FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

ENCUADERNADORA S.A.
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

PRESENTADO POR:

TUTOR
Ing. Julián Felipe Tello Posada

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
2019
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PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 3
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................................ 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................................... 4
JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................................... 4
METODOLOGÍA ......................................................................................................................................... 5
DIAGNOSTICO ........................................................................................................................................... 5
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................... 10
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INTRODUCCIÓN

El área de compras y aprovisionamiento es de gran importancia para que las empresas funcionen de
una manera eficiente, asegurando tener la materia prima en las cantidades necesarias, en el momento
necesario, con la calidad necesaria y al menor precio posible.
Por eso, este proyecto se encamina precisamente a buscar la solución de la problemática, que surgió
a partir del paro de los trabajadores de algunos ingenios azucareros, el cual afecto a varias empresas,
como La Encuadernadora S.A.
Se plantean objetivos, los cuales nos van a permitir identificar la problemática de La Encuadernadora
S.A. De igual manera se analiza la problemática, se establecen criterios para tomar la mejor decisión,
se exploran las diferentes soluciones, evaluando cada una de ellas y eligiendo la opción óptima para
la compañía, la cual le permita a la empresa obtener utilidades y no perder participación en el
mercado.
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OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de este proyecto es analizar y diagnosticar la situación a la que se enfrenta La

Encuadernadora S.A., planteando alternativas y eligiendo la mejor opción para satisfacer las
necesidades del mercado.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Entender la importancia que tiene el área de compras en la toma de decisiones dentro de una
organización.
 Comprender la importancia de tener disponibles las materias primas para la producción de
la organización.
 Diagnosticar adecuadamente la problemática de La Encuadernadora S.A.
 Tomar medidas preventivas para futuros acontecimientos similares.
 Tomar decisiones asertivas, las cuales garanticen el funcionamiento de la empresa.
 Con nuestra decisión, lograr obtener los mejores resultados y de esta manera asegurar la meta
de la organización.

JUSTIFICACIÓN

Una situación adversa ha sorprendido a la empresa “La Encuadernadora S.A.” El paro por parte de
los corteros de caña, quienes, ante las malas condiciones laborales y económicas, ha presentado un
pliego de peticiones, las cuales no han sido resueltas por parte del Gobierno Nacional y se ha iniciado
este desafortunado suceso, afectando la oferta de “Papelitos S.A.”, principal proveedor de papel para
la compañía, quien también se ve afectada, ya que le será difícil suplir la demanda si no se toman
medidas para contrarrestar este evento.
Por esta razón se deben analizar, diagnosticar, buscar y elegir la mejor solución, con el fin de
alcanzar las metas establecidas por la empresa “La Encuadernadora S.A.”.
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METODOLOGÍA

La Encuadernadora S.A. es una empresa líder en el mercado de productos escolares, ofrece

diferentes herramientas para la educación en diferentes niveles y para diversos usos. Sus productos
son variados, desde lápices hasta cuadernos y libros de contabilidad. La empresa se encuentra en
plena etapa de producción, la cual busca satisfacer la demanda en la temporada alta del año. Cuenta
con 3 plantas de producción ubicadas en Colombia; México y Brasil.
En el estudio, análisis y planteamiento de soluciones de este caso, se tendrán en cuenta los siguientes
pasos:
 Buscar la estrategia más conveniente e inmediata para cumplir con la demanda del cliente,
mientras se gestionan las estrategias mediano y largo plazo.
 Verificar cantidad de inventario y establecer claramente la cantidad de materia prima, de esta
manera, conocer hasta donde se puede cubrir la demanda.
 Identificar claramente la problemática del abastecimiento, ahondando en el estudio de las
reservas reales y los tiempos dentro de la cadena de abastecimiento.
 Verificar los pedidos de cada uno de los clientes, programando entregas de mercancía, como
también coordinando con el proveedor las entregas.
 Analizar el mercado, buscando opciones de proveedores nacionales o buscar abastecimiento
de las plantas en el exterior.
 Recopilar la información y procesarla para generar estrategias y posibles alternativas, de esta
forma encontrar la solución más eficiente.

DIAGNOSTICO

El caso de estudio “La Encuadernadora S.A.”, se presenta como una empresa dedicada al diseño
producción y distribución de productos de papelería escolar, la cual utiliza como materia prima el
cartón representando un 10% del costo final y el papel que representa el 80% del costo final en sus
productos.
Se presenta la situación de un paro de corteros de caña que afecta a nuestro principal proveedor,
“Papelitos S.A.” el cual cuenta con una política de producción renovable en corto tiempo, amigo de
la naturaleza, usando como principio de materia prima el bagazo de caña de azúcar obtenido de la
industria azucarera.
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Por esta razón, se realizó una reunión extraordinaria, con el fin de analizar la situación y tomar
medidas preventivas, para contrarrestar los efectos negativos de este acontecimiento.
Al no tener respuestas ni solución a su pliego de peticiones, se declaro el paro nacional y los
trabajadores no volverán a trabajar en tan malas condiciones y sin los beneficios propuestos, de esta
manera se ve afectada toda la producción, pues se han unido todos los sindicatos.

