Contrataciones Especiales

Licitación Contratos Interadministrativos,

Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
1000 smmlv SMMLV

Identificar la necesidad Designado en la

F-GC-01
1 de adquisición del bien R R R R dependencia que requiere
Gestión Contractual y Pptal
y/o servicios el bien o servicio

Realizar estudios
Designado en la
(prefactibilidad y F-GC-01 Si es urgencia manifiesta no se realiza estudio de
2 R R R dependencia que requiere
factibilidad, conveniencia Gestión Contractual y Pptal factibilidad y prefactibilidad
el bien o servicio
y oportunidad)

Designado en la
Realizar la justificación de F-GC-01
3 R R R R dependencia que requiere
la contratación Gestión Contractual y Pptal
el bien o servicio

Determinar
4 especificaciones técnicas
del bien y/o servicio
Designado en la
F-GC-01
R R R R dependencia que requiere
Gestión Contractual y Pptal
el bien o servicio

Consultar los precios Designado en la

5 indicativos en el SICE- R R R R dependencia que requiere www.cise.cgr.gov.co
RUPR el bien o servicio

Designado en la
Realizar estudio de F-GC-01
6 R R R R dependencia que requiere
costos Gestión Contractual y Pptal
el bien o servicio

Realizar análisis de Abogado del Grupo F-GC-01

7 R R R R
riesgos Interdisciplinario Gestión Contractual y Pptal

Reportar a la Cámara de
Logístico del Grupo Software entregado por la
8 Comercio la información R
Interdisciplinario Cámara de Comercio
de la licitación

Diligenciar formato de Designado en la

solicitud de CDP dependencia que requiere
F-GC-01
9 (Certificado de R R R R el bien o servicio y el
Gestión Contractual y Pptal
disponibilidad Secretario Ordenador del
E presupuestaria) Gasto
T Firmar el Designado en la
A formato de solicitud de dependencia que requiere
F-GC-01
P 10 CDP (Certificado de R R R R el bien o servicio y el
Gestión Contractual y Pptal
disponibilidad Secretario Ordenador del
A presupuestaria) Gasto
Remitir el
P formato de solicitud de
Designado en la
dependencia que requiere
R 11
CDP (Certificado de R R R R el bien o servicio y el
F-GC-01
E disponibilidad Gestión Contractual y Pptal
Secretario Ordenador del
presupuestaria) a
P presupuesto
Gasto
A
R Expedir Certificado de Sistema de Información
A 12 Disponibilidad R R R R R Analista Presupuestal SAP R/3 - Transacción
T presupuestal FMX1
O
R
I
A

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R
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P
A Contrataciones Especiales
Licitación Contratos Interadministrativos,
R Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
A Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
T smmlv
Tiempos smmlv hasta Tiempos
1000 SMMLV
Tiempos
smmlv
Tiempos 1000 Tiempos
O 1000 smmlv SMMLV
R
I Recibir Certificado 1. Secretario de
Sistema de Información
13 Disponibilidad R R R R R Despacho
A Presupuestal 2. Analista Presupuestal
SAP - Work Flow

F-GC-02 - Cronograma de
Realizar cronograma del Logístico del Grupo
14 R 1 Día R 1 Día Actividades o el Software
proceso de contratación Interdisciplinario
Proyect

Deberá especificar objeto, valor, duración, forma de

Identificar posible(s) pago, cronograma de cumplimiento de objeto y
Secretario de Despacho o Propuesta entregado por el
15 entidad(es) que pueda(n) R 1 Día demás requerimiento necesarios y que sean
Director de Planeación Contratista
prestar el bien y/o servicio solicitados por la Dependencia interesada en
contratar.

Concepto Técnico de
Analista de Adapactación Este concepto únicamente aplica para los contratos
16 Adaptación R 1 Día R 1 Día Comunicación
Organizacional de servicios personales, sin considerar la cuantía.
Organizacional

En la Contratación Especial todos los procesos de

contratación de Servicios Personales y por el
Remitir información al Logístico del Grupo F-GC-01
17 R 1 Día R 1 Día R 1 Día Decreto 777 de 1992, deben ir a la instancia del
Comité Asesor. Interdisciplinario Gestión Contractual y Pptal
Comité Asesor. Además ingresan únicamente para
recomendar su inicio.

