SESIÓN 01

Modalidad Semipresencial
Tabla de Contenidos

1. ADMINISTRACIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO 3

1.1 TIPOS DE DATOS 3

1.2 INGRESO Y EDICIÓN DE DATOS 4
1.3 AUTORRELLENAR DATOS 4
1.4 RELLENO RÁPIDO DE DATOS: 5
1.5 DESPLAZARSE DENTRO DE LA HOJA DE CÁLCULO 6
1.6 IMPORTACIÓN DE DATOS EXTERNOS 7
1.7 OPERACIONES CON RANGOS DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS 8
1.8 CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE HOJAS Y LIBROS DE CÁLCULO 13

2. FORMATOS DE CELDA 20

2.1 FORMATOS DEL GRUPO FUENTE: 21

2.2 FORMATOS DEL GRUPO ALINEACIÓN: 21
2.3 FORMATOS DEL GRUPO NÚMERO: 22

3. CONFIGURACIÓN DE HOJAS Y LIBROS PARA IMPRESIÓN 32

4. HOJA DE CÁLCULO EN ONEDRIVE 40

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 45
SESIÓN
01

DESCRIPCIÓN

Microsoft Excel 2016 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es, además, el software más potente,
más flexible y más utilizado del mundo. Con Excel se pueden elaborar aplicaciones educativas,
empresariales, financieras, estadísticas y sobre todo llevar a la nube y compartir.
Esta sesión proporciona información general sobre las nuevas características de Excel 2016 y da a
conocer al participante los elementos con que cuenta el entorno de la hoja de cálculo, tipos de
datos y múltiples formatos para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre
todo presentar la aplicación adecuadamente, tanto para su visualización e impresión.

CAPACIDAD
Administra y representa información en Ms Excel.

TEMÁTICA
 Administración de datos en la hoja de cálculo
 Formatos de celdas
 Configuración de hojas y libros para impresión
 Hoja de cálculo en OneDrive

2
1. ADMINISTRACIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

En el tema Administración de datos en una hoja de cálculo se identifica los diferentes tipos de datos
a usarse en la hoja de cálculo y la forma de insertarlos, moverlos o copiarlos y editarlos,
gestionando de manera apropiada los datos. En esta sesión también se verá la manera de aplicar
los diferentes formatos de celda, que permitirá modificar la presentación de los datos, como
números, fechas, texto y formatos de relleno, para una mejor presentación y entendimiento de la
información plasmada en la hoja de cálculo.

1.1 Tipos de datos

Texto
Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres, etc.). A continuación, se mencionan algunos
ejemplos:

Valores
Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:
Números: dentro de los números mencionamos a los siguientes tipos: enteros, decimales,
moneda, científica, fracción, porcentaje.
Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se muestra a continuación
en el ejemplo.

3
1.2 Ingreso y edición de datos
En una hoja de cálculo se ingresan datos tipo: textos, números (enteros, decimales, positivos,
negativos, fracción, porcentajes), fechas y fórmulas.
Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:
1. Haga clic en la celda donde se ingresará el dato. Para nuestro caso A2
2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter, o seleccionar otra celda para dar por ingresado los
datos. Ejemplo: Ventas del primer trimestre

1.3 Autorrellenar datos

Ejercicio: Se desea ingresar los códigos de los clientes cuyos primeros datos son 5020 y 5021
hasta el 5026.
1. Ingrese los 02 primeros códigos de clientes
2. Seleccione el rango de celdas, donde irán los códigos, incluyendo los datos ingresados.
Ejemplo: A2:A8

4
 3. Seleccione la ficha Inicio y en el grupo Modificar elija la opción Rellenar y luego Series…
4. En la ventana que se muestra elija: Autorrellenar y luego clic en el botón Aceptar.

5. El resultado será:

1.4 Relleno rápido de datos:

Muchas veces debemos ingresar datos que cumplen con cierto patrón. En estos casos, Excel
nos facilita el trabajo ahorrándonos el tiempo de escribirlos uno por uno.
Ejercicio: Se desea llenar sólo el apellido del cliente (de la columna B) en la columna C.
1. Hacer clic en la celda C2 y escriba el apellido del cliente. Ejemplo: Pereda.
2. Al hacer lo mismo en la celda C3 se mostrará la lista donde podrá elegir rápidamente el
dato.

