Formación sobre

conocimientos de RPA
Lección 2
Procesos idóneos para RPA

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Agenda del curso

1 Ha llegado la hora de la RPA 3 ¿Qué proceso debería automatizar?

Adopción de RPA por procesos y Procesos que todas las empresas

2 sectores empresariales
4 deberían automatizar
 Ha llegado la hora de la RPA
¿Por qué RPA? ¿Y por qué ahora?
RPA E IMPACTO EN LAS EMPRESAS
ADOPCIÓN DE RPA EN LAS EMPRESAS, ACTUAL Y FUTURA
Adopción actual
63% A cinco años

33% 31%
23% 24% 20%
15% 18%
13%
de tareas que estarán 9% 8% 6% 4% 3% 3%
11%
4%
11%
3% 6%
automatizadas
25 % en 2019 en todas las
categorías laborales

FUENTE: ÍNDICE DE TRANSFORMACIÓN DE TRABAJOS POR RPA

Forester Research 2015
64% 60%
51% 48% 52% 52%
40% 37% 41% 42%
29% 27% 32% 32%
19% 23%
17% 14% 15%
9% 8% 7% 7%
3%

’15 ’16 ’17 ’18 ’19 ’20 ’15 ’16 ’17 ’18 ’19 ’20 ’15 ’16 ’17 ’18 ’19 ’20 ’15 ’16 ’17 ’18 ’19 ’20
Actividades manuales y Profesionales y afines Ventas y afines Oficinas y administración
financieras
 Adopción de RPA por procesos y sectores empresariales
RPA tiene alta prioridad para muchos centros globales internos

PROCESOS
FINANZAS Y CENTRO DE
APROVISIONAMIENTO RECURSOS HUMANOS ESPECÍFICOS DEL
CONTABILIDAD CONTACTO
SECTOR

Activación de tarjetas
BANCA Detección de reclamaciones
fraudulentas

Procesamiento de
SEGUROS reclamaciones
Nuevos negocios

Automatización de informes
SANIDAD Conciliación de sistemas

Facturas de generación de
FABRICACIÓN material

TECNOLOGÍA Y Gestión de pedidos de servicio

TELECOM. Informes de calidad

Preparación de cuentas
ENERGÍA Y SERVICIOS
Validación de lectura de
PÚBLICOS contadores
Procesamiento de facturas, Nóminas, contratación, Atención al cliente
Clientes, proveedores,
desde pedidos a emisión gestión de datos Leyenda: Alta
contabilidad general EXTENSIÓN
de órdenes de compra DE ADOPCIÓN
Media
DE RPA Baja
 ¿Qué proceso debería automatizar?
Guía para elegir los mejores procesos candidatos para automatización
Procesos manuales y repetitivos
o Procesos con alto volumen de transacciones
o Procesos muy frecuentes que se ejecutan de
forma diaria, semanal (en lugar de mensual o
anual, que implican mucho trabajo manual o
trabajo con tendencia a errores)
Procesos basados en reglas
o Actividades con instrucciones de
procesamiento claras (dirigidas por plantillas),
con toma de decisiones basada en reglas
predictivas y normalizadas
Bajo nivel de excepciones
o Actividades con poca variación de escenarios
en el proceso que motiven diferencias en los
procedimientos de manejo
Procesos con tipos de entrada estándar
legibles electrónicamente
o Se inician mediante entradas estándar y
homogéneas. Las entradas deben estar en un
tipo de entrada legible como Excel, Word,
correo electrónico, XML, PPT, PDF legibles, etc.
o Se inician mediante tipos de entrada no legibles
(las imágenes digitalizadas sin OCR no se suelen
automatizar).
Alto volumen
o Procesos con alto volumen de transacciones (y
alta frecuencia).
Procesos estables y maduros
o Bien documentados, estables, previsibles
o Costes operacionales conocidos
Método de procesamiento
modificable o cambio de sistema
o El método de procesamiento no se puede
cambiar
o No se requieren cambios fundamentales en la
arquitectura técnica subyacente de los sistemas
actuales (p. ej., desarrollo de nuevas interfaces o
cambios de configuración de sistemas existentes
para permitir la automatización)
o Se recomienda especialmente evitar la
automatización de un proceso que se vaya a
cambiar a corto plazo
Ahorros por automatización
o Se recomienda automatizar únicamente los
procesos que puedan ofrecer un ahorro mínimo
de 2 FTE en términos de trabajo humano
 ¿Qué proceso debería automatizar?
Guía para elegir los mejores procesos candidatos para automatización

