MANUAL INSTRUCTIVO DE CREACION DE CLIENTES

En este procedimiento, se relacionan todos los datos de los clientes nuevos a ingresar en la base de
datos de Representaciones Continental S.A, asignándoles un código por medio del Software de gestión
SAP con el fin de identificarlo internamente.

Con el código SAP (código de identificación del cliente en Representaciones Continental S.A) se genera el
histórico de compras, facturación y demás procesos.

ORGANIZACIÓN

VISITA AL CLEINTE
(representante de
ventas)

ENTREGA DE
FORMATO DE
CREACION DE
CREACION DE
CLIENTE Y COPIA DE
CLIENTE NUEVO
DOCUMENTO DE
(Auxiliar de
IDENTIFICACION AL
parametrizacion)
AREA DE SISTEMAS
(Representante de
ventas)

VERIFICACION DE
DIRECCION, ZONA DE VERIFICACION DE
VENTAS,RUTA Y PREEXISTENCIA DEL
SECUENCIA DE CLIENTE EN SISTEMA
ENTREGA DEL (Auxiliar de
CLIENTE A CREAR parametrizacion)
(Georefereciacion)
 HERRAMIENTAS:

# 1.Formato de creación de clientes:

# 2.Parametrizacion para el ingreso de dirección

#3.Listado de ramo y ramo 1 (tipos de establecimiento)

#4.Canales de distribución
#5.Software de gestión SAP

PROCEDIMIENTO

Objetivo: Garantizar información veraz, limpia y completa de la base de datos de clientes. Logrando así el
normal funcionamiento y control de los procedimientos que requieran de esta información en
Representaciones Continental S.A.

REQUISITOS

1. Entregar formato de creación de clientes (herramientas) completamente diligenciado y firmado

por el cliente, anexándole copia de documento de identificación.
2. Hacer firmar formato de creación de cliente nuevo por el coordinador correspondiente.
3. El vendedor puede hacer llegar los documentos a Representaciones continental por fax
(4146111) o correo electrónico (clientes@recontinental.com) cuando no pueda entregar los
documentos físicamente
4. Entregar esta información con 48 horas de anticipación al día de entrega del pedido al cliente o
máxima hora de recepción de documentos: 8am del día anterior a la entrega de pedido.
o En caso de pasarse de la hora límite de recepción de cliente nuevo con pedido, hacer
firmar el formato de creación de cliente nuevo por el gerente de ventas con su debida
autorización para su creación.
NOTA: en caso de no cumplir con todos los requisitos no se acepta el formato de
creación de cliente nuevo; por lo tanto no se crea.
PASOS

1. Visita del vendedor al futuro cliente:

a) Diligenciamiento de formato de creación de cliente nuevo
b) Solicitud de copia de documento con el que este registrado el establecimiento
c) Entrega por parte del vendedor los documentos del cliente en el área de sistemas al
encargado de creación de clientes (Aux. de parametrizacion), para su respectiva
verificación y creación.
2. Recepción de documentos (Aux. de parametrización):
a) Verificación de preexistencia del cliente en la base de datos. Usando la transacción XD03
del software de gestión SAP. ENTER

b) En la casilla de deudor, usando el Match code se ingresa el número de identificación del

cliente a crear iniciando y finalizando con asteriscos para determinar el rango de
búsqueda y hacer más óptima los resultados de esta con el fin de confirmar su
inexistencia en el sistema.

Al indicar el número de
identificación, SAP nos
muestra si existe o no el
cliente en la base de datos
 Al comprobar que el cliente no está en la base de datos, queda libre para seguir al siguiente
paso de creación. Salimos de la transacción usando la tecla Esc o X en cada una de las pantallas
para ingresar la nueva transacción de creación de cliente.

