REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

ESTADO BOLIVARIANO DE NUEVA ESPARTA

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO BOLIVARIANO G/J JUAN BAUTISTA ARISMENDI

MANUAL ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES

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REFERENCIA CON EL
MANUAL DE OBSERVACIÓN SOLUCIÓN HECHO POR
PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO PÁGINA

Fundamentación Legal……………………………………………………………………………. 5
Fundamentación Técnica…………………………………………………………………………. 6
Normas de Uso de Correo Electrónico Institucional…………………………………………… 7
Del Uso del Correo Electrónico………………………………………………………………. 7
De la Redacción de Mensajes de Correo…………………………………………………… 8
De las Prohibiciones………………………………………………………..….………….…... 9
Del Uso de la Cuenta de Usuario(a) ……………………………………..….……….……... 10
Estructura Organizativa (Organigrama) ………………………………………………………… 11
Clasificación de Comunicaciones…………………………………………………….…………. 12
Circular…………………………………………………………………….…………….………. 12
Notificación……………………………………………………………….…………………….. 12
Manuales, procedimientos e instructivos…………………………….……………………… 13
Memorándum y Oficio………………………………………………….……………………… 13
Procedimientos 14
Procedimiento AMBA-MEC-01: Recepción, Emisión y Tramitación de
14
Correspondencia……………………………………………………………………………………
Anexos……………………………………………………………………………………………… 19
Anexo A (Formato de Memorándum) ………………………………………………………. 20
Anexo B (Formato de Oficio) ………………………………………………………………… 21
Anexo C (Formato de Circular) ……………………………………………………………… 22
Anexo D (Formato de Notificación) ……………………………….………………………… 23
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FUNDAMENTACIÓN LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de

Venezuela N° 5.453 Extraordinario de fecha 24 de marzo de 2000.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Extraordinario Nº 6.147 de fecha 17 de noviembre de 2014.

Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de

Venezuela N° 38.242 del 3 de agosto de 2005.

Ley Orgánica de Telecomunicaciones, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº

36970 de fecha 12 de junio de 2000.

Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.637

Extraordinario de fecha 07 de abril del 2003.

Ley Sobre Protección a la Privacidad de las Comunicaciones Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela Nº 34863 de fecha 16 de diciembre de 1991.

Ley Especial Contra Delitos Informáticos, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
37.313 de fecha 30 de octubre de 2001.

Decreto Nº 825 sobre el Acceso y uso de internet como política prioritaria para el desarrollo cultural de
Venezuela, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.955, de fecha 22 de mayo
de 2000.

Decreto con Fuerza de Ley Nº 1.204 del Mensaje de Datos y Firmas Electrónicas, Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 37.148 de fecha 28 de febrero de 2001.
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FUNDAMENTACIÓN TÉCNICA

La velocidad de los cambios y los desarrollos tecnológicos de los últimos tiempos trajeron, traen
y traerán nuevas alternativas que impactarán en la manera en que la Administración Pública planifica
y gestiona sus estrategias comunicacionales en la Web.

Los fundamentos técnicos en los que se basa este manual son:

✓ La inmediatez en la producción y recepción de la información.

✓ La alta accesibilidad brindada tanto por las capacidades técnicas de las nuevas tecnologías,
pero también por el acceso de los usuarios a estas tecnologías.

✓ La posibilidad de colaborar intercambiando información y produciendo materiales a partir del

área profesional y de la experiencia de gestión organizacional de cada Unidad de Trabajo.

✓ La increíble integración y convergencia tecnológica. Hoy en día, un teléfono móvil es mucho

más que eso. Permite navegar en Internet, enviar y recibir correos, conectarse a las Redes
Sociales, editar documentos, sacar fotografías, filmar un breve video, entre otras cosas.
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NORMAS DE USO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

El uso del correo electrónico, hasta tanto no se cuente con un servidor de correo institucional,
debe ser usado de carácter obligatorio, quedando sin efecto las comunicaciones emitidas desde
una dirección de correo distinta a la que le fue asignada mediante Acta de Asignación. Por lo
tanto, toda comunicación, para ser tomada como válida, debe ser emitida desde la dirección de
correo asignada.

