PROCESO SERVICIOS GENERALES CÓDIGO

GUÍA SEGURIDAD FÍSICA VERSIÓN 1

GUÍA SEGURIDAD FÍSICA

RIOFRÍO, VALLE DEL CAUCA, COLOMBIA

2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

OSCAR ERAZO ERAZO LUIS MIGUEL HURTADO MARIO RESTREPO R.
Jefe Departamento Director de Gestión Humana Gerente General
Servicios Generales
FECHA: FECHA: FECHA:
15/01/2019
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Contenido

1. Objetivo ...................................................................................................................................... 3
2. Alcance....................................................................................................................................... 3
3. Responsabilidades ................................................................................................................... 3
4. Glosario ...................................................................................................................................... 3
5. Generalidades ........................................................................................................................... 5
6. Perímetro De Seguridad Física .............................................................................................. 5
7. Controles de acceso físico ...................................................................................................... 6
7.1. Retiro de activos ............................................................................................................... 6
7.2. Seguridad de oficinas, recintos e instalaciones ........................................................... 6
7.3. Acceso Vehicular .............................................................................................................. 9
7.4. Áreas de despacho y carga ............................................................................................ 9
7.5. Trabajo en áreas seguras ............................................................................................... 9
7.6. Ubicación y protección de los equipos .......................................................................... 9
7.7. Seguridad del Cableado ................................................................................................ 10
7.8. Servicios de suministro .................................................................................................. 10
7.9. Mantenimiento de equipos ............................................................................................ 10
7.10. Seguridad de los equipos fuera de las instalaciones ............................................ 10
8. Documentación de Referencia ............................................................................................. 11
9. Registros .................................................................................................................................. 11
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1. Objetivo

Describir la forma en que los colaboradores, contratistas y visitantes deben ingresar a las
instalaciones del Ingenio Carmelita S.A. y asegurar solamente el ingreso de personal o
visitantes autorizados a las diferentes dependencias al igual que en las áreas catalogadas
como seguras.

2. Alcance

Aplica para todos los colaboradores, contratistas, proveedores y visitantes que ingresan a
las instalaciones del Ingenio Carmelita S.A. en la Planta de Producción: Troncal de
Occidente, Media Canoa La Virginia Km 23 Tramo 2 – (Yotoco - Riofrío), y la oficina situada
en la Avenida 3 i Norte # 49N-60 La Flora en la ciudad de Cali.

3. Responsabilidades

 Departamento de Servicios Generales Seguridad y Transporte: Velar por el

adecuado funcionamiento de la seguridad de la empresa brindando directrices que
generen apoyo a la infraestructura física y tecnológica del Ingenio Carmelita S.A.

 Colaboradores, contratistas, proveedores, visitantes y terceros: Cumplir con

las normas de seguridad física establecidas en la presente guía.

4. Glosario

 Seguridad: Conjunto de elementos técnicos, administrativos y humanos destinados

a prevenir, disuadir y/o reaccionar ante actos y condiciones que puedan generar
daños o pérdidas en las personas, instalaciones, bienes y equipos.

 Vigilancia: Actividades enfocadas a monitorear, controlar, revisar, verificar e

inspeccionar personas, objetos y lugares de acuerdo a unas normas establecidas
previamente; con el objetivo de mantener sistemas de seguridad dentro del entorno.

 Servicios Generales: Sección adscrita a la Dirección de Gestión Humana,

responsable de la programación, organización y ejecución de las actividades de
control y vigilancia en todas las instalaciones físicas y donde desarrolle actividades
de campo el Ingenio Carmelita S.A.

 Jefe Departamento Servicios generales: Ejerce asesoría directa a Gerencia a

Través de la Dirección de Gestión Humana sobre las actividades propias de la
administración y gestión de Seguridad.

 Supervisor de Recurso Físico: Persona encargada de gestionar y programar las

actividades propias de seguridad, influenciando a los subordinados para el logro de
los objetivos tanto personales como organizacionales e institucionales. Este
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motivara a los trabajadores y de él depende la Eficacia y la eficiencia en los procesos

en las horas no laborales en coordinación con el Supervisor de Turno de la empresa
de seguridad contratada.

