba sistemas
Toma conocimiento, informe y remite informáticos y
Aprueba informe de da Vo.Bo. Y remite a inventario, emite informe de
inventario DGAA para adjuntando inventario físico
aprobación documentación de valorado y actualiza
respaldo actas de asignación Informe de
y devolución de Inventario Fìsico
activos

SISTE
Toma conocimiento
Recibe y archiva MAS
y remite inventario

fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.6. MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar el Mantenimiento de las Oficinas, los muebles y los


OBJETIVO : ascensores del MPD

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitudes de mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O Solicitudes de compra de materiales
IMPRESOS DE SALIDA: Mantenimiento de Oficinas, muebles y ascensores del MPD
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
3 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Unidad solicitante 2. Solicita manteamiento de oficinas y/o ascensores
3. Solicitud escrita
4. Inicio
5. Realiza inspecciones y supervisión periódica de oficinas y
ascensores
Responsable de Activos Fijos
6. NO determina Finaliza
7. SI determina instruye solicitar pedido de materiales y realizar
mantenimiento.
8. Solicita pedido a almacén o compra de materiales para
Técnico de Activos Fijos mantenimiento si se requiere
9. Solicitud de materiales para mantenimiento
10. Revisa
Jefe de Unidad Administrativa 11. Si da conformidad aprueba y remite
12. Instruye a almacenes para entrega de materiales
13. Verifica la existencia de materiales
Responsable de Almacenes 14. Si existen realiza entrega de materiales para mantenimiento
15. Si no existen inicia procedimiento de solicitud de compra
16. Realiza mantenimiento
Responsable de Activos Fijos
17. Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO DE
DE OFICINAS
OFICINAS YY ASCENSORES
ASCENSORES (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 33 días)
días)

Jefe de Unidad Administrativa Responsable


Responsable de
de Activos
Activos Fijos
Fijos Técnico Activos Fijos Responsable de Almacenes Unidad
Unidad Solicitante
Solicitante

Inicio
Inicio Inicio
Inicio

Realiza inspecciones
Solicita
y supervisión
mantenimiento de
periódica de
oficinas y/o
oficinas y
ascensores
ascensores
Solicitud escrita

Determina
mantenimiento/ NO Fin
reparaciones

Instruye solicitar
pedido de
SI
materiales y realizar
mantenimiento
Solicita pedido a
almacén o compra
Revisa de materiales para
mantenimiento si se
requiere
Solicitud de
materiales para
Devuelve para su mantenimiento
NO Da conformidad
revisión

SI
Instruye a
Almacenes para Verifica la existencia
Aprueba y remite
entrega de de materiales
materiales

Existe NO

Inicia
Procedimiento
SI de solicitud de
Compra
Realiza entrega de
Realiza
Materiales para
Mantenimiento
Mantenimiento

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.7. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de los muebles y enseres

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitudes de mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O Solicitudes de compra de materiales
IMPRESOS DE SALIDA: Mantenimiento de muebles y enseres
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
3 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Elabora nota de solicitud de mantenimiento y reparación de
Unidad solicitante
muebles y enseres
3. Nota de solicitud
4. Recibe la nota de solicitud y evalúa
Responsable de Servicios 5. Si procede repara el mueble y/o enser y devuelve a la Unidad
Generales Solicitante; si no procede emite informe sobre el estado del
Bien al Responsable de Activos Fijos
6. Recibe y da su conformidad
Unidad Solicitante
7. Fin
Responsable de Activos Fijos 8. Recibe y remite al Técnico de Activos Fijos
9. Verifica la existencia de otro Bien para reemplazo
10. Si existe entrega otro Bien a la Unidad Solicitante previa
emisión de Acta y reasignación de activo; si no existe emite
Técnico de Activos Fijos
informe de “sin existencia” a la Unidad Solicitante vía
Responsable de Activos Fijos y Jefe de Unidad Administrativa
11. Informe
Responsable de Activos Fijos 12. Recibe y remite al Jefe de Unidad Administrativa

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Jefe de Unidad Administrativa 13. Recibe y remite a la Unidad Solicitante


14. Recibe y da conformidad
Unidad Solicitante
15. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO YY REPARACIÓN
REPARACIÓN DE
DE MUEBLES
MUEBLES YY ENSERES
ENSERES (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 33 días)
días)

Jefe de Unidad Responsable de Servicios Responsable


Responsable de
de Activos
Activos Técnico de Activos Fijos Unidad Solicitante
Administrativa Generales Fijos
Fijos

Inicio

Elabora nota de
solicitud de
Recibe la nota de
mantenimiento y
solicitud y evalúa
reparación de
muebles y enseres
Nota de solicitud

Procede

SI

NO
Repara el mueble y/
Recibe y da su
o enser y devuelve a
conforimidad
la Unidad Solicitante

Emite informe sobre


Recibe y remite al Verifica la existencia
el estado del Bien al
Técnico de Activos de otro Bien para
Responsable de Fin
Fijos reemplazo
Activos Fijos

Informe

Existe SI
NO

Entrega otro Bien a


Emite informe de la Unidad Solicitante
Recibe y da
Recibe y remite a la “sin existencia” vía previa emisión de
Recibe y devuelve a conformidad
Unidad Jefe de Activos Fijos Acta y reasignación
la Unidad Solicitante
Administrativa y el Jefe de Unidad del Activo
Administrativa

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.4.8. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS


OPERACIÓN: OFICINAS DEPARTAMENTALES

2. GENERALIDADES:

Realizar el Mantenimiento de vehículos y motocicletas de oficinas


OBJETIVO :
departamentales
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitudes de mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O Emisión Certificación Presupuestaria
IMPRESOS DE SALIDA: Mantenimiento de vehículos y motocicletas
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
7 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Elabora nota de solicitud de mantenimiento de vehículos y
Unidad solicitante
motocicletas del VIPFE
3. Nota de solicitud
VIPFE 4. Recibe y envía la nota de solicitud a la DGAA para su aprobación
Director General de Asuntos 5. Recibe la nota de solicitud del VIPFE y remite a la Unidad
Administrativos Financiera
6. Recibe y remite solicitud al Responsable de Presupuestos para
Jefe Unidad Financiera
la emisión de Certificación Presupuestaria
7. Recibe y emite la Certificación Presupuestaria y devuelve al Jefe
Responsable de Presupuestos
de Unidad Financiera
Jefe Unidad Financiera 8. Recibe y remite a la DGAA
Director General de Asuntos
9. Recibe antecedentes y remite a la Unidad Administrativa
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 10. Recibe antecedentes y remite al Responsable de Activos Fijos
11. Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento de
Responsable de Activos Fijos
Activos Fijos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Encargado de Mantenimiento 12. Recibe la solicitud y remite al Responsable de Gestión de


de Activos Fijos Servicios Administrativos
Responsable de Gestión de 13. Coordina con la Unidad Departamental para el mantenimiento
Servicios Administrativos de vehículos y motocicletas
14. Recibe la solicitud y procede al mantenimiento y/o reparación,
Unidad Departamental
remite informe al VIPFE conforme instructivo 12/2013
15. Recibe y revisa
VIPFE 16. Si está conforme remite a la DGAA; si no está conforme
devuelve a la Unidad Departamental
Director General de Asuntos
17. Recibe y deriva a la Unidad Administrativa
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 18. Recibe el informe y remite al Responsable de Activos Fijos

Responsable de Activos Fijos 19. Recibe y remite al Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
Encargado de Mantenimiento 20. Recibe y solicita el pago correspondiente
de Activos Fijos 21. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO DE
DE VEHÍCULOS
VEHÍCULOS YY MOTOCICLETAS
MOTOCICLETAS OFICINAS
OFICINAS DEPARTAMENTALES
DEPARTAMENTALES (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 77 días)
días)
Director Responsable de
Encargado de
General de Jefe Unidad Responsable de Gestión de Jefe de Unidad Responsable
Responsable dede Unidad
VIPFE Mantenimiento Oficina Regional
Asuntos Financiera Presupuestos Servicios Administrativa Activos
Activos Fijos
Fijos Departamental
de Activos Fijos
Administrativos Administrativos
Inicio