En la Contratación Especial todos los procesos de

contratación de Servicios Personales y por el
Remitir información al Logístico del Grupo F-GC-01
18 R 1 Día R 1 Día Decreto 777 de 1992, deben ir a la instancia del
Comité Interno Interdisciplinario Gestión Contractual y Pptal
Comité Asesor. Además ingresan únicamente para
recomendar su inicio.

Recomendar el inicio del

Para el caso de bienes genéricos cuyo rubro
proceso de Contratación
corresponda a materiales y Suministros o
y remitir la F-GC-03
19 R 1 Día R 2 Días R 2 Días R 2 Días R 2 Días Secretario de Despacho Mantenimiento se realizará en la SSAA; para lo
documentación al Formato Certificado Comité
demás en cada secretaría quien cuenta con el
logístico designado para
rubro presupuestal.
iniciar el proceso

Invitación hasta 100 smmlv (F-GC-06)

Convocatoria pública por valores superiores a 100
Elaborar proyecto de Logístico del Grupo F-GC-08 hasta F-GC-14
20 R 3 Días R 3 Días hasta 1000 smmlv (F-GC-06A)
pliego de condiciones Interdisciplinario Pliego de Condiciones
Licitación Pública por valores superiores a 1000
smmlv (F-GC-06B)

Elaborar solicitud de
pedido y registrar la Sistema de Información
Asistente del Grupo
21 informacion en el modulo R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día SAP R/3 - Transacción
Interdisciplinario
de procesos de ME51N
contratacion

Sistema de Información
Liberar solicitud de Asistente del Grupo
22 R R R R R SAP R/3 - Transacción
pedido Interdisciplinario
ME51N

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Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
1000 smmlv SMMLV

Se publica en el Portal de
Contratación del Municipio
de Medellín, a través de
Eureka, una vez se libere la A la cuenta de e-mail de cada secretaría están
Publicar proyecto de Asistente del Grupo
23 R R 5 Días R 10 Días solicitud de pedido en el vinculadas las cuentas de los miembros de los
pliego de condiciones Interdisciplinario
sistema de informacion SAP grupos interdisciplinarios
/ Confirmación automática
de correo electrónico al e-
mail de cada secretaría

Se generan como consecuencia de las

observaciones que son formuladas al pliego de
condiciones y cuando la respuesta es aclaratoria y
Recibir observaciones y Logístico, Abogado y no da lugar a modificar el Pliego de Condiciones
Pliego de condiciones
24 ajustar el proyecto de R 2 Días R 2 Días Técnico del Grupo mediante Adenda. La respuesta de cada una de
definitivo
pliego de condiciones Interdisciplinario las observaciones deberá remitirse a todos los
participantes del proceso para que conozcan la
pregunta y el pronunciamiento por parte de la
Administración.

Elaborar Resolución de
Abogado del Grupo F-GC-04
25 Apertura Proceso R 1/2 Día
Interdisciplinario Resolución de Apertura
Licitatorio

Sistema de Información
SAP R/3 Se publica en el
Publicar Resolución de Asistente del Grupo
26 R Portal de Contratación del
Apertura Interdisciplinario
Municipio de Medellín, a
través de Eureka

1. Aplica para las licitaciones públicas y deberán

publicarse hasta tres (3) avisos con intervalos de
dos (2) y tres (5) días calendario con antelación a
la apertura del proceso licitatorio, en el que se
F-GC-05 Solicitud Aviso
indicará básicamente el objeto de la licitación
Publicación
pública, presupuesto oficial, la fecha de apertura, la
F-GC-06 Aviso Publicación
Elaborar aviso de prensa Logístico del Grupo fecha de cierre, el valor de los pliegos y los
27 R 1/2 Día Prensa
Licitación Interdisciplinario criterios de evaluación. Numeral 9, artículo 24 de la
F-GC-06 Aviso Publicación
Ley 80 de 1993.
Prensa Obra Publica
2. Es importante que en cada Licitación quede
copia del períodico donde fue publicada el proceso
licitatorio.
3.Este aviso debe ser enviado a la secretaria
general para que sea publicado en la prensa