1. Del Uso del Correo Electrónico

✓ Es una herramienta de comunicación e intercambio oficial de información y no una

herramienta de difusión indiscriminada de información.

✓ Deberá ser exclusivamente para apoyar y mejorar la calidad de las funciones

administrativas y técnicas.

✓ La Dirección de Tecnología y Sistemas de Información tendrá, como atribución

exclusiva, la creación y asignación de cuentas de correo.

✓ Los mensajes de correo electrónico deben ser considerados como documentos

formales y deben respetar todos los lineamientos referentes al uso inapropiado del
lenguaje.

✓ Los funcionarios deben realizar revisiones periódicas de los mensajes almacenados

con el fin de no mantener información innecesaria.

✓ Para el envío de mensajes se aplicarán las siguientes reglas:

o Se utilizará siempre el campo Asunto, a fin de resumir el tema del mensaje.

o No se enviarán mensajes a personas desconocidas, a menos que se trate de
un asunto oficinal que las involucre.
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o No se enviarán mensajes a listas globales, a menos que el propietario sea la

persona autorizada por el superior para enviar mensajes que involucren a
toda la institución.
o La divulgación de mensajes de interés genera (actividades internas,
invitaciones, convocatorias, entre otras) deberá coordinarse con la Dirección
del Despacho el cual definirá el procedimiento para tal fin.

✓ El usuario será responsable de la información que sea enviada con su cuenta.

✓ La Dirección de Tecnología y Sistemas de Información se reserva el derecho de

monitorear las cuentas de correo institucional.

✓ El usuario final no está autorizado para cambiar su clave de acceso a su correo

institucional.

✓ Al reenviar un correo electrónico se deberá copiar la parte correspondiente del

cuerpo del mensaje sin los encabezados previos y pegarlos en un mensaje nuevo,
evitando así la propagación del spam, mensajes con virus (hoax).

✓ Al enviar un mensaje dirigido a varias direcciones de correo, será recomendable

colocarlas en la línea CCO, esto evitará la divulgación de las direcciones de correo
previniendo así el hoax y spam.

✓ Los(as) usuarios(as) deberán abstenerse de dejar sus archivos abiertos, sin

vigilancia o sin supervisión.

2. De la Redacción de Mensajes de Correo

✓ Redactar mensajes claros, precisos y concisos.

✓ Revisar el contenido, tener en cuenta la corrección gramatical y ortográfica.

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✓ Aplicar la técnica del triángulo invertido para exponer los puntos más importantes al
principio.

✓ Responder a las preguntas básicas de qué, dónde, cuándo, quién, cómo y por qué.

✓ Redactar párrafos cortos y dejar entre ellos una línea en blanco al comenzar otro
párrafo.

✓ Utilizar con moderación negritas, letra cursiva y el subrayado.

✓ Para separar los puntos tratados se recomienda las viñetas.

✓ Usar encabezados para estructurar mejor el texto y seleccionar fuentes claras como
times New Roman, Arial, Tahoma, Verdana o Georgia, de 11 o 12 puntos.

3. De las Prohibiciones

✓ Nunca incluir asuntos confidenciales o sensitivos que deban tratarse personalmente.

✓ Se prohíbe a los usuarios de Correos Electrónicos Institucionales, formar parte de

cadenas de mensajes o SPAM, ya que esto contribuye a la saturación de las redes
de telecomunicación y facilita la divulgación de su cuenta de correo y la proliferación
de virus en la red.

✓ Se prohíbe a los funcionarios que tengan acceso al servicio de correo electrónico

abrir mensajes de procedencia desconocida.

