1.

SERVICIOS FARMACÉUTICOS
El Servicio Farmacéutico del Centro de Especialidades Anzoátegui se crea a raíz de la
imperiosa necesidad que amerita el desarrollo de un grupo de actividades relacionadas
con el medicamento, destinadas a apoyar las acciones de la salud que demanda la
comunidad, a través de una atención farmacéutica que permita la entrega segura,
expedita y oportuna con las exigencias de calidad en la farmacoterapia a los pacientes
hospitalizados y ambulatorios que requieran de los servicios y atención farmacéutica
hospitalaria.
2. OBJETIVOS:
 Cumplir con la Ley Orgánica sobre Sustancias Psicotrópicas y Estupefacientes
y otras normativas vigentes sobre medicamentos que ameriten especial control.
 Garantizar y asumir la responsabilidad técnica de la adquisición, calidad,
correcta conservación, cobertura de las necesidades, custodia, preparación de
formulas magistrales u oficinales, mezclas intravenosas, nutrición parenteral y
dispensación de los medicamentos incluidos en el petitorio fármaco-terapéutico
interno, de acuerdo con las normas de buenas practicas de farmacia hospitalaria.
 Poner en marcha un sistema eficaz y seguro de dispensación, de manera que
garantice la disponibilidad y accesibilidad efectiva y eficiente de los
medicamentos que proporcionen máximo beneficio terapéutico, en el marco
racional del uso, basado en la revisión fármaco-terapéutica individualizada,
buscando garantizar la calidad del servicio.
 Participar en el programa interno de Farmacovigilancia, el cual permitirá la
detección precoz de efectos secundarios y/o reacciones adversas importantes.
 Lograr que haya una gestión administrativa eficiente.

3.-ORGANIGRAMA GENERAL:
DIRECTOR
MEDICO

JEFATURA
DEL
SERVICIO

COORDINADOR REGENTE COORDINADOR

DOSIS FARMACIA DE MEZCLAS
UNITARIA INTERNA INTRAVENOSAS

1
4. PERSONAL FARMACÉUTICO:
EL Servicio farmacéutico cuenta con un Farmacéutico Jefe del Servicio de Farmacia, un
Farmacéutico Regente, y los Farmacéuticos Coordinadores de Dosis Unitarias y Mezclas
Intravenosas.

Farmacéutico Jefe del Servicio Farmacéutico: Funciones y responsabilidades

1. Velar por el cumplimiento de la ley de Medicamentos, la Ley Orgánica sobre
Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, La Ley del ejercicio de Farmacia y su
Reglamento y todas aquellas leyes vigentes en materia de drogas y medicamentos que
rigen la farmacéutica en el país.
2. Establecer los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo del Servicio de
Farmacia.
3. Organizar los recursos humanos y materiales para alcanzar los objetivos y metas
planteadas.
4. Controlar y supervisar las funciones profesionales y administrativas, así como
también, el uso y administración de los recursos materiales y financieros asignados al
servicio
5. Presentar los informes sobre las actividades profesionales y financieras del Servicio
Farmacéutico.
6. Promover, organizar y planificar reuniones periódicas con el personal profesional y
auxiliar ( mensualmente).
7. Planificar el entrenamiento continuo del personal del servicio.
8. Garantizar el buen funcionamiento del sistema de suministro de medicamentos en el
centro hospitalario, en la selección, pronósticos de necesidades, adquisición, calidad,
conservación y almacenamiento, custodia, preparación de formulaciones estériles y no
estériles y dispensación de los medicamentos para las actividades intra-hospitalaria.
9. Desarrollar, actualizar y hacer cumplir los manuales de normas y procedimientos para
el funcionamiento eficiente del servicio Farmacéutico.
10. Formar parte, participar e intervenir efectivamente en las comisiones hospitalarias
para la selección y evaluación científica del uso de los medicamentos.
11. Establecer un servicio de preparación de formulaciones no estériles (formulas
magistrales, formulas oficinales y reenvasado) y de formulaciones estériles de
medicamentos de acuerdo con los servicios clínicos y necesidades del centro.
12. Formar parte, participar e intervenir efectivamente en el programa de
Farmacovigilancia, Estandarización de compras y el Comité Fármaco- terapéutico del
centro.

2
Farmacéutico Regente: Funciones y Responsabilidades
1 Cumplir con la Ley Orgánica de Psicotrópicos y Estupefacientes, ley del ejercicio de
la Farmacia y su reglamento, Ley de Medicamento y todas aquellas leyes vigentes en
materia de drogas y medicamentos que rigen la actividad farmacéutica del país
2 Velar por el cumplimiento de los manuales y procedimientos elaborados para el
funcionamiento eficiente del servicio Farmacéutico.
3 Velar por la adquisición de los insumos necesarios para el buen funcionamiento del
servicio farmacéutico.
4 Establecer un adecuado sistema de control de inventario que permita cuantificar las
necesidades de medicamentos para un periodo determinado y establecer las
cantidades que se deben comprar y cuando se deben comprar, de acuerdo a la
clasificación ABC, criterio VEN y los parámetros de existencias para cada
medicamento o cualquier otro método que refleje el movimiento de inventario en el
centro.
5 Garantizar el almacenaje de los medicamentos en buenas condiciones de protección,
conservación y rápida disponibilidad.
6 Garantizar y asumir la responsabilidad de la preparación de formulas magistrales no
estériles, oficinales y reenvasado de medicamentos.
7 Realizar informes técnicos administrativos sobre consumo de los medicamentos
utilizados por los diferentes servicios del centro.
8 Controlar y supervisar constantemente los Stocks de los servicios.

Farmacéuticos Asistenciales (Coord. de Dosis unitarias y Mezclas Intravenosas):

Funciones y responsabilidades

1. Coordinar todas las funciones y actividades en los aspectos asistenciales de farmacia

hospitalaria dentro del SF.
2. Establecer un sistema seguro y eficaz de distribución de medicamentos para los
servicios del centro hospitalario.
3. Establecer, garantizar, supervisar y operar un servicio de preparación de
formulaciones estériles (mezclas intravenosas,nutrición parenteral, medicamentos
citostáticos) de acuerdo con los servicios clínicos y necesidades del centro.
4. Establecer un sistema que permita la correcta administración al paciente.
5. Llevar a cabo actividades efectivas para que el servicio farmacéutico participe
activamente en el programa de Farmacovigilancia intra-hospitalario.
6. Coordinar las actividades para el soporte nutricional parenteral del paciente
hospitalizado.
7. Coordinar actividades individualizadas sobre el control fármaco-terapéutico del
paciente. ( Actividades clínica.)

3
 NORMATIVA GENERAL DEL SERVICIO DE FARMACIA DEL CEACA.
1. El Servicio Farmacéutico del Centro de Especialidades Anzoategui depende
administrativamente de la dirección de la institución. Su funcionamiento se rige por
los Reglamentos y normas correspondientes a centros hospitalarios emanados por el
M.S.D.S y la Normas Internas propias del centro. En cuanto a medicamento se
refiere, se rige exclusivamente por las Normas del Ministerio de Salud y Desarrollo
Social.
2. El Servicio Farmacéutico de esta institución, cuenta con un Farmacéutico Jefe del
Servicio, Un Farmacéutico Regente, Dos Coordinadores para el área de Dosis
Unitarias y dos Farmacéuticos para el área de Mezclas Intravenosas, además de,
personal auxiliar debidamente acreditado y personal administrativo capacitado para
desarrollar las funciones asignadas.
3. Esta dotado de instalaciones, equipos y materiales aptos para el desempeño optimo
de sus funciones.
4. El SF de este centro, esta obligado a cumplir todas las actividades descritas en el
Manual de Normas y Procedimientos aprobado por la Junta Directiva de la
Institución.
5. El farmacéutico Regente vela por que todas las funciones del SF de la institución
cumpla con la legislación vigente.
6. Conforme a lo establecido en el articulo 58 de la Ley de Medicamento del M.S.D.S,
el Servicio Farmacéutico del Centro de Especialidades Anzoategui, adquiere única y
exclusivamente medicamentos debidamente registrados y/o aquellos productos de
servicio permitidos por el M.S.D.S, a través de los establecimientos farmacéuticos
autorizados. A tal fin, deberán cumplir con el registro sanitario correspondiente y las
especificaciones técnicas requeridas, acompañados de certificados de calidad
exigidos, tanto para la materia prima como para los productos terminados.
7. La adquisición de medicamentos deberá hacerse con eficiencia, mediante la
aplicación de criterios técnicos administrativos a los procedimientos básicos de
gestión y siempre deberá asegurar la cobertura oportuna de las necesidades
fármaco- terapéuticas de los pacientes.
8. Solo podrán adquirirse medicamentos contemplados en el Petitorio Interno de la
institución. Cualquier excepción a la presente norma, deberá ser consignada a
Dirección Medica por escrito, con los soportes necesarios que lo sustenten, y éste, lo
llevará al comité de Estandarización de Compras para su revisión y posterior
aprobación o rechazo.
9. El Servicio Farmacéutico interactúa con el Departamento de Compras de la
institución, para que seleccione, evalué y registre todos los proveedores de drogas,
medicamentos y materias primas en el centro y que a su vez cumplan con los
requisitos legales establecidos por las autoridades competentes, manteniendo
constantes actualizaciones de los mismos. Todos los proveedores de medicamentos
deberán presentar el debido permiso sanitario de funcionamiento expedido por el
M.S.D.S.

4
10. Todo medicamento adquirido por la institución debe contar con los siguientes datos
de identificación: Nombre comercial, nombre genérico, concentración, forma
farmacéutica, numero de registro sanitario, fecha de elaboración, fecha de
vencimiento y numero de lote.
11. Cuando se reciba un medicamento con menos de dos años de vigencia, deberá estar
acompañado de una carta de compromiso otorgada por el proveedor en la cual se
garantice la devolución en un tiempo prudencial (dos meses antes) de la totalidad
de unidades restantes. Dicha carta debe ser entregada al Departamento de compras,
con copia al Dpto. de Suministro y otra al Servicio de Farmacia.
12. El Servicio Farmacéutico posee un registro automatizado del inventario de
medicamentos incluidos en el petitorio interno. Basándose en este, se determina él
pronostico de las necesidades, basado en un control sistemático de los niveles de
existencia, el cual determinara en forma regular, el reabastecimiento oportuno de los
requerimientos a medida que se consumen.
13. El inventario de la institución esta establecido según los siguientes criterios y
metodologías:
a. Existencias activas, de reserva, excedentes, obsoletas o inservibles.
b. El método de nivel de consumo: ABC, alto valor de consumo, Medio valor
de consumo y Bajo nivel de consumo.
c. El sistema VEN: Vital, Esencial y No Esencial.
14. Todos los medicamentos deben tener parámetros de existencia, tales como:
a. Consumo promedio mensual.
b. Existencia de seguridad.
c. Existencia máxima
d. Punto de reposición
e. Cantidad de reposición
f. Intervalo de reposición
g. Tiempo de reposición.
15. Los Servicios Farmacéuticos evaluaran semestralmente los indicadores de
gestión que garanticen un adecuado inventario de medicamentos.
16. La desincorporacion de medicamentos solo podrá realizarse por las siguientes
causas:
a. Por deterioro o contaminación
b. Por rompimiento
c. Por vencimiento
d. Por hurto o robo
e. Cualquier otra razón que comprometa la eficacia, calidad o seguridad del
producto

5
16. La desincorporacion de medicamentos del inventario por vencimiento se realiza
cumpliendo la normativa vigente establecida por el M.S.D.S. y el Ministerio del
Ambiente y de los Recursos Naturales.
17. Los medicamentos son almacenados única y exclusivamente en el área destinada
para tal fin, es decir, el área de Farmacia Interna, la cual contará con las siguientes
condiciones de ambiente: ventilación, luz solar, humedad ambiental, temperatura,
así como controles de mantenimiento, sistemas de seguridad contra accidentes y
siniestros y cualquier otro que garantice la conservación de los mismos.
18. Los medicamentos son almacenados por separado y clasificados por categoría
farmacológica. Adicionalmente, deben ubicarse por orden alfabético del nombre
genérico (DCI), por orden alfabético del nombre comercial, por su forma
farmacéutica, por fecha de expiración y en estantes debidamente identificados.
19. El sistema de Distribución de medicamentos adoptado para pacientes hospitalizados
en la institución es el de Dosis Unitarias (tratamiento vs. orden medica). Las áreas
de Emergencia, Rayos X, Quirófano y Reten cuentan con Stocks Fijos de reposición
diaria, salvo quirófano el cual se realiza dos veces por semana. Asimismo, el área de
Emergencia será atendida a través del Sistema de Prescripción individualizada
(tratamiento vs. vales de consumo), siempre y cuando el medicamento indicado no
forme parte del Stock de dicho servicio. Los tratamientos por prescripción
individualizada solo podrán ser despachados por Farmacia Interna, así como
también los Stocks de los servicios. Los Stocks de UCI, Coronario y Neonatal,
serán dispensados por el servicio de Dosis Unitarias.
20. Es obligatorio para la dispensación de medicamentos bien sea por Dosis Unitarias o
por Farmacia Interna, tanto en el área de hospitalización como en el resto de las
áreas del centro, el soporte que avale la indicación, orden médica o récipe, según
sea el caso, debidamente firmada y sellada por el médico tratante.
21. Los Farmacéuticos del Centro de Especialidades Anzoategui no podrán realizar
cambios en los tratamientos o indicaciones médicas, salvo a lo establecido en el
articulo 40 de la Ley de Medicamento, el cual cita lo siguiente:“Cuando no se
disponga del medicamento prescrito, el profesional farmacéutico podrá sustituir el
medicamento por otro que posea igual composición, forma farmacéutica y
dosificación”. Caso contrario, deberá comunicarse con el medico tratante para que
efectué el cambio correspondiente.
22. El Farmacéutico Regente vigila la distribución, dispensación y control de las
sustancias Psicotrópicas y Estupefactivas dentro de los servicios de hospitalización
u otra área que lo amerite, de acuerdo a lo establecido en La Ley Orgánica sobre
sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y a las normas sanitarias especiales,
procedimientos, requisitos y resoluciones vigentes que el M.S.D.S dicte para tal fin.

23. La preparación de medicamentos en la Institución es de exclusiva responsabilidad

del área de Dosis Unitarias y Mezclas Intravenosas, salvo las indicaciones
realizadas en las áreas de Quirófano y Emergencia.

6
 24. La preparación de fórmulas magistrales, fórmulas oficinales y reenvasado, se llevan
a cabo por el farmacéutico Regente en el área de recetura de farmacia interna.
25. Solo se permite el acceso a las áreas del Servicio Farmacéutico al personal
autorizado que cumpla con lo establecido en las Normas Internas del mismo.
26. El Servicio de Farmacia estará abierto las 24 horas del día. Por la noche permanece
un auxiliar en Farmacia Interna y otro en el área de Dosis Unitarias. El de Farmacia
Interna cubrirá las exigencias de Emergencias y el de Dosis Unitarias
hospitalización. En los casos de UCI, Neonatal y Coronario el auxiliar de DU se
trasladara a dispensar el tratamiento. En cuanto a hospitalización, la enfermera
acudirá al servicio a retirar los medicamentos, previo envío de la orden medica vía
fax
27. Los Servicios Farmacéuticos cumple con lo establecido en las normas de
Farmacovigilancia Interna, observando, evaluando y comunicando las reacciones
adversas a medicamentos (RAMs) y detectando fallas terapéuticas que ocurran
durante su utilización en la practica clínica. Asimismo, forma parte del comité
Fármaco-terapéutico de la Institución representado por el Jefe de Servicio.

5. ÁREAS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO:

Está conformado por dos áreas: Área de Farmacia interna y área del Servicio de Dosis
Unitarias.
5.1. FARMACIA INTERNA:
Depende técnica y administrativamente del profesional regente de farmacia, teniendo
los auxiliares según las necesidades, los cuales están representado por personal mayor
de edad, con titulo de bachiller y matriculado en el M.S.D.S como auxiliar y su
respectivo certificado de salud vigente. Además cuenta con un personal facturador, el
cual realiza todas las actividades administrativas del área.
Tiene como finalidad el almacenamiento de todos los medicamentos por separado y
clasificados por categorías farmacológicas y adicionalmente por orden alfabético de la
Denominación Común Internacional (DCI), de acuerdo a las formas farmacéuticas y
colocadas en estantes debidamente identificados.
Servirá para la dispensación de medicamentos a los servicios.
Tiene a disposición todos los productos que el cuerpo medico haya exigido a través del
petitorio.

5.1.1. Actividades del Farmacéutico Regente:

5.1.1.1. Adquisición de Medicamentos:
a. Revisa el listado de fallas generado por suministro de acuerdo a los valores de
consumo dado por el sistema. Establece los parámetros de compra según el
sistema VEN.

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5.1.1.2 Control de Inventario:
.a Supervisa y controla visual y manualmente el inventario.
.b Fija y controla el stock de los servicios según el requerimiento de estos.
.c Supervisa las fechas de vencimiento de los productos. De haber gran cantidad de
un medicamento próximo a vencer, elabora un comunicado a los médicos
especialistas solicitando su colaboración con el fin de aumentar la rotación del
mismo .
.d Garantiza que los medicamentos que ingresan a la farmacia tengan un periodo de
vigencia de dos (2) años, como mínimo, al menos que sea un producto de alta
rotación y se garantice su salida antes de su expiración.
.e Mensualmente, desincorpora los medicamentos vencidos dentro del servicio
(farmacia interna + dosis unitaria), los entrega físicamente al departamento de
contabilidad con su respectivo soporte, lo notifica a sistema para su eliminación
y remite a sanidad para su posterior descarte.
.f Elabora la solicitud de medicamentos basado en las fallas existentes.
.g Mantiene informado al grupo medico sobre algún medicamento agotado o
descontinuado, previa información suministrada por el departamento de compras.
.h Solventa las emergencias que se puedan presentar en la institución solicitando
préstamos a otras instituciones.
.i Revisa diariamente la descarga de insumos vs. la facturación proporcionada por
los servicios, a fin de minimizar los posibles errores que afecten
significativamente el inventario.

5.1.1. 3 Recepción de Medicamentos:

a. Da la conformidad a lo recibido por almacén (suministro), cotejando la solicitud de
pedido vs. lo entregado por el proveedor.

5.1.1.4 Relación de Psicotrópicos y Estupefacientes:

a.Elabora mensualmente la relación de Psicotrópicos y Estupefactivos, el cual es
enviado a Farmacia Regional para su respectivo control. Elabora la solicitud de
pedido de los mismos y lo entrega al departamento de suministro.
b. Entrega al Departamento de compra copia de: permiso de funcionamiento de la
farmacia, relación de Psicotrópicos actual, cedula de identidad firmada y carta,
original y copia de solicitud al laboratorio para que tramite la permisologia
referente a la compra. La carta debe contener todos los datos del Regente, al igual
que firmada y sellada por la misma.
c.Solicita la adquisición de los talonarios de narcóticos de uso interno ante la oficina
Regional de Drogas y Cosméticos del M.S.D.S.

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 d. Solicita a almacena general, talonarios de instructivo y Psicotrópicos para el uso
interno del CEACA.

5.1.1.5 Reposición de Stock a los servicios:

 Emergencia
 Dosis Unitarias
 Rayos X
 Quirófano
 Reten

5.1.1.6 Manejo Del Personal:

5.3.1 Elabora los esquemas de jornada laboral del personal (guardias, vacaciones,
etc.) para enviarlo al departamento de recursos humanos.
5.3.2 Manejo de horas extras.

5.1.1.7 Otros:
5.3.3 Repone el stock de dosis unitaria de Psicotrópicos y narcóticos, según la solicitud
elaborada por las coordinadoras del servicio.
5.3.4 Participa en la revisión periódica del petitorio de medicamentos. (Según
requerimientos)

5.1.2.- Actividades del auxiliar de Farmacia:

5.1.2.1 Adquisición de Medicamentos:
a. Recibe los medicamentos que ingresan al departamento, con previa verificación
por parte del regente ( Nº de lote, fecha de vencimiento, cantidad y en caso de
ser refrigerados, verificación fiel del cumplimiento de la cadena de frío durante
el transporte)
5.1.2.2 Control de Inventario:
a.-Surte los puestos de los medicamentos con aquellos que se encuentran guardados
en cajas.
b.- Saca las fallas de los medicamentos con la ayuda del regente
5.1.2.3 Reposición de Stock a los servicios:
a.-Realiza la reposición de los Stocks de servicios según aval de consumo.
5.1.2.4 Suministro de Material medico quirúrgico
a.-Realiza el despacho de todo el material medico quirúrgico al paciente
hospitalizado según vales de consumo

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6 NORMAS DEL AREA DE FARMACIA INTERNA:
6.1 Del Personal:
6.1.1 Todo auxiliar deberá asistir a su jornada laboral aseado con el uniforme asignado.
6.1.2 Los caballeros deberán mantener el cabello y la barba bien afeitados.
6.1.3 Esta prohibido fumar e ingerir bebidas alcohólicas dentro del área de farmacia.
6.1.4 Esta prohibido el ingreso de personas ajenas al área, salvo que haya sido
autorizada previamente por la jefatura del servicio.
6.1.5 Esta terminantemente prohibido la venta o suministro de medicamentos a
personas ajenas que no estén debidamente ingresadas al área de hospitalización o
emergencia, incluyendo personal activo de la clínica.
6.1.6 Deberá mantenerse un tono de voz baja en el área. Se evitara todo tipo de
anomalías o alteraciones que provoquen distracción del personal, para así evitar
confusiones o malos procedimientos en la realización de sus labores habituales.
6.2 Certificados De Salud:
6.2.1 Todo el personal deberá tener certificado de salud vigente, expedido por una
unidad sanitaria oficial o por una unidad medica reconocida, los cuales se
colocaran en un lugar visible, preferiblemente carteleras..
6.2.2 Algunas afecciones temporales de la piel, pueden impedir provisionalmente la
utilización del personal en las áreas de trabajo. En consecuencia, el Regente
tomará las medidas necesarias para el aislamiento temporal del afectado de su
área de trabajo, ya que su permanencia agravaría su estado o podría dar origen a
una contaminación del área
6.3 Programas de mantenimiento y reparación de las instalaciones:
6.3.1 Se anotara en el cuaderno de control de temperatura de la nevera, la lectura diaria
de la misma; de notar cualquier anormalidad, se le informara de inmediato al
departamento de operaciones para que realice la revisión correspondiente.
6.3.2 En caso de requerir el mantenimiento de algún equipo se le notificara a
mantenimiento, precisando la actividad y la hora en que se va a realizar.
6.3.3 El personal de mantenimiento deberá venir con su respectiva identificación.
6.3.4 Deberán tomarse todas las precauciones pertinentes, previo a la realización de
cualquier mantenimiento dentro del servicio, a fin de evitar retrasos en las labores
del área
6.3.5 Periódicamente deberá realizarse la supervisión del funcionamiento de las neveras
y aires acondicionados, por parte del personal de mantenimiento de la institución.

6.4 Limpieza del área:

Deberá realizarse diariamente con el personal autorizado. Los desechos deberán
retirarse tres veces al día.

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7 PROCEDIMIENTOS FARMACIA INTERNA:
En la Farmacia Interna se llevan a cabo cuatro (9) procesos, cuyos procedimientos se
describen a continuación:
7.1 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS:
Auxiliar:
Recibe los medicamentos que provienen del almacén central.
Chequea que las cantidades que indica la nota de traspaso sean las mismas que las recibidas,
de haber alguna variación se lo notifica inmediatamente al regente para que elabore una
nota de reclamo.
Coloca los medicamentos en los estantes asignados, por orden alfabético según
denominación Internacional Común (DCI), dando prioridad al orden correlativo de fecha de
vencimiento.
Regente:
Recibe la nota de traspaso y realiza la carga correspondiente en su almacén.

FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS:

RECIBE MEDICAMENTOS EN
FARMACIA PROVENIENTE DE
ALMACEN. Auxiliar

CHEQUEA LOS PRODUCTOS

CONTRA NOTA DE TRASPASO

REVISA LOS PRODUCTOS

REFRIGERADOS Y FECHA DE
EXPIRACION

ORGANIZA LOS PRODUCTOS

SEGÚN ORDEN DCI Y FECHA
EXPIRACION

ENTREGA NOTA DE TRASPASO

CHEQUEADA AL REGENTE

REALIZA CARGA DE TRASPASO

A SU ALMACEN
Regente

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 7.2 CONTROL DEL INVENTARIO:

Regente
Controla las fechas de vencimiento de los medicamentos. De haber un medicamento
próximo a vencer, elabora un comunicado a los médicos explicando la situación para darle
salida al producto. Los medicamentos ya vencidos dentro del departamento (dosis +
farmacia interna) se sacan del inventario mediante movimientos de ajuste por salida y se
envían al departamento de contabilidad, donde se hacen los asientos contables respectivos,
se trae una copia de los movimientos firmado por el departamento de contabilidad para ser
archivada en su respectiva carpeta de ajustes por vencimiento. (Ver desincorporacion de
medicamentos del inventario).
Mensualmente entrega al departamento de contabilidad la relación de los accidentes
laborales, con su respectivo movimiento de ajuste de salida generado por el sistema sisac, y
regresa una copia firmada la cual es archivada en su respectiva carpeta.
Informa al departamento de sistema sobre algún producto que ya no este en el mercado y
que no quede existencia dentro de la Institución para que proceda a eliminarlo o bloquearlo,
según lo amerite el caso.
Emite comunicados a los servicios sobre algún cambio en la descripción del producto en el
sistema SISAC, referente a su unidad de manejo y posterior facturación.

Auxiliar:

Saca las fallas tomando en cuenta las cantidades fijadas para stock máximo y mínimo.
Organiza los medicamentos en los estantes por principio activo, en orden alfabético, por
concentración y presentación y de acuerdo a la fecha de expiración, a fin de minimizar el
riesgo de vencimiento de los productos.

7.3 DESINCORPORACION DE MEDICAMENTOS DEL INVENTARIO:

Podrá realizarse por las siguientes causas:
a. Por deterioro o contaminación.
b. Por rompimiento
c. Por vencimiento
d. Por hurto o robo
e. Cualquier otra razón que comprometa la eficacia, calidad o seguridad del
producto.

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 Una vez que se requiera desincorporar un medicamento tanto del registro
automatizado como del físico, el regente deberá llenar en el formato
correspondiente, la información detallada del producto, indicando los siguientes
datos: ( Ver Formato de desincoporación)
 Nombre del producto en Denominación Común Internacional y Nombre
comercial entre paréntesis.
 Forma Farmacéutica, Cantidad, Número de Lote, Fecha de Vencimiento, y
Proveedor.
 Causa o motivo de la desincorporación.
 Valor económico de la desincorporación.

Una vez completada la información, se envían los medicamentos con el formato

anexo al Departamento de Contabilidad y este a su vez, al depósito de descarte.
Antes de proceder a disponer de los productos que se encuentran en el depósito de
descarte, es importante solicitar información a la oficina regional de Drogas y
Cosméticos, a fin de recibir instrucciones precisas de acuerdo al tipo de drogas que
se requiere desincorporar, lo cual siempre deberá cumplir con la normativa
establecida por el M.S.D.S y el Ministerio de los Recursos Naturales y cualquier
otra reglamentación que los regule

7.4 DESPACHO A LOS SERVICIOS SEGÚN SU STOCK:

7.4.1 QUIRÓFANO: Procedimiento de reposición de Stock.

Se le repone el stock 2 veces x semana, los días martes y los días viernes.
Facturador:
Genera el listado de lo facturado de quirófano y se lo entrega al auxiliar.
Primer listado: el lunes en la tarde, lo que comprende todo lo facturado desde el viernes en
la mañana hasta el lunes en la tarde.
Segundo listado: el jueves en la tarde, lo que comprende todo lo facturado desde el lunes en
la noche (a partir de las 7 PM) hasta el jueves en la tarde.
Auxiliar:
Recibe el listado de lo facturado y lo compara con el listado solicitado por quirófano.
Revisa los medicamentos del listado generado por el facturador, corroborando que las
cantidades facturadas no excedan las cantidades del stock asignado (ayudándose con la
carpeta del stock de quirófano)
Descarga, a través del sistema SISAC, los medicamentos que entregará al área de quirófano,
generando un movimiento impreso por duplicado. El original se entrega al área de

13
quirófano, para su respectivo chequeo y la copia debe ser firmada tanto por el auxiliar de
farmacia como por el supervisor de quirófano, para luego archivarse en Farmacia en su
respectiva carpeta
Si se requiere el despacho de algún medicamento antes de que se realice su reposición, se
elabora un vale donde se le coloca el producto entregado y la cantidad del mismo, el cual
esta firmado por ambos servicios y el día de la reposición del stock, se le descuenta
físicamente a lo facturado la cantidad del medicamento que se había entregado.
Si del listado queda algo pendiente por encontrarse en falla, se elabora un vale
especificando el nombre del producto y la cantidad y se entrega una copia a quirófano. Una
vez que el medicamento llegue a farmacia interna, inmediatamente se repone y se retira la
copia del vale que tenia el área para ser engrapado con el original; se coloca el sello de
entregado con su fecha respectiva y se archiva en la carpeta de quirófano. En ese momento
se procesa en el sistema SISAC el movimiento de inventario de ese medicamento o material
e igualmente es archivada en la carpeta.

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 FLUJOGRAMA DE REPOSICIÓN AL AREA DE QUIRÓFANO

Genera en el
sistema listado de
prod. facturados. Facturador

Recibe y compara
listado de sistema
Se elabora un vale vs. lista de Stock Auxiliar
con nombre
prod/cant. y se
repone al llegar.
Prepara el
despacho de pdtos.
según listado
No hay Sí hay
Med / Med /
Mat. Mat.
Genera
movimiento de
descargue x
duplicado en el
sistema.

Entrega productos
a supervisor de
Quirófano

Recibe pedido,
revisa y firma en Firma como
Supervisor aval de conforme. entregado, y
Archiva original en archiva copia en
carpeta carpeta de
Farmacia

Regente:

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 Deberá garantizar un óptimo inventario de productos asignados al listado del Stock de
quirófano.
Supervisar que se cumpla el procedimiento establecido.
De ser notificada de alguna variación entre la cantidad facturada y la cantidad física en el
stock, deberá realizar las averiguaciones pertinentes y solventar la novedad.
Realizar chequeos periódicos in vivo del stock, para verificar periodos de caducidad y
control de las neveras.

7.4.2 DOSIS UNITARIA: Procedimiento de Reposición de Stock.

Se repone diariamente, en menor cantidad, dado a que el Stock establecido es de
48 horas aproximadamente y 2 veces por semana, lunes y jueves, el pedido
general el cual cubre los fines de semana.
Coordinador del Servicio:
Elabora el pedido en los formatos establecidos para cada forma farmacéutica,
tales como: Formato de solicitud de ampolla, sólidos, líquidos e hidrataciones.

Auxiliar:
Recibe el pedido elaborado por el farmacéutico coordinador, en sus formatos, con
sus copias y papel carbón.
Toma un formato a la vez y procede a sacar el pedido señalando en el renglón de
cantidad despachada, la cantidad que esta retirando de la farmacia interna, la cual
debe ser la misma que la cantidad solicitada, a menos que no se cuente con
suficiente cantidad del producto.
De no haber un medicamento se coloca 0 (cero) en la cantidad despachada. Al
finalizar cada formato, coloca el sello de despachado con su firma y lo entrega al
servicio.

Coordinador Auxiliar
or
Elabora pedidos en Recibe formatos, Anota en el
formatos elabora renglón Firma, sella y
establecidos, según despachos de despachado la entrega
necesidades. productos cantidad a productos a SDU.
entregar

7.4.3 EMERGENCIA: Procedimiento de reposición de Stock.

16
 Se le repone el stock 4 veces al día. Mañana ( 11: AM). Tarde (5:00 PM) y Noche: (11:00
PM y 6:00 AM)

Auxiliar:

Se dirige al área y retira los vales de consumo de los pacientes.

Compara la hoja de consumo vs. la hoja de facturación, la cual debe coincidir, de no ser así,
se lo informa al regente.
Anota en el formato interno de control de stock de Emergencia, las cantidades que va a
reponer de cada producto.
Entrega la reposición y lo chequea con la enfermera encargada del área, firmando ambos el
formato dando conformidad a lo recibido.
Se lo entrega al facturador para que procese el movimiento del inventario.

Facturador:

Realiza el movimiento de inventario en el sistema SISAC del área de farmacia a emergencia

generando dos (02) movimientos, uno (01 para los medicamentos y otro para los
materiales, los cuales son engrapados con los vales de consumo y archivados en archí-
cómodos.

Regente:

Supervisa la reposición de stock del área, chequea la cantidad que se le entrego, con la
cantidad fijada en el stock, la cual no debe ser superior a esta, de notar alguna anormalidad
se dirige al área y solventa la situación.
Si hay discrepancia entre lo consumido y lo facturado en la hoja de control del paciente
elaborado por emergencia, se dirige al departamento de facturación y aclara lo observado.

2.1.1.1. FLUJOGRAMA DE REPOSICION DE STOCK DE EMERGENCIA

17
 Retira de
Emergencia los
vales de consumo. Auxiliar

Compara hoja de
consumo vs. hoja
de facturación

Anota en formato
interno cantidades
de producto a
entregar

Entrega la
reposición a
enfermera
encargada Auxiliar

Recibe productos, Entrega a

chequea y firma en facturador para
Enfermera calidad de que efectúe el
conforme. descargue de
productos

Genera
movimiento de
Facturador med/mat. Se
Archiva junto a
vale de consumo.

7.4.4 RAYOS X:

Se le repone dos veces al día, mañana y tarde.

Auxiliar:

18
 Recibe las copias de los vales de consumo del paciente por el personal de rayos x.
Según lo reflejado en los vales, organiza el pedido de los medicamentos y materiales y los
coloca e
Se dirige al servicio de rayos X y entrega el pedido.
Si queda algo pendiente por estar en falla, elabora un vale y le entrega copia al servicio, al
llegar el medicamento a la farmacia lo entrega y se trae la copia del vale para engraparla a la
original, posteriormente se genera el movimiento en el sistema SISAC y luego se archiva en
sus carpetas.
Entrega al facturador las copias de los vales.

Facturador:

Recibe los vales y procesa en el sistema SISAC el movimiento de inventario a través de los
vales de consumo.
Archiva el movimiento en las carpetas del área.

Regente:

Supervisa la reposición de stock del área, chequea la cantidad que se le entrego, con la
cantidad fijada en el stock, la cual no debe ser superior a esta, de notar alguna anormalidad
se dirige al área y solventa la situación.
Si hay discrepancia entre la consumido y lo facturado en la hoja de control del paciente se
dirige al área específicamente al departamento de facturación y aclara lo observado.

FLUJOGRAMA DE REPOSICIÓN STOCK RAYOS X

Recibe copias de
vale de consumo Auxiliar
de Rayos x.
facturados.

19
 Organiza pedido de
productos. Sella y
firma los vales en
calidad de
elaborado.
No
Sí

Hay
med./
mat
Se elabora un vale
con nombre
prod/cant. y se
repone al llegar. Entrega los
productos al
servicio Rayos x

Entrega a
facturador copia de
vales

Genera
movimiento de Facturador
descargue en el
sistema.
Archiva

7.4.5 RETEN:
Se repone según su movimiento y consumo. La enfermera encargada elabora los vales de
consumo del paciente por duplicado.
Auxiliar:

20
Se dirige al servicio a retirar las copias de los vales de consumo, cuando la enfermera avisa
vía telefónica.
Saca el pedido con los vales.
Lleva y entrega el pedido a la enfermera encargada. Se trae el vale original como
constancia de que se entrego el pedido.
Entrega al facturador los vales.
Facturador:
Recibe los vales y procesa el cobro del paciente con el original de los vales, que le entrego
el auxiliar, generando un movimiento.
Archiva el movimiento del inventario, junto a los vales de consumo en la carpeta de reten y
a su vez en el archí cómodo.

FLUJOGRAMA DE REPOSICIÓN A STOCK DE RETEN

Auxiliar

Retira las copias de Entrega el pedido a

los vales de Elabora pedido enfermera. Retira Entrega al
consumo según vales el vale original facturador los
al ser notificado vía como aval de vales de consumo.
telefónica entregado

Facturador

Archiva el Recibe y procesa el

movimiento junto a cobro al paciente,
los vales de generando un
consumo. movimiento en el
sistema.

7.5 MANEJO DE LOS PSICOTRÓPICOS Y ESTUPEFACIENTES:

Regente:
Es el único encargado y responsable de todas las actividades que estén involucradas con
este tipo de medicamentos.
Se encarga de la recepción y chequeo de la factura.
Le da entradas y salidas a los libros de control.

21
Mantiene un stock de aproximadamente mes y medio, el cual se encuentra ubicado en la
oficina, en un estante bajo llave.
Fija el stock de dosis unitaria, para cubrir los requerimientos de los pacientes.
Repone diariamente el stock de dosis unitaria a través de la solicitud de psicotrópicos y
estupefaciente (original y copia) elaborada en el formato correspondiente por el
coordinador de dosis unitaria, la cual viene avalada por sus récipes e instructivos
respectivos.

7.6 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DIARIA DE PSICOTRÓPICOS DEL

STOCK DE DOSIS UNITARIAS

Coordinadoras :

Elaboran la solicitud de Psicotrópicos en el formato establecido, según cantidad

despachada contra récipe suministrado.
Regente:

Recibe la solicitud de las coordinadoras de dosis unitarias.

Chequea que la cantidad solicitada, sea la misma reflejada en los récipes que lo avalan.
Retira de su stock la cantidad solicitada y la anota en el formato en el renglón de cantidad
entregada.
Firma la solicitud dando conformidad a lo entregado.
Entrega a la coordinadora el pedido con la copia de la solicitud.
Archiva el original de la solicitud en su carpeta, correspondiente a ese mes.
Archiva los récipes de narcóticos y psicotrópicos por separados, para la realización de la
relación de psicotrópicos de ese mes.
Los primeros días de cada mes realiza la relación de psicotrópicos.

FLUJOGRAMA DE REPOSICIÓN DE STOCK DE PSICOTRÓPICOS Y

ESTUPEFACIENTES DE DOSIS UNITARIAS

Coordinadora

Elabora solicitud de
psicotrópico en
formato establecido
según22
cant Despachada.
 Recibe solicitud.
Regente

Chequea cant.
Reflejada vs. récipe
entregado.

No

Coincide

Sí

Retira los
medicamentos del
área segura de
resguardo

Anota en renglon de
salida la cantidad a
Original se
despachar.
archiva en
carpeta

Valida entrega
firmando la
solicitud.

Entrega a
coordinador de DU
los productos.

Regente entrega Solic. Original se

Regente firma el copia a archiva en carpeta
7.8 PROCEDIMIENTO PARA RELACIÓN MENSUAL
requerimiento copia DE PSICOTRÓPICOS:
Coordinación correspondiente
y original
Regente:
Mensualmente realiza un inventario físico de estos medicamentos.
Obtiene a través del sistema SISAC, el movimiento de los mismos en el mes transcurrido.
Chequea que las cantidades que arroja el sistema sean las mismas del conteo físico.
Vacía la información en el formato de relación de psicotrópicos y estupefactivos creado por
el M.S.D.S. (original y copia).Dicho formato contiene la siguiente información: sustancia,
concentración, presentación, # factura, permiso sanitario, saldo anterior, entrada, salida y
saldo actual.

23
Llena los récipes morados (original y copias) correspondiente a los narcóticos, el cual no
debe exceder un máximo de 40 ampollas x récipe. Dichos récipes llevan la siguiente
información: nombre del director medico, matricula, cedula de identidad, nombre del
paciente, en este caso centro de especialidades Anzoátegui, dirección de la institución, fecha
de expedición, nombre del regente y cedula de identidad.
Lleva a la División Regional de Drogas y Cosméticos del Ministerio de Sanidad, ubicado
en el Ambulatorio Ali Romero, el original y copia de la relación de psicotrópicos. Se
entrega la original y la copia se sella y firma en calidad de recibido.
Posteriormente, la copia es archivada en farmacia interna, en la carpeta de relación de
psicotrópicos.

FLUJOGRAMA DE ELABORACIÓN DE RELACION DE PSICOTROPICOS Y

ESTUPEFACIENTES.

Regente

Mensualmente Obtiene del sistema Chequea Vacía información

realiza inventario los movimientos cantidades del en el formato de
de pscotrópicos y generados en el sistema vs. conteo relación creado por
estupefacientes. mes. físico. el M.S.D.S.

Lleva a la DRDG la Llena los récipes

Se archiva la copia relación de morados con datos
en farmacia interna psicotrópicos. propios del
en la capeta Entrega original y CEACA, firmados
respectiva. recibe sellado y por el Dir. De la
firmado la copia institución.

7.9 ADQUISICIÓN DE LOS TALONARIOS DE NARCÓTICOS:

Regente:
Le comunica al departamento de contabilidad a la lic. Elsa Barreto, para que se encargue
del deposito que se hace a nombre del Instituto Nacional de Higiene en el banco de
Venezuela en la Cta. corriente # 0132-28-000016544.
Por cada talonario se deposita una unidad tributaria, la cual es de Bs. 33.600,00.
Con el original del voucher del deposito, la copia de la cedula de identidad del director y
copia del carnet del colegio medico y la carta de autorización, se lleva a la oficina Regional
de Drogas y Cosméticos para el retiro de los talonarios.

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FLUJOGRAMA DE ADQUISICIÓN DE TALONARIOS DE NARCOTICOS.

Deposita en el
Banco de Venezuela
Bs. 33.600,00 (1UT) Dpto.
a nombre de INH Contabilidad

Consigna en la
DRDG voucher
original deposito,
C.I, carnet CM del Regente
Director Medico +
carta autorización
de solicitud de
talonarios

Llena planilla de
solicitud de
talonarios de
psicotrópicos,
original y copia.

Resguarda en su
oficina los
talonarios recibidos

Entrega a
Contabilidad
soporte de gestión

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