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MANUAL DE USUARIO

DEL REGISTRO UNIFICADO DE ORGANISMOS


Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 5

Cómo solicitar registro de OTEC ................................................................................................................... 6


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................... 6
Completar información .................................................................................................................................. 6
Guardar información ..................................................................................................................................... 12
Revisar información ..................................................................................................................................... 12
Enviar la solicitud ......................................................................................................................................... 16

Cómo solicitar registro de Otro Organismo ................................................................................................ 16


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 16
Completar información ................................................................................................................................ 16
Guardar información .................................................................................................................................... 19
Revisar información ..................................................................................................................................... 19
Enviar la solicitud ......................................................................................................................................... 21

Como solicitar un Recurso de Reposición ................................................................................................... 21


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 22
Completar información ................................................................................................................................ 22
Enviar la solicitud ......................................................................................................................................... 23

Cómo revisar mis solicitudes ...................................................................................................................... 24


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 24
Abrir una solicitud ........................................................................................................................................ 24
Se abrirá la pantalla Mis Solicitudes: ............................................................................................................ 24
Revisar estado solicitud En Proceso ............................................................................................................ 24
Revisar historia solicitud Terminada ........................................................................................................... 26

Cómo responder a tareas pedidas por SENCE ............................................................................................ 27


Ir a Bandeja de Tareas .................................................................................................................................. 27
Abrir una tarea ............................................................................................................................................. 27
Realizar la tarea ............................................................................................................................................ 27

USO DEL SISTEMA PARA ENTIDADES REGISTRADAS COMO OTEC .......................... 29

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

LA PANTALLA INICIAL PARA UN USUARIO REGISTRADO COMO OTEC TIENE EL


SIGUIENTE ASPECTO: ............................................................................................................... 29

Cómo solicitar una actualización de información ....................................................................................... 29


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 29
Elegir tipo actualización ............................................................................................................................... 29
Completar información ................................................................................................................................ 31
Guardar información .................................................................................................................................... 40
Revisar información ..................................................................................................................................... 40
Enviar la solicitud ......................................................................................................................................... 44

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de actualización a
SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una Analista URO de la región a
la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de SENCE. .................................... 44

Cómo solicitar un cese voluntario .............................................................................................................. 44


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 44
Completar información ................................................................................................................................ 45
Enviar la solicitud ......................................................................................................................................... 46

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de registro a SENCE,
para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una Analista URO de la región a la cual
pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de SENCE. ............................................... 46

Cómo solicitar ser parte del Registro Especial OTEC ................................................................................... 46


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 46
Completar información ................................................................................................................................ 46
Guardar información .................................................................................................................................... 49
Revisar información ..................................................................................................................................... 49
Enviar la solicitud ......................................................................................................................................... 52

Cómo solicitar registro de Otro Organismo ................................................................................................ 52

Cómo consultar información registrada ..................................................................................................... 53


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 53
Visualizar información ................................................................................................................................. 53
Caso registro Especial OTEC ......................................................................................................................... 54

Cómo actualizar teléfono y correo electrónico ........................................................................................... 56


Abrir pantalla Mis Datos .............................................................................................................................. 56
Editar datos .................................................................................................................................................. 57

Cómo revisar mis solicitudes ...................................................................................................................... 57

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 57


Abrir una solicitud ........................................................................................................................................ 58
Revisar estado solicitud En Proceso ............................................................................................................ 58
Revisar historia solicitud Terminada ........................................................................................................... 59

Cómo responder a tareas pedidas por SENCE ............................................................................................ 60


Ir a Bandeja de Tareas .................................................................................................................................. 60
Abrir una tarea ............................................................................................................................................. 60
Realizar la tarea ............................................................................................................................................ 61
Se abrirá la pantalla de la tarea, que puede variar según cuál solicitud la haya originado. Un ejemplo de pantalla de
detalle de una tarea es el siguiente: ............................................................................................................. 61

USO DEL SISTEMA PARA ENTIDADES REGISTRADAS COMO OTIC ........................... 62

Cómo consultar información registrada ..................................................................................................... 62


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 62
Visualizar información ................................................................................................................................. 63

Cómo actualizar teléfono y correo electrónico ........................................................................................... 63