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1.5 Desplazarse dentro de la hoja de cálculo
Para desplazarte dentro de la hoja de cálculo, se realiza alguna de las siguientes formas:

Forma 01: Utilizando las barras de desplazamiento.

a a. Forma 01:
Arrastre desde la
barra de
Desplazamiento
vertical y
horizontal.

Forma 02: Utilizando el cuadro de nombres.

b. Forma 02: Escriba

dentro del Cuadro de
nombres la celda a la
b
cual usted quiere
desplazarse,
ejemplo: A3

Forma 03: Utilizando el teclado para desplazarse a una ubicación específica.

1. Teclado de direcciones y de paginación

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1.6 Importación de datos externos
En muchos casos tenemos datos creados en un formato diferente al de Excel, los cuales deben
ser traídos a la hoja de cálculo para ser trabajados.
Ejercicio: Se tiene el archivo Clientes.txt, el cual debe ser importado al Excel para su proceso.
1. Seleccione la ficha Datos y elija en el grupo Obtener datos externos, la opción Desde un
archivo de texto.

2. Localice el archivo importado. Ejemplo: Clientes.txt y clic en Importar.

3. En la ventana del Asistente que se muestra hacer clic en el botón Siguiente.

4. Elija en Separadores: Tabulación y luego clic en el botón Siguiente.

7
 5. Clic en el botón Finalizar.

6. Hacer clic en la celda donde se abrirá el archivo y luego clic en Aceptar.

7. El resultado es:

1.7 Operaciones con rangos de celdas, filas y columnas

Para seleccionar una celda:
1. Con el Mouse: Un clic en la celda deseada.
2. Observa el ejemplo cuando se selecciona la celda A2.

8
Para seleccionar Celdas Adyacentes:
1. Con el Mouse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas.
2. Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4 hasta la celda F5.
Es decir, el rango A4:F5

Nota: Otra forma de seleccionar este rango es usando el cuadro de nombres de la barra de
fórmulas:

1. Haga clic en el cuadro de nombres.

2. Escribir el rango A4:F5 y pulse enter.

Para Seleccionar Celdas Dispersas:

1. Con el Mouse: Seleccionar el rango inicial (A6:A11)
2. Luego presione la tecla CTRL sin soltarla, seleccione el siguiente rango (C6:C11) y luego
el otro rango de celdas (E6:E11). Observa el ejemplo:

Seleccionar Filas
Haga clic en la etiqueta de la fila a seleccionar. Por ejemplo: En la fila 1.

9
Seleccionar Columnas
Haga clic en la etiqueta de la columna a seleccionar. Por ejemplo: En la columna A

Nota: Si desea seleccionar columnas adyacentes, presione la tecla SHIFT y haga clic en la
etiqueta de columna hasta la cual quiere seleccionar.

Modificar alto de fila y ancho de columna

Para modificar el alto de una fila o ancho de una columna, puedes seguir el siguiente
proceso:
1. Haga clic derecho en el encabezado de la fila o columna.
2. Seleccione Alto de fila (para filas) o Ancho de columna (para columnas).

3. Cambie el valor y luego Aceptar.

Insertar filas o columnas

1. Seleccione la fila o columna donde desea hacer la inserción, luego clic derecho y clic en
Insertar.

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Insertar celdas
Existen casos donde sólo necesitamos insertar celdas y no toda una fila o columna. Por
ejemplo: se desea insertar el producto Fideos, donde está Azúcar.

1. Seleccione la celda donde se insertará la nueva celda. Ejemplo: B5

2. Haga clic derecho sobre ella y elija Insertar.
3. Seleccione Desplazar las celdas hacia abajo (para este caso).

4. El resultado será el siguiente:

Ocultar filas o columnas

1. Seleccione las filas o columnas a ocultar. Ejemplo: fila 5
2. Haga clic derecho sobre una de los encabezados de las filas o columnas seleccionadas y
elija Ocultar.

Mostrar una fila o columna oculta

1. Podrás observar que la fila 5 está oculta, debemos volver a mostrarla en la hoja de
cálculo.

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2. Sitúe el puntero entre los encabezados 4 y 6; y arrastre hacia abajo.