Elabora nota de
Recibe y envía la solicitud del
nota de solicitud a mantenimiento de
la DGAA para su vehículos y
aprobación Recibe y remite motocicletas del
solicitud al Recibe y emite la VIPFE
Recibe la nota de
Responsable de Certificación Nota de solicitud
solicitud del VIPFE y
Presupuestos para Presupuestaria y
remite al Jefe de la
la emisión de devuelve al Jefe de
Unidad Financiera
Certificación Unidad Financiera
Presupuestaria

Recibe
antecedentes y
Recibe y Remite a la
remite al Jefe de
DGAA
Unidad Recibe la Recibe
Recibe la solicitud y Recibe la
la solicitud
solicitud yy
Administrativa antecedentes y remite
remite al Encargado remite alal
remite al Responsable
Responsable de de
de Mantenimiento
Responsable de Gestión
Gestión de
de Servicios
Servicios
Coordina con la de Activos Fijos
Activos Fijos Administrativos
Administrativos
Unidad
Departamental para Elabora informe
mantenimiento de Recibe la solicitud y
vehículos y procede al
motocicletas mantenimiento y/o
reparación; remite
informe al VIPFE
conforme
instructivo 12/2013

Recibe y revisa

Esta conforme NO

SI

Recibe el informe y Recibe y remite al


Recibe y deriva a la Recibe y solicita el
remite al Encargado de
Remite a la DGAA Unidad pago
Responsable de Mantenimiento de
Administrativa correspondiente
Activos Fijos Activos Fijos

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.9. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de vehículos del MPD

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitudes de reparación y/o mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O Emisión Certificación Presupuestaria
IMPRESOS DE SALIDA: Reparación y/o mantenimiento de vehículos del MPD
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
7 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Elabora nota de solicitud de reparación y/o mantenimiento de
Unidad solicitante
vehículos
3. Nota de solicitud
Director General de Asuntos 4. Recibe la nota de solicitud y remite al Jefe de la Unidad
Administrativos Administrativa
5. Recibe la solicitud y remite al Responsable de Servicios
Jefe Unidad Administrativa
Generales
Responsable de Servicios 6. Recibe la solicitud y coordina con el Responsable de Activos
Generales Fijos
7. Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento de
Responsable de Activos Fijos
Activos Fijos
Encargado de Mantenimiento
8. Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico
de Activos Fijos
9. El Taller autorizado recibe la solicitud y emite un detalle de los
trabajos que requiere el vehículo y remite al Encargado de
Taller Mecánico
Mantenimiento
10. Elabora nota
Encargado de Mantenimiento 11. Recibe el detalle para el mantenimiento y remite al
de Activos Fijos Responsable Activos Fijos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Responsable de Activos Fijos 12. Recibe el detalle y remite al Responsable de Servicios Generales
13. Recibe y analiza el detalle
Responsable de Servicios
14. Si da VoBo remite al Jefe de la Unidad Administrativa; si no da
Generales
VoBo devuelve al Responsable de Activos Fijos
15. Recibe y analiza el detalle
Jefe Unidad Administrativa 16. Si da VoBo remite a la DGAA; si no da VoBo devuelve al
Responsable de Servicios Generales
17. Recibe el detalle y revisa
Director General de Asuntos 18. Si aprueba mediante nota en coordinación con el Taller procede
Administrativos a la entrega del vehículo para el mantenimiento y reparación; si
no aprueba devuelve a la Unidad Administrativa
19. Recibe el documento y procede al mantenimiento y reparación
del vehículo
Taller Mecánico
20. Una vez concluido, devuelve el vehículo con un informe y
solicitud de pago
21. Recibe y revisa el trabajo realizado al vehículo
22. Si está conforme elabora Acta de Conformidad de los trabajos
Oficina Regional realizados como respaldo y posterior pago y remite al
Responsable de Activos Fijos; si no está conforme devuelve al
Taller Mecánico
23. Recibe documentación y solicita el pago correspondiente
Responsable de Activos Fijos
24. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

REPARACIÓN
REPARACIÓN Y/O
Y/O MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO DE
DE VEHÍCULOS
VEHÍCULOS MPD
MPD 1/2
1/2 (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 77 días)
días)

Director General Responsable de Encargado de


Jefe de Unidad Responsable
Responsable dede
de Asuntos Servicios Mantenimiento Taller Mecánico Oficina Regional
Administrativa Activos
Activos Fijos
Fijos
Administrativos Generales de Activos Fijos

Inicio

Elabora nota de
Recibe la nota de
solicitud del
solicitud y remite al
mantenimiento y
Jefe de la Unidad
reparación de
Administrativa El Taller autorizado vehículos del MPD
recibe la solicitud y
Nota de solicitud
Recibe la solicitud y Recibe la solicitud y Recibe la solicitud y emite un detalle de
Recibe
Recibe la
la solicitud
solicitud yy
remite al coordina con el remite al Encargado los trabajos que
coordina
coordina con
con elel
Responsable de Responsable de de Mantenimiento requiere el vehículo
Taller
Taller Mecánico
Mecánico
Servicios Generales Activos Fijos de Activos Fijos y remite al
Encargado de
mantenimiento
Recibe el detalle
Recibe el detalle y para el Elabora nota
Recibe y analiza el remite al mantenimiento y
Detalle Responsable de remite al
Servicios Generales Responsable de
Activos Fijos

Recibe y analiza el
SI VoBo. NO
Detalle

Recibe el Detalle y
SI VoBo. NO
revisa

Aprueba NO

SI

Mediante nota, en
Recibe el
coordinación con el
documento y
Taller procede a la
procede al
entrega de vehículo
mantenimiento y
para
reparación del
mantenimiento y
vehículo
reparación

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

REPARACIÓN
REPARACIÓN Y/O
Y/O MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO DE
DE VEHÍCULOS
VEHÍCULOS MPD
MPD 2/2
2/2

Responsable
Responsable de
de Activos
Activos Fijos
Fijos Oficina Regional Taller Mecánico

Una vez concluido,


Recibe y revisa el
devuelve el vehículo
trabajo realizado al
con un informe y
vehículo
solicitud de pago
Elabora informe

Emite Factura

Esta conforme NO

Elabora Acta de
Conformidad de los
Recibe trabajos realizados
documentación y como respaldo y
solicita el pago posterior pago y
correspondiente remite al
Responsable de
Activos Fijos
Acta de
Conformidad
Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.4.10. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE


OPERACIÓN: EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

2. GENERALIDADES:

Realizar el Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de


OBJETIVO :
computación

REGISTROS, FORMULARIOS O
Solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de
IMPRESOS DE ENTRADA:
equipos de computación
REGISTROS, FORMULARIOS O Mantenimiento externo
IMPRESOS DE SALIDA: Resolución del Problema
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
4 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Elabora nota de solicitud mantenimiento preventivo y
Unidad solicitante
correctivo de equipos de computación
3. Nota de solicitud
Responsable de Sistemas 4. Recibe la nota de solicitud y remite al Técnico de Sistemas
5. Recibe y evalúa
6. Si requiere de mantenimiento del Área resuelve el problema y
Técnico de Sistemas
devuelve a la Unidad Solicitante; si no requiere de
mantenimiento del Área remite al Responsable de Activos Fijos
7. Recibe y da conformidad
Unidad solicitante
8. Fin
9. Remite a la empresa de mantenimiento externo el equipo de
Responsable de Activos Fijos
computación que cuenta con garantía
10. Recibe el equipo y la solicitud de mantenimiento, lo repara y
Empresa Externa
devuelve a Activos Fijos
11. Recibe y remite al Área de Sistemas y solicita pago a la DGAA
Responsable de Activos Fijos vía Unidad Administrativa
12. Fin

