Manual Del Usuario ASG

PARQUE TECNOLóGICO MISIONES
[Sistema de Gestión Documental]

MANUAL DEL USUARIO V1.0
Sistema de Gestión Documental
Índice de contenido
Introducción...............................................................................................................................................4
Ingreso al Sistema.....................................................................................................................................4
[Usuario del Sistema - internos]............................................................................................................4
[Usuarios externos - ciudadanos]..........................................................................................................5
Estructura y Funcionalidad del sistema.....................................................................................................7
Tipos de Perfiles del Sistema....................................................................................................................8
Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles...................................................................9
[Cambio de Contraseña].......................................................................................................................9
[Listas de Usuarios]............................................................................................................................10
Crear una Lista.- ............................................................................................................................10
Editar una Lista.- ...........................................................................................................................11
Consultar una Lista.- .....................................................................................................................11
[Sección Bandejas].............................................................................................................................12
[Estructura de pantallas con el contenido de bandejas]......................................................................13
En la parte superior de la pantalla .................................................................................................13
En la parte central izquierda de la pantalla ....................................................................................13
En la parte central derecha de la pantalla .....................................................................................13

En la parte inferior de la pantalla ...................................................................................................14
[Tipos de bandejas ]............................................................................................................................14
En elaboración...............................................................................................................................14
Recibidos.......................................................................................................................................15
Enviados........................................................................................................................................16
Reasignados..................................................................................................................................16
Por imprimir....................................................................................................................................17
Informados.....................................................................................................................................17
Archivados......................................................................................................................................18
Eliminados......................................................................................................................................18
Detalle general de los documentos..........................................................................................................19
[Ingreso a la información detallada de los documentos]......................................................................19
[Detalle general de los documentos]...................................................................................................19
Acciones con los documentos.................................................................................................................23
2
[Acción editar].....................................................................................................................................23
[Acción responder]..............................................................................................................................24
[Acción reasignar]...............................................................................................................................25
[Acción informar] ................................................................................................................................26
[Acción archivar].................................................................................................................................27
[Acción firmar/enviar]..........................................................................................................................29
Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío electrónico). ......................................29
Enviar documento sin firma digital(envío manual): ........................................................................29
[Acción eliminar]..................................................................................................................................31
[Acción restaurar]................................................................................................................................32
Creación de documentos.........................................................................................................................34
Registro de documentos externos...........................................................................................................36
Imprimir comprobantes............................................................................................................................38
[Imprimir código de barras].................................................................................................................38
[Imprimir comprobante].......................................................................................................................39
[Cargar documentos digitalizados]......................................................................................................39
Consulta y Búsqueda de Documentos. ...................................................................................................42
Reportes..................................................................................................................................................44
3
Introducción
El presente documento es el manual de usuario del sistema de gestión documental (SGD),
herramienta informática que apoyará el proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos.
Ingreso al Sistema
Se inicia abriendo el navegador de Internet. Una vez que se abre la página, se digita la siguiente
dirección: http://www.ptmi.org.ar/sgd.
Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental. En donde, se ingresa como
usuarios del sistema o ciudadanos.
[Usuario del Sistema - internos]
Los “usuarios del sistema” son los usuarios creados por el administrador de la institución que tienen
implementado el sistema de gestión documental.
Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:
Ingresar usuario y contraseña, que será enviado por mail desde el SGD a su cuenta de correo
electrónico donde usted podrá cambiarla (ilustración 1).
lustración 1: Notificación por e-mail
4
Ilustración 2: Ingreso al sistema como funcionario
[Usuarios externos - ciudadanos]
Los “usuarios externos” son los ciudadanos creados en el sistema al momento de registrar un
documento. Los usuarios externos por medio de esta opción podrán consultar el estado de sus trámites
en la institución que utiliza el sistema de gestión documental.
Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:
• Seleccionar el Tipo de usuario “Público”
• Ingresar usuario y contraseña. En el caso de no definir un nombre de usuario, el sistema
generará un número automáticamente para que el ciudadano pueda ingresar a revisar sus trámites. La
nueva contraseña la define el usuario externo la primera vez que ingrese a la aplicación.
• Seleccionar el botón “Ingresar”.(ilustración 3)
5
Ilustración 3: Ingreso al SGD como usuario público
6
Estructura y Funcionalidad del sistema

Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal (ilustración. 4) del sistema se encuentra
dividida en 3 secciones principales que son:
• Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla).
• Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos,
administración, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla).
• Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central
de la pantalla).
Ilustración 4: Pantalla principal del SGD
7
Tipos de Perfiles del Sistema

El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario:
a) Perfil usuario administrador : Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del
sistema. Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles, áreas, numeración
de documentos, etc. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida
ya que permite el control absoluto del sistema.
b) Perfil usuario normal: Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear
nuevos documentos, búsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos
permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.
c) Perfil usuario de mesa de entradas: Este perfil le permite al usuario recibir los documentos
externos e incluirlos en el sistema. Sólo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso.
Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.
8
Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles
[Cambio de Contraseña]
Es opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema (ilustración. 5). Cuando
se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave.
Para cambiar la contraseña se debe:
• Seleccionar la opción “Cambio Contraseña”del ítem del menú administración.
• Ingresar la contraseña anterior.
• Ingresar la nueva contraseña.
• Seleccionar el botón “Aceptar”.
Ilustración 5: Cambio de contraseña
9
[Listas de Usuarios]
Permite crear, editar y consultar listas de usuarios internos, externos y mixtas (usuarios internos y
externos).
Crear una Lista.-
En la parte superior, ingresar el nombre y descripción de la lista (ilustración. 6).
En la sección “Buscar Persona” seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del
usuario y puesto y dar clic en el botón “Buscar”.
Para crear una lista:
• Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link “Incluir” que
se encuentra debajo de la columna “Acción”. El o los usuarios seleccionados aparecen en la
parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual.
Ilustración 6: Crear lista de envío
10
Editar una Lista.-
En la parte superior, seleccionar la lista por ser editada y modificar el nombre o descripción de la
misma. En la sección “Buscar Persona” seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del
usuario y puesto. Dar clic en el botón “Buscar” (ilustración. 7). Para editar una lista se debe:
• Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link “incluir” que
se encuentra debajo de la columna “Acción”.
• El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista
actual. Si desea borrarlos de la lista se debe seleccionar el link “borrar”
Ilustración 7: Editar lista de envío
Consultar una Lista.-
Se debe seleccionar la lista que se desea consultar y a continuación se despliega la lista con todos
los usuarios que pertenecen actualmente a la lista (ilustración. 8).
11
Ilustración 8: Consultar lista de envío
[Sección Bandejas]
La carpetas con las que cuenta el sistema de gestión documental son las siguientes: en elaboración,
recibidos, enviados, reasignados, por imprimir, informados, archivados y eliminados.
Ilustración 9: Bandejas
12
[Estructura de pantallas con el contenido de bandejas]
En la parte superior de la pantalla
Tenemos una descripción del tipo de documentos que se despliegan en la carpeta actual (ilustración
10).
Ilustración 10: Descripción de bandeja
En la parte central izquierda de la pantalla
Encontramos un pequeño cuadro de búsquedas, en el que se debe ingresar el número del documento
para encontrarlo. Para concluir el proceso pulse el botón “Buscar”. En la parte inferior se desplegarán
todos los documentos que cumplan con la condición ingresada. (ilustración 11)
Ilustración 11: Cuadro de búsquedas
En la parte central derecha de la pantalla
Tenemos las acciones que el usuario puede realizar con determinados documentos. Entre ellas
tenemos: responder, informar, firmar, enviar, eliminar, entre otras. (ilustración 12)
13
Ilustración 12: Acciones sobre los documentos
En la parte inferior de la pantalla
Tenemos el detalle de los documentos con: de, para, asunto, fecha del documento, número de
documento, número de referencia y tipo de documento. (ilustración 13)
Ilustración 13: Detalle de columnas
[Tipos de bandejas ]
Todos los documentos pueden ser listados por “leídos” y “no leídos”. Los que aparecen resaltados
en negrita son los “no leídos”, mientras que los otros son los “ leídos”.
El sistema cuenta actualmente con los siguientes tipos de bandejas:
En elaboración
Aquí se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que sean revisados y
corregidos. Desde aquí se pueden realizar las siguientes acciones “Firmar/Enviar”, “Eliminar”,
“Reasignar”, “Informar” y “Comentar”. Estas acciones están explicadas más adelante. (ilustración 14)
14
Ilustración 14: Bandeja "En elaboración"
Recibidos
Aquí se encuentran los documentos por tramitar que han sido recibidos. En este módulo se
encuentran las acciones “Reasignar”,“Informar”, “Archivar” y “Comentar”. (ilustración 15)
Ilustración 15: Bandeja "Recibidos"
15
Enviados
Aquí se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el sistema a
sus destinatarios. En este módulo se encuentran la acción “Informar” , “Archivar” y “Comentar”.
(ilustración 16)
Ilustración 16: Bandeja "Enviados"
Reasignados
Aquí se encuentran los documentos que fueron previamente reasignados. En este módulo se
encuentra la acción “Informar” y “Comentar”. (ilustración 17)
Ilustración 17: Bandeja "Reasignados"
16
Por imprimir
Aquí se listan los documentos que fueron guardados para ser enviados manualmente, por lo tanto
deben enviarse. Aquí se encuentran las acciones “Eliminar”, “Enviar”y “Comentar”. Las cuales están
explicadas mas adelante. (ilustración 18)
Ilustración 18: Bandeja "Por imprimir"
Informados
Aquí se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) del
mismo. Las acciones son “Informar”, “Eliminar” y “Comentar”. (ilustración 19)
Ilustración 19: Bandeja "Informados"
17
Archivados
Aquí se encuentran los documentos que fueron previamente archivados. En este módulo se
encuentra la acción “Restaurar”, “Informar” y “Comentar”. (ilustración 20)
Ilustración 20: Bandeja "Archivados"
Eliminados
Aquí se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han sido eliminados .
En este módulo encontramos la acción “Restaurar”, “Informar” y “Comentar”. (ilustración 21)
Ilustración 21: Bandeja "Eliminados"
18
Detalle general de los documentos
[Ingreso a la información detallada de los documentos]
Para ingresar a la información detallada de los documentos de todas las carpetas debemos:
• Seleccionar el documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha
Documento”. (ilustración 22)
Inmediatamente, se despliega una pantalla donde podemos encontrar las opciones: información
general, anexos, recorrido y carpetas. (ilustración 23)
Ilustración 22: Ingreso a la información del documento
[Detalle general de los documentos]
Esta pantalla contiene las siguientes acciones:
• Vista previa del documento: permite visualizar el documento una vez que ha sido
correctamente grabado.
Además se puede encontrar las opciones: información general, anexos, recorrido y carpetas.
Ilustración 23: Información del documento
• En la opción de nivel de seguridad dentro de Información General, se debe asignar el Nivel
documento (ilustración 24):
◦ Público. Todos los usuarios que pertenecen a la institución pueden ver el documento.
◦ Reservado. Solo los usuarios destinatarios pueden verlo.
Para escoger el nivel, se selecciona entre Público o Reservado y se graba el nivel .
19
Ilustración 24: Asignación del nivel de seguridad del

