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PRESENTACIÓN
Todas las instituciones que participan activamente en la capacitación están llamados a construir con el
SENCE, procesos que signifiquen una permanente mejora de sus métodos, apuntando a la calidad. Este
manual es una contribución a este objetivo.
La NCh2728:2015 constituye el estándar mínimo entre los organismos de capacitación, pero la calidad
es mucho más que cumplir con esa Norma. Necesitamos que el proceso continuo de calidad haga
mejorar cada vez más los contenidos, los relatores y también a nosotros como servicio público.
Ahora los OTEC podrán registrar su infraestructura en el SENCE en atención a que ésta puede ser
exigida de acuerdo a la redacción de las bases de futuros programas del Servicio Nacional de
Capacitación y Empleo, así también por la NCH2728:2015.
Nuestra invitación es a mejorar los sistemas de medición, evaluación e impacto, a innovar en las
formas de enseñar y que los distintos actores nos relacionemos para capacitar más personas, con más
calidad y pertinencia. Esto debe traducirse en un mayor impacto en el mundo laboral porque la
capacitación es un medio para tener acceso a mejores empleos y calidad de vida para los trabajadores
o trabajadoras, y con ello una mejor productividad para las empresas
Este Manual describe los procesos y la documentación necesaria según la personalidad jurídica, que se
solicita al Registrar una OTEC para formar parte del Registro Nacional de Organismos Técnicos de
Capacitación (OTEC).
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Para registrarse en el Registro Nacional de OTEC – SENCE, se debe utilizar la plataforma del Registro
Unificado de Organismos. Como requisito inicial, toda entidad que desea utilizar este sistema necesita
disponer de una Clave Única SENCE (CUS). Este manual considera los siguientes tipos de usuarios:
Para su solicitud de Registro se requiere una clave. Usted debe ingresar a www.sence.cl y en el
banner Obtenga su Clave Única podrá acceder a esta. Una vez obtenida usted podrá continuar
haciendo sus trámites de Registro (OBS.: esta clave la podrá usar posteriormente en todas sus
gestiones relacionadas con SENCE)
En la pantalla que aparece a continuación, con el RUT (Persona Jurídica) de la OTEC y su Clave
Única (CUS) podrá efectuar su solicitud.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
La pantalla inicial será la que aparece a continuación, en el extremo izquierdo usted tiene el menú con
las acciones disponibles para un solicitante:
Para solicitar Registro de OTEC, se debe comenzar por hacer clic en la opción correspondiente del
menú y tener en consideración lo siguiente:
El Registro Nacional de Organismos Técnicos de Capacitación, es un Registro Público que tiene los
siguientes objetivos:
a) Registrar los organismos habilitados para ejecutar las acciones de capacitación ya indicadas.
b) Informar acerca de los organismos técnicos de capacitación según sus características y el
desempeño que exhiban al interior del sistema.
El Registro Nacional de OTEC contiene información básica de las entidades así como también las áreas
de capacitación en que desarrollarán o han ejecutado su actividad.
Este Registro está clasificado por áreas de actividad de capacitación, las que deberán ser señaladas por
la entidad al momento de solicitar su inscripción.
Los requisitos que se deben cumplir los organismos para registrarse como “Organismo Técnico de
Capacitación”-OTEC son los siguientes:
a) Contar con personalidad jurídica, la que deberá tener como único objeto social “La Prestación
de Servicios de Capacitación”. Si el organismo realizará capacitaciones que requieren la previa
autorización de otras Entidades Públicas, se debe considerar incluir estas en el Objeto Social
Prestación de Servicios de Capacitación, incluyendo el área de Formación Teórica y Práctica de
Conductores, autorizados por el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones; Prestación
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
La Norma Chilena NCh2728:2015, tiene una vigencia de 3 años y es responsabilidad del OTEC
mantener vigente esta e informar a Sence oportunamente la actualización de su certificado en
la plataforma.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Se desplegará en su pantalla el siguiente formulario donde, en su primera parte, podrá ingresar los
datos de Identificación del Organismo postulante y a continuación los demás datos requeridos. La
razón social y Rut se cargaran automáticamente desde la base de datos del SII.