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PREVENTIVO YY CORRECTIVO
CORRECTIVO DE
DE EQUIPOS
EQUIPOS DE
DE COMPUTACIÓN
COMPUTACIÓN (Tiempo
(Tiempo estimado:
estimado: 4
4 días)
días)

Responsable de Activos Responsable de


Técnico de Sistemas Unidad Solicitante Empresa Externa
Fijos Sistemas

Inicio

Elabora nota de
solicitud de
Recibe la nota de mantenimiento
solicitud y remite al preventivo y
Técnico de Sistemas correctivo de
equipos de
computación

Recibe y evalúa Nota de solicitud

Requiere
mantenimiento
del Área SI
NO

Remite a la Empresa Resuelve el


de Mantenimiento problema y Recibe y da su
Remite al devuelve a la conformidad
Externo el Equipo
Responsable de Unidad Solicitante
de Computación
Activos Fijos
que cuenta con
garantía
Fin
Recibe el equipo y la
solicitud de
mantenimiento, lo
repara y devuelve a
Activos Fijos

Recibe y remite al
Área de Sistemas y
solicita pago a la
DGAA vía Unidad
Administrativa

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.4.11. BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar la Baja de bienes por cualquier causal


OBJETIVO :

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Informe en función al tipo de causal
Informe Legal
REGISTROS, FORMULARIOS O
Resolución Ministerial
IMPRESOS DE SALIDA:
Informe a Contraloría
RESPONSABLES DEL Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DE
23 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Identifica bienes a dar de baja y elabora informe detallado
Responsable de Activos Fijos
según corresponda a causal
3. Informe en función al tipo de causal
4. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la Dirección General de Asuntos
Jefe de Unidad Administrativa
Administrativos
5. Revisa y verifica
Dirección General de Asuntos
6. SI da conformidad remite a la MAE para su consideración
Administrativos
7. NO da conformidad devuelve para ajuste o complementación
8. Toma conocimiento y remite al Responsable de Activos Fijos
Jefe de Unidad Administrativa
para su ajuste
9. Verifica y revisa
10. SI da conformidad instruye elaboración informe jurídico y
MAE
Resolución Ministerial
11. NO da conformidad devuelve para su revisión al DGAA
12. Elabora informe legal y Resolución Ministerial
Director General de Asuntos
13. Informe legal
Jurídicos
14. Resolución Ministerial

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

15. Toma conocimiento


MAE 16. SI da conformidad remite al DGAA
17. NO da conformidad devuelve para su ajuste
Director General de Asuntos
18. Deriva e instruye para baja en sistemas
Administrativos
Jefe Unidad Administrativa 19. Instruye dar baja en sistemas
20. Procede a dar baja contable
Unidad Financiera
21. Fin
Responsable de Activos Fijos 22. Instruye dar baja en sistemas
23. Da baja en sistemas
Técnico de Activos Fijos 24. Sistemas
25. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL 1/2 (Tiempo estimado: 23 días)

Director General de
MAE Director
Director General
General de
de Asuntos
Asuntos Administrativos
Administrativos Jefe
Jefe Unidad
Unidad Administrativa
Administrativa Responsable
Responsable Activos
Activos Fijos
Fijos
Asuntos Jurìdicos
Inicio
Inicio

Identifica bienes a
dar de baja y
elabora Informe
Revisa, verifica Revisa y da Vo.Bo.
detallado según
corresponda la
causal
Informe en función
Devuelve para Toma conocimiento al tipo de Causal
Da conformidad NO ajuste o y remite para su
complementaciòn ajuste

SI

Remite a la MAE
Verifica, rrevisa para su
consideraciòn

Da conformidad
NO

Devuelve para su SI
revisiòn

Instruye elaboración
Informe Jurídico y
Resolución
Ministerial

Elabora Informe
Toma conocimiento Legal y Resoluciòn
Ministerial

Informe Legal
Resolución
Da conformidad NO Ministerial

Devuelve para su
1 ajuste

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

BAJA
BAJA POR
POR CAUSALES
CAUSALES A)A) DISPOSICIÓN
DISPOSICIÓN DEFINITIVA;
DEFINITIVA; B)
B) HURTO,ROBO
HURTO,ROBO O O PERDIDA
PERDIDA H)
H) SINIESTROS
SINIESTROS
Director
Director General
General de
de Unidad Responsable
Responsable Activos
Activos
Asuntos
Asuntos Unidad
Unidad Financiera
Financiera Técnico de Activos Fijos
Administrativa Fijos
Fijos
Administrativos
Administrativos

Deriva e instruye
Procede a baja
para baja en
contable
sistemas

FIN

Instruye dar baja en Instruye dar baja en


Da baja en sistemas
sistemas sistemas

SISTE
SISTE
MAS
MAS

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.5. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES


UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONES PRODUCTOS
INSUMOS
Identificación,
Materiales, suministros Codificación,
y documentos de INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Clasificación,
respaldo Catalogación,
Almacenamiento

Solicitudes de Materiales y
Materiales y ASIGNACIÓN DE MATERIALES Suministros asignados
Suministros

Requerimiento de Materiales comprados


materiales SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES CON CAJA CHICA
con Caja Chica

Materiales y Materiales y
Suministros INVENTARIO DE MATERIALES Suministros
almacenados inventariados

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.6. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACENES

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.6.1. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN


OPERACIÓN: ALMACENES

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el ingreso y Registro de Materiales y Suministros

Documentos de Respaldo: Facturas, notas de remisión,


REGISTROS, FORMULARIOS O
certificación presupuestaria, orden de compra, contratos,
IMPRESOS DE ENTRADA:
solicitud de compra.
REGISTROS, FORMULARIOS O Acta de conformidad
IMPRESOS DE SALIDA: Formularios de ingreso de almacenes
RESPONSABLES DEL
Responsable de Almacenes
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
2 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Responsable de Adquisiciones
2. Remite documentación del proceso al responsable de
Contrataciones
almacenes
3. Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación de
respaldo y solicita la factura y nota de remisión y garantía si
corresponde.
Responsable de Almacenes
4. SI da conformidad instruye al técnico elaborar formulario de
ingreso
5. NO da conformidad devuelve para su revisión
6. Registra en sistemas ingreso y emite formulario de ingreso
7. Formulario de ingreso de Recepción de Materiales
Técnico de Almacenes
8. Sistemas
9. Remite formulario de ingreso debidamente firmado
Responsable de Almacenes 10. Da Vo.Bo. y remite antecedentes a la comisión
Comisión de Recepción o 11. Verifica especificaciones técnicas, elabora actas y remite.
compra 12. Actas de conformidad

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

13. Obtiene copias actas y archiva antecedentes y devuelve a


Responsable de Almacenes
contrataciones.
14. Recibe documento y archiva
Técnico de Almacenes 15. Formulario de ingreso a Almacenes
16. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

INGRESO
INGRESO YY REGISTRO
REGISTRO DE
DE MATERIALES
MATERIALES YY SUMINISTROS
SUMINISTROS EN
EN ALMACENES
ALMACENES (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 22 días)
días)
Responsable de
Responsable
Responsable de
de Almacenes
Almacenes Técnico de Almacenes Adquisiciones Comisión
Comisión de
de Recepción
Recepción oo compra
compra
Contrataciones

Inicio
Inicio
Recibe los bienes de
consumo y verifica
Remite
su documentación
documentación del
de respaldo y
proceso al
solicita la factura y
Responsable de
nota de remisión y
Almacenes
garantía si
corresponde

Devuelve para su
Da conformidad NO
revisión

Formulario de
Ingreso de
SI Recepción de
Materiales
Registra en Sistemas
Instruye al técnico
ingreso y emite
elaborar formulario
formulario de
de ingreso
ingreso

