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APERFEIÇOANDO A

COMUNICAÇÃO EXISTENTE
ENTRE OS STAKEHOLDERS
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

MARCIO VILELA MONTES, PMP


ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
CRIAÇÃO DO PMO (ESCRITÓRIO DE PROJETOS)

O PMO age como um intermediador entre o projeto


e o portfólio e tem como principais atributos no
processo de comunicação:
• definição da metodologia;
• centralização e a consolidação da informação;
• análise geral do desempenho e cumprimento de
objetivos;
• ponto de referência para os stakeholders;
• divulgação e defesa da estratégia;
• report à alta direção da empresa.
Para uma comunicação eficaz na gestão do portfólio, a
existência e correta atuação do PMO é imprescindível!!
CRIAÇÃO DO PMO (ESCRITÓRIO DE PROJETOS)
Diretrizes; Suporte;
Estratégia;
Metodologia
Visão;
BSC;
PMO

CEO

PM’s
Metas
cumpridas;
Desempenho; Objetivos
Problemas; Entregas. alcançados.
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
FLUXO DE PROCESSO

Um fluxograma é .....
representação
esquemática de um
processo..... gráfico
que demonstra a
sequência operacional
do desenvolvimento de
um processo....
Ilustração da transição
de informações entre
os elementos que o
compõem... etc.
FLUXO DE PROCESSO

Como se executa
um projeto
Clareza dos
processos
Entradas e saídas
Sequenciamento
das atividades
FLUXO DE PROCESSO

Ex: Relatório de
Acompanhamento
físico
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
MATRIZ DE RESPONSABILIDADE

Matriz onde se define as


responsabilidades e o
envolvimento das partes
interessadas no processo de
gestão do portfólio / projeto.
PARTE INTERESSADA
R E P A
Resulta do fluxo do PROCESSO P I R E
A R P E
processo!! E A P R
R E P P
A R I E
P R E I
MATRIZ DE RESPONSABILIDADE

O QUE O
QUEM SÃO OS QUAL O NÍVEL DE
PROCESSO
ENVOLVIDOS ? INFLUÊNCIA?
ENTREGA ?
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS

O que querem?
Quem são? Porque sempre dão problema?
Qual o seu poder de influência?
ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS

Quem são?
O 1º passo é a identificação!
Onde estão os meus stakeholders?

Diretores; Presidentes; Gerentes Funcionais;


Gerentes de Programas; Gerentes de Portfólio;
Outros departamentos; Outras empresas.
O que querem?
Necessidades; Expectativas; Desejos.

Necessidades operacionais; Expectativas de


crescimento, de vendas; Interesses
organizacionais e pessoais.
ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS

Qual o seu poder de influência?


Caso venham a interferir no portfólio, o quanto cada
parte pode impactar?

Atraso ou cancelamento de projetos; Solicitação de


projetos sem maturidade ou fora da estratégia;
Desestruturação do sistema; Não atingimento de metas.

Porque sempre dão problema?


Envolvimento e monitoramento.

Falta de pontos de participação no processo;


Falha na comunicação de decisões e resultados;
Falta de monitoramento dos seus requisitos.
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
MATRIZ DE COMUNICAÇÃO DA GESTÃO DO PORTFÓLIO

Quem Quem Quando


Informação
recebe? envia? envia?
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO
Algumas ferramentas podem ser inseridas na Gestão
do Portfólio para auxiliar o processo de comunicação:

Formulário de
Solicitação de
Mudanças
FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO
Algumas ferramentas podem ser inseridas na Gestão
do Portfólio para auxiliar o processo de comunicação:

Relatórios de
Acompanhamento
da Carteira
FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO
Algumas ferramentas podem ser inseridas na Gestão
do Portfólio para auxiliar o processo de comunicação:

Fichas de
Projetos
ETAPAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

1 – Criação do PMO
2 – Definição do Fluxo do Processo
3 – Definição da Matriz de Responsabilidade
4 – Análise dos Stakeholders
5 – Definição da Matriz de Comunicação
6 – Ferramentas de Comunicação
7 – Monitoramento
MONITORAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

 Responsabilidade direta do PMO;

 Reuniões de acompanhamento da execução


dos projetos com os stakeholders;

 Feedback dos stakeholders;

 Auditorias;

 Melhoria contínua de processos, ferramentas e


metodologia.
O mais importante na
comunicação é ouvir o que
não foi dito.
Peter Drucker

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