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Gestión de proyectos
Las mejores herramientas
Este libro se dirige a los profesionales encargados de poner en marcha un proyecto y llevar su seguimiento
coordinando un pequeño equipo. Su objetivo es mostrar cuáles son las mejores herramientas alternativas de
Gestión de Proyectos. Nuestra elección de los programas es necesariamente parcial, pero los hemos escogido
basándonos en estos dos criterios: sencillez de uso y gratuidad o bajo coste. La mayoría de estas herramientas se
ofrecen en línea; las hemos probado siguiendo el orden natural de conducción de un proyecto clásico, y se adaptan a la
coordinación de acciones colaborativas: proyectos web, lanzamientos de producto, eventos, comunicación, marketing…
Las herramientas que presentamos se agrupan en varias categorías según su finalidad: empezamos con
las herramientas de elaboración de modelos o maquetas del proyecto, tales
como Pencil, MockFlow,Mockingbird, Gliffy, Optimal Sorting o SurveyMonkey, necesarias para crear una
representación gráfica del proyecto que sirva de base para el diálogo entre el jefe de proyecto y sus colaboradores, por
un lado, y el cliente, por otro. Una vez obtenida la representación gráfica, es conveniente planificar el proyecto,
asignar los recursos y cuantificar su puesta en marcha: para este apartado, hemos elegido el programa Gantter. En
principio, las herramientas de planificación permiten obtener una estimación de los costes vinculados a las tareas
asignadas, pero siempre resulta provechoso disponer de utilidades que faciliten la creación de presupuestos y
facturas, así como su archivo: es el caso, por ejemplo, de un programa como endeve. El capítulo 5 está dedicado a
las herramientas «todo en uno» que ofrecen diferentes funciones: herramientas de pago (ProjectPlace, Zoho),
gratuitas (Manymoon) y los productos «stand alone», como Projectfork, que es un componente del CMS Joomla! Para
finalizar, nos centramos en las herramientas de seguimiento, que permiten, entre otras posibilidades, realizar el
seguimiento de anomalías: FogBugz y 16bugs.
La Gestión de Proyectos se suma a la revolución actual del trabajo en colaboración: estas nuevas herramientas, más
fáciles de aprender y de manejar que los programas clásicos, son verdaderamente revolucionarias, ya que
permiten gestionar un proyecto como si se tratase de un sistema social.

Didier MAZIER
Didier Mazier es diseñador web. Desde 1997 enseña a crear sitios web en IUT (Institut Universitaire de Technologie)
y proporciona formación profesional a las empresas en el ámbito de la comunicación impresa y vía web. Tras comprobar
que tanto los estudiantes como los profesionales se interesaban por los programas auxiliares de gestión de proyectos,
ha comenzado a investigar soluciones en línea intuitivas y Open Source. Su experiencia como formador le ha permitido
identificar las expectativas de los diferentes públicos y ofrecer este libro como respuesta.

Antes de Empezar

La apuesta por el trabajo colaborativo en línea

1. El fracaso de las herramientas clásicas

Antes de que apareciesen los ordenadores, los jefes de proyecto ya utilizaban herramientas como plannings, agendas,
timings y otras utilidades que los convertían literalmente en los generales de la oficina.

Pero luego las cosas cambiaron: buena parte de los secretarios fueron reemplazados por aplicaciones ofimáticas, y los
mandos intermedios pasaron a gestionar ellos mismos su agenda y su correo.

En lo que respecta a la gestión de proyectos, todavía nos hallamos al comienzo de la revolución del trabajo
colaborativo. Pero ya podemos distinguir claramente entre las empresas que se suben al tren de la modernidad, con
proyectos que se gestionan como un sistema social, y las que permanecen en el andén del software tradicional.
a. Aproximaciones sucesivas

Las nuevas generaciones de usuarios, los «inmigrantes digitales», que han vivido la transición a la informatización
generalizada del trabajo de oficina, se han dedicado a reproducir en su PC o Mac, con los medios a su alcance, las
herramientas tradicionales en formato papel, sobre todo a partir de utilidades más o menos elaboradas en Excel.

Los editores han tratado de producir software para globalizar la gestión de proyectos, de forma se que integraran en
él todas las funciones necesarias. Así es como han aparecido productos como MS Project y sus avatares de Open
Source: Open Workbench para Windows uOpen-Proj, que se ejecuta en Java, bajo Linux o Mac, y que ahora se
incluye en la suite Star Office en Europa.

Por desgracia, estos programas tienen en común una ergonomía desastrosa y una interfaz gráfica que desanima, y su
proceso de aprendizaje es muy laborioso. En general, los usuarios «nativos» los ven más como un obstáculo que como
una ayuda en la profesión de director de proyectos. Estos nativos digitales, acostumbrados desde la infancia a una
práctica lúdica y desinhibida de la informática, no conciben que el software pueda llegar a ser tan «complicado».

A muchos estudiantes de marketing operacional, crear un diagrama de Gantt con MS Project (por ejemplo, para su
curso de Gestión de Proyectos) les resulta tan complicado que acaban decidiéndose por pequeñas herramientas en
línea, simples, rápidas y gratuitas. A continuación, exportan el resultado en un formato compatible con MS Project. En
esta obra veremos las mejores de estas aplicaciones.

Mientras sucedía todo esto, ha aparecido un factor clave nuevo: Internet. Tras unos comienzos difíciles, vinculados a
infraestructuras de red prehistóricas, la interconexión de ordenadores se ha convertido en una realidad tan evidente
como la electricidad o el agua corriente. Desde ese momento y hasta nuestros días, el acceso a la información se halla
en la era del «todo», «ahora» y, si es posible, gratis.

b. El cambio en los comportamientos

Es probable que sus colaboradores, proveedores y clientes utilicen de forma habitual, en sus tareas cotidianas,
herramientas en línea prácticas y de fácil acceso; no tiene ningún sentido, pues, que pretenda imponerles programas
pesados y poco intuitivos.

Se trata de profesionales que se comunican en tiempo real vía Messenger o Skype, incluso por videoconferencia, y
están permanentemente en contacto mediante sus Smartphones. ¿Por qué conformarse con el e-mail? Intercambian
ideas, archivos y vínculos usando plataformas comunitarias lúdicas como Facebook, Myspace o Twitter: ya no puede
seguir proponiéndoles trabajar con sistemas «poco amigables».

Producen y ponen en línea contenido sin tener conocimientos específicos de desarrollo Web gracias a los sistemas de
Blogs o de sitios Web albergados por Google o Yahoo. No debería pedirles, por tanto, que reciban formación para
entender su intranet.

En este universo de facilidades, de uso inmediato y de vida social virtual, es normal, pues, que los programas clásicos
de gestión de proyectos, que suelen desanimar más que animar, se dejen de lado, incluso aunque hayan evolucionado
de forma significativa hacia una mejor ergonomía, como en el caso de SharePoint, por ejemplo.

Los usuarios necesitan acceder a todas las facetas de un proyecto con la misma facilidad con que usan Internet en su
vida personal. Este debe diseñarse, pues, como un sistema social temporal que ofrece funcionalidades serias
combinadas con una facilidad de uso indiscutible.

c. Cloud Computing y SAAS

Los avances técnicos, tanto en lo que respecta a las redes como a los lenguajes, han conducido a la multiplicación de
las soluciones que se albergan en línea: los programas y los archivos no se encuentran en su ordenador, sino que se
almacenan en el servidor de un proveedor que se encarga de su mantenimiento, a cambio de una cuota proporcional
a los servicios utilizados. Esta «deslocalización» cada vez tiene más éxito.

Los programas ya no se consideran como herramientas, sino como servicios que se presentan en línea, con las ventajas
que ello conlleva: se trata de los SAAS (Software As A Service o software como servicio), comercializados
por ASP (Application Services Providers o proveedores de servicios de aplicación).

El objetivo de este libro es servirle de guía a la hora de descubrir las mejores herramientas alternativas para gestionar
proyectos. La mayoría de ellas están en línea. Hemos seleccionado las más sencillas y gratuitas o muy accesibles.
Nuestra elección es parcial: probablemente, usted tendrá buenas razones para preferir otros productos para
determinadas funciones. En ese caso, nos gustaría que nos escribiera, ya que, para nosotros, su experiencia como
usuario es muy importante.
2. Expectativas
Para el jefe de proyecto, lo ideal es disponer de un sistema que permita un control en tiempo real del avance en
las tareas. La seguridad de la información es otro tema que también suele preocuparle.

Para los participantes, la herramienta de gestión debe ser lo más transparente y dinámica posible. La interfaz debe
poder «entenderse» al instante; es lo que se conoce como User Friendly (literalmente, «amistosa con el usuario»).
Todos los miembros del proyecto tienen tareas que cumplir y poco tiempo que dedicar al «reporting», por lo que estas
herramientas deberían facilitar el trabajo del jefe del proyecto, así como el de sus colaboradores (y clientes).

3. ¿Para qué proyectos?

Las expectativas pueden evolucionar según la envergadura de los proyectos. ¿Gestionar un solo proyecto o varios
simultáneamente? ¿Con el mismo equipo o con equipos diferentes? ¿Con colaboradores internos o externos?

Si su caso es complejo, puede pasar directamente al capítulo dedicado a las herramientas de conducción de proyectos,
que reciben el nombre de «todo en uno» ya que incorporan las propuestas más completas.

Pero si lo que desea es, sencillamente, simplificar su vida cotidiana, entonces basta con que seleccione en la «caja de
herramientas» aquella que más se ajuste a sus necesidades. Le proponemos varias alternativas comparadas, según
su finalidad.

Al final del libro, encontrará una tabla-resumen de las aplicaciones según sus usos.

Evitar las trampas

Un buen trabajador siempre cuenta con buenas herramientas... ¡Y un mal jefe de proyecto nunca se salvará con un
programa!

 Antes de elegir sus herramientas, concrete su metodología, que deberá comenzar por el ineludible «¿Sí o no?»,
es decir, por un análisis que le proporcionará los elementos necesarios para tomar la decisión de seguir
adelante o no. ¿Sabrá llevar a cabo este proyecto? ¿Se trata de un proyecto realista? ¿Cuál será su rentabilidad
a corto y medio plazo?
 Escoja a continuación las herramietas adaptadas al perímetro del proyecto. Un martillo no siempre es eficaz
para matar una mosca, sobre todo si la mosca se ha detenido en un cristal. Una herramienta
«sobredimensionada», que lo hace todo pero cuyo despliegue y administración requiere demasiado tiempo, le
hará perder horas valiosas y energía, y lastrará el proyecto. Dé prioridad siempre a la sencillez y la rapidez
usando herramientas que quizá no cubran el 100% de sus necesidades, pero que no le crearán estorbos
suplementarios. Recopilamos en una tabla recapitulativa la aplicación de cada una de las herramientas.
 ¿Gratis o de pago? Numerosas aplicaciones son gratuitas, pero no ofrecen LA función que usted necesita. En
ese caso, no considere la gratuidad como una «obligación» absoluta. ¿Cuánto le cuesta la tarifa de su móvil?
Probablemente ni se acuerde de ella, habida cuenta del servicio que obtiene a cambio. Adopte, pues, la misma
actitud con las herramientas gratuitas o de pago: si el precio es correcto en comparación con el servicio que
obtendrá, no lo dude.

1. ¿Google or not Google?

Numerosas aplicaciones se basan en la API Google, por lo que es indispensable abrir una cuenta en el «Big Brother».
Si lo hace así, se ahorrará tener que registrarse en la web de cada uno de los proveedores, ya que podrá acceder a
todos ellos mediante su identificador de Google.

 Para abrir una cuenta en Google, acceda a su página de inicio: http://www.google.com. En la parte superior
derecha de la página, haga clic en el vínculo Acceder.
 Haga clic en el vínculo Crear una cuenta ahora.

 En la página que se muestra, complete el formulario con la información necesaria (los datos principales son la
dirección de email y la contraseña). Recuerde que debe aceptar las condiciones de uso haciendo clic en el
botón Acepto. Crear mi cuenta.
  En su programa de correo electrónico, abra el mensaje de verificación enviado por Google. Haga clic en el enlace
que incluye; de este modo, indica a Google que la dirección de correo es perfectamente válida, con lo que se
activa la nueva cuenta.

Un mensaje de confirmación informa de que la operación se ha llevado a cabo con éxito.

Puede acceder a su cuenta para completar su perfl y utilizar los servicios de Google.
 El identificador y la contraseña de esta cuenta le resultarán imprescindibles para acceder a numerosas aplicaciones
que no ha creado directamente Google, pero que están basadas en sus códigos. Con este sistema, usted evita
multiplicar los identificadores y los códigos de acceso.

2. Hacer una copia de seguridad... y otra más por si acaso

La deslocalización de los datos es algo fantástico, pero ¿qué sucedería si el servidor que alberga su servicio sufre una
avería, si su propietario quiebra o si pasa de la gratuidad al pago? Haga copias de seguridad de todos sus trabajos en
su disco duro. Quizá esta precaución no resulte de mucha utilidad, pero, en caso de que surjan problemas, sabe que
tendrá siempre a mano de una copia de sus datos.

Ahora ya está listo para descubrir las herramientas del jefe de proyecto. Algunas son gratuitas y otras de pago (aunque
muy baratas), pero todas tienen en común la facilidad con la que se ponen en marcha.

Nosotros las hemos probado siguiendo el orden lógico de un proceso clásico de seguimiento de proyecto. Se adaptan,
por lo tanto, a la coordinación de obras que se llevan a cabo en colaboración: proyectos Web, lanzamientos de
producto, eventos, comunicación, marketing...

Todos los proyectos, sea cual sea su dominio de aplicación, siguen más o menos el mismo esquema de desarrollo:
preventa, conducción del proyecto y posventa.

Si una de estas etapas no se dirige correctamente, corre una serie de riesgos que pueden ir desde los simples
contratiempos al «fiasco» completo, con consecuencias que abarcan desde recuerdos desagradables hasta serios
problemas jurídicos. Recapitulemos, pues, estas etapas antes de abordar las herramientas que nos las harán más
fáciles.

Las etapas claves de la gestión de proyectos

1. Preventa
La preventa implica a varios actores:

El comercial es quien desea cerrar el trato. Las denominaciones de este puesto son múltiples: delegado comercial,
asesor comercial... Es él quien está en contacto directo con el cliente y transmite los deseos de este al jefe del proyecto
y a los servicios técnicos. Dado que es el responsable del seguimiento del cliente, es quien se ocupa de que las
especificaciones y los plazos se respeten al máximo con el fin de garantizar la entrega adecuada del producto, de
 forma rápida y segura. Sin embargo, a veces puede inclinarse a adquirir compromisos difíciles de cumplir con tal de
obtener el pedido.

El responsable técnico quiere estar seguro de que puede conducir bien el proyecto encontrando y desplegando las
soluciones más adecuadas. Su obsesión es observar cómo va tomando forma el producto a medida que avanza el
proyecto. También es quien da la voz de alarma cuando detecta algún exceso o la incapacidad para hacer frente a
nuevas exigencias. En algunos casos, esta legítima prudencia tiene como punto de origen la falta de creatividad en las
soluciones técnicas de que dispone.

El responsable financiero quiere mantener un nivel de actividad que garantice márgenes de beneficio decentes para
la empresa.

Y, por supuesto, un actor fundamental es el jefe de proyecto, cuya responsabilidad principal es la de coordinar el
conjunto de las operaciones.

La metodología y las herramientas que deben desplegarse han de tener como funciones principales las siguientes:

 Construir un proyecto sólido y competitivo.

 Hacer que todo transcurra según lo previsto.
 Estar alerta ante la menor anomalía o desviación.
 Señalar claramente las responsabilidades en caso de que se produzca un fallo.

a. Elaborar el modelo/maqueta del proyecto

Antes de cifrar o planificar lo que sea, es fundamental estar seguro de que se ha entendido bien lo que hay que hacer.
Con mucha frecuencia, por no decir siempre, la experiencia de su cliente no está lo suficientemente «madura»
como para que este le entregue un informe completo de sus expectativas.

Pero incluso cuando el cliente le entregue un informe de especificaciones del proyecto, con frecuencia este se ha
redactado de forma administrativa o bien se centra exclusivamente en los resultados esperados, sin hacer referencia
a los medios que deben emplearse. Todo esto es normal: si el cliente fuese experto en estas lides, ¿cuál sería su papel
en todo esto?

Resulta, pues, de capital importancia poder representar gráficamente el proyecto que hay que llevar a cabo con el
fin de «traducir» lo que el cliente solicita. En el caso de que se quiera lanzar una publicación en papel, lo normal es
hacer una planilla o alzado en el que se establezca cómo se repartirán los contenidos en el documento, propuestas de
diseño y grafismo, etc.

En el caso de un proyecto multimedia, en principio se propondrá una sinopsis; se continuará con escenas más
elaboradas y, finalmente, un «storyboard» en el que se detallen las tomas.

En el caso de un sitio Web, es preciso definir qué páginas están previstas, cuáles serán los mecanismos de navegación,
de compra, de fidelización... Deben precisarse las tecnologías que se implementarán para evaluar los recursos que
serán necesarios y, en consecuencia, a cuánto ascenderá el presupuesto final. También se deberá tener claro el mapa
del sitio y el wireframe. Será preciso, pues, disponer de herramientas adaptadas para producir rápidamente un modelo
coherente.

En todos estos casos, lo que hacemos es elaborar un modelo o maqueta. Este debe ser lo más esquemático posible,
ya que, en un primer tiempo, se trata de arbitrar sobre la estructura del contenido. Este modelo se irá concretando
más adelante para introducir los detalles y abordar la forma.