Abrir pantalla Mis Datos .............................................................................................................................. 63
Editar datos .................................................................................................................................................. 64

USO DEL SISTEMA PARA ENTIDADES REGISTRADAS COMO OTROS ORGANISMOS65

Cómo consultar información registrada ..................................................................................................... 65


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 65
Visualizar información ................................................................................................................................. 65

Cómo actualizar teléfono y correo electrónico ........................................................................................... 66


Abrir pantalla Mis Datos .............................................................................................................................. 66
Editar datos .................................................................................................................................................. 66

Cómo solicitar registro de OTEC ................................................................................................................. 67

Cómo revisar mis solicitudes ...................................................................................................................... 67


Seleccionar opción menú ............................................................................................................................. 67
Abrir una solicitud ........................................................................................................................................ 67
Revisar estado solicitud En Proceso ............................................................................................................ 68
Revisar historia solicitud Terminada ........................................................................................................... 68

HISTORIA DE MODIFICACIONES ........................................................................................... 69

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Introducción

Este manual describe la forma de uso del Registro de Organismos, por parte de entidades que quieran
registrarse (Registro) con SENCE o estén registradas (Actualizaciones).

Como requisito inicial, toda entidad que desea utilizar este sistema necesita disponer de una Clave Única
SENCE (CUS).

Este manual considera los siguientes tipos de usuarios:

 Entidad Solicitante (no tiene registro activo con SENCE)

 Entidad registrada como OTEC

 Entidad registrada como OTIC

 Entidad registrada como Otros Organismos

Conexión al Sistema “Registro Unificado de Organismos”: Favor ir al link en www.sence.cl

La pantalla de conexión del Sistema “Registro Unificado de Organismos” es la siguiente:

Para conectarse el usuario debe:

1. Ingresar el RUT de su entidad

2. Ingresar el CUS de su entidad

3. Asegurarse qué esté seleccionada la opción “Persona Jurídica”

4. Hacer clic en el botón .

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Uso del sistema para entidades Solicitantes.

La pantalla inicial para un usuario solicitante tiene el siguiente aspecto:

Las acciones disponibles para estos usuarios están desplegadas en el menú de la izquierda. Se explican aquí
las acciones específicas para solicitantes.

Cómo solicitar registro de OTEC

Seleccionar opción menú

Para solicitar registro de OTEC, se debe comenzar por hacer clic en la opción correspondiente del menú:

Completar información

Se abrirá, entonces, la pantalla Registro OTEC que incluye varias secciones, donde se debe ingresar
información de diferentes tipos. El usuario deberá ingresar la información requerida en las secciones del
formulario mostradas a continuación.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Nota: La región ingresada determinará cuál de las Unidades Regionales de Organismos de SENCE. Será un
Analista URO de la región ingresada quien procesará esta solicitud.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Los representantes legales son entregados automáticamente por el Servicio de Impuestos Internos (SII). No
necesitan ser ingresados aquí.

Se debe tener presente que las siguientes secciones no son obligatorias en el formulario web al momento
de hacer un registro OTEC y quedan a criterio del usuario si las registrará o no, de acuerdo a su Naturaleza
Jurídica o Tipo Entidad.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

En todas las secciones en que se ingresan personas:

 Basta con ingresar el RUT. El sistema completará los nombres de forma automática.

 En el caso de los Relacionadores sí es necesario ingresar manualmente los datos de Cargo,


Dirección, Teléfono.

Nota: En algunas secciones se debe hacer scrolling horizontal para ver o ingresar todos los datos.

En todas las tablas de esta pantalla:

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El listado de documentos que deben subirse en esta sección depende del valor ingresado en el campo
“Naturaleza Jurídica / Tipo Entidad” de la sección “Identificación del Organismo”.

Para subir un documento requerido al sistema, se debe hacer clic en el botón .

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Guardar información

La información se puede guardar luego de tener todo registrado. Para esto se usa el botón , que
está en el borde inferior de la pantalla.

Revisar información

Una vez que se hay terminado de ingresar toda la información obligatoria y que se haya guardado esta

información el usuario debe hacer clic en el botón . Con esto el usuario pasa a la pantalla
Resumen Registro OTEC. Esta pantalla es similar a Registro OTEC, pero viene con todos los datos y aquí la
información no es modificable. Se muestra un ejemplo de esta pantalla en las siguientes figuras.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El usuario puede realizar aquí las siguientes acciones:

 Clic en el botón retorna a la pantalla Registro OTEC, donde podrán hacerse cambios.