✓ Está prohibida la utilización abusiva del correo electrónico y de las listas de

distribución incluyendo la realización de prácticas tales como:
o Actividades comerciales privadas.
o Propagación de cartas encadenadas o participación en esquemas
piramidales o actividades similares.
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o El insulto, la amenaza o la difamación a cualquier persona.

o Suscribirse a periódicos, revistas, semanarios, buscadores de parejas, chats;
ni a ningún otro tipo de actividades o boletines electrónicos que no sea el
estrictamente relacionado con el área profesional de trabajo del funcionario.
o Descargar archivos de música, programas, videos, pornografía y cualquier
otro tipo de información que no guarde estricta relación con el área
profesional del funcionario. La Dirección de Tecnología y Sistemas de
Información procurará tomar las previsiones del caso para que se bloquee
por medio de software especializado, el acceso no autorizado a los servicios
antes mencionados.

✓ Está prohibido facilitar u ofrecer las cuentas de correo a terceras personas.

4. Del Uso de la Cuenta de Usuario(a)

✓ El(la) usuario(a) deberá usar de forma individual, su alias de usuario(a) y clave de

acceso, reconociendo que éstos son personales, únicos e intransferibles.

✓ Todos los actos que se realicen en la red utilizando las credenciales serán de la
entera responsabilidad del usuario correspondiente.

✓ El(la) funcionario(a) deberá resguardar la confidencialidad de su contraseña,

cuidando no revelar por teléfono, correo electrónico ni a través de cualquier otro
medio de comunicación electrónica, aunque sea solicitada por el servicio de
informática, un(a) subalterno(a) o por un superior.

✓ La característica “recordar contraseña” que existe en algunas aplicaciones, no debe

ser utilizada por seguridad.

✓ Incluir en la respuesta solo alguna parte del mensaje que recibió, Para citar
textualmente un fragmento, se usa el signo (>) antes de la frase en discusión.
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✓ Transmitir con prontitud el acuse de recibo del mensaje, cuando no se dispone de la

información que ha solicitado el destinatario. Si se tiene una respuesta parcial,
conviene enviarla e indicar en qué momento estará disponible el resto.

✓ Dejar el asunto del mensaje original como se escribió e incluir al principio de dicha
línea la abreviatura RE. No se debe modificar el asunto, pues esto ayuda al
destinatario a identificar la respuesta del mensaje que envió.

✓ Tratar únicamente sobre el asunto del mensaje original recibido. Si es distinto, se

escribe en otro correo.

✓ Considerar si es indispensable el envío de material adjunto, cuando este no se ha

solicitado.
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CLASIFICACIÓN DE COMUNICACIONES

En este Manual se definen diferentes tipos de comunicaciones para ser usados en la Alcaldía del
Municipio Bolivariano G/J Juan Bautista Arismendi y sus Entes Descentralizados e Institutos
Autónomos, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del
servicio.

1. Circular:

a. Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se
establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal.

b. Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el

período de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicación, se anulará
oportunamente mediante la emisión de una Circular que haga referencia a la Circular
que se anula.

c. Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el

personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a su
cumplimiento y por el control de archivos de las mismas.

2. Notificación:

a. La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio

para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.

b. Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores para Informaciones recibidas por
otros institutos gubernamentales, Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional,
Noticias e informaciones de interés para el Ejecutivo Municipal, Nombramientos de
funcionarios y Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos,
operativos y legales.
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3. Manuales, procedimientos e instructivos:

a. Serán producidos por un Asesor o Comisión debidamente facultados por el ciudadano

Alcalde.

b. Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para
realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos
manuales en los casos que así se requieran.

c. Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deberá dar a

conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.

d. Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos, deben ser dirigidas por
escrito al Asesor o Comisión facultada.

e. Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a

quienes se les entregan dichos instrumentos.

f. Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera.

g. El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de

acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se
hagan.

4. Memorándum y Oficio:

a. Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a otra; en

consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea.

b. Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la

codificación del Memorando que se va a contestar.
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PROCEDIMIENTOS

Procedimiento AMBA-MEC-01: Recepción, Emisión y Tramitación de Correspondencia

Objetivo:

Describir las normas y pasos a seguir para la recepción, emisión y tramitación de

correspondencias por vía Escrita y/o Correo Electrónico en todas las dependencias del Ejecutivo
Municipal, garantizando con ello, el tratamiento adecuado, respuestas oportunas a toda persona
natural o jurídica, y aquellas dependencias, instituciones u organismos, que se relacionen con la
Alcaldía del Municipio Bolivariano G/J Juan Bautista Arismendi.