El modelo o maqueta servirá de base de discusión entre el jefe del proyecto y loscolaboradores técnicos, por
una parte, y el cliente por otra. Este se mostrará satisfecho si constata que usted ha sabido «representar» su
demanda para analizar los detalles. Incluso es probable que, durante la fase de elaboración del modelo, usted se
aperciba de ciertos detalles en los que nadie había pensado hasta ahora, lo que reforzará aún más su credibilidad.

Las herramietas de elaboración de modelos pueden ser muy simples (trabajo individual no compartido)
o contributivas (trabajo de varias personas en red), pero es absolutamente imprescindible que disponga de ellas
para poder responder con eficacia y rapidez a las peticiones de los clientes.

b. La planificación del proyecto

Una vez elaborado el modelo o maqueta del proyecto, conviene planificarlo teniendo en cuenta que es preciso Asignar
los recursos y cuantificar su puesta en práctica. Cabe resaltar que los recursos, al igual que las tareas que se les
 asignan, son siempre interdependientes. Será preciso, por lo tanto, establecer puntos de referencia y definir dichas
interdependencias. La mayoría de los programas específicos para ello gestionan muy bien estos plannings con
diagramas de Gantt, pero resultan difíciles de manejar e inútilmente complicados: se han diseñado para gestionar
tanto la fiesta anual de su asociación de vecinos como la construcción de una central nuclear.

La planificación de un proyecto depende en gran medida del tipo de fecha de entrega. Si esta no puede demorarse
(como en el caso, por ejemplo, de una inauguración o una feria) o si su incumplimiento conlleva penalizaciones en
caso de que una de las etapas lleve más tiempo, será necesario que exista la posibilidad de reducir las etapas. Las
herramientas deben tener presente esta «falta de flexibilidad» originada por los tiempos de demora.

Algunas herramientas prevén un cálculo de criticidad (riesgo relacionado), pero no siempre es el caso de las utilidades
que hemos probado. Este tipo de estadística está reservado a las implementaciones de gran tamaño y no siempre
resulta útil en la «vida cotidiana» de un director de proyecto.

c. Presupuestar el proyecto

Cuando el planning se haya completado, ¡también lo estará el presupuesto! Ya conoce los recursos que debe asignar
y el tiempo necesario para realizar las tareas. Sólo queda multiplicar el tiempo previsto por el precio de la hora de
trabajo. En principio, las herramientas de planificación producen una estimación de los costes vinculados al tiempo
asignado.

Sin embargo, siempre es útil disponer de herramientas que faciliten el formato de presupuestos y facturas, así como
su archivación para consultas futuras. Estas aplicaciones no reemplazan el software de contabilidad, pero le permitirán
ahorrar tiempo y ofrecer una mejor capacidad de respuesta. Si usted comienza ahora su actividad o trabaja por cuenta
propia, una herramienta de confección de presupuestos y facturación que sea eficiente y barata sin duda le permitirá
ganar cuota de mercado.

2. La conducción del proyecto

Un proyecto se desarrollará tanto mejor cuanto más correcto haya sido su inicio. No obstante, con objeto de prevenir
posibles contratiempos, le resultará muy útil disponer de herramientas para:

 Controlar el avance del proyecto.

 Estar alerta sobre los retrasos e incumplimientos, si es posible antes de que se produzcan.
 Conducir las pruebas (de usuarios o de recepción) y aislar las posibles anomalías (bugs).

3. La posventa
En esta fase, el trabajo puede haber finalizado para los colaboradores, pero no para el jefe de proyecto. El tiempo
dedicado a efectuar el balance es importante, ya que permite capitalizar las experiencias en una base de conocimientos
reproducible. En muchos casos, la evaluación de los resultados está enmarcada por las normas que la imponen.

Los puntos que es preciso evaluar no siempre son evidentes. La puntualidad y el hecho de ajustarse a lo presupuestado
es, por supuesto, esencial para cada una de las partes interesadas. Pero hay que añadir parámetros de autoevaluación
en relación con la facilidad experimentada en la ejecución de las tareas, la voluntad de proseguir con nuevas
colaboraciones que se asienten sobre la misma base y posibles áreas de mejora.

También en este apartado existen herramientas para facilitar un trabajo que, debido a la euforia de la finalización, a
menudo se olvida.

Ahora que ya sabe lo que le espera durante la conducción del proyecto, solo le queda probar las herramientas que
hemos seleccionado para usted.

Las Herramientas para Elaborar Modelos

Introducción
La representación gráfica de un proyecto es la primera etapa en la definición de la demanda del cliente.
 Se trata de producir maquetas que todos los actores técnicos puedan analizar con objeto de proponer los desarrollos
que deben entrar en juego. Un arquitecto comienza siempre efectuando un croquis de lo que hay y del resultado que
propone; un grafista realizará un boceto rápido antes de abordar una ilustración, etc.

En los proyectos de comunicación destinados a imprimirse o a visualizarse en una web, como en el caso de un
desarrollo informático (bases de datos, programas), la representación de la estructura del contenido y su distribución
en las páginas o las pantallas es fundamental.

Wireframes y estructuras en árbol

1. Wireframes
No todos los clientes son capaces de analizar la estructura del contenido a través de maquetas gráficas realizadas, por
ejemplo, con Photoshop. En muchos casos van a limitar su valoración a los aspectos estéticos, sin tener en cuenta lo
más importante, que es la estructura. ¿Cómo se distribuyen los componentes y los módulos? ¿Cuál es el tamaño de
los elementos en pantalla? ¿Dónde se ubica el sistema de navegación y qué forma tiene?

Para evitar que los desarrolladores e integradores se vean abocados a tomar el camino equivocado, es indispensable
proponer maquetas cuya estructura siente las bases de la elaboración técnica del proyecto.

En el caso de un proyecto web, por ejemplo, estas maquetas, llamadas Wireframe, deben representar de forma realista
las funcionalidades que se espera de ellas (motor de búsqueda, menús, conexión, geolocalización, etc.) dentro de una
página-pantalla de dimensiones precisas. Hablamos, entonces, de definir la GUI (Graphic User Interface o interfaz
gráfica de usuario).

La creación de programas, de terminales interactivos, de bases de datos y de otras aplicaciones obedecen a los mismos
principios.

2. Estructuras, recorrido del usuario y procesos

En un sitio de Internet, es indispensable, por ejemplo, ofrecer una visión de conjunto clara y precisa de la estructura
y de los descriptivos esquemáticos de escenarios de navegación o de los procesos de software.

Existen normas específicas que rigen estas representaciones gráficas y que dependen del «gremio», como en el caso
de la representación de redes informáticas o de estructuras.

Las herramientas para crear modelos

Si no se emplea una herramienta específica para producirlos, los wireframes acaban siendo demasiado vagos y no
ofrecen una visión clara de la distribución de los elementos. Por otra parte, en general no sale a cuenta que los
grafistas dediquen tiempo a ello, ya que el precio por hora de su trabajo es demasiado elevado, teniendo en cuenta
que la creación de wireframes no se contempla en el presupuesto.

Para facilitar que sea el propio jefe de proyecto quien lleve a cabo rápidamente estos wireframes y defina estructuras,
le presentamos a continuación tres herramientas particularmente interesantes. En caso de que encargue este trabajo
a un grafista, este tardará en llevarlo a cabo la cuarta parte del tiempo que tendría que dedicar si usase sus
herramientas habituales (Illustrator o Photoshop).

1. Pencil
En el momento de redactar este libro, Pencil no estaba disponible aún para funcionar con versiones de Firefox
superiores a la 3.5 (septiembre de 2011).

Un plug-in de Firefox para preparar sus GUI (interfaces gráficas de usuario): ¡bastaba con pensarlo! Esta versión aún
no permite compartir y publicar las maquetas, pero ofrece un panel completo para elaborar el modelo de un proyecto.

Si aún no conoce Firefox, debe saber que se trata del navegador web alternativo a Internet Explorer más usado. Puede
descargarse desde esta dirección: http://www.mozilla-europe.org/es/

Observe que, en el momento de la instalación, podrá elegir entre usarlo o no como navegador por defecto y recuperar
toda la información de Internet Explorer (favoritos, historial de navegación...). Puede instalarlo sin ningún miedo.
a. Instalar Pencil

 Elija Herramientas - Complementos en el menú de Firefox. En la ficha Obtener complementos, haga clic
en el vínculo Examinar todos los complementos.

 En el área de escritura del campo de búsqueda de complementos, escriba Pencil e inicie la búsqueda haciendo

clic en el botón Buscar

 Haga clic en Seguir a la descarga, ya que Pencil requiere que se acepten las condiciones que figuran en la
página siguiente.

 Haga clic en Aceptar e Instalar.

  Tras descargar el archivo, haga clic en Instalar ahora en la ventana que se muestra.

 Para finalizar, haga clic en el botón Reiniciar Firefox con objeto de activar el plug-in Pencil.

Atención: en el momento de efectuar las pruebas, la versión que se ofrecía en el sitio de los plug-ins de Mozilla no
estaba actualizada y presentaba algunos bugs bajo Firefox 3.6. Si en el momento en que lee estas líneas aún sucede
esto, le aconsejamos que descargue la última versión directamente desde el editor de Pencil (http://pencil.evolus.vn).
A continuación, simplemente abra este archivo en Firefox desde el menú Archivo - Abrir archivo. La versión adecuada
para trabajar es, como mínimo, la 1.2.

b. Crear un Documento

 Para abrir Pencil, haga clic en Herramientas - Pencil Sketching desde la ventana de Firefox.

Se abre una ventana específica.

 Haga doble clic en la ficha Untitled Page para ajustar la configuración de la página.
 En la zona Page title, introduzca si es preciso el nombre de la página.
 En la lista Page size, elija uno de los tamaños preestablecidos o, si ninguno de los tamaños le resulta adecuado,
haga clic en la opción Custom size.

 Para aplicar un color de fondo, seleccione Background Color en la lista Background y haga clic en la muestra
situada a la derecha de la opción. Escoja un color haciendo clic en el círculo cromático o escribiendo un valor
hexadecimal en la zona HTML code. Para trabajar con un fondo blanco, introduzca directamente el valor
hexadecimal #FFFFFF.
Atención: si mantiene el fondo transparente, (opción Transparent Background), cuando exporte al formato PNG se
conservará la transparencia.

 Haga clic de nuevo en la muestra de color para ocultar la ventana.

 Haga clic en el botón Apply.

Haciendo un clic derecho en la ficha de la página (por defecto, Untitled Page), aparece un menú contextual que
le permite añadir, duplicar, redimensionar o eliminar páginas. Un documento puede contener varias páginas.

Puede acceder a los comandos de edición del archivo a través del menú Document. También puede utilizar los iconos
de la barra de herramientas. Cuando señala con el puntero una herramienta, se muestra su descripción en una etiqueta
informativa.

c. Utilizar las bibliotecas de formas

Las bibliotecas de formas, que en Pencil se llaman Collections, están situadas en un panel, a la izquierda del panel
de trabajo.
 Para cerrar una colección, haga clic en el botón

, situado a la derecha del panel. Para mostrarla de nuevo, elija Settings - Options y haga clic en la
ficha Advanced. Haga un clic derecho en la fila que corresponda a la colección y escoja Toggle.

El valor false pasa a true.

  Haga clic en el botón Apply para aceptar.

d. Importar nuevas colecciones

 Acceda a la siguiente página web: http://pencil.evolus.vn/en-US/Downloads/Stencils.aspxy haga clic

en el vínculo de la colección que desea descargar.

 Descargue y guarde el archivo comprimido.

 En Pencil, haga clic en Tools - Install New Collection, seleccione el archivo que ha descargado y haga clic
en Abrir.
 Haga clic en el botón Install.

La colección aparece en el panel izquierdo.

e. Qué colecciones para qué usos

La versión descargable desde el editor de Pencil se entrega con algunas colecciones muy útiles:

Basic Web Elements: permite elaborar modelos de páginas web respetando las proporciones de tamaños de los
estilos HTML.

Windows XP Widgets: permite elaborar modelos de aplicaciones en formato Windows.

Native UI Widgets: catálogo de las funciones de las interfaces de usuario que pueden usarse en pantalla.

Puede descargar e instalar dos colecciones interesantes en esta

dirección:http://www.userfocus.co.uk/resources/getstencil.html

Se trata de elementos descriptivos de conducción de pruebas de usuario y de materiales o servicios para el cliente.
f. Ajustar las preferencias

Antes de empezar a trabajar, es posible llevar a cabo algunos ajustes.

 Utilice el comando Settings - Options.

 Si es preciso, haga clic en la ficha General.
 Para mostrar la cuadrícula, mantenga pulsada la opción Show grid y, si es preciso, especifique su tamaño en
la zona Grid size.
 Marque la opción Snap objects to grid si la cuadrícula debe ser «magnética»; los objetos se alinearán entonces
en los nodos de la cuadrícula.
 Marque la opción Snap objects to objects si los objetos deben ser «magnéticos»; los objetos podrán alinearse
unos en relación con otros.
 Marque la opción Snap objects to objects in background para que los objetos situados en el fondo sean
«magnéticos».
 Para poder añadir imágenes haciendo clic y arrastrando, marque la opción Embed images when drag & drop.
 En el cuadro Edit, marque la primera opción si desea que el texto se edite automáticamente cuando se mueva
un objeto; en caso contrario, será preciso hacer doble clic para editarlo.
 Marque la opción Cut and Paste at the same place para que el objeto que se ha cortado se pegue
exactamente en la misma ubicación.
 Mantenga marcada la opción Enable Undo/Redo para poder cancelar varios comandos consecutivos; si es
preciso, especifique el número de cancelaciones en la zona Undo level.

 Haga clic en Apply para aceptar.

g. Colocar y organizar objetos

 Para colocar objetos, simplemente arrastre el objeto desde su colección, en el panel izquierdo, hasta el panel
de trabajo.
  Añada texto haciendo doble clic en la forma.
 Utilice la barra de herramientas que se muestra para editar el texto, como si se tratase de un editor de textos
estándar.

Las herramientas

permiten cambiar el color del texto y del fondo del texto (y no del fondo de la forma).

 Si desea cambiar el color del fondo del objeto, haga clic en la forma para seleccionarla. Haga clic en la
herramienta

(última de la primera barra de herramientas), mueva a la izquierda los cursores de las

opciones Opacity y Brightness y haga clic en el color que desee del círculo cromático o introduzca su valor
hexadecimal en la zona HTML code.
En el momento en que se desplazan, los objetos muestran guías que resultan útiles para colocarlos de forma alineada.

 Utilice la herramienta

para reproducir los atributos de formato.

 Para cambiar el orden de superposición de los objetos, utilice las herramientas siguientes:

 Para seleccionar varios objetos, trace un cuadro de selección alrededor de esos objetos o haga clic en el primero
de ellos, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] y haga clic en los siguientes.
 Utilice las opciones del menú Shape para redimensionar y alinear los objetos entre sí.

Observe que, cuando los redimensiona, el tamaño en píxeles se muestra en el centro de los objetos.
h. Guardar

Para guardar el documento en el formato propio de Pencil, .ep o .epz, debe usarse el comando de menú Document
- Save as.

i. Exportar

 Para exportar la página o las páginas del documento como imagen guardada en formato PNG, escoja, en el
menú Document, la opción Export page as PNG.
 Para exportarla en otro formato, elija Document - Export Document.

Se abre el asistente de conversión y ofrece diversos formatos de llegada:

Rasterized graphics (PNG files): se guardará un archivo PNG por página. En ese caso, los posibles vínculos no se
exportarán.

Single web page: las maquetas se agruparán en una sola página HTML.

OpenOffice.org document (ODT file): convierte el archivo en documento ODT para que sea compatible con las
aplicaciones Open Office.

PDF Document: convierte el archivo al formato PDF.

Microsoft Word Document (DOC file): convierte el archivo al formato Word.

  Haga clic en Siguiente o en Continuar para proseguir con las etapas del asistente de conversión.

Excepto en el caso del formato PNG, la exportación a otros formatos requiere la instalación de archivos Export
Templates, que pueden encontrarse en esta dirección: http://pencil.evolus.vn/en-US/Downloads/Templates.aspx

 El proceso de descarga es idéntico al de las colecciones gráficas: una vez descargado, elijaTools - Manage
Export Template.
 En el cuadro de diálogo que se abre, despliegue la lista Templates for, elija el tipo de exportación deseado y
haga clic en el botón Install New template. Seleccione el archivo descargado y haga clic en Abrir.
 Haga clic en OK y en Close cuando finalice la instalación.

Estas conversiones aún no resultan tan simples como deberían ser, pero esto mejorará a medida que los usuarios
notifiquen sus experiencias.

Al final, con Pencil podrá representar rápidamente el contenido de un proyecto: estructura, wireframe, procesos y
recorrido de los usuarios... En contraposición, esta herramienta no es colaborativa: sus colegas no podrán consultar
en línea los trabajos que usted haga, ni cambiarlos o mejorarlos.

Para que todo esto sea posible, deberá seguir leyendo.

2. MockFlow

MockFlow ofrece las mismas funciones que Pencil, pero además permite compartir en línea las maquetas producidas.

Los colaboradores que estén autorizados podrán modificarlas; los clientes, comentarlas... La elaboración del modelo
será, pues, un trabajo en colaboración.

a. Comenzar con MockFlow

 Acceda a la URL siguiente: http://www.mockflow.com

 Cuando haga la primera visita, deberá crear una cuenta: haga clic en Create Account.
Existe una versión llamada Basic que es gratuita, aunque limitada a proyectos de 4 páginas como máximo. Esta
versión basta para evaluar si realmente le interesa esta aplicación; en caso afirmativo, valdrá la pena pagar 59 $ al
año (aproximadamente 49 €) por la versión Premium.