 Firmar la solicitud: Para esto se marca el casillero frente al texto “Yo, _______, Representante
Legal…”. Esto abre una lista que permite seleccionar a uno de los representantes como el firmante.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Enviar la solicitud

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de registro a
SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una Analista URO de la
región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de SENCE.

Cómo solicitar registro de Otro Organismo


Seleccionar opción menú

Para solicitar registro de Otro Organismo, se debe comenzar por hacer clic en la opción

correspondiente del menú:

Completar información

Se abrirá, entonces, la pantalla Registro Otros Organismos que incluye varias secciones, donde se debe
ingresar información de diferentes tipos.

Los tipos de organismos considerados en RUDO son:

1. ENE

2. CFT

3. LTP

4. Corporaciones y Fundaciones

5. IP

6. Universidad

7. Otros

8. Mixto: ENE + CFT

El usuario deberá ingresar la información requerida en las secciones del formulario mostradas a
continuación. Se presenta como ejemplo el formulario con los datos para organismo de tipo ENE.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Los representantes legales son entregados automáticamente por el Servicio de Impuestos Internos (SII). No
necesitan ser ingresados aquí.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

En todas las secciones en que se ingresan personas:

 Basta con ingresar el RUT. El sistema completará los nombres de forma automática.

 En el caso de los Relacionadores sí es necesario ingresar manualmente los datos de Cargo,


Dirección, Teléfono.

Nota: En algunas secciones se debe hacer scrolling horizontal para ver o ingresar todos los datos.

En todas las tablas de esta pantalla:

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El listado de documentos que deben subirse en esta sección depende del tipo de organismo.

Para subir un documento requerido al sistema, se debe hacer clic en el botón .

Guardar información

La información se puede guardar luego de tener todo registrado. Para esto se usa el botón ,
que está en el borde inferior de la pantalla.

Revisar información

Una vez que se hay terminado de ingresar toda la información obligatoria y que se haya guardado esta

información el usuario debe hacer clic en el botón . Con esto el usuario pasa a la pantalla
Resumen Registro Otros Organismos. Esta pantalla es similar a Registro Otros Organismos, pero viene con
todos los datos y aquí la información no es modificable. Se muestra un ejemplo de esta pantalla en las
siguientes figuras, para el caso de organismo de tipo ENE.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El usuario puede realizar aquí la siguiente acción:

 Clic en el botón retorna a la pantalla Registro OTEC, donde podrán hacerse cambios.

Enviar la solicitud

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de registro a
SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una Analista URO de la
región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de SENCE.

Como solicitar un Recurso de Reposición


Un OTEC que ha sido cesado por Norma, por Domicilio no encontrado, por Transgresión a la Ley o por
Certificadora, puede ingresar una Solicitud de Recurso de Reposición en este formulario.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Seleccionar opción menú

Para solicitar un Recurso de Reposición, se debe comenzar por hacer clic en la opción correspondiente del
menú:

De este menú se elige una opción que corresponda al tipo de recurso de reposición que se está
presentando.

Completar información

Se abrirá, entonces, la pantalla Recurso de Reposición OTEC que incluye varias secciones, donde se debe
ingresar información de diferentes tipos. En primera instancia, se muestran los datos generales de la OTEC
cesada. Esta sección es siempre igual, sin importar que tipo de reposición que se esté realizando.

La segunda sección de la pantalla (“Documentos”) varía según la forma en que la OTEC fue cesada.
Dependiendo de lo anterior deberán adjuntarse diferentes documentos, para las diferentes reposiciones.
El usuario deberá subir en esta sección los documentos indicados. Se muestras como ejemplo esta sección
para un Recurso de Reposición por domicilio.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Para subir un documento requerido al sistema, se debe hacer clic en el botón .

Enviar la solicitud

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de registro a
SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una Analista URO de la
región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de SENCE.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Cómo revisar mis solicitudes

Seleccionar opción menú

Para revisar el estado de las solicitudes que haya enviado, se debe comenzar por hacer clic en la opción
correspondiente del menú:

Abrir una solicitud

Se abrirá la pantalla Mis Solicitudes:

Hacer clic en el icono para ver el detalle de una solicitud.