Eliminar filas o columnas

1. Seleccione la fila o columna que desea eliminar, luego clic derecho y clic en Eliminar.

Eliminar celdas
1. Seleccione las celdas a eliminar.
2. Haga clic derecho dentro de las celdas seleccionadas y elija Eliminar.
3. Elija lo que desea eliminar. Ejemplo: Desplazar las celdas hacia arriba y clic en Aceptar.

Eliminar el contenido de un rango de celdas

1. Seleccione el rango de celdas con datos. Por ejemplo: de A6 hasta F10
2. Pulse la tecla Supr (Suprimir).

3. El resultado será:

12
1.8 Creación y administración de hojas y libros de cálculo

Acciones básicas en un libro

Nuevo Libro en blanco

Si desea trabajar en un nuevo libro, podrá usar un libro en blanco o plantillas que dispone
Microsoft Excel para desarrollar diversas actividades.
Puedes elegir una de las siguientes formas:

Forma 01: El botón Nuevo de la barra de acceso rápido.

Forma 02: Ir a Archivo / Nuevo y elegir Libro en blanco.

Abrir un archivo existente

Desde la PC
Desde Archivo, clic en Abrir. Seleccione la opción Este PC y hacer clic en el botón Examinar,
para localizar el libro de Excel que desee abrir.

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 Seleccionar el archivo xlsx y clic en Abrir.

Desde la nube con el servicio de OneDrive

 Acceder al servicio del OneDrive, iniciando sesión con su cuenta de Hotmail o de Outlook.
 Selecciona el botón Archivo y luego la opción Abrir.
 Elija la opción OneDrive: personal.

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 Guardar un libro

En su PC
1. Ingresado los datos a la hoja de cálculo, deberá guardar el libro; ya que de lo contrario
corremos el riesgo de perder la información creada hasta el momento.
2. Selecciona el botón Archivo y luego clic en Guardar como. Luego clic en el botón
Examinar, para elegir donde grabar el libro de Excel.

3. Seleccione donde guardar y escriba el nombre de archivo, luego clic en Guardar.

En la nube con el servicio de OneDrive

1. Acceder al servicio del OneDrive, iniciando sesión con su cuenta de Hotmail o de Outlook.
2. Selecciona el botón Archivo y luego la opción Guardar como.
3. Elija la opción OneDrive: Personal.

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4. Haga clic en el botón OneDrive: Personal, escriba el nombre del archivo y clic en Guardar.

Agregar hojas
Para agregar hojas al libro de Excel, indicaremos dos formas:
Forma 01:
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la Hoja1.
2. Clic en Insertar.

2
b

1
a

3. Seleccionar Hoja de cálculo, clic en Aceptar.

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Forma 02:
1. En la altura de las etiquetas de la hoja de cálculo, clic en el símbolo +.

Cambiar el nombre a las hojas

Forma 01:
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la Hoja1.
2. Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en la imagen.

3. Escribe el nuevo nombre, por ejemplo: Ejercicio y, a continuación, presione ENTER.

Observa el ejemplo.

Eliminar hojas

1. Haga clic secundario en la etiqueta de la Hoja1.

2. Haga clic en Eliminar. Se eliminará la Hoja1.

Mover o copiar una hoja

Para este proceso debemos tener en cuenta lo siguiente:
a) Mover hoja: Proceso por el cual una hoja de cálculo y su contenido cambia de posición.

17
b) Copiar una hoja: Proceso por el cual una hoja de cálculo y su contenido se duplica en una
nueva ubicación.

Ejercicio 01:
Tenemos un libro llamado NORTE.xlsx con dos hojas de cálculo (Ejemplo: Trujillo y Chiclayo).
Asimismo, otro libro llamado CENTRO.xlsx con dos hojas de cálculo (Ejemplo: Lima y Callao).
Se desea mover la hoja Trujillo (de Norte.xlsx) hacia el libro Centro.xlsx, al final de las hojas
que ya tiene, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic secundario en la etiqueta de la hoja Trujillo (del libro NORTE.xlsx).
2. Seleccione Mover o copiar.
3. En Mover hojas seleccionadas Al libro, elija Centro, luego en Antes de la hoja clic en
(mover al final), para que la hoja Trujillo aparezca al final del libro.