SISTE
SISTE
MAS
MAS

Remite Formulario
Da Vo.Bo. Y remite
de ingreso
antecedentes a la
debidamente
comisión
firmado
Verifica
Especificaciones
Técnicas, Elabora
Actas y remite
Obtiene copias Actas de
actas y archiva conformidad
antecedentes y
devuelve a
contrataciones
Recibe documento y Formulario de
archiva Ingreso a
Almacenes

fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.6.2. ASIGNACIÓN DE MATERIALES
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar la Asignación de Materiales

REGISTROS, FORMULARIOS O
Formulario de pedido/salida de materiales
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Entrega de Materiales
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Almacenes
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
2 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Unidad Solicitante 2. Llena Formulario de pedido de materiales
3. Formulario pedido/salida de materiales
Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica y da Vo.Bo. en formulario de solicitud

Responsable de Almacenes 5. Instruye dotación


6. Entrega materiales/suministros
Técnico de Almacenes
7. Firma formulario con constancia de entrega
8. Recibe los bienes, verifica y firma formulario, entrega copias a
Unidad Solicitante
Almacenes
9. Archiva formularios
Técnico de Almacenes
10. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

ASIGNACIÓN
ASIGNACIÓN DE
DE MATERIALES
MATERIALES (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 22 días)
días)
Jefe de Unidad Responsable
Responsable de
de Técnico de
Unidad Solicitante
Administrativa Almacenes
Almacenes Almacenes

Inicio
Inicio

Recibe, verifica y da Llena formulario en


Vo.Bo. En sistema, autoriza,
formulario de imprime y procede
solicitud con firmas Formulario de
pedido/salida de
materiales

Entrega
Entrega materiales/
materiales/
Instruye dotación
suministros
suministros

Firma formulario
con constancia de
entrega

RecIbe los bienes,


verifica y firma
Archiva formularios
formulario, entrega
copias a Almacenes

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.6.3. SOLICITUD COMPRA CON CAJA CHICA
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

Realizar compras con Caja Chica


OBJETIVO :

Proforma vigente
REGISTROS, FORMULARIOS O
Saldo presupuestario
IMPRESOS DE ENTRADA:
Especificaciones técnicas
REGISTROS, FORMULARIOS O
Formulario “sin existencia”
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL Responsable de Almacenes
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
2 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Llena en el sistema el Formulario sin existencia
3. Solicita la compra de materiales sin existencia mediante hoja de
Unidad Solicitante ruta.
4. Proforma
5. Existencia de saldos presupuestarios
6. Especificaciones técnicas
7. Revisa
8. SI da conformidad da Vo.Bo. y remite al Director General de
Jefe de Unidad Administrativa Asuntos Administrativos solicitando compra
9. NO da conformidad devuelve para su revisión a la Unidad
Solicitante
Director General de Asuntos
10. Instruye la compra
Administrativos
11. Inicia Procedimiento de Compra Menor
Jefe de Unidad Financiera
12. Fin.

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SOLICITUD
SOLICITUD DE
DE COMPRAS
COMPRAS CON
CON CAJA
CAJA CHICA
CHICA (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 22 días)
días)
Director General de
Jefe Unidad Responsable de
Asuntos Jefe de Unidad Administrativa Unidad
Unidad Solicitante
Solicitante
Financiera Almacenes
Administrativos
Inicio

Llena en el sistema
el “Formulario sin
existencia”

Solicita la compra
de materiales sin
existencia mediante
hoja de ruta
Da curso firma y Proforma
Revisa Verifica inexistencia
sella
Constancia de
saldos
presupuestaros
Especificaciones
Devuelve para su técnicas
Da conformidad NO
revisiòn SIAL
SIAL

SI

Da Vo.Bo. Y Remite
Instruye la compra al DGAA solicitando
compra

Inicia
Procedimiento
de Compra
Menor

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.6.4. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS CON


OPERACIÓN: CAJA CHICA

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Ingresar materiales por compras con Caja Chica

Formulario “sin existencia”


REGISTROS, FORMULARIOS O Proforma vigente
IMPRESOS DE ENTRADA: Saldo presupuestario
Especificaciones técnicas
REGISTROS, FORMULARIOS O Formulario de ingreso
IMPRESOS DE SALIDA: Entrega de Materiales
RESPONSABLES DEL
Responsable de Almacenes
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
2 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Tesorería 2. Remite documentación de la compra con caja chica al
Responsable de Almacenes
3. Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación de
respaldo.
Responsable de Almacenes 4. SI da conformidad instruye al técnico elaborar formulario de
ingresos
5. NO devuelve para su revisión.
6. Registra en sistemas ingreso y emite formulario de ingreso
7. Formulario de ingreso de Recepción de Materiales
Técnico de Almacenes
8. Sistema
9. Remite formulario de ingreso debidamente firmado
Responsable de Almacenes 10. Da Vo.Bo. instruye entrega
11. Archiva formulario e inicia procedimiento de entrega
Técnico de Almacenes
12. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

INGRESO
INGRESO YY REGISTRO
REGISTRO DE
DE MATERIALES
MATERIALES POR
POR COMPRAS
COMPRAS DE
DE CAJA
CAJA CHICA
CHICA (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 22 días)
días)

Jefe Unidad Tesorería


Responsable
Responsable de
de Almacenes
Almacenes Técnico de Almacenes
Administrativa (Caja Chica)

Inicio
Inicio

Remite
Recibe los bienes de
documentación del
consumo y verifica
la compra con caja
su documentación
chica Responsable
de respaldo.
de Almacenes

Devuelve para su
Da conformidad NO
revisiòn
Formulario de
Ingreso de
SI Recepción de
Materiales
Registra en Sistemas
Instruye al técnico
ingreso y emite
elaborar formulario
formulario de
de ingreso
ingreso

SISTE
SISTE
MAS
MAS

Remite Formulario
Da Vo.Bo e instruye Da Vo.Bo. Y firma de ingreso
entrega formulario debidamente
firmado

Archiva Formulario
e inicia
procedimiento de
entrega

fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.6.5. INVENTARIO DE MATERIALES
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el inventario de los Materiales

REGISTROS, FORMULARIOS O Circular instructiva para comunicando la no atención de


IMPRESOS DE ENTRADA: Almacenes por motivos de inventario
REGISTROS, FORMULARIOS O
Informe de Inventario
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Almacenes
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
5 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Según normativa vigente, inicia proceso de inventario
Responsable de Almacenes
3. Circular instructiva para comunicando la no atención por
inventario
Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa y da Vo.Bo. y remite a DGAA
Director General de Asuntos
5. Considera la solicitud y da curso al instructivo mediante firma.
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 6. Toma conocimiento e instruye iniciar proceso

Responsable de Almacenes 7. Conforma comisión de inventario para dar inicio a inventario


8. Con reporte del sistema informático, verifica, existencia física
delos materiales suministros
9. Concilia los inventarios con el sistema informático y emite
Técnico de Almacenes
informe de inventario físico valorado de almacenes.
10. Informe
11. Sistema
12. Verifica, aprueba informe y remite inventario, adjuntado
Responsable de Almacenes
documentación de respaldo

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

13. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite a DGAA para aprobación


Jefe Unidad Administrativa
de informe de inventario
Dirección General Asuntos
14. Aprueba informe de inventario
Administrativos
Jefe Unidad Administrativa 15. Toma Conocimiento y remite
16. Recepción y entrega copia a comisión de inventarío
Responsable de Almacenes
17. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

INVENTARIO
INVENTARIO DE
DE MATERIALES
MATERIALES (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 55 días)
días)

Dirección
Dirección General
General de
de Jefe
Jefe de
de Unidad
Unidad Responsable
Responsable de
de almacenes
almacenes Técnicos de Almacenes
Asuntos
Asuntos Administrativos
Administrativos Administrativa
Administrativa

Inicio
Inicio

Considera la Según normativa


solicitud y da curso Revisa y da el Vo.Bo. vigente, inicia instructivo para la
al instructivo Y remite a DGAA proceso de no atención por
mediante firma inventario inventario