documento
Anexos. Todos los archivos que han sido adjuntados con el documento (ilustración 25). Los anexos
máximo deben tener un tamaño de 3 MB.
Ilustración 25: Archivos anexos del documento
Recorrido. Es el flujo histórico del documento que se está tramitando. Son las distintas instancias por
las cuales ha pasado el documento desde su creación (ilustración 26).
20
Ilustración 26: Recorrido del documento
Carpetas. Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes
y además muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas (ilustración 27).
Ilustración 27: Asignación del documento en una carpeta virtual
Para incluir un documento en una carpeta virtual se debe:
• Seleccionar la carpeta donde se va a incluir el documento.
21
• Seleccionar el link “Seleccionar”.
22
Acciones con los documentos

Entre las acciones del usuario se tiene: ELIMINAR, EDITAR, REASIGNAR, INFORMAR,
FIRMAR/ENVIAR, ARCHIVAR, RESTAURAR, RESPONDER.
[Acción editar]
Permite corregir o modificar la información de un documento que se encuentra en estado de edición
(ilustración. 16).
Para editar un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un listado con
todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha
Documento”.
• Dentro de esta pantalla se edita el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del
documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar
archivos.
Ilustración 28: Edición de un documento
23
[Acción responder]
Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que recibió el usuario.
Para responder a un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos”, en donde se despliega un listado con todos
los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha
Documento”.
• Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Responder”. (ilustración 29)
• En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento,
fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos.
(ilustración 30) y seleccionar el botón “Aceptar”
Ilustración 29: Acción responder
Ilustración 30: Redactar respuesta
24
[Acción reasignar]
Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar un documento en estado
de edición a cualquier usuario para que sea corregido (ilustración 32).
Para reasignar un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “Recibidos”, en donde se despliega
un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha
Documento”.
• Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Reasignar”.
• Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el documento. (ilustración 33)
• Escoger al usuario que debe realizar el trámite.
• Se despliega una pantalla donde se ingresa un comentario.
Ilustración 31: Acción reasignar
Ilustración 32: Reasignar
25
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (ilustración 34).
Ilustración 33: Resumen de acción reasignar
[Acción informar]
Permite enviar una copia del documento. Los documentos informados son enviados inmediatamente a
la carpeta de “informados” (ilustración 35).
Ilustración 34: Acción informar
Para informar sobre un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, “Recibidos”, “Enviados”, o
“Archivados” en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la
bandeja ingresada.
• Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio
del registro e inmediatamente dar un clic en la acción “Informar”. (ilustración 36)
• Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar.
• Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.
26
Ilustración 35: Informar
Ilustración 36: Resumen del trámite
[Acción archivar]
Permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trámite o enviado. Los documentos
archivados son enviados inmediatamente a la carpeta de “archivados”.
Para archivar un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos” o “Enviados” en donde se despliega un
listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final
del registro, dar un clic en la acción “Archivar”. (ilustración 37)
27
• Se presenta una pantalla donde ingresamos un comentario. (ilustración 38)
Ilustración 37: Acción archivar
Ilustración 38: Archivar
Ilustración 39: Resumen del trámite
28
[Acción firmar/enviar]
Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición o no enviado. Los
documentos firmados y enviados correctamente son guardados en la carpeta de “enviados”.
Para firmar y enviar un documento debemos:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “No Enviados” en donde se despliega
un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
del registro, dar un clic en la acción “Firmar/ Enviar”. (ilustración 40)
Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío electrónico).
NO implementado en esta versión.
Enviar documento sin firma digital(envío manual):
• Ingresar un comentario.
• Seleccionar el botón “Aceptar”(ilustración. 41).
Ilustración 40: Acción firmar/enviar
Ilustración 41: Firmar / enviar
29
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado y un mensaje de que el
documento fue enviado a la carpeta de Enviados y a Documentos por imprimir(ilustración 42).
Ilustración 42: Resumen de la operación
Si el documento fue enviado a “Documentos por imprimir”
• Ingresar al módulo de “Documentos por Imprimir” en donde se despliega un listado con todos
los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente.
del registro, dar un clic en la acción “Enviar” (ilustración. 27)
• Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario.
• Seleccionar el botón “Aceptar”
Ilustración 43: Acción enviar
Ilustración 44: Firmar
30
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
Ilustración 45: Resumen de la acción firmar
[Acción eliminar]
Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los documentos eliminados