Ejercicio 02:
Usando el archivo anterior, copiar la hoja Lima (de Centro.xlsx) hacia el libro Norte.xlsx
ubicándola la final de sus hojas existentes.
1. Haga clic secundario en la etiqueta de la hoja Lima (del libro Centro.xlsx).
2. Seleccione Mover o copiar.
3. En Mover hojas seleccionadas Al libro, elija Norte, luego en Antes de la hoja clic en (mover
al final), para que la hoja Lima aparezca al final del libro.
4. Clic en Crear una copia, luego Aceptar.

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Ocultar hojas de Microsoft Excel
1. Haga clic secundario en la etiqueta de la Hoja1 (parte inferior de la hoja de cálculo).
2. Haga clic en Ocultar.

Mostrar hojas ocultas de Microsoft Excel

1. Haga clic secundario en una de las etiquetas que tiene el libro. Ejemplo: Hoja2
2. Haga clic en Mostrar…
3. Selecciona la hoja que deseas mostrar. Ejemplo: Hoja1 y clic en Aceptar. Y tendrás
nuevamente la Hoja1 en el libro.

Inmovilizar paneles

Dependiendo de cómo deseamos manipular los datos de la hoja de cálculo, podemos inmovilizar
paneles, manteniendo visibles las filas o columnas.

Ejercicio:

Se tiene el siguiente cuadro de datos:

19
 1. Hacer clic en la celda C6, a partir de la cual se inmovilizará la fila superior y columna de
la izquierda.
2. Seleccione en la ficha Vista, el grupo Ventana, el botón Inmovilizar y luego Inmovilizar
paneles
3. Ahora desplace los datos con la barra de desplazamiento horizontal y vertical.

Nota: Si desea volver a movilizar el panel, repita el paso 2 y elija Movilizar paneles.

Dividir ventana

Divide la ventana en varios paneles que se desplazan por separado.

1. Situar el cursor en la celda donde se activará la división. Ejemplo: C6

2. Elija la ficha Vista, el grupo Ventana y la opción Dividir

Nota: Si desea quitar la división, repita el paso 2.

2. FORMATOS DE CELDA

Entendemos por formato de celdas como “el conjunto de características que afectan la
apariencia de la celda y su contenido”.
Los formatos de celdas se encuentran en la cinta de opciones: Ficha Inicio y grupos: Fuente,
Alineación y Número. Como se muestra a continuación:

20
2.1 Formatos del grupo Fuente:

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para ello podemos utilizar la banda de opciones o el cuadro de diálogo.

Banda de
opciones

Cuadro de
diálogo

2.2 Formatos del grupo Alineación:

Permiten asignar formato a los datos de las celdas a fin de que queden alineados u
orientados de una forma determinada. Puedes usar la banda de opciones o el cuadro e dialogo.

Banda de
opciones

21
 Cuadro de
diálogo

2.3 Formatos del grupo Número:

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello puede usar la
banda de opciones o el cuadro de dialogo.

Banda de
opciones

Cuadro de
diálogo

22
Ejemplos de aplicación de formatos:
Ejercicio:
Para aplicar algunos formatos básicos debemos ingresar los siguientes datos:

Aplicando formatos Fuente

1. Seleccione el rango de celdas. Ejemplo: B2:H3

2. Luego nos dirigimos a la Ficha Inicio, grupo Fuente y seleccionamos las siguientes
opciones: Tipo de fuente: Calibri, Tamaño de fuente: 11 puntos, Negrita y Color de fuente:
Rojo.
3. El resultado se muestra a continuación:

Aplicando bordes a las celdas

1. Seleccione el rango D2:H2 y presionando CTRL seleccione el rango B3:H8
2. Ahora, aplicar en el botón Bordes, la opción Todos los bordes.
3. El resultado será el siguiente:

23
 Aplicando color de relleno a las celdas
1. Seleccione el rango D2:H2 y presionando CTRL seleccione el rango B3:H3
2. Ahora, aplicar en el botón Color de relleno, el color Amarillo.
3. El resultado será el siguiente:

2.4 Formatos del grupo Alineación:

Aplicando la alineación de los datos
1. Seleccione el rango B3:H8
2. Ahora, aplicar los botones Centrar (Horizontal) y Alinear en el medio (Vertical).
3. El resultado será el siguiente:

