PROCEDURA GENERALA STANDARDE

PG – 01 – 01 APLICABILE
SC ED./REV. PAG
CONSTRUCT PLUS ISO 9001 : 2000
SRL CONTROLUL DOCUMENTELOR ISO 14001:2004 1/1 1

OHSAS 18001:2004

1 SCOP

Prezenta procedură descrie responsabilităţile, autoritatea şi metodele de control al

documentelor SMI emise de organizaţie, cât şi a celor de provenienţă externă.

2 DOMENIU

Procedura se aplică tuturor documentelor SMI controlate din cadrul organizaţiei conform
MMI - 01.

3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Definiţiile şi abrevierile utilizate în prezenta procedură sunt cele prezentate in MMI – 01,
Anexe.

4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinta sunt prezentate in MMI – 01, capitolul 2..

5 RESPONSABILITĂŢI

Responsabilităţile sunt prezentate la punctul 6.2 - Descrierea procesului de control al

documentelor din prezenta procedură.

6 PROCEDURA

6.1 Generalităţi

Toate documentele şi informaţiile ce se referă la cerinţele SMI, inclusiv documentele de

provenienţă externă, cum ar fi standardele, sunt menţinute sub control.

Organizatia analizeaza documentele de provenienta externa si se asigura ca acestea

sunt in ultima lor varianta in vigoare prin confruntarea cu cerintele standardului care
le reglementeaza si cu legile care sunt in vigoare la data respectiva si pe baza de
contract cu firma de asistenta juridica care urmareste actualizarea in permanenta si
este disponibila si o Lista a prevederilor aplicabile, cod F – 4.2.3 – 04.

Documentaţia SMI din cadrul organizaţiei este structurată astfel:

a) Politicile manageriale referitoare la calitate, mediu, sanatate si securitatea în muncă,
obiectivele în domeniul calităţii şi obiectivele generale şi specifice de mediu si cele ale
sanatatii si securitatii muncii;
b) Manualul de Management Integrat, codificat MMI – 01, rev.0
c) Procedurile SMI: Proceduri generale, codificate PG – xx - yy, Proceduri operationale
(Proceduri de organizare, codificate PO – xx – yy)
d) Programele de Management de Mediu (PMM)

FORMULAR COD: F – 4.2.3 - 03, Rev. 1 Pag. 1/5

 PROCEDURA GENERALA STANDARDE
PG – 01 – 01 APLICABILE
SC ED./REV. PAG
CONSTRUCT PLUS ISO 9001 : 2000
SRL CONTROLUL DOCUMENTELOR ISO 14001:2004 1/1 2

OHSAS 18001:2004

e) Programele de Management a Sanatatii si Securitatii Muncii (PSM)

6.2 Descrierea procesului de control al documentelor

NR ETAPA
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
CRT PROCES
Pentru procesele sau activitatile reprezentative,
care au un impact deosebit asupra serviciilor
furnizate de organizatie sunt elaborate proceduri,
instructiuni, specificatii tehnice sau alte tipuri de
documente dupa cum este stabilit de catre
Responsabilul de Proces.

Politica in domeniul calitatii, mediului, sanatatii si

securitatii muncii este stabilita de catre
Administrator si constituie parte integranta a
Manualului de Management Integrat.
Lista de control
Elaborator Manualul de Management Integrat, procedurile (F-4.2.3-01)
1 Elaborare (Responsabil de obligatorii cerute de standardele SR EN ISO 9001: sau rubrica
proces) 2001, ISO 14001:2004 si OHSAS 18001 : 2004 sunt special stabilita
elaborate de Reprezentantul Managementului sau pe document
de organisme desemnate de Administrator.

Metodologia de elaborare a documentatiei SMI este

descrisa in procedura PO - 01 – 01: Elaborarea
procedurilor SMI.

Formularele specifice documentatiei SMI sunt

codificate astfel: F – 7.5 – 01, Rev. 0, unde F =
formular, 7.5 = cerinta SMI la care se trateaza
procesele descrise in procedura, 01 = numarul de
ordine, de la 1→n.
Documentele calitatii, mediului, sanatatii si
securitatii muncii sunt verificate inainte de emitere
de catre Responsabil de proces/ RM pentru a se
vedea daca acestea corespund cerintelor
standardelor aplicabile, cerintelor, legale si de
reglementare in vigoare, procedurii de elaborare a Lista de control
procedurilor, politicii si obiectivelor organizatiei, (F-4.2.3-01)
Verificare/
2 Comp. / RM daca sunt identificate corect resursele necesare sau rubrica
Asigurare
realizarii procesului, functionalitatea. special stabilita
pe document
Daca documentul nu corespunde se adnoteaza
modificarile necesare pe Fisa de modificare sau
direct pe document cu o alta culoare si se transmite
documentul elaboratorului pentru a fi efectuate
modificarile cerute.
3 Avizare Responsabil Documentele calitatii, mediului, sanatatii si
FORMULAR COD: F – 4.2.3 - 03, Rev. 1 Pag. 2/5
 PROCEDURA GENERALA STANDARDE
PG – 01 – 01 APLICABILE
SC ED./REV. PAG
CONSTRUCT PLUS ISO 9001 : 2000
SRL CONTROLUL DOCUMENTELOR ISO 14001:2004 1/1 3

OHSAS 18001:2004

NR ETAPA
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
CRT PROCES
securitatii muncii şi cele care ţin de
responsabilitatea socială sunt avizate inainte de
emitere de catre Responsabil Tehnic pentru a se
Tehnic vedea daca acestea corespund cerintelor SMI.