son enviados a la carpeta de “eliminados”.
Para eliminar un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un listado con
todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.
del registro, dar un clic en la acción “Eliminar”.
Ilustración 46: Acción eliminar
Ilustración 47: Eliminar
31
Ilustración 48: Resumen de la operación firmar
[Acción restaurar]
Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos
restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de “en elaboración”.
Para restaurar un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “Eliminados”, en donde se despliega un listado con todos
los documentos que pertenecen a esta bandeja.
del registro e inmediatamente dar un clic en la acción “Restaurar”.
• Seleccionar el botón “Realizar”.
Ilustración 49: Acción restaurar
Ilustración 50: Restaurar
32
Ilustración 51: Resumen de acción restaurar
33
Creación de documentos
En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear nuevos documentos al sistema,
los mismos que deben ser tramitados y enviados al personal de la institución.
Generalmente se trata de notas, circulares que son enviados por los usuarios internos a usuarios de
la misma institución o ajena a esta (ilustración 52).
Ilustración 52: Pantalla de nuevo documento
Al desplegarse la pantalla, se ingresan los siguientes campos:
• Tipo de documento
• Número de referencia (para el caso de documentos externos)
• Asunto
• Descripción de los Anexos
• Cuerpo del Documento
Nota.- Para la creación de documentos complejos que contengan tablas,
gráficos, texto enriquecido, etc se sugiere que estos documentos sean creados
en un editor externo y luego añadidos como anexos
34
La opción “Utilizar Plantilla”, permite generar documentos para imprimir en hojas membretadas
propias de la institución, en el caso que este deshabilitada, imprimirá con la plantilla cargada en la
institución por defecto.
En el botón “Buscar De/Para” se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia (esta opción
permite enviar una copia del documento)( ilustación 53 ).
Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:
• Buscar usuarios por nombre de la institución.
• Buscar usuarios por nombre o puesto
Ilustración 53: Pantalla destinatarios del sistema
El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o usuarios externos
a la institución, en donde su sistema de gestión documental se encuentre interconectado.
Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos,
solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). Escogidos los destinatarios, hacer clic en
el botón “Aceptar”, situado en la parte inferior de a pantalla.
35
Registro de documentos externos
En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de registrar documentos en el sistema, los
mismos que deben ser enviados al personal de la institución.
Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son ingresados al sistema
por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos
registrados aparecen en la bandeja de “En Elaboración” donde podemos seguir editándolos (cargar
documentos digitalizados y anexos). (ilustración 54)
Ilustración 54: Registrar documento
Estos documentos son registrados en el sistema, en donde ingresamos:
• Fecha de registro
• Número de referencia.
• Asunto
• Resumen
• Descripción de los anexos
36
En la opción BUSCAR PERSONA ingresamos el o los destinatarios, remitente y copia (esta opción
nos permite enviar una copia del documento).
Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:
• Buscar usuarios por nombre de la institución.
• Buscar usuarios por nombre o puesto.
37
Imprimir comprobantes
[Imprimir código de barras]
Este módulo permite imprimir el número del documento con su código de barras en la parte superior
derecha del mismo.
Para imprimir el código de barras del documento debemos:
• Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número.
• Seleccionar el botón “Buscar”. (ilustración 55)
• En el listado que se despliega en la parte inferior, damos click en la caja de chequeo que se
encuentra al final de los registros.
• Seleccionar el botón “Imprimir Código de Barras”.
Ilustración 55: Buscar documento para imprimir
Finalmente, se genera un documento .pdf con el código de barras del documento. (ilustración 56)
Ilustración 56: Código de barras
38
[Imprimir comprobante]
Este módulo permite imprimir un comprobante de la recepción del documento. Este comprobante
tiene la siguiente información: número de documento, fecha, recibido por, nombre del usuario.
Para imprimir el comprobante del documento debemos:
• Seleccionar el botón “Buscar”.
• En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se
encuentra al final de los registros.
• Seleccionar el botón “Imprimir Comprobante”.
Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante.
Ilustración 57: comprobante de recepción
[Cargar documentos digitalizados]
Para cargar y asociar el documento digitalizado:
• Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de chequeo que se encuentra al final
del registro.
• Seleccionar el botón “Asociar Imagen del Documento”.
• Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento.
• Ingresar un comentario.
• Seleccionar el botón “Realizar”.
39
Ilustración 58: Buscar comprobantes
Ilustración 59: Asociar imagen digitalizada
Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la información referente al documento y
40
la persona que realizó la acción.
Ilustración 60: Resumen de información
Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento
registrado en la mesa de entrada. Si son varias hojas se las debe generar en
un solo archivo.
41
Consulta y Búsqueda de Documentos.