0
.
5

24
Aplicando combinación de celdas
1. Seleccione el rango D2:H2
2. Ahora, aplicar el botón Combinar y centrar.
3. Así también, seleccione el rango B4:B8
4. Aplicar el botón Combinar y centrar.
5. Para complementar, seleccione la celda B4 y aplique el botón Alinear en el medio.
6. El resultado será el siguiente:

Aplicando ajustar texto

1. Seleccione el rango G3:H3

2. Ahora, aplicar el botón Ajustar texto.
3. Para complementar, seleccione el rango B3:F3 y aplique el botón Alinear en el medio.
4. El resultado será el siguiente:

Aplicando orientación al dato

1. Seleccione la celda B4
2. Ahora, aplicar el botón Orientación.
3. Elija la opción Girar texto hacia arriba
25
 4. El resultado será el siguiente:

2.5 Formatos del grupo Número:

Aplicando el estilo millares
1. Seleccione el rango D4:H8
2. Ahora, aplicar el botón Estilo millares.
3. El resultado será el siguiente:

Aplicando aproximación de decimales

1. Seleccione el rango D4:G8

2. Ahora, aplicar el botón Disminuir decimales.
3. Asimismo, seleccione el rango H4:H8 y aplique el botón Aumentar decimales. Ejemplo:
tres decimales.
4. El resultado es el siguiente:

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Formatos personalizados

Excel provee una gran cantidad de formatos, pero es posible que en algún momento necesitemos
alguno de ellos que no esté disponible en los estándares de la hoja de cálculo.
Para cubrir esta necesidad se dispone de una herramienta para crear formatos personalizados.
Para acceder a estos formatos podemos hacer lo siguiente:

a. En el grupo
a Número, haga clic
en el cuadro de
diálogo
b. En la ventana
c Formato de
celdas, pestaña
Número, elija la
categoría
Personalizada.
c. Escriba o elija su
formato.
b

Formatos fecha y hora

1. Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión para separarlos, por
ejemplo: 16/07/2018 o 16-julio-2018. Excel reconocerá esto como una fecha.
2. Si necesitas escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a" o "p": por
ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

27
Descripción del Formato para las fechas.

Símbolo Significado
d Día en uno o dos dígitos (1-21)
dd Día en dos dígitos (01-21)
ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes-
dddd sábado-domingo)
m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)
mm Mes en dos dígitos (02 – 12)
mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
mmmm Mes con nombre completo (enero-febrero-marzo…..)
aa Año con dos dígitos (08-04-19)
aaaa Año con cuatro dígitos (08-04-2019)

Ejercicio 01: Tenemos una fecha 25-03-19, la cual podemos mostrarlo en diversos formatos:

Solución:
1. Para 25-03-19  El formato es: dd-mm-aa
2. Para 25/03/19  El formato es: dd/mm/aa
3. Para 25 de Marzo de 2019  El formato es: dd" de "mmmm "de "yyyy
4. Para lunes, 25 de Marzo de 2019  El formato es: Fecha larga

Ejercicio 02: Tenemos la hora 02:10 p.m., la cual podemos mostrarlo en diversos formatos:

Solución:
1. Para 02:10:30 p.m.  El formato es: hh:mm:ss AM/PM
2. Para 14:10  El formato es: hh:mm
3. Para 14:10:30  El formato es: hh:mm:ss

Formatos numéricos
Excel por defecto alinea los números al lado derecho de la celda. Ejemplos:

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 Descripción de formatos personalizados para números:

Código Descripción
# Representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
? Deja el espacio para los caracteres especificados.
0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato.
. Despliega un punto decimal.
% Despliega el símbolo de porcentaje.
, Despliega el separador de miles.
Despliega la notación científica.
E+ e+ E- e-
+ – / () : $
Se muestra este caracter.
carácter Despliega el caracter especificado.
* Repite el siguiente caracter hasta llenar el ancho de la columna.
_ Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente caracter.
“texto” Despliega el texto dentro de las dobles comillas.
@ Representa un texto.
[color] Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul,
Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
[COLOR n] Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde
n es un número entre 0 y 56.

Ejercicio 01:

Se desea aplicar un formato personalizado a un rango de datos numéricos (Cantidad), añadiéndoles

el texto “Kg”, de tal forma que sigan siendo números y permita ejecutar cálculos matemáticos.