Revisar estado solicitud En Proceso

Si la solicitud que se revisa está en estado “En proceso” se abre una pantalla de Detalle de la Solicitud, con
los datos correspondientes a ese tipo de solicitud. En la parte inferior se puede ver también la bitácora o
historial de la solicitud. No hay acciones posibles en esta pantalla. Se muestra un ejemplo de esta pantalla
en las siguientes figuras.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Revisar historia solicitud Terminada

Si la solicitud que se revisa está en estado “Terminada” se abre la pantalla Bitácora de Solicitud, que
muestra un historial de las actividades que han sido realizadas para esta solicitud.

No hay acciones posibles en esta pantalla. Solo puede cerrarse con .

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Cómo responder a tareas pedidas por SENCE

Ir a Bandeja de Tareas

Para revisar que tareas le ha pedido SENCE, el usuario debe llegar a su Bandeja de Tareas. Esta es la
pantalla que se despliega al conectarse. También puede llegar a esta pantalla seleccionando la opción
correspondiente del menú:

Abrir una tarea

La pantalla Bandeja de Tareas tiene un aspecto como el siguiente:

Cada una de los registro en esta bandeja tabla corresponde a una tarea que el usuario debe realizar para
que su solicitud pueda seguir avanzando.

Hacer clic en el icono para ver el detalle de una tarea.

Realizar la tarea

Se abrirá la pantalla de la tarea, que puede variar según cuál solicitud la haya originado. Una tarea
corresponde a una corrección de datos que debe hacer el usuario. Un ejemplo de pantalla de detalle de una
tarea es el siguiente:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

En esta pantalla el usuario deberá completar información, cargar documentos, según se le indicó en el
correo electrónico enviado por SENCE. Luego deber hacer clic en el botón que corresponda en esa pantalla,
para hacer llegar la respuesta a SENCE.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Uso del sistema para entidades registradas como OTEC

La pantalla inicial para un usuario registrado como OTEC tiene el siguiente aspecto:

Las acciones disponibles para estos usuarios están desplegadas en el menú de la izquierda. Se explican aquí
las acciones específicas para usuarios OTEC.

Cómo solicitar una actualización de información


Seleccionar opción menú

Para solicitar actualización de OTEC, se debe comenzar por hacer clic en la opción correspondiente del
menú:

Elegir tipo actualización

Se abrirá, entonces, la pantalla Tipo Actualización, que tiene el siguiente aspecto.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El usuario deberá seleccionar todas las secciones para las cuales necesita actualizar información.

Inicialmente aparecen todas marcadas como “no seleccionadas”: .Luego de seleccionarlas, el

usuario debe hacer clic en el botón .

Se debe considerar que no se podrán actualizar datos de casa Matriz y de Sedes en la misma solicitud.

Se consideran actualizaciones de Casa Matriz todos menos la opción “Oficina Administrativa Sedes”.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Si el usuario selecciona opciones de Sedes y Casa Matriz, el sistema arrojará este mensaje.

Además, tampoco se podrán actualizar o actualizar más de una sede a la vez.

Completar información

Posterior a la selección de la opción de actualización se abrirá, entonces, la pantalla Actualización OTEC


que incluye solo las secciones marcadas y con los datos actuales de la OTEC. El usuario podrá actualizar ahí
la información que necesite.

Esta pantalla muestra en las siguientes figuras, para cada una de las secciones, considerando al principio un
resumen de la selección que realizó en la pantalla anterior.

Si el usuario comenzó alguna actualización y esta no fue terminada, si en una segunda o futura oportunidad
nuevamente selecciona la opción de Actualización OTEC, el Sistema le recordará que tenía anteriormente
una actualización y le solicitará la continuación de la misma o bien reiniciar con una nueva.

Si desea reiniciar con una nueva solicitud, debe presionar el botón de lo contrario si desea
continuar con la que anteriormente seleccionó y que el formulario web le recuerda, debe presionar el

botón

Actualización de Razón Social


Si el usuario desea actualizar su razón social, debe seleccionar la opción correspondiente a Razón Social en
el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la
sección de “Información básica del OTEC”.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Se debe tener presente, que la actualización de Razón Social, no es un dato que el usuario pueda modificar,
ya que es información que se desprende del SII.