 Supervisor Turno de Vigilancia: Ejerce labores de coordinación y

supervisión de las actividades asignadas por el jefe del departamento de
Servicios Generales a través del Supervisor de Recurso físico y en los
sucesos que involucren la seguridad del Ingenio Carmelita S.A. reportando
toda novedad.

 Vigilante: Ejerce las labores de vigilancia y seguridad de las actividades asignadas

en su turno y en los sucesos que involucren la seguridad del personal y de los bienes
muebles e inmuebles propiedad del Ingenio Carmelita S.A.

 Personal del Ingenio: Se entenderá por personal del Ingenio:

Dueños
Socios
Junta Directiva
Gerente
Directores
Jefes
Colaboradores (personal administrativo y operativo)

 Personal externo:
Clientes
Contratistas (Contratistas y empleados de obras de construcción, mantenimiento y
otros).
Proveedores de bienes y servicios del Ingenio que se encuentren en las
Instalaciones
Visitantes
Arrendatarios y empleados de negocios de casino y otros, en vigencia del contrato
de arrendamiento. (funcionarios y usuarios de: COOPERATIVA COOTRAVINCA,
SERVIGALO S.A.S, GARROS, CARMELITACORTE, GAME)

 Arrendatario: Se considera arrendatario la persona que adquiere el uso de un

espacio o área dentro de las Instalaciones del Ingenio Carmelita S. A. por un periodo
de tiempo determinado, a cambio de un valor como canon de arrendamiento.

 Visitantes: Se considera visitantes las personas que no formen parte de la

Comunidad del Ingenio Carmelita S.A., del grupo de Contratistas, Proveedores,
Arrendatarios y/o Funcionarios de Origen Externo.

 Avisos: Se entiende por aviso todo anuncio, advertencia, propaganda, pasacalles

y similares que con fines comerciales, culturales, turísticos, políticos o informativos;
que se coloque en las edificaciones, en las vías o en otro lugar visible dentro de las
Instalaciones del Ingenio mediante la utilización de tableros, placas, vidrios, carteles,
hojas volantes, carteleras o similares.
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 Los avisos pueden ser permanentes o transitorios. Son permanentes cuando

constituyan nomenclatura, señalización o guía geográfica. Son transitorios cuando
dan cuenta de eventos o actividades ocasionales o temporales.

 Eventos de Formación y/o Capacitación: Actividades que se realizan sin ánimo

de lucro, organizados y/o apoyados por la Dirección de Gestión Humana del Ingenio.

5. Generalidades

BIOMÉTRICO: Sistema de Información de control de acceso de Colaboradores

implementado únicamente para la Portería de fábrica y puerta de producto terminado. que
permite registrar los ingresos y salidas de los colaboradores mediante un control de
identificación por huella digital y por reconocimiento facial, con algunas excepciones con
contraseña asignada a cada funcionario.

AREA SEGURA: Espacio físico donde se almacena o procesa información crítica del
Ingenio.

Se consideran áreas seguras:

1. Centro de cómputo, de comunicaciones, cuarto de equipos TIC. DATACENTER

2. Cuartos de centro de cableado o racks de distribución de la red LAN en Oficinas de
Campo, Ingeniería, Contabilidad, carmelita Corte, Mantenimiento mecánico,
almacén, taller agrícola, bascula, elaboración, bodega de empaque.
3. Racks de cámaras que contienen los DVR en portería principal, portería de fábrica,
y báscula. (conexión directa desde bodega de empaque a NVR en datacenter de
sistemas)
4. Áreas de gestión documental, radicación y archivo
5. Área de almacenamiento de material de empaque y producto terminado
6. Cuartos y plantas eléctricas
7. Cuartos de UPS y bancos de baterías en área de sistemas (principal con dos ups),
laboratorio de calidad (respalda circuitos de laboratorio, contabilidad, gerencia,
bodega tracing y detector de metales de la bodega)
8. Cuarto de monitoreo del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV)
9. Despachos y Oficinas de Gerencia General, Gestión Humana, TIC, Servicios
Generales.