Solución:
1. Seleccione el rango B5:B8
2. Clic derecho, seleccione Formato de celdas.
3. En la pestaña Número, elija la categoría: Personalizada
4. En Tipo, añadir después de General, el texto “Kg”, luego Aceptar.

29
Observe, que el Total Vta, no ha sido alterado a pesar que la Cantidad tiene un texto acompañando
al número. El resultado es el siguiente:

Estilos de celda
Permite mostrar información destacada en una hoja, con los diferentes estilos: bueno, incorrecto,
entrada, salida, títulos y encabezados, entre otros.

Se tiene el siguiente cuadro de datos:

Se desea aplicar el estilo Total del grupo Títulos y encabezados, de Estilos de celdas, a UNIDADES
VENDIDAS MES DE ENERO.
1. Seleccione el rango de celdas A2:C2
30
2. En la Ficha Inicio, el grupo Estilos, elija el botón Estilos de celda.
3. Clic en Total.

El resultado es el siguiente:

Borrar formato de celdas

Permite borrar formatos, contenidos, comentarios, hipervínculos o borrar todo en las celdas.

 Tenemos los siguientes datos:

 Seleccione el rango de celdas que tiene el formato de celdas a borrar. Ejemplo: C4:D11
 En la Ficha Inicio, el grupo Modificar, elija el botón Borrar.
 Seleccione lo que desea borrar. Ejemplo: Borrar formatos

31
 El resultado será:

3. CONFIGURACIÓN DE HOJAS Y LIBROS PARA IMPRESIÓN

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2016 permite modificar factores que afectan a la
presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño
del papel, entre otras.

Principales configuraciones
Configuración del diseño de la página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Microsoft Excel 2016 permite modificar factores que afectan
a la presentación de las páginas impresas, como los márgenes, orientación, tamaño del papel, área
de impresión; así como encabezados y pies de página, entre otras.

En la Ficha Diseño de Página encontramos las siguientes opciones:

1. Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de las hojas.
2. Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de forma horizontal.
3. Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño adecuado para la hoja. En la
actualidad el tamaño A4 es un estándar para los diversos documentos.
4. Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para imprimirla.
5. Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se inserta encima y a la
izquierda de la selección.
6. Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
7. Imprimir títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa.

Configuración de página
La modificación de márgenes, orientación y tamaño del papel, podemos realizarla desde el
inicializador del cuadro de diálogo.
32
En la ventana Configurar página, puede elegir la pestaña Página para ajustar la orientación, escala,
tamaño de papel y calidad de impresión.

Si seleccionamos la pestaña Márgenes, podemos modificar los márgenes y el centrado de la

página.

33
Creando encabezados y pie de página
Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior de cada página. Un
pie de página es una línea o bloque de texto impreso en la parte inferior de cada página.

Para poder crear un encabezado y pie de página realiza lo siguiente:

Creando el encabezado:
1. Selecciona la Ficha Insertar, grupo Texto.
2. Haz clic en el botón Encabez. pie pág.

3. Aparecerá la Ficha Diseño, que tiene las herramientas para el encabezado y pie de página.

4. En la ventana que se muestra a continuación, selecciona la ubicación del encabezado. Ejemplo:

- Sección izquierda: inserte una imagen, logo del CIS (use botón Imagen).

34
5. Si la imagen insertada es muy grande, haga lo siguiente:
- Selecciona el código de la imagen: &[Imagen]
- Haga clic en el botón Dar formato a la imagen.

6. En la ventana Formato de imagen, en la pestaña Tamaño, escriba el Alto y Ancho deseado,

luego clic en Aceptar.

35
7. El resultado será:

8. En la ventana que se muestra a continuación, selecciona la ubicación del encabezado. Ejemplo:

- Sección derecha: inserte la hora actual.

9. El resultado será el siguiente:

Creando el pie de página:

Para ello, desplázate hacia la parte inferior de la hoja y haz clic en la sección que deseas trabajar.
Ejemplo: En la sección central del pie de página, escriba lo siguiente:

36
Opciones de impresión
Establecer áreas de impresión
Con esta herramienta se selecciona la información que se desea imprimir.
Para ello debes seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona el área para imprimir. Ejemplo: A1:E12
2. Elija la ficha Diseño de página, grupo Configurar página.
3. Clic en el botón Área de impresión.
4. Clic en Establecer área de impresión.