 Introduzca su nombre (atención: este nombre lo manejarán también sus clientes; evite, por tanto,
sobrenombres divertidos pero poco profesionales), su dirección de email, una contraseña; marque la opción
conforme acepta los términos del contrato y confirme haciendo clic en el botón Create Account.

 Haga clic a continuación en el botón Download y luego en INSTALL NOW para descargar e instalar la
aplicación.

La ventana de la aplicación incluye tres fichas:

La segunda ficha permite acceder a todos los parámetros de su cuenta.
b. Añadir usuarios

La tercera ficha, My Team, permite gestionar los miembros de su equipo. Con el botón Add, puede agregar
colaboradores y asignarles los permisos requeridos.

c. Crear un nuevo proyecto

 Con la primera ficha activada, haga clic en el botón Create New y escoja el tipo de proyecto:

From Scratch: para crearlo a partir de una página en blanco.

From Template: para crearlo a partir de una plantilla (ver más adelante).

From Layout: para crearlo a partir de un diseño.

Las opciones siguientes le permiten cargar packs de elementos preparados para elaborar una aplicación de Facebook,
una aplicación para iPhone o Android...
Si escoge From Template, accederá al subsiguiente catálogo de formatos preestablecidos.

Para nuestro ejemplo, hemos elegido elaborar el modelo de una aplicación de Facebook (opción FaceBook App).

 Introduzca el nombre que desea atribuir a la plantilla (podrá cambiarlo más adelante).
  Para confirmar, haga clic en Create new.

Los elementos posibles aparecen en la página de la plantilla. Puede eliminarlos, moverlos, agregar otros y reubicarlos
en la página con suma facilidad.

 Para modificar los elementos de la página, haga un clic derecho en esta y escoja la opciónUn-Lock del menú
contextual.
 Haga doble clic a continuación en el elemento que desea modificar.

En este caso, hemos hecho doble clic en el panel de texto del menú Item 1, Item 2, etc.

Se abre una ventana para permitirnos cambiar los títulos: productos, profesionales, etc.
  Para confirmar sus cambios, haga clic fuera de esta ventana.

d. Guardar, compartir y colaborar

Dado que la interfaz es muy intuitiva, no la detallaremos aquí, aunque sí vamos a ver cómo guardar y compartir el
modelo.

 Para guardar el modelo en el servidor de MockFlow, elija la opción Save en el menú File (en Mac, Mockflow).

Para guardar una copia en su ordenador o enviarla a alguien, debe exportar el modelo.

 En la parte superior del panel derecho, haga clic, si es preciso, en Present y luego en el botón Export, y escoja,
en la lista, uno de los formatos de archivo propuestos: PDF Document, PDF w/Comments y PowerPoint
Presentation son los más interesantes.

 Para compartir el modelo en línea, escoja, en el menú File (en Mac, Mockflow), la opciónShare Mockup.
  En la ventana que aparece, Collaborators, puede administrar los usuarios. Haga clic en el botón Add User,
para agregar usuarios con los que compartir el modelo.

 Haga doble clic en el usuario que desee. A continuación, defina si el usuario es Reviewer, es decir, revisor
(podrá visualizar y comentar el modelo), o si es Co-Editor, es decir, autor (y en ese caso podrá modificar el
modelo). Luego marque y desmarque los permisos que desee otorgarle y, finalmente, haga clic en el
botón Add Co-Editor o Add Reviewer, según el caso.

Cuando agrega colaboradores, estos reciben un email en el que se les avisa que hay un modelo a su disposición;
consta también el vínculo para acceder a él.

Una vez conectados, los colaboradores pueden hacer clic en el vínculo Shared by Others, en la parte inferior del
panel. Para abrir el modelo, deben hacer un clic derecho en el icono y elegir la opción Open.
  Un «chat» permite que los colaboradores conversen: para acceder a él, utilice el menú Chat - Launch.

MockFlow no es el único sistema colaborativo, pero su mínimo coste hace que resulte realmente interesante para
pequeñas estructuras.

3. Mockingbird

Desde septiembre de 2010, Mockingbird, que ha finalizado la fase de beta test, es un programa de pago. Los precios
son francamente razonables, ya que la versión Team, que permite trabajar con hasta 10 proyectos y un número
ilimitado de usuarios, cuesta 20 $ al mes (unos 16 €). Es más caro que MockFlow, pero su interfaz resulta más sencilla
y satisfará a los usuarios del entorno Mac.

Para probar Mockingbird, puede suscribir un plan gratuito que le permite tener un proyecto activo, con dos usuarios.
Si desea probar la versión completa, puede abonarse durante un mes por 9 $ (6 €). El abono solo se factura aquellos
meses en que se utiliza Mockingbird (lo cual puede resultar interesante para los proyectos que permanecen largo
tiempo «aletargados».

Preste atención: Mockingbird solo funciona con Firefox, Safari y Chrome; Internet Explorer no respeta lo suficiente los
estándares del Web para autorizar su funcionamiento, ¡y Opera los respeta demasiado!

a. Ejecutar Mockingbird

 Acceda a la dirección http://gomockingbird.com y haga clic en el vínculo launch, en la parte superior

derecha.

Aparece la ventana de descarga de la aplicación:

Aparecen tres zonas en su navegador:

1. Los menús y la barra de herramientas.

 2. El panel de trabajo.

3. Los paneles con las páginas y los objetos (widgets) que se pueden insertar.

b. Crear un documento multipágina

 Por defecto, la primera página se denomina Home. Para modificar su nombre, haga doble clic en Home y, en
la zona de escritura, introduzca el nuevo nombre.

Las tres herramientas situadas a la derecha sirven para:

duplicar una página que ya existe,

agregar una nueva página en blanco y

eliminar una página. Observe que no es posible utilizar plantillas.

c. Cambiar el tamaño del documento y configurar las guías

 Señale la parte derecha o izquierda, o bien la esquina inferior derecha del área de trabajo. Aparece una doble
flecha: arrástrela en el sentido que desee o haga clic en los valores que se muestran a la derecha de la doble
flecha e introduzca un nuevo valor. Por ejemplo, para una página que se va a mostrar en una pantalla de 17”,
puede introducir 960 y 520 px.

 Para mostrar las columnas rosas, ejecute View - Show columns y escoja uno de los valores preestablecidos o
haga clic en la opción Custom para introducir valores personalizados.
  Si prefiere que se muestre una cuadrícula, marque la opción Show grid en el menú View y elija el espaciado
de esta cuadrícula usando el cursor de la opción Grid spacing del mismo menú View.

 Para que su trabajo le resulte más fácil, en el menú View puede activar las siguientes opciones:

Snap to grid: para magnetizar la cuadrícula.

Snap to other widgets: para magnetizar los objetos.

Show extra info when moving or resizing: para mostrar la información sobre el tamaño y la alineación de
los objetos mientras se trabaja con ellos.

d. Añadir objetos (Widgets)

Por defecto, se muestran todos los objetos, lo que no facilita su localización.

  Para filtrarlos por categoría, haga clic sobre All en la barra WIDGETS y, en la lista, seleccione el criterio del
filtro que desee aplicar.

En este caso, por ejemplo, solo se muestran en el panel los objetos que conciernen a las redes sociales:
 Para utilizar un objeto, haga clic sobre él en el panel izquierdo y arrástrelo hasta el panel de trabajo. A
continuación, puede moverlo y cambiar su tamaño según sus necesidades.
 Una vez insertado, utilice la barra de herramientas para modificar las características básicas del objeto, ya que
el objetivo de esta aplicación no es especialmente el de realizar una maqueta gráfica:

Font Size: para modificar el tamaño del texto cuando este no es automático.

Autosize Text: para ajustar el tamaño del texto en función del elemento que lo contiene.

Font color: para cambiar el color del texto.

 En el siguiente ejemplo, hemos insertado un área de texto para el logo y, a continuación, un grupo de fichas para
representar el menú:

Unas guías nos facilitan la correcta alineación de los elementos cuando los insertamos.

En el siguiente ejemplo puede comprobar lo fácil que resulta, gracias al magnetismo de la cuadrícula, disponer objetos
que representan funcionalidades y modificar su disposición: vídeo, publicidad, nube de tags, plan de situación, etc.

e. Las demás herramientas

Se trata de herramientas básicas de edición gráfica:

Esta es la traducción de sus etiquetas:

Undo/Redo: Deshacer/Rehacer.

Group/Ungroup: Agrupar/Desagrupar.

Forward/To Front/Backward/To Back: Adelante/Primer plano/Atrás/Fondo.

Align: Alineación de los objetos entre sí.

Lock: Bloquear.

Color: Color de fondo del objeto.

Share: Compartir.

Preview: Previsualizar.
f. Previsualizar y compartir

 Para mostrar una vista previa de la maqueta, haga clic en el botón Preview

. Utilice el menú desplegable Jump to para pasar de una página a otra.

 Haga clic en el botón Edit

para salir de la vista previa.

 Para que sus colaboradores y clientes puedan acceder a esta maqueta, haga clic en el botón Share

 Copie el vínculo y envíeselo a sus contactos: de este modo, podrán acceder a la vista previa.

También puede incluir esta vista previa en una página de su sitio web, copiando el códigoEmbed code y pegándolo
en el código fuente de la página que quiera.
g. Administrar los permisos
 Haga clic en el botón Share

y luego en Edit sharing settings.

La ventana que aparece le permite administrar los permisos y elegir a las personas que podrán editar la maqueta
(Who can edit?) y a aquellas que sólo podran verla (Who can view?).
  Para concretar más las autorizaciones y administrar los permisos de cada colaborador, active la opción Only
people I choose y haga clic en el botón Update permissions. A continuación, haga clic en el botón Add
new para agregar usuarios, rellene la información correspondiente y haga clic en Add user.

El usuario se añade a la lista:

  Finalmente, haga clic en Update permissions para aceptar estas modificaciones.

h. Exportar el proyecto

 Elija la opción Export del menú File.

El submenú ofrece la posibilidad de guardar el proyecto en formato PDF multipágina, como muestra la ilustración
siguiente, o en formato PNG; en ese caso, se exportará una carpeta comprimida que contendrá tantos archivos de
imagen como páginas tenga el proyecto.
i. Guardar el proyecto

 En el menú File, escoja la opción Save (Guardar) o Save As (Guardar como) para guardar el proyecto en el
servidor de Mockingbird.

Recuerde que solo se le facturarán los meses en que usted edite un proyecto. Si, por ejemplo, guarda un proyecto,
este estará disponible aun cuando no haya pagado el abono correspondiente. La facturación se retomará en el
momento en que modifique el proyecto.

 Para abrir un proyecto guardado, elija el comando File - Open.

  Seleccione el archivo del proyecto que desea abrir y haga clic en el botón Open.

A continuación, hemos abierto el proyecto Lacasadelqueso.com y lo hemos publicado:

 Mockingbird es muy básico y sencillo de usar: permite a alguien que no sea grafista y, sobre todo, que no sea
desarrollador, estructurar rápidamente una página, confirmar las ubicaciones y los tamaños de los elementos y
asegurarse de que todas las funciones requeridas están contempladas.

No obstante, tiene algunos puntos débiles: no es posible guardar plantillas y el uso de los elementos que propone se
limita claramente a interfaces de pantalla (de programas o de páginas web), no dispone de esquemas estructurales
(para representar jerarquías en árbol, por ejemplo), de arquitectura o de diseño.

Por todo ello, es preferible usar Gliffy.

4. Gliffy

Al igual que Mockingbird, Gliffy no es gratuito; no obstante, y aun cuando su precio sea asumible, existe una
versión Basic gratuita. Por otra parte, las versiones Premium de pago tienen un período de 30 días de prueba
gratuito. Un autónomo probablemente tendrá suficiente con la versión Basic, pero una empresa preferirá suscribirse
a una versión de pago que le permita administrar a los usuarios y los derechos de acceso.

Gliffy funciona bajo Flash; es compatible, pues, con todos los navegadores que tengan instalado como mínimo el plug-
in 9. Se trata de un programa muy completo cuyas funciones más significativas presentamos aquí.

a. Ejecutar Gliffy y crear un nuevo documento

 Acceda a la dirección http://www.gliffy.com y haga clic en el vínculo Lets get started: Try it now free de
la página de inicio.
Tras unos instantes para cargar la interfaz de Flash, el programa le ofrece la posibilidad de crear un nuevo documento.
Para ello, en la columna Categories, puede elegir una categoría de plantillas en el ámbito que corresponda a su
proyecto:

Website / Software UI Design: sitio web / interfaz de usuario.

Venn Diagrams: diagramas lógicos.

Org Charts: estructura jerárquica (organigramas, por ejemplo).

SWOT Analysis: análisis de puntos fuertes y débiles, oportunidades y amenazas.

Flowchart: diagramas de flujos y procesos.

Network Diagrams: diagramas de redes.

Software Design/UML: diagramas de diseño de programas.

Floor Plan: diagramas de arquitectura.

Business Process: diagramas de procesos empresariales.

  Abra la plantilla que prefiera haciendo doble clic en ella.

b. Editar las páginas

Los principios que rigen el diseño y la edición de páginas es muy similar a los de Mockingbird.

 Arrastre los objetos desde las bibliotecas de la columna de la izquierda hasta el panel de trabajo.

Al hacer clic en un elemento, aparece el botón Edit properties; un clic en él permite definir la apariencia de ese
elemento: color de fondo, color del texto, etc.
 Por ejemplo: en este proyecto, hemos añadido un calendario y lo hemos redimensionado usando los puntos de control
para adaptarlo a la columna de la izquierda de nuestra página:

c. Bibliotecas específicas

Gliffy ofrece bibliotecas de objetos (Library, a la izquierda) adaptados a cada tipo de proyectos, como por ejemplo el
siguiente Site Map para elaborar una estructura:
A continuación, usando las sencillas herramientas de la barra de herramientas, puede establecer relaciones entre ellos
usando, por ejemplo, un conector.

El resultado que se obtiene puede interpretarse inmediatamente gracias a los intuitivos iconos.
d. Exportar las maquetas de Gliffy

Los formatos más habituales que soporta son: JPEG, PNG, SVG y XML.

 Elija la opción que corresponda al formato deseado en el menú File.

La opción Print le permite imprimir la maqueta en papel o bien en un archivo PDF:

Por suspuesto, si trabaja en modo test, se le pedirá que se registre.

 Haga clic en la ficha Sign up for free (gratuito) e introduzca la información que se solicita. Recuerde que debe
marcar la casilla de aceptación de las condiciones del servicio (I agree to the Terms of Service) y luego
hacer clic en el botón Sign Up Now!.
  A continuación, introduzca el nombre del documento y haga clic en save para finalizar el proceso de
almacenamiento.

Ahora puede elegir el formato del papel en el que se imprimirá el proyecto y escoger entre una salida en papel o en
PDF.
e. Compartir un documento

 Haga clic en el botón blog & share this diagram.

 Active la opción Make public para hacer público su documento.

 Para integrar el diagrama en su sitio o su blog, seleccione el código situado en el cuadro de texto y cópielo; le
bastará con pegarlo en el lugar que desee de su página.

Debajo de este cuadro de texto se listan todos los vínculos al documento y las imágenes de todos los tamaños.
  A continuación, haga clic en close.

f. Administrar los colaboradores

 En la parte derecha de la ventana, haga clic en

.
 Para cada colaborador que desee asociar al documento: introduzca su dirección correo electrónico en la

zona Add new collaborators y haga clic en el botón

.
  Seleccione el vínculo situado en la parte inferior de la ventana y hágalo llegar a sus colaboradores para que
puedan conectarse y editar el documento.

 Haga clic en OK.

Los colaboradores recibirán un email en el que se les informa de que el usuario comparte con ellos el documento.

En el texto del mensaje recibido se especifican el nombre de usuario y una contraseña provisional.

g. Integrar Gliffy con Google Apps

Para integrar Gliffy en Google Apps no basta con disponer de una cuenta de Google: es preciso inscribirse al servicio.

 Para inscribirse, acceda a la URL directa siguiente:https://www.google.com/a/cpanel/domain/new y

siga el procedimiento de inscripción.
 Para agregar a continuación Gliffy a Google Apps, acceda a la página Google Apps Marketplace en la
dirección: http://www.google.com/enterprise/marketplace/. Para mostrar la página dedicada a Gliffy,
escriba Gliffy en el cuadro de búsqueda y pulse [Intro]. Finalmente, haga clic en el botón Add it now, a la
derecha de la aplicación Gliffy.

 Aparececerán sucesivamente dos ventanas con las condiciones y la configuración del servicio. Acepte en la
primera ventana y haga clic en el botón Configurar aplicación de la segunda.

Introduzca su dirección de email y su contraseña en los cuadros correspondientes y haga clic en Login.
 En adelante, Gliffy Diagrams figurará en el menú Más de su página Google Apps, y podrá acceder directamente a
esta utilidad.

Gliffy es muy completo, admite el trabajo en colaboración y se integra en Google Apps; el conjunto puede considerarse
una auténtica suite de programas.

5. Otras herramientas para elaborar modelos

Existen otras herramientas y, además, cada día hay nuevos desarrolladores que aportan su granito de arena al trabajo
en colaboración.

Examinemos por ejemplo el ingenioso Blue Wireframe para los Google Documents:
https://docs.google.com/previewtemplate?id=1hYKcVpNWEpbHAj4Gqb9me4gSViBFUMX-fF4ZD-
wpbB4&mode=public.

Para acceder más rápidamente a la página de esta utilidad, efectúe una búsqueda en Google introduciendo esta
expresión: Morten Just’s Blue wireframe - Google Docs Template.