Este módulo permite consultar por medio de parámetros como número o clase de documento, uno o
varios documentos que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.
Parámetros para consultar o buscar documentos.
Para consultar un documento, se tiene que ingresar cualquiera de los siguientes parámetros:
• Número de documento: se puede digitar todo el número o solamente una parte de él.
• Número de referencia: permite realizar la búsqueda por medio del código de referencia con el
que llegó el documento, este código es generado por el remitente.
• Buscar en texto: podemos ingresar alguna(s) palabra(s) que hemos ingresado en el resumen del
documento y el sistema nos va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra.
• Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo: oficio,
meno, circular, etc.
• Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la búsqueda solo en
determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, está por defecto para el último mes, si
desea una búsqueda en un rango mayor deberá ampliar este rango para una búsqueda.
• Área actual: buscar documentos en una área solicitada.
Ilustración 61: Parámetros para búsquedas de documentos
42
Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento.
Para realizar una consulta o búsqueda de un documento:
• Seleccionar el vínculo "Búsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la sección de
carpetas y opciones personalizadas. (ilustración 61)
• Ingresar el parámetro de búsqueda o consulta de documentos.
En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que
coincidieron con los parámetros de búsqueda ingresados.
Una vez que se encontró un documento, se puede acceder a el para revisar su información general:
• Al dar clic sobre el “Número Documento”, se puede obtener la imagen digitalizada para un
documento de entrada o el archivo anexo si este ha sido ya registrado.
• Al dar clic sobre la “Fecha Documento”, se visualiza la información general del documento.
43
Reportes
Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como:
• Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos
tenemos: tramitados, en edición, eliminados, archivados, vencidos, etc.
• Estadísticas de digitalización de documentos.
Para generar un reporte debemos:
• Escoger el tipo de consulta o estadística.
• Escoger el área.
• Escoger el usuario.
• Ingresar la fecha desde y hasta.
Inmediatamente se desplegará un listado con usuario, estado del trámite, número de documentos
registrados y digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea generar).
44
Ilustración 62: Reporte
Para generar un reporte detallado debemos:
• Seleccionar el link que se encuentra en la última columna del listado anterior.
Ilustración 63: Reporte detallado
45
Inmediatamente se desplegará en otra pantalla un reporte detallado. Adicionalmente en este módulo
tenemos la opción de “Imprimir”, que nos permite generar un reporte en un archivo .pdf e imprimirlo.
46