3. Entrega de formato de creación de cliente nuevo al departamento de Georeferenciación, con el

fin de ubicar geográficamente la dirección entregada por el cliente, confirmar la concordancia
con la zona de ventas, ruta y secuencia de visita-entrega (gestión del vendedor) y asignarle la
respectiva coordenada.
4. Entrega con visto bueno y correcciones pertinentes en el formato de creación de cliente nuevo
por parte de georeferenciacion para su respectivo procedimiento al auxiliar de parametrizacion.

5. Creación de cliente nuevo:

a) Ingresamos a la transacción XD01 en SAP (Cliente: crear acceso). ENTER

b) En grupo de cuentas, usando el menú de la casilla, se ingresa el tipo de cliente a crear

 c) Ingreso al tipo de cliente a crear

 Existen diferentes clases de clientes:

Usualmente siempre se usa la opción de clientes nacionales, para la creación de clientes tradicionales.
Cuando se utiliza otro tipo de cliente el representante de ventas se encarga de informarnos que clase de
cliente se va a crear.

o Destinatarios de mercancía: Esta opción se selecciona para crear sucursales;

esto hace referencia a los diferentes establecimientos a nombre del mismo
titular con el fin de identificarlos, quedando bajo los códigos que inician por
18000.
o Deudores empleados: Esta opción es para crear el código SAP para los clientes
internos (empleados de planta fija de Representaciones Continental) con el fin
de hacerlos acreedores de los beneficios al adquirir productos siendo empleados
de la Representaciones Continental SA. Estos quedan bajo el código 16000.
o Deudores esporádicos: Esta opción es para crear código de eventos ocacionales
para diferentes clientes de una misma zona sin necesidad de crear código para
cada uno de los clientes con una sola venta.
o Deudores Nacionales: En esta opción se crea código para clientes nuevos
tradicionales, empleados en continental temporales y conductores aliados a
Representaciones Continental. Estos quedan bajo el código 10
o Deudores del exterior: Esta tipo de clientes no se usa actualmente.
 Luego de ingresar el tipo de cliente a crear (ENTER) ingresamos el resto de información
así:

 Sociedad: 1000 (Recontinental SA) Para todos los casos

 Organización de ventas: 1000 (Recontinental SA) Para todos los casos
 Canal de distribución: 10 (Puntos de ventas) Para todos los casos
 Sector: 10 (Aguardientes) En este punto estamos abriendo la posibilidad de
facturarle al cliente a crear Aguardiente. Para todos los casos. ENTER
c) Se ingresa al formulario donde relacionamos todos los datos del cliente

Se diligencian los datos

Marcados
NOTA: es importante aclarar que el formulario se llena en letra mayúsculas, solo en un campo se utiliza
signos de puntuación (este se indicara en su momento), los demás campos no deben llevar estos signos.
En todos los campos aparece un match code que ayuda en el diligenciamiento de estos.
Para guardar los cambios al terminar la creación se puede usar el disquete que aparece en la parte
superior izquierda o Ctrl S.
Para avanzar de una pestaña a la otra se puede hacer con el mouse o con F8 y para ir atrás con F7
siempre y cuando se hallan llenado los campos obligatorios.

Dirección:

 Tratamiento: se indica cómo se refiere al cliente: señor, señora o empresa.

 Nombre: se ingresan primero apellidos, luego nombres.
 Debajo de nombre: se ingresa el nombre del establecimiento en caso de crear un
cliente tradicional. Si es un empleado se ingresa el cargo al que pertenece en
cualquiera de los casos, y si no tienen nombre el establecimiento no es un campo
obligatorio.
 Concepto de búsqueda: Se refiere a la zona de ventas a la que pertenece el cliente
que estamos creando.
 Calle/Número: dirección del establecimiento (ubicación del cliente) según
herramientas #2. Esta se debe ingresar separado únicamente por espacios sin guiones
ni signos de puntuación.
 Código postal: Se ingresa la información en el segundo campo en blanco ingresando
por el match code.
 Se escriben las primeras letras de la poblacion a buscar entre asteriscos, para
optimizar el rango de busqueda. Se hace clic en la poblacion deseada. ENTER.