Con Reporte del


Conforma comisión sistema informático,
Toma conocimiento
de Inventario para verifica existencia
e instruye iniciar
dar inicio al física de los
proceso
inventario materiales y
suministros

Concilia los
Toma conocimiento, Verifica, aprueba
inventarios con el
da Vo.Bo. Y remite informe y remite
sistema informático
Aprueba informe de al DGAA para inventario
y emite informe de
inventario aprobación de adjuntando
inventario físico
informe de documentación de
valorado de
inventario respaldo
almacenes Informe

Recibe y entrega
Toma conocimiento
copia a la comisión sistema
y remite
de inventario

fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.7. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES


UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONES PRODUCTOS
INSUMOS
Solicitud pagos,
ELABORACIÒN DE SOLICITUDES DE PAGO POR SERVICIOS Conformidad para
Facturas o
BASICOS pagos
prefecturas

Supervisión de
Solicitud pago con SUPERVISIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS servicios y
supervisión conformidad pagos

Servicios de
Solicitud de Reparaciones
Reparaciones REPARACIONES MENORES
menores
menores

Solicitud vales de Entrega de vales de


SUMINISTRO DE GASOLINA Gasolina
gasolina

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.8. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.8.1. SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar la solicitud de pago por servicios básicos

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Factura o Prefectura
Informe del Servicio
REGISTROS, FORMULARIOS O
Acta de conformidad
IMPRESOS DE SALIDA:
Solicitud de Pago
RESPONSABLES DEL
Responsable de Almacenes
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
2 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Empresa de Servicios 2. Solicita pago por servicios prestados
3. Factura/Pre Factura
MAE 4. Recibe y remite
Director General de Asuntos
5. Instruye iniciar trámite para el pago correspondiente.
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye elaborar informe, acta y solicitud de pago
Responsable de Servicios
7. Verifica, controla e instruye la elaboración de informe
Generales
8. Elabora y remite informe del servicio Acta de Conformidad y
Solicitud de pago
Técnico en Servicios Generales 9. Informe de servicio
10. Acta de conformidad
11. Solicitud de pago
Responsable de Servicios 12. Revisa documentos y da Vo.Bo.
Generales 13. Acta de Conformidad

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Jefe de Unidad Administrativa 14. Revisa da Vo. Bo. Y solicita pago a DGAA
Director General de Asuntos
15. Revisa da Vo.Bo. da conformidad e instruye pago
Administrativos
16. Procesa pago
Jefe Unidad Financiera
17. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SOLICITUD
SOLICITUD DE
DE PAGO
PAGO POR
POR SERVICIOS
SERVICIOS BÁSICOS:
BÁSICOS: AGUA,
AGUA, ENERGÍA
ENERGÍA ELÉCTRICA,
ELÉCTRICA, GAS,
GAS, TELEFONÍA
TELEFONÍA (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 22 días)
días)
Dirección General de Jefe Unidad Responsable
Responsable de
de Servicios
Servicios
MAE Unidad Financiera Tecnico Empresa
Empresa de
de Servicios
Servicios
Asuntos Administrativos Administrativa Generales
Generales

Inicio
Inicio

Solicita pago por


servicios prestados

Elabora y remite:
Instruye elaborar Verifica, controla e Factura/ Pre Factura
Instruye iniciar Informe del servicio,
Recibe y remite informe, acta y instruye elaboración
tramite para el pago Acta Conformidad y
solicitud de pago de informe
Solicitud de pago
Informe por servicio
Acta de
conformidad

Solicitud de pago

Revisa y da Revisa da Vo.Bo. Y


Revisa documentos,
conformidad e Solicita pago a
y da Vo.Bo.
instruye pago DGAA

Procesa pago

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.8.2. SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar la Supervisión de otros servicios

REGISTROS, FORMULARIOS O
Facturas, Prefecturas, Detalles
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Informe de Conformidad por prestación del Servicio
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Servicios Generales
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
5 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Empresa de Servicios 2. Solicita informe para trámite de pago por servicios prestados.
3. Factura, Pre factura y Detalles
4. Inicio
5. Verifica la documentación
Responsable de Servicios 6. SI da conformidad deriva al técnico para elaboración de trámite
Generales y solicitud de pago.
7. NO da conformidad realiza reclamo para mejoramiento del
servicio
8. Verifica en detalle, elabora y remite informe para solicitud de
pago
Técnico de Servicios Generales 9. Informe sobre prestación y calidad del servicio
10. Facturas/prefecturas/solicitud de pago proveedor
11. Acta de conformidad
Responsable de Servicios
12. Verifica y aprueba el informe de pago y documentos.
Generales
13. Revisa
14. Da conformidad
Jefe Unidad Administrativa
15. SI da conformidad da Vo.Bo. y solicita pago
16. NO da conformidad devuelve para su revisión

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Director General de Asuntos


17. Aprueba y autoriza pago
Administrativos
18. Procede al pago por servicios prestados
Jefe Unidad Financiera
19. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SUPERVISIÓN
SUPERVISIÓN DE
DE OTROS
OTROS SERVICIOS
SERVICIOS (COURIER,
(COURIER, LIMPIEZA,
LIMPIEZA, REFRIGERIO,
REFRIGERIO, FOTOCOPIAS)
FOTOCOPIAS) (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 55 días)
días)
Dirección General de
Técnico de Servicios
MAE Asuntos Jefe de Unidad Administrativa Unidad Financiera Responsable
Responsable de
de Servicios
Servicios Generales
Generales Empresa
Empresa de
de Servicios
Servicios
Generales
Administrativos
Inicio
Inicio

Solicita informe
Recibe e instruye
para tramite de
proceso
pago por serviciosFactura/Prefactura/
Inicio
Inicio Detalles

Recibe e instruye Instruye inicio de Verifica


proceso proceso documentación

Realiza reclamo
Da conformidad NO para mejoramiento
del servicio

SI

Verifica en detalle,
Verifica y aprueba el
elabora y remite
Revisa informe de pago y
informe para
documentos
solicitud pago
Informe sobre
prestación y calidad
del servicio
Facturas/Pre
Da conformidad NO facturas/Solicitud
de pago proveedor,
Acta de
Devuelve para su conformidad
SI revisión

Aprueba y autoriza Da Vo.Bo. Y solicita


pago pago

Procede al pago por


servicios prestados

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.8.3. REPARACIONES MENORES
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar Reparaciones Menores

REGISTROS, FORMULARIOS O
Solicitud de Reparaciones Menores
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Solicitud de Materiales para reparación
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Servicios Generales
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
3 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Empresa de Servicios 2. Solicita reparación menor de oficinas y muebles
3. Solicitud con formulario de reparación
Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe solicitud e instruye el servicio
5. Realiza inspecciones y supervisión en función a solicitud
Responsable de Servicios 6. SI determina reparación instruye realizarla
Generales 7. NO da conformidad finaliza
8. Fin
9. Requiere comprar materiales
10. Solicita pedido a almacén o compra de materiales para
Técnico de Servicios Generales
reparación si se requiere
11. Solicitud de materiales para reparación
12. Revisa
Jefe Unidad Administrativa 13. SI da conformidad solicita a Almacenes entrega de materiales
14. NO da conformidad devuelve para su revisión
15. Verifica la existencia de materiales
16. SI existe realiza entrega de materiales para reparación
Responsable de Almacenes
17. NO existe inicia procedimiento de compra

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Técnico de Servicios Generales 18. Efectúa reparación


19. Da conformidad
Unidad Solicitante
20. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

REPARACIONES
REPARACIONES MENORES
MENORES (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 33 días)
días)
Jefe de Unidad
Responsable
Responsable de
de Servicios
Servicios Generales
Generales Técnico Servicios Generales Responsable de Almacenes Unidad
Unidad Solicitante
Solicitante
Administrativa
Inicio
Inicio

Solicita Reparación
Recibe solicitud e
menor de oficinas y/
instruye el servicio
o muebles
Realiza inspecciones Solicitud Con
y supervisión En NO formulario de
función a solicitud reparaciòn