Se cita a otra reunión, donde asistirán los relacionados con esta situación, como lo son el gerente de
SCM, área de abastecimiento, un representante del proveedor “Papelitos S.A.”, compradores y
presidente de la compañía, con el fin de dar solución a esta preocupante situación.
Los trabajadores están inquietos pues hay rumores y temen por su estabilidad laboral así hay que
tranquilizarlos y motivarlos para que trabajen más para lograr acelerar la producción.
Se estima que el paro no dure más de una semana hay material para 15 días, aunque el segundo
molino de Papelitos no entro en paro, pero su producción no cubre las necesidades de la
Encuadernadora.
En inventario hasta hoy hay materia para trabajar hasta la semana 40 con un pequeño faltante de lo
estimado para la temporada. Por otro lado, para la semana 48 ya el faltante será de 6.840, más o
menos el 50% de la producción.
El problema aquí es la escasez de materia prima para la elaboración de los productos fabricados por
“La Encuadernadora S.A.”, igualmente la incertidumbre sobre lo que va a suceder con este paro en
los próximos 15 días. Las medidas que se van a tomar para minimizar los efectos causados por este
evento, teniendo en cuenta que se busca no perder la participación en el mercado y obtener algo de
utilidades sin sacrificar, en lo posible, la calidad de sus productos.

ALTERNATIVAS

Realizando el análisis de los problemas más importantes que surgen a partir del paro de los corteros
de caña, claramente podemos ver el desabastecimiento de la materia prima para la fabricación de
papel, por parte del único proveedor “Papelitos S.A.”. se deben plantear alternativas para lograr
alcanzar las metas propuestas, por eso se propone:
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 Se propone revisar contratos de compras, clausulas, pólizas y demás factores que incluya el
contrato con respecto a este caso.

 Revisar nivel de stock en la fábrica ubicada en México.

 Para evitar estas consecuencias y cortar de raíz futuros desabastecimientos, se debe tener dos
o tres proveedores de materia prima.

 Abastecer el almacén, donde se tengan recursos suficientes para las próximas producciones
y no se presenten perdidas por paradas de producción en los posibles inconvenientes futuros.

CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Hemos encontrado tres posibles alternativas que nos van a proteger durante el paro y a futuro para
no tener desabastecimiento
1. Comprar producto terminado en Perú teniendo en cuenta que el precio es un 3% menor al
nuestro.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Tercerización con otras empresas Debemos compartir nuestros criterios de
Nuevas rutas producción para mantener el estándar
Economía en obra-labor Riesgo de plagio por terceros
Ahorro en salarios y personal Riesgo de cambio de materiales
Un inventario disponible El lead time aumenta el tiempo de espera,
transporte y nacionalización
Cubrir la temporada Riesgo de incumplimiento
Se mantiene margen de utilidad
Defender la posición en el mercado
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2. COMPRAR PAPEL EN EL EXTERIOR

VENTAJAS DESVENTAJAS

Se puede abastecer la temporada Disminuye la utilidad

Se cubren los pedidos sobrecosto 15% en el papel

Mantenemos la fábrica y empleados riesgo de incumplimiento de proveedores

Hacer publicidad y promociones aumento de fletes y papeleo

México y Brasil pueden abastecernos demoras por legalización

Convenio con libre comercio baja la calidad de otras marcas

Se genera más empleo por producción

3. HACER COMPRAS ANTICIPADAS PARA AUMENTAR EL INVENTARIO

VENTAJAS DESVENTAJAS

Intensifica mano de obra Incertidumbre nuevos proveedores

Ventaja de materia prima 15 días Riesgo de incumplimiento de proveedores

Conserva mano de obra Intensifica abastecimiento y compras

Producción 3 turnos Sobrecosto materia prima

Campañas promocionales
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CRITERIOS DE EVALUACION
Hemos creado una estrategia que podrá prevenir el desabastecimiento

CONTROL DE
REDUCCION DE
NIVEL DE SERVICIOS MANEJO FINANCIERO NEGOCIACIONES Y
COSTOS
PROVEEDORES
*Cumplimiento en la *Intensificamos la *Negociamos los fletes *Solicitamos a los
demanda de temporada publicidad al importar al por proveedores la materia
*Negociar con nuevos *Motivamos los mayor *crear prima con anticipación
proveedores trabajadores de las crédito con los para no caer en
*Creación de nuevas plantas de los tres países proveedores a 30 días incumplimiento de esta
rutas de mercado sin *Al importar materia *Se puede negociar manera va a llegar a
FUNCION DE COMPRAS

bajar la calidad prima no compartimos con los proveedores tiempo mientras los 15
*Negociación de los criterios de producción nacionales y con los días que tenemos de
fletes al importar con otras marcas clientes crédito a 30 inventario y no
materia prima *No se *Se incrementa los tres días tendríamos
pierde el turnos de producción en *Impulsar la marca con desabastecimiento
posicionamiento de la las plantas de los tres nuevos clientes y *Generaríamos
marca países reforzar los el flujo de continuidad con
pedidos con los clientes nuevos proveedores
fijos apoyando pequeñas
empresas de esta
manera podremos
mantener el personal
activo en las tres
plantas

Hacer una integración vertical con México y Brasil y otros proveedores colombianos; buscar
negociaciones con terceros – out sourcing para mover la marca en todos los mercadores con
varios proveedores. Todos van a querer proveernos materia prima por que generaríamos
pedidos constantes; sin embargo debemos reforzar el área de inventarios y almacenamiento y
al mismo tiempo impulsar el área de mercadeo.
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BIBLIOGRAFÍA

Cartilla semana 1 Función de la Compra.

Cartilla semana 3 El Ciclo del Abastecimiento.