Enter
 Zona de transporte: Esta información la entrega georeferenciación en el formato de creación de
cliente nuevo; al ingresar por el match code visualizamos un listado donde encontramos todas
las zonas de trasporte usadas en Representaciones Continental y seleccionamos la zona
correspondiente al este cliente.

 En el caso de estar creando un cliente del canal de distribución, consumo, se indica la

zona de transporte que corresponde a las entregas nocturnas y se visualizan así:
Nota: Dirigirse a la herramienta #4 y según zona de ventas visualizamos a que canal de
distribución pertenece
  Ingresamos el o los números de teléfono fijo y luego el o los teléfonos celulares de
cliente (el vendedor indica en el formato de creación del cliente esta información).
NOTA: Si el cliente tiene más de dos teléfonos fijos, y más de dos teléfonos celulares
ingresamos estos números por el icono ubicado frente a cada número así:

Para ingresar el número

Adicional se hace clic en
el icono + y cuando
Habilite la opción de ingreso
de número lo ingresamos. ENTER
 Luego de ingresar esta información; regresamos a la parte superior de la pestaña de
Datos Generales con el fin de ingresar los campos que se habilitan al terminar de
escribir los teléfonos. Esta información se ingresa asi:
o Se hace clic en el icono +

o Al seleccionar el icono se habilitan otros dos campos donde se ingresan los

datos de la siguiente manera:
 Cuarta casilla: nombres del cliente, separados por coma sin espacio. Si
el cliente tiene un solo nombre no poner coma, si el cliente tiene más
de dos nombres se ingresan: Ejm. PEDRO,JOSE HERNANDO
 Quinta casilla: Apellidos del cliente, separados por coma sin espacio. Si
el cliente tiene un solo apellido no poner coma, si el cliente tiene más
de un apellido se ingresa asi: LOPEZ,CASTELLI MORATO
o Se realiza la misma operación que en las celdas anteriores. Se hace clic en el
icono + y habilita otro campo: Distrito; en el cual se relaciona el barrio que
corresponde a la dirección ingresada.
NOTA: cuando en la zona de transporte es: Suba, Engativá, Bosa, Soacha,
Sibate o algún municipio; se escribe entre paréntesis después del barrio; de lo
contrario se escribe solo el barrio.
Así debe quedar la primera pestaña

 Datos de control: En esta parte ingresamos Ramo (tipo de establecimiento que estamos
creando; según listado) herramientas #3, e información fiscal (número de identificación) del
cliente.
Para ingresar la información fiscal (numero identificación) del cliente es importante tener en
cuenta:
 Si ingresamos cedula de ciudadanía debe ir en tipo de identificación el numero
13 (cedula de ciudadanía), en clase de impuesto PN (persona natural) y
seleccionar el campo de Persona física.
 Si ingresamos un numero de rut o cámara y comercio debemos ingresar en tipo
de identificación: 31 (Nit), en clase de impuesto, según corresponda: si es un rut
de persona natural: (PN) y si es un rut de una persona jurídica o empresa, o
cámara y comercio: (PJ) y no seleccionamos el campo de persona física.
  Marketing: a continuación diligenciamos el código de ramo uno; herramientas #3 (tipo de
establecimiento que se está creando) según corresponda, mercado regional (secuencia) y ruta
(estas nos las indica el vendedor en el formato de creación de cliente nuevo y las verifica geo).

Nota: En Ramo, siempre deben ir dos dígitos por lo tanto cuando el ramo que indica el vendedor
es de un solo digito, se antepone un cero. En secuencia, siempre se deben ir 3 dígitos, cuando la
secuencia que nos indica el vendedor es de menos dígitos anteponemos ceros.