Determina
NO Fin
reparaciòn

Requiere
SI Instruye reparaciòn comprar
materiales

SI NO

Solicita pedido a
almacén o compra
Revisa de materiales para
reparación si seSolicitud de
requiere materiales para
reparación

Devuelve para su
Da conformidad NO
revisión
Inicia reparación Da conformidad

SI Realiza entrega de
Materiales para SI
reparación
FIN
Solicita a Almacenes
Verifica la existencia
entrega de
de materiales
materiales

SI
Existe

Inicia
Procedimiento
NO
de solicitud de
Compra

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.8.4. SUMINISTRO DE GASOLINA
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Suministro de Gasolina a los vehículos del MPD

REGISTROS, FORMULARIOS O
Formulario de Solicitud de Vale de Gasolina
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Vale de Gasolina
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Servicios Generales
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
1 día
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Solicita vale de Gasolina con formulario firmado por autoridad
Unidad Solicitante
superior
3. Formulario de solicitud de Vale de Gasolina
4. Evalúa pertinencia
Director General de Asuntos
5. Si da conformidad remite al Jefe Unidad Administrativa
Administrativos
6. Si no da conformidad rechaza solicitud y la devuelve
Jefe Unidad Administrativa 7. Recibe e instruye emisión de vale
Responsable de Servicios 8. Emite y entrega vale de gasolina
Generales 9. Vale de Gasolina
Unidad Solicitante 10. Recibe y utiliza Vale de Gasolina
11. Entrega Gasolina
Estación de Servicio
12. Reporta consumidos, adjuntando Facturas correspondientes
Responsable de Servicios 13. Da conformidad y remite a la Unidad Financiera para pago
Generales 14. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Suministro
Suministro de
de Gasolina
Gasolina (tiempo
(tiempo estimado:
estimado: 11 día)
día)
Director General de Jefe Unidad Responsable
Responsable de
de Servicios
Servicios Unidad
Unidad Solicitante
Solicitante Estación de Servicio
Asuntos Administrativos Administrativa Generales
Generales
Inicio
Inicio

Solicita vale de
gasolina con
formulario firmado
por autoridad
superior
Formulario de
Solicitud de Vale
Gasolina
Evalúa pertinencia

Recibe e instruye Emite y entrega Recibe utiliza vale


Da conformidad SI Entrega Gasolina
emisión de vale vale de gasolina de gasolina

Vale de Gasolina
NO
Reporta detalle de
vales consumidos
Rechaza solicitud y adjuntando facturas
la devuelve correspondientes
Da conformidad, para pago
recibe la Reporte de vales
documentación y la consumidos
custodia para
posterior pago

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.9. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA


UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONES PRODUCTOS
INSUMOS
Formulario de Documentos
transferencia y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS incorporados en
doc. empastados Archivo

Documentos
Formularios de PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS prestados
Prestamo

Material para Material


disposición final EXPURGO FINAL descartado
identificado

Entrega de Material
Material REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Bibliográfico
Bibliogràfico Registrado

Solicitud de Préstamo de
Material PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO material
Bibliogràfico bibliográfico

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.10. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.10.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar la Transferencia de Documentos del MPD

REGISTROS, FORMULARIOS O Formulario de Transferencia. FAC 01


IMPRESOS DE ENTRADA: Documento empastados a transferirse
REGISTROS, FORMULARIOS O
Registro, clasificación y archivo de documentos transferidos
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Archivo y Biblioteca
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
15 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS

1. Inicio
2. Entrega de documentos de dos años atrás con requisitos y
Unidad del MPD transferencia (Ordenada, Clasificada, Foliada, Empastada e
inventariada)
3. Formulario de Transferencia (FAC 01)
4. Documentos empastados a transferirse
Director General de Asuntos
Administrativos 5. Toma conocimiento e instruye transferencia

Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye transferencia


Responsable de Archivo y 7. Verificar la documentación y coordina con Unidad Solicitante
Biblioteca día y hora de transferencia
8. Verifica ingreso físico con inventario físico y en medio
magnético
Técnico de Archivo 9. NO da conformidad devuelve formulario y/o documentos para
su corrección o ajuste
10. SI da conformidad firma el formulario de transferencia FAC 01

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

11. Incorpora documentos en base de datos y asigna espacios y


organiza en archivo

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (tiempo estimado: 15 días)

DIrector General de
Jefe Unidad
Asuntos Responsable de Archivo Técnico de Archivo Unidad MPD
Administrativa
Administrativos

Inicio

Entrega de
documentos de dos
años atrás con
requisitos de
transferencia
(Ordenada,Clasifica
Verificar la
da,Foliada,empasta
documentación Verifica ingreso
Toma conocimiento da e inventariada)
Formulario de
Instruye para Coordinar con físico con Inventario
e instruye Transferencia
transferencia la Unidad Solicitante físico y en medio
transferencia (FAC 01)
el día y hora la magnético
transferencia Documentos
empastados a
transferirse
Devuelve formulario
Da conformidad y/o documentos
NO
para su corrección o
ajuste

SI

Firma el formulario
de transferencia
FAC-01
Incorpora
documentos: En
base de datos y
asigna espacios y
organiza en archivo

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.10.2. PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Préstamo de Documentos del MPD

REGISTROS, FORMULARIOS O
Formulario de Transferencia. FAC 02
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Préstamo de Documentos
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Archivo y Biblioteca
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
7 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Solicita el préstamo de documentación con llenado de
Usuario MPD
formulario
3. Formulario de Préstamo FAC 02
Jefe de Unidad Administrativa 4. Toma conocimiento, da Vo.Bo. para préstamo

Responsable de Archivo 5. Instruye efectuar préstamo


6. Busca, identifica y recupera el documento
7. Entrega la documentación con firma del formulario del
Técnico de Archivo y Biblioteca solicitante
8. Registra el préstamo base de datos
9. Entrega el documento solicitado
10. Recibe el documento solicitado
Usuario MPD (Edificio Central)
11. Devuelve el documento dentro el plazo establecido
12. Recibe y registra la devolución en base de datos
Técnico de Archivo y Biblioteca
13. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS (tiempo estimado: 7 días)

Jefe de Unidad Responsable de Usuario MPD


Técnico de Archivo
Administrativa Archivo (Edificio Central)

Inicio

Solicita el préstamo
de documentación
con llenado de
formulario
Formulario de
Toma conocimiento, Instruye efectuar Busca e identifica el Préstamo FAC 02
para préstamo prestamo documento

Entrega la
documentación con
firma del formulario
del solicitante

Registra el
préstamo en base
de datos

Entrega el Recibe el
documento documento, lo
solicitado consulta

Recibe y registra la Devuelve el


devolución en base documento dentro
de datos el plazo establecido

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.10.3. EXPURGO DE DOCUMENTOS
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar la disposición final de documentos

Formulario FA 05
REGISTROS, FORMULARIOS O
Informe de justificación
IMPRESOS DE ENTRADA:
Acta de verificación de expurgo con firma de comisión
REGISTROS, FORMULARIOS O
Resolución Ministerial
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Archivo y Biblioteca
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
Una vez al año (anual)
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Analizar el valor de la información y selecciona material a
expurgar
3. NO dispone disposición final, dispone la conservación del
documento
4. Fin
Responsable de Archivo y
5. SI dispone conforma comisión verificadora de expurgo de
Biblioteca
documentación
6. Elabora informe de justificación y solicita disposición final
mediante formulario con firma de comisión
7. Formulario FA 05
8. Informe de justificación
9. Acta de verificación de expurgo con firma de comisión
Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa da Vo.Bo. firma FA O5 y remite a DGAA
Director General de Asuntos 11. Toma conocimiento, firma FA 05 y solicita elaboración de
Administrativos Resolución Administrativa
Director General de Asuntos 12. Elabora la Resolución Administrativa y remite para su firma
Jurídicos 13. Resolución Administrativa