Alcance:

Abarca desde la recepción de la correspondencia electrónica, lectura, análisis y emisión de

respuestas hasta el resguardo en el sistema de archivo y control interno. Se relaciona con todos los
Procedimientos descritos en el presente manual.

Involucrados:

✓ Dirección del Despacho del Alcalde.

✓ Direcciones y Unidades de Trabajo de la Alcaldía del Municipio Bolivariano G/J Juan Bautista
Arismendi.
✓ Instituciones, Organismos y Entes Adscritos al Ejecutivo Municipal.
✓ Poder Popular, Organizaciones Civiles, Organizaciones Políticas, Organizaciones Militares,
Misiones y Grandes Misiones, Consejos Comunales, Personas Naturales y Personas
Jurídicas.

Normas Generales:

1. Diariamente, la persona encargada de las correspondencias (Asistente Administrativo), debe

clasificar las correspondencias recibidas, catalogándolas de acuerdo a su naturaleza y niveles de
prioridad, sometiendo a consideración del director y/o jefe del área, cada una de ellas.
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2. Las correspondencias emitidas, se clasifican en Internas y Externas. Las internas llevan el nombre
de “MEMORANDUM” y están dirigidas a las diferentes Direcciones y Unidades de Trabajo de la
Alcaldía Bolivariana del Municipio Arismendi. Las correspondencias externas son denominadas
“OFICIOS” y están dirigidas a Instituciones, Organismos y Entes Desconcentrados y
Descentralizados, Poder Popular, Organizaciones Civiles, Organizaciones Políticas,
Organizaciones Militares, Misiones y Grandes Misiones, Consejos Comunales, y Personas
Naturales o Jurídicas.

3. Las correspondencias emitidas, deben llevar en la parte superior izquierda un número correlativo,
antecedido de las siglas de la Unidad de Trabajo, seguido por un guion (‘) y la inicial “M” si es
Memorandum u “O” si es Oficio, seguido y separado por slach (/) el año de emisión, mes y día,
seguido y separado por otro guion (-) el número de correspondencia del día de emisión. Ejemplo:

Memorandum Oficio

ABCD-M/20190101-01 ABCD-O/20180101-01

4. Toda correspondencia emitida debe contener en la parte superior derecha, debajo del logo
institucional, el año de Independencia y el año de la Federación. Ejemplo:

207° y 159°

5. Toda correspondencia emitida debe contener en la parte superior, como encabezado, el logo de
mayor jerarquía o dependencia de adscripción en la esquina izquierda y el logo institucional en la
esquina derecha.

6. Toda correspondencia emitida, debe señalar en la parte inferior izquierda, las iníciales del director
en mayúscula, separado por slash (/), seguidamente las iníciales en minúscula del funcionario
responsable de su elaboración y transcripción. Ejemplo:

ABCD/abcd

7. La numeración en las correspondencias internas “MEMORANDUM” y externas “OFICIOS”, se

inician cada año fiscal con el número 1, siguiendo el numeral cuatro (04) de estas normas.
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8. Toda correspondencia interna emitida, debe contener un asunto, en él se plasmará la razón

principal de dicha correspondencia.

9. Toda correspondencia emitida, debe ser registrada en el Libro de Control de Correspondencias,

señalando el número asignado, fecha de emisión, destino y asunto. En este libro quedará
registrado también, la recepción de la correspondencia por el destinatario.

10. Las correspondencias emitidas, una vez recibidas por su destinatario, deben ser archivadas en
orden ascendente y correlativo, de acuerdo al sistema de archivo interno.

11. Todas las correspondencias emitidas y recibidas que estén en proceso de archivo, deben
contener la impresión del sello húmedo de la unidad o departamento receptor, hora, fecha y firma
del responsable de la recepción.