El sistema marca en amarillo la sección de Razón Social, de manera de diferenciar con los demás datos que
muestra el formulario, además de entregar un mensaje indicando que la información viene desde el SII.

Actualización de Nombre de Fantasía


Si el usuario desea actualizar su Nombre de Fantasía, debe seleccionar la opción correspondiente a Nombre
de Fantasía en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le
mostrará la sección de “Información básica del OTEC” donde se podrá ingresar una nueva.

El sistema marca en verde la sección de Nombre de Fantasía, de manera de diferenciar con los demás datos
que muestra el formulario.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Actualización de Naturaleza Jurídica


Si el usuario desea actualizar su Naturaleza Jurídica, debe seleccionar la opción correspondiente a
Naturaleza Jurídica en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el
sistema le mostrará la sección de “Información básica del OTEC” donde se podrá seleccionar una nueva.

El sistema marca en verde la sección de Naturaleza Jurídica, de manera de diferenciar con los demás datos
que muestra el formulario.

Actualización de Domicilio
Si el usuario desea actualizar su Domicilio, debe seleccionar la opción correspondiente a Domicilio en el
formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la sección
de “Información básica del OTEC” donde se podrá seleccionar una nueva región y comuna, además de
poder modificar sus datos de dirección y número.

El sistema marca en verde las secciones posibles a modificar, de manera de diferenciar con los demás datos
que muestra el formulario.

Importante a considerar, es que si selecciona una actualización por cambio de domicilio, además de la
sección de la Información del Organismo, también aparecerá la sección de la Oficina Administrativa Casa
Matriz, la cual también puede ser modificada.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Actualización de Objeto Único


Si el usuario desea actualizar su Objeto Único, debe seleccionar la opción correspondiente a Objeto Único
en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la
sección que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá modificar sus actuales datos.

Actualización de Representantes Legales


Si el usuario desea actualizar sus Representantes Legales, debe seleccionar la opción correspondiente a
Representantes Legales en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el
sistema le mostrará la sección que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá
modificar sus actuales datos.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Actualización de Mandatarios
Si el usuario desea actualizar sus Mandatarios, debe seleccionar la opción correspondiente a Mandatarios
en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la
sección que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá modificar sus actuales datos.

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

Actualización de Relacionadores
Si el usuario desea actualizar sus Relacionadores, debe seleccionar la opción correspondiente a
Relacionadores en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema
le mostrará la sección que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá modificar sus
actuales datos.

 El botón permite agregar filas a la tabla.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

Actualización de Miembros del Directorio


Si el usuario desea actualizar sus Miembros del Directorio, debe seleccionar la opción correspondiente a
Miembros del Directorio en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el
sistema le mostrará la sección que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá
modificar sus actuales datos.

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

Actualización de Socios
Si el usuario desea actualizar sus Socios, debe seleccionar la opción correspondiente a Socios en el
formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la sección
que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá modificar sus actuales datos.

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

Actualización de Representantes de la Dirección


Si el usuario desea actualizar sus Representantes de la Dirección, debe seleccionar la opción
correspondiente a Representantes de la Dirección en el formulario donde se seleccionan los tipos de
actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la sección que corresponde a este tipo de
actualización, donde el usuario podrá modificar sus actuales datos.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

Actualización de Personal
Si el usuario desea actualizar su Personal, debe seleccionar la opción correspondiente a Personal en el
formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la sección
que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá modificar sus actuales datos.

Actualización de Norma Chilena


Si el usuario desea actualizar su Norma Chilena, debe seleccionar la opción correspondiente a Norma
Chilena en el formulario donde se seleccionan los tipos de actualización. Posterior a ella el sistema le
mostrará la sección que corresponde a este tipo de actualización, donde el usuario podrá modificar sus
actuales datos.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Importante a considerar, es que si selecciona una actualización por Norma Chilena, además de esta sección
también aparecerá la sección de la Áreas, la cual también puede ser modificada.