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Director General de Asuntos


14. Firma Resolución Administrativa y la remite
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 15. Toma conocimiento y transmite
16. Toma conocimiento del número de Resolución para llenar
Responsable de Archivo y formulario de eliminación
Biblioteca 17. Expurga
18. Fin
19. Expurga
Técnico Archivo y Biblioteca
20. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN (tiempo estimado: una vez al año)

Dirección General de Jefe de Unidad Dirección General de Técnico Archivo y


Responsable de Archivo
Asuntos Administrativos Administrativa Asuntos Jurídicos Biblioteca

INICIO

Analiza el valor de la
información y
selecciona material
a expurgar

Dispones la
Decide
NO conservación del
Disposición final
documento

SI

Conforma comisión
Verificadora de FIN
expurgo de
documentaciòn

Elabora informe de
Toma conocimiento
Justificación y
firma FA O5 y Revisa da Vo. Bo.,
solicita disposición
solicita elaboración firma FA 05 y
final mediante
de Resolución remite a DGAA
formulario con
Ministerial
firma de comisión
Elabora la
Resolución Formulario FA-05
Ministerial y remite
Informe de
para su firma
Justificación
Resolución
Firma Resolución Ministerial Acta de verificación
Ministerial y la de expurgo con
remite e instruye firma de comisión
expurgo

Con número de
Resolución llena
Instruye expurgo formulario de
eliminación
documental

Instruye expurgo Expurga

fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.10.4. REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Registro del Material Bibliográfico

REGISTROS, FORMULARIOS O
Material Bibliográfico
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O Ingreso físico de Material bibliográfico Resolución
IMPRESOS DE SALIDA: Administrativa
RESPONSABLES DEL
Responsable de Archivo y Biblioteca
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
1 día
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Unidad MPD
2. Entrega de Materia bibliográfico
MAE 3. Recibe material bibliográfico y remite a DGAA

DGAA 4. Recibe y despacha

Jefe Unidad Administrativa 5. Recibe y despacha

Responsable de Archivo 6. Recibe y deriva para su registro en base de datos


7. Realiza proceso técnico para el ingreso del material a base de
datos
Técnico de archivo
8. Incorpora material bibliográfico en estantería para circulación
9. Fin.

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO (tiempo estimado: 1 día)

Director General de
Jefe Unidad Responsable de
MAE Asuntos Técnico de archivo Unidad MPD
Administrativa Archivo
Administrativos

Inicio

Entrega de Material
bibliográfico

Realiza proceso
Recibe material Recepciona y deriva
técnico para el
bibliografico y Recibe y despacha Recibe y despacha para su registro en
ingreso del material
remite a la DGAA base de datos
a base de datos

SI

Sistema
LILDBIWE
B

Incorpora material
bibliografico en
estanteria para
circulaciòn

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.10.5. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Préstamo de Material Bibliográfico

REGISTROS, FORMULARIOS O
Solicitud de Material Bibliográfico
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Entrega de Material Bibliográfico
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Archivo y Biblioteca
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
15 minutos
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Usuario Externo 2. Solicita el préstamo de Material Bibliográfico
3. Boleta
4. Inicio
Usuario del MPD 5. Solicita el préstamo de Material Bibliográfico
6. Solicita préstamo
Responsable de Archivo y 7. Recibe Solicitud
Biblioteca 8. Instruye búsqueda y préstamo de material Bibliográfico
9. Busca e identifica material bibliográfico
10. Entrega de material bibliográfico con llenado de boleta de
préstamo
Técnico de Archivo y Biblioteca 11. Registra el préstamo
12. Si requiere fotocopiado solicita la ficha de entrada
13. Realiza la reprografía
14. NO entrega el material bibliográfico
15. Recibe el material bibliográfico
Usuario Externo
16. Fin
17. Recibe el material bibliográfico
Usuario Interno
18. Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (tiempo estimado: 15 minutos)

Responsable de
Técnico de Archivo Unidad MPD Usuario Externo
Archivo y Biblioteca

Inicio

Solicita el préstamo
de Material INCIO
Solicitud de
Bibliogràfico
prestamo

Solicita el préstamo
Recibe solicitud de Material
Bibliogràfico

BOLETA
Instruye busqueda y
Busca e identifica
prestamo de
Material
Material
Bibliográfico
Bibliogràfico

Entrega El material
bibliográfico con
llenado de boleta de
préstamo

Registra el
préstamo

Requiere Entrega el material Recibe el Material Recibe el Material


NO
fotocopiado bibliográfico Bibliogràfico Bibliogràfico

SI
FIN FIN

Solicita la ficha de
entrada

Realiza la
Reprografía

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.11. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS


UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONES PRODUCTOS
INSUMOS

Solicitud
instalación serv. SERVICIOS DE RED Servicios de Red/
Red/sistemas sistemas instalados

Solicitud de SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO Soluciones tècnicas


soporte tècnico

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.12. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SISTEMAS

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.12.1. SERVICIO DE RED
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar la instalación de servicios de Red.

REGISTROS, FORMULARIOS O
Formulario de Solicitud
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Instalación de Servicios de Red
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Sistemas
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
I día
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Solicita servicios de Red/instalación de sistemas con llenado de
Unidad Solicitante
formulario
3. Formulario de solicitud
Jefe Unidad Administrativa 4. Recibe solicitud e instruye el servicio
Responsable del área de
5. Instruye la instalación de red de sistemas
sistemas
6. Recibe servicios solicitados
Técnico de sistemas
7. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SERVICIOS DE RED/INSTALACIÓN DE SISTEMAS (tiempo estimado: 1 día)

Jefe Unidad Responsable Área de


Técnico de Sistemas Unidad Solicitante
Administrativa Sistemas

INICIO

Solicita servicios de
Red/Instalación de
Recibe solicitud e
sistemas con
instruye el servicio
llenado de
formulario
Formulario de
Solicitud

Instruye la Efectúa servicios de


Recibe servicios
instalación de Red/ Instalación de Red/
solicitados
Sistemas Sistemas

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.12.2. SOPORTE TÉCNICO
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el soporte técnico

REGISTROS, FORMULARIOS O
Formulario de Solicitud
IMPRESOS DE ENTRADA:
REGISTROS, FORMULARIOS O
Servicio de Soporte técnico
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
Responsable de Sistemas
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
inmediato
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
2. Solicita servicios de Red/instalación de sistemas con llenado de
Unidad Solicitante
formulario
3. Formulario de solicitud
4. Llena formulario de solicitud
Técnico de Sistemas
5. Formulario de solicitud
Responsable del Área de
6. Recibe solicitud e instruye el servicio
Sistemas
Técnico de Sistemas 7. Efectúa servicios de Soporte Técnico
8. Recibe Servicios de Soporte Técnico
Unidad Solicitante
9. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SOPORTE TÉCNICO (tiempo estimado: inmediato)

Responsable Área de
Técnico de sistemas Unidad Solicitante
Sistemas

INICIO

Recibe solicitud e Llena formulario de Solicita servicios de


instruye el servicio solicitud Soporte Técnico

Formulario de
Solicitud

Efectúa servicios de Recibe servicios de


Soporte Técnico soporte técnico

Fin

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.13. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS


UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONES PRODUCTOS
INSUMOS

Marco legal, PEI. POA,


Estructura y Manuales,
Procesos, ANÁLISIS RETROSPECTIVO Y PROSPECTIVO
Procedimientos, Diagnóstico
Estructura Actual

Manuales de Procesos y
DISEÑO/REDISEÑO
Diagnóstico Procedimientos; MOF;
nueva Estructura

Manuales de Procesos APROBACIÓN Resolución


y Procedimientos, MOF Administrativa
y nueva estructura

Plan de IMPLEMENTACIÓN Implementación nueva


Implementación estructura y Manuales

RECURSOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS
HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

8.14. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA 8.14.1. ANÁLISIS, DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y


OPERACIÓN: APROBACIÓN

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Realizar el Diseño/Rediseño Organizacional