12. Al iniciar el ejercicio fiscal, se reinician las numeraciones de las correspondencias emitidas y se
deben abrir nuevas carpetas en el sistema de archivo, para el resguardo de la documentación. Las
comunicaciones del año anterior serán archivadas en archicomodos por carpeta.

13. En toda correspondencia emitida, debajo del nombre del director, se colocará los datos relativos a
su nombramiento, número de decreto, número de gaceta y fecha de publicación. Ejemplo:
ABG. ALI JESÚS ROMERO FARÍAS
Alcalde del Municipio Bolivariano G/J Juan Bautista Arismendi
Estado Bolivariano de Nueva Esparta
Gaceta Municipal N° 015 Extraordinaria de fecha 15 de diciembre del año 2017

14. En toda correspondencia emitida, se colocará al pie, la página web, teléfonos, dirección y correo
electrónico.

15. Toda comunicación emitida, se hará en hoja tamaño carta u oficio, escrita con letra tipo Arial,
Calibri, Times New Roman o Verdana, con tamaño entre 10 ó 12 puntos, color negro, respetando
los márgenes superior, inferior, izquierda y derecha 3 centímetros.

16. Toda comunicación emitida que supere una página, en la parte inferior derecha, debe ser
numerada.
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17. Se puede colocar algún elemento adicional (imagen de fondo, lema, entre otros) que no rompa
con el esquema planteado en estas normas.

Procedimiento AMBA-MEC-01: Recepción, Emisión y Tramitación de Correspondencia

1. Recibe y revisa correspondencias de las distintas Unidades

de Trabajo o de entes externos, verifica que esté
debidamente conformada y sellada por el emisor y decide:
No está conforme:
Devuelve correspondencia, señalando las deficiencias,
Asistente Administrativo errores u omisiones.
Si está conforme:
Coloca nombre, fecha y hora legible, sella copia en señal de
recepción y devuelve.
2. Clasifica correspondencia según información y entrega al
responsable de la Unidad de Trabajo.

Responsable de Unidad de Trabajo. 3. Recibe, lee y gira instrucciones.

4. Recibe instrucción y ejecuta. (Archiva, investiga o Emite

Asistente Administrativo
correspondencia según sea el caso).
5. Recibe, revisa y decide.
Correspondencia con errores:
Devuelve a funcionario para su corrección, va al paso N° 4.
Responsable de Unidad de Trabajo.
Correspondencia sin errores:
Firma y entrega al funcionario responsable de la
correspondencia.
6. Recibe, revisa, sella, registra en libro correspondiente y
entrega a funcionario responsable de su distribución.
7. Recibe, distribuye y devuelve copia firmada y sellada en
Asistente Administrativo.
señal de recepción y entrega al Asistente Administrativo
para su archivo en control interno.
Fin del Procedimiento
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: Recepción, Emisión y Tramitación de Correspondencia

Asistente Administrativo Responsable de Unidad de Trabajo

Inicio

1
Recibe y revisa
correspondencia

Conforme?

SI NO

2 2
Recibe Devuelve
correspondencia: correspondencia
coloca nombre, señalando deficiencias,
fecha, hora, sella errores u omisiones.
copia y devuelve

Clasifica correspondencia 4

Recibe, lee y gira instrucciones

Recibe instrucción y Ejecuta

Recibe, revisa y decide

7
Correspondencia con
error
SI NO

7 7
Devuelve Firma y entrega al
correspondencia Asist.
señalando errores Administrativo
8

Recibe, Sella, registra en libro

y entrega al mensajero

Archiva copia firmada para

control interno

Fin
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1.0

ANEXOS
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1.0

ANEXO A
FORMATO DE MEMORÁNDUM
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1.0

ANEXO B
FORMATO DE OFICIO
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1.0

ANEXO C
FORMATO DE CIRCULAR
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1.0

ANEXO C
FORMATO DE NOTIFICACIÓN