Es importante señalar que los documentos exigidos en cada caso dependerán de la naturaleza
jurídica que declara el organismo y si esta se constituyó o esta afecta a la Ley 20.659
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
a) Objeto Social: Esta opción debe ser llenada por aquellos organismo que realizaran
actividades de capacitación que requieren de la autorización de algún servicio o autoridad
competente, se debe marcar la casilla correspondiente y subir a la plataforma el
documento digital que los autoriza.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
d) Miembros del Directorio: En esta sección se permite el ingreso de uno o más miembros del
Directorio del organismo. Para su ingreso se debe presionar INGRESAR y digitar el número
del RUT ( El nombre se desplegará en forma automática de acuerdo a base de datos del
Registro Civil)
e) Socios: En esta sección se permite ingresar socios que no tengan la representación legal de
acuerdo al SII y que forman parte de la sociedad. El ingreso se realiza presionando
AGREGAR y digitar el número del RUT (El nombre se desplegará en forma automática de
acuerdo a base de datos del Registro Civil).
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
En relación a los puntos b) al d) se debe tener en consideración que las personas registradas no deben
encontrarse afecta a alguna inhabilidad indicada en la ley 19.518 y sus actualizaciones.
La Plataforma solicitará al momento de requerir la documentación que respalda la solicitud de registro
del organismo, los documentos necesarios que permitan acreditar el cumplimiento de estos requisitos
incluidos en la ley.
El artículo 22 de la Ley N° 19.518 establece inhabilidades para aquellas personas jurídicas que tengan
como socios, directivos, gerentes o administradores a las personas que se mencionan a continuación o,
significará la revocación.
a) Personas que hayan sido condenadas por crimen o simple delito que merezca pena
aflictiva (presidio o reclusión igual o superior a tres años y un día). Esta inhabilidad
sólo durará el tiempo requerido para la prescripción de la pena. Asimismo, los fallidos
o los administradores o los representantes de las personas fallidas condenadas por
delitos de quiebra culpable o fraudulenta, y los demás establecidos en los art.232° y
233° de la Ley de quiebras. Cesará la inhabilidad cuando se acredite el cumplimiento
de la pena.
b) Los funcionarios públicos que tengan que ejercer de acuerdo a la ley, funciones de
fiscalización o control sobre las personas jurídicas inscritas en el Registro Nacional.
c) Los que hayan sido administradores, directivos, o gerentes de un organismo técnico de
capacitación sancionado con la revocación de la inscripción pertinente, con expresa
mención de los administradores, directivos y gerentes existentes a la época de la
sanción respectiva.
d) Cuando la persona ingresada a la Plataforma se encuentra inhabilitada, se deberá subir
a esta una Declaración Jurada ante Notario que indique que ya se ha cumplido el plazo
de inhabilidad, señalando además los datos que dieron origen a inhabilidad (Rut del
OTEC en que participaba, N° y Fecha de la Resolución que dio origen a la revocación
del OTEC).
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Es importante señalar que el Relacionador Técnico (*) no tiene poder de firma, a menos
que el Representante Legal se lo otorgue mediante la emisión de un Poder ante Notario
Público, en el que se especifiquen las facultades de firma ante SENCE para los siguientes
documentos:
(*) La misma persona podrá ejercer la función de representante y relacionador técnico en los casos que
este facultado para esto.
Cuando el representante legal es, a su vez, el relacionador técnico, solo se deberá subir a la
plataforma el currículo de este.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
i) Áreas de Ejecución: En esta sección se debe marcar las casillas frente a las áreas en las que
el organismo ejecutará las actividades de capacitación. Las áreas marcadas deben coincidir
con las áreas que se indican en el certificado de NCh2728:2015 que se presenta al
momento de la postulación al registro.
Al completar los datos de esta sección se debe tener en cuenta los siguientes requisitos que
debe cumplir la oficina administrativa:
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Se excluye el uso de las llamadas “oficinas virtuales”, esto en consideración que el personal
puesto a disposición de sus clientes en estas oficinas virtuales (normalmente secretarías o
recepcionistas) solo tienen como objetivo colaborar en la ejecución de tareas administrativas
generales, como es tomar recados, apoyar en la recepción o despacho de correspondencia,
digitación de trabajos, manejo de agenda, etc., normalmente no se involucran en la actividad
particular de cada cliente, por lo tanto no cuentan con un conocimiento acabado del negocio, y
no estarían capacitados para cumplir con el requisito de proveer una adecuada atención a los
usuarios.