Actualización de Sedes
Dado que el Registro OTEC va orientado a la Oficina Casa Matriz del OTEC, en la sección Actualización es
donde se pueden agregar nuevas sedes o bien modificar o eliminar las ya registradas.

Este tipo de actualización tiene ciertas validaciones que se deben tener presentes a la hora de comenzar a
operar con ella.

 Solo se puede agregar una sede por solicitud de actualización, esto quiere decir si el usuario quiere
agregar más de una sede, la segunda en adelante, debe registrarla en otra solicitud.

 Similar al punto anterior, se podrá actualizar o modificar solo una sede por solicitud.

Si el usuario desea actualizar, eliminar o bien agregar una nueva Sede, debe seleccionar la opción
correspondiente a Oficinas Administrativas – Sedes en el formulario donde se seleccionan los tipos de
actualización. Posterior a ella el sistema le mostrará la sección que corresponde a este tipo de
actualización, donde el usuario podrá agregar, modificar o eliminar una sede.

Si desea agregar una sede se debe presionar en el botón el cual abrirá el siguiente formulario,
donde el usuario deberá ingresar los datos correspondientes a la sede que está registrando.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Además de los datos anteriormente señalados en el formulario de registro de sede, el usuario podrá
incorporar Mandatarios y Relacionadores a la sede que se está registrando.

Si el usuario desea modificar o eliminar una sede ya registrada, el sistema mostrará un formulario similar al
siguiente, donde si desea modificar, debe seleccionar la sede correspondiente en la lista o si desea eliminar,
debe presionar el botón .

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Documentos de Actualización
Cada tipo de actualización que se desea realizar, solicitará una cierta cantidad de documentos, los cuales
van relacionadas primero al tipo de OTEC (Empresa de 1 día o Normal) y segundo al tipo de Actualización.

El formulario posterior a la selección del tipo de actualización seleccionado por el usuario, mostrará
automáticamente una sección de documentos, donde listará todos los documentos que se deben subir al
sistema, similar ha como se muestra en siguiente figura:

Para subir un documento al sistema, se debe hacer clic en el botón .

Guardar información

La información se puede guardar luego de tener todo registrado de lo solicitado en el formulario web. Para

esto se usa el botón , que está en el borde inferior de la pantalla.

Revisar información

Una vez que se hay terminado de ingresar toda la información obligatoria y que se haya guardado esta

información el usuario debe hacer clic en el botón . Con esto el usuario pasa a la pantalla
Resumen Actualización OTEC. Esta pantalla es similar a Actualización OTEC, pero viene con todos los datos
y aquí la información no es modificable. Se muestra un ejemplo de esta pantalla en las siguientes figuras.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Lo primero que se muestra es el resumen de todos los tipos de actualización que se seleccionaron al
principio.

41
Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

43
Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El usuario puede realizar aquí las siguientes acciones:

 Clic en el botón retorna a la pantalla Registro OTEC, donde podrá hacer cambios.

 Firmar la solicitud: Para esto se marca el casillero frente al texto “Yo, _______, Representante
Legal,…”. Esto abre una lista que permite seleccionar a uno de los representantes como el firmante.

Enviar la solicitud

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de
actualización a SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por
una Analista URO de la región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la
respuesta de SENCE.

Cómo solicitar un cese voluntario


Seleccionar opción menú

Para solicitar cese voluntario de la OTEC, se debe comenzar por hacer clic en la opción correspondiente del
menú:

44
Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

De este menú deberá elegirse la opción “Cese Voluntario”.

Completar información

Se abrirá la pantalla Cese Voluntario.

El usuario debe completar la información requerís en la sección “Antecedentes del Cese”.

45
Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Enviar la solicitud

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de registro a
SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una Analista URO de la
región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de SENCE.

Cómo solicitar ser parte del Registro Especial OTEC


Seleccionar opción menú

Para solicitar ser parte del Registro Especial OTEC, se debe comenzar por hacer clic en la opción
correspondiente del menú:

Completar información

Se abrirá la pantalla Registro Especial de OTEC, donde el usuario deberá ingresar toda la información
requerida. Esta pantalla tiene un aspecto como el siguiente:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

En todas las tablas de esta pantalla:

 El botón permite agregar filas a la tabla.

 El botón a la derecha permite eliminar una fila de la tabla.