Publicar web / publicar en el

Elaborar y Publicar el PVC Confirmación
Asistente del Grupo
28 pliego de condiciones R 10 Días R 10 Días automática de correo
Interdisciplinario
definitivo electrónico al e-mail de
cada secretaría

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Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
1000 smmlv SMMLV

Realización audiencia de aclaraciones: En general,

E la Administración viene dando cumplimiento a ellas;
Realizar y Publicar Acta Logístico, Abogado y
T 29 de Audiencia de R R Técnico del Grupo sin embargo se reitera la importancia de dicha
A Aclaraciones Interdisciplinario audiencia, en la cual se atenderán y se dará
claridad a las solicitudes e inquietudes presentadas
P por los proponentes - Acta 59 de 2005 Comité
A Asesor -.

P
R Las propuestas serán recepcionadas en la oficina y
E dependencia que se indica en el Pliego de
C Condiciones y que corresponde a la Unidad
ejecutora responsable y deberá realizarse dentro
O de la fecha y hora dispuesta para ello.
N
T Cuando se trata de una licitación pública deberá
hacerse públicamente, dando lectura de los
R aspectos principales tales como N° de folios,
A resumen económico y póliza de seriedad, deberá
C Asistente del Grupo F-GC-15 Recepción de levantarse una acta al respecto y cada participante
30 Recepcionar Propuesta R 1 Día R 1 Día R 1 Día
Interdisciplinario Propuestas o asistente deberá firma la planilla correspondiente.
T
U Cuando se trata de una convocatoria, no
A necesariamente la apertura de propuestas deberá
hacerse públicamente, no obstante si así lo
L requiere por lo menos un participante, deberá
procederse de conformidad y de ello se dejará
O constancia en la planilla que será firmada por los
asistentes, sin ser necesario que para este caso
específico deba levantarse una Acta. Crear
D hipervínculo para insertar la planilla de asistencia.
E

S
E Realizar reunión de cierre
del proceso y apertra de
L propuestas de propuestas
Logístico, Abogado y
F-GC-16 Acta de Reunión
Esta reunión debe elaborarce, un acta la cual se
31 R R 1 Día Técnico del Grupo publicara en el portal del municipio de Medellín
E siempre y cuando la
Interdisciplinario
de Apertura d e Propuestas
como parte del proceso de contratación.
C Administración lo
considere necesario.
C
I Consultar precios
Ó 32 indicativos y número de R 1 Día R 2 Días R 2 Días www.cise.cgr.gov.co
registro de precios
N
Para la contratación directa la evaluación se
D realizará siempre y cuando el Secretario
F-Gc-17 Informe de
E Evaluación
Ordenador del Gasto según su criterio, considere
L que se deben recibir propuestas de varios
Técnico asignado por la F-GC-18 Informe de
proponentes.
Estudiar y Evaluar las Secretaría, Jurídico y Evaluación Preliminar Obra
33 R 5 Días R 10 Días R 15 Días
propuestas Logístico del Grupo Pública
P Interdisciplinario F-GC-19 Informe de
Es el estudio que debe realizarse de las
R propuestas presentadas y se realiza con base en
Evaluación Definitivo
los criterios de evaluación previamente definidos
O Obra Pública
en el Pliego de Condiciones tales como aspectos
P técnicos, económicos y jurídicos entre otros.
O
N
E
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P Contrataciones Especiales
Licitación Contratos Interadministrativos,
R Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
O Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad
P Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
O 1000 smmlv SMMLV
N
E Para las Convocatorías Públicas los estudio se
podrán a disposición por un término de un día, para
N 34
Dar traslado al Informe de
R 1 Día R 5 Día
Asistente del Grupo
las Licitaciones Públicas estarán a disposición por
T Evaluación Interdisciplinario
un término de cinco días, de conformidad a lo
E establecido en la Ley 80 de 1993.