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[Sistema de Gestión Documental]

[Usuario del Sistema - internos]............................................................................................................4

[Usuarios externos - ciudadanos]..........................................................................................................5

Estructura y Funcionalidad del sistema.....................................................................................................7

Tipos de Perfiles del Sistema....................................................................................................................8

Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles...................................................................9

Crear una Lista.- ............................................................................................................................10

Editar una Lista.- ...........................................................................................................................11

Consultar una Lista.- .....................................................................................................................11

[Estructura de pantallas con el contenido de bandejas]......................................................................13

En la parte superior de la pantalla .................................................................................................13

En la parte central izquierda de la pantalla ....................................................................................13

En la parte central derecha de la pantalla .....................................................................................13

[Tipos de bandejas ]............................................................................................................................14

Detalle general de los documentos..........................................................................................................19

[Ingreso a la información detallada de los documentos]......................................................................19

[Detalle general de los documentos]...................................................................................................19

Acciones con los documentos.................................................................................................................23

[Acción informar] ................................................................................................................................26

Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío electrónico). ......................................29

Enviar documento sin firma digital(envío manual): ........................................................................29

Registro de documentos externos...........................................................................................................36

[Imprimir código de barras].................................................................................................................38

[Cargar documentos digitalizados]......................................................................................................39

Consulta y Búsqueda de Documentos. ...................................................................................................42

Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental. En donde, se ingresa como

usuarios del sistema o ciudadanos.

[Usuario del Sistema - internos]

implementado el sistema de gestión documental.

Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:

electrónico donde usted podrá cambiarla (ilustración 1).

lustración 1: Notificación por e-mail

Ilustración 2: Ingreso al sistema como funcionario

[Usuarios externos - ciudadanos]

en la institución que utiliza el sistema de gestión documental.

Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:

• Seleccionar el Tipo de usuario “Público”

• Ingresar usuario y contraseña. En el caso de no definir un nombre de usuario, el sistema

• Seleccionar el botón “Ingresar”.(ilustración 3)

Ilustración 3: Ingreso al SGD como usuario público

Estructura y Funcionalidad del sistema

dividida en 3 secciones principales que son:

• Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla).

• Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos,

administración, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla).

• Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central

Ilustración 4: Pantalla principal del SGD

Tipos de Perfiles del Sistema

sistema. Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles, áreas, numeración

ya que permite el control absoluto del sistema.

permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.

Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.

Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles

Para cambiar la contraseña se debe:

• Seleccionar la opción “Cambio Contraseña”del ítem del menú administración.

• Ingresar la contraseña anterior.

• Ingresar la nueva contraseña.

• Seleccionar el botón “Aceptar”.

Ilustración 5: Cambio de contraseña

Crear una Lista.-

En la parte superior, ingresar el nombre y descripción de la lista (ilustración. 6).

En la sección “Buscar Persona” seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del

usuario y puesto y dar clic en el botón “Buscar”.