Estas áreas deberán estar protegidas por un perímetro de seguridad, que permitan
garantizar su disponibilidad, controles ambientales y aquellas otras medidas necesarias
establecidas por los líderes de los procesos responsables.

6. Perímetro De Seguridad Física

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Las instalaciones del Ingenio Carmelita S.A., tienen definidas unas áreas de ingreso a
través de unos controles de acceso en la Portería Principal y Portería de Bascula, y
adicionalmente una recepción en Gerencia General y Dirección de Gestión Humana y
cuenta con un guarda de seguridad para la vigilancia que hace las veces de Coordinador
del Servicio. En la Portería No. 2 de fábrica hay un control puntual sobre el personal que
labora en este sector controlado a través de sistema biométrico. En todas las porterías se
llevan registros de ingreso y salida de personal.
El Archivo Central de la Entidad está resguardado dentro del perímetro y a cargo de un
colaborador responsable de la gestión documental. Los archivos que tienen carácter
reservado están protegidos en armarios con llave ubicados en las oficinas de Gestión
Humana.
Los cuartos de equipos de comunicaciones, DVR, centros de cableado o racks están
protegidos por un control de acceso, sólo el personal de TIC o quienes ellos autoricen tienen
acceso a estas áreas. la entrada o salida a cada uno de los recintos mencionados deben
quedar registrados en el Formato Ingreso A Áreas Seguras De Tecnología con código
XXXX

7. Controles de acceso físico

 El porte del carnet de identificación en un lugar visible es de uso obligatorio dentro

de las instalaciones de la Entidad para colaboradores y visitantes.
 Está prohibido prestar el carnet de identificación, se considera como suplantación
de identidad por parte de la persona que lo usa sin ser la persona autorizada.
 La pérdida del carnet de identificación debe ser reportado a la Dirección de gestión
humana por medio de correo electrónico al jefe del grupo
 El ingreso de computadores que no sean de propiedad del Ingenio Carmelita S.A.
debe ser registrados en el LIBRO DE REGISTRO DE EQUIPOS o MINUTA,
indicando la fecha, hora de entrada, hora de salida, nombre y apellido, marca, serial
y firma; de igual manera a la hora de salida se debe verificar que el equipo que está
saliendo sea el mismo número de serie del que entró con la persona responsable.
 Todos los colaboradores de la Entidad excepto asesores, contratistas, delegados y
conductores deben registrar la hora de llegada y salida de las instalaciones a través
del personal de Vigilancia.

7.1. Retiro de activos

 La salida de bienes que sean propiedad del Ingenio Carmelita S.A. debe ser
previamente autorizados, el nivel directivo del área donde pertenecen y llevar la
remisión correspondiente.

7.2. Seguridad de oficinas, recintos e instalaciones

 Todo ingreso de contratistas o visitantes para los fines de semana deberá ser
solicitado previamente al jefe del Departamento de Servicios Generales por parte
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del jefe de área que lo necesita, indicando el motivo del requerimiento. Esta
información será transmitida a los controles de acceso a fin de permitir el ingreso.
 Para el ingreso del personal en los días no hábiles, deberá ser registrado en la
Minuta de control de ingreso y novedades del Ingenio carmelita S.A.
 Para el ingreso de menores de edad deberá ser autorizado por el Departamento de
Servicios Generales mediante formato XXXX SOLICITUD DE INGRESO DE
MENORES, con una antelación de una hora.
 El personal externo debe devolver la escarapela de identificación que se le
suministró al momento del ingreso en el control de acceso o portería principal.
 El personal de vigilancia asignado a cada una de las porterías, así como el
coordinador de seguridad, deben revisar todo bolso o paquetes del personal al
ingresar o salir de las instalaciones.
 No se permite el ingreso de armas a las instalaciones de la Entidad, salvo los
expresamente autorizados y que sean portadas por las autoridades
correspondientes.

NORMAS BASICAS DE SEGURIDAD FISICA PARA CONTRATISTAS Y

VISITANTES.
 Debe identificarse con la cedula de ciudadanía, documento de identidad y dejar en
la portería un documento diferente a la cedula para entregarle una escarapela que
lo identifica como VISITANTE.
 Si el contratista va a ingresar a trabajar, es necesario que presente una constancia
del pago de la seguridad social vigente, así como las autorizaciones de ingreso
expedidas por Seguridad y Salud en el Trabajo. Seguridad Física y el área que
contrata la labor.
 Se autoriza el ingreso del visitante, únicamente cuando el representante del Ingenio
a quien se requiera lo autorice. Si el visitante va a ingresar a fábrica debe cumplir
con las normas de BPM, Inocuidad y Seguridad y Salud en el Trabajo.
 El visitante debe reportar el ingreso de computadoras portátiles u otros equipos
tecnológicos. Al momento de salir se va a requerir que dicho registro se haya
realizado.
 Los maletines y paquetes deben presentarse al personal de seguridad para realizar
su respectivo registro, tanto al ingresar como al salir de las instalaciones.
 Para ingresar un vehículo (de cualquier tipo), a las instalaciones, es necesario
presentar la tarjeta de propiedad, revisión tecnicomecania y el SOAT vigente
 Si se autoriza el ingreso de un vehículo, este será revisado internamente y deberá
orientarse para que parquee en el área destinada para tal fin en posición de salida;
dejándolo cerrado y con los seguros y alarmas activadas. El Ingenio carmelita S.A.
ha destinado un lugar especifico de parqueo, pero no se hace responsable por los
daños ocasionados al vehículo, perdidas parciales o totales, así como de perdidas
de elementos que supuestamente sean dejados dentro de los vehículos.
 La velocidad máxima permitida para los vehículos que transiten dentro de las
instalaciones es de 15 kilómetros por hora.
 Esta prohibido fumar dentro de las instalaciones.
 Todo el personal debe portar la escarapela en un lugar visible y devolverla al
momento de terminar la actividad o visita.
 No se permite dirigirse a un área distinta a la autorizada inicialmente. El personal de
seguridad orientará este aspecto para efectuar y controlar la salida.
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 Se debe observar y cumplir con las señales de seguridad fijadas en el Ingenio

además que se mantiene operación de maquinaria pesada por lo tanto se debe estar
alerta en todo momento y evitar ubicarse en sitios que no sean visibles para los
operadores de esta maquinaria. En todo caso si se transita por zonas de trafico sea
precavido y utilice las zonas peatonales y andenes.
 Está prohibido ingresar en estado de embriaguez. Si se tienen dudas al respecto la
persona debe orientarse para que sea evaluado por el centro de salud del Ingenio
quienes serán los únicos avalados para autorizar el ingreso cuando se presente esta
situación.
 Esta prohibido el ingreso de armas (Fuego, cortantes, punzantes, cortopunzantes,
contundentes).
 Solo se permite el ingreso de armas a las autoridades plenamente establecidas y
reconocidas para portarlas (Fuerzas Armadas).
 En caso de accidente el personal de seguridad orientará la atención en el Centro
Empresarial de Salud (CES)
 No se permite el ingreso de niños menores de 12 (doce) años a la Fábrica.
 No se permite el ingreso de mascotas a las instalaciones.
 No se permite el paso de mujeres usando zapatos de tacón o abiertos a la fábrica u
otras zonas de riesgo. Se debe utilizar zapato cerrado y de seguridad.
 En caso de emergencia se debe ubicar la salida más próxima y seguir el plan de
evacuación orientado por la persona que recibe la visita.

INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD E INOCUIDAD

 Todo contratista o visitante debe contar con la inducción o entrega del folleto sobre
MANUAL DE ORIENTACION PARA CONTRATISTAS Y VISITANTES.
 Está prohibido tomar materias primas, productos terminados o productos en
proceso.
 Si se presentan dudas respecto a la seguridad debe consultar a la persona que guía
la visita, personal de seguridad o la guía que le fue entregada.
 Está prohibido usar reloj, aretes, joyas u otros accesorios. No se permite el uso de
ropa demasiado holgada ya que puede sufrir atrapamiento en la maquinaria.
 En caso de usar lentes, deben asegurarse a la cabeza mediante bandas, cordones
u otros medios.
 Prestar atención a los avisos de seguridad ya que hay maquinaria en movimiento,
generación de líquidos calientes y superficies calientes.
 Está prohibido el uso de herramientas o equipos sin autorización.
 Está prohibido ingresar alimentos y bebidas a la fábrica.
 Está prohibido comer, beber o masticar cualquier objeto o producto, así como fumar
o escupir en áreas donde se manipulen alimentos.
 Está prohibido el ingreso a la fábrica sin la ropa adecuada y sus implementos de
seguridad como casco, protección auditiva, protección visual y calzado de
seguridad.
 Manténgase a una distancia mínima de 30 cm. Del guía asignado para la atención
de la visita especialmente en áreas de fábrica y donde haya operación de
maquinaria.
 Permanezca alejado de las maquinas en funcionamiento y no las manipule sino esta
autorizado.
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 Está prohibido el uso, e ingreso de cámaras fotográficas, video cámaras o teléfonos

celulares.
 Evitar recostarse sobre las tuberías y desplácese sobre las superficies de la planta.
Use los pasamanos para subir o bajar las escaleras.
 Mantener las uñas cortas y sin esmalte.

7.3. Acceso Vehicular

 Todo vehículo que ingrese a las instalaciones del Ingenio carmelita S.A. serán objeto
de revisión por parte del personal de vigilancia.
 Los vehículos de los visitantes que ingresen deberán ser previamente autorizados
por el Departamento de Servicios Generales a través de la solicitud mediante correo
electrónico del nivel directivo de la dependencia quien lo requiere; para hacer uso
de los parqueaderos internos del Ingenio.
7.4. Áreas de despacho y carga
 El acceso a las zonas de despacho y carga debe ser autorizado por la
Administración correspondiente.
 Todo vehículo que ingrese a dejar o retirar elementos al Ingenio debe estar
previamente autorizada por el Departamento de Servicios Generales.

7.5. Trabajo en áreas seguras

 La responsabilidad del ingreso a áreas denominadas como seguras será exclusiva
del responsable de dicha área.
 El responsable del área segura o a quien éste designe debe supervisar los trabajos
realizados por terceros en el área segura a su cargo.
 El Departamento de Servicios Generales garantizará el funcionamiento de cada uno
de los controles de seguridad establecidos para cada una de sus áreas a cargo,
como, por ejemplo, controles de acceso, puertas cerradas, sensores de humo,
alarmas e iluminación.
 El responsable del área segura o quién este delegue debe proporcionar los
requisitos de seguridad de su área en particular y garantizar su cumplimiento, en
caso de que la información que se maneje en el área sea clasificada o reservada
debe procurar por la implementación de las prohibiciones del uso de dispositivos
fotográficos.
 Se deben usar los elementos de protección personal que el área segura requiera.
 Está prohibido fumar consumir bebidas alcohólicas en todas las áreas del Ingenio
tanto administrativas como en campo.

7.6. Ubicación y protección de los equipos

 Se disponen de extintores contra incendios, la red hidráulica en calderas, bagacera

y producto terminado, detectores de humo, sirena, entre otros controles que
permiten la actuación en caso de emergencia.
 En el centro de cómputo del Ingenio el control de temperatura está determinado por
el aire acondicionado.
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 Se cuenta con circuito cerrado de televisión y es gestionado el departamento de

Servicios generales y supervisor de vigilancia.

7.7. Seguridad del Cableado

 El cableado de la Entidad cumple con la norma RETIE y la red de iluminación por la
norma RETILAP está divido por una parte electricidad y por otra parte la acometida
de datos.
 Las líneas de energía eléctrica y de telecomunicaciones que entran a instalaciones
de procesamiento de información son subterráneas
 Los cables de energía eléctrica están separados de los cables de comunicaciones
para evitar interferencia.
 El acceso a los paneles de conexión y recintos de cables es controlado.

7.8. Servicios de suministro

Los servicios de suministro como electricidad, telecomunicaciones, suministro de
agua, alcantarillado:

 Cumplen con las especificaciones requeridas por la Unidad de Negocio. Tanto el

suministro de energía como el suministro de agua potable son propios del Ingenio
 Se evalúan regularmente en cuanto a su capacidad para estar al ritmo del
crecimiento. Actualmente se comercializa energía que produce el Ingenio a la EPSA
 Se inspeccionan y prueban regularmente para asegurar el funcionamiento
apropiado.
 La conexión de datos es a través de Radio Enlace desde Chiminangos en Tuluá
hasta las instalaciones del Ingenio con el proveedor Telefónica Movistar,
internamente en la LAN hay una conexión de cableado mediante UTP, fibra óptica
e inalámbrico.

7.9. Mantenimiento de equipos

El mantenimiento de los equipos está contemplado en cada contrato de prestación

de servicios realizado con el proveedor, en el caso de que los equipos ya no estén
en garantía se contemplan en el Programa de Mantenimiento de cada área. De igual
forma para el caso de maquinaria agrícola y vehículos propios estos planes se
encuentran a cargo de Taller Agrícola.

7.10. Seguridad de los equipos fuera de las instalaciones

 Los equipos de procesamiento de información que se autorizan para trasladarse o

mantenerse fuera de las instalaciones se protegen mediante pólizas de seguros, de
igual manera con controles de seguridad informática.
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 Para los equipos de maquinaria agrícola, pesada, transportes. Según los frentes de
trabajo del ingenio se coordina con Servicios generales el envío de un vigilante para
la custodia de igual manera se cuenta con las pólizas correspondientes.

8. Documentación de Referencia

 CONSIGNAS ESPECÍFICAS DEL SERVICIO DE VIGILANCIA

Portería no. 1 principal (24 horas todo el mes) (Anexo 1)
Portería no. 2 fabrica (24 horas todo el mes) (Anexo 2)
Portería no. 3 báscula (24 horas todo el mes) (Anexo 3)
Coordinador (24 horas todo el mes) (Anexo 4)
Unidad de combustible (24 horas todo el mes) (Anexo 5)
Patio de caña (12 horas nocturno todo el mes) (Anexo 6)
Campamento el Retiro (12 horas nocturno todo el mes) (Anexo 7)
Ocasional (según requerimiento) (Anexo 8)
Controles de Acceso
CONCEPTO
Es el puesto de servicio que limita el ingreso o salida en áreas que por interés
especial, se consideran como restringidas o controladas, también puede decirse que
es el control de personas y/o productos ya que pretendan ingresar o salir de un
recinto determinado.

MISIÓN DEL CONTROL DE ACCESOS

1) Mantener un registro y control de ingresos y salidas de toda persona,
colaboradores, contratistas o visitantes
2) Mantener los registros de placas y control del movimiento de vehículos
propios y contratados.
3) Mantener el control y registros de movimiento de materia prima, productos o
servicios que salen dependiendo el protocolo de la empresa de seguridad
privada.

TAREAS A CUMPLIR EN EL CONTROL DE ACCESOS

1) Control de personas y Vehículos.
2) Registro escrito en formatos específicos
3) Identificación de personas.
4) Operación de Aparatos de Comunicación y tecnológicos (radios, cámaras de
seguridad, escáner, detectores de metal, sistema biométrico)
5) Inspección y/o registro de personas, objetos personales y vehículos.
6) Cumplimiento de Instrucciones y normas,
7) Conocer y aprender procedimientos para obtener autorizaciones tanto de
entradas como de salidas.
9. Registros

Control de Visitantes
Minuta del puesto de vigilancia
Planilla control de vehículos
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Control maquinaria Agricola

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS
RESPONSABLE
QUE DETALLES DE LOS FECHA DEL
DE LA
CAMBIARON CAMBIOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL
EN EL EFECTUADOS DD/MM/AAAA
CAMBIO
DOCUMENTO
Solicitud de creación
mediante
comunicación interna Departamento
Adopción del
Servicios 15/01/2019 1
documento
Se realiza Generales
aprobación Mediante
comunicación interna