En el caso que la oficina administrativa sea presentada por una institución sin fines de lucro
trabajando exclusivamente en programas con Gendarmería, esta podrá estar instalada al
interior de los penales.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Aquellos Organismos Técnicos de Capacitación que no registren y acrediten ante SENCE sus
oficinas administrativas, podrán ser sancionados con el cese de su inscripción en el Registro
Nacional, de acuerdo a lo dispuesto en el N° 3, del Artículo 21°, de la Ley N° 19.518,
modificados por la Ley N° 19.967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
k) Norma Chilena 2728 : En esta sección se debe ingresar los datos del certificado de
NCh2728 obtenido con el Organismo Certificador de Servicio (OCS) que permite acreditar
el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NCh2728 que afecta a los OTEC .
En la primera parte se debe seleccionar de la lista el OCS que certificó al organismo con la NCh2728 y
además indicar las fechas de otorgamiento y vencimiento de la NCh2728 , además del número de
registro INN, de acuerdo a lo que indica el certificado entregado por el OCS al organismo.
En la segunda parte se debe subir a la plataforma la copia legalizada del certificado de la NCh2728
entregado por el OCS al organismo., el que será revisado por el analista y comparado con la
información ingresada en la primera parte de esta sección.
l) Documentos: En esta sección se debe subir copia legalizada de todos los documentos
solicitados, de acuerdo a la naturaleza jurídica del organismo que postula al registro.
En ejemplo siguiente presentamos los documentos exigidos a una sociedad por acción (Spa) y que
deberán ser subidos en su totalidad, para evitar el rechazo de la solicitud.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
m) Cierre del proceso de Ingreso de datos y documentos: En esta parte del proceso se cierra
el ingreso de datos y permite grabar todo lo ingresado.
Caso contrario, le indicará el listado de errores existente, los cuales se deberán corregir para
avanzar la solicitud.
Una vez grabado los datos ingresados, se debe revisar ingresando en “Ver Resumen “
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Una vez revisado los datos, al final de esta pantalla encontrará el siguiente cuadro , en el que
deberá marcar la casilla y seleccionar el representante legal que se responsabilizará por la
integridad, autenticidad y fidelidad de los datos y documentos ingresados en la plataforma.
Marcada la casilla, se despliega el lista con los representantes legales, donde deberá
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Luego el sistema le consultará si esta seguro del envio , si es asi marcar “ Si Continuar “
Finalmente el sistema le indicará que la solicitud ha sido exitosa y lo llevará hasta la pantalla
de “Mis Solicitudes “ donde se podrá observar el numero de la solicitud, la fecha y el estado (
En Proceso).
n) Monitoreo del Estado de la Solicitud : Este proceso podra realizarse on line por el usuario
accesando a su solicitud y observando la “Bitácora”
Al ingresar a la plataforma se encontrará con esta pantalla donde deberá seleccionar “Mis
Solicitudes”
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Podra observar los datos ingresados y al final observar la “Bitacora” que indica la Etapa Actual,
cual es la Etapa Siguiente ,la fecha y Observaciones.
Con esto el usuario podrá monitorear on line el estado de su solicitud y no requerirá consultar
a Sence, lo que facilitara la información.
Finalmente cuando está terminado el proceso de registro en forma exitoso, cambiara su perfil
en el recuadro superior derecho (al lado del nombre del organismo), pasando de “Solicitante”
a “OTEC” .
En ese momento tambien cambiará el menu que se despliga al lado derecho de su pantallla
como se puede obsevar en las figuras siguientes :
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Cambia los teléfono y correos, y luego confirma presionando “Actualizar Mis Datos”.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Todas las OTEC del Registro Nacional de OTEC, deben realizar la declaración de infraestructura de
acuerdo a la Directriz 6.3 b) de “Requisitos para la Certificación de Sistemas de Gestión Según
NCh2728:2015”
IMPORTANTE: Una vez que su solicitud sea aprobada usted deberá ingresar a la plataforma y realizar
su declaración en la Plataforma:
http://www.sence.cl/portal/Docs/Manuales/7253:Declaracion-Infraestructura-OTEC-I-Personas-FFAA-
Gendarmeria-I-Movil
OBS: FAVOR REVISAR EL MANUAL ANTES DE INGRESAR. PARA CONSULTAS ENVIAR MAIL A:
INFRAOTEC@SENCE.CL
Para acceder a las Declaraciones UNA VEZ QUE SU REGISTRO SEA ACEPTADO debe seleccionar su
declaración de acuerdo a lo DECLARADO EN SU SOLICITUD DE REGISTRO:
OBS: LA CONTRASEÑA QUE DEBE UTILIZAR PARA EFECTUAR ESTA DECLARACIÓN ES LA CUS
RECURSO DE REPOSICICIÓN
Antecedentes de la Institución:
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Grabar información
La información se puede guardar luego de tener todo registrado. Para esto se usa el botón .