 Para usarla, haga clic en el botón Utilizar esta plantilla (se sobreentiende que deberá disponer de una cuenta
de Google).
Se abre un documento de Google Draw; a la izquierda se muestran todos los elementos que se pueden insertar, y a
la derecha, el panel de trabajo (que solo se imprimirá).
Preste atención: para evitar retirar los elementos del panel izquierdo cuando los desplaza hasta la zona de trabajo, no
use el método de hacer clic y arrastrar, sino los comandos Copiar y Pegar.
 En este caso, la creación de maquetas exige ciertos conocimientos de bricolaje, pero, en contraposición, las funciones
de exportar y compartir aprovechan las potentes capacidades de Google Documents.

a. Compartir

El menú del botón Compartir ofrece varias posibilidades; una de ellas es la de enviar la maqueta por email, lo que
siempre resulta de gran utilidad.

 En el menú Compartir, haga clic en Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

 Dentro del cuadro de diálogo, elija el formato de documento que desee en la lista Adjuntar elemento como.
En las zonas de escritura correspondientes, introduzca el Asunto y el texto del Mensaje. Para recibir una
copia del mensaje, marque la opción Enviarme una copia.
  Haga clic en Enviar.

El destinatario recibirá un email como el siguiente:

 Para poner el documento a disposición en el servidor web de Google, en el menú Compartirelija la

opción Publicar en la Web. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Iniciar la publicación.
En el cuadro de diálogo Publicar en la Web, puede copiar el Enlace de documento e insertarlo en su página web
o transmitirlo por email; también puede Insertar código en su página web para que aparezca el documento, que
permanece almacenado en Google.

 Haga clic en Cerrar.

Ahora ya no tiene más que escoger la herramienta que más se adapte a sus necesidades para elaborar modelos
eficaces de sus proyectos e introducir una dinámica de intercambios con sus colaboradores y clientes.

Organización de tarjetas
¿Cómo probar lo que aún no existe? Crear maquetas con Photoshop o incluso con HTML resulta costoso y requiere una
logística nada desdeñable si se desea que los usuarios las prueben. Además, los wireframes pueden resultar
incomprensibles... Por fortuna, disponemos de una herramienta como la organización de tarjetas para validar los
contenidos.

Si usted no está del todo seguro acerca de la adecuación de un contenido a la demanda del público objetivo, puede
recurrir a efectuar un test de usuario, antes de elaborar el modelo, para deteminar qué es lo que se incluirá y con qué
estructura.

En el caso de un sitio web, este tipo de test sirve fundamentalmente para precisar la estructura lógica de la navegación.

El test más eficaz es el de la Organización de trajetas (card sorting).

1. El principio
Se presenta a los participantes los contenidos potenciales del proyecto, en forma de tarjetas. Cada tarjeta describe
un contenido, y solo uno. Es preferible limitar la descripción del contenido a un título y, si este no resulta lo
suficientemente explícito, se pueden añadir unas pocas palabras a modo de explicación.

Las sesiones pueden ser individuales o en grupo, con una muestra representativa del objetivo. Las sesiones
individuales son más precisas, pero también más costosas de llevar a cabo.

a. Selección y validación del contenido

Los participantes deben conservar los contenidos que, a su juicio, deben tener cabida en el proyecto, y suprimir los
que, según su punto de vista, carecen de interés.

Pueden cambiar el nombre de aquellos contenidos cuya denominación no les parezca adecuada. Mediante el empleo
de tarjetas en blanco, también pueden agregar contenidos que no estén previstos inicialmente.

b. Estructuración del contenido

Los participantes agrupan las tarjetas en paquetes según el orden que consideren lógico.

Esta etapa permite estructurar la información según la lógica de sus objetivos, y no la de su empresa. Una tienda no
es exactamente un almacén, y las expectativas de los clientes seguro que no son las mismas que las de los
almaceneros. En el caso de un sitio web, esta etapa sirve para establecer la mejor estructura y navegación posibles
desde el punto de vista del usuario.

c. Etiquetar el contenido

Los participantes deben nombrar los paquetes de tarjetas de la forma más simple y precisa que sea posible. Esta
última etapa sirve para garantizar que el vocabulario coincide con el de su objetivo, evitando usar una jerga de
términos demasiado publicitarios o simplemente incomprensibles. En el caso de un sitio Web, esta etapa le
proporcionará los nombres de los menús y de los botones tal y como los usuarios desean que aparezcan.
2. Optimal Sorting, herramienta en línea de organización de tarjetas

Normalmente, con una resmilla de papel A4 y una impresora, puede llevarse a cabo una organización de tarjetas
decente.

No obstante, existen herramientas que permiten hacer este trabajo en línea, lo que puede reducir considerablemente
los costes: sin salas que reservar, ni conductor del test que contratar, sin desplazamiento para los participantes...

Optimal Sorting es una herramienta de organización de tarjetas en línea bastante cara. Dado que la tarifa de entrada
ronda los 100 $ por mes, ¿por qué mencionarla en esta obra?

Pues porque Optimal sorting ofrece una versión gratuita que permite realizar un test con 10 personas y 30
tarjetas, que sobra y basta para proyectos pequeños. Proporciona, pues, una ayuda preciosa a todos los jefes de
proyecto a través de una potente herramienta que hasta ahora estaba reservada solo a las grandes empresas.

a. Abrir una cuenta con Optimal Sorting

 Acceda a la siguiente dirección: http://www.optimalworkshop.com/

 Haga clic en el botón sign-up for a free account, en la parte inferior de la página.

 Rellene los campos necesarios. Tenga cuidado: los datos estarán visibles en el sitio, de modo que elija un
nombre simple y preciso.
 Acepte las condiciones y haga clic en Get Started.
b. Crear un sondeo

No se solicita ninguna confirmación por email: el servicio está operativo inmediatamente.

 Haga clic en Create a new survey.

 Rellene, ficha a ficha, los elementos que desea organizar en tarjetas. Especifique el idioma y, en el caso de las
condiciones de finalización del sondeo, precise si desea hacerlo manualmente (opción I close it manually),
 fijar una fecha de finalización (opción a set date has been reached), fijar un número limitado de
participantes (opción a set number of participants have finished the survey) o combinar estas dos
opciones (última opción). Lo más simple es definir la finalización manualmente.

 En la ficha Access, defina las condiciones de acceso al sondeo. La identificación vía email es lo más habitual.
Usar la protección de contraseña no es útil excepto en caso de que se trabaje con datos confidenciales.

Para cambiar la apariencia del sondeo, es preciso guardarlo primero.

 Haga clic en Save.

 A continuación, en la ficha Appearance, personalice el sondeo adjuntando su logo y modificando el color de
fondo.
 A continuación defina, en la ficha Cards, las tarjetas que habrá que organizar (30 como máximo en la versión
gratuita). Con cada nueva tarjeta, cambie de línea. Para añadir una descripción, introduzca una barra vertical
pulsando las teclas [Mayús][Retroceso].
 En la ficha Categories, especifique cómo se gestionarán los paquetes de tarjetas: OPEN da la posibilidad a los
participantes de modificar las tarjetas; CLOSED obliga a colocar las tarjetas en categoría preestablecidas. Si
quiere obligar a los participantes a dar un nombre a cada categoría, marque la opción Require participants
to name all their categories before they can finish.
 En la ficha Messages, introduzca todos los mensajes que puedan resultar de utilidad para los participantes,
comenzando por el de bienvenida en la zona Welcome.

 A continuación, complete las instrucciones (Instructions) en la zona correspondiente.

 Finalmente, escriba los agradecimientos en la zona Thank you.

 En la ficha Questionnaire, especifique las preguntas que se añadirán al final del test; por ejemplo, sobre las
sensaciones a la hora de responder.

 Mientras no haga clic en Launch, puede modificar su test. Para verlo, haga clic en Previewuna vez haya
guardado los cambios haciendo clic en Save.
c. El seguimiento de los participantes

El participante accede al test a través del mensaje de bienvenida, en el cual introduce su dirección de email, y pulsa
el botón Continuar.

A continuación, se explican las instrucciones que usted ha reseñado. La imagen de ejemplo está en inglés, pero el
proceso es tan sencillo que no tiene apenas importancia.
Cuando el participante ha organizado los paquetes, les da un nombre haciendo clic en su encabezado.
A continuación, tiene la posibilidad de añadir sus comentarios. Cuando termina, hace clic en el botón Hecho.

Si usted ha incluido un cuestionario, se muestra entonces.

Para finalizar, haga clic en el botón Continuar; el participante llega a la parte de agradecimientos.
d. El análisis de los resultados

 Cuando considere que el test ya puede proporcionarle resultados, haga clic en Launch.

Un mensaje confirma que el test está activo; se especifica una dirección URL para que la pueda comunicar a los
participantes. Observe que, por lo general, también se propone una URL más corta, lo que resulta muy útil.

 Para consultar los resultados, conéctese al sitio Optimal Workshop. Haga clic a continuación en el sondeo que
desee (en el caso del abono gratuito, solo dispondrá de uno).
Las fichas proporcionan todas las respuestas organizadas, listas para su análisis.

La ficha Categories permite ver qué paquetes se han organizado y qué títulos les han asignado los participantes.

La ficha Cards muestra la lista de las tarjetas no desechadas (es decir, las que sí se han usado).

La ficha Similarity Matrix muestra los esquemas de estructura que se parecen.

La ficha Standardization Grid sólo está activa en caso de que se hayan empleado categorías preestablecidas, y la
ficha Dendrograms (representaciones gráficas), cuando se han registrado varias respuestas.

Observe que todos los resultados pueden descargarse en varios formatos:

 Hoja de cálculo de Excel con el análisis.

 Hoja de cálculo de Excel con los resultados (sin interpretación).
 Hoja de cálculo de CSV con los resultados (sin interpretación).
Si como muchos profesionales no pone a prueba sus contenidos porque encuentra el método de organización de
tarjetas demasiado largo y complicado de usar, ahora ya no tiene excusas.

En tan solo media hora podrá preparar su test y ponerlo en línea. El análisis de los resultados se presenta en forma
de síntesis, lo que le permitirá tomar decisiones «con conocimiento de causa».

Usando este método, sus contenidos van a ganar realmente en calidad y eficacia. Además, podrá proponer este servicio
a sus clientes a un precio atractivo, lo que ampliará su oferta con una prestación de alto nivel.

Optimal Workshop ofrece otras dos herramientas que también pueden resultar útiles en la validación de proyectos ya
avanzados: Treejack para poner a prueba una estructura en árbol yChalkmark para probar interfaces (pantalla,
páginas web, publicidad, etc.). Puede acceder a estas herramientas gratuitas mediante las fichas superiores.

Encuestas
Solicitar rápidamente la opinión a un gran número de usuarios resulta muy fácil en línea. Una vez ha subido una
encuesta a la red, puede invitar a la gente a participar en ella de varias maneras: comunicando la dirección de la
encuesta por email, publicando el vínculo en una página web o en las redes sociales o incluso integrándolo
directamente en su sitio web.

1. SurveyMonkey
SurveyMonkey está disponible en castellano.

 Acceda a la siguiente dirección: http://es.surveymonkey.com y haga clic en Suscríbase GRATIS.

 Introduzca la información que se le solicita y haga clic en Crear cuenta.
Como alternativa, puede abrir una cuenta vía Facebook o Google, lo que le evita multiplicar nombres de usuarios y
contraseñas.

Si desea abrir la cuenta vía Google, basta con que dé autorización a SurveyMonkey.
 Una vez identificado, conéctese y comience a preparar su primera encuesta haciendo clic enCrear encuesta.

 A continuación, dé un nombre a la encuesta en el cuadro Título y elija una Categoría de la lista desplegable.
Si lo prefiere, puede Usar una plantilla de encuesta de expertos. Haga clic en Continue.
 Ahora puede personalizar la apariencia eligiendo un color en el menú desplegable.

 Los más exigentes pueden hacer clic en Crear tema personalizado y cambiar los distintos elementos a su
gusto, pero para ello deberán contratar, como mínimo, una cuenta Plus (25 € al mes).
 Para configurar la primera página, en la lista, haga clic en Editar información de página.

 Introduzca, si es preciso, el Título de la página y la Descripción de la página y haga clic enGuardar página.
 Para Agregar pregunta, abra el menú correspondiente.

 Especifique el tipo de pregunta; por ejemplo Múltiples opciones (una sola respuesta)presentará las
respuestas junto a botones de opción.
 En este caso, complete la pregunta y las opciones, cada una en una línea diferente, y haga clic en Guardar
cambios.
Las preguntas más sofisticadas de los sondeos profesionales pueden diseñarse con la opciónEscala de valoración,
como en este ejemplo:
Sus encuestas se listan a continuación en su panel de control, pero, dado que aún no ha hecho ninguna recopilación,
permanecen en estado de «proyectos».

 Haga clic en el icono de la columna Recopilar.

Para facilitar el acceso al vínculo del sondeo, dispone de varias posibilidades: enviarlo por email, enviarlo por
SurveyMonkey, integrarlo en su sitio web o compartirlo vía Facebook. Hay otras dos posibilidades más, pero están en
fase beta: comprar participantes a los que dirigir la encuesta y distribuir la encuesta con MailChimp.
  Lo más habitual es transmitir el vínculo mediante emails. Para ello, active la primera opción.

El vínculo se presentará de dos formas: para enviarlo por email y para integrarlo en una página.
A través de su panel de control, podrá consultar los resultados de su encuesta; no obstante, con la versión gratuita
no dispondrá de ninguna de las funcionalidades profesionales de análisis y de exportación.

La versión más usada es la Gold, que cuesta unos 20 € al mes. En principio, no parece una cantidad exagerada
teniendo en cuenta que una encuesta no va a estar activa durante años.
Esta solución, bastante conocida por los estudiantes, constituye una alternativa rápida y ventajosa para autónomos y
empresas, sobre todo en comparación con otras alternativas más enrevesadas.

Las Herramientas de Planificación

Introducción
Una vez creado el modelo del proyecto, los profesionales que van a particiapr en él ya disponen de los elementos
necesarios para evaluar el tiempo que requerirá la realización de cada una de las partes del proyecto. Dicho de otro
modo, ahora ya se puede establecer la planificación.

La planificación puede llevarse a cabo de dos maneras: a partir de una fecha de finalización (retroplanning), que suele
ser el tipo de planificación habitual en las actividades de comunicación que incluyen una «deadline» o fecha límite:
realización de un evento, publicación, lanzamiento de productos... o bien a partir de una fecha de inicio, a la que se
va sumando el tiempo necesario para realizar cada paso del proyecto hasta su conclusión. Esta segunda modalidad es
más frecuente en el caso de las implementaciones de software o de sitios Web, en los que no siempre es imperativo
respetar una fecha de finalización de proyecto, sobre todo si el planning sigue abierto (una vez que se valida, el
director del proyecto es responsable de su finalización con éxito dentro de los plazos previstos). En algún caso, el
incumplimiento de las fechas pactadas de entrega de bienes y servicios puede dar lugar a sanciones si estas se han
previsto en el contrato correspondiente.

Existen numerosas herramientas de planificación, pero la mayoría de ellas son difíciles de abordar. Como respuesta a
la demanda de una herramienta simple y dotada de todas las funciones básicas requeridas, hemos escogido para esta
obra Gantter, que presenta la mejor relación simplicidad/funciones. Los demás productos, más complejos, se
estudiarán en el capítulo dedicado a las herramientas «todo en uno».

Gantter
Gantter está disponible en castellano; es una herramienta preparada para trabajar en colaboración que puede
integrarse en los Google Docs, y totalmente gratuita. ¿Se puede pedir más? Si la prueba, se dará cuenta de que puede
prescindir por completo de todas esas utilidades complicadas y poco intuitivas. Sólo un pequeño detalle: olvídese de
 Internet Explorer, Safari y Opera. Para sacarle el máximo partido, deberá utilizar o bien Firefox, o bien Chrome (el
navegador de Google).

1. Arrancar con Gantter

 Acceda a la siguiente dirección: http://gantter.com/ y haga clic en Start Now.

Se sitúa inmediatamente en la interfaz principal del programa. A la izquierda, la barra de herramientas ofrece tres
posibilidades: Tareas, Recursos y Calendarios.

La barra de menús incluye cuatro menús:

Proyecto: las opciones de este menú permiten abrir, guardar, exportar y compartir documentos.

Ver: en este menú, puede elegir los elementos que se van a mostrar u ocultar. Por ejemplo, si marca Mostrar Tarea
Resumen Principal, las tareas aparecerán con una sangría inicial en función de su dependencia jerárquica.
 En el siguiente ejemplo, todas las tareas pertenecen al Sitio Web AnnaSanDESIGN:

Si marca Resaltar Ruta Crítica, estas se mostrarán en rojo en el planning.

Acciones: este menú enumera todas las acciones que es posible realizar. También puede acceder a estas acciones
mediante la barra de tareas; las detallaremos más adelante.

Ayuda: este menú proporciona acceso a los temas de ayuda de Gantter.

2. Crear un proyecto

 Para crear un proyecto basado en una plantilla preestablecida, elija, en el menú Proyecto, la opción New from
template.

Tiene donde elegir: desde el inicio de un plan de negocios hasta la organización de una boda, pasando por el
lanzamiento de un producto. Escoja:
No obstante, preste atención: todos estos proyectos son bastante completos y pueden no ser idóneos para algunos
principiantes que preferirán partir de una página en blanco para construir un edificio más sencillo.

 En ese caso, en el menú Proyecto, elija la opción Nuevo.