Se muestra los resultados:

37
Borrar áreas de impresión:
1. Elija la ficha Diseño de página, grupo Configurar página.
2. Clic en el botón Área de impresión.
3. Clic en Borrar área de impresión.

Estableciendo la escala de impresión

Permite aumentar o disminuir el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real. El
ancho y el alto máximos se deben establecer en Automático para poder utilizar esta característica.

Ejercicio:
Establecer la escala de impresión para la información acerca de la Lista de productos.
1. Active la vista Diseño de página para visualizar si es necesario utilizar la escala de impresión,
se aprecia que la información se muestra en dos páginas. Pero se desea imprimir en una sola
página.

2. En la Ficha Diseño de página, en el grupo Ajustar área de impresión, bajamos el porcentaje de

la escala de 100% a 85% y se visualizará en la impresión en una página.

38
3. Finalmente, para imprimir clic en el botón Archivo, Imprimir y se imprime en una sola página.

Vista previa de impresión e imprimir

La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de la página antes de
imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:

1. Selecciona el botón Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

2. Selecciona Archivo, que permitirá mostrar la vista Backstage, a continuación, selecciona

Imprimir.

Las principales opciones se mencionan a continuación:

 Copias: Indica el número copias a imprimir.
 Impresora: Desde esta opción, selecciona la impresora a utilizar.
 En la sección de Configuración se tiene:
- Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir.
- Imprimir todo el libro: Permite imprimir todas las hojas del archivo.
- Imprimir selección: Permite imprimir sólo la selección actual.
- Páginas: Para definir las páginas a imprimir.
- Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.
- Orientación: Establece la orientación si es vertical u horizontal.
- Tamaño: Especifica el tamaño del papel.
- Márgenes: Establece desde aquí los márgenes.
- Escala: Indica la escala respectiva.

Terminada la configuración puede hacer un clic en el botón Imprimir.

39
4. HOJA DE CÁLCULO EN ONEDRIVE

OneDrive no sólo se puede utilizar como un almacenamiento virtual, de respaldo o para el trabajo,
sino también permite gestionar hojas de cálculo en línea, utilizando casi todas las aplicaciones de
Microsoft Office y otras herramientas más. Así tenemos:

La creación de una hoja de cálculo online se puede realizar directamente desde la cuenta de correo
electrónico en Outlook o Hotmail. Luego que te conectaste a tu cuenta:
1. Clic en la opción de Excel

40
2. Clic en nuevo libro en blanco

3. El entorno de Excel online

Con esta opción tendremos la ventana principal de Excel online, la cual es muy similar con el
programa Excel 2016.

41
Fórmulas y funciones básicas
Las fórmula y funciones son muy aplicables en el trabajo online y también se pueden aplicar
en cualquier dispositivo móvil.

Ingresamos los siguientes datos que se muestran en la ventana:

Aplicar una fórmula, la cual permita sumar los montos vendidos. Calcular en la celda C11. La
fórmula es: =C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10

Calcular el precio. En la celda E2. La fórmula es: =C2/D2, luego arrastrar.

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Obtendremos los siguientes resultados:

Para aplicar funciones, primero tendremos que ir a la cinta de opciones Inicio/Edición, clic en
Autosuma, clic en Suma.

En la celda B13, la función será: =Suma(D2:D10)

Luego calcularemos el precio más alto. En la celda B14, la función será: =Max(E2:E10)

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 Por ultimo calcularemos el precio más bajo. En la celda B15, la función será: =Min(E2:E10)

1.

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Referencias bibliográficas:
 Pacheco, J. (2017). Aplicaciones prácticas con Excel 2016. Lima: Macro
 Pérez, M. (2016). Windows 10 práctico. Mexico: Alfa Omega
 Rathbone A (2015). Windows 10. Barcelona: Para Dummies
 Peña, R; Orbegozo A. (2017). Office 2016 - Paso a paso. Mexico:Alfa Omega
 Mediaactive. (2016). El Gan Libro de Office 2016. Barcelona: Marcombo
 Marco, R. y Ferrari, A. (2015). Dax Patterns 2015.
 http://www.aulaclic.es/excel-2016/index.htm
 http://www.formacionprofesional.info/manual-excel-2016-en-pdf/
 https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADas-de-inicio-r%C3%A1pido-de-Office-2016-
25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

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