Sí No Sí
¿Es posible cambiar el
INICIO método de
¿Alto volumen de
procesamiento?
procesamiento?
No

¿Proceso ¿Proceso ¿Tipos de Sí

Sí Sí Sí Sí Sí ¿Una automatización
entradas legibles ¿Entradas ¿Bajo nivel de Investigar soluciones
manual y basado en electrónicamente menor mejorará el
estándar? excepciones? tácticas potenciales
repetitivo? reglas? ?* proceso?
No No
No No
Sí ¿Se requieren cambios
Aplicar iniciativas de Implementar Investigar opciones de
No No profundos en el
mejora del proceso autoservicio integración del sistema
sistema?

Para beneficiarse de un ROI rápido, elija procesos que hayan pasado por No
una iniciativa de transformación utilizando la metodología Lean Six Sigma.
RPA

ESCALA DE AUTOMATIZACIÓN
Características del proceso Proceso A Proceso B Proceso C
Trabajo manual y repetitivo

Procesos basados en reglas

Tipos de entradas legibles
electrónicamente El proceso A es el que mejor encaja en automatización, seguido del
Tipos de entradas estándar proceso B, mientras que el proceso C debe someterse a un enfoque
Proceso A

Proceso B

Proceso C
Bajo nivel de excepciones
de transformación Lean Six Sigma antes de plantear su
automatización.
Alto volumen de transacciones

Cambios en el sistema

* Tipo de entrada legible = Excel, Word, correo electrónico, XML, PPT, PDF legibles, etc. Tipo de entrada no legible: imagen digitalizada sin OCR
 Procesos que todas las empresas deberían automatizar
Servicios de recursos humanos Cadena de suministro
Entrada de datos
Gestión de inventarios
Nóminas
Planificación de necesidades y
Incorporaciones, traslados, Servicios de recursos humanos suministros Cadena de suministro
bajas
Gestión de asistencia y tiempo Gestión de facturas y contratos
Debido a la enorme cantidad de tareas administrativas, Los problemas en la cadena de suministro suponen un
Gestión de prestaciones repetitivas y a menudo manuales, como rellenar coste para las empresas entre un 9 y un 20 % de su valor
Gestión de órdenes de trabajo
Contratación (administración) formularios, capturar, actualizar y distribuir datos, y al sobre un periodo de 6 meses. Los procesos mencionados
gran número de procesamiento de solicitudes, el Procesamiento de devoluciones en esta diapositiva son los que suelen tener tendencia a
Cumplimiento e informes
departamento de recursos humanos es una mina de oro la automatización y representan áreas típicas de mejora
Administración de personal Gestión de fletes
en cuanto a oportunidades de automatización en el funcionamiento de cualquier cadena de suministro.

Aprovisionamiento hasta el pago (AP)

Finanzas y Contabilidad Implementación de software
Pedido al cobro
Supervisión de servidores y aplicaciones
AUTOMATIZACIÓN
Esta es otra área donde la automatización puede
tener un impacto positivo importante sobre la Registro para informe
Rutinas de mantenimiento y supervisión
reducción de costes, la mejora de la eficiencia y la Gestión de proveedores Otras áreas para automatizar
simplificación de procesos Procesamiento y distribución de correo electrónico
Además de los habituales servicios horizontales, hay otras
Recopilaciones
Procesamiento por lotes actividades organizativas que pueden caer fácilmente
Reclamaciones de incentivos dentro del ámbito de cualquier estrategia de
Desbloqueo/restablecimiento de contraseñas automatización
Pedido de ventas
Copias de seguridad y
restauraciones Servicios de IT
Finanzas y Contabilidad Servicios de IT Con una estimación del 30 % del tiempo dedicado a tareas
de bajo nivel, IT está obligado a adoptar la automatización
para poder centrarse en las iniciativas que requieren
innovación y para poder afrontar las tareas críticas de
organización que consumen en la actualidad la mayor
parte de su tiempo.
 La plataforma líder en RPA para empresas

¡Gracias!

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