 De nuevo en el menú Proyecto, elija la opción Propiedades del proyecto.
 Especifique la fecha de inicio o de fin, según su modelo de planning. A continuación, haga clic en la
ficha Regional y escoja como moneda el euro.
 Haga clic en Guardar.
 La primera acción que deberá llevar a cabo es la de definir sus recursos: haga clic enRecursos, en el panel
izquierdo, y rellene las filas necesarias con los datos correspondientes.

 Haga lo mismo con las tareas: haga clic en Tareas, en el panel izquierdo, y a continuación defina la duración y
los recursos que se asignan a cada una de las tareas.
 Para que las tareas estén vinculadas unas a otras, en la ficha Predecesoras, especifique si la tarea debe
realizarse una vez acabada otra y qué plazo de tiempo debe transcurrir entre ambas.

 En la ficha Avanzado, especifique el nivel de restricción para la tarea.

El programa le avisa en caso de que una fecha dé problemas. En el siguiente ejemplo, laPresentación cliente del
día 13 no puede tener lugar en la fecha prevista, ya que la fecha de final de proyecto está prevista para el día 12.

En este caso, conviene cambiar la duración de las tareas precedentes, los intervalos o las condiciones de los hitos para
redefinir el planning.

 Puede aumentarse o disminuirse la sangría de las tareas, de modo que muestren una jerarquía: haga clic en la
herramienta Subir Nivel Tarea

o en Bajar Nivel Tarea

 .

Las tareas que bajan de nivel son incluidas en otras tareas más generales. En este ejemplo, la tarea Evaluación
recursos técnicos forma parte de la tarea Reunión-creación modelo, ya que ha bajado de nivel.

a. Los iconos de la barra de herramientas

1. Guardar

2. Imprimir

3. Insertar una tarea

4. Insertar una tarea debajo

5. Suprimir una tarea

6. Subir nivel de las tareas

7. Bajar nivel de las tareas

8. Enlazar tareas

9. Romper la dependencia de las tareas. Primero deberá seleccionar las tareas que quiere desvincular haciendo clic en
sus números mientras mantiene la tecla [Mayús] pulsada. Observe que si muestra el Coste podrá ver la evaluación
presupuestaria puesto por puesto y para cada grupo de tareas vinculadas.

10. Mover arriba una tarea

11. Mover abajo una tarea

12. Zoom en el diagrama

13. Propiedades
b. Guardar el proyecto

 Para guardar el proyecto en su ordenador, escoja, en el menú Proyecto, la opción Guardar (download).

El formato es XML.

 Haga clic en la opción Guardar archivo y, a continuación, en Aceptar.

La opción Exportar a MS Project, en el menú Proyecto, permite guardar el proyecto en formato MS Project
(programa que hace más o menos lo mismo, pero mucho más complicado de usar).

También puede exportar los Hitos (Milestones) a calendarios Web o iCal de Apple.

c. Compartir

Es posible compartir el planning que acaba de realizar vía los Google Docs. Para usar todas sus funciones, sus
colaboradores y usted deberán utilizar Google Chrome o Firefox más un plug-in (extensión).

Instalar el plug-in para Firefox

  Muestre la página http://gantter.com/google-docs-integration y, en la fila Browser Extension de la
tabla, haga clic en Install Now para descargar el plug-in de Firefox.

 Si es preciso, haga clic en Permitir, en la barra de información que se muestra sobre la ventana, y a
continuación haga clic en Instalar ahora.
 Haga clic en Reiniciar Firefox.

Guardar para los Google Docs

Es preciso que disponga de una cuenta de Google (cf. capítulo Antes de empezar).

 En Gantter, elija, en el menú Proyecto, la opción Save to Google Docs.

 En el cuadro de diálogo que se muestra, haga clic en el primer vínculo this link para acceder a la página de
Google Docs (el segundo vínculo this link muestra la página Google Apps, con una cuenta especial de pago).

 Rellene las zonas Correo electrónico y Contraseña y luego haga clic en Acceder.

Tras la conexión a la página de Google, se le redirigirá hacia Gantter y, tras unos instantes, su documento estará
guardado en los Google Docs.

En la parte superior derecha de la ventana, aparece su identificador de Google. Para pasar a los Google Docs, basta
con que haga clic en el vínculo correspondiente.

En la página de sus documentos de Google Docs, aparece el planning que acaba de guardar.

 Marque la casilla correspondiente al planning, haga clic con el botón derecho del ratón y escoja la
opción Compartir en el menú contextual.
  Añada las personas que tendrán acceso al documento y especifique si podrán únicamente verlo o también
modificarlo.
 Añada un mensaje y haga clic en Compartir y guardar.

Las personas agregadas aparecen en la lista; usted puede modificar sus derechos cuando lo considere oportuno.
Estos recibirán un email en el que se les avisará de que se ha compartido el planning con ellos; podrán acceder a él
mediante un vínculo. Por supuesto, deberán disponer de una cuenta de Google y del navegador Chrome o Firefox con
el plug-in.

Al hacer clic en el planning compartido, en la lista de los documentos de Google Docs, se abre una ventana en la que
se ofrece la posibilidad de abrirlo con Gantter (la opción más recomendable) o con Google Docs. En este último caso,
Google Docs no «comprende» el archivo XML, por lo que lo abre en una hoja de cálculo. El resultado es un documento
absolutamente ilegible.
Crear un planning desde Google Docs

 Elija la opción Gantter Project en la lista del menú Crear nuevo.

El planning es algo más que un simple trabajo inicial; constituye la columna vertebral del proyecto. También es la
herramienta que el jefe de proyecto debe tener más a mano para adaptarla permanentemente, según el avance de
las tareas.

Gantter es una excelente solución, gratuita y rápida de desplegar. En un entorno competitivo, Gantter le permite
responder con mucha mayor rapidez que un competidor con un software más complicado.

Las Herramientas para Elaborar Presupuestos y Facturasa

Introducción
Existen numerosos programas de contabilidad, como por ejemplo Saari. Además, las empresas a menudo despliegan
sus propias soluciones. ¿Por qué interesarse, pues, por los SAAP (Software As A Service: programas en línea) para
elaborar presupuestos y facturas?

La respuesta vuelve a ser la misma: por razones de rapidez y sencillez. El aprendizaje de un programa de
presupuestación y facturación en línea es inmediato. En diez minutos, podrá configurarlo y podrá editar su primer
presupuesto. Además, podrá acceder a él desde cualquier ordenador, independientemente de su sistema operativo.

No obstante, debe ser extremadamente cauteloso a la hora de elegir un proveedor de este tipo de servicio en línea.
Todos sus datos quedarán almacenados en un servidor externo, y usted no estará protegido de los usos fraudulentos
de sus datos que pueda efectuar algún hacker infiltrado a través de un fallo de seguridad.

Si trabaja en una empresa grande, en un entorno competitivo difícil, ignore este capítulo: continúe usando programas
que son ciertamente prehistóricos, pero seguros.

Por el contrario, si es autónomo y debe coordinar un equipo de colaboradores, o bien si inicia ahora su actividad,
pruebe endeve: hay muchas posibilidades de que le proporcione un beneficio real.

Endeve

1. Comenzar con endeve

 Acceda a la dirección siguiente: https://endeve.com

Puede consultar los precios haciendo clic en el botón Planes o comenzar inmediatamente con una cuenta gratuita
para probar la solución.
 En este caso, haga clic en el botón Regístrese gratis.
 Introduzca la información que se le solicita.

 Para confirmar, haga clic en Registrarme.

 A continuación, recibirá un email en la cuenta que haya especificado con un enlace que le permitirá activar su
cuenta. Una vez complete este paso, ya podrá empezar a usar endeve.
2. Configurar endeve
La página de inicio, llamada Resumen, muestra las estadísticas más relevantes de su negocio durante el ejercicio
actual.
 En el panel de la derecha dispone de varias opciones en forma de enlace. Para configurar el programa, haga clic
en Configurar endeve.

 En este apartado, puede configurar los valores que utilice con mayor frecuencia en sus facturas. Por ejemplo,
puede definir los tipos de impuestos que deben reflejar sus facturas y su porcentaje con respecto a la base
imponible. Si es un autónomo, le interesará que sus facturas recojan tanto el descuento en concepto de IRPF
como la adición del IVA:
  Si lo desea, puede adjuntar a su factura botones de pago vía PayPal, de forma que su cliente pueda abonar el
importe de la factura en el acto por este método.

 En el caso de que lo que confeccione sea un presupuesto, puede hacer que se añadan a este botones que
permitan a su cliente aceptar o rechazar el presupuesto en el acto. Usted recibirá un email en el que se le
informará de ello.

Con la versión gratuita de este programa no puede añadir su logo a las facturas; para ello deberá contratar una cuenta
endevePlus, que cuesta 9 € al mes.

3. Crear un presupuesto

 Desde la página de inicio, haga clic en el botón Presupuestos de la barra superior de navegación. Para crear
su primer presupuesto, haga clic en el botón Crear mi primer presupuesto.
 En el primer cuadro que compone el presupuesto deberá hacer constar los datos generales
habituales: Número identificativo del presupuesto, Fecha y Plazo de validez. Si ya ha creado la ficha del
cliente para el que debe confeccionar el presupuesto, introduzca las primeras letras de su nombre en el
cuadro Cliente: el programa le mostrará los nombres de los clientes que empiecen por esas letras, de modo
que usted pueda seleccionar el correcto.

 En caso de que no disponga de la ficha del cliente en cuestión, haga clic en el enlace Nuevo Cliente y créela
en ese momento. También puede crear fichas de clientes a partir del botónContactos, en el menú de
navegación.
 Una vez creada la ficha del cliente, vuelve a la hoja de presupuestos. En la parte superior de la hoja se le
informa de que se ha creado el nuevo contacto:

 En la segunda parte del presupuesto, se hacen constar los conceptos, cantidades, precios e impuestos a que
están sometidos los conceptos presupuestados. El tipo de impuesto y su porcentaje se elige en las
correspondientes listas desplegables. Las cantidades finales se actualizan a medida que va rellenando las
diversas casillas.

 Finalmente, puede añadir etiquetas al presupuesto que le permitan encontrarlo más rápidamente (opción
práctica si maneja multitud de presupuestos), así como añadir lasObservaciones que estime oportuno. Una
vez completado el presupuesto, haga clic en el botón Crear.
 El presupuesto se ha creado correctamente. A la derecha, se muestra el menú con todas las acciones que puede
realizar con él: convertirlo en factura, modificarlo, enviarlo por email, imprimirlo, etc.
  En la sección de Presupuestos puede consultar todos los presupuestos emitidos, efectuando una búsqueda por
palabras clave si es necesario. También puede exportar los presupuestos al formato CSV o a Excel.

4. Facturar
La facturación también es muy fácil de usar.

 Haga clic en el botón Facturas. Si desea crear una factura periódica, es decir, una factura que debe emitirse
regularmente al mismo cliente, haga clic en el botón Periódicas que aparece inmediatamente debajo de la
barra de navegación:

Una factura periódica es muy similar a una factura única, pero incorpora un campo suplementario para indicar la
periodicidad con que se emitirá la factura:
 Los campos que es preciso completar en una factura son similares a los de un presupuesto, pero en este último
caso se añaden campos específicos para indicar el vencimiento de la factura y su forma de pago:
 El menú lateral de la sección Facturas muestra las acciones que pueden llevarse a cabo con las facturas; entre
ellas, registrar el pago, para indicar que la factura ha sido abonada.
5. Exportar
La exportación le permite guardar los presupuestos y las facturas en su equipo en un formato común.

 En la sección Facturas, haga clic en el vínculo del panel de la derecha que corresponda al formato al que desea
exportar sus facturas. En el caso de una hoja de Excel, este será el aspecto del documento exportado:

Endeve no puede ser tan completo como un programa de contabilidad, pero lleva a cabo lo esencial: crear
presupuestos, facturas y gastos y efectuar el seguimiento de los pagos.

La versión gratuita cubre hasta 100 facturas y clientes ilimitados. Existen otras alternativas que también cuentan con
planes gratuitos: Facturadirecta (www.facturadirecta.com) permite realizar 4 facturas al mes, 10 gastos y 10
albaranes, y Contasimple (www.contasimple.com) contempla hasta 150 facturas/gastos al año. Esta última opción
resulta interesante porque, además, permite gestionar los modelos oficiales de la Agencia Tributaria (Libros de
Registros). Todos estos programas disponen de versiones de pago con mayores prestaciones.

Las Herramientas “Todo en Uno”

Introducción
Hasta ahora, hemos hablado de herramientas dedicadas a una función específica: planificar, crear presupuestos,
modelos... Los jefes de proyecto, en particular si deben hacerse cargo de varios proyectos/equipos a la vez, demandan
en particular un único producto que integre todas las funciones de estas aplicaciones, y que incluya además,
si es posible, una dimensión «social» que les permita llevar a
cabo intercambios, conversaciones, avisos, reuniones...

Algunos programas en red asumen bastante bien todas estas tareas, como SharePoint de Microsoft. Pero estos
productos a menudo son muy caros y requieren un aprendizaje ineludible debido a una ergonomía de escasas
prestaciones.

Los ASP (Application Service Providers: Proveedores de Servicios de Aplicación) ofrecen herramientas de gestión de
proyecto «todo en uno» en línea que se antojan intuitivos y bien de precio (en algunos casos son gratuitos).

Existen tres tipos de productos; nosotros hemos seleccionado los mejores de cada categoría:

 Los servicios de pago, ofrecidos por ASP, cuyas propuestas no siempre son claras. Estos servicios de pago
disponen en ocasiones de una oferta gratuita para atraer clientes, que a veces puede resultar simbólica (solo
se ofrecen unas pocas características anecdóticas), o bien completa, pero limitada en número de proyectos o
de participantes.
 Los servicios gratuitos: su modelo de negocio hace que nos planteemos la cuestión de cuál será su
supervivencia, ya que es frecuente que acaben siendo adquiridos por los principales proveedores de software,
o bien que la experiencia se abandone, como ha sucedido con Google y Wave. Por lo tanto, hay que tener
cuidado y elegir un servicio del que se sabe que perdurará.
 Los Stand-alone no dependen de un servidor externo, pero se instalan para usted en la base de un CMS
(Content Management System: Sistema de Gestión de Contenidos) como Joomla! o Drupal. Son gratuitos o
en algunos casos de pago, aunque estos últimos resultan baratos. Su puesta en práctica requiere más tiempo,
ya que es preciso contratar un alojamiento web, luego instalar el CMS y, finalmente, el componente de gestión
de proyecto; pero, al final, dispondrá de una herramienta independiente que usted controlará por completo.

Vamos a comparar estas tres posibilidades para que pueda escoger la que más le convenga. Nuestra elección
seguramente será parcial, pero nuestros criterios están claros: coste mínimo por funciones óptimas.
Las herramientas todo en uno de pago

1. Projectplace

Nos hemos quedado con Projectplace por dos razones: su ergonomía no requiere prácticamente aprendizaje y su
proposición comercial está clara. Además, ofrece una versión de prueba para que usted pueda valorar si le interesa.
No vamos a estudiarlo aquí detalladamente, ya que dispone de abundante documentación en línea con vídeos muy
didácticos, pero vamos a ver sus principales funciones con cierto detenimiento.

a. Comenzar con Projectplace

 Acceda a la siguiente direción: www.projectplace.com.

 Haga clic a continuación en Try for free.

 Introduzca la información que se le pide y haga clic en Create user account.

Se envía un email a la dirección de correo que ha indicado.

 Abra el mensaje y haga clic en el vínculo Activate user account.

Se abre en el navegador una ventana de bienvenida, en la que se le propone descubrir la interfaz de Projectplace en
tres etapas.

 Haga clic sucesivamente en los dos botones Next para mostrar la tercera etapa.
 Haga clic en uno de los iconos propuestos para asociarlo a la imagen de su perfil o haga clic en Examinar para
seleccionar un archivo de imagen guardado en su ordenador.
  Haga clic en Finish.

b. Crear un proyecto

La ventana que se muestra le propone crear un proyecto.

 Haga clic en el vínculo Describe your project here.

La descripción del proyecto exige precisar los objetivos incluidos y los que deben excluirse, lo que resulta muy útil
para encuadrar la demanda de sus clientes y evitar divagaciones.
  Cuando haya introducido la información pertinente, haga clic en Save.

Con el proyecto activo, dispone de una serie de fichas que le dan acceso a los componentes siguientes:

Documents: muestra la lista con todos los archivos relativos al proyecto que puede enviar, consultar o modificar.

Meetings: para organizar reuniones con su equipo y con todos los colaboradores del proyecto.

Issues: para establecer consultas específicas.

Tasks: para organizar las acciones que deben llevarse a cabo.

People: lista de colaboradores y de todas las personas vinculadas al proyecto: cliente, proveedores...

Other Tools: de momento, no las usamos.

c. Administrar los miembros del proyecto

En la ficha People, puede modificar su perfil. Aquí, el papel de Jefa de proyecto se ha atribuido a la usuaria principal:

 Para añadir un miembro, haga clic en Add Member. Introduzca su dirección de correo y, a continuación, si es
preciso, redacte el mensaje que se adjuntará a la invitación.
  Haga clic en Add.

La persona invitada recibirá un email con un vínculo de acceso.

Tras hacer clic en ese vínculo, se le pedirá que complete su perfil.

Una vez haya hecho clic en Create User Account, su colaborador accederá al proyecto.

En su interfaz, aparecerá de ahora en adelante su nombre en la lista de participantes y podrá asignarle un papel.
d. Administrar los recursos

Cuando un miembro del proyecto no está activo, se le considera un Recurso.

 Haga clic en la ficha Tasks y luego en la ficha Resources.