Para ingresar la ruta

debes ingresar por
este icono.
  Nos dirigimos a la pestaña de datos de sociedad y en ella encontramos gestión de cuenta:
 la clave de clasificación debe ser 009 para todos los clientes a crear.
 En grupo de tesorería se ingresa el grupo de ventas al que le estamos creando el cliente.
Herramientas # 4


En cuenta asociada
Siempre se debe
Seleccionar (Nacionales)

 Pagos: en esta pestaña se diligencian solo dos campos para todos los clientes a crear.
 En condiciones de pago se debe indicar 0001 para todos los clientes a crear.
 En todos los casos se debe seleccionar (grabar historial de pagos)
 Correspondencia: al igual que en la anterior pestaña se diligencian solo dos campos para todos
los clientes a crear.
 En el campo Proced.reclam. para todos los clientes se escribe: Z001.
 Y en Extracto de cuenta se escribe: 1. Para todos los clientes.

 En la pestaña de datos área de ventas encontramos 4 subpestañas, la primera: Ventas. En ella

ingresamos la información de la siguiente manera:

 Zona de ventas: indicamos la zona de ventas a la que pertenece el cliente que estamos
creando
 Oficina de ventas: (herramienta #4) Corresponde a la administración que maneja esta
zona de ventas dentro de la empresa.
 Grupo de vendedores: (herramientas # 4) Hace referencia a la coordinación que maneja
esta zona de ventas.
 Grupo de clientes: (herramientas #4) Se indica el canal de distribución del cliente
 Y por último se indica la determinación precio/estadística: En este campo para todos los
clientes se indican los mismos valores así:

 Grupo de precios: 01
 Esquema cliente: 1
 Lista precios: 01
 GrpEstado cliente: 1
 Expedición: En esta pestaña para todos los clientes ingresamos la siguiente información:

 Prioridad entrega: 02
 Condición expedición: 01
 Centro suministrador: 1000

Los demás campos están predeterminados por lo tanto no se llenan más campos en esta pestaña.
 Factura: En esta pestaña diligenciamos para todos los clientes así:

 Fechas facturación: CO (Colombia)

 Fe.list.fac: CO (Colombia)
 Condición de paga: 0001
 Grupo de imputación:01
 Clasificación: 1

Nota: En su defecto se puede usar el match code que se encuentra al alado de cada casilla
por diligenciar
  Fun. Interlocutor: en este campo indicamos el código del vendedor que manejara al cliente
nuevo. En el espacio encontrado bajo la sigla SH escribimos las siglas PE y luego bajo la columna
de numero indicamos el código del vendedor (este es suministrado en el formato de creación de
cliente nuevo)

ENTER. Y se visualizan los

Datos del vendedor
 Siendo este el último paso para la creación en el sector 10 del cliente se guarda y se
toma nota del código arrojado por SAP comenzando desde el número 1.

 El código que nos arroja SAP debemos ingresarlo en las casillas de Deudor tanto en la
parte superior como inferior. Esto con el fin de hacer extensión en el tipo de productos
que se le van a vender a este cliente y con el sector 20 abrimos campo para facturarle
rones.

En la parte superior se debe ingresar la información así:

 Sociedad: 1000
 Organización de ventas: 1000
 Canal distribución: 10
 Sector: 20

En la parte inferior se debe ingresar la información así:

 Deudor: el mismo número que nos da SAP (código de cliente)

 Sociedad: 1000
 Organización de ventas: 1000
  Canal de distribución: 10
 Sector: 10 ENTER

Nota: Luego de ingresar los datos se da ENTER y vemos…

  Ingresamos a la pestaña de Func.interlocutor y repetimos nuevamente el ingreso del
código del vendedor como se hizo en la primera parte de la creación del cliente,
se guarda; y con esto finalizamos la creación de cliente nuevo.

Escribir el código que arrojo SAP en el formato de creación de cliente nuevo con el fin de tener un físico
del cliente y archivarlo según consecutivo.

Código suministrado por

El Software de gestión SAP

Visto bueno de GEO