Técnico asignado por la Oficio con preguntas y

Recibir y Proyectar
Secretaría, Jurídico y respuestas para anexar en
35 respuestas a las R 1 Día R 2 Días
Logístico del Grupo el informe de evaluación
observaciones
Interdisciplinario definitivo.

F-Gc-17 Informe de
Evaluación Cuando se trata de una Licitación Pública, el
F-GC-18 Informe de informa de evaluación deberá ponerse a
Ajustar Informe de Logístico del Grupo Evaluación Preliminar Obra consideración de los proponentes por un término
36 R 1 Día R 2 Días
Evaluación Interdisciplinario Pública de cinco (5) días hábiles, en uso de este derecho
F-GC-19 Informe de los proponentes no podrán completar, adicionar,
Evaluación Definitivo modificar las propuestas.
Obra Pública

Remitir la documentación Logístico del Grupo F-GC-01

37 R 1 Día R 1 Día R 1 Día
al Comité Asesor Interdisciplinario Gestión Contractual y Pptal

Remitir documentación al Logístico del Grupo F-GC-01

38 R 1 Día R 1 Día
Comité Interno Interdisciplinario Gestión Contractual y Pptal

Se hará mediante resolución motivada, proferida

Elaborar resolución y/o
cartas de adjudicación y
39
de agradecimiento según
el caso.
por el Jefe o representante de la entidad estatal y
se notificará personalmente.
F-GC-20 Resolución de El acto administrativo es IRREVOCABLE.
Abogado y Asistente del adjudicación No es susceptible de recurso.
R 1 Día R 1 Día R 1 Día
Grupo Interdisciplinario F-GC-21 Carta de La Resolución elaborada por el Abogado y la Carta
Adjudicación realizada por el Asistente, ambos documentos
avalados por las personas responsables en el
Grupo Interdisciplinario y firmados por el Secretario
Ordenador del Gasto.

Audiencias públicas de procesos contractuales, de

cuantías superiores a 2.500 SMMLV: De
conformidad con los pactos de probidad y
transparencia suscritos por el Municipio de
Programar y realizar
Secretario de Despacho y Medellín, a partir de la fecha, en las licitaciones
40 Audicencia Pública de R
el Grupo Interdiscipinarios públicas de más de 2.500 SMMLV, las
Adjudicación.
adjudicaciones se harán públicamente, sin perjuicio
de las audiencias públicas de que trata el Artículo
273 de la Constitución Pública - Acta 59 de 2005
Comité Asesor -.

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Licitación Contratos Interadministrativos,
Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
1000 smmlv SMMLV

Verificar Inscripcion Abogado y Asistente del F-GC-22

41 R 1 Día
Proveedores Grupo Interdisciplinario Registro Proveedores

Diligenciar formato de
Asistente del Grupo F-GC-01
42 Pedido/Registro R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día
Interdisciplinario Gestión Contractual y Pptal
presupuestal

Sistema de Información
Elaborar pedido/Registro
43 R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día Analista Presupuestal SAP R/3
presupuestal en SAP
Transacción ME21N

Enviar minuta de contrato

Asistente del Grupo Este concepto únicamente aplica para los contratos
44 a la Unidad de R 1 Día R 1 Día vía electrónica
Interdisciplinario de servicios personales, sin considerar la cuantía.
Seguridad Social

Si el adjudicatario no suscribe el contrato

Abogado con apoyo del
F-GC-23 Hasta F-GC-28 correspondiente dentro del término señalado, se
Elaborar y revisar el Asistente del Grupo
45 R R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día Contratos hará efectiva la garantía de seriedad de la
contrato Interdisciplinario
propuesta, sin perjuicio de las demás acciones
Secretario de Despacho
legales. Art. 30, inciso 12, Ley 80/93.

1. La Garantía Única se solicitará de acuerdo al

analisis de riesgo que anteriormente ha realizado el
abogado integrante del Grupo Interdisciplinario.
Entregar contrato a
2. El pago de la publicación se realizará cuando el
contratista favoreciso;
Asistente del Grupo F-GC-30 Solicitud de monto del contrato sea igual o superior a
46 recibir y analizar contrato R R R R R
Interdisciplinario Pólizas $19.750.000 (50 smmlv).
firmado por el contratista
3. El impuesto de timbre se realizará cuando el
y anexos.
valor del contrato sea igual o superior a
$56.684.000 o cuando la suma de sus adiciones
sean iguales o superiores a este valor.