 Haga clic en Add Resource y elija un Project Member en la lista correspondiente.

 Haga clic en OK.

e. Crear tareas

 En la ficha Tasks, haga clic en Overview.

 Haga clic en el icono New Task

 Complete la información correspondiente a la tarea y asígnele recursos usando el botónAdd de la

zona Resources.
  Luego haga clic en el botón Add and Close.

f. Las vistas del planning

En la ficha Tasks - Work Plan, podrá escoger entre la Planning View, la Progress View(idéntica a la Planning
View, pero con el porcentaje de realización) y el Gantt Chart. El botónSchedule de la barra de herramientas permite
mostrar la vista solicitada en forma de registro de vencimientos, como en este ejemplo:

g. Publicar un «Issue»

Un issue es una especie de aviso que define para interpelar a los miembros del proyecto. Por ejemplo, si usted plantea
la siguiente pregunta: ¿Nuestro proveedor tiene el Framework adecuado?, para eliminar la duda y efectuar un
seguimiento, puede crear un «issue» sobre este asunto.

 En la ficha Issues, haga clic en New issue, en el panel derecho de la ventana.

 Rellene los diferentes campos del issue y haga clic en Add.
Puede enviar este issue a una o varias personas vinculadas al proyecto.

 Muestre el issue y haga clic en el botón Send by e-mail and request feedback, en el panel derecho de la
ventana.

 Especifique la dirección del destinatario o de los destinatarios y el cuerpo del mensaje, y haga clic en Send.
 Los destinatarios reciben, además de una notificación en su tablón, un e-mail como el siguiente:
El jefe de proyecto recibe un informe diario de actividades.

Con esta primera aproximación, puede constatar que Projectplace es muy profesional y didáctico. Se le puede
reprochar, quizás, su interfaz austera. Su precio está vinculado al número de usuarios (13 £ esterlinas por miembro
y mes), lo que puede resultar demasiado costoso para grandes estructuras. Su competencia directa, At Task, quizá
merezca también una oportunidad. Nosotros no lo hemos probado debido a que no se facilita en la web una tabla con
las tarifas y a que para obtener una versión temporalmente gratuita se deben facilitar multitud de datos y esperar una
respuesta. Si usted desea probarlo, aquí tiene su dirección: http://www.attask.com/.
2. Zoho

Muchas personas consideran que Projectplace es demasiado austero. Por suerte para ellas, también pueden usar Zoho.
Está muy bien integrado en el universo Google, dispone de una versión gratuita para los proyectos pequeños y puede
actualizarse a versiones más potentes por un precio razonable.

a. Comenzar con Zoho

 Acceda a la siguiente dirección: http://www.zoho.com y haga clic en SIGN UP FREE.

 Para crear una cuenta, rellene el formulario con los datos habituales y haga clic enRegistrarse ahora.

No obstante, lo más fácil es utilizar la cuenta de Google o Facebook. En el caso de Google, bastará con autorizar Zoho
a continuación.

 En el mensaje que recibirá de Zoho, haga clic en el vínculo indicado para confirmar su inscripción.
 En el momento en que se conecte por primera vez, introduzca un nombre de usuario. Haga clic a continuación
en el botón Marcar para asegurarse de que está disponible. A continuación, haga clic en Actualizar.
 A continuación puede, a través del menú ACCOUNT, elegir la aplicación disponible. Por defecto, sólo se muestra Zoho
Mail.

b. Crear un proyecto

 Desplace el contenido de la ventana y elija Projects en la lista Collaboration Applications.

 Especifique el nombre de su sitio Zoho. Preste atención: dicho nombre debe estar disponible. Haga clic a
continuación en Crear nuevo portal.

El portal será el sitio de Internet donde podrán verse sus proyectos. Su dirección URL será del tipo:
http://projects.zoho.com/portal/sunombre

Atención: lo que crea aquí es el Portal de sus proyectos; por lo tanto, no le atribuya el nombre de un proyecto, sino
el de su empresa o estructura. Cada proyecto dispondrá de su propio nombre, que se definirá en la etapa siguiente.
 En la página siguiente, especifique el título del proyecto y su descripción, y luego haga clic en Agregar nuevo
proyecto.
c. Personalizar la configuración

 En el menú Configuración, en la parte superior derecha de la ventana, escoja Configuración del portal.
 Haga clic a continuación en Cambiar su foto en el menú Parámetros relacionados.
 Haga clic en el botón Examinar y doble clic en el nombre del archivo de imagen; luego haga clic en Cargar
foto.

El tamaño recomendado es de 120 x 120 píxeles. Si la foto no mantiene la proporción 1/1, se colocará deformada.

 Haga clic en Elegir esquemas de color para adaptar el aspecto del portal a los colores de su empresa. Una
vez determinados los colores, haga clic en Guardar el tema del usuario.

d. Añadir colaboradores al proyecto

 Desde su página principal, haga clic en el vínculo Usuario nuevo.

  Indique la dirección de correo del usuario y asígnele uno o varios proyectos eligiéndolos en la lista de la izquierda
y haciendo clic en la flecha para que pasen a la de la derecha. Para aceptar, haga clic en Agregar usuario.

 Para agregar un usuario cliente, en la barra de menú principal haga clic en Usuarios - Usuarios cliente y
luego en el botón Añadir empresa del cliente.

Un usuario cliente no interviene en el proyecto, pero puede efectuar su seguimiento, lo que puede resultar útil para
los proveedores de servicios.

 Introduzca la información de la empresa del cliente y confirme haciendo clic en el botónAgregar cliente.

Puede agregar tantos usuarios cliente para esta empresa como crea necesario.

e. Administrar su cuenta de usuario

El usuario añadido recibe un email informativo con una contraseña provisional.

Cuando se conecte por primera vez, deberá introducir un nombre de usuario y elegir su contraseña, y a continuación
hacer clic en Actualizar.

Si en el momento de conectarse por primera vez el sitio está en inglés, puede cambiar el idioma de la siguiente
manera:

 Haga clic en la ficha Settings y luego en Language Settings, en el panel derecho.

  Escoja Español en la lista Language y haga clic en Update Language Settings.

El sitio aparece instantáneamente en castelleno.

f. Administrar las tareas

Crear una lista de tareas

 Desde su página principal, abra la lista de tareas (situada debajo de su nombre de usuario) y seleccione el
proyecto para el que quiere definir nuevas tareas.
 Haga clic en la ficha Tareas.
 Haga clic en creando su primera lista de tareas.

Esta opción permite organizar las tareas en categorías. Podría saltarse esta etapa y guardar las tareas en la
categoría General, pero es preferible que estructure bien su proyecto desde el principio.
  Introduzca el nombre de la Lista de tareas y haga clic en Agregar lista de tareas.

Eliminar una lista de tareas

 Lleve el puntero del ratón a la izquierda del título de la lista de tareas para que se muestre el siguiente icono

.
 Haga clic en este icono

y elija la opción Eliminar lista de tareas.

Este menú también permite editar la lista de tareas:

Crear una tarea

 Haga clic en el vínculo Añadir tarea.

 Introduzca el título de la tarea y, sobre todo, asígnela a los usuarios correspondientes. Haga clic en Guardar
tarea para confirmarla.

La eliminación de una tarea sigue el mismo proceso que en el caso de una lista de tareas.

La dependencia entre tareas

Puede editar una tarea haciendo clic directamente en el elemento que desea modificar de la lista de tareas.

 Para establecer la dependencia entre tareas, haga clic en la ficha Vista de dependencia y luego en la
columna Predecesores e introduzca el número de tarea de la que depende aquella que quiere modificar.
 A continuación, pulse la tecla [Intro] para conformar la interdependencia.

En caso de que se produzca un conflicto de fechas, se abre un cuadro de diálogo que le advierte de ello.
 En este caso, por ejemplo, la tarea 2 depende de la 1:

Diagrama de tareas

Zoho es capaz de preparar magníficos diagramas de Gantt.

 Utilice el menú Tareas - Vista de Gantt.

De igual modo, puede consultar el avance de las tareas en formato informe a través del menúTareas - Informes de
tareas.

Observe también la ficha Calendario del menú principal, que le ofrece una vista más amena.
g. Administrar los acontecimientos importantes

Los acontecimientos son etapas, hitos o «milestones». Esta función clave de la gestión del proyecto aparece en el
menú principal de Zoho.

 Elija el menú Tareas - Acontecimientos importantes.

 Haga clic en el vínculo creando su primer acontecimiento.

 Complete la información de la etapa y haga clic en Agregar acontecimiento importante.

h. Las reuniones

 Para planificar una reunión, escoja la ficha Reuniones del menú principal del proyecto.
 Haga clic en creando su primera reunión y complétela. Piense en utilizar el sistema de recordatorios, que
avisará a los participantes con la antelación que decida.
 Para aceptar, haga clic en el botón Programar reunión.
i. Los documentos

Zoho no sólo gestiona el envío de documentos, sino que además los organiza en carpetas vinculadas (o no) a un
proyecto.

 Haga clic en la ficha Documentos del menú principal del proyecto.

 Haga clic en subiendo su primer documento.
 Seleccione un archivo en su ordenador haciendo clic en el botón Examinar y complete la información; acuérdese
de Seleccionar carpeta para clasificar el documento.
 A continuación, haga clic en Cargar archivo.
 El documento aparece en la lista. Más adelante, podrá añadir otras carpetas mediante el menú del panel derecho y
reorganizar los documentos.

Puede importar fácilmente un documento de los que tiene archivados en Google Documents. Para ello, en vez de hacer
clic en Examinar, haga clic en el vínculo Examinar documentos de Google.

 Elija el ocumento que desea importar y haga clic en OK para aceptar.

3. Los foros

 Elija la ficha Foros en el menú principal del proyecto.

 Haga clic en el vínculo publicando su primer publicación en el foro.
 Escriba el post y haga clic en el botón Enviar.
 A continuación, en la lista de los «posts» (publicaciones), podrá crear tantas categorías como necesite usando el
vínculo Agregar categoría en el menú del panel derecho.

a. El panel de control

 Haga clic en la ficha Panel de control.

Se muestra la lista de todos los eventos (actividades) del proyecto; a la derecha aparece un «contador» de tareas
completadas, muy gráfico. A la izquierda se listan los miembros del proyecto. Si ha creado acontecimientos
importantes, se muestra a la derecha el cuadroPróximo acontecimiento.
b. Los Wikis

La edición de Wikis es bastante sofisticada, ya que puede integrar Widgets (módulos adicionales) usando un formato
HTML. Con esta herramienta, puede crear un auténtico minisitio en Internet.

 Haga clic en la ficha Wiki y luego en el botón Crear una nueva página, a la derecha.
 Dé un título a la página y escoja de qué tipo es:

Página web: formato de página HTML.

Tablero de control: integración de Widgets (gadgets).

Gabinete de archivos: carga y descarga de archivos.

 Para aceptar, haga clic en el botón Crear.

Añadir Widgets (gadgets)

 Muestre la lista de las páginas Wiki y haga clic en el botón Editar de la página correspondiente.
 En el caso de una página de tipo Tablero de control, haga doble clic en el primer icono de la página.
 A continuación, elija en la lista el tipo de gadget que desea integrar. Por ejemplo, para añadir un vídeo de
YouTube, introduzca la dirección URL del vínculo del vídeo en el cuadro de escritura o, si lo ha copiado
previamente, péguelo. Haga clic en Insertar.
 El vídeo aparece ahora en la página del Wiki.

c. El chat

Zoho incluye un sistema de mensajería instantánea. Incluso aunque no resulte demasiado atractivo, cumple de sobra
su función; su principal interés reside en el almacenamiento de los mensajes vinculados a un proyecto.

 Haga clic en la ficha Chatear.

 Si desea crear un Tema nuevo, haga clic en el botón correspondiente, especifique su título y quiénes
participarán en él y haga clic en el botón Añadir tema.
 Haga clic en el vínculo unirse para participar en la conversación.
  Introduzca su mensaje en la zona inferior y haga clic en el botón Enviar.

d. Exportar

La exportación resulta muy práctica, pero en la versión gratuita se limita a las tareas. No es posible exportar un
diagrama de Gantt, por ejemplo.

 Haga clic en la ficha Tareas y luego en el vínculo Exportar del menú del panel derecho.
  Defina el alcance de la exportación y el filtro para las tareas (por Estado) que hay que exportar. Finalmente,
haga clic en el botón Exportar.

Multiproyectos, amigable e integrada con Google, Zoho es una herramienta apreciada por los jefes de proyecto.

La primera versión comercial le costará alrededor de 15 € al mes (199 $ por año), lo que resulta asumible incluso para
las estructuras pequeñas.

Para disponer, además, de una herramienta de seguimiento de errores, es preciso desembolsar 699 $ por año, una
cantidad que empieza a ser significativa.

No obstante, los autónomos y los principiantes pueden apañárselas con la versión gratuita.

Las herramientas todo en uno gratuitas

 Hemos elegido Manymoon porque, como dice la expresión, ¡no hay color! Este programa es completamente
integrable en Google Docs, sobre todo en lo que respecta a los calendarios. ¡Incluso existe una versión para Linkedin!

Hemos clasificado Manymoon entre los gratuitos porque, aunque existe una versión de pago, la versión gratuita incluye
todas las funciones operativas de gestión multiproyecto.

La primera versión comercial no es muy cara (19 $, es decir, 15 € al mes) y ofrece, además de un espacio de
almacenamiento de 10 GB, la gestión del tiempo (timetracking) y la opción de reporting.

Su ergonomía es transparente y su dimensión «social» lo hace agradable de utilizar, contrariamente a lo que sucede
con otros productos de interfaz más austera.

Su único defecto es que, a fecha de hoy, no dispone de versión en español, pero debido al inmenso éxito que está
teniendo y a su reciente adquisición por parte de Salesforce es de prever que no tarde mucho en aparecer.

1. Comenzar con Manymoon

 Acceda a la siguiente dirección: http://www.manymoon.com

Puede utilizar Manymoon con su cuenta de Google o Google Apps haciendo clic en el vínculo correspondiente, arriba
a la derecha. Sea como sea, es preciso que disponga de una cuenta de Google para aprovechar su integración con
Manymoon.

 Para crear una cuenta en Manymoon, haga clic en Signup for Free.
 En la ventana que se abre, introduzca la información requerida y haga clic en SIGN UP.

Recibirá un email de comprobación con un vínculo en el que deberá hacer clic para validar su cuenta y mostrar su
página.

2. Crear un proyecto con Manymoon

En el momento en que se conecte por primera vez, se le propondrá crear un proyecto en tres etapas.

 Introduzca el nombre del proyecto.

En la parte inferior de la página se proponen tres ideas de proyecto: un desarrollo de producto,relaciones con
clientes y un sistema para organizar eventos lúdicos de empresa. Puede abrirlos para ver si le inspiran haciendo
clic en el signo +. Al final del capítulo veremos cómo crear proyectos basados en estos modelos.

 Haga clic en el cuadro de I need to get it done by para especificar la fecha de finalización del proyecto y haga
clic en el botón Create Project para confirmar.
3. Administrar los miembros del proyecto
La etapa siguiente consiste en añadir miembros al proyecto.

 Introduzca sus direcciones de email y pulse Add People.

Es posible importar miembros desde diversas fuentes: Linkedin, Google, Yahoo...

También puede ignorar esta etapa haciendo clic en Skip this step (saltarse este paso).

Ahora sí accede por fin al proyecto como tal. Ha llegado el momento de definir las tareas a través de la ficha Tasks.
a. Asignar tareas

 Escriba el nombre de la tarea.

 Añada si es preciso documentos haciendo clic en uno de los iconos de las opciones Upload or Attach (la opción
dependerá de dónde esté almacenado el documento).
  Haga clic en el vínculo Options para que aparezcan nuevas opciones relacionadas con esta tarea. En la
lista Priority, elija la prioridad que se asignará a la tarea. En el cuadro Due Date, especifique la fecha de
finalización (puede ser una tarea periódica). En el cuadro Tags, introduzca unas etiquetas que faciliten la
indexación y, en el cuadro Description, introduzca la descripción de la tarea o un comentario, si le parece
más oportuno.

 Para confirmar, haga clic en Save.

Observe que, a partir de este momento, la tarea queda registrada en el panel Activity del proyecto, que es como un
diario de a bordo o el equivalente al muro de Facebook. Tanto usted como los demás miembros pueden hacer sus
comentarios.

Los miembros correspondientes recibirán un email en el que se les avisará de que se les ha asignado esta tarea.
4. Añadir un evento
La ficha Others contiene un subgrupo de fichas entre las que se encuentran Links o Events. Haga clic en Events y,
a continuación en el vínculo create a new event para definir un nuevo evento y compartirlo con otros usuarios.

El evento se muestra en la ficha Activity del proyecto.

Los miembros correspondientes recibirán un email en el que se les informará del evento.
5. Añadir un documento
La adición de un documento sigue el mismo principio.

 Haga clic en la ficha Documents.

 Dependiendo de la ubicación de su archivo, haga clic en el vínculo Upload a file o bien en la pequeña flecha
que hay a la derecha de la opción Attach from Google Docs. En este último caso, podrá elegir entre Create
Google Doc (es decir, crear el documento en ese momento) oChoose a Google Doc.
 Para aceptar, haga clic en Share. Se abrirá una ventana en la que podrá elegir el grupo con el que desea
compartir el archivo: Everyone, My team, My organization... Individuals (para elegir destinatarios de forma
individual). Marque la casilla Send email y haga clic en el botónShare de esta ventana.

Si el documento pesa, deberá tener paciencia, ya que debe enviarse al servidor y almacenarse allí. No intervenga
mientras esté abierta esta ventana:
 Los miembros seleccionados recibirán un email con un vínculo al documento:

El documento podrá verse en la lista de los documentos.

a. Añadir un Milestone (hito)

 En el menú superior del proyecto, haga clic en Milestones.

 Haga clic en el cuadro New Milestone Name y escriba el nombre del «hito».
  Especifique la fecha del hito en el cuadro Date.

 Arrastre las tareas vinculadas a este milestone hasta la zona Drag and drop tasks here.

 Para aceptar, haga clic en Create.

6. Agregar un vínculo

 En el menú superior del proyecto, haga clic en la ficha More y escoja la opción Links.
 Haga clic en el vínculo Attach a new link.

 Introduzca la URL del vínculo y haga clic en Post.

 El vínculo se ha añadido a la lista.

7. Las herramientas de Manymoon

Como ya hemos comentado en apartados anteriores, en Manymoon se llevan a cabo las diversas acciones relacionadas
con el proyecto a través el menú superior, compuesto de seis fichas. La última de las fichas, More, proporciona acceso,
a su vez, a cinco fichas suplementarias. Este completo conjunto de menús es el que convierte a Manymoon en una
herramienta francamente útil para cualquier jefe de proyecto.

a. Los informes

 Despliegue la ficha More y haga clic en Reports. A continuación, haga clic en el vínculoView reports for this
project.

Se muestra la lista completa de informes en forma de gráficos. En cada uno de los informes se incluye un filtro, con
menús desplegables, para elegir lo que se quiere mostrar. Por ejemplo, las tareas pueden visualizarse en función de
su prioridad o de su estado (open: abierta;completed: completada; deferred: diferida). Este panel constituye una
excelente ayuda visual para el jefe de proyecto, quien de un vistazo puede comprender el estado de los diversos
elementos.

b. El calendario

Debido a que el enfoque de Manymoon es eminentemente «social», se echan de menos algunas herramientas como
los diagramas de Gantt. En contraposición, resulta muy fácil de integrar en los calendarios de Google.

 Haga clic en Calendar y, a continuación, en Create a new Google Calendar for this project.
 Introduzca el nombre del calendario y haga clic en Create.
Se abre una ventana en la que se le muestra el procedimiento que tiene que seguir. Las instrucciones están en inglés;
nosotros le explicamos cómo hacerlo.

 En otra ficha o ventana de su navegador, abra la página de calendario de Google y haga clic en el
vínculo Configuración.
 En la ficha Calendario, haga clic en el calendario que ha creado con Manymoon.
 En la parte inferior de la página, haga clic en HTML, a la derecha de la fila Dirección del calendario.
  En la ventana que se abre, copie el vínculo de la dirección URL haciendo clic con el botón derecho del ratón en
la dirección y escogiendo la opción Copiar la ruta del enlace.

 En la página de Manymoon, pegue el vínculo copiado en el cuadro 5. Paste the URL below and click "Save" y
haga clic en Save.

Aparece en la página el calendario de su proyecto.

c. La hoja de tiempo

 Haga clic en Timesheets, una subopción de la ficha More.

 Para agregar una nueva hoja de tiempo, rellene los datos indicados: la fecha, el número de horas, el nombre
de la tarea; si este tiempo es facturable, escoja la opción Yes en la listaBillable.
 Haga clic en Add.

La hoja de tiempo puede exportarse al formato PDF

o CSV

para trabajar con ella desde el disco duro de su equipo.

La exportación de todos los datos de Manymoon queda reservada a la edición Platinum. He aquí las diferentes opciones
y sus precios:
d. Manymoon para LinkedIn

 La versión que hemos utilizado para este libro, que es la que se activa por defecto cuando un nuevo usuario se
registra en el programa, es bastante reciente, pero Manymoon conserva la opción de utilizar la versión antigua,
algo que seguramente agradecerán quienes ya hayan trabajado antes con este software y estén algo
«descolocados» con la nueva interfaz. A través de la antigua versión de Manymoon puede conectarse a
Linkedin y trabajar desde allí con Manymoon. En el momento de redactar estas líneas, la nueva versión no
permitía hacerlo (sí ofrece enlaces directos, en cambio, a Twitter y Facebook). Para acceder a la antigua
versión de Manymoon, haga clic en el vínculo Old Version, en la parte superior derecha de la ventana.

Ya en la versión antigua de Manymoon, haga clic en el siguiente enlace, que aparece en el menú de la
izquierda:

 Conéctese a Linkedin, si es preciso, y haga clic en Añadir aplicación.

 Ahora ya dispone de Manymoon en su espacio Linkedin.

8. La personalización
Manymoon no ofrece opciones de personalización en su versión gratuita. Para ello deberá suscribirse, como mínimo,
a la versión Gold (29 $, es decir, 25 € aproximadamente al mes).

En cualquier caso, los miembros siempre pueden mostrar su foto.

 Haga clic en la imagen del avatar, arriba a la izquierda.

Haga clic en el enlace Edit de la línea Summary.

 Haga clic en el botón Choose file, escoja el archivo de imagen que desee y haga clic en los dos botones Save.

9. Las plantillas (Templates)

La comunidad de usuarios de Manymoon es muy activa; eso significa que existen numerosas plantillas a su disposición.
Su único trabajo consistirá en traducir al castellano todo lo que usted cree y completar las fechas de los hitos y las
tareas.

 Cuando vaya a crear un proyecto, despliegue la lista Create y haga clic en la opción New Project.
  En la parte derecha de la ventana se muestra la opción Template; haga clic en Select from gallery.

La ventana dedicada a la galería de plantillas muestra una lista de plantillas organizadas en las categorías que se
muestran en el panel izquierdo.

 Escoja una categoría y haga clic en la plantilla que prefiera.

La siguiente ventana muestra la estructura de la plantilla elegida, con el contenido de los diversos elementos del
proyecto: la lista de tareas, los documentos...

 Haga clic en el botón Use Template o bien en la opción Gallery (en la lista de la izquierda) para volver a la
galería de plantillas y escoger otra.
El nombre de la plantilla elegida se muestra encima del botón Use Template.

 Haga clic en Save para utilizar el proyecto completo.

De entre las herramientas todo en uno, Manymoon es, de lejos, la más agradable de utilizar, lo cual garantiza, o casi,
que será bien aceptada por sus colaboradores.
 Por supuesto, no es la única herramienta de este tipo. Si lo desea, puede probar su principal competidora, Basecamp,
que puede descargarse en la dirección siguiente:http://basecamphq.com. No obstante, esta no dispone de versión
gratuita y es considerablemente más cara.

Las herramientas Stand-Alone

Supongamos que no desea depender de un proveedor de servicios para sus proyectos, pero que necesita una
herramienta de gestión en línea.

La solución ideal consistiría en instalar un sistema todo en uno en un servidor web que usted controlaría por completo.
Esta solución de extranet específica para sus proyectos es posible gracias a los CMS (sistemas de gestión de
contenidos) Open Source.

De entre los productos disponibles, uno de los que nos parecen más interesantes es Projectfork, un componente del
CMS Joomla!.

La instalación de esta solución requiere en principio más tiempo, ya que exige alojamiento Web, la instalación del CMS
de base y la del componente. Pero todas estas etapas son fáciles de seguir y, al final, dispondrá de una verdadera
extranet dedicada al trabajo colaborativo.

1. Instalar Projectfork
Para instalar Projectfork, tendrá que:

Disponer de alojamiento: un plan básico con OVH (http://www.ovh.es) servirá. A cambio de un importe modesto,
podrá disponer de un nombre de dominio y de almacenamiento para su CMS.

Instalar el CMS (sistema de gestión de contenido) Joomla! en su servidor Web. En el caso de OVH, el proveedor de
espacio lo hace por usted.

Descargar e instalar Projectfork.

A continuación seguiremos estas tres etapas. Para obtener más información sobre Joomla!, puede consultar estos
títulos: Joomla! 1.6, en la colección Objetivo: Web de Ediciones ENI.

a. Abrir una cuenta con OVH

 Acceda a la siguiente dirección: http://www.ovh.es y haga clic en HACER PEDIDO.

 En el cuadro de escritura, introduzca el nombre de dominio deseado y verifique suDisponibilidad en la columna

correspondiente.
  Marque el nombre de dominio que prefiera y haga clic en Continuar.

 En el menú de la izquierda, haga clic en Alojamiento.

 Haga clic en el botón Elegir del tipo de alojamiento escogido. Con el tipo de alojamientopersonal tendrá
suficiente.

 Finalice el proceso facilitando sus datos, sistema de pago, etc.

2. Instalar Joomla! en una cuenta OVH

 Una vez esté activa su cuenta, acceda a la página de inicio de su Manager OVH. Haga clic enAlojamiento y, a
continuación, en el icono Gestión de los módulos.
  Haga clic en Añadir.

 Escoja Joomla! y deje que OVH lleve a cabo la instalación.

Un email le advertirá de la creación de su sitio Joomla!

3. Descargar e instalar Projectfork

 Acceda al sitio del editor, http://www.projectfork.net/pricing.php.

¡Cuidado con las versiones! Con Joomla! 1.6 (última versión), es preciso utilizar la versión 3 de Projectfork, que es
la que hemos empleado en este libro. En el momento de redactar estas líneas, sólo estaba disponible en inglés, francés,
alemán, holandés e italiano. Asegúrese de que su proveedor de alojamiento instala bien la versión 1.6 de Joomla!; si
no es el caso, deberá hacerlo usted mismo. Consulte la obra Joomla 1.6, de Ediciones ENI. En ella se describe con
detalle el funcionamiento del CMS Joomla!.

Projectfork es gratuito. Podrá agregar plantillas gráficas (Templates) y extensiones por un módico precio, pero en
realidad no las necesita para sacar partido del programa.

 Haga clic en Download.

 Haga clic en el vínculo de descarga Full Version, que aparece en la parte inferior de la página.

 Elija Guardar archivo y haga clic en Aceptar.

 Conéctese a la interfaz de administración de su sitio bajo Joomla!. Elija el menú Extensions - Extension
Manager.

 Haga clic en Examinar y luego doble clic en el archivo de Projectfork que acaba de descargar. Finalmente, haga
clic en Upload & Install.
 Un mensaje le avisa de que la operación se ha llevado a cabo con éxito.

Puede acceder a Projectfork a través del menú Components - projectfork del panel del administrador.

 La primera vez que acceda al módulo, se le pedirá que acepte una instalación complementaria realizada por
Projectfork. Haga clic en Continue and Install with sample datasi desea que se cargue un proyecto de
ejemplo. En caso contrario, haga clic en el botónContinue and Install without sample data.

No cancele el proceso de instalación y espere a que todos los smileys estén de color amarillo.

Automáticamente, ya está en disposición de configurar Projectfork. Puede utilizar el Web Design Project (proyecto
de ejemplo), que estará accesible en el menú desplegable, y añadir miembros al proyecto.

4. Añadir miembros al proyecto

 En el menú superior de Projectfork haga clic en Users.

Projectfork aprovecha el sistema de gestión de usuarios de Joomla! e importa los usuarios suscritos al sitio. De
momento, solo hay uno: usted (Administrador). Si marca la opción Force join, no será preciso que los usuarios
confirmen su adhesión al proyecto.

 Para incluir en el proyecto a los usuarios suscritos al sitio, haga clic en el botón Import User.

Los usuarios importados aparecen ahora en la lista.

 Para crear nuevos miembros directamente, haga clic en New.

 Introduzca los datos del miembro y haga clic en Save.

 El nuevo miembro aparece ahora en la lista.

5. Los derechos de acceso

Projectfork saca partido de los derechos de acceso de Joomla!, que son muy avanzados. Es posible crear derechos de
acceso y asignarlos a los usuarios.

 Haga clic en Access levels y a continuación en New.

También puede crear uno o más grupos para otorgarles permisos específicos.

 Haga clic en Groups y luego en el botón New.

6. Funcionamiento del proyecto
El proyecto se gestiona de forma similar a como se hace con el resto de los programas de este tipo. Usted planifica
las tareas y les asigna recursos.

Las fichas ofrecen las posibilidades de visualización de los siguientes elementos:

1. Dashboard: panel de control del proyecto.

2. Projects: lista de los proyectos (Projectfork es multiproyecto).

3. Tasks: tareas del proyecto.

4. Files: documentos del proyecto.

5. Calendar: calendario del proyecto.

6. Discuss: espacio de discusión entre los miembros del proyecto.

 7. Time: hoja de tiempo del proyecto.

8. Groups: grupos del proyecto.

9. Users: usuarios del proyecto.

10. Config: configuración general.

7. Los puntos fuertes de Projectfork

Además de la excelente gestión de los derechos de acceso gracias a la granularidad de Joomla! 1.6 y de que incorpora
absolutamente todas las funciones de un sistema de gestión de proyectos intuitivo y «social», Projectfork puede
integrarse con gran facilidad en un sitio de tipo extranet bajo Joomla!
 Los usuarios no tendrán necesidad de introducirse en la interfaz de administración, ya que podrán acceder a todo a
través de la página de inicio de usuarios: el Frontend.

En el caso de que su sitio se dedique en exclusiva al proyecto, este puede figurar directamente en la página de inicio,
a la que se accederá por contraseña.

Un último punto que debe tenerse en cuenta: toda la composición puede modificarse, ya que lo que se visualiza son
módulos que pueden activarse y desactivarse a voluntad.

Finalmente, y si cuenta con un desarrollador en su equipo, piense que el código fuente está abierto y puede
enriquecerse para responder a necesidades específicas.

La comunidad que hay alrededor de Projectfork es muy activa, lo que garantiza su perdurabilidad y evolución.

a. Instalar Projectfork en el Frontend

Para que los usuarios tengan acceso a su proyecto sin pasar por administración, basta con señalar un vínculo de menú
hacia el componente.

 Si, por ejemplo, quiere que el proyecto se presente ya en la página de inicio, en la página de administración
escoja Menus - Main Menu.
 Haga clic en Home y en Select, al lado del tipo de vínculo de menú, para cambiarlo.
 En la ventana que aparece, haga clic en Projectfork.

 Muestre la página de inicio de su sitio.

En adelante, esta mostrará Projectfork.

Es necesario identificarse para acceder a los datos. Una vez conectado, el usuario visualiza su página personal.

Una vez elegido en el menú desplegable el proyecto que desea ver, este puede editarse según los derechos del usuario.
Estos ajustes, por supuesto, pueden concretarse, pero aquí puede obtener una vista previa de la idea general.
b. Personalizar la apariencia de Projectfork

Los módulos pueden reorganizarse u ocultarse a demanda.

 Para ocultar el logo de Projectfork, en el menú del componente escoja Panels y haga clic en la marca situada
a la izquierda de la etiqueta Logo.

La marca es reemplazada por una cruz roja; a partir de ese momento, el logo de Projectfork pasa a estar oculto.

c. Personalizar la apariencia del sitio Joomla!

El CMS Joomla! utiliza plantillas (Templates), lo que significa que puede personalizar fácilmente su apariencia para
adaptar su sitio al estilo gráfico de su empresa.

 Para cambiar la plantilla y el logo, comience por elegir en el menú de administraciónExtensions - Template
Manager.
 Para asignar otra plantilla por defecto, haga clic en la columna Default de la Template que desee.

El símbolo
 que aparece en la columna indica que la Template está asignada por defecto. En este caso, se trata de la
Template Beez5.

 A continuación, haga clic en el nombre de la Template para editarla.

 Para elegir el logo que debe subirse, haga clic en el botón Select, a la derecha del cuadroLogo.

 Haga clic en Examinar y luego doble clic en el archivo de imagen con el logo que debe subirse. Haga clic
en Start Upload y en la miniatura del logo, y luego en el botón Insert. Modifique del mismo modo su título
y su descripción.

 Muestre la página de inicio.

Projectfork sigue estando ahí, pero el entorno ha cambiado con el nuevo logo y una «envoltura» diferente.
 Projectfork es con certeza la solución más versátil y menos costosa, puesto que el único gasto será el alojamiento de
su sitio web.

En contraposición, la instalación de Joomla! y de Projectfork, así como la configuración inicial, requieren como mínimo
tres días de trabajo, más los conocimientos administrativos suficientes.

No obstante, una vez superada esta etapa, usted dispondrá de una herramienta completa, independiente y fiable.

Las herramientas especializadas

Los profesionales que se encargan de la gestión completa de un proyecto a menudo necesitan herramientas específicas
que tengan en cuenta las particularidades de su oficio: construcción, trabajos públicos, audiovisual...

En general, estas aplicaciones no son demasiado ergonómicas y a menudo resultan bastante caras.

No obstante, comienzan a ver la luz alternativas más «amistosas», como por ejemplo gebado.com en el ámbito de
la construcción, que ha realizado grandes esfuerzos para ofrecer una interfaz más agradable a un precio asequible.

En esta tónica general, existe una excepción notable relacionada con las profesiones audiovisuales (cine, teatro,
TV): Celtx, programa Open Source, que es un auténtico ejemplo de herramienta especializada de éxito.

1. Celtx

Administrar un equipo de rodaje de películas o un grupo de teatro requiere rigor y organización.

 Quienes trabajan en este ámbito saben que de una película a otra la situación puede pasar de idílica a una pesadilla.

Celtx permite administrar un producto audiovisual de la A a la Z con funciones muy avanzadas, como la portabilidad
a través de una aplicación de iPhone. Celtx se basa en un programa descargable gratuito que se instala en un equipo
y en una cuenta en un servidor para que sus colaboradores puedan acceder a la información y usted pueda poner en
común el proyecto.

a. Empezar con Celtx

 Acceda a la dirección siguiente: http://celtx.com y haga clic en Descargar Free Desktop Software (la
versión gratuita).

 Si desea recibir ofertas especiales de Celtx, introduzca su correo electrónico en la ventana que se abre. En caso
contrario, haga clic en el botón Continue to download.

 Prosiga con las etapas del asistente de instalación.

 Si prefiere suscribir una cuenta de pago, haga clic en la ficha Studio y en Sign up now!.
En la ficha Pricing de la parte inferior de la página se le informa de los precios. Para un equipo de unas 25 personas,
que es lo habitual en un rodaje, el coste es de 20 € al mes aproximadamente.
b. Las principales funciones de Celtx

Celtx administra una amplia paleta de productos:

 Películas
 Audiovisuales
 Teatro
 Guiones radiofónicos
 Storyboards
 Dibujos animados
 Novelas

El programa se suministra con ejemplos didácticos. Abra, por ejemplo, Wonderful Wizard of Oz haciendo doble clic
en él.

El menú de la izquierda proporciona acceso a la biblioteca del proyecto.

El Screenplay es el guión. A partir del guión, puede asignar los diversos recursos a cada escena (en este caso, en el
panel derecho).

El Storyboard permite representar gráficamente las escenas.

El planning de producción (Production Schedule) organiza los planes de trabajo y los informes.

Todo esto puede ponerse en línea, de forma que puedan consultarlo los miembros del equipo. De este modo, el rodaje
puede organizarse perfectamente y con rigor.
 Observe que Celtx ofrece «herramientas» adicionales poco caras y potentes, como packs de imágenes para los
storyboards o ayudas a la planificación y la guionización.

Las Herramientas de Seguimientos

El seguimiento de anomalías
Cuando se desarrollan programas o aplicaciones web, es preciso efectuar un seguimiento de las anomalías (bugs)
constatadas. Conviene registrarlas, asignarlas a técnicos que puedan solventarlas, efectuar el seguimiento de su
resolución y contabilizar el tiempo empleado en ello para, finalmente, constituir una «base de conocimientos». Esta
técnica se denomina Bug Tracking (seguimiento de anomalías).

Si lanza un nuevo producto o servicio, los usuarios que lo prueben en tiempo real deberían poder indicar su nivel de
satisfacción, los problemas encontrados y qué mejoras se esperan. Todos estos puntos también deberán recogerse,
analizarse, tratarse... Nos hallamos en el marco delCustomer Relationship Management (o gestión de la relación
con el cliente).

Generalmente, ambos casos se tratan con las mismas aplicaciones, ya que su problemática es similar. Tanto los
programas serios gratuitos como los programas serios de pago que permiten administrar el seguimiento se despliegan
siempre en un servidor para que los usuarios puedan conectarse a él y transmitir las anomalías.

Por desgracia, todos esos programas tan serios, como Mantis, Redmine ou Bugzilla, disponen de una interfaz diseñada
para «desarrolladores puros», que resulta, como mínimo, antipática para el público en general.

Para este libro hemos explorado dos soluciones que resultan más agradables de poner en marcha y, sobre todo, más
acogedoras para sus clientes.

1. FogBugz

El interés de FogBugz reside en el hecho de que resulta muy completo. Además del seguimiento de anomalías, integra
hojas de tiempo, espacios de discusión con los clientes y el Wiki (documentación colaborativa).

FogBugz forma parte de los servicios en línea que pueden ser gratuitos o de pago. Los costes resultan proporcionales
al número de usuarios. Preste atención: no estamos hablando del número de clientes que nos harán llegar su opinión.
El plan más barato cuesta 25 $ al mes (aproximadamente 20 €) y basta para un equipo de desarrollo de 23 personas
(lo que no está nada mal).

a. Instalar la versión gratuita Startup y Estudiantes

Si es usted estudiante o comienza ahora su actividad, puede usar la versión gratuita. Hemos contactado con el editor
y nos ha asegurado que quiere mantener este servicio gratuito como parte de la gama, así que parece que va a estar
disponible bastante tiempo.

 Acceda a la siguiente dirección web:http://www.fogcreek.com/fogbugz/StudentAndStartup.html

 Haga clic en el vínculo FogBugz Student and Startup Edition.
 Complete la URL de su espacio de seguimiento de anomalías.

 Introduzca a continuación su información personal.

 Acepte las condiciones marcando la opción Yes, I accept the Terms of Service y haga clic en Sign Up.
Recibirá un email con un vínculo en el que deberá hacer clic para confirmar la validez de su dirección de correo. Espere
entonces a que se acabe el proceso de instalación.

A continuación se le redirigirá a la página de su servicio, que estará en castellano (aunque con algunos términos en
inglés); el servicio puede desplegarse para usuarios que sólo hablen castellano, lo que es un punto a favor.
 En las próximas conexiones, deberá identificarse especificando su E-mail y su Contraseña.

b. Ajustar la configuración de visualización

 Para elegir las columnas de la información que se debe mostrar, haga clic en el vínculoSelect Columns. A
continuación, escoja las columnas que deben mostrarse y haga clic en el botón Hecho, en la parte inferior de
la lista.

Los casos (incidentes) que se listan pueden filtrarse con mayor precisión haciendo clic en el título que se muestra en
la zona FILTRO.

 Por ejemplo, haga clic en casos, en la zona FILTRO, y luego en la opción Todos; haga clic de nuevo en casos y
escoja el tipo de incidente que debe mostrarse.
Por otra parte, haciendo clic en el icono

, puede obtener una representación gráfica de entre los tipos de gráficos disponibles.
c. Configurar el sitio

 En la barra de navegación, situada en la parte superior derecha de la ventana, abra el menúAdmin y haga clic
en la opción Configuración del Sitio FogBugz.
 En la ficha Regional, especifique las opciones españolas.

 Haga clic a continuación en la ficha Avanzado. Para reemplazar el logo de FogBugz por el de su empresa, haga
clic en Examinar y luego doble clic en el archivo de imagen que elija.
 En esta misma ficha, seleccione, en la lista Custom Landing Page, la página de inicio por defecto para los
visitantes no registrados.
 Haga clic en OK para confirmar.
 Su logo ha reemplazado al de FogBugz.

Puede acceder a las preferencias habituales en el menú Admin: Horario de Trabajo,Proyectos, etc.

d. Agregar usuarios

 En el menú Admin, haga clic en Usuarios.

 Complete toda la información necesaria y escoja el tipo de usuario.

Con la versión gratuita, solo tiene derecho a dos usuarios activos. En el caso de una pyme, como una Web Agency, la
versión básica cubre a 23 colaboradores, más que suficiente para administrar un servicio técnico satisfactorio. Este
número no incluye el de los visitantes que localizarán los bugs y participarán en las Wikis y los foros de discusión.

 Confirme haciendo clic en OK.

e. Administrar los proyectos

 Para obtener una versión global, en el menú Admin escoja la opción Admin Dashboard.

Se muestra el panel de control, con un resumen de las actividades actuales.

f. Crear un proyecto

En esta página, cada título está vinculado a las categorías correspondientes.

 Para crear un proyecto, haga clic en PROYECTOS.

 Haga clic a continuación en el vínculo Crear Nuevo Proyecto.

 Introduzca el Nombre del proyecto y escoja al responsable en la lista Contacto Primario. A continuación,
haga clic en OK.
  Haga clic en el vínculo Crear Nueva Área e indique quién es su responsable eligiéndolo en la lista Contacto
Primario.

 Haga clic, si es necesario, en Crear Nueva Entrega y complete los datos que se le solicitan.

En este ejemplo, se trata de las fechas de versiones previstas para un programa.

  Haga clic en Edit Permissions para administrar los permisos activando las opciones de las columnas
correspondientes para cada grupo de usuarios.

 En el área Anomymous Users, active la opción Submit Cases para que los usuarios no identificados puedan
informar a su servicio técnico de las anomalías detectadas.

 Haga clic en OK para aceptar.

g. Crear un grupo de foristas

 En la barra de navegación de FogBugz, haga clic en Foros y a continuación en Nuevo Grupo de Foristas.
 Introduzca el Nombre Completo del grupo y el Nombre del URL.

La URL introducida se añadirá a la del sitio Fogbugz; por ejemplo, si su página se llama foro, su URL
será: http://susitio.fogbugz.com/foro.
  Haga clic en OK para confirmar.
 Una vez creado el grupo de foristas, puede editarlo haciendo clic en el icono

correspondiente, situado a la izquierda.

 Para concretar más los permisos, haga clic en Edit Permissions y, por ejemplo, autoricePublicar a los usuarios
anónimos.
 Haga clic en OK para confirmar.

h. Enviar un Post a un foro

El visitante puede hacer clic en el foro que le interese.

Haga clic en Tema Nuevo para crear un nuevo tema y escribir un comentario.
Los Posts sólo se publicarán cuando un administrador lo autorice, para asegurarse de que el contenido realmente
responde a los objetivos del foro.

Una vez aprobado, el asunto se publica y pueden realizarse comentarios.

i. El seguimiento de los bugs

El seguimiento de las anomalías se gestiona de forma diferente dependiendo de si quien las reporta es un colaborador
o un simple visitante. En el caso de que se trate de un colaborador, estamos ante una herramienta completa y muy
útil para el servicio de asistencia telefónica, por ejemplo.

Seguimiento por parte de los colaboradores

 Para señalar una anomalía, el colaborador hace clic en Caso Nuevo.

 El colaborador escribe el Título. En la lista Categoría, selecciona el tipo de anomalía que ha

encontrado: Problema, Oportunidad, Solicitud o Ítem Planificado.
 Asigna la anomalía a un Área creada con anterioridad y atribuye su gestión a un colaborador (por defecto, el
contacto primario).
 Elige una Prioridad y proporciona, si lo cree oportuno, un Estimativo.
 Finalmente, confirma el caso haciendo clic en OK.
Al técnico correspondiente se le avisa por email.

Una vez en el sitio, el técnico accede al caso haciendo clic en su título.

Es posible que pueda, por ejemplo, Resolver el caso haciendo clic en el vínculo correspondiente.
 Observe que el usuario puede registrar el tiempo que ha dedicado al caso haciendo clic en el menú Working On.

Cuando se haga clic en el título del caso, una hoja de tiempo recapitulará el tiempo de trabajo. Si este no se ha estimado
de forma previa, aparecerá una ventana en la que se pedirá hacerlo.

 El responsable introduce su respuesta y hace clic en el botón Resolver.

Es posible adjuntar un archivo, como por ejemplo una foto explicativa.

Seguimiento por parte de visitantes no registrados

Un visitante no registrado puede informar de una anomalía haciendo clic en Caso nuevo.
Describe el problema que ha detectado y le asigna un Área.

Una vez ha hecho clic en OK, se le proporciona un número de seguimiento (llamado «ticket») al visitante.

En visitas posteriores, el cliente siempre puede verificar el estado de un caso haciendo clic en el vínculo de este
nombre.
Deberá introducir el número de ticket y hacer clic en OK.

Si ha recibido una respuesta, esta se muestra, y puede intercambiar nuevas opiniones con el técnico encargado de su
caso.
j. ¿Qué hay de la exportación de casos?

Incluso aunque su proveedor sea fiable, seguramente a usted le gustará disponer de una copia de seguridad de sus
datos en su ordenador. Para ello, puede exportar los casos en formato Excel.

 En la barra de navegación situada en la parte superior derecha de la ventana, haga clic en el menú More y
en Export Cases to Excel.

Preste atención: la exportación se lleva a cabo con el filtro que esté activo en el momento de realizarla.

k. Los Wikis

El Wiki o documentación colaborativa se ha convertido en una pieza maestra de las herramientas de gestión en la
relación con el cliente. La integración de este sistema es una de las principales ventajas de FogBugz.

 Haga clic en Admin y luego en Admin Dashboard para que se muestre el panel de control.
 Haga clic en WIKIS para acceder a su gestión.
 Haga clic en Nuevo Wiki.

 Introduzca la información y haga clic en OK.

  Especifique los permisos, según su estrategia de seguridad, usando el vínculo Edit Permissions.

Incluso en su versión gratuita, FogBugz resulta ser una herramienta potente, con una interfaz «amistosa», aun cuando
los menús no siempre sean fáciles de encontrar. A través del menú Ayudatendrá acceso a una documentación muy
completa y estará en contacto con una comunidad muy activa con la que intercambiar trucos y soluciones.

2. 16bugs

Si considera que FogBugz es un poco complejo para usted y que, en realidad, no necesita todas las funciones que le
ofrece, dispone de una alternativa más simple: 16bugs.

Si bien su versión básica es gratuita, esta no gestiona ni Wiki, ni conversaciones; los comentarios simplemente se
integran en el sistema de informe de bugs, lo que para algunos resulta más práctico.
a. Crear una cuenta 16bugs

 Acceda a la página siguiente: http://16bugs.com/ y haga clic en Signup, en la parte superior derecha de la
ventana.
 Rellene los datos identificativos habituales, acepte las condiciones y haga clic en Create Account.

Recibirá un email con un vínculo de confirmación en el que deberá hacer clic para confirmar su inscripción. Tras
completar este paso, dispondrá de una página específica en 16bugs.
b. Crear una empresa

Para comenzar, deberá crear una empresa que dirija los proyectos.

 Haga clic en Create a company.

 Especifique el nombre de la empresa y cambie si es preciso la URL de acceso.

 Escoja el plan Free, acepte las condiciones y haga clic en Create Company.

c. Personalizar la empresa

 Para añadir su logo a la página de la empresa a la que se le ha redirigido tras su creación, haga clic en Examinar,
en el panel derecho, y haga doble clic en la imagen de su logo.
 Para rodear el logo con un borde blanco, marque la opción Add white border around logo.
d. Añadir usuarios

 Para añadir colaboradores, haga clic en la ficha All People y en Add a person to this group.
 Rellene la dirección de correo del usuario y haga clic en Save person.

Observe que también puede crear grupos haciendo clic en Create a New Group.

Las personas añadidas recibirán un email para confirmar su cuenta.

e. Crear y administrar un proyecto

 En la ficha Overview, haga clic en el botón Create a New Project.

 Especifique el título del proyecto y haga clic en Save project para confirmar.
 En la ficha People, haga clic en Add a person to this group para agregar colaboradores al proyecto y
asignarles derechos:

View bugs: ver las anomalías.

Submit bugs: informar de las anomalías.

 En la ficha Project Settings, añada, si es necesario, los elementos siguientes:

Categorías:
 Campos personalizados:

Versiones:

Si, cuando creó la empresa, desmarcó la opción Only members of the company are allowed to access this
account, los usuarios anónimos podrán efectuar un seguimiento de los bugs, pero no informar de ellos. Para poder
hacerlo, deberá suscribirse a la versión de pago de 8 $ (aproximadamente 5 €) por mes. No es gratuito, pero realmente
por un cantidad muy módica podrá aprovechar todas las funciones de 16bugs más un espacio de 500 MB.
Cuando un miembro se conecte, podrá acceder a la página de la empresa e informar de un bug haciendo clic en Submit
a New Bug.

En el siguiente ejemplo, observe que no solo podrá exponer su problema, sino que también tendrá a su disposición
los campos personalizados que ha creado (en este caso, la listaFragancias).
f. Resolución de los bugs

Cuando se conecte, el responsable recibirá una notificación del problema reportado y podrá editarlo simplemente
haciendo clic en él.

Entonces, puede cambiar el estado y conversar sobre este tema. Para confirmar, debe hacer clic en Save.
  En el informe de actividades que se muestra en la página Overview, se lista el historial de intervenciones por
códigos de color, que van del rojo (problema no resuelto) al verde (problema resuelto).

Como puede comprobar, esta herramienta es bastante básica y no está en castellano, pero dispone de todas las
funciones esenciales que se le pueden exigir, y el tiempo necesario para implementarla es de una hora como mucho.
Por todo esto, vale la pena tenerla en cuenta cuando se trate de utilizar un sistema de detección de bugs de forma
urgente y barata.

Conclusión

Recapitulación
Cuando haya acabado la lectura de este libro, seguramente se planteará la siguiente cuestión: «Vale, pero ¿cuáles
son las herramientas adecuadas para mí?».

La respuesta depende en gran medida de la envergadura de los equipos que deba administrar y de los procedimientos
que tenga que poner en marcha.

Dado que se trata de valorar no solo las herramientas, sino también los procedimientos, el entorno profesional en el
que se mueva es uno de los puntos fundamentales de esta cuestión.

En la tabla siguiente presentamos un resumen de nuestras recomendaciones, que toma como criterio el tamaño de su
estructura de trabajo.

Por supuesto, sus apreciaciones pueden ser distintas, y probablemente tenga razón, porque cada caso es específico.

Si lo cree oportuno, escríbanos y comparta con nosotros su experiencia.

 Autónomos Estructura Estructura
pequeña grande
+
colaboradores/proveedores Hasta 25 Multiproyectos
personas
Multiequipos

ELABORACIÓN DE MAQUETAS/MODELOS

PENCIL

MOCKFLOW

MOCKINGBIRD

GLIFFY

OPTIMAL
SORTING

SURVEY MONKEY

PLANIFICACIÓN

GANTTER

PRESUPUESTOS Y FACTURACIÓN

ENDEVE

TODO EN UNO

PROJECTPLACE

ZOHO

MANYMOON

PROJECTFORK

SEGUIMIENTO

FOGBUGZ

16BUGS

1. Criterios
a. Colores

Superfácil, despliegue ultrarrápido.

Muy fácil, despliegue rápido.

Fácil, requiere un poco de tiempo.

Medio, requiere tiempo y competencias.

b. Estrellas

Indispensable.

Muy útil.

Puede servir.

Si busca bien, probablemente encontrará algo mejor.