actividad de aprendizaje 7 evidencia 5 manual de procesos y procedimientos

Proceso de distribución subprocesos

-abastecimiento
-almacenamiento

DISTRIBUCION

FACTURACION

ALMACENAMIENTO
MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Establecer un proceso y un procedimiento que permita definir las políticas a seguir con el fin de
garantizar un nivel de servicio que satisfaga las necesidades de los clientes
2. ALCANCE
Inicia con las políticas de los procesos y procedimientos de abastecimiento, almacenamiento y
distribución y finaliza con los indicadores de gestión que aplican al proceso de logística
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Gerente unidad de logística
3.2 Director nacional de distribución
3.3 Director regional de distribución
3.4 Coordinador nacional de trasporte
3.5 Director de abastecimiento
3.6 Analista de abastecimiento
3.7 Analista de planeación
3.8 Auxiliar logística distribución
3.9 Auxiliar administrativo de distribución
3.10 Supervisor de distribución
3.11 Auxiliar de distribución
3.12 Conductor
4. DEFINICIONES
N/A
5. POLITICAS O CONDICIONES GENERALES
5.1 Para la planeación de la demanda de los productos que se comercializan en Coexito S.A.S
se debe tener en cuenta los históricos de ventas, obteniendo esta información se generan los
pronósticos en diferentes horizontes del tiempo.
5.2 para la planeación de abastecimiento se debe tener en cuenta los modelos de pronósticos
estadístico y metodología plan de ventas y operaciones donde el plan de ventas demanda
normal promociones en referencias nuevas sean generados por la unidad de mercadeo unidad
comercial y unidad de serbio móvil
5.3 El área de abastecimiento deberá realizar un control estadístico del proceso de
abastecimiento (inventario, ventas, agotados devoluciones e ingresos de pedidos
5.4 el aérea de abastecimiento deberá generar los indicadores del PVO, compras rotaciones de
inventario y del nivel de servicio.
5.5 COEXITO debe garantizar el recibo de mercancía de proveedores y entre centros de
distribución teniendo en cuenta documentación completa, productos con cantidades y
especificaciones solicitadas en las condiciones pactadas y actividades de control descritas en el
instructivo de recibo de mercancía
5.6 COEXITO en todos sus centros de distribución debe velar por la adecuada administración
del inventario aplicando criterios de rotación de mercancía
5.7 COEXITO define una programación (rutero, frecuencia y tipo de vehículo) para rentabilizar la
operación, atender y lograr satisfacción a sus clientes internos y externos asegurando
documentación completa, normatividad de trasporte.
5.8 Para el descargue de la mercancía de los masivos, el trasportador debe reportarse con el
supervisor y/o auxiliar de distribución encargado del recibo y presentar los documentos
correspondientes a la carga
5.9 Para el recibo del vehículo de masivo es indispensable verificar que tenga los precintos de
seguridad
5.10 El recibo de mercancía se hará de acuerdo al orden de llegada
5.11Durante la apertura del vehículo y el descargue de la mercancía es indispensable la
presencia del conductor
5.12 Cada vez que se presente una novedad deberá reportarse al centro de distribución
remitente y /o proveedor con copia al director de trasporte y logística reversiva dentro de las 24
horas de su recibo.
5.13 Todos los pallets de batería automotrices deben ser pesados, efectuar su registro y cheque
aleatorio del voltaje de las baterías
5.14 En caso de presentarse avería de mercancía por recibo de transportadora se debe devolver
inmediatamente a la trasportadora
5.15 Para recibo de mercancía por devolución de cliente deberá realizarse con los documentos
respectivos
5.16 Para el recibo de mercancía importada todos los vehículos deberán pesarse en la bascula
5.17 Toda mercancía importada debe ser inspeccionada y registrada en los formatos
correspondientes en el centro de distribución
5.18 Los traslados entre centros de servicio y centros de distribución solo podrán realizarse con
nota de traslado, remisión y o factura
5.19 La mercancía que se encuentra en el deposito debe estar identificada de acuerdo al
numeral 5.5
5.20 El recibo de mercancía de proveedores deberá realizarse de lunes a viernes
5.21 Después del descargué de mercancía una vez entregado el tiquete de bascula el vehículo
deberá salir de las instalaciones de COEXITO
5.22 Para la preservación de los productos de la línea de baterías automotrices y batería para
moto se aplica la política de inventarios FEFO primero en vencer primero en salir para evitar
vencimientos, para evitar vencimientos en para la línea de llantas lubricantes sistemas de
respaldo energético, equipos de diagnostico automotor autopartes y moto partes se aplica la
política de inventarios FIFO primero en entrar primero en salir
5.23 El montacargas solo deberá ser manejado por un operador de montacargas con
certificación vigente en el cargo de auxiliar de montacargas en el caso que se requiera el uso del
montacargas y el operario no este, esta será asignada temporalmente por el supervisor a otro
operario certificado en su uso
5.24 Ningún colaborador deberá realizar trabajo en altura sin certificación dentro del centro de
distribución cumpliendo las condiciones y permisos
5.25 Se realizarán al año los inventarios generales en los centros de distribución
5.26 Un día antes de la toma física del inventario general se facturará hasta las 10am
5.27 Todos los colaboradores deben participar activamente en la toma física del inventario
general portado debidamente su uniforme y los elementos de protección personal
5.28 El inventario de la línea de baterías automotrices llanta pesada y baterías moto deberá
realizarse a diario
5.29 Los horarios de atención en los centros de distribución para clientes son entre las 9am
a1130am y 2pm a 4 pm
5.30 Todo cliente que llega al centro de distribución para recoger mercancía debe conocer el
número de factura
5.31 El horario de corte de facturación será hasta las 4 pm de lunes a viernes los días sábado
12m
5.32 Los vehículos que ingresan a COEXITO para cargue de masivos deben estar totalmente
vacíos
5.33 Toda factura deberá firmarse por el cliente en el momento de la entrega de la mercancía
5.34 El dinero recaudado por el conductor deberá entregarse a la unidad de cartera dentro de
las 24 horas de su llegada al cedi
5.35 Los tránsitos de mercancía deberá revisarse y cerrase en un tiempo máximo de 8 días
5.36 Los traslados de mercancía se canalizan a través del centro de distribución respectivo
5.37 COEXITO solo realizara las entregas de los pedidos en el destino previamente definido en
la factura, remisión o nota de traslado, salvo solicitudes debidamente autorizadas por el cliente y
con el aval del director del cedi o director comercial
5.38 En el momento de entrega de la mercancía, el pedido debe ser revisado en su totalidad
verificado contra factura remisión o nota de traslado, un ves retirado el conductor del sitio de
entrega no se aceptan reclamaciones con averías o faltantes
5.39 Por seguridad tanto para COEXITO como para nuestros clientes no se le permite al
conductor apilara las llantas pesadas a más de dos unidades.
5.40 En el momento de entrega del pedido y en caso de un faltante el cliente debe exigir al
conductor copia color rosado del documento co21, completamente diligenciado. En el cual se
deja constancia de la novedad dicha copia debe ser devuelta el día de la reposición del producto
faltante
5.41 Por seguridad tanto para COEXITO como para nuestros clientes nop se le permite al
conductor subir o bajar mercancía a pisos o mezanines o surtir la mercancía en los estantes del
establecimiento
5.42 En los casos que el cliente no permanezca en su negocio se hace necesario de una
autorización radicada previamente en COEXITO donde el autoriza a un tercero para el recibo del
pedido y la firma de los documentos correspondientes como factura, remisión o nota de traslado
5.43 Toda entrega con remisión debe cruzar con un documento (factura nota de traslado,
consumo)