REGISTROS, FORMULARIOS O
Solicitud para el diseño/rediseño organizacional
IMPRESOS DE ENTRADA:
Manual de Procesos y Procedimientos
REGISTROS, FORMULARIOS O
Manual de Organización y Funciones
IMPRESOS DE SALIDA:
Estructura Organizacional
RESPONSABLES DEL
Área de Organización y Métodos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
45 días
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS
1. Inicio
Unidad Solicitante
2. Solicita Diseño/rediseño organizacional
Director General de Asuntos
3. Instruye iniciar Proceso de Diseño/Rediseño organizacional
Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye analizar solicitud de proceso e iniciar si procede
5. Analiza solicitud de Proceso
6. SI da conformidad solicita reuniones y documentos legales y de
Organización y Métodos a la Unidad solicitante para iniciar el
proceso
7. Releva información sobre el marco legal y regulación
Responsable/Técnico del Área de
8. Releva información sobre los procesos procedimientos
Organización y Métodos
actuales
9. Analiza la estructura organizacional en términos de calidad de
servicio, efectividad y flexibilidad
10. Elabora documento de diagnóstico y procedimientos relevados
11. NO da conformidad técnica informa que no procede solicitud

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

12. Revisa
13. SI da conformidad remite documento para su ajuste
Jefe Unidad Administrativa
coordinado
14. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión
Unidad Solicitante 15. Reciben documento y retroalimentan
Responsable/Técnico del Área de
16. Determina y diseña procedimiento
Organización y Métodos
17. Revisa
18. SI da conformidad remite al Responsable del área para la
Jefe Unidad Administrativa
elaboración de Mapas de procesos
19. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión
Responsable/Técnico del Área de 20. Elabora mapas de procesos y remite al jefe Unidad para su
Organización y Métodos revisión
21. Revisa
Jefe Unidad Administrativa 22. SI da conformidad remite al Responsable de Diseño
23. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión
Responsable/Técnico del Área de 24. Elabora Manual de procesos y procedimientos y Manual de
Organización y Métodos Organización y Funciones
25. Revisa
Jefe Unidad Administrativa 26. SI da conformidad remite a Unidad solicitante y DGAA para su
validación y conocimiento respectivamente
27. Revisa
Unidad Solicitante 28. SI valida remite a Responsable de Diseño
29. NO valida devuelve para su ajuste o revisión
Responsable/Técnico del Área de 30. Prepara y remite versión final del Manual de procesos y
Organización y Métodos Procedimientos y Manual de Funciones
31. Remite versión final Manual de procesos y procedimientos y
Jefe Unidad Administrativa
Manual de Funciones
Dirección General de Asuntos 32. Solicita elaboración de Resolución Administrativa para Manual
Administrativos de Proceso y Manual de Funciones
Dirección General de Asuntos
33. Elabora Resolución Administrativa
Jurídicos
Dirección General de Asuntos 34. Proceso de implementación
Administrativos 35. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

ANALISIS, DISEÑO/REDISEÑO, APROBACIÓN 1/3 (Tiempo estimado: 45 días por unidad organizativa)

Director General de Asuntos Jefe de Unidad Responsable/Técnico del Área de


Unidad Solicitante
Administrativos Administrativa Organización y Métodos

INICIO INICIO

Instruye iniciar
Solicita Diseño/
Proceso de Diseño/
Rediseño
Rediseño
Organizacional
Organizacional
Instruye Analizar
Analiza solicitud de
solicitud de proceso
Proceso
e iniciar si procede

Envia nota Informa que no


Informa que no Da conformidad
respuesta que no procede solicitud y NO
procede solicitud técnica
procede prepara nota

SI
INICIO
Solicita reuniones y
documentos legales Recibe solicitud y se
y de O y M a Unidad reúne con
solicitante para Responsable
iniciar proceso

Releva información
sobre el marco legal
y regulación

Releva información
sobre los procesos/
procedimientos
actuales

Análiza la estructura
organizacional en
términos de: calidad
de servicio,
efectividad y
flexibilidad

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL 2/3

Responsable/Técnico del Área de


Jefe de Unidad Administrativa Unidad Solicitante
Organización y Métodos

Elabora documento
de diagnóstico y
Revisa
Procedimientos
relevados

Devuelve para su
Da Conformidad NO
ajuste o revisiòn

SI

Remiten Documento
Reciben documento
para su ajuste
y retroalimentan
coordinado

Determinan y
Revisa diseña
procedimientos

Devuelve para su
Da Conformidad NO
ajuste o revisiòn

Elaboran Mapas de
SI
Procesos

Revisa

Devuelve para su
Da Conformidad NO
ajuste o revisiòn

SI
2

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL 3/3

Director General de Asuntos Director General de Responsable/Técnico del Área


Unidad Administrativa Unidad Solicitante
Administrativos Asuntos Jurídicos de Organización y Métodos

Elabora Manual de
Procesos y
Procedimientos y
Revisa
Manual de
Organización y
Funciones

Devuelve para su
Da Conformidad NO
ajuste o revisiòn

SI
Remite a Unidad
solicitante y DGAA
Revisa para su validación y Revisa
conocimiento
respectivamente
Prepara y remite
versión final Manual
Devuelve para su de Procesos y
NO Da Conformidad SI SI Valida
revisión y/o ajuste Procedimientos y
Manual de
Funciones
Solicita elaboración NO
Remite versión final
de Resolución
Manual de Procesos
Administrativa para
y Procedimientos y Devuelve para su
Manual de Proceso
Manual de ajuste o revisiòn
y Manual de
Funciones
Funciones
Elabora Resoluciòn
Administrativa

Proceso de
Implemetnaciòn

FIN

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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA
8.14.2. IMPLEMENTACIÓN
OPERACIÓN:

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO :
Realizar la implementación del Diseño Organizacional
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Plan de Diseño Organizacional

REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Diseño Organizacional implementado

RESPONSABLES DEL
Área de Organización y Métodos
PROCEDIMIENTO:
TIEMPO ESTIMADO DEL
30 días por unidad organizacional
PROCEDIMIENTO:

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS

Director General de Asuntos 1. Inicio


Administrativos 2. Instruye iniciar Proceso de Implementación
Jefe de Unidad Administrativa 3. Toma conocimiento e instruye elaborar Plan de
Implementación
Responsable/Técnico del Área 4. Elabora Plan de implementación que incluye capacitación
de Organización y Métodos difusión y cronogramas
5. Plan de implementación
6. Revisa el Plan
Jefe Unidad Administrativa 7. SI da conformidad remite al DGAA
8. NO da conformidad devuelve al Responsable para su ajuste o
corrección.
Director General de Asuntos 9. Revisa
Administrativos 10. SI da conformidad remite a la MAE
11. NO da conformidad devuelve para su revisión o corrección
MAE 12. Toma conocimiento aprueba Plan e instruye implementación

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Director General de Asuntos


Administrativos 13. Deriva instrucción para implementación del Plan

Jefe Unidad Administrativa 14. Instruye implementación del Plan


Responsable/Técnico del Área 15. Organiza y coordina con RRHH la implementación del Plan
de Organización y Métodos 16. Implementa el Plan
17. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

IMPLEMENTACIÓN (Tiempo estimado: 30 días por unidad organizacional)

Responsable/Técnico del
Director General de Jefe Unidad
MAE Área de Organización y
Asuntos Administrativos Administrativa
Métodos

Inicio
Plan de
Implementación
Elabora Plan de
Toma conocimiento e Implementación que
Instruye
Instruye Plan de incluye Capacitación
Implementación
Implementación Difusión y
Cronogramas

NO Revisa el Plan

Revisa SI Da conformidad NO

Da conformidad

Toma conocimiento
aprueba Plan e
SI
instruye
Implementación
Deriva instrucción Organiza y Coordina
Instruye
para con RRHH la
Implementación del
implementación implementación del
Plan
Plan Plan

Implementa el Plan

Fin

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