Pentru orice modificari solicitate se procedeaza cf

pct precedent.
Lista de control
Toate documentele calitatii, mediului, sanatatii si (F-4.2.3-01)
4 Aprobare Administrator securitatii muncii sunt aprobate de catre sau rubrica
Administrator al organizatiei. special stabilita
pe document
5 Modificare Elaborator Pentru asigurarea conformităţii documentelor Fişa de
interne: proceduri, instrucţiuni (de lucru, sănătate şi modificare
securitatea muncii etc.) cu reglementările legale
privind calitatea serviciilor furnizate, protecţia
mediului, realizarea securităţii muncii, asigurarea
drepturilor angajaţilor, dar şi a modului în care
acestia respectă cerinţele din documentele oficiale,
se va face revizuirea lor, ori de câte ori au loc
modificări în legislaţia naţională sau în funcţionarea
propriu-zisă a organizaţiei (modificări tehnologice,
ale obiectului de activitate).

Cel ce face propunerea de modificare sau de creare

a unui nou document va trimite RM o copie a noului
document însoţită de Fişa de modificare, conţinând
propunerea de modificare împreună cu precizarea
modificărilor.

RM analizează propunerea şi nivelul (gradul) de

verificare-validare ce îl implică.

Modificările documentelor sunt verificate, avizate si

aprobate de către aceleaşi funcţii care le-au semnat
iniţial.

Dacă sunt afectate alte documente ale SMI, RM

actualizează secţiunile de evidenţă (istorie) a
modificărilor documentelor.

Atunci când se modifică un capitol/ subcapitol al

unei proceduri se va indica acest lucru în noua
revizie a procedurii prin bararea cu o linie verticală a
întregului capitol/ subcapitol modificat.

Documentele modificate implica retragerea

documentului initial de la toti detinatorii in baza
Listei de difuzare/ retragere (F-4.2.3-02) si difuzarea
noii versiuni cu identificarea clara a stadiului reviziei.

Prin audituri interne se verifica daca la punctele de

FORMULAR COD: F – 4.2.3 - 03, Rev. 1 Pag. 3/5

 PROCEDURA GENERALA STANDARDE
PG – 01 – 01 APLICABILE
SC ED./REV. PAG
CONSTRUCT PLUS ISO 9001 : 2000
SRL CONTROLUL DOCUMENTELOR ISO 14001:2004 1/1 4

OHSAS 18001:2004

NR ETAPA
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
CRT PROCES
utilizare sunt disponibile ultimele revizii ale
documentelor.

Inregistrarea tuturor documentelor calitatii, mediului,

6 Inregistrare
7 Multiplicare
sanatatii si securitatii muncii se face de catre RM in
Centralizatorul
Centralizatorul documentelor SMI. Aceasta trebuie
RM documentelor
actualizată ori de cate ori sunt elaborate noi
SMI
documente sau apare o noua revizie/editie a unui
document.
Multiplicarea documentelor SMI este realizata de
catre emitent in numarul de exemplare stabilit in
Lista de difuzare/ retragere (F-4.2.3-02) pe fiecare
pagina a documentului, specificandu-se numarul
exemplarului.
Emitent
Multiplicarea şi difuzarea documentelor SMI este
interzisa fără acordul SC CONSTRUCT PLUS SRL.

 Copii controlate Lista de

Documentele SMI sunt difuzate controlat tuturor difuzare/
entitatilor functionale stabilite in Lista de difuzare/ retragere
retragere (F-4.2.3-02). Originalul cu toate avizele si (F-4.2.3-02)
validarile este pastrat la Reprezentantul
Managementului.

 Copii necontrolate
Copiile pentru care emitentul nu isi asuma
responsabilitatea actualizarii, avand numai un
caracter informativ, vor fi identificate in acest sens:
«Necontrolat», „Copie informativa”, „Nu se
actualizeaza” etc.

Difuzare Copiile necontrolate pentru Manualul de

controlata Management Integrat, procedurile documentate ale
SMI (marcate cu textul NECONTROLAT) pot fi
RM
emise şi distribuite numai de către Reprezentantul
Managementului.

Copiile realizate în regim necontrolat şi distribuite de

către Reprezentantul Managementului se
înregistrează într-o listă de distribuire păstrată de
acesta.

 Documente de origine externa Lista

Documentele de origine externa sunt documentelor
inregistrate in Lista documentelor externe externe
aplicabile (F – 4.2.3 – 06). aplicabile
(F – 4.2.3 – 06)
9 Retragere RM Retragerea documentelor se face in baza Listei de Listei de
difuzare/ retragere (F-4.2.3-02) de la toate punctele difuzare/
la care documentul a fost difuzat initial. retragere

FORMULAR COD: F – 4.2.3 - 03, Rev. 1 Pag. 4/5

 PROCEDURA GENERALA STANDARDE
PG – 01 – 01 APLICABILE
SC ED./REV. PAG
CONSTRUCT PLUS ISO 9001 : 2000
SRL CONTROLUL DOCUMENTELOR ISO 14001:2004 1/1 5

OHSAS 18001:2004

NR ETAPA
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
CRT PROCES

Documentele perimate sau iesite din uz sunt

marcate corespunzator „iesit din uz”. Daca sunt
destinate a fi mentinute pentru scopuri juridice sunt
transmise la arhiva organizatiei.
(F-4.2.3-02)
Responsabilitatea distrugerii editiilor perimate ii
revine Reprezentantului Managementului cu
acordul prealabil Administrator

Originalele documentelor SMI se pastreaza in

arhiva SC CONSTRUCT PLUS SRL numai ultimile
10 Arhivare RM trei editii, restul fiind eliminate de catre Registru arhiva
Reprezentantul Managementului.

FORMULAR COD: F – 4.2.3 - 03, Rev. 1 Pag. 5/5