Firmar contrato por

Secretario de despacho
47 Secretario Ordenador del R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día
y/o Director
Gasto

Enviar contrato para Asistente del Grupo

48 R R R R
aprobacion de polizas Interdisciplinario

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Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
1000 smmlv SMMLV

Abogado responsable del Aplica para aquellos contratos en los que de

proceso de contratación F-GC-29 Notificación acuerdo al analisis de riesgos realizado por el
49 Aprobar póliza R R R R
en la Secretaría General Pólizas Aprobadas abogado integrante del Grupo Interdisciplinario sea
Coordinador Jurídico conveniente la constitución de la garantía única.

SAP Modulo de contratacion

ZMM_Lic Portal Unico
Publicar y registrar Asistente del Grupo
50 R R R R R Medellin
contrato Interdisciplinario
www.medellin.gov.co
SICE

E El contrato será enviado al Interventor con copia de

Asignar Interventor al Secretario de despacho F-GC-31 la propuesta sino ha sido enviada, copia de los
T 51
Contrato
R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día
y/o Director Notificación al Interventor términos de referencia, carta de aprobación de
A pólizas y debidamente remisionados.
P
A Enviar copia del contrato
Asistente del Grupo F-GC-32
52 y carta remisora al R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día R 1 Día
Interdisciplinario Notificación al Contratista
C interventor y al contratista
O
N
Analizar si el contrato
T 53
tiene anticipo
R R R R R Interventor Asignado
R
A
C
F-GC-34
R 54 Elaborar Acta de anticipo R R R R R Interventor Asignado
Acta de anticipo
U
A
L Recibir cuenta de cobro
55 R R R R R
del contratista

Ingresar información de
anticipo al sistema. Enviar Auxiliar administrativo SAP R/3
56 R R R R R
cuenta de cobro y anexos apoyo Transaccion F-47
a tesoreria

Elaborar y Enviar Acta de

F-GC-33
57 Inicio a la Subsecretaría R R R 1 Día R 1 Día R 1 Día Interventor Asignado
Acta de Inicio del Contrato
Jurídica

F-GC-35 Informe de
Realizar seguimiento
Interventoría
58 técnico, administrativo y R R R R R Interventor Asignado
F-GC-36 Informe de
financiero a contrato
Interventoría Obra Pública

F-GC-42 Adición,
Analizar condiciones y
ampliación, modificación o
tipo de Adición,
59 Interventor Asignado prorroga
ampliación, modificación
F-GC-42 Adición-Ampliación
o prórroga del contrato
Obra Pública

Elaborar Acta de recibo a F-GC-41 Acta de Recibo a

60 R R R R R Interventor Asignado
satisfacción Satisfacción

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Contratación Directa Convocatoría Pública Pública o Concurso de Servicios Personales, Comodatos, Urgencia
Desde 100 Méritos Manifiesta,
Superior a
Actividad Nº Actividad Hasta 100 Superior a Hasta 500 Decreto 777 de 1992. Responsables Registros Observaciones
Tiempos smmlv hasta Tiempos Tiempos Tiempos 1000 Tiempos
smmlv 1000 SMMLV smmlv
1000 smmlv SMMLV

Realizar entrada de Asistente del Grupo Sistema de informacion

61 R R R R R
mercancía (rcbo. a satisf.) Interdisciplinario SAP Transacción MIGO

Recibir y revisar factura

Auxiliar administrativo
62 de Pago. Remitir factura R R R R R
apoyo
y anexos a contabilidad

F-GC-44 Acta liquidación

Bilateral Contratos que se deben liquidar:
1. Contratos terminados
● Contratos de tracto sucesivo
● Contratos de ejecución instantánea que se
64 Liquidar contrato R R R R R Interventor
F-GC-45 Acta liquidación hayan prolongado en el tiempo
Unilateral 2. Contratos en los cuales se haya declarado la
caducidad
3. Contratos terminados unilateralmente

23 34 38

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