Para subir un documento requerido al sistema, se debe hacer clic en el botón .

Guardar información

La información que se está ingresando puede irse guardando durante el proceso de ingreso. Para esto se

usa el botón , que está en el borde inferior de la pantalla.

Revisar información

Una vez que se hay terminado de ingresar toda la información obligatoria y que se haya guardado esta

información el usuario debe hacer clic en el botón . Con esto el usuario pasa a la pantalla
Resumen Registro Especial OTEC. Esta pantalla es similar a Registro Especial OTEC, pero viene con todos
los datos y aquí la información no es modificable. Se muestra un ejemplo de esta pantalla en las siguientes
figuras.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

El usuario puede realizar aquí la siguiente acción:

 Clic en el botón retorna a la pantalla Registro Especial OTEC, donde podrán hacer
cambios.

Enviar la solicitud

Una vez lo anterior realizado, hacer clic en el botón que envía esta solicitud de
actualización a SENCE, para ser procesada. Se envía un correo electrónico y la tarea es tomada por una
Analista URO de la región a la cual pertenece el organismo. El usuario deberá esperar la respuesta de
SENCE.

Cómo solicitar registro de Otro Organismo

Para hacer esto consultar sección previa “Cómo solicitar registro de Otro Organismo”.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Cómo consultar información registrada


Seleccionar opción menú

Para consultar los datos del organismo que está ingresada al registro, se debe comenzar por hacer clic en la
opción correspondiente del menú:

Visualizar información

Se abrirá la pantalla Mis Datos para la OTEC. El usuario puede ver ahí la información que SENCE tiene
registrada. El aspecto de la pantalla es el siguiente:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Caso registro Especial OTEC

Si la OTEC está en el Registro Especial de OTEC, podrá visualizar, además, la pantalla Mis Datos específica
para esto. Se muestra un ejemplo de esta pantalla en las siguientes figuras.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Cómo actualizar teléfono y correo electrónico

Abrir pantalla Mis Datos

Abrir esta pantalla como fue indicado en la sección previa.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Editar datos

Hacer clic en el botón para pasar a la pantalla Actualización Datos.

En esta pantalla el usuario puede actualizar los datos de teléfono y los correos electrónicos.

Para completar la actualización, hacer clic en el botón . Este cambio se hace


directamente y no requiere aprobación de SENCE.

Para volver a la pantalla de visualización de datos, sin hacer cambios, se debe hacer clic en el botón

Cómo revisar mis solicitudes

Seleccionar opción menú

Para revisar el estado de las solicitudes que haya enviado, se debe comenzar por hacer clic en la opción
correspondiente del menú:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Abrir una solicitud

Se abrirá la pantalla Mis Solicitudes:

Hacer clic en el icono para ver el detalle de una solicitud.

Revisar estado solicitud En Proceso

Si la solicitud que se revisa está en estado “En proceso” se abre una pantalla de Detalle de la Solicitud, con
los datos correspondientes a ese tipo de solicitud. En la parte inferior se puede ver también la bitácora o
historial de la solicitud. No hay acciones posibles en esta pantalla. Se muestra un ejemplo de esta pantalla
en las siguientes figuras.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Revisar historia solicitud Terminada

Si la solicitud que se revisa está en estado “Terminada” se abre la pantalla Bitácora de Solicitud, que
muestra un historial de las actividades que han sido realizadas para esta solicitud.

No hay acciones posibles en esta pantalla. Solo puede cerrarse con .

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Cómo responder a tareas pedidas por SENCE

Ir a Bandeja de Tareas

Para revisar que tareas le ha pedido SENCE, el usuario debe llegar a su Bandeja de Tareas. Esta es la
pantalla que se despliega al conectarse. También puede llegar a esta pantalla seleccionando la opción
correspondiente del menú:

Abrir una tarea

La pantalla Bandeja de Tareas tiene un aspecto como el siguiente:

Cada una de los registro en esta bandeja tabla corresponde a una tarea que el usuario debe realizar para
que su solicitud pueda seguir avanzando.

Hacer clic en el icono para ver el detalle de una tarea.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Realizar la tarea

Se abrirá la pantalla de la tarea, que puede variar según cuál solicitud la haya originado. Un ejemplo de
pantalla de detalle de una tarea es el siguiente:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

En esta pantalla el usuario deberá completar información, cargar documentos, según se le indicó en el
correo electrónico enviado por SENCE. Luego deber hacer clic en el botón que corresponda en esa pantalla,
para hacer llegar la respuesta a SENCE.

Uso del sistema para entidades registradas como OTIC

La pantalla inicial para un usuario registrado como OTIC tiene el siguiente aspecto:

Las acciones disponibles para estos usuarios están desplegadas en el menú de la izquierda. Se explican aquí
las acciones específicas para usuarios OTIC.

Cómo consultar información registrada


Seleccionar opción menú

Para consultar los datos del organismo que está ingresada al registro, se debe comenzar por hacer clic en la
opción correspondiente del menú:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Visualizar información

Se abrirá la pantalla Mis Datos para la OTIC. El usuario puede ver ahí la información que SENCE tiene
registrada. El aspecto de la pantalla es el siguiente:

Cómo actualizar teléfono y correo electrónico


Abrir pantalla Mis Datos

Abrir esta pantalla como fue indicado en la sección previa.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Editar datos

Hacer clic en el botón para pasar a la pantalla Actualización Datos.

En esta pantalla el usuario puede actualizar los datos de teléfono y los correos electrónicos.

Para completar la actualización, hacer clic en el botón . Este cambio se hace


directamente y no requiere aprobación de SENCE.

Para volver a la pantalla de visualización de datos, sin hacer cambios, se debe hacer clic en el botón

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Uso del sistema para entidades registradas como Otros Organismos

La pantalla inicial para un usuario registrado como Otro Organismo tiene el siguiente aspecto:

Las acciones disponibles para estos usuarios están desplegadas en el menú de la izquierda. Se explican aquí
las acciones específicas para usuarios Otro Organismo.

Cómo consultar información registrada


Seleccionar opción menú

Para consultar los datos del organismo que está ingresada al registro, se debe comenzar por hacer clic en la
opción correspondiente del menú:

Visualizar información

Se abrirá la pantalla Mis Datos para Otros Organismos. El usuario puede ver ahí la información que SENCE
tiene registrada. El aspecto de la pantalla es el siguiente:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Cómo actualizar teléfono y correo electrónico


Abrir pantalla Mis Datos

Abrir esta pantalla como fue indicado en la sección previa.

Editar datos

Hacer clic en el botón para pasar a la pantalla Actualización Datos.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

En esta pantalla el usuario puede actualizar los datos de teléfono y los correos electrónicos.

Para completar la actualización, hacer clic en el botón . Este cambio se hace


directamente y no requiere aprobación de SENCE.

Cómo solicitar registro de OTEC


Consultar la sección “Cómo solicitar registro de OTEC”

Cómo revisar mis solicitudes


Seleccionar opción menú

Para revisar el estado de las solicitudes que haya enviado, se debe comenzar por hacer clic en la opción
correspondiente del menú:

Abrir una solicitud

Se abrirá la pantalla Mis Solicitudes:

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

Hacer clic en el icono para ver el detalle de una solicitud.

Revisar estado solicitud En Proceso

Si la solicitud que se revisa está en estado “En proceso” se abre una pantalla de Detalle de la Solicitud, con
los datos correspondientes a ese tipo de solicitud. En la parte inferior se puede ver también la bitácora o
historial de la solicitud. No hay acciones posibles en esta pantalla. Se muestra un ejemplo de esta pantalla
en las siguientes figuras.

Revisar historia solicitud Terminada

Si la solicitud que se revisa está en estado “Terminada” se abre la pantalla Bitácora de Solicitud, que
muestra un historial de las actividades que han sido realizadas para esta solicitud.

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Manual para el Registro Unificado de Organismos Técnicos de Capacitación, OTEC

No hay acciones posibles en esta pantalla. Solo puede cerrarse con .

Historia de Modificaciones

Versión Fecha Autor Descripción del cambio

 1.0  20/02/2017  Luz E. Echeverría  Versión inicial del


documento.

 1.1  03/04/2017  Claudio Hernández  Se describen las


opciones de Actualización
OTEC

Unidad de Organismos Central (UCO)


Departamento de Desarrollo y Regulación de Mercado
2017
SENCE

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