información el usuario debe hacer clic en el botón . Con esto el usuario pasa a la
pantalla Resumen Registro OTEC. Esta pantalla es similar a Registro OTEC, pero viene con todos los
datos y aquí la información no es modificable.
Enviar solicitud
Ingresada la información deberá hacer clic en el botón que envía esta solicitud de
registro a SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una
Analista URO de la región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de
SENCE.
Si la solicitud que se revisa está en estado “En proceso” se abre una pantalla de Detalle de la Solicitud,
con los datos correspondientes a ese tipo de solicitud. En la parte inferior se puede ver también la
bitácora o historial de la solicitud. No hay acciones posibles en esta pantalla. Se muestra un ejemplo de
esta pantalla en las siguientes figuras.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
Si la solicitud que se revisa está en estado “Terminada” se abre la pantalla Bitácora de Solicitud, que
muestra un historial de las actividades que han sido realizadas para esta solicitud.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
El plazo máximo estimado por SENCE para pronunciarse sobre el resultado de la solicitud de Registro
presentada por un organismo será de 20 días hábiles, a partir de la fecha de recepción de la totalidad
de los antecedentes requeridos de acuerdo al presente manual.
Los plazos máximos estimados para pronunciarse en que cada etapa del proceso son los siguientes:
El plazo de 20 días hábiles para resolver el resultado de la solicitud de registro de OTEC, desde la fecha
de inicio de la solicitud ingresada y despachada on line por el organismo solicitante, hasta la fecha de
la Resolución final en que se autoriza el ingreso del organismo al Registro Nacional de OTEC.
Es importante señalar que cada vez que una solicitud de registro presentada On line por el organismo
es RECHAZADA se da por terminado el proceso y por ende deja de operar el recuento de días de plazo.
Una nueva solicitud presenta por el organismo da inicio a nuevos plazos ya que se inicia nuevamente el
proceso de registro.
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Instructivo para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC
ANEXO N° 1: Documentos para Registrar un Organismo afecto a Ley 20.659 ( Empresa de 1 día )
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Tipo de Entidad
Empresa Individual de Sociedad de Sociedad por Sociedad Corporaciones y Sociedad Colectiva Municipalidades Universidades Asociaciones
Responsabilidad Responsabilidad Acciones Anonima Fundaciones (Comercial o Civil) Gremiales y
Documentos
lmtda. (E.I.R.L.) ltda. (Ltda.) (SpA) (S.A) Otros (ONG)
x
Copia legalizada del Rol Único Tributario.
6 x x x x x x x x
x
Certificado de Antecedentes para fines
7 especiales, inhabilidades letra a) artículo x x x x x x x x
22 Ley 19.518. x
Declaración Jurada letra b) del artículo N°
8 22, Ley 19.518 x x x x x x x x
x
Copia legalizada del certificado de la
9 Norma NCh2728. x x x x x x x x
x
Copia legalizada del instrumento que
acredite la tenencia del inmueble, en
donde funciona la oficina administrativa,
ya sea título de dominio, contrato de
10 x x x x x x x x
arrendamiento o comodato
x
Copia simple de la Patente Comercial
vigente.
11 x x x x x x x
x
Se debe presentar Poder simple para la
designación del Relacionador Técnico y su
C.V. En el Caso que el Representante
13 Legal cumpla con esa función, se excluye x x x x x x x x
presentar el Poder Simple Solamente.
x
Copia legalizada del Acta de designación
del Directorio y sus ultimas
14 x x x x X
Modificaciones.
x
Copia legalizada de los estatutos de la
Corporación o Fundación, reducidos a
15